Les coûts cachés de la constitution d'une équipe mondiale sans Employer of Record

Expanding your business internationally peut ouvrir de nouvelles opportunités de croissance. Cependant, cela comporte également des coûts cachés que de nombreuses entreprises négligent. Embaucher des talents globaux peut sembler un processus simple. Mais, les défis financiers et opérationnels peuvent s’accumuler rapidement.

Voici ce que vous devez considérer avant de constituer une équipe mondiale.

Mise en place d’entités juridiques dans chaque pays

L’un des coûts cachés majeurs de l’embauche globale est la création d’entités juridiques dans chaque pays où vous envisagez d’embaucher des employés. De nombreux pays exigent que les entreprises inscrivent une entité commerciale locale avant de pouvoir embaucher légalement des travailleurs. Cela implique un investissement financier important et une complexité administrative.

Coûts de la création d’entité

L’enregistrement d’une entité juridique comprend souvent des frais juridiques et des coûts d’enregistrement gouvernementaux. Parfois, cela nécessite également de faire appel à des experts locaux pour naviguer dans des réglementations complexes. Par exemple, la création d’une filiale en Allemagne peut coûter entre 10 000 € et 25 000 €. En Chine, cela peut dépasser 50 000 $ en raison des exigences de dépôt de capital et des frais réglementaires.

Conformité continue et maintenance

Au-delà de la mise en place initiale, le maintien d’une entité exige une conformité continue avec les lois locales. Cela implique la gestion des déclarations fiscales, du traitement de la paie, de l’administration des avantages et de la reporting financier. Dans certains pays, les coûts annuels de conformité peuvent varier de 10 000 $ à 50 000 $ par entité. Le non-respect des réglementations locales peut entraîner des amendes importantes et des disruptions opérationnelles.

Gestion de la paie et conformité fiscale

Gérer la paie pour une main-d'œuvre mondiale ne se limite pas à envoyer des salaires. La gestion de la paie implique de comprendre les lois fiscales locales, les cotisations de sécurité sociale, et les exigences de reporting. Chaque pays a des réglementations fiscales uniques auxquelles les employeurs doivent se conformer. Cela nécessite une planification soigneuse et des conseils juridiques.

Variations dans les réglementations de la paie

Différents pays ont des cycles de paie, des déductions fiscales et des contributions aux avantages sociaux spécifiques. En tant qu’employeur, vous devez les respecter pour rester en conformité. Par exemple, en France, les employeurs versent environ 45% du salaire d’un employé en cotisations sociales. Aux États-Unis, les taxes sur la paie de l’employeur se situent généralement entre 7,65% et 15,3%.

Coûts administratifs cachés

Gérer la paie dans plusieurs pays signifie engager des comptables spécialisés. Cela peut également impliquer de souscrire à un logiciel de paie ou de collaborer avec des fournisseurs locaux de services de paie. Ces coûts peuvent rapidement s’accumuler, avec des fournisseurs globaux facturant entre 200 $ et 500 $ par employé par mois. Le prix réel dépend du pays et de la complexité des réglementations de la paie.

Avantages pour les employés et exigences légales

Chaque pays a des règles différentes concernant les avantages aux employés. Vous devez prendre en compte les dépenses liées à la santé, aux pensions, et aux congés payés. Les employeurs doivent offrir des avantages conformes aux lois locales, ce qui peut être plus coûteux que prévu.

Contributions obligatoires

Dans de nombreux pays, les employeurs doivent contribuer aux fonds de retraite, à l’assurance santé, et aux programmes de chômage. Par exemple, au Brésil, les employeurs sont tenus de payer un 13ème mois de salaire à la fin de l’année. Cela augmente effectivement les coûts de main-d'œuvre de plus de 8% par an. Au Royaume-Uni, les entreprises doivent contribuer au moins 3% du salaire d’un employé à un régime de pension en entreprise.

Attentes culturelles concernant les avantages

Au-delà des exigences légales, les employés dans différentes régions peuvent attendre des bénéfices supplémentaires. Ceux-ci peuvent inclure des avantages tels que des chèques repas, des allocations de transport, ou des bonus annuels. Au Japon, les entreprises offrent souvent des allocations de déplacement, coûtant environ 100 à 300 $ par employé par mois. Au Mexique, les employés reçoivent généralement des vouchers d’épicerie d’environ 10% de leur salaire, ce qui augmente le coût pour les employeurs.

Naviguer dans les lois du travail et contrats d’emploi

Les lois sur l’emploi varient considérablement d’un pays à l’autre. Elles couvrent des domaines tels que les politiques de licenciement, les périodes d’essai, et les restrictions sur les heures de travail. Une mauvaise interprétation de ces règlements peut entraîner des litiges coûteux.

Risque de non-conformité

Ne pas respecter les lois locales sur l’emploi peut entraîner des poursuites, des amendes, et des atteintes à la réputation. Par exemple, un licenciement abusif en Allemagne peut conduire à des paiements de licenciement équivalant à la moitié du salaire mensuel par année de service. En Espagne, les employeurs qui ne respectent pas le droit du travail peuvent faire face à des amendes dépassant 6 000 € par violation.

