Qu'est-ce que la conformité en matière de payroll ?

La payroll est une liste intégrée d'employés dans une entreprise, le montant de la rémunération que ces employés reçoivent par période de paie, et le montant total des paiements que l'entreprise verse à ses employés. L'entreprise est responsable de l'élaboration d'une politique de rémunération organisationnelle, qui inclut des avantages flexibles et des politiques de rachat de congés. Dans le monde de l'entreprise, la payroll et la conformité vont de pair. Si les lois de conformité en matière de payroll ne sont pas respectées, cela pourrait entraîner des poursuites judiciaires contre l'entreprise.

Pourquoi la conformité est-elle importante ?

La conformité et l'obéissance sont essentielles dans les entreprises multinationales où des départements comme Human Resources consacrent environ 36 heures par semaine à des activités liées à la conformité. Cela inclut la navigation dans les changements réglementaires pour garantir que les politiques de l'entreprise suivent le rythme. Un domaine de la payroll mondiale particulièrement crucial est la confidentialité et la sécurité des données des employés. La vitalité de cette partie de la payroll mondiale est un sous-produit du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne, qui n'est entré en vigueur qu'en mai 2018 et a entraîné des changements dans la conformité en matière de payroll.

Il convient de noter que cette législation ne concerne que les organisations ayant des employés dans l'Union européenne. La non-conformité pourrait entraîner des pénalités pour les entreprises, conformément aux lois sur les erreurs de payroll. Les entreprises reconnues coupables d'avoir stocké et traité illégalement des informations sur les employés peuvent faire face à des amendes pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel, selon le montant le plus élevé.

Les équipes du département des Ressources Humaines chargées des tâches de payroll et de conformité légale sont donc responsables de la gestion et du traitement des données sensibles des employés, y compris les noms, adresses, échelles de rémunération, codes fiscaux, numéros de compte bancaire et statuts des contrats de travail. Les employés de ces équipes doivent rester vigilants car ils détiennent le destin de l'entreprise. Une erreur pourrait faire tomber toute leur organisation. Leur tâche est de protéger à la fois les employés et les organisations qu'ils servent en effectuant avec précision et rapidité les rapports de conformité en matière de payroll.

La gestion du traitement de la payroll est un aspect essentiel de la gestion du capital humain. Certains la qualifient de la pierre angulaire de toute organisation prospère. La payroll devient encore plus complexe lorsque des entités légales dans plusieurs États, chacun avec ses propres règles et réglementations fiscales, sont prises en compte. Lorsque l'entreprise se développe à l'échelle mondiale et commence à gérer la payroll à l'échelle internationale, cela représente un niveau de défi supérieur. Une fois cette situation atteinte, les entreprises embauchent un praticien certifié en conformité de payroll pour gérer ces tâches.

Le problème principal dans la gestion précise de la payroll réside dans la conformité. Chaque pays a ses propres conditions économiques, monnaies et lois concernant la rémunération des employés. La conformité oblige les entreprises à gérer leur payroll de manière à assurer une rémunération et un engagement des employés, tout en répondant aux divers défis nationaux et internationaux liés au traitement de la payroll. La gestion précise de la payroll mondiale comporte de nombreux aspects, mais voici un résumé de ces considérations en trois points.

1. Sécurité des données

La plupart des systèmes Human Resources basés sur le cloud mondiaux ne mettent pas en place de données spécifiques à la payroll — généralement, ils stockent des données sensibles des employés à chaque localisation. Stocker des données sensibles des employés dans des e-mails et des feuilles de calcul peut constituer un environnement peu sécurisé. La vulnérabilité est accrue en raison du stockage manuel des données des employés, des RH et de la payroll dans plusieurs endroits.

Les entreprises doivent prendre soin de leurs données de payroll. Cela est encore plus impératif pour les entreprises opérant à l’échelle mondiale, car la non-conformité pourrait entraîner d’énormes amendes. Les entreprises devront poser les bonnes questions sur la manière dont les données des employés sont stockées et transmises au système central de gestion. Tout cela doit être centralisé dans un service partagé ou une payroll centralisée.

Le besoin de sécurité des données est particulièrement renforcé par la récente abrogation du Safe Harbor Act par l’Union européenne. Il est également nécessaire de suivre qui a accès aux données de payroll.

2. Précision des données

Les informations telles que le temps et la présence, les congés et temps de maladie, ainsi que leurs soldes d’attribution correspondants, constituent une partie critique des informations de gestion de la main-d'œuvre et doivent donc être précises jusqu’au plus petit détail. Par exemple, les fiches de paie dans le chèque de salaire d’un employé doivent respecter les exigences en matière de fiche de paie selon l’État. Idéalement, l’équipe de payroll doit voir et approuver le salaire brut avant qu’il ne soit intégré dans le calcul de la paie, augmentant ainsi considérablement la précision du salaire net. Cependant, dans les environnements horaires, la situation est différente.

Il incombe à l’entreprise de comprendre quelles données doivent être collectées dans chaque pays pour calculer la payroll, ainsi que les processus et les personnes responsables de la collecte de ces données.

