Embauche de contractors en Espagne : Guide pour une conformité optimale

Recruter des contractors en Espagne est une démarche intelligente pour les startups et les équipes RH. Cela leur offre un accès flexible aux talents. Cependant, les lois du travail espagnoles pour les autónomos (self-employed contractors) sont uniques. Il est important de suivre ces règles de près. Les erreurs peuvent entraîner des problèmes juridiques tels que la faux autónomo, des amendes ou des problèmes fiscaux.

Dans ce guide, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir pour embaucher des contractors en Espagne et les payer correctement. Nous expliquerons qui qualifie comme contractor, comment les engager légalement, et quelles sont les obligations fiscales et de sécurité sociale. Nous aborderons également les modalités de paiement courantes, les risques de mauvaise classification, et des conseils pour rester en conformité, notamment pour les équipes internationales. Notre approche est informelle et claire, avec des références aux réglementations espagnoles pour appuyer nos propos.

Qui Qualifie comme Contractor (Autónomo) en Espagne ?

En Espagne, un autónomo est une personne auto-entrepreneur ou un prestataire indépendant. Cela signifie qu'ils travaillent à leur compte pour réaliser un profit, en offrant des services ou des produits de manière indépendante. Ils opèrent en dehors du contrôle d’un seul employeur. Une définition tirée du droit du travail espagnol précise :

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección de otra persona, une activité économique ou professionnelle à but lucratif.”

En termes plus simples, les contractors gèrent leur propre travail : ils fixent leurs horaires, utilisent leurs outils, et travaillent pour plusieurs clients. Contrairement aux salariés (trabajadores por cuenta ajena), qui suivent un contrat d’entreprise, les contractors travaillent sous un contrat civil ou commercial pour des services.

Différences clés entre un contractor et un employé en Espagne incluent :

• Indépendance : Les contractors disposent d’une grande autonomie. Ils ne sont pas contrôlés ou gérés comme des employés. Ils peuvent concevoir un site Web quand ils le souhaitent, alors qu’un designer salarié doit respecter le calendrier et les directives de l’entreprise.

• Absence d’avantages sociaux : Les contractors ne bénéficient pas des avantages classiques comme les congés payés, les arrêts maladie ou la prime de départ. Ils ne sont pas inscrits à la paie de l’entreprise ; ils facturent leur prestation.

• Risques financiers et outils : Un autónomo fournit généralement ses propres outils ou matériel et assume les risques financiers de son travail. Il doit souvent acheter du matériel ou suivre une formation lui-même.

• Multiples clients : Beaucoup de contractors ont divers clients en même temps, ce qui confirme leur statut indépendant. Toutefois, la loi espagnole reconnaît le “autónomo dependiente” (TRADE), un contractant économiquement dépendant, qui gagne plus de 75 % de ses revenus d’un seul client. Un TRADE reste un contractor mais doit avoir un contrat écrit spécifique avec ce client principal (plus d’informations plus tard).

Si quelqu’un en Espagne travaille comme un employé—en suivant le planning d’une société, en recevant des directives, sans grande autonomie—l’appeler “contractor” est trompeur. La loi peut les considérer comme un salarié, même s’ils facturent en tant que freelance. Ceci est la situation connue sous le nom de “falso autónomo” (faux indépendant) que surveillent les inspecteurs du travail. Nous évoquerons les risques de mauvaise classification et les contrôles du travail en Espagne plus tard, mais rappelez-vous : seuls de vrais indépendants peuvent être qualifiés comme contractors.

Comment Embaucher Légalement un Contractor en Espagne

Une fois que vous avez trouvé un professionnel pour agir en tant que contractor indépendant (autónomo), comment l’engager légalement ? Embaucher un contractor en Espagne diffère de l’embauche d’un salarié. Voici les étapes clés et exigences :

1. Utiliser un contrat de services approprié (Contrato Mercantil) : Vous n’utiliserez pas de contrat de travail pour un contractor. À la place, signez un accord civil ou commercial – souvent appelé contrato de prestación de servicios ou contrato mercantil. Ce contrat définit l’étendue du travail, les livrables, les modalités de paiement, et la nature indépendante de la relation. Il doit préciser qu’aucune relation de travail (relación laboral) n’existe, et que le contractor est responsable de ses propres taxes et cotisations sociales. Pour un TRADE, la loi espagole_ exige_ un contrat écrit et l’enregistrement auprès du service public de l’emploi. Assurez-vous que l’accord soit écrit pour protéger les deux parties, et envisagez une version bilingue (espagnol / anglais) si une partie ne parle pas espagnol.

