Comment embaucher et payer des Contractors en Espagne

Engager des contractors en Espagne est une démarche intelligente pour les startups et les équipes RH. Cela leur donne un accès flexible aux talents. Cependant, les lois du travail espagnoles concernant les autónomos (auto-entrepreneurs indépendants) sont uniques. Il est important de suivre ces règles de près. Des erreurs peuvent entraîner des problèmes juridiques comme la classification erronée d’un contractor, des amendes ou des problèmes fiscaux.

Dans ce guide, nous couvrirons tout ce dont vous avez besoin pour embaucher des contractors en Espagne et les payer correctement. Nous expliquerons qui qualifie comme contractor, comment les engager légalement, et les obligations fiscales et de sécurité sociale. Nous discuterons également des modalités de paiement typiques, des risques de mauvaise classification et des conseils pour rester conforme, notamment pour les équipes internationales. Notre objectif est de rester informel et clair, en faisant référence aux réglementations espagnoles pour appuyer nos recommandations.

Qui qualifie comme Contractor (Autónomo) en Espagne ?

En Espagne, un autónomo est une personne en auto-entreprenariat ou un contractor indépendant. Cela signifie qu'ils travaillent pour leur propre profit, en proposant des services ou produits de façon indépendante. Ils opèrent en dehors du contrôle d’un employeur unique. Une définition issue du droit du travail espagnol indique :

« El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​

En termes plus simples, les contractors gèrent leur propre travail : ils fixent généralement leurs horaires, utilisent leurs propres outils et travaillent pour plusieurs clients. Contrairement aux employés (trabajadores por cuenta ajena), qui sont liés par un contrat d’entreprise, les contractors travaillent sous un contrat civil ou commercial pour des services.

Principales différences entre un contractor et un salarié en Espagne incluent :

• Indépendance : Les contractors travaillent avec un haut niveau d’autonomie. Ils ne sont pas contrôlés ou gérés comme des employés. Ils peuvent créer un site web quand ils veulent, alors qu’un designer salarié doit suivre le planning et les directives de l’entreprise.

• Aucun avantage de paie : Les contractors ne bénéficient pas des avantages salariés typiques comme des congés payés, congé maladie, ou indemnités de licenciement. Ils ne figurent pas sur la paie de l’entreprise ; ils facturent leur travail.

• Risque financier et outils : Un autónomo fournit généralement ses propres outils ou équipements et assume les risques financiers liés à leur activité. Ils doivent souvent acheter leurs matériaux ou formations eux-mêmes.

• Plusieurs clients : Beaucoup de contractors ont divers clients en même temps, ce qui confirme leur statut d’indépendant. Cependant, la loi espagnole reconnaît le “autónomo dependiente” (TRADE), un contractant économiquement dépendant qui tire plus de 75 % de ses revenus d’un seul client. Un TRADE reste un contractor, mais doit avoir un contrat écrit spécifique avec ce client principal (plus d’explications plus loin).

Si quelqu’un en Espagne travaille comme un employé — suit par exemple le planning d’une entreprise, reçoit des ordres et n’a pas une véritable indépendance — le qualifier de “contractor” serait trompeur. La loi peut le considérer comme un employé, même s’il facture comme freelance. Il s’agit du connu “falso autónomo” (faux auto-entrepreneur) que contrôlent les inspecteurs du travail espagnols. Nous discuterons des risques de mauvaise classification et des inspections du travail en Espagne plus tard, mais retenez : seuls les vrais travailleurs indépendants peuvent être qualifiés comme contractors.

Comment engager légalement un Contractor en Espagne

Une fois que vous avez trouvé un professionnel pour agir comme un contractor indépendant (autónomo), comment l’engager légalement ? Embaucher un contractor en Espagne diffère de l’embauche d’un salarié. Voici les étapes clés et exigences :

1. Utilisez un contrat adapté pour les services (Contrato Mercantil) : Vous n’utiliserez pas un contrat de travail pour un contractor. À la place, signez un accord civil ou commercial — souvent appelé contrato de prestación de servicios ou contrato mercantil. Ce contrat définit le champ d’intervention, les livrables, les modalités de paiement, et la nature indépendante de la relation. Il doit préciser qu’il n’existe pas de relation de travail et que le contractor est responsable de ses propres taxes et cotisations sociales. Pour un TRADE, la loi espagnole exige un contrat écrit et l’enregistrement auprès du service public de l’emploi. Assurez-vous que le contrat soit écrit pour protéger les deux parties, et envisagez une version bilingue (espagnol/anglais) si l’une des parties ne parle pas espagnol.

