Comment s'installer en tant qu'Independent Contractor au Canada

Imaginez vous réveiller, sauter la navette, organiser votre propre emploi du temps, et travailler sur des projets qui vous tiennent réellement à cœur. C’est la réalité quotidienne pour de nombreux independent contractors au Canada. Pas de structure de bureau rigide. Pas d’horaires fixes. Juste la liberté de bâtir une carrière selon vos termes.

Mais cette liberté s’accompagne de responsabilités. Impôts, contrats, paperasserie légale, et règles de conformité peuvent rapidement devenir des défis si vous n’êtes pas préparé. Le rêve du travail indépendant est réel, mais il faut prendre les bonnes mesures pour le rendre durable.

Ce guide vous donne tout ce dont vous avez besoin pour avancer avec clarté. Que vous lanciez votre propre entreprise en solo ou que vous cherchiez à embaucher des talents indépendants, vous trouverez des insights pratiques pour rester conforme, éviter les erreurs, et réussir dans votre prochaine étape.

Qu’est-ce qu’un Independent Contractor au Canada ?

Les independent contractors jouent un rôle crucial dans l’économie canadienne. En 2023, le Canada comptait plus de 140 000 independent contractors dans la construction résidentielle et en informatique, dépassant 100 000. De plus, les écrivains et artistes indépendants ont dépassé 60 000. Nous allons voir ce qui rend ce type de travail spécial. D’abord, nous examinerons ses définitions et ses éléments clés.

Définition et caractéristiques principales d’un Independent Contractor au Canada

Les independent contractors sont des personnes auto-entrepreneurs qui travaillent ou fournissent des services à différents clients. C’est la structure la plus basique et simple pour les travailleurs indépendants au Canada.

Au Canada, cette indépendance est possible grâce à ses caractéristiques particulières. Il est important de les comprendre. En effet, il n’existe pas une seule loi définitive qui liste explicitement toutes ces caractéristiques. Au contraire, pour classer quelqu’un comme un independent contractor, il faut analyser plusieurs facteurs.

Le droit commun, les décisions de justice, et les interprétations des lois font partie du processus. Donc, pour être classé comme independent contractor au Canada, vous devriez présenter au moins les caractéristiques suivantes :

• Autonomie : Liberté de choisir ses horaires, son lieu, et ses méthodes pour atteindre ses objectifs.

• Gestion des ressources : Responsable de fournir les outils, équipements, et ressources nécessaires pour accomplir ses tâches.

• Responsabilité financière : Gestion des dépenses professionnelles et génération de profits.

• Diversification des clients : Capacité à travailler avec plusieurs clients simultanément.

• Accords contractuels : Négociation directe des tarifs et des conditions de service avec les clients.

• Absence d’avantages liés à l’emploi : Les employeurs ne sont pas tenus de payer des avantages comme les congés payés, les absences, ou l’assurance emploi légale.

Différence entre Independent Contractors et employés au Canada

Au Canada, les principales différences entre independent contractors et employés résident dans leurs rôles distincts. La société intègre des employés, tandis que les independent contractors maintiennent leur propre structure. Les employés reçoivent un salaire régulier et des avantages comme l’assurance emploi et le Régime de pensions du Canada.

Mais les contractors ont des clients différents qui peuvent varier. Et ils ne reçoivent pas d’avantages liés à l’emploi. Les employés sont soumis au contrôle de l’employeur. Les independent contractors, eux, ont une autonomie sur leur travail.

Ils prennent aussi des risques financiers et gèrent leurs propres taxes et avantages. Une mauvaise classification peut entraîner des conséquences juridiques et financières pour les deux parties. Mais ceci n’est qu’une introduction à beaucoup d’autres différences que nous aborderons dans cet article.

Avantages de travailler en tant qu’Independent Contractor au Canada

Devenir independent contractor au Canada offre des avantages. C’est pourquoi de plus en plus de Canadiens optent pour ce mode de travail. Voici les plus courants :

1. Flexibilité : Contrairement aux employés, les independent contractors peuvent choisir leur mode de travail qui leur convient le mieux. Cela inclut les horaires, le lieu, et même la tenue vestimentaire. De plus, ils peuvent choisir leur stratégie pour gérer leurs clients. Tout cela peut les distinguer de la concurrence.

2. Potentiel de revenus plus élevés : Certains contractors spécialisés peuvent facturer des tarifs plus élevés. Certains clients sont prêts à payer plus pour éviter les coûts liés à l’embauche d’un employé. Le contractor peut aussi trouver plus de clients et décrocher davantage de contrats.