2. Vérifier la registration du contractor (statut d’autónomo) : En Espagne, le contractor doit s’enregistrer auprès des autorités fiscales (Agencia Tributaria) et de la Sécurité Sociale avant de commencer à travailler. En tant qu’employeur, confirmez que le contractor l’a fait :

• Inscription à Hacienda : Le contractor doit s’inscrire à l’aide du [Modelo 036] ou [037] (déclarations d’immatriculation fiscale). Cette démarche informe le fisc de son activité (via un code IAE – catégorie Impuesto de Actividades Económicas). La plupart des freelances utilisent le modèle simplifié 037. Cela leur donne un CIF/NIF en tant qu’autónomo et les inscrit à la TVA (IVA) si applicable. Conseil : demandez une copie de leur inscription Modelo 036/037 ou leur numéro de TVA (NIF, souvent leur DNI avec une lettre).

• Inscription à la Sécurité Sociale (RETA) : Les autónomos doivent s’inscrire au Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), qui couvre la sécurité sociale des travailleurs indépendants. Cette étape se fait en ligne via le portail Seguridad Social et est obligatoire avant leur début d’activité. Lors de l’inscription, le freelance choisit une base de cotisation (qui influence sa cotisation mensuelle) et une mutuelle d’assurance (mutua) pour couvrir accidents du travail et maladies. La société mandante ne gère pas cela pour le contractor, mais vous devriez vérifier que votre contractor a un numéro de sécurité sociale et est “actif” (alta) dans la RETA. Certains contractors peuvent vous montrer un document attestant leur registration à la sécurité sociale.

3. Définir clairement l’étendue et les modalités dans le respect de la loi : Assurez-vous que le travail du contractor soit véritablement un projet ou service indépendant. Définissez clairement les livrables. Si la relation commence à ressembler à un emploi (par ex. horaires fixes dans vos locaux, utilisation de votre matériel, supervision étroite), mettez en pause – vous devrez peut-être embaucher un salarié ou ajuster les termes. En Espagne, la substance de la relation doit primer : le contenu de la relation doit indiquer un vrai travail indépendant, pas une relation de subordination. Concevez la collaboration comme un projet ou une consultation. Le contrat de services doit aussi prévoir des clauses sur la confidentialité, la propriété intellectuelle (qui possède le produit du travail), et la résiliation, si nécessaire.

4. Considérer le cas du TRADE (autónomo dépendiente) : Si votre contractor consacre la majorité de son temps à votre projet et tire au moins 75 % de ses revenus de vous, il pourrait être classé comme Autónomo Dependiente (TRADE) selon la loi espagnole. Les contractors TRADE ont un statut spécial avec des protections accrues (18 jours de congé par an, préavis spécifique) et le contrat doit explicitement mentionner qu’ils sont TRADE et être enregistré auprès des autorités. Cette situation est rare pour de véritables indépendants, car la majorité essaie de collaborer avec plusieurs clients. Si vous craignez que cela s’applique, consultez un avocat spécialisé pour rédiger le contrat adéquat.

En résumé, pour embaucher un contractor en Espagne, assurez-vous qu’il soit un vrai autónomo, utilisez un contrat clair, et vérifiez qu’il soit bien enregistré. Contrairement à l’embauche de salariés, vous n’avez pas besoin de l’inscrire dans votre paie ou auprès de la Sécurité sociale. La relation est une relation commerciale. Cependant, vous devez collecter ses factures pour les paiements (voir plus loin), et les conserver pour votre comptabilité et vos déclarations fiscales.

