Ce que les entreprises mondiales doivent comprendre sur la gestion de la paie en Pologne (mise à jour 2026)

Principaux enseignements :

• 1. Vous n’avez pas besoin d’établir une présence en Pologne pour embaucher des employés polonais. Cependant, vous devez avoir un représentant officiel dans le pays, qui vous aidera à enregistrer votre entreprise et à mettre en place les éléments essentiels de la paie.
• 2. Le salaire minimum en Pologne est de 4 242,00 PLN par mois. Heures de travail sont généralement de 40 heures par semaine, et tous les employés ont droit à un minimum de 20 jours de congé annuel payé.
• 3. En termes de cotisations sociales, les employeurs doivent payer en moyenne entre 19,21 % et 22,41 % du salaire brut de l’employé.

La Pologne est l’un des pays dont l’économie et la grande force de travail attirent chaque année de plus en plus d’entreprises étrangères. Son produit intérieur brut (PIB) a augmenté de 4,1 % en 2019, atteignant 566 milliards de dollars. La même année, la Pologne se classait 40ème dans le rapport de la Banque mondiale sur la facilité de faire des affaires.

Ces éléments ont positionné la Pologne comme une destination prisée pour l’expansion de nombreuses entreprises. Elle est également idéalement située au centre de l’Europe, connectant un nombre important de marchés majeurs.

La Pologne dispose aussi d’une main-d'œuvre hautement qualifiée. Elle est réputée pour ses universités. La Pologne offre des travailleurs éduqués et motivés, parfaitement adaptés à un marché international. Ils excellent dans les secteurs de l’IT, de l’ingénierie et des sciences.

Il y a plusieurs choses à savoir si vous décidez d’embaucher quelqu’un en Pologne. Se familiariser avec les lois du travail polonaises et la gestion de la paie vous aidera à recruter les meilleurs employés et à maintenir la conformité.

Éléments essentiels de l’emploi en Pologne

Dans la plupart des pays, pour embaucher quelqu’un d’un pays étranger, vous devez établir une présence dans le pays ou faire appel à un fournisseur d’Employer of Record. La Pologne ne nécessite pas que vous établissiez une présence pour embaucher un citoyen polonais, mais vous devez vous inscrire auprès de plusieurs agences gouvernementales. Vous pouvez également vous appuyer sur un prestataire local de gestion de la paie pour vous aider à mettre en place la paie. Pour les entreprises qui préfèrent ne pas créer leur propre entité, un Employer of Record Pologne peut gérer la conformité locale, la paie et les avantages pendant que vous vous concentrez sur la constitution de votre équipe.

Pour vous inscrire auprès des autorités compétentes, vous devez désigner un représentant officiel. Celui-ci vous inscrira auprès de l’Administration fiscale polonaise et obtiendra un numéro d’identification fiscale polonais (NIP).

L’étape suivante consiste à soumettre un formulaire ZUS ZPA à l’Institut de sécurité sociale polonais (ZUS) pour vous enregistrer en tant qu’employeur. Vous devez également enregistrer vos employés auprès de l’organisme de sécurité sociale. Il vous faut compléter ces deux démarches dans un délai de sept jours. Après l’enregistrement, chacun de vos employés recevra son numéro PESEL, qui sert à l’identification de l’employé à des fins fiscales.

Documents requis pour les nouveaux employés

Vous devez disposer d’un contrat de travail écrit pour embaucher quelqu’un légalement en Pologne. Un contrat de travail formel doit être signé par l’employeur et l’employé au plus tard à la date de début. Ne pas disposer d’un contrat peut entraîner des amendes et sanctions.

En Pologne, les contrats de travail doivent être rédigés en polonais. Ils peuvent également être bilingues, à condition que l’une des langues soit le polonais.

Contrats de travail en Pologne

Selon le Code du travail polonais, le contrat doit comporter certains éléments essentiels. Tout d’abord, il doit mentionner les noms des parties—à savoir l’employeur et l’employé. Il doit également préciser le type de contrat, la date de signature, et les conditions d’emploi.

Les conditions d’emploi comprennent le type de travail réalisé par l’employé, le lieu de travail, et les détails de la rémunération. Le contrat doit aussi indiquer la durée quotidienne et hebdomadaire de travail, ainsi que la date de début de l’emploi.

Dans les sept jours suivant la signature du contrat de travail, l’employeur doit informer l’employé de plusieurs points. Cela inclut les heures de travail quotidiennes et hebdomadaires. Il doit également préciser la fréquence des paiements, le droit aux congés, et le préavis en cas de démission.

Le contrat doit également mentionner les heures considérées comme travail de nuit si l’entreprise n’a pas de réglementations spécifiques en matière de travail. Il doit aussi indiquer le lieu, la date, et l’heure du paiement du salaire. Enfin, il doit définir les règles concernant l’enregistrement de la présence et la gestion des absences.