3. Expansion internationale : Certains domaines sont adaptés à une expansion à distance à l’échelle internationale. Cela peut concerner les graphistes, écrivains, artistes, spécialistes en informatique, ou marketeurs, entre autres. Actuellement, le monde freelance est en plein essor et regorge d’opportunités aussi.

4. Accès à des opportunités d’expansion globale : Lors de leur expansion, les independent contractors au Canada peuvent embaucher des talents internationaux pour soutenir leur croissance. Dans ce cas, une Employer of Record se démarque comme option. Ces sociétés offrent des solutions compétitives pour embaucher des équipes à distance partout dans le monde.

5. Équilibre vie professionnelle / vie privée : Grâce à des horaires flexibles et d’autres conditions de travail, les contractors peuvent trouver un meilleur équilibre. Cela peut signifier plus de temps à consacrer à la famille. Ou encore, plus de temps pour leurs relations, hobbies, et intérêts.

Comment devenir Independent Contractor au Canada ?

Apprendre à devenir independent contractor au Canada inclut la maîtrise des bases. Les sujets concernent la documentation, les impôts, et le fonctionnement de votre entreprise.

De plus, les employeurs pourraient avoir besoin que vous fournissiez une preuve de votre statut contractuel. Ils utilisent ces informations pour soutenir la classification correcte qu’ils font. Et éviter des pénalités, amendes, et autres conséquences d’une mauvaise classification.

Étapes pour s’installer en tant qu’Independent Contractor au Canada

Certaines personnes peuvent se précipiter pour devenir independent contractor et sauter des étapes essentielles pour une réussite à long terme. Pour vous aider à commencer du bon pied, le portail « Démarrer une entreprise » du gouvernement du Canada propose un guide étape par étape sur la planification, l’enregistrement, et la conformité.

Voici la séquence qui montre tout le processus.

• Comprendre la structure de votre entreprise

En pratique, il est courant que des personnes associent et incluent d’autres structures de travail indépendant dans un groupe d’independent contractors. Mais rien n’est plus éloigné de la réalité.

Par exemple, les propriétaires d’entreprises qui opèrent en tant que sole proprietorship ou incorporés sont aussi des travailleurs indépendants. Mais avant eux, il y a les independent contractors. Et chaque option a des implications juridiques et fiscales différentes.

Au sens strict, un independent contractor n’est pas une entité légale. Il ne nécessite pas de processus d’enregistrement ou d’incorporation. Mais ils peuvent le faire et démarrer une entreprise de cette façon. Dans bien des cas, un independent contractor au Canada représente la première étape d’une nouvelle entreprise.

Mais à ce stade, il n’est pas nécessaire d’investir pour créer une société ou une structure commerciale formelle. Par exemple, en Ontario, il suffit d’enregistrer une Sole Proprietorship si votre activité n’utilise pas votre nom comme nom commercial.

• Obtenir des permis de travail et visas si vous n’êtes pas Canadien :

Si vous n’êtes pas citoyen canadien ou résident permanent, vous pourriez aussi devoir obtenir un permis de travail ou un visa.

• Obtenir un numéro d’entreprise (NE)

Vous aurez besoin d’un numéro d’entreprise (NE) de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Il identifie votre entreprise à des fins fiscales. Mais si vous ne prévoyez pas de gagner 30 000 $ par an, vous pouvez sauter cette étape au début. Si votre activité dépasse ce seuil, cela devient obligatoire.

• S’inscrire à la TPS/TVH

Si un travailleur indépendant dépasse un revenu annuel de 30 000 $, il doit s’inscrire à la TPS/TVH (Taxe sur les produits et services / Taxe de vente harmonisée).

Notez que chacune des cinq provinces participant à la TVH a sa propre part. Par exemple, la Nouvelle-Écosse la taxe à 14 %, et l’Ontario à 13 %. Il existe des exceptions et des règles concernant les entreprises qui doivent s’inscrire.

Par exemple, les chauffeurs de taxi doivent toujours s’inscrire, même s’ils sont de petits fournisseurs gagnant moins de 30 000 $. À l’inverse, les dentistes, optométristes, et médecins sont toujours exemptés.

• Obtenir une licence ou un permis

Certaines compétences et professions nécessitent une licence ou un permis. Parfois délivrés par les provinces, d’autres au niveau fédéral.

• Mettre en place votre système comptable

Un independent contractor n’est pas obligé de mettre en place un système pour suivre ses revenus et dépenses. Mais cela peut aider à gérer ses finances et préparer ses déclarations fiscales.

