Recrutement conforme de travailleurs à distance aux Pays-Bas

Les Pays-Bas sont l’un des pays qui ont donné l’exemple au reste du monde en matière d’équilibre vie professionnelle / vie privée. L’un des exemples les plus visibles est la position de l’Employer of Record, ou EOR, néerlandais vis-à-vis du télétravail et des politiques de congé.

L’approche respectueuse que prennent les entreprises néerlandaises envers le temps libre de leurs employés n’est pas surprenante. Les Néerlandais préfèrent depuis longtemps les emplois leur permettant beaucoup de flexibilité et un bon équilibre vie professionnelle / vie privée.

Le télétravail offre ces deux avantages et, avec tout le pays étant rapidement adopté aux nouvelles technologies, il est également très apprécié aux Pays-Bas. En fait, en 2023, plus de la moitié des travailleurs néerlandais (52%) ont déclaré travailler à domicile au moins occasionnellement.

Alors, si vous souhaitez embaucher des employés en télétravail aux Pays-Bas sans enfreindre aucune loi, voici ce que vous devez savoir.

Comprendre les lois du travail aux Pays-Bas

Pour respecter la conformité avec les lois locales du travail, vous devez connaître et comprendre la législation du travail aux Pays-Bas. Le fait le plus important à retenir est qu’en vertu de la loi, les travailleurs en télétravail sont traités de manière égale tant en termes de salaire que d’avantages. Les Pays-Bas ne tolèrent aucune discrimination fondée sur le lieu de travail.

Discutons de quelques règles de base établies par la législation du travail que vous devez connaître avant d’embaucher des employés en télétravail aux Pays-Bas.

Droit du travail

Comme mentionné, aux Pays-Bas, les lois du travail s’appliquent à tous les travailleurs, qu’ils travaillent à distance ou dans un bureau. Cela signifie que les employés en télétravail doivent être traités de la même façon que le personnel de bureau en ce qui concerne la rémunération, les avantages et les conditions de travail.

Un contrat est essentiel lors de l’embauche d’employés en télétravail. Il existe deux types principaux de contrats : à durée déterminée et à durée indéterminée. Un contrat à durée déterminée est valable pour une période spécifique, souvent utilisé pour des projets à court terme ou des rôles temporaires. À la fin de cette période, il peut être renouvelé ou converti en contrat à durée indéterminée. Un contrat à durée indéterminée, quant à lui, n’a pas de date de fin et est généralement considéré comme un accord plus stable, à long terme.

Tous les contrats de travail doivent être écrits pour respecter les lois du travail néerlandaises. Bien que le contrat puisse être rédigé en néerlandais ou dans une autre langue convenue, il est souvent recommandé d’utiliser le néerlandais pour des raisons juridiques.

Ce contrat doit préciser des détails importants comme le titre du poste, les heures de travail, le salaire et tout avantage. Tout préciser clairement dans le contrat aide à éviter les malentendus. Cela garantit aussi que vous et votre employé comprenez ses droits et responsabilités.

Les travailleurs en télétravail ont droit au même salaire et aux mêmes avantages que ceux qui travaillent dans un bureau. Il n’y a pas de discrimination possible selon que l’employé travaille à domicile ou sur site. Cette égalité de traitement assure que les employés en télétravail se sentent valorisés et rémunérés équitablement.

Horaires de travail

La semaine de travail standard aux Pays-Bas est de 40 heures, avec des employés travaillant généralement jusqu’à huit heures par jour. La loi limite la durée du travail à 45 heures par semaine, y compris les heures supplémentaires. Cependant, il existe quelques exceptions, principalement basées sur des accords collectifs.

Vos employés ont également droit à des pauses. Ils ont droit à une période de repos quotidienne d’au moins 11 heures entre deux quarts de travail et à une période de repos hebdomadaire d’au moins 24 heures.

Congés

Aux Pays-Bas, les employés à temps plein ont droit à un minimum de 20 jours de congés payés par an, sans compter les jours fériés. Cette politique généreuse de congés permet aux employés de se reposer et de récupérer. Elle contribue, par conséquent, au bien-être général et à la satisfaction au travail.

Il est important de donner aux employés en télétravail les mêmes droits aux congés que ceux travaillant dans un bureau. Vous devriez communiquer clairement la politique de congé à vos employés. Assurez-vous également que les employés en télétravail se sentent à l’aise de prendre du temps libre lorsque c’est nécessaire.

Avantages

Le congé maladie payé est une prestation standard aux Pays-Bas. Si vos employés ne peuvent pas travailler en raison d’une maladie, vous devriez continuer à leur verser une partie de leur salaire. Un pourcentage courant tourne autour de 70 %, mais cela dépend de plusieurs facteurs. La durée du congé maladie et les modalités de paiement dépendent du contrat et de l’ancienneté de l’employé dans votre entreprise.

