Comment S'installer en tant qu'Independent Contractor au Canada

Imaginez vous réveiller, sauter le trajet domicile-travail, organiser votre propre emploi du temps, et travailler sur des projets qui vous tiennent réellement à cœur. C’est la réalité quotidienne de nombreux independent contractors au Canada. Pas de structure de bureau rigide. Pas d’heures fixes. Juste la liberté de bâtir une carrière selon vos propres conditions.

Mais cette liberté s’accompagne de responsabilités. Impôts, contrats, paperasserie juridique, et règles de conformité peuvent rapidement devenir des défis si vous n’êtes pas préparé. Le rêve de travailler en indépendant est réel, mais il faut prendre les bonnes mesures pour le rendre durable.

Ce guide vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour avancer avec clarté. Que vous démarriez votre propre activité en solo ou que vous souhaitiez recruter des talents indépendants, vous trouverez des conseils pratiques pour rester conforme, éviter les erreurs, et réussir dans cette nouvelle étape.

Qu’est-ce qu’un Independent Contractor au Canada ?

Les independent contractors jouent un rôle crucial dans l’économie canadienne. En 2023, le Canada comptait plus de 140 000 independent contractors dans la construction résidentielle et en informatique, ce chiffre dépassant 100 000. De plus, les écrivains et artistes indépendants ont dépassé 60 000. Nous étudierons ce qui rend ce type de travail particulier. Tout d'abord, nous vérifierons ses définitions et éléments clés.

Définition et caractéristiques principales d’un Independent Contractor au Canada

Les independent contractors sont des personnes auto-entrepreneurs qui travaillent ou fournissent des services à différents clients. C’est la structures la plus simple et basique pour les auto-entrepreneurs au Canada.

Au Canada, cette autonomie est rendue possible par ses caractéristiques particulières. Il est important de les comprendre. En effet, il n’existe pas une seule loi définitive qui liste explicitement toutes ces caractéristiques. Au contraire, pour classifier quelqu’un comme independent contractor, il faut analyser plusieurs facteurs.

Le droit commun, les décisions de justice, et les interprétations des lois font partie du processus. Ainsi, pour être reconnu comme independent contractor au Canada, vous devriez présenter au moins les caractéristiques suivantes :

• Autonomie : Liberté de choisir les horaires, le lieu, et les méthodes pour atteindre les objectifs.

• Gestion des ressources : Responsabilité de fournir les outils, équipements, et ressources nécessaires à l’accomplissement des tâches.

• Responsabilité financière : Gestion des dépenses professionnelles et génération de profits.

• Diversification des clients : Capacité à travailler avec plusieurs clients simultanément.

• Accords contractuels : Négociation des tarifs et des termes de service directement avec les clients.

• Absence d’avantages liés à l’emploi : Les employeurs ne sont pas tenus de payer des avantages comme les congés payés, les absences, ou l’assurance emploi légale.

Différence entre Independent Contractors et Employees au Canada

Au Canada, la différence essentielle entre independent contractors et employés réside dans leurs rôles respectifs. La société intègre des employés, tandis que les independent contractors conservent leur propre structure. Les employés reçoivent un salaire régulier et des avantages comme l’assurance emploi et le Régime de pensions du Canada.

Mais les entrepreneurs ont des clients différents et variés. Et ne reçoivent pas d’avantages liés à l’emploi. Les employés sont soumis au contrôle de leur employeur. Les independent contractors, en revanche, ont une autonomie totale sur leur travail.

Ils prennent aussi des risques financiers et gèrent leurs propres impôts et assurances. Une mauvaise classification peut entraîner des conséquences juridiques et financières pour les deux parties. Mais ceci n’est qu’une introduction à de nombreuses autres différences que nous aborderons dans cet article.

Avantages de travailler en tant qu’Independent Contractor au Canada

Devenir independent contractor au Canada offre des avantages. C’est pourquoi de plus en plus de Canadiens optent pour ce mode de travail. Voyons les plus courants :

1. Flexibilité : Contrairement aux employés, les independent contractors peuvent choisir le mode de travail qui leur convient le mieux. Cela inclut les heures, le lieu, et même les vêtements qu’ils portent. De plus, ils peuvent choisir leur stratégie pour traiter avec les clients. Tout cela peut les distinguer de leurs concurrents.

2. Potentiel de revenus plus élevés : Certains contractors spécialisés peuvent facturer des tarifs plus élevés. Certains clients sont prêts à payer davantage pour éviter les coûts liés à l’embauche d’un employé. Le contractor peut également chercher plus de clients et en obtenir davantage.