• Obtenir une assurance

Envisagez de souscrire une assurance responsabilité civile pour vous protéger contre des pertes financières. Également, d’autres types d’assurances pertinentes pour votre activité. Comme vous ne serez pas salarié, vous n’aurez pas d’assurance santé ou de sécurité sociale. Pensez donc à en prendre une vous-même.

• Comprendre vos obligations contractuelles

Examinez attentivement tout contrat que vous signez avec clients pour vous assurer de bien comprendre vos droits et responsabilités. Faites particulièrement attention aux règles qui pourraient faire confondre votre statut avec celui d’un employé. Vous pouvez vous familiariser à l’avance avec les règles générales dans votre domaine.

Documentation requise pour les Independent Contractors

Les independent contractors au Canada doivent tenir des registres précis et organisés. Surtout pour des raisons fiscales et pour prouver leur statut d’auto-entrepreneur. Les documents nécessaires peuvent varier selon votre secteur, province ou territoire, et le type de travail effectué. Cependant, certains documents courants à conserver incluent :

• Enregistrements : Si vous avez obtenu une licence, vous devrez garder ces documents à portée de main.

• Contrats et accords : Il est essentiel de conserver des copies de tous les contrats avec les clients ou consommateurs. Ils précisent les termes et peuvent aider à résoudre des litiges.

• Factures et reçus : Vous devrez garder des registres détaillés de tous les revenus et dépenses liés à votre activité. Cela inclut les factures et reçus pour toutes les dépenses professionnelles.

• Dossiers fiscaux : Vous devrez conserver les documents de toutes vos déclarations fiscales.

• Dossiers TPS/TVH : Si vous êtes inscrit, vous devrez garder une trace de toute la TPS/TVH collectée et reversée.

• Dépenses professionnelles : Conservez les justificatifs de dépenses, comme fournitures de bureau, frais de déplacement, et honoraires professionnels. Vous pouvez les déduire pour réduire votre impôt.

• Assurance : Si vous avez une assurance professionnelle, conservez une copie de vos polices.

• Permis de travail et visas : Gardez une copie de tous les documents d’immigration pertinents.

Comprendre vos obligations en tant qu’Independent Contractor au Canada

En tant qu’Independent Contractor au Canada, il est aussi important de payer des taxes pour le travail indépendant, comme suit :

• Impôt sur le revenu : Vous devez déclarer tous vos revenus issus de votre activité de contracting dans votre déclaration de revenus personnelle.

• TPS/TVH : Si votre revenu annuel dépasse 30 000 $, vous devez vous inscrire à un numéro de TPS/TVH et collecter et reverser la TPS/TVH sur vos ventes.

• Déductions : En tant que contractor, vous pouvez déduire les dépenses professionnelles admissibles de votre revenu pour réduire votre revenu imposable. Cela peut inclure le loyer de bureau, les fournitures, et les frais de déplacement.

• Tenue de registres : Il est essentiel de conserver des preuves de vos revenus et dépenses. Cela facilitera la déclaration de vos impôts et le soutien de toute déduction.

• Paiements par acomptes : Selon votre niveau de revenu, vous pourriez devoir effectuer des paiements trimestriels.

• Impôts provinciaux : En plus des impôts fédéraux, vous pourriez aussi devoir payer des impôts provinciaux selon votre province ou territoire de résidence.

Pour un aperçu complet de la gestion de vos impôts en tant que contractor, consultez le Guide fiscal pour travailleurs indépendants de QuickBooks Canada. Il explique tout en langage clair, avec des conseils pour la déclaration, les dépenses déductibles, et les meilleures pratiques pour rester organisé.

Quelles sont les obligations légales des Independent Contractors ?

Bien que le travail indépendant offre de la flexibilité, les contractors doivent connaître leurs obligations légales. Nous examinerons ici quelques devoirs et responsabilités que doivent respecter les independent contractors au Canada.

Obligations contractuelles et accords

Les obligations contractuelles sont légalement contraignantes. Elles définissent aussi les termes et conditions pour la prestation de services. Ces contrats garantissent que toutes les parties comprennent leurs droits et responsabilités. De plus, ils offrent un cadre pour résoudre d’éventuels litiges.