(Pour plus de détails, vous pouvez également consulter notre guide approfondi)

Obligations fiscales et de sécurité sociale pour les contractors et les entreprises

L’embauche d’un autónomo en Espagne implique que tant le contractor que l'entreprise ont des obligations fiscales et sociales. La bonne nouvelle est que les entreprises ne payent pas de charges sociales ou fiscales pour de vrais contractors. Ces responsabilités incombent au contractor. Toutefois, les sociétés doivent parfois retenir une partie des taxes et comprendre leur situation fiscale globale. Regardons cela de plus près :

Pour le contractor (Autónomo) : Un contractor espagnol doit gérer ses propres taxes et cotisations sociales :

• Impôt sur le revenu (IRPF) : La retenue IRPF concerne les revenus du contractor. Les freelances font généralement des acomptes trimestriels à Hacienda ou font prélever l’impôt sur leurs factures. La retenue standard est de 15 % sur leurs factures de services professionnels. Cela signifie que le contractor émet une facture intégrant une ligne pour une déduction IRPF de 15 % (si cela fait plus de 2 ans qu’il travaille en freelance ; les nouveaux freelances peuvent demander un taux réduit de 7 %). La société qui embauche retient ce 15 % et le reverse à l’administration fiscale. En fin d’année, le contractor déclare ses revenus totaux, moins ses dépenses, et règle la différence. Important : Si vous êtes une société étrangère embauchant un contractor espagnol, vous ne retenez pas toujours cet IRPF. Dans ce cas, le contractor doit faire les acomptes par lui-même. Il est conseillé de préciser cela dans le contrat.

• TVA (IVA) : La majorité des contractors doivent facturer la TVA (IVA) sur leurs services, puisqu’ils opèrent comme des entreprises. Le taux standard de TVA en Espagne est de 21 %. Une facture d’un autónomo ajoutera généralement 21 % de TVA, sauf exonération ou taux réduit (certains métiers ont 10 % ou 0 %). Si votre entreprise est enregistrée à la TVA en Espagne ou dans l’UE, vous pouvez généralement déduire cette TVA en entrée. Les sociétés non espagnoles peuvent rencontrer le régime du « reverse charge », ce qui complique la comptabilité. Les contractors déposent des déclarations trimestrielles de TVA pour payer la TVA collectée, moins celle payée sur leurs dépenses professionnelles.

• Sécurité sociale (cotisation mensuelle d’autónomo) : Les freelances paient une cotisation mensuelle à la Sécurité sociale (cuota de autónomo) pour couvrir la santé, la retraite, etc. Le montant dépend de leur base de cotisation choisie. En 2025, l’Espagne a introduit un système basé sur le revenu. Par exemple, un freelancer gagnant moins de 670 € par mois peut payer environ 200 € par mois ; ceux qui gagnent plus de 6 000 € peuvent payer jusqu’à 590 €. Ces montants évoluent chaque année. Le contractor doit payer cette cotisation, généralement par prélèvement automatique. Ces coûts doivent être pris en compte dans votre tarification.

• Autres taxes : Certains freelances paient l’IAE (taxe sur l’activité économique) si leurs revenus dépassent un certain seuil, mais la majorité est exemptée pour faibles revenus. Ils peuvent aussi payer une taxe annuelle de travail indépendant ou des licences locales, selon la région. Les principales sont l’IRPF et l’IVA.

Pour l’entreprise qui embauche : Du côté de l’entreprise, embaucher un contractor suppose moins d’obligations qu’un salarié, mais il faut respecter certaines formalités :

• Retenues et déclarations d’informations : Si votre société est en Espagne, vous devez généralement retenir 15 % IRPF sur le paiement à un professionnel indépendant espagnol. Vous payez au contractor 85 % du montant facturé (plus la TVA totale), la retenue étant reversée à Hacienda. Vous devez remplir un formulaire trimestriel (modelo 111) et faire un bilan annuel (modelo 190). Si aucune facture n’est fournie ou si le contractor n’est pas enregistré, ne le payez pas comme un fournisseur sans clarté. Chaque paiement doit être documenté. Évitez de payer un contractor “au noir” sans facture, car vous ne pourrez pas déduire cette dépense.

• Vérification des détails TVA : Vérifiez que la facture du contractor affiche bien son numéro de TVA (NIF) et le bon taux de IVA. En tant qu’entreprise espagnole, vous enregistrez cette facture pour la TVA et pouvez généralement la récupérer. Si vous êtes une société étrangère, vous ne serez peut-être pas facturé en TVA (ex. si hors UE). Vérifier cela évite des erreurs fiscales.