3. Expansion internationale : Certains domaines peuvent facilement se développer à distance à l’échelle internationale. Ce pourrait être le cas pour des designers graphiques, écrivains, artistes, spécialistes en informatique ou marketers, entre autres. Aujourd’hui, le monde du freelance est en plein essor et regorge d’opportunités également.

4. Accès à des opportunités d’expansion mondiale : Lorsqu’ils s’étendent, les independent contractors au Canada peuvent recruter des talents internationaux pour soutenir leur croissance. Dans ce cas, une société Employer of Record peut être une solution. Elle offre des services compétitifs pour embaucher des équipes à distance partout dans le monde.

5. Équilibre vie professionnelle / vie privée : En raison des emplois du temps flexibles et autres conditions de travail, les contractors peuvent mieux équilibrer leur vie. Cela peut signifier plus de temps avec la famille. Aussi, plus de temps pour leurs loisirs, passions, et relations.

Comment devenir un Independent Contractor au Canada ?

Apprendre à devenir independent contractor au Canada commence par maîtriser les bases. Les sujets concernent la documentation, les impôts, et le fonctionnement de votre entreprise.

De plus, les employeurs pourraient vous demander de prouver votre statut contractuel. Ces informations servent à justifier la classification correcte que vous recevrez, pour éviter amendes, pénalités, et autres conséquences d’une mauvaise classification.

Étapes pour s’installer en tant qu’Independent Contractor au Canada

Certains peuvent vouloir aller trop vite et sauter des étapes importantes pour leur succès à long terme. Pour vous aider à bien démarrer, le portail “Start a Business” du gouvernement du Canada propose un guide étape par étape pour la planification, l’immatriculation, et la conformité.

Voici la démarche complète.

• Comprendre la structure de votre activité

En pratique, il est courant que les gens combinent et regroupent d’autres structures de travail indépendant sous une même bannière d’independent contractor. Mais cela est une erreur.

Par exemple, les propriétaires d’entreprises qui fonctionnent en tant que sole proprietorship ou en société incorporée sont également auto-entrepreneurs. Mais avant eux, il y a les independent contractors. Et chaque option a ses implications juridiques et fiscales différentes.

Strictement parlant, un independent contractor n’est pas une entité juridique. Il ne nécessite pas de processus d’immatriculation ou d’incorporation. Mais il peut le faire, et démarrer ainsi une activité. Dans de nombreux cas, un independent contractor au Canada représente la première étape d’une nouvelle activité commerciale.

Cependant, à ce stade, il n’est pas nécessaire d’investir pour créer une société ou une structure formelle. Par exemple, en Ontario, il suffit d’enregistrer un Sole Proprietorship si votre activité n’utilise pas votre nom personnel comme nom commercial.

• Obtenir des permis de travail et visas si vous n’êtes pas Canadien :

Si vous n’êtes pas citoyen canadien ou résident permanent, vous devrez probablement aussi obtenir un permis de travail ou un visa.

• Obtenir un Numéro d’Entreprise (NE)

Vous devrez obtenir un numéro d’entreprise (NE) auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Il identifie votre activité à des fins fiscales. Mais si votre chiffre d’affaires annuel est inférieur à 30k$, vous pouvez initialement passer cette étape. Si votre activité dépasse ce seuil, cela devient obligatoire.

• S’inscrire à la TPS/TVH

Si un travailleur indépendant réalise plus de 30k$ de revenus par an, il doit s’inscrire à la TPS/TVH (Taxe sur les produits et services / Taxe de vente harmonisée).

Notez que chaque des cinq provinces participant à la TVH a son propre taux. Par ex., la Nouvelle-Écosse a 14 %, et l’Ontario 13 %. Des exceptions et règles existent pour déterminer qui doit s’inscrire.

Par ex., les chauffeurs de taxi doivent toujours s’inscrire, même s’ils sont de petits fournisseurs gagnant moins de 30k$. À l’inverse, dentistes, optométristes, et médecins sont toujours exemptés.

• Obtenir une licence ou un permis

Certains métiers ou professions nécessitent une licence ou un permis. La délivrance peut se faire au niveau provincial ou fédéral.

• Mettre en place votre système comptable

Un independent contractor n’est pas obligé de mettre en place un système pour suivre ses revenus et dépenses. Mais cela peut aider à gérer ses finances et préparer ses déclarations.

• Se faire assurer

Considérez la souscription à une assurance responsabilité civile pour vous protéger contre les pertes financières. Aussi, d’autres types d’assurances pertinentes pour votre activité. Comme vous ne serez pas salarié, vous ne bénéficierez pas d’assurance santé ou sécurité sociale. Il peut donc être utile d’en souscrire une vous-même.