Complexité des politiques multi-pays

Créer des politiques uniformes à travers plusieurs pays est difficile. Chaque juridiction peut avoir des exigences différentes. Personnaliser les contrats d’emploi pour chaque localisation nécessite une expertise juridique et des ajustements réguliers. Dans de nombreuses régions, les honoraires de consultation juridique varient de 300 $ à 600 $ par heure.

Le coût d’embaucher et de gérer des équipes à distance

Au-delà des considérations juridiques et financières, gérer une main-d'œuvre distribuée(/api/glossary/distributed-company/) comporte des coûts supplémentaires liés à la technologie, aux outils de productivité, et à la cohésion d’équipe.

Investissements dans les outils de collaboration

Les équipes à distance dépendent d’outils numériques pour la communication, la gestion de projet, et l’automatisation des flux de travail. Les abonnements à ces outils peuvent devenir une dépense importante. Des plateformes comme Slack, Zoom, et Asana coûtent entre 10 $ et 30 $ par utilisateur par mois. Pour de grandes équipes, cela peut représenter plusieurs milliers de dollars annuellement.

Maintenir la culture d’entreprise et l’engagement

Construire une culture d’entreprise forte à travers différents fuseaux horaires demande un effort délibéré. Les entreprises doivent investir dans des activités virtuelles de team-building et la formation en leadership. Elles devraient également envisager d’autres programmes d’engagement des employés pour maintenir la cohésion. Selon la localisation et l’étendue, organiser des retraites virtuelles ou des rencontres mondiales peut coûter entre 1 000 $ et 3 000 $ par employé par événement.

Comment un employer of record (EOR) peut aider à réduire les coûts

Les coûts de gestion d’une main-d'œuvre mondiale peuvent être importants. Cependant, collaborer avec un Employer of Record (EOR) peut offrir une alternative économique. Un EOR agit en tant que employeur légal au nom de votre entreprise. Ils gèrent la conformité, la paie, les avantages, et d’autres responsabilités liées à l’emploi dans plusieurs pays.

Éliminer les coûts de création et de maintenance d’entités

Un EOR dispose déjà d’entités légales établies dans divers pays. Avec un EOR, les entreprises peuvent éviter les coûts élevés liés à la création et à la maintenance de leurs propres entités. Cela permet d’économiser des dizaines de milliers de dollars par pays tout en assurant une conformité totale.

Simplifier la gestion de la paie et la conformité

Un EOR gère la paie, les retenues d’impôt, et les avantages statutaires. Il veille également à la conformité avec les lois locales. Au lieu d’embaucher plusieurs fournisseurs de paie ou consultants juridiques, vous pouvez tout couvrir avec un seul partenaire EOR. Cela réduit la charge administrative et les pénalités imprévues.

Gérer efficacement les avantages pour les employés

Les EOR offrent l’accès à des packages d’avantages conformes localement à des tarifs compétitifs. Cela aide les entreprises à respecter les obligations légales tout en réduisant les coûts. Par exemple, un EOR peut négocier des plans d’assurance maladie de groupe plus abordables que ce qu’une entreprise individuelle pourrait obtenir.

Réduire le risque et la responsabilité

En gérant les contrats d’emploi et la conformité, un EOR diminue les risques juridiques. Cela protège votre entreprise contre des litiges coûteux. Ce dispositif est particulièrement précieux dans les pays où les lois du travail sont complexes. Il est également important dans les pays où la non-conformité peut entraîner des pénalités financières sévères.

Les coûts cachés de l’embauche et de la gestion d’une équipe mondiale

Bien que l’expansion mondiale offre de nombreux avantages, les coûts cachés de l’embauche et de la gestion d’une équipe globale peuvent être importants. De la création d’entités juridiques et la conformité fiscale aux avantages sociaux et aux différences culturelles, les entreprises doivent évaluer soigneusement ces défis financiers et opérationnels avant de se lancer à l’international.

Cependant, en travaillant avec un EOR, les entreprises peuvent simplifier l’embauche internationale. Cela aidera également à réduire les coûts et à assurer la conformité. Collaborer avec un EOR rend l’expansion internationale plus efficace et durable.

FAQ :

Quels sont les plus grands coûts cachés lors de l’embauche d’une équipe mondiale ?

Les principaux coûts cachés incluent la création d’entités juridiques et la conformité en matière de paie. Le deuxième coût majeur concerne les avantages obligatoires et les frais juridiques liés au droit du travail. Gérer ces facteurs nécessite un investissement financier et une expertise considérable.

Comment un Employer of Record (EOR) peut-il aider à réduire les coûts d’embauche mondiale ?

Un EOR élimine la nécessité de créer des entités légales coûteuses. Il assure également la conformité au droit du travail local et gère la paie ainsi que les avantages sociaux. Embaucher un EOR peut réduire considérablement les dépenses administratives et juridiques.

Un EOR est-il plus rentable que la création d’une entité légale ?

Oui, pour de nombreuses entreprises, un EOR est une solution économique. La création d’entités peut coûter plus de 50 000 $ par pays, tandis qu’un EOR offre une solution d’embauche conforme à une fraction de ce coût.