2. Vérifiez l’enregistrement du contractor (statut autonome) : En Espagne, le contractor doit être enregistré auprès des autorités fiscales (Agencia Tributaria) et de la Sécurité sociale avant de commencer. En tant qu’employeur, vérifiez que le contractor a bien effectué cette démarche :

• Inscription à l’Agence fiscale (Hacienda) : Le contractor doit s’inscrire via le Modelo 036 ou 037, formulaires d’enregistrement fiscal, auprès de l’ Agencia Tributaria​.
  Cela informe le centre des impôts de leur activité (via un code IAE — Impuesto de Actividades Económicas). La majorité des freelancers utilisent le modèle simplifié 037. Cette étape leur donne un CIF/NIF en tant qu’autónomo et leur permet de s’enregistrer à la TVA (IVA) si applicable. Tip: Vous pouvez demander une copie de leur enregistrement Modelo 036/037 ou leur numéro de TVA (NIF, souvent leur DNI avec une lettre).

• Enregistrement à la Sécurité sociale (RETA) : Les autónomos doivent s’inscrire dans le Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), le système espagnol de sécurité sociale pour travailleurs indépendants. Ceci se fait en ligne via le portail de la Seguridad Social (Import@ss) et est obligatoire avant leur début d’activité. Lors de l’inscription, le freelancer choisit une base de cotisation (qui influence leur cotisation mensuelle) et sélectionne un mutua (fonds d’assurance mutuelle) qui couvre les accidents du travail et les maladies. La société qui embauche ne gère pas cela pour le contractor, mais vous devriez vérifier que votre contractor a bien un numéro de sécurité sociale et qu'il est en “alta” (actif) dans la RETA. Ils peuvent vous montrer un document confirmant leur inscription à la sécurité sociale.

3. Définissez clairement la portée et les modalités conformément à la loi : Assurez-vous que le travail du contractor est bien une mission indépendante ou un service. Définissez clairement les livrables ou services. Si la relation commence à ressembler à un emploi (par exemple, horaires fixes dans vos locaux, utilisation de votre matériel, supervision étroite), pausez — vous devrez peut-être embaucher un salarié ou ajuster les termes. Dans le cadre juridique espagnol, l’essence de la relation compte plus que l’étiquette. Organisez la collaboration comme un projet ou une mission de conseil. Le contrat de services doit aussi inclure des clauses de confidentialité, propriété intellectuelle (qui possède le résultat du travail), et modalités de résiliation, si nécessaire.

4. Considérez le scénario de l’Autónomo TRADE : Si votre contractor passe la majorité de son temps sur votre projet et tire au moins 75 % de ses revenus de vous, il peut être classifié comme un Autónomo Dependiente (TRADE) selon la loi espagnole. Les contractors TRADE ont un statut spécial avec des protections accrues (comme 18 jours de congé par an et un préavis spécifique) et le contrat doit explicitement préciser qu’il est TRADE et doit être enregistré auprès des autorités. Cette situation est rare chez un vrai indépendant, car la majorité essaie de travailler avec plusieurs clients. Si vous suspectez que cela s’applique, consultez un avocat du travail ou un conseiller pour rédiger le contrat adéquatement.

En résumé, pour embaucher un contractor en Espagne, assurez-vous qu’il est un auténtico autónomo, utilisez un contrat solide, et vérifiez qu’il est bien enregistré. Contrairement à l’embauche d’un salarié, vous n’avez pas à le faire figurer dans votre paie ou à le cotiser socialement. La relation reste une relation B2B. Cependant, vous devriez collecter ses factures pour paiement (que nous verrons après) et conserver ces documents pour votre comptabilité et vos déclarations fiscales.