Avantages et rémunération des employés

Chaque employé doit bénéficier d’un traitement et d’une protection adéquats de la part de ses employeurs conformément au Code du travail polonais. Cela inclut les avantages et la rémunération.

Salaire minimum

Le salaire minimum en Pologne est de 4 242,00 PLN par mois, ou 27,70 PLN par heure. Cette exigence de salaire minimum est effective depuis le 1er janvier 2024. Cependant, elle ne concerne que les travailleurs à temps plein.

Heures de travail en Pologne sont généralement de 40 heures par semaine, ou 8 heures par jour. La journée de travail commence habituellement à 8h00 et se termine à 16h00.

Heures supplémentaires

La Pologne n’autorise pas les heures supplémentaires sauf si l’employé y a renoncé en optant pour une semaine de 40 heures. L’employé peut demander des heures supplémentaires, mais cela doit être discuté au cas par cas. Les employés effectuant des heures supplémentaires ne peuvent dépasser 150 heures par année civile.

Les employés travaillant en heures supplémentaires ont droit à une rémunération majorée. Si un employé travaille de nuit, le dimanche, ou lors de jours fériés, il gagne 100 % de plus.

Pour les heures supplémentaires effectuées un autre jour, ils reçoivent 50 % de majoration. Si le travail supplémentaire dépasse la durée hebdomadaire moyenne sur une période donnée, ils bénéficient également d’une majoration de 100 % pour chaque heure.

Au lieu d’une majoration, l’employeur peut donner du temps de congé en compensation. Si l’employeur décide cela sans que l’employé en fasse la demande, chaque heure supplémentaire équivaut à 1,5 heure de congé payé. Si l’employé demande un congé, chaque heure supplémentaire équivaut à une heure de congé payé.

Quelles sont les cotisations sociales de l’employeur en Pologne ?

En Pologne, les employeurs versent plusieurs cotisations sociales. Celles-ci sont basées sur le salaire brut de leurs employés. Ils contribuent à hauteur de 19,52 % à la pension et à l’assurance invalidité. Pour l’assurance accidents, les employeurs comptant jusqu’à neuf employés paient 1,67 %, tandis que ceux avec plus de neuf employés paient entre 0,67 % et 3,33 %. Le coût réel dépend du secteur d’activité, mais les employeurs étrangers paient un taux fixe de 1,67 %.

De plus, les employeurs versent 2,45 % au Fonds du travail et 0,10 % au Fonds pour les avantages garantis aux employés. Ils contribuent aussi au Fonds de solidarité pour le soutien des personnes handicapées si leur société n’embauche pas au moins 6 % de personnes handicapées. La contribution est calculée selon une formule spécifique impliquant 40,65 % du salaire moyen.

Plan d’épargne d’entreprise (PPK)

Le Plan d’épargne d’entreprise (PPK) est un programme d’épargne en Pologne visant à aider les employés à préparer leur retraite. Il est financé par les contributions de l’employé, de l’employeur, et du gouvernement.

Les employeurs versent 1,5 % du salaire brut de l’employé au PPK, et ils peuvent ajouter jusqu’à 2,5 % supplémentaires. Ils sont responsables de calculer, déduire, et soumettre à l’institution financière qui gère le PPK, les contributions tant de leur part que de celle de l’employé.

En Pologne, les employés sont responsables de leurs contributions à l’assurance santé. Contrairement à la PPK, ils effectuent ces paiements eux-mêmes. Cependant, l’employeur calcule, déduit, et verse ces contributions lors de la gestion de la paie. Ce système garantit que les paiements nécessaires à l’assurance santé sont effectués à temps et correctement.

Impôt sur le revenu des employés en Pologne

Les contributions des employés en Pologne incluent l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales. Les résidents payent l’impôt sur leur revenu mondial, tandis que les non-résidents ne paient l’impôt que sur le revenu généré en Pologne :

• Jusqu’à 120 000 PLN de revenus, l’impôt est de 12 %, et au-delà, il est de 32 %.

• Les employés de moins de 26 ans n’ont pas à payer d’impôt sur un revenu jusqu’à 85 528 PLN par an.

• De plus, il existe une taxe de solidarité de 4 % sur les revenus dépassant 1 million de PLN.

Sécurité sociale des employés en Pologne

Pour la sécurité sociale, les employés versent 13,71 % de leur salaire brut. L’employeur retient cette somme sur le salaire de l’employé et la verse avec ses propres cotisations. Cela couvre la pension, l’assurance invalidité, et l’assurance maladie. Les employés versent également une contribution santé de 9 %, dont jusqu’à 7,75 % sont déductibles de leur impôt, tandis que le reste de 1,25 % ne l’est pas.

Enfin, la participation au PPK est généralement volontaire pour les employés. Les employés âgés de 19 à 54 ans y sont automatiquement inscrits, mais peuvent se désinscrire s’ils le souhaitent. Ceux âgés de 55 à 69 ans doivent en faire la demande s’ils souhaitent adhérer, tandis que les employés de plus de 70 ans ne peuvent pas y participer.