Le congé de maternité et de paternité est également une prestation obligatoire pour les employés aux Pays-Bas. Les employées enceintes ont droit à un congé statutaire avant et après l’accouchement. Les pères ou partenaires peuvent prendre un congé de paternité pour soutenir leur famille durant cette période. Les nouvelles mères ont droit à 16 semaines de congé de maternité, payé à 100 % de leur salaire journalier. Les pères ont droit à deux semaines de congé de paternité, également rémunérées à 100 % de leur salaire.

Enfin, en tant qu’employeur aux Pays-Bas, vous êtes tenu de contribuer à la pension de vos employés. Cela s’applique également aux employés en télétravail. Veillez à ce qu’ils reçoivent les mêmes prestations de retraite que leurs collègues en présentiel.

Fixer le salaire et les avantages

Lorsque vous décidez du salaire pour des employés en télétravail néerlandais, basez-le sur leur expérience, leurs qualifications et les normes du secteur. Offrir un salaire compétitif montre que vous valorisez vos employés et vous aide à attirer les talents adaptés au poste.

Il est également essentiel de veiller à ce que le salaire respecte le salaire minimum néerlandais. Dans certains cas, vous devrez peut-être ajuster la rémunération pour tenir compte du coût de la vie dans la région où réside votre employé, afin qu’il puisse maintenir une bonne qualité de vie.

Les avantages font partie intégrante du package de rémunération en plus du salaire. Aux Pays-Bas, ils incluent généralement la prime de vacances et les cotisations à l’assurance santé. Ils comprennent aussi les plans de retraite. Offrir ces avantages vous aide à respecter la législation locale. De plus, cela montre votre engagement à soutenir le bien-être de vos employés en télétravail.

Autorités et contrôle

Lorsque vous embauchez des employés en télétravail aux Pays-Bas, vous devez respecter les règles établies par plusieurs organismes gouvernementaux. Ceux-ci garantissent le respect des lois du travail, des taxes et des assurances.

Le Ministère des Affaires sociales et de l’Emploi supervise la législation du travail. Il s’assure que tant les employeurs que les employés respectent les réglementations.

L’Agence d’Assurance pour l’Emploi (UWV) gère les régimes d’assurance des salariés, comme l’assurance chômage et l’assurance invalidité. Elle fournit un soutien financier aux travailleurs en cas de besoin.

Enfin, l’Administration fiscale et douanière néerlandaise (Belastingdienst) supervise le paiement des taxes. Elle veille à ce que les employeurs et les employés respectent leurs obligations fiscales.

Implications fiscales de l’embauche d’employés en télétravail

Pour les employeurs, embaucher des travailleurs en télétravail aux Pays-Bas comporte des responsabilités fiscales spécifiques. Vous devrez vous enregistrer auprès des autorités fiscales néerlandaises. Vous devrez également retenir et remettre les impôts sur la paie dans le cadre du salaire de vos employés. Enfin, vous devrez fournir à vos employés des attestations de revenus annuelles pour leur déclaration de revenus.

Les employés en télétravail, quant à eux, doivent également s’enregistrer auprès des autorités fiscales néerlandaises. Ils doivent également déposer une déclaration de revenus annuelle et payer l’impôt sur le revenu en fonction de leurs gains. Il est important que tant les employeurs que les employés respectent ces règles fiscales pour rester en conformité avec la législation fiscale néerlandaise.

Comprendre les politiques de congé aux Pays-Bas

Comme l’équilibre vie professionnelle / vie privée est très valorisé aux Pays-Bas, il est important de comprendre leurs politiques de congé. Voici ce que vous devez savoir :

Congé annuel

Les employés aux Pays-Bas ont droit à au moins 20 jours de congé payé par an. Cela garantit qu'ils disposent de suffisamment de temps pour se reposer et se ressourcer. Pour les travailleurs à temps partiel, le congé est calculé en fonction du nombre d’heures travaillées, leur donnant un temps de repos équitable par rapport à leur emploi du temps.

De plus, les employés ne peuvent pas convertir leur congé non utilisé en argent, sauf en cas de départ de l’emploi. Cela met l’accent sur le fait que le temps de repos est plus précieux que la compensation financière.

Autres congés aux Pays-Bas

Comme prendre soin du bien-être des employés est essentiel aux Pays-Bas, vous devez également connaître les autres droits aux congés. Ceux-ci incluent les congés pour maternité et paternité, déjà mentionnés. Mais aussi les congés maladie et pour raisons compassionnelles. Voyons ce qui est attendu.

Congé pour maladie à court et long terme

Lorsqu’un employé tombe malade, vous devrez le soutenir avec un congé maladie pouvant durer jusqu’à 2 ans. Pendant cette période, il doit recevoir un paiement partiel de son salaire via la Sécurité Sociale. Si l’employé ne peut pas revenir au travail après ces 2 ans, un congé d’invalidité à long terme devrait être disponible.