• Comprendre vos obligations contractuelles

Examinez attentivement tout contrat que vous signez avec clients pour vous assurer de bien connaître vos droits et responsabilités. Faites attention aux clauses qui pourraient confondre votre statut avec celui d’un employé. Il est aussi conseillé de vous familiariser à l’avance avec les règles générales dans votre secteur.

Documentation requise pour les Independent Contractors

Les independent contractors au Canada doivent conserver des dossiers précis et organisés. Particulièrement pour des raisons fiscales et pour prouver leur statut d’auto-entrepreneur. Les documents nécessaires peuvent varier selon votre secteur, province ou territoire, et type de travail. Toutefois, certains documents communs à conserver sont :

• Immatriculations : Si vous avez obtenu une licence, conservez ces documents à portée de main.

• Contrats et accords : Il est essentiel de garder des copies de tous les contrats avec clients ou partenaires. Ils précisent les modalités et peuvent aider en cas de litiges.

• Factures et reçus : Vous devrez tenir un registre précis de tous vos revenus et dépenses liés à votre activité. Cela inclut factures et reçus pour toutes dépenses professionnelles.

• Documents fiscaux : Conservez tous les justificatifs de vos déclarations d’impôts.

• Registres TPS/TVH : Si vous êtes enregistré, conservez toutes les traces de la TPS/TVH collectée et reversée.

• Dépenses professionnelles : Gardez une trace des dépenses, telles que fournitures de bureau, frais de déplacement, honoraires professionnels. Vous pourrez les déduire pour réduire votre impôt.

• Assurances : Si vous avez une assurance pour votre activité, conservez vos polices.

• Permis de travail et visas : Gardez aussi copies de tous documents d’immigration utiles.

Comprendre vos obligations en tant qu’Independent Contractor au Canada

En tant qu’Independent Contractor au Canada, il est aussi important de payer les impôts liés au travail indépendant, notamment :

• Impôt sur le revenu : Vous devez déclarer tous vos revenus issus de votre activité indépendante dans votre déclaration de revenus personnelle.

• TPS/TVH : Si vous dépassez 30k$ de revenus annuels, vous devez vous inscrire à la TPS/TVH et la collecter sur vos ventes.

• Déductions : En tant que contractor, vous pouvez déduire vos charges professionnelles éligibles pour réduire votre revenu imposable. Par ex., loyer de bureau, fournitures, frais de déplacement.

• Tenue de registres : Conservez toutes vos factures et justificatifs pour déclarer précisément vos revenus et dépenses, et justifier vos déductions.

• Paiements échelonnés : Selon votre niveau de revenu, vous devrez peut-être effectuer des paiements trimestriels.

• Impôts provinciaux : En plus des impôts fédéraux, vous pourriez devoir payer des impôts provinciaux selon votre résidence.

Pour une vue d’ensemble complète sur la gestion fiscale pour un contractor, consultez le guide “QuickBooks Canada Self-Employed Tax Guide”. Il détaille tout en langage simple, avec conseils de déclaration, dépenses déductibles, et bonnes pratiques pour rester organisé.

Quelles sont les obligations légales des Independent Contractors ?

Si travailler en indépendant offre de la flexibilité, il faut aussi connaître ses obligations légales. Nous allons examiner ici quelques devoirs et responsabilités que les independent contractors au Canada doivent respecter.

Obligations et accords contractuels

Les obligations contractuelles sont juridiquement contraignantes. Elles précisent également les modalités de prestation de services. Ces contrats garantissent que toutes les parties comprennent leurs droits et responsabilités. Ils offrent aussi un cadre pour résoudre d’éventuels litiges.

Les éléments clés d’un contrat valable au Canada comprennent :

• Offre et acceptation

• Échange d’argent, biens, ou services

• Intention de créer des relations juridiques

• Capacité à contracter

• Légalité de l’objet

Conformité avec les règlements de l’Agence du revenu du Canada (ARC)

L’ARC est l’autorité fiscale responsable de l’application des lois fiscales. Cela inclut la vérification que les contractors paient leur juste part d’impôts.

Les principales obligations de conformité pour les independent contractors comprennent :

• Enregistrer un Numéro d’Entreprise (NE) : un NE est un numéro à neuf chiffres pour identifier le contractor auprès de l’ARC. C’est facultatif sauf si votre revenu dépasse 30k$ par an.

