Qu'est-ce que la conformité de la paie ?

La paie est une liste intégrée d'employés dans une entreprise, le montant de la rémunération que ces employés reçoivent par période de paie, et le montant total de la rémunération que l'entreprise verse à ses employés. L'entreprise est responsable de développer une politique de paie organisationnelle, qui inclut des avantages flexibles et des politiques d'encaissement des congés. Dans le monde de l'entreprise, la paie et la conformité vont de pair. Si les lois sur la conformité en matière de paie ne sont pas respectées, cela pourrait entraîner des poursuites juridiques contre l'entreprise.

Pourquoi la conformité est-elle essentielle ?

La conformité et l'obéissance sont importantes dans les entreprises multinationales, où des départements comme Ressources Humaines consacrent environ 36 heures par semaine à des activités liées à la conformité. Cela comprend la navigation dans les changements réglementaires pour garantir que les politiques de l'entreprise restent à jour. Un domaine du payroll mondial qui est particulièrement crucial est la confidentialité ou la sécurité des données des employés. La vitalité de cette section dans la paie globale est un sous-produit du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne, qui n'est entré en vigueur qu'en mai 2018 et a entraîné des changements dans la conformité de la paie.

Il convient de noter que cette législation concerne uniquement les organisations avec des employés dans l'Union européenne. Le non-respect pourrait entraîner des amendes selon les lois sur les erreurs de paie. Les entreprises reconnues coupables d’avoir stocké et traité illégalement les informations des employés peuvent faire face à des amendes pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel, selon le montant le plus élevé.

Les équipes du département Ressources Humaines chargées des tâches de conformité de la paie et du respect des lois sont donc responsables de la gestion et du traitement des données sensibles des employés, y compris noms, adresses, grilles salariales, codes fiscaux, numéros de compte bancaire, et statuts du contrat de travail. Les employés de ces équipes doivent rester vigilants, car ils détiennent le destin de l'entreprise. Une erreur pourrait faire tomber toute leur organisation. Leur tâche consiste à protéger à la fois les employés et les organisations qu’ils servent en réalisant des rapports de conformité de la paie précis et rapides.

La gestion de la paie est un aspect essentiel de la gestion du capital humain. Certains l'appellent la force vitale de chaque organisation prospère. La paie devient encore plus complexe lorsque des entités juridiques dans plusieurs états, avec leurs propres règles et réglementations fiscales, doivent être prises en compte. Lorsque l'entreprise se développe à l'échelle mondiale et commence à gérer la paie à l’échelle mondiale, cela représente un défi supérieur. Une fois ce stade atteint, les entreprises emploient un praticien certifié en conformité de la paie pour gérer les tâches liées à la conformité de la paie.

Le problème principal dans la gestion précise de la paie réside dans la conformité. Chaque pays a ses propres conditions économiques, monnaies et lois concernant la rémunération des employés. La conformité exige que les entreprises gèrent leur paie de manière à assurer une rémunération juste et à engager les employés dans leur travail, tout en répondant aux différents défis nationaux et internationaux liés au traitement de la paie. La gestion précise de la paie globale comporte de nombreux éléments à considérer, mais voici un résumé de ces enjeux en trois aspects.

1. Sécurité des données

La plupart des systèmes mondiaux de Ressources Humaines ne mettent pas en place de données spécifiques à la paie — généralement, ils stockent des données sensibles des employés dans chaque localisation. Stocker des données sensibles des employés dans des e-mails et des feuilles de calcul peut créer un environnement peu sécurisé. La vulnérabilité augmente en raison du stockage manuel des données des employés, RH, et paie en plusieurs endroits.

Les entreprises doivent veiller soigneusement à leurs données de paie. Cela devient encore plus important pour celles qui opèrent à l’échelle mondiale, et le non-respect pourrait entraîner des amendes considérables. Les entreprises doivent poser les bonnes questions sur la manière dont les données des employés sont stockées et transmises au système principal de gestion. Toutes ces mesures devraient être regroupées dans un service partagé ou une paie centralisée.

La nécessité de sécuriser les données est particulièrement amplifiée par la récente abrogation du Safe Harbor Act par l'Union européenne. Il est également nécessaire de suivre qui a accès aux données de paie.

2. Exactitude des données

Des informations telles que le temps et la présence, les congés et absences pour maladie, et leurs soldes d'attribution correspondants constituent une partie essentielle des informations de gestion de la main-d'œuvre et doivent donc être précises jusqu’au moindre détail. Par exemple, les bulletins de salaire doivent respecter les exigences régionales en matière de fiche de paie. Idéalement, l’équipe paie devrait voir et approuver le salaire brut avant qu’il ne soit intégré au calcul de la paie, ce qui augmente considérablement la précision du net à payer. Cependant, en environnement horaire, la situation est différente.

Il appartient à l'entreprise de connaître les données à collecter dans chaque pays pour le calcul de la paie, ainsi que les processus et personnes chargées de collecter ces données.

3. Utilisation de la technologie

L’automatisation des processus de collecte de données et la suppression des feuilles de calcul sont probablement la voie à suivre pour la collecte sécurisée des données de paie mondiales dans les années à venir. Ces plateformes technologiques modernes peuvent offrir des capacités de flux de travail système permettant des processus d’approbation personnalisés, la validation des données, et surtout, l’auto-service pour les employés. Améliorer et mieux comprendre les sources de données et les processus de collecte est crucial. Les entreprises doivent maintenant suivre l’évolution de la législation sur la paie dans chaque pays où elles opèrent. Une façon d’y parvenir est de modifier et d’optimiser la collecte de données grâce à la technologie.

Aller de l’avant

Cet article a établi l’importance de la conformité de la paie globale pour votre entreprise. L’insuffisance de rapidité et d’adéquation de la part de vos employés chargés de cette tâche pourrait entraîner la chute de votre société. Il est donc nécessaire d’investir du temps, des efforts et de l’argent pour respecter les exigences de la paie mondiale.

(LECTURE : 4 étapes pour planifier la mise en œuvre de la paie globale)

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Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que la conformité en matière de payroll single touch ?

Single Touch Payroll (STP) est une initiative du gouvernement australien visant à rendre la déclaration des taxes et informations plus facile et efficace en coordonant et en correspondant avec l’Australian Taxation Office (ATO). Un logiciel compatible STP vous demandera d’envoyer les salaires et les traitements de vos employés, l’impôt retenu, et d’autres informations. Plus précisément, l’ATO attend de vous que vous réalisiez les tâches suivantes :

• déclarer les informations de paie à l’ATO à chaque paiement effectué aux employés
• déclarer les obligations de superannuation à l’ATO

L’ATO indique également que vous n’aurez plus besoin de fournir à vos employés un récapitulatif de paiement une fois que ces informations ont été déclarées et finalisées grâce au STP. (LECTURE : Australian Taxation Office : Single Touch Payroll)

Pourquoi est-il nécessaire de traiter la paie ?

Traiter la paie est une tâche essentielle dans toute entreprise, car elle influence la stabilité financière et la réputation de l'entreprise. Lorsqu’elle est traitée de manière précise et ponctuelle, les employés peuvent être plus engagés et motivés à assumer leur responsabilité au sein de l’entreprise. À l’inverse, lorsqu’ils reçoivent des chèques de paie comportant des erreurs, ils peuvent perdre la confiance dans l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Plus important encore, une entreprise qui ne respecte pas les lois et règlements en matière de conformité de la paie risque d’être lourdement pénalisée.

Qu’est-ce que la paie mondiale ?

La paie mondiale désigne la gestion globale des données de la paie d’une entreprise pour tous ses sites via un système unique. Les sociétés qui ont leur siège dans un lieu particulier devront rémunérer leurs employés travaillant sur différents sites, créant ainsi un système de paie mondial.

Qu’est-ce que la conformité en matière de payroll ?

La conformité de la paie est le terme général pour désigner les activités nécessaires pour respecter les lois et règlements régissant le traitement de la paie. Cela comprend l’intégration des données, le calcul des allocations, des déductions, des avantages, et du salaire net de chaque employé dans une organisation.

Qu’est-ce qu’un agrégateur de paie ?

Un agrégateur de paie est une entité qui recueille les données de paie d’un employeur et les distribue au réseau de partenaires de l’entreprise. Les entreprises avec des employés situés dans plusieurs pays externalisent leur paie à un agrégateur.

Quels services sont offerts par Global Payroll Solutions Mexico ?

Global Payroll Solutions Mexico fournit des services liés à la main-d'œuvre et aux besoins en ressources humaines de leurs clients. Elle se présente comme une entreprise qui gère la paie et tous les aspects du personnel de ses clients.

Quelles sont les étapes du traitement de la paie aux États-Unis ?

Le processus de paie aux États-Unis peut être résumé en cinq étapes, à savoir :

1. Pré-traitement de la paie ;
2. Impression des paiements ;
3. Écritures comptables ;
4. Rapports de paie ; et
5. Mise à jour finale.

Pour traiter de manière complète la paie des employés aux États-Unis au travers d’un cycle de paie, ces étapes doivent être accomplies. Une compréhension de base du traitement de la paie est nécessaire avant de procéder à la configuration et au traitement des informations de paie pour vos employés. JD Edwards EnterpriseOne explique plus à ce sujet. (LECTURE : Guide d’Implémentation de la Paie US de JD Edwards EnterpriseOne)

Qu’est-ce qu’un officier de conformité ?

Un officier de conformité est un employé d’une entreprise qui veille à ce que la société respecte pleinement les exigences réglementaires et légales imposées par l’État où elle opère. Cela inclut des aspects techniques comme la conformité fiscale de la paie et les exigences pour la fiche de paie, ainsi que des aspects généraux tels que la ponctualité, la exhaustivité, et autres. L’officier de conformité s’assure également que les politiques et règlements internes de l’entreprise respectent ces exigences légales. Les responsables conformité collaborent souvent avec la direction et le personnel pour gérer et réduire les risques réglementaires de l’entreprise.