L'importance des politiques de congé payé pour les travailleurs à distance (édition 2025)

Principaux points à retenir :

• 1. Il existe plusieurs types de politiques de congés payés, notamment le congé annuel payé, le congé maladie payé, le congé de maternité ou de paternité, et d'autres.
• 2. Selon le pays de l'employé, vous pourriez être légalement tenu d'offrir du temps de congé payé. La durée et les lois concernant le congé non payé diffèrent d’un pays à l’autre.
• 3. Offrir du temps de congé payé est également avantageux pour l'employeur. Cela se traduit par un meilleur recrutement et fidélisation des employés, une grande productivité, et une amélioration du moral des employés.

Gérer une main-d'œuvre à distance comporte de nombreux avantages pour les employeurs. Cela leur permet d’embaucher les meilleurs talents mondiaux et de réaliser des économies sur les coûts généraux. Ce dernier est souvent l'une des principales raisons pour lesquelles les employeurs passent à un modèle totalement à distance.

Bien que réaliser des économies soit une priorité compréhensible pour les entreprises, offrir des politiques de congés payés est un autre aspect que les employeurs à distance devraient envisager.

Cela peut sembler initialement une dépense inutile. Cependant, les recherches montrent que ces politiques seront rentables pour les employeurs.

Voici ce que vous devriez savoir sur les politiques de congés payés si vous vous demandez s'il faut offrir du congé maladie payé ou un congé parental à vos employés.

Qu'est-ce qu'un congé payé ?

Le congé payé, c'est lorsque les employés prennent un congé du travail tout en étant toujours rémunérés pour cela. Qu’un employé soit éligible ou non à un congé payé dépend de la législation du travail dans le pays. Dans certains pays, la décision concernant le congé payé est laissée à l'appréciation de l'employeur.

Les lois concernant le congé payé deviennent floues si l’équipe est entièrement à distance, donc déterminer la bonne durée de congé payé peut être complexe pour les employeurs. Mais, de nombreux employés à distance choisissent également de travailler pendant leurs jours de maladie en travaillant depuis chez eux. La récente enquête a montré que deux tiers des Américains travaillent même lorsqu'ils sont malades, simplement parce qu'ils travaillent depuis leur domicile.

Les employeurs devraient mettre en place des politiques autour du congé payé pour les employés à distance, car cela favorisera plus de transparence dans l'entreprise. Cela permettra également d’établir des procédures pour les congés payés obligatoires si nécessaire.

Quels types de congés payés existent ?

Selon leur pays d'origine, vos employés peuvent avoir droit à différents types de congés en vertu de leur législation du travail. Par exemple, vos employés peuvent être éligibles à :

1. Congé maladie

2. Congé mariage

3. Congé de maternité, paternité ou parental

4. Congé annuel

5. Congé de deuil

Lors de l’embauche d’une équipe globale à distance, les employeurs devraient se familiariser avec les types de congés disponibles dans le pays de résidence de chaque employé. Certains pays ont des congés payés obligatoires inscrits dans leur législation du travail que vous devez respecter pour rester conforme.

Le congé payé et le temps libre sont l’une des raisons pour lesquelles les entreprises souhaitant embaucher des employés globaux collaborent avec un EOR. Ces organisations ont l’expérience et l’expertise nécessaires pour naviguer dans différentes lois du travail et politiques entourant votre équipe mondiale.

Le congé payé est-il obligatoire ?

Que le congé payé soit obligatoire ou non dépend du pays. Certains pays rendent le congé payé obligatoire par la loi. D’autres laissent ces avantages au choix de l’employeur.

Par exemple, de nombreux pays européens obligent au congé maladie payé pour les employés. Le Canada a également rendu obligatoire le congé payé, ainsi que certains États américains. Cependant, les modalités spécifiques du congé maladie payé varient selon les États.

Les employeurs devraient se familiariser avec certains termes spécifiques concernant le congé maladie. Ceux-ci peuvent porter sur les taux d’accumulation, les critères d’éligibilité et un nombre obligatoire de jours. Cela sera utile pour naviguer dans les lois du travail.