• Déclarer ses revenus : les independent contractors doivent déclarer tous leurs revenus personnels et d’entreprise à l’ARC.

• Déduire les dépenses éligibles : ils peuvent déduire les dépenses raisonnables et justifiées nécessaires pour générer leurs revenus.

• Collecter et reverser la TPS/TVH : si le revenu annuel dépassé 30k$, ils doivent s’inscrire à la TPS/TVH, collecter, et reverser cette taxe.

• Déclarer ses impôts : ils doivent produire une déclaration annuelle via le formulaire T1, semblable au 1099 aux USA.

• Tenir des registres : ils doivent conserver toutes pièces justificatives de leurs revenus et dépenses pendant 6 ans.

Pénalités pour non-respect :

Le non-respect des règles de l’ARC peut entraîner des amendes dès 25$ par jour, des intérêts, et même des poursuites si sérieux. Parmi les manquements spécifiques :

• Omettre de fournir des informations à l’étranger

• Fausses déclarations ou omissions

La loi prévoit une exception de diligence raisonnable, notamment en informant des efforts pour obtenir les renseignements demandés, ou en fournissant les documents dans les 90 jours.

Comprendre la relation d’emploi au Canada

Au Canada, les contrats et lois encadrent la relation d’emploi. Chaque province a ses propres normes d’emploi, qui établissent les conditions de travail pour les employés à temps plein et autres. Une relation employeur-employé implique généralement un contrôle et une supervision par l’employeur. Les independent contractors sont autonomes.

Les employeurs sont responsables de respecter la santé et sécurité au travail, les lois sur les droits humains, l’équité, et la compensation des travailleurs. Les employés ont le droit à un traitement équitable et à des conditions de travail sécurisées. Enfin, les tribunaux canadiens ont le dernier mot en matière de relation d’emploi.

Principales différences en fiscalité et avantages entre Independent Contractors au Canada et Employés

Pour distinguer les différences clés en matière fiscale et d’avantages sociaux entre independent contractors et employés, voici quelques questions :

Différences fiscales

Qui doit payer les impôts ?

• Employés : l’impôt, le Régime de pensions du Canada (RPC), et l’assurance-emploi (AE) sont retenus par l’employeur.

• Independent Contractors : ils gèrent eux-mêmes leurs impôts, cotisations au RPC et autres prélèvements. Ils déclarent leurs revenus via un formulaire T2125 et doivent peut-être s’inscrire à la TPS/TVH.

Comment sont reportés les paiements d’impôts ?

• Employés : ils reçoivent un feuillet T4 pour leur déclaration.

• Independent Contractors : ils déclarent leur revenu via un formulaire T2125 et peuvent aussi s’inscrire à la TPS/TVH.

Différences en avantages sociaux

Quels avantages pour les independent contractors et employés ?

• Employés : ont droit à des avantages de leur employeur comme l’assurance emploi, le RPC, les congés payés, souvent une assurance santé.

• Independent Contractors : doivent assurer eux-mêmes leurs avantages et assurances. Ils peuvent souscrire à des régimes d’avantages et au RPC sous conditions.

Curieux de voir comment les tarifs des contractors se comparent à ceux des salariés ? Le “Canada Salary Guide” offre une vue comparative par métier et secteur.

Flexibilité et autonomie en tant que Contractor

Selon les statistiques officielles du gouvernement canadien, “l’autonomie et le contrôle sont les raisons principales du travail en indépendant”. Et c’est ce que l’on constate dès qu’on entame une carrière de contractor au Canada.

C’est, sans aucun doute, l’aspect principal qui manque souvent dans l’emploi traditionnel. Les independent contractors ne bénéficient pas d’avantages légaux obligatoires. Mais ils jouissent d’une plus grande flexibilité en termes d’horaires, de lieux de travail, de rémunération ou de rythme. En tant que contractor, vous pouvez :

• Choisir vos projets selon vos intérêts et critères.

• Définir vos horaires et planning.

• Sélectionner votre lieu de travail : chez vous, au bureau, en espace de coworking, ou même à la plage, selon vos compétences.

Globalement, la flexibilité et l’autonomie offertes par le travail en tant que contractor au Canada sont souvent associées à une expérience de travail plus satisfaisante.

Risques et responsabilités d’un Contractor

Les independent contractors au Canada ont un ensemble spécifique de risques et responsabilités. La gestion de votre activité diffère de celle d’un employé. Jetons un œil.

Responsabilités financières :

• Impôts : vous devez calculer, déclarer, et gérer vos impôts sur le revenu et la TPS/TVH.

• **Avantages