Remote Work and Productivity
Maximiser la productivité tout en respectant les limites d'heures de travail au Canada.
Lucas Botzen
Founder
Travail à distance et productivité
Publié le :
April 18, 2024
Écrit par :
Lucas Botzen
Principaux points à retenir : 1. Les lois du travail au Royaume-Uni s'appliquent aux travailleurs en bureau et à distance. L'employeur est tenu de fournir le salaire minimum vital, des congés payés et d'autres avantages statutaires aux employés à distance. 2. Avoir un contrat écrit n'est pas obligatoire au Royaume-Uni. À la place, une déclaration écrite des conditions d'emploi est le document obligatoire que les employeurs doivent fournir à leurs employés. 3. Les éléments clés du système de paie au Royaume-Uni incluent les codes fiscaux, le système PAYE (Pay As You Earn), l'émission des formulaires P45, P60 et P11D, et les contributions à l'assurance nationale.
Table des matières
Le Royaume-Uni est familier avec l'embauche de personnes pour travailler à distance. En 2020, plus de 56 % de leur main-d'œuvre s'est tournée vers le travail à distance en raison du coronavirus. Les statistiques montrent que en 2023, de nombreux employés britanniques ont conservé leur statut de travail à distance. Le pourcentage de personnes travaillant entièrement à distance est de 10 %, et celui des personnes travaillant parfois à domicile est de 29 %. De nombreux employés apprécient leurs arrangements de travail à domicile. Cela offre une plus grande flexibilité et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il est également facile pour les entreprises de voir les avantages d'embaucher des employés à distance. Elles ont accès à une main-d'œuvre diversifiée et à des talents mondiaux tout en réduisant les coûts généraux. Cependant, chaque pays a son propre ensemble de lois et de réglementations régissant le travail à distance, et le Royaume-Uni ne fait pas exception. De nombreux changements ont eu lieu après le Brexit, ce qui complique encore le processus d'embauche. Voici un guide qui vise à simplifier le processus d'embauche de travailleurs à distance au Royaume-Uni. Il couvrira les lois et réglementations en matière d'emploi et de travail, et offrira des conseils pour embaucher des employés à distance au Royaume-Uni. De plus, le guide couvrira les facteurs clés pour établir une collaboration saine et à long terme.
Les rôles à distance sont applicables dans presque toutes les industries. Mais, tous les rôles ne peuvent pas être remplis à distance, et certains peuvent nécessiter que vos employés travaillent au bureau. Même ainsi, les secteurs technologiques et créatifs sont idéaux pour le travail à distance. Vous pouvez envisager d'embaucher des employés à distance pour remplir ces rôles :
Lorsque vous embauchez des employés à distance au Royaume-Uni, vous devez être conscient des lois pertinentes en matière d'emploi et de travail pour rester en conformité. Ces lois protègent à la fois les employés et les employeurs, il est donc important de les comprendre avant de publier cette offre d'emploi.
Gardez à l'esprit que les employés à distance ont droit aux mêmes protections que vos employés de bureau. En tant qu'employeur, vous êtes tenu de déduire l'impôt sur le revenu et de tenir des registres pour la paie. Bien que vous économisiez sur les coûts généraux, vous devez toujours fournir :
Les employeurs doivent également suivre les réglementations qui donnent aux travailleurs le droit de demander un travail flexible. Il existe également une période de préavis minimale obligatoire pour les travailleurs en cas de licenciement. Les employeurs doivent également être conscients que les employés sont protégés contre les licenciements abusifs en vertu de la loi britannique sur le travail. Selon le type de travail effectué par l'employé, l'employeur peut être tenu de fournir des précautions de santé et de sécurité ou une assurance. Ils doivent également se conformer aux lois contre la discrimination et aux lois régissant les heures de travail. Vos employés ne peuvent généralement pas travailler plus de 48 heures par semaine en moyenne. Si vos employés ont moins de 18 ans, cela est réduit à 40 heures par semaine. Vous êtes également tenu de fournir des pauses à vos employés au Royaume-Uni. Ils ont droit à une pause de 15 minutes toutes les 4 heures et demie. Après six heures, vos employés ont droit à une pause de 30 minutes, qui peut ou non inclure les 15 minutes précédentes.