D'autre part, le congé maladie payé n’est pas aussi répandu ou réglementé dans les pays moins développés. Ces travailleurs peuvent ne pas avoir accès à un congé maladie payé ou disposer de possibilités limitées de congé payés.

Quels sont les avantages d’offrir un congé payé pour un employeur ?

Bien que cela puisse sembler contre-intuitif de payer vos employés alors qu’ils ne travaillent pas, le congé payé comporte de nombreux avantages pour l’employeur. Il améliore les taux d’emploi et de fidélisation, le moral, et la productivité. Voici les détails.

1. Amélioration des taux d’emploi

Embaucher une équipe à distance à l’échelle mondiale signifie aussi concurrencer d’autres entreprises pour attirer les meilleurs talents. Le temps de congé payé pourrait faire partie des avantages que vous offrez dans votre offre d’emploi pour rendre votre entreprise plus attractive.

Par exemple, 70 % des travailleurs à distance considèrent le congé illimité comme l’un des meilleurs avantages, mais seulement 4% des employeurs le proposent. Cela pourrait être la raison pour laquelle votre offre d’emploi se démarque.

Si, en tant qu’employeur, vous craignez que le temps illimité soit abusé, il est bon de savoir que les responsables doivent toujours approuver les demandes de congé. De plus, des recherches récentes montrent que les employés ayant la possibilité de prendre un temps illimité y ont recours nettement moins qu’avec un plafond limité.

2. Amélioration des taux de fidélisation

Il est connu que ne pas pouvoir prendre de congé pour des raisons médicales ou familiales crée beaucoup de stress chez les employés. Des recherches montrent que les nouvelles mères qui ont droit à un congé payé pour passer du temps avec leur bébé sont plus susceptibles de revenir au bureau que celles qui n’en ont pas.

Permettre aux employés de prendre du temps et de se remettre d’une maladie, de passer du temps avec leurs proches en vacances ou de fonder une nouvelle famille peut sembler coûteux. Cependant, comparé aux coûts d’embauche et de formation d’un nouveau employé, c’est une option beaucoup moins chère.

3. Amélioration du moral des employés

Le moral des employés est très sensible à différents facteurs. Certains quittent leur emploi parce qu’ils estiment ne pas être suffisamment rémunérés, ou parce qu’ils sont en désaccord avec leurs responsables. Cependant, l’une des principales raisons de départ est le déséquilibre vie professionnelle-vie privée.

Les employeurs qui attendent des employés malades qu’ils se présentent au travail, même en travaillant à distance, montrent qu’ils ne les apprécient pas. Cela peut indiquer qu’ils craignent de perdre leur emploi ou d’autres répercussions en prenant un congé maladie. Cela en dit long sur la culture d’entreprise et la reconnaissance des employés, non seulement pour l’employé concerné, mais pour toute l’équipe.

Alors que certaines entreprises privilégient les activités de cohésion d’équipe ou la création d’un lieu de travail inclusif, offrir aux employés un congé payé lorsqu’ils sont malades aura un impact plus positif sur leur moral.

En quoi la gestion des congés diffère-t-elle pour les équipes à distance ?

La gestion des congés, en particulier dans les grandes entreprises, peut être complexe, même avec une équipe en interne. Avec une équipe en interne, une chaise vide permet de se rappeler que quelqu’un est en congé. C’est un peu plus complexe quand il s’agit de gérer les congés pour vos employés à distance.

Gérer les exigences en matière de congés

Comme mentionné précédemment, différents pays ont des exigences minimales en matière de congés. Alors que dans certains pays, chaque employé a droit à au moins 30 jours de congé annuel payé, dans d’autres, ils n’obtiennent que cinq jours.

Lors de la rédaction de vos politiques de congés payés, vous devez respecter les exigences légales. C’est un aspect essentiel pour maintenir la conformité.

Assurer l’équité entre équipes

D’un autre point de vue, respecter les exigences légales seules pourrait ne pas suffire lorsqu’on gère des équipes mondiales à distance. Votre entreprise doit établir un équilibre solide entre différentes exigences légales afin de promouvoir l’égalité et l’équité. Considérez à la fois les exigences longues et courtes lors de l’élaboration de votre politique de congés payés.