(Pour plus de détails sur le droit du travail espagnol et ses distinctions, vous pouvez aussi consulter notre guide complet pour l’embauche en Espagne)

Obligations fiscales et de sécurité sociale pour les Contractors et les Entreprises

Embacher un autónomo en Espagne signifie que tant le contractor que l’entreprise ont des obligations fiscales et sociales. La bonne nouvelle est que les entreprises ne payent pas de cotisations sociales ou d’impôts sur le travail pour de vrais contractors. Ces responsabilités incombent au contractor. Néanmoins, l’entreprise pourrait avoir à retenir certains impôts et doit saisir l’ensemble de la situation fiscale. Décomposons cela :

Pour le Contractor (Autónomo) : Un freelance en Espagne doit gérer ses propres obligations fiscales et sociales :

• Impôt sur le revenu (IRPF): L’impôt IRPF s’applique aux revenus du freelancer. Les freelances versent généralement des acomptes trimestriels à Hacienda ou font prélever l’impôt directement sur les factures de leurs clients. Le taux de retenue standard est 15 % sur les factures de services professionnels d’un autónomo. Cela signifie que le contractor émet une facture à l’entreprise, en incluant une ligne pour une retenue IRPF de 15 % (si le freelancer a plus de 2 ans d’activité ; les nouveaux freelances peuvent appliquer un taux réduit de 7 %). La société qui embauche retient cette somme et la verse à l’administration fiscale en leur nom. En fin d’année, le contractor déclare ses revenus totaux, déduit ses dépenses, et règle la différence. Important : Les sociétés étrangères qui embauchent des contractors espagnols peuvent ne pas effectuer de retenue en Espagne. Dans ce cas, le contractor doit gérer seul ses acomptes trimestriels. Il est prudent de clarifier cela dans le contrat.

• TVA (IVA) : La majorité des contractors doivent facturer la TVA (IVA) sur leurs services, car ils opèrent comme des entreprises. Le taux de TVA standard en Espagne est 21 %. La facture d’un autónomo ajoutera généralement 21 % de TVA à leur tarif, sauf exemption ou taux réduit (certaines professions ont 10 % ou 0 %). Si votre société est assujettie à la TVA en Espagne ou dans l’UE, vous pouvez souvent déduire cette TVA en tant que TVA déductible. Les entreprises non espagnoles peuvent rencontrer la règle du « reverse charge », compliquant un peu les choses. Les contractors déposent des déclarations trimestrielles de TVA pour payer la TVA collectée (moins la TVA payée sur leurs dépenses professionnelles).

• Sécurité sociale (Cotisation mensuelle autonome) : Les espagnois en freelance cotisent chaque mois pour bénéficier de la sécurité sociale, via la cuota de autónomo. Ce montant est fixe, en fonction de la base de cotisation choisie et du revenu. Depuis 2026, l’Espagne a introduit des plafonds de cotisation liés aux revenus. Par exemple, un freelancer gagnant moins de 670€ par mois peut payer autour de 200€ par mois, tandis qu’un autre gagnant plus de 6 000€ pourrait payer jusqu’à 590€. Ces taux sont actualisés chaque année. Le contractor doit payer cette cotisation indépendamment du nombre de clients. Il configure généralement un prélèvement automatique avec Seguridad Social. Ces coûts sont importants à prendre en compte pour fixer des tarifs.

• Autres taxes : Certains freelances paient l’IAE (taxe sur l’activité économique) si leur chiffre d’affaires est élevé, mais la majorité est exonérée en raison de seuils de revenus. Ils peuvent aussi payer une taxe annuelle de profession libérale ou locaux, mais cela varie. Les principales taxes restent l’IRPF et la TVA.

Pour l’Entreprise: De son côté, employer un contractor implique moins d’obligations que pour un salarié, mais des devoirs importants :

• Retenues et déclarations informatives: Si votre entreprise est en Espagne, vous devrez généralement retenir 15 % IRPF sur les paiements à des freelances ou contractors espagnols. Vous payez au contractor 85 % de la facture (plus la TVA intégrale), et le reste est versé à Hacienda. Ensuite, vous devrez remplir chaque trimestre un formulaires (modelo 111) pour reverser ces retenues, et faire une déclaration annuelle (modelo 190). Si vous ne recevez pas de facture ou si le contractor n’est pas enregistré, ne le payez pas comme un “fournisseur” sans documentation. Chaque paiement pour services doit être documenté. Évitez de payer un contractor “en cash” sans facture, car vous ne pourriez pas le déduire comme dépense.