Les employés versent 2 % de leur salaire brut au PPK, avec la possibilité d’ajouter jusqu’à 2 % supplémentaires.

Congés et absences en Pologne

En Pologne, chaque employé a droit à un congé annuel payé, et les employeurs doivent s’assurer que celui-ci est pris. Lorsqu’un employé commence un nouvel emploi, il acquiert le droit à un congé payé, correspondant à 1/12 de ses droits annuels pour chaque mois travaillé.

Généralement, les employés prennent la totalité de leur congé en une seule fois, mais ils peuvent demander à le diviser, avec une période d’au moins 14 jours consécutifs.

La durée du congé dépend de l’ancienneté. Ils ont droit à 20 jours s’ils ont moins de dix ans d’ancienneté, et 26 jours pour ceux avec au moins dix ans. Les jours de congé pour les employés à temps partiel sont ajustés en fonction de leurs heures de travail, arrondis à la journée complète.

Fait intéressant, la formation académique est également prise en compte dans la période de référence pour le calcul du droit au congé. Par exemple, un diplôme d’études supérieures équivaut à huit années d’expérience professionnelle.

Les jours de congé non utilisés peuvent être reportés à l’année suivante et doivent être pris avant le 30 septembre. Le paiement en lieu de congé n’est autorisé que si le contrat de travail prend fin.

Jours fériés

Les employés en Pologne ont droit à 13 jours fériés payés chaque année. Ceux qui travaillent lors d’un jour férié bénéficient d’un jour de repos compensatoire ou d’une rémunération supplémentaire de 100 % pour chaque heure travaillée.

Congé maladie en Pologne

Les employés en congé maladie perçoivent 80 % de leur salaire pour les 33 premiers jours d’incapacité par année civile. Ce paiement est effectué par l’employeur. Il passe à 100 % si l’incapacité résulte d’une grossesse ou d’un accident du travail.

Après ces 33 jours, c’est l’Institut de sécurité sociale qui prend en charge. Il paie 80 % du salaire de base pour jusqu’à 182 jours consécutifs par an. Cette période inclut la période initiale rémunérée par l’employeur.

Congé maternité, paternité, et parental

Les congés de maternité en Pologne figurent parmi les plus progressifs au monde.

Les employées ont droit à un congé maternité après la naissance ou l’adoption d’un enfant de moins de sept ans. La durée est de 20 semaines pour un enfant, 31 semaines pour des jumeaux, et jusqu’à 37 semaines pour cinq enfants ou plus.

Les employés peuvent prendre deux semaines de congé de paternité rémunéré dans les 24 mois suivant la naissance ou l’adoption de leur enfant.

Les parents ont droit à jusqu’à 41 semaines (43 pour des naissances multiples) de congé parental rémunéré après le congé maternité. Ce congé, payé à 70 % du salaire, peut être pris par un ou les deux parents simultanément, mais sans dépasser le nombre total de semaines autorisées.

Congé spécial en Pologne

Les employés ont également droit à un congé pour événements familiaux importants. Cela inclut les mariages ou funérailles, avec deux jours pour les événements touchant des membres proches, et un jour pour les autres. Ils peuvent aussi bénéficier d’un congé pour comparution au tribunal, examens médicaux obligatoires, ou dons de sang.

Procédures et recommandations pour la rupture du contrat en Pologne

En Pologne, la fin du contrat de travail peut intervenir de quatre façons :

1. Par accord mutuel,

2. Par initiative de l’une ou l’autre partie avec préavis,

3. Par initiative de l’une ou l’autre partie sans préavis,

4. Ou à l’expiration de la durée du contrat (pour contrats à durée déterminée ou d’essai).

Quelle que soit la partie initiatrice, la déclaration doit être faite par écrit.

Lorsque l’employeur initie la rupture, il doit informer l’employé de son droit à faire appel devant le Tribunal du travail. Après la fin du contrat, l’employeur doit fournir un Certificat d’emploi. Il doit aussi désinscrire l’employé de l’Organisme de sécurité sociale (ZUS). Le dernier paiement doit être effectué lors du prochain cycle de paie.

Rupture d’un commun accord

Lorsque l’employeur et l’employé conviennent de mettre fin au contrat, l’un ou l’autre peut initier la procédure. La indemnité de licenciement est obligatoire si l’employeur met fin au contrat avec préavis ou d’un commun accord.

Rupture avec préavis

Les employés peuvent démissionner à tout moment avec préavis, sans avoir à en justifier la raison. Toutefois, l’employeur doit fournir des motifs valides pour un contrat à durée indéterminée. Il ne peut pas payer en lieu et place du préavis.

Rupture sans préavis

L’employeur peut résilier le contrat sans préavis si l