Vous devrez peut-être suivre certaines exigences légales supplémentaires si vous souhaitez embaucher des employés à l'étranger. En général, vous devez enregistrer une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher. Vous devez également naviguer dans les lois et réglementations en matière d'emploi et de travail de ce pays et vous assurer de leur conformité. réglementations. Ou, vous pourriez devoir relocaliser vos employés au Royaume-Uni pour maintenir la conformité. Vous devrez aider vos employés à obtenir les visas et permis pertinents, et dans certains cas, parrainer leur relocalisation. Pour les petites entreprises qui ne peuvent pas se permettre l'investissement de créer une présence ou de relocaliser les talents, embaucher un EOR pourrait être un meilleur choix. Cela permet aux employeurs d'embaucher librement n'importe qui dans le monde, en agissant comme employeur légal dans leur pays pendant que l'employé travaille pour vous.
Lors de l'embauche d'employés à distance au Royaume-Uni, il est important de comprendre quelles lois sur l'emploi s'appliquent à votre entreprise. La principale législation qui régit l'emploi au Royaume-Uni est le Employment Rights Act 1996. Il y a aussi le Equality Act 2010 et le Health and Safety at Work Act 1974. Ces lois s'appliquent à tous les employés, quel que soit leur emplacement. En plus de ces lois générales sur l'emploi, il y a aussi les Working Time Regulations 1998. Celles-ci fixent des limites sur les heures de travail, les pauses et le droit aux congés annuels. Les Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 exigent que les employeurs évaluent et gèrent les risques associés aux travailleurs à distance utilisant des équipements d'affichage à écran.
Bien qu'au Royaume-Uni un contrat écrit ne soit pas requis par la loi, les employeurs bénéficieront d'en avoir un. Il met par écrit ce sur quoi les parties se sont mises d'accord et peut être utilisé en cas de malentendu. Les contrats de travail typiques au Royaume-Uni incluent plusieurs composants que vous devriez également considérer.
Les termes et conditions de l'emploi décrivent les détails de base. Ils devraient couvrir le titre du poste, la date de début et des notes sur toute période d'essai. Ils devraient également inclure combien et quelles heures l'employé est censé travailler. Si l'employé est à distance, vous pouvez ou non l'inclure dans le contrat. Sinon, vous incluriez également l'adresse du bureau. Les termes et conditions devraient également inclure des détails sur la rémunération. Assurez-vous d'inclure le salaire de l'employé, les avantages, les primes convenues et d'autres détails pertinents.
L'accord de confidentialité est l'un des aspects les plus importants du contrat, car il protège votre entreprise et vos clients. Il empêche les employés de partager les informations de l'entreprise qu'ils apprennent pendant leur emploi.
L'une des principales raisons pour lesquelles vous choisiriez des employés plutôt que des contractuels est que vous ne voulez pas qu'ils travaillent avec la concurrence. Avoir une clause de non-concurrence dans votre contrat interdit aux employés de travailler avec un concurrent. Elle leur interdit également de créer leur propre entreprise dans le même secteur pendant un certain temps. De cette manière, vos secrets commerciaux sont protégés, et vous protégez également vos clients et autres informations sensibles.
Bien qu'il soit important de définir le début, il est conseillé de définir également le processus de résiliation. Il devrait inclure les conditions qui pourraient entraîner la résiliation du contrat. Il devrait également définir les motifs de licenciement et les périodes de préavis. Vous devriez également inclure toutes les exigences post-résiliation de l'employé.
Les deux parties doivent savoir ce qui doit se passer en cas de litiges. Cette section du contrat devrait définir le processus de résolution des litiges s'ils surviennent. Elle peut inclure des dispositions pour l'arbitrage et la médiation. Elle devrait également lister les organismes de réglementation responsables de résoudre tout problème.