Congé pour raisons compassionnelles

En cas de décès d’un membre de la famille, vos employés doivent pouvoir prendre un congé pour raisons compassionnelles. Pour la perte d’un conjoint ou partenaire, ils ont droit à 4 jours de congé, tandis que 2 jours sont accordés en cas de décès d’un parent, d’un enfant ou d’un frère ou sœur. Assurez-vous que votre politique prend en compte ces besoins, afin que vos employés puissent faire leur deuil sans stress supplémentaire.

Mise en place des politiques de congé dans une équipe en télétravail

Lorsque vous gérez une équipe en télétravail depuis les Pays-Bas, il est essentiel de veiller à ce que vos politiques de congé soient claires et équitables. Cela peut parfois être complexe, mais c’est nécessaire pour maintenir la satisfaction et la productivité de vos employés. Voici comment mettre efficacement en place ces politiques pour votre équipe en télétravail.

Suivi des congés

Le suivi des congés devient plus compliqué lorsque vous ne voyez pas qui est au bureau chaque jour. Pour gérer cela, vous devriez configurer un calendrier partagé ou un logiciel de gestion des congés. Cela permet de suivre les absences et de garder tout le monde informé des absences, facilitant ainsi la planification et évitant les chevauchements.

Défis liés à la communication

Une communication claire est essentielle pour gérer une équipe en télétravail. Assurez-vous que tout le monde sait comment demander un congé et comprend bien les règles associées. Communiquez clairement la procédure afin d’éviter toute confusion lors des demandes de temps libre.

Égalité des chances pour le congé

Il est important de garantir que tous les membres de l’équipe aient des chances équitables de prendre du temps libre. Vous devriez mettre en place un système juste et transparent pour les demandes de congé, permettant à chacun de voir comment les décisions sont prises. En tant que manager, vous devrez surveiller cela pour assurer l’équité et que personne ne soit laissé de côté.

Maintenir la productivité

Maintenir la productivité lorsqu’un membre est en congé peut être difficile, mais la formation croisée des employés peut aider. Vous devriez vous assurer que les membres de l’équipe peuvent se remplacer et prendre en charge les tâches des autres. Pour rester organisé, utilisez des outils de gestion de projet afin de suivre le travail et garantir que rien ne prend du retard lors du départ d’un membre.

Document de politique de congé

Avoir une politique écrite sur le congé est crucial pour que tout le monde comprenne comment cela fonctionne. Vous devriez rédiger un document détaillant la procédure et les attentes en matière de congé. Assurez-vous qu’il soit facilement accessible pour que votre équipe puisse y référer à tout moment.

Communication régulière

Il ne suffit pas d’écrire la politique et de la laisser là. Vous devez tenir votre équipe informée de tout changement, que ce soit lors de réunions régulières ou de points d’avancement. Une communication ouverte permet d’éviter les malentendus et de garder tout le monde bien informé.

Garantir l’égalité des chances pour le congé

Gérer le congé dans une équipe en télétravail peut être plus difficile que dans un bureau traditionnel, mais il est important de bien faire les choses. Vous devriez disposer d’un processus transparent pour faire des demandes de congé et fixer des règles claires concernant le délai de préavis. Faites attention au nombre de personnes en congé en même temps pour que votre équipe ne soit pas réduite de manière excessive.

Maintenir la productivité durant un congé

Pour assurer la productivité pendant l’absence d’un employé, formez-les aux tâches des autres. Assurez-vous que toutes les tâches soient attribuées avant le départ en congé. Cela aidera le fonctionnement normal en leur absence. Vous pouvez également utiliser des outils de gestion de projet pour suivre le travail. Cela garantira que votre équipe termine toutes les missions dans les délais.

En suivant ces étapes, vous créerez un système qui maintient votre équipe satisfaite, garantit la productivité et respecte la législation néerlandaise.

FAQ :

Le télétravail est-il légal aux Pays-Bas ?

Oui, le télétravail est légal aux Pays-Bas. Les employeurs doivent respecter les mêmes lois du travail que celles applicables aux travailleurs en présentiel. Cela garantit un traitement égal en matière de salaires et d’avantages.

Comment embaucher un salarié aux Pays-Bas ?

Pour embaucher un employé aux Pays-Bas, vous devez rédiger un contrat de travail légal. Vous devez également vous enregistrer auprès des autorités fiscales néerlandaises et respecter la législation du travail concernant la rémunération, les avantages et les congés.

Quel est le montant de l’allocation télétravail aux Pays-Bas ?

À partir de 2024, il n’existe pas d’allocation obligatoire pour le télétravail aux Pays-Bas. Cependant, certains employeurs proposent une allocation pour couvrir des frais comme internet pour les employés en télétravail.