• Vérifiez les détails TVA : Assurez-vous que la facture du contractor inclut son numéro de TVA (NIF) et le bon taux de TVA. Si vous êtes une société en Espagne, vous inscrivez cette facture dans votre gestion TVA et pouvez généralement récupérer la TVA. Si vous êtes une société étrangère, il est possible que vous n’ayez pas à payer la TVA (par exemple, si vous êtes hors UE). La vérification de ces éléments vous assure une bonne gestion de la TVA. Le contractor espagnol connaît ses obligations, mais il est utile de comprendre pourquoi certaines factures comportent TVA ou non.

• Pas de cotisations sociales pour la société : Vous ne payez pas de cotisations sociales pour un contractor pur. Vous ne faites pas de retenues sociales puisque cela ne s’applique pas au B2B. Le contractor paie lui-même ses cotisations RETA. Vérifiez qu'il s'agit bien d'un contractor. Si ultérieurement les autorités découvrent qu'il s'agissait en réalité d'un employé, vous pourriez être responsable de cotisations sociales patronales impayées et de sanctions (nous verrons cela plus tard dans la section des risques de mauvaise classification).

• Factures du contractor dans votre comptabilité : Conservez toutes les factures du contractor. Les entreprises espagnoles doivent les garder au moins 5 ans (voire 6 ans pour certains registres). Même pour une startup étrangère, ces documents sont précieux comme preuve de dépenses professionnelles légitimes si l’administration fiscale espagnole vous questionne sur les paiements effectués à des personnes en Espagne.

En résumé, le contractor gère ses propres déclarations fiscales et cotisations sociales, tandis que l’entreprise se limite principalement à retenir l’impôt sur le revenu (si applicable) et à s’assurer d’avoir les bonnes factures. Cette relation est plus simple qu’un contrat de travail, ce qui explique la préférence des entreprises pour embaucher des contractors en Espagne. Mais cette simplicité ne fonctionne que si les limites sont claires ; sinon, les responsabilités peuvent retomber sur l’entreprise.

(Besoin d’aide pour gérer les factures et paiements à plusieurs contractors ? Utiliser une plateforme comme la solution de gestion des contractors de Rivermate ) peut simplifier l’intégration, les paiements, et la paperasserie réglementaire.)

Modalités de paiement et pratiques pour les Contractors en Espagne

Lorsqu’il s’agit de payer des contractors en Espagne, connaître les modalités habituelles de paiement est essentiel. Cela vous aide à entretenir une bonne relation professionnelle et à rester conforme à la législation espagnole. L’Espagne, comme beaucoup de pays de l’UE, possède des règles pour protéger les freelances et petits fournisseurs contre les retards de paiement. Voici ce qu’il faut savoir :

1. Modalités standards – 30 jours (ou 60 par accord) : Par défaut, la loi espagnole stipule que si aucune modalité de paiement n’est indiquée, le paiement doit être effectué dans les 30 jours suivant la réception du service ou de la facture. En transactions B2B (entre entreprises et autónomos), les parties peuvent convenir d’un délai plus long, mais le maximum est de 60 jours. Ceci découle de la législation anti-morosité de l’Espagne, en conformité avec la législation européenne. La loi 15/2010 (modifiant la loi 3/2004) indique que tout délai supérieur à 60 jours n’est pas enforceable, même si une grande entreprise tente de le faire valoir. La norme est donc de fixer un délai de 30 jours ou, s’il est négocié, 60 jours. Pour startups et contractors, 30 jours reste équitable.

Exemple : Si vous recevez une facture datée du 1er juillet, vous devriez la payer pour le 31 juillet. Si vous avez convenu d’un “60 jours fin de mois” avec le contractor, le paiement sera pour