3. Utilisation de la technologie

L’automatisation des processus de collecte de données et la suppression des feuilles de calcul sont probablement la façon dont les données sensibles de payroll mondiales seront collectées dans les prochaines années. Ces plateformes technologiques modernes peuvent offrir des capacités de flux de travail système permettant des processus d’approbation personnalisés, la validation des données et, surtout, l’auto-service des employés. Améliorer et mieux comprendre les sources de données et les processus de collecte est essentiel. Aujourd’hui, les entreprises doivent suivre l’évolution de la législation sur la payroll dans chaque pays où elles opèrent. Une façon d’y parvenir est de modifier et d’optimiser la collecte des données grâce à la technologie.

Aller de l’avant

Cet article a établi l’importance de la conformité en matière de payroll mondial pour votre entreprise. L’insuffisance de compétence et de rapidité de la part de vos employés chargés de cette tâche pourrait entraîner la chute de votre entreprise. Il est donc nécessaire d’investir du temps, des efforts et de l’argent pour respecter les exigences de la payroll mondiale.

(LECTURE : 4 étapes pour planifier la mise en œuvre de la payroll mondiale)

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Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que la conformité en matière de Single Touch Payroll ?

Single Touch Payroll (STP) est une initiative du gouvernement australien qui facilite et rend plus efficace la déclaration des taxes et des informations en coordonnant et en correspondant avec l’Office australien des impôts (ATO). Un logiciel compatible STP vous obligera à envoyer les salaires et traitements, les impôts retenus et d’autres informations concernant vos employés. Plus précisément, l’ATO attend de vous que vous effectuiez les tâches suivantes :

• déclarer les informations de payroll à l’ATO à chaque paiement effectué à vos employés
• déclarer les informations de responsabilité super à l’ATO

L’ATO indique également que vous n’aurez plus besoin de fournir à vos employés un résumé de paiement pour les informations déjà déclarées et finalisées grâce au STP. (LECTURE : Australian Taxation Office : Single Touch Payroll)

Pourquoi la gestion de la payroll est-elle nécessaire ?

Traiter la payroll est une tâche essentielle dans toute entreprise car elle influence la stabilité financière et la réputation de l’entreprise. Lorsqu’elle est traitée avec précision et ponctualité, les employés sont plus engagés et motivés à remplir leurs responsabilités. À l’inverse, si les employés reçoivent des chèques de paie avec des erreurs, ils peuvent perdre confiance dans l’entreprise. Plus important encore, une entreprise qui ne respecte pas les lois et règlements de conformité en matière de payroll risque d’être lourdement pénalisée.

Qu’est-ce que la payroll mondiale ?

La payroll mondiale désigne la gestion globale de toutes les données de payroll d’une entreprise pour tous ses sites via un système unique. Les entreprises ayant leur siège dans un lieu particulier devront rémunérer les employés travaillant dans différents endroits, créant ainsi un système de payroll mondial.

Qu’est-ce que la conformité en matière de payroll ?

La conformité en matière de payroll est le terme général pour les activités nécessaires pour respecter les lois et règlements qui dictent la façon dont la payroll doit être traitée. Cela inclut l’intégration des données, le calcul des allocations, déductions, avantages, et le salaire net de chaque employé dans une organisation.

Qu’est-ce qu’un agrégateur de payroll ?

Un agrégateur de payroll est une entité qui obtient les données de payroll d’un employeur et les distribue au réseau de partenaires de l’entreprise. Les entreprises avec des employés répartis dans plusieurs pays externalisent leur payroll à un agrégateur.

Quels sont les services fournis par Global Payroll Solutions Mexico ?

Global Payroll Solutions Mexico fournit des services liés à la main-d'œuvre et aux besoins en ressources humaines de ses clients. Elle se présente comme une entreprise qui gère la payroll et tous les aspects du personnel de ses clients.

Quelles sont les étapes du traitement de la payroll aux États-Unis ?

Le processus de payroll aux États-Unis peut être résumé en cinq étapes, à savoir :

1. Préparation de la payroll ;
2. Impression des paiements ;
3. Écritures comptables ;
4. Rapports de payroll ; et
5. Mise à jour finale.

Pour traiter de manière complète les employés aux États-Unis via un cycle de payroll, ces étapes doivent être accomplies. Une compréhension de base du traitement de la payroll est nécessaire avant de passer à la configuration et au traitement des informations de payroll pour vos employés. JD Edwards EnterpriseOne explique davantage à ce sujet. (LECTURE : Guide de mise en œuvre de la payroll US JD Edwards EnterpriseOne).

Qu’est-ce qu’un responsable de la conformité ?

Un responsable de la conformité est un employé d’une entreprise qui veille à ce que l’entreprise respecte pleinement les exigences réglementaires et légales imposées par l’État où elle opère. Cela inclut des aspects techniques comme la conformité fiscale de la payroll et les exigences en matière de fiche de paie, ainsi que des aspects généraux tels que la ponctualité, l’exhaustivité, etc. Le responsable de la conformité veille également à ce que les politiques internes et les statuts de l’entreprise respectent ces exigences légales. Les responsables de la conformité travaillent souvent avec la direction et le personnel pour gérer et atténuer les risques réglementaires de l’entreprise.