• Pas de cotisations sociales à payer : Vous ne payez pas de cotisations sociales pour un contractor pur. Vous ne retenez pas de cotisations sociales sur leur paye, car cela ne s’applique pas aux relations B2B. C’est le contractor qui s’occupe de sa cotisation RETA. Assurez-vous qu’il soit bien un contractor, et non un employé déguisé. En cas de contrôle ultérieur, si l’on considère qu’il s’agissait en fait d’un employé, vous pourriez devoir payer des cotisations patronales arriérées et des amendes.

• Factures de contractors dans la comptabilité : Conservez toutes les factures. Les sociétés espagnoles doivent garder ces documents au moins 5 ans (et souvent 6 ans pour les registres commerciaux). Même les startups étrangères doivent conserver ces documents comme preuve de dépenses légitimes, notamment si l’administration fiscale vous interroge sur des paiements en Espagne.

En résumé, le contractor gère ses déclarations fiscales et ses cotisations sociales, tandis que la société s’occupe principalement des retenues fiscales (si applicable) et vérifie que la facturation est correcte. La relation reste plus simple que l’emploi, ce qui explique pourquoi les entreprises préfèrent embaucher des contractors en Espagne. Mais cette simplicité ne doit pas faire négliger la clarté des échanges : en cas de doute, faites appel à un avocat spécialisé.

(Besoin d’aide pour gérer les factures et paiements à plusieurs contractors ? L’usage d’une plateforme comme Rivermate peut simplifier l’intégration, les paiements, et la gestion administrative.)

Modalités et Pratiques de Paiement des Contractors en Espagne

Pour payer des contractors en Espagne, connaître les modalités de paiement habituelles est essentiel. Cela vous aide à entretenir une bonne relation et à respecter la législation locale. L’Espagne, comme beaucoup de pays de l’UE, a des règles pour protéger les freelances et petits fournisseurs contre les retards de paiement. Voici ce qu’il faut savoir :

1. Durée standard de paiement – 30 jours (ou 60 si accordé) : La loi espagnole prévoit que, en l’absence de délai précisé, le paiement doit intervenir dans les 30 jours après réception de la facture ou la réalisation du service. En B2B (entre société et autónomo), les deux parties peuvent convenir d’un délai plus long, mais le maximum est de 60 jours. Cela découle de la législation anti-morosidad et respecte les règles européennes. La Loi 15/2010 (modifiant la Loi 3/2004) stipule que tout-delà de 60 jours n’est pas valable, même si une grande entreprise tente de le faire. La norme est donc de prévoir soit 30 jours soit 60 jours si négocié, surtout avec de grands clients. Pour les startups et freelancers, 30 jours est raisonnable.

Exemple : Si vous recevez une facture datée du 1er juillet, vous devez la régler pour le 31 juillet. Si vous avez convenu de « 60 jours fin de mois » avec le contractor, vous payez à la fin août. Clarifiez toujours ce point dans le contrat ou la commande pour éviter toute confusion.

2. Pratiques d’émission des factures : Les contractors espagnols émettent une facture pour leurs services. Une facture valable doit contenir un numéro, la date, les coordonnées du contractor (nom, adresse, NIF), celles de votre société, une description du service, le montant, la TVA (si applicable) et la retenue IRPF. Assurez-vous de recevoir ces factures régulièrement – souvent après la réalisation ou mensuellement. Certains facturent à la fin du projet ou par étapes ; d’autres, comme les CFOs ou consultants à long terme, mensuellement. La facture est nécessaire pour la comptabilité et pour que le contractor puisse justifier ses revenus.

Note sur l’IRPF dans la facture : Si le contractor réside en Espagne et que vous êtes une société espagnole, la facture peut intégrer une « Retención IRPF (15 %) » - [montant]. Cela signifie que vous payez leur net. Si vous êtes une société étrangère ou si le contractor ne mentionne pas cette retenue, vous paierez le montant brut et il s’occupera de ses impôts. Consultez un comptable pour clarifier.

3. Moyens de paiement : La méthode habituelle est le virement bancaire. L’Espagne utilise fortement le système SEPA, qui réalise la plupart des vire