Conseils pour une gestion efficace des congés des équipes à distance

En plus de prendre en compte les lois du travail, il existe des considérations supplémentaires pour la gestion du temps de congé à distance de vos employés. Voici quelques stratégies efficaces pour simplifier la gestion des congés :

1. Mettre en place une politique de congé détaillée

Les différences culturelles peuvent influencer la façon dont vos employés perçoivent leur temps libre. Avec une main-d'œuvre diversifiée, l’inclusion est essentielle, il est donc important de rédiger une politique de congé que tout le monde pourra suivre pour demander des congés.

Votre politique de congé doit définir les procédures pour les demandes de congé, leur approbation, et autres exigences liées à la gestion des congés.

Au minimum, elle doit préciser le délai dans lequel vos employés doivent soumettre leurs demandes. Elle doit également mentionner les circonstances dans lesquelles les demandes peuvent être refusées. Assurez-vous de noter toutes les considérations que les employés doivent examiner avant de demander un congé.

Comme les lois et régulations diffèrent, les employeurs devraient indiquer dans leurs politiques de congé si la stratégie de l’entreprise autorise uniquement le droit statutaire ou si elle prévoit une entitlement universelle de congé. La seconde option permet d’accorder le même nombre de jours de congé payés à tous les employés.

Plus la politique est détaillée, plus la gestion des congés sera facile. Une politique détaillée rationalisera la procédure de demande de congé puisque tous vos employés à distance sauront quelles démarches suivre.

2. Utiliser un logiciel de gestion des congés

Lorsqu’on gère une entreprise entièrement à distance, s’appuyer sur un logiciel adapté peut être la clé du succès. De nombreux logiciels de gestion des congés sont disponibles en ligne et peuvent vous aider à suivre et gérer efficacement les demandes de congé.

3. Créer une directive OOO pour les employés

Avec le télétravail et la communication asynchrone, il est important de définir des directives pour que les employés informent toute l’équipe de leur période d’indisponibilité. Envoyer un email à leur responsable peut être un processus requis, mais cela laisse l’information à la discrétion du responsable.

Le reste de l’équipe doit aussi être informé. Cela peut faciliter la planification des projets, savoir qui contacter, et éviter l’accumulation de tâches à faire.

Par exemple, vous pouvez demander à vos employés de configurer des réponses automatiques par email qui informent les expéditeurs de leur absence jusqu’à une date spécifiée. La plupart des équipes à distance utilisent également des applications de communication en ligne, où ils peuvent mettre à jour leur statut.

4. Créer un calendrier PTO à l’échelle de l’entreprise

Certaines entreprises à distance choisissent de créer un calendrier d’entreprise commun, permettant aux employés de marquer les dates où ils seront indisponibles. Cela permet de garder tout le monde informé et de mieux planifier les projets.

5. Inclure les jours fériés dans le calendrier

Un autre aspect clé pour créer un lieu de travail inclusif est de respecter les jours fériés des employés. Différents pays ont différents jours fériés, il est donc judicieux de les inclure dans le calendrier PTO de l'entreprise.

Cela montre aux employés qu’ils sont appréciés, leur donne du temps pour leur famille, et assure la conformité avec les lois et régulations locales.

FAQ

Les télétravailleurs ont-ils droit à des congés payés ?

La question de savoir si votre équipe à distance a droit à un congé payé dépend du pays d’origine et de la politique de l’entreprise. Certains pays obligent que les employés à distance disposent des mêmes droits que les employés en présentiel, d’autres non. Vérifiez la législation locale pour savoir si vous respectez le droit aux congés payés.

Le FMLA couvre-t-il les travailleurs à distance ?

La couverture du FMLA pour les télétravailleurs dépend de leur lieu de résidence. Si l’employé vit à 75 miles ou plus du bureau de l’employeur, il est couverts par le FMLA. Cependant, l’employeur doit aussi employer au moins 50 salariés dans cette zone de 75 miles.

Puis-je utiliser un congé maladie si je travaille entièrement à distance ?

La possibilité d’utiliser un congé maladie dépend de votre employeur et des lois du travail dans votre pays ou état. Renseignez-vous sur la législation applicable pour vérifier si vous avez droit à des jours de congé maladie selon la législation du travail.