Les éléments clés d’un contrat valide au Canada incluent :

• Offre et acceptation

• Échange d’argent, de biens, ou de services

• Intention de créer des relations juridiques

• Capacité à contracter

• Légalité de l’objet

Conformité avec les règlements de l’Agence du revenu du Canada (ARC)

L’ARC est l’autorité fiscale responsable de l’application des lois fiscales. Cela inclut la vérification que les contractors paient leur juste part d’impôts.

Les principales obligations de conformité pour les independent contractors comprennent :

• S’inscrire pour obtenir un numéro d’entreprise (NE) : Un NE est un numéro à neuf chiffres pour identifier le contractor auprès de l’ARC. C’est optionnel sauf si votre revenu dépasse 30 000 $ par an.

• Déclarer ses revenus : Les independent contractors doivent déclarer tous leurs revenus personnels et professionnels à l’ARC.

• Déduire les dépenses admissibles : Les contrats peuvent déduire les dépenses courantes et admissibles engagées pour générer des revenus.

• Collecter et reverser la TPS/TVH : Si le contractor dépasse 30 000 $ de revenus annuels, il doit s’inscrire à une compte TPS/TVH et collecter/reverser la taxe sur ses ventes.

• Déposer ses déclarations fiscales : Les independent contractors doivent déposer une déclaration de revenus annuelle auprès de l’ARC, en utilisant le formulaire T1. C’est l’équivalent du formulaire 1099 aux États-Unis.

• Tenir des registres : Ils doivent aussi conserver des documents justificatifs de leurs revenus et dépenses pendant 6 ans.

Sanctions en cas de non-respect :

Le non-respect des règlements de l’ARC selon la Loi de l’impôt sur le revenu peut entraîner des pénalités à partir de 25 $ par jour. Des intérêts, et même des poursuites pénales dans les cas graves. D’autres infractions spécifiques incluent :

• Fausse déclaration d’informations étrangères

• Faux déclarations et omissions

La loi prévoit une exception de diligence raisonnable si vous faites preuve d’efforts diligents pour obtenir les informations demandées. Et si vous fournissez les documents relatifs dans un délai de 90 jours.

Comprendre la relation d’emploi au Canada

Au Canada, les contrats et lois régissent la relation d’emploi. Chaque province a ses propres normes d’emploi. Elles fixent les conditions dans le lieu de travail pour les employés à temps plein et autres types d’employés. La relation employeur-employé implique généralement contrôle et supervision par les employeurs canadiens. Les independent contractors sont autonomes.

Les employeurs sont responsables de respecter les lois sur la santé et sécurité, les droits humains, l’équité, et la compensation des travailleurs. Les employés ont droit à un traitement équitable et à des conditions de travail sécurisées. Enfin, les tribunaux canadiens ont le dernier mot sur la relation d’emploi.

Principales différences en fiscalité et avantages entre Independent Contractors et employés au Canada

Pour identifier les différences clés en fiscalité et avantages au Canada entre independent contractors et employés, répondons à quelques questions :

Différences fiscales

Qui est responsable du paiement des impôts ?

• Employés : Les impôts, la Régime de pensions du Canada (RPC), et l’assurance emploi (AE) sont retenus par l’employeur.

• Independent Contractors : Responsables de gérer eux-mêmes leurs impôts, y compris l’impôt sur le revenu et les cotisations au RPC. Ils déclarent leurs revenus via un formulaire T2125 et peuvent devoir s’inscrire à la TPS/TVH.

Comment le paiement des impôts est-il déclaré ?

• Employés : Reçoivent un feuillet T4 pour la déclaration fiscale.

• Independent Contractors : Déclarent leurs revenus via un formulaire T2125 et peuvent devoir s’inscrire à la TPS/TVH.

Différences en avantages

Quels avantages ont les independent contractors et les employés ?

• Employés : Ont droit à des avantages de l’employeur comme l’assurance emploi, le RPC, les congés payés, et souvent une assurance santé.

• Independent Contractors : Doivent assurer eux-mêmes leurs avantages et assurances. Ils peuvent souscrire à des avantages sociaux et au RPC sous conditions spécifiques.

Vous vous demandez peut-être comment les tarifs des contractors se comparent aux salaires des employés ? Le guide salarial au Canada propose une comparaison utile selon les rôles et industries.

Flexibilité et autonomie en tant que Contractor

Selon les statistiques officielles du gouvernement du Canada, “L’autonomie et le contrôle sont la raison la plus courante de l’auto-emploi”. Et c’est ce que vous trouvez en premier lorsque vous vous lancez dans une carrière de contracting au Canada.

C’est, sans doute, l’aspect principal qui manque souvent dans l’emploi traditionnel. Les independent contractors