Un contrat de travail écrit n'est pas requis par la loi au Royaume-Uni. Mais, l'employeur est légalement tenu de fournir une déclaration écrite des conditions d'emploi à l'employé. Cela devrait être remis à l'employé le premier jour de travail. Les conditions d'emploi devraient inclure. détails pertinents sur le poste. Similaire à la partie des termes et conditions du contrat formel, les détails de l'emploi devraient couvrir : 1. Le nom de l'employeur et de l'employé 2. Titre du poste, description du travail et date de début 3. Durée de l'emploi, date de fin si c'est un contrat à durée déterminée, période de préavis 4. Heures de travail et jours de travail. Il devrait également inclure si l'employé doit travailler le dimanche, la nuit ou faire des heures supplémentaires. 5. Montant et date de paiement 6. Lieu de travail ou si l'employé pourrait devoir se relocaliser. 7. Droit aux congés, y compris les jours fériés 8. Tous les autres avantages offerts 9. Formation obligatoire et qui la finance 10. Indemnités de maladie et procédure pour les obtenir 11. Autres congés payés, y compris le congé parental Une déclaration écrite plus large devrait accompagner une déclaration écrite des détails dans les deux mois. Elle devrait inclure des informations sur les accords collectifs. Aussi, sur les pensions et les régimes de retraite, ainsi que les procédures disciplinaires et de réclamation. ## Facteurs clés à considérer lors de l'embauche L'embauche de salariés à distance est un processus différent de l'embauche traditionnelle. Cela est très vrai lorsque vous embauchez à l'échelle mondiale. Pour embaucher des personnes à l'échelle mondiale, vous pouvez vous appuyer sur des sites d'emploi ou des agences de recrutement dans le pays souhaité pour trouver les bons talents. Puisque vous serez en concurrence avec des entreprises du monde entier pour trouver le bon personnel, il est important de bien planifier. Vous devriez planifier le poste, l'annonce d'emploi et d'autres aspects du poste en détail. ### Créer une description de poste détaillée pour le travail à distance L'une des premières étapes d'une stratégie d'embauche à distance efficace est de créer une description de poste détaillée. Cette description de poste doit clairement définir les responsabilités, les qualifications et les attentes. Il est important d'être précis sur les compétences et l'expérience requises. Vous devriez également énumérer tous les outils ou logiciels spécifiques que le candidat doit connaître. Il est également important d'inclure des informations sur les politiques et attentes de l'entreprise en matière de travail à distance. Cela peut inclure des détails sur les heures de travail ou toute exigence spécifique pour les employés à distance. ### Offrir d'excellents avantages pour attirer les meilleurs talents Vous devrez également réfléchir aux bonus, avantages et bénéfices que vous offrirez à vos employés. Comme mentionné précédemment, vous devrez fournir tous les avantages statutaires, mais vous devrez peut-être aussi en offrir plus pour attirer les meilleurs talents. Un poste à distance est un avantage en soi, mais d'autres avantages compétitifs seront également cruciaux pour trouver la bonne personne pour le poste. Cela peut être un plan de retraite, une assurance santé privée ou des opportunités d'apprentissage continu. Quoi qu'il en soit, vous devriez offrir de grands avantages car cela pourrait être ce qui vous distingue des autres employeurs. ### Mener des entretiens numériques Une fois que les candidatures commencent à arriver, il est important de mener des entretiens numériques. Ceux-ci vous aideront à évaluer l'aptitude des candidats au travail à distance. Vous pouvez interviewer les candidats via des plateformes de visioconférence telles que Zoom ou Skype. Pendant l'entretien, il est important de poser les bonnes questions. Vous devriez essayer d'évaluer leur capacité à travailler de manière autonome, leur gestion du temps et leurs compétences en communication. Il est également important de vérifier leurs compétences techniques et leur familiarité avec les outils et logiciels de travail à distance. De plus, il peut être utile d'inclure une composante pratique dans le processus d'entretien. Cela peut impliquer d'assigner une petite tâche ou un projet qui simule le type de travail que le candidat effectuera dans le rôle à distance. Cela permet aux entreprises d'évaluer les compétences et les capacités du candidat dans un scénario réel. ## Intégration des employés à distance Vous devrez également modifier l'intégration. Bien qu'il y ait de nombreux avantages et inconvénients au travail à distance, l'un des principaux inconvénients est un processus d'intégration plus compliqué. Les employeurs devront investir un temps et une énergie considérables dans l'intégration et la formation en ligne. Cela est vrai pour les entreprises qui utilisent des logiciels ou des processus complexes. Voici quelques stratégies que vous pouvez mettre en place pour faciliter le processus d'intégration. ### 1. Plateformes d'intégration numérique L'une des. les moyens les plus efficaces d'intégrer les employés à distance sont les plateformes d'intégration numérique. Ces plateformes fournissent un emplacement centralisé pour les nouveaux employés. Cela les aidera à accéder à toutes les informations et ressources nécessaires pour commencer. Sur ces plateformes, ils peuvent compléter tous les documents requis. Ils peuvent également regarder des vidéos de formation et apprendre les politiques et procédures de l'entreprise. Ces plateformes permettent également aux RH et aux managers de suivre les progrès des nouveaux employés. Cela aidera les RH à s'assurer que les employés accomplissent toutes les tâches nécessaires. Ils peuvent également utiliser ces plateformes pour planifier des réunions virtuelles, pour une intégration plus personnelle et interactive.
Les employés à distance ont besoin de programmes de formation complets. Ceux-ci devraient couvrir tous les aspects de leur rôle et de leurs responsabilités. Cela peut inclure une formation sur des logiciels ou outils spécifiques qu'ils utiliseront. Il devrait également inclure une formation sur les politiques, procédures et culture de l'entreprise. Ce dernier point est important avec des équipes globalement diversifiées. Ces programmes de formation peuvent être des vidéos préenregistrées, des webinaires en direct et des modules d'apprentissage en ligne interactifs. Il est important de s'assurer que les employés peuvent compléter ces matériaux de formation à leur propre rythme. De plus, fournir aux employés à distance l'accès à une base de connaissances ou une bibliothèque de ressources peut être bénéfique. Cela leur permet de trouver des réponses aux questions courantes sans avoir à contacter constamment leur manager ou leurs collègues.
Associer les nouveaux employés à des mentors peut améliorer et accélérer leur expérience d'intégration et de formation. Les mentors peuvent fournir des conseils, répondre aux questions et offrir un soutien aux nouveaux employés alors qu'ils naviguent dans leurs nouveaux rôles. Des bilans réguliers et des réunions virtuelles entre eux peuvent aider à construire une relation solide. Cela aidera également à s'assurer que le nouvel employé se sent soutenu et connecté à l'équipe. Les mentors peuvent également fournir des informations précieuses et des conseils basés sur leurs propres expériences. Cela aidera les nouveaux employés à s'adapter à leur nouvel environnement de travail à distance.
Le feedback est crucial pour la croissance et le développement. Un système de feedback efficace peut aider les employés à distance à identifier les domaines à améliorer. Des réunions régulières en tête-à-tête entre les managers et les employés à distance sont indispensables. Celles-ci peuvent fournir une opportunité de feedback et de communication ouverte. Ces réunions peuvent être des appels vidéo ou téléphoniques, permettant une expérience plus personnelle et interactive. De plus, la mise en place d'un système de feedback par les pairs peut également être bénéfique. Il permet aux employés à distance de recevoir des retours de leurs collègues. Cela crée un environnement de travail collaboratif et solidaire.
Des mises à jour et une communication régulières pour les employés à distance les aident à se sentir connectés avec leur équipe. Les managers devraient fournir des mises à jour régulières. Celles-ci peuvent être des nouvelles de l'entreprise, des projets et des objectifs pour tenir les employés à distance informés et impliqués. Les réunions d'équipe régulières et les événements sociaux virtuels peuvent également aider les employés à distance à se sentir comme faisant partie d'une équipe. Créer une culture de communication ouverte peut aider les employés à se sentir à l'aise pour demander du soutien.
En tant qu'employeur au Royaume-Uni, comprendre les bases de la paie est essentiel. Voici quelques éléments clés et processus impliqués dans le système de paie britannique pour vous aider à assurer la conformité.
Les éléments clés du système de paie britannique incluent les codes fiscaux, le système PAYE (Pay As You Earn), l'émission des formulaires P45, P60 et P11D, et les contributions à l'assurance nationale.
Les employeurs utilisent les codes fiscaux pour calculer le montant de l'impôt qu'ils doivent déduire du salaire d'un employé. Chaque employé a un code fiscal, attribué par HM Revenue and Customs (HMRC), en fonction de ses circonstances. Les employeurs doivent s'assurer qu'ils ont le bon code fiscal pour chaque employé, car utiliser le mauvais code fiscal peut entraîner un sous-paiement ou un surpaiement de l'impôt. Les employeurs peuvent obtenir le. codes fiscaux pour leurs employés de HMRC ou par l'utilisation d'un logiciel de paie.
Le système PAYE que les employeurs utilisent pour déduire l'impôt sur le revenu et les cotisations d'assurance nationale des salaires des employés. Les employeurs doivent utiliser le PAYE s'ils ont des employés gagnant au-dessus du seuil PAYE. Celui-ci est actuellement fixé à £242 par semaine, £1,048 par mois, ou £12,570 par an. Le système PAYE garantit que les impôts et les cotisations d'assurance nationale des employés sont déduits à la source. Cela signifie qu'ils sont prélevés directement sur leurs salaires avant qu'ils ne soient payés.
Les formulaires P45, P60 et P11D sont des documents importants que les employeurs doivent remettre à leurs employés à divers moments de l'année. Un P45 est remis à un employé lorsqu'il quitte un emploi. Il contient des détails sur ses revenus et les cotisations d'impôt et d'assurance nationale déduites pendant son emploi. L'employé doit remettre son P45 à son nouvel employeur lorsqu'il commence un nouvel emploi. Un P60 est remis aux employés à la fin de chaque année fiscale, qui s'étend du 6 avril au 5 avril de l'année suivante. L'employeur doit le fournir avant le 31 mai. Le P60 résume les revenus totaux de l'employé et les cotisations d'impôt et d'assurance nationale déduites pendant l'année fiscale. Un formulaire P11D est utilisé pour déclarer toutes les dépenses, avantages ou autres éléments imposables fournis aux employés qui ne sont pas inclus dans leurs salaires réguliers. Des exemples d'éléments qui peuvent devoir être déclarés sur un formulaire P11D incluent les voitures de société, l'assurance médicale privée et les bons de garde d'enfants.
Les cotisations d'assurance nationale (NICs) sont des paiements effectués par les deux parties pour financer divers avantages de l'État. L'exemple inclut la pension de l'État et les soins de santé. Les employeurs sont responsables de déduire les NICs de l'employé de leurs salaires. Et, ils doivent faire des contributions supplémentaires au nom de l'employé. Le montant des NICs qu'un employé et un employeur doivent payer dépend des revenus de l'employé et de la lettre de catégorie d'assurance nationale. Les différentes catégories déterminent le taux auquel les NICs sont calculés et les avantages auxquels l'employé a droit. Il est important pour les employeurs de calculer et de déduire avec précision le montant correct des NICs des salaires de leurs employés. Ne pas le faire peut entraîner des pénalités et des conséquences juridiques.
L'environnement de bureau est conçu pour rassembler tout le monde. Il les maintient engagés dans leur travail en éliminant les distractions à domicile. Il encourage également les employés à collaborer, innover et être plus productifs au travail. Mais, comment y parvenir au Royaume-Uni, lorsque la majorité de votre équipe est dispersée à travers le monde ?
La première chose à faire est de créer des canaux de communication clairs. Ceux-ci sont la clé d'une collaboration efficace avec une équipe à distance. Vous pouvez également envisager de mettre en œuvre un travail asynchrone lorsque cela est possible, surtout si vous avez des employés dans différents fuseaux horaires. Vous devez également prendre en compte la sécurité. Assurer la sécurité des données et la confidentialité est essentiel, surtout puisque au Royaume-Uni, votre entreprise relève de la juridiction du RGPD du Royaume-Uni. Vous pourriez envisager de mettre en place des mesures de sécurité supplémentaires. Cela pourrait également nécessiter l'achat de logiciels spécialisés pour vos employés. Dans certains cas, cela pourrait signifier fournir l'équipement nécessaire à vos employés.
Établir des politiques et des procédures de conformité robustes est crucial pour les entreprises opérant au Royaume-Uni afin de réduire les risques de non-conformité. Ces systèmes protègent votre entreprise contre les violations du droit du travail. Ils garantissent également que l'organisation fonctionne de manière éthique et légale. Voici quelques recommandations sur la façon de maintenir la conformité lors de l'embauche à distance au Royaume-Uni :
La première étape consiste à effectuer une évaluation complète des risques de conformité. Cela implique d'identifier et d'évaluer les risques potentiels de conformité auxquels l'entreprise peut être confrontée lors de l'embauche d'employés. Ces risques peuvent inclure des problèmes liés à. discrimination, harcèlement ou protection des données. Ils peuvent également être liés à la santé et à la sécurité, ainsi qu'à d'autres domaines du droit du travail. Une évaluation des risques qui prend en compte toutes les lois pertinentes vous permet de créer des politiques d'entreprise précises.
L'étape suivante consiste à développer des politiques claires et complètes qui traitent de ces risques. Les politiques doivent définir les attentes et les normes de l'entreprise en matière de pratiques d'emploi. Elles doivent également guider la conformité aux lois et règlements pertinents. Il est essentiel de s'assurer que ces politiques sont accessibles à tous les employés. Elles doivent être rédigées dans un langage clair et concis et disponibles dans un manuel de l'employé. Les entreprises devraient également envisager de fournir des sessions de formation ou des ateliers.
La communication et la formation sont essentielles pour s'assurer que tous les employés comprennent et suivent ces politiques. Vous devez communiquer clairement et régulièrement les politiques de l'entreprise à tous les employés, y compris les nouveaux embauchés. Pour ce faire, vous pouvez envoyer des mises à jour par e-mail, des bulletins d'information, ou organiser des réunions à l'échelle de l'entreprise. Vous pouvez également fournir une formation aux employés sur des sujets liés à la conformité. Cela peut inclure une formation sur les politiques anti-discrimination et anti-harcèlement. Ou encore, sur la protection des données et les règlements de santé et de sécurité.
Pour souligner l'importance de ces politiques, établissez des procédures pour signaler et enquêter sur les violations de conformité. Cela inclut de fournir aux employés un canal sûr et confidentiel pour signaler toute préoccupation ou violation. En cas de violations, les solutions peuvent inclure des avertissements, une nouvelle formation, ou, dans les cas graves, le licenciement.
Les lois et règlements sur l'emploi évoluent. Les entreprises et leurs politiques doivent rester à jour avec les développements. Réviser et mettre à jour les politiques de conformité garantit qu'elles sont en accord avec les lois et règlements actuels.
Les entreprises britanniques peuvent-elles embaucher des travailleurs à distance ?
Les entreprises britanniques peuvent embaucher des travailleurs à distance. Mais, pour les embaucher en tant qu'employés, les entreprises britanniques doivent établir une présence dans le pays du travailleur pour les embaucher légalement, ou s'appuyer sur un fournisseur EOR.
Le travail à distance est-il autorisé au Royaume-Uni ?
Oui, il est autorisé à la fois pour les résidents britanniques cherchant à travailler pour une entreprise étrangère, et pour les non-résidents britanniques cherchant à travailler pour une entreprise britannique.
Un touriste peut-il travailler à distance au Royaume-Uni ?
Oui, vous pouvez travailler à distance au Royaume-Uni avec un visa de visiteur. En vertu des nouvelles dispositions adoptées en décembre 2023, les visiteurs britanniques peuvent continuer à travailler à distance pendant leur visite au Royaume-Uni. Cela ne nécessite pas de visa spécial.
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Vladana Donevski
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