Qu'est-ce que la conformité en payroll ?

Le payroll est une liste intégrée des employés d'une entreprise, du montant de paiement que ces employés reçoivent par période de paie, et du montant total de paiement que la entreprise verse à ses employés. L'entreprise est responsable de l'élaboration d'une politique de rémunération organisationnelle, qui inclut des avantages flexibles et des politiques de rachat de congés. Dans le monde des affaires, la paie et la conformité vont de pair. Si les lois de conformité en payroll ne sont pas respectées, cela pourrait entraîner pour l'entreprise des poursuites légales.

Pourquoi la conformité est-elle essentielle ?

La conformité et l'obéissance sont importantes dans les entreprises multinationales, où les départements comme Human Resources consacrent environ 36 heures par semaine à des activités liées à la conformité. Cela inclut la navigation à travers les changements réglementaires pour s'assurer que les politiques de l'entreprise suivent le rythme. Un domaine du payroll mondial qui est particulièrement crucial est la confidentialité ou la sécurité des données des employés. L'importance de cette partie du payroll mondial découle directement du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne, qui n'est entré en vigueur qu'en mai 2018 et a entraîné des changements dans la conformité au payroll.

Il convient de noter que cette législation n'affecte que les organisations ayant des employés dans l'Union européenne. La non-conformité pourrait conduire à des amendes pour les entreprises, conformément aux lois sur les erreurs de payroll. Les entreprises reconnues avoir stocké et traité illégalement et de façon inappropriée les informations des employés peuvent faire face à des amendes pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel, selon le montant le plus élevé.

Les équipes du département Human Resources chargées des tâches de conformité en matière de payroll et de conformité légale sont donc responsables de la gestion et du traitement des données sensibles des employés, y compris leurs noms, adresses, échelles salariales, codes fiscaux, numéros de compte bancaire et statuts des contrats de travail. Les employés de ces équipes doivent rester vigilants car ils détiennent le sort de l'entreprise. Une erreur pourrait renverser toute l'organisation. Leur tâche est de protéger à la fois les employés et les organisations qu'ils servent en effectuant de manière précise et rapide le reporting de la conformité en payroll.

La gestion du traitement de la paie est un aspect essentiel de la gestion du capital humain. Certains la qualifient de la force vitale de toute organisation prospère. La paie devient encore plus complexe lorsque des entités juridiques dans plusieurs états, chacun avec leurs propres règles et réglementations fiscales, sont prises en considération. Lorsqu'une entreprise se développe à l'échelle mondiale et commence à gérer la paie globalement, cela devient un défi de plus haute difficulté. Lorsqu'une telle situation se présente, les entreprises embauchent un praticien certifié en conformité payroll pour gérer ces tâches.

Le principal problème dans la gestion précise du payroll réside dans la conformité. Chaque pays a ses propres conditions économiques, monnaies et lois concernant la rémunération des employés. La conformité oblige les entreprises à gérer leur paie de manière à maintenir les employés rémunérés et engagés dans leur travail, tout en répondant aux défis nationaux et internationaux en matière de traitement de la payroll. La gestion précise de la Global Payroll requiert de considérer de nombreux éléments, mais voici un résumé de ces considérations en trois aspects.

1. Sécurité des données

La majorité des systèmes mondiaux des ressources humaines ne mettent pas en place de données spécifiques à la payroll—habituellement, ils stockent des données sensibles des employés à chaque emplacement. Stocker des données sensibles dans des e-mails et des feuilles de calcul peut entraîner un environnement peu sécurisé. La vulnérabilité est accrue en raison du stockage manuel des données des employés, RH et payroll à plusieurs endroits.

Les entreprises doivent prendre soin de leurs données de payroll. Ceci est encore plus crucial pour celles qui opèrent globalement, et la non-conformité pourrait entraîner d'énormes amendes. Les entreprises doivent poser les bonnes questions sur la façon dont les données des employés sont stockées et transmises au système central de gestion. Toutes ces opérations doivent se faire dans un service partagé ou un système de payroll centralisé.

Le besoin de sécurité des données est encore accru suite à la récente suppression du Safe Harbor Act par l’Union européenne. Il est également nécessaire de suivre qui a accès aux données de payroll.

2. Précision des données

Les informations telles que le temps de travail, l’absentéisme, les congés payés et maladie, ainsi que leurs soldes d’indemnisation correspondants, constituent une partie critique des informations de gestion de la main-d’œuvre et doivent donc être exactes jusqu’au moindre détail. Par exemple, les bulletins de salaire dans la paie d’un employé doivent respecter les exigences légales de l’état. Idéalement, l’équipe de payroll devrait voir et approuver le salaire brut avant qu’il ne soit intégré dans le calcul de la paie, ce qui augmente considérablement la précision du net à payer. Cependant, dans les environnements payés à l’heure, la situation est différente.

Il appartient donc à l’entreprise de comprendre quelles données doivent être collectées dans chaque pays pour calculer la paie, et qui ou quels processus s’occupent de cette collecte.

3. Exploitation de la technologie

L’automatisation des processus de collecte de données et la suppression des feuilles de calcul sont probablement la manière dont les données sensibles du payroll mondial seront collectées dans les prochaines années. Ces plateformes technologiques modernes peuvent offrir des capacités de flux de travail système permettant des processus d’approbation personnalisés, la validation des données, et surtout, l’auto-service pour les employés. Il est important d’améliorer et de mieux comprendre les sources de données et leurs processus de collecte. Les entreprises doivent désormais suivre l’évolution de la législation sur la paie dans chaque pays où elles opèrent, et une manière d’y parvenir est de changer et d’optimiser la collecte de données grâce à la technologie.

En avant

Cet article a montré l’importance de la conformité en payroll mondial pour votre entreprise. L’insuffisance d’efficacité et de rapidité de la part de vos employés chargés de cette tâche pourrait entraîner la chute de votre société. Il est donc nécessaire d’investir du temps, des efforts et de l’argent pour assurer la conformité mondiale en payroll.

(LECTURE : 4 étapes pour planifier la mise en œuvre de la payroll mondiale)

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Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que la conformité en single touch payroll ?

Single Touch Payroll (STP) est une initiative du gouvernement australien qui facilite la déclaration des taxes et autres informations en coordonnant et en échangeant avec l’Australian Taxation Office (ATO). Un logiciel compatible STP vous obligera à envoyer le salaire et le revenu de vos employés, les taxes retenues, et d’autres informations. Plus précisément, l’ATO attend de vous que vous :

• déclariez les informations de payroll à l’ATO à chaque paiement de vos employés
• déclariez les informations relatives à la superannuation à l’ATO

L’ATO indique également que vous n’aurez plus besoin de fournir à vos employés un résumé de paiement pour les informations déjà déclarées et finalisées grâce au STP. (LECTURE : Australian Taxation Office : Single Touch Payroll)

Pourquoi traiter la paie est-il nécessaire ?

Traiter la paie est une tâche essentielle dans toute entreprise, puisqu’elle influence la stabilité financière et la réputation de l’entreprise. Quand la paie est traitée avec précision et dans les délais, les employés peuvent être plus engagés et motivés. À l’inverse, lorsqu’ils reçoivent des chèques de paie avec des erreurs, ils peuvent perdre la confiance dans leur employeur. Plus important encore, une entreprise qui ne respecte pas les lois et règlements de conformité en payroll risque de faire face à des pénalités substantielles.

Qu’est-ce que la payroll mondiale ?

La payroll mondiale désigne la gestion globale de toutes les données de payroll d’une entreprise pour tous ses sites via un seul système. Les entreprises dont le siège est dans un lieu donné devront rémunérer les employés travaillant dans différents sites, créant ainsi un système de payroll mondial.

Qu’est-ce que la conformité en payroll ?

La conformité en payroll concerne l’ensemble des activités nécessaires pour respecter les lois et réglementations qui dictent comment la paie doit être traitée. Cela inclut l’intégration des données, le calcul des allocations, déductions, avantages, et du salaire net de chaque employé au sein d'une organisation.

Qu’est-ce qu’un agrégateur de payroll ?

Un agrégateur de payroll est une entité qui recueille les données de payroll d’un employeur et les distribue au réseau de partenaires de l’entreprise. Les entreprises avec des employés répartis dans plusieurs pays externalisent souvent leur payroll à un agrégateur.

Quels services proposent Global Payroll Solutions Mexico ?

Global Payroll Solutions Mexico fournit des services liés à la main-d’œuvre et aux besoins en ressources humaines de ses clients. Elle se présente comme une entreprise qui gère la paie et tous les aspects du personnel de ses clients. Étant donné que les exigences en matière de payroll et de conformité varient considérablement d’un pays à l’autre, cette ressource employer of record mexico est une référence utile pour comprendre les obligations locales en matière d’embauche et les responsabilités de l’employeur.

Quelles sont les étapes du traitement de la paie aux États-Unis ?

Le processus de payroll aux États-Unis peut être résumé en cinq étapes, à savoir :

1. Préparation du traitement de la paie ;
2. Émission des paiements ;
3. Entrées de journal ;
4. Rapports de payroll ; et
5. Mise à jour finale.

Pour traiter la paie des employés aux États-Unis de manière complète, ces étapes doivent être accomplies. Il est conseillé d’avoir une compréhension de base du traitement de la paie avant de commencer à configurer et traiter les informations de payroll pour vos employés. JD Edwards EnterpriseOne en dit plus à ce sujet. (LECTURE : JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide)

Qu’est-ce qu’un responsable conformité ?

Un responsable conformité est un employé d’une entreprise qui veille à ce que l’entreprise respecte pleinement les exigences réglementaires et légales imposées par l’État où elle opère. Cela inclut des aspects techniques comme la conformité en taxes payroll et les exigences en matière de bulletins de salaire, ainsi que des aspects généraux comme la ponctualité, la complétude, etc. Le responsable conformité s’assure également que les politiques internes et les statuts de l’entreprise respectent ces exigences légales. Les responsables conformité collaborent souvent avec la direction et le personnel pour gérer et atténuer les risques réglementaires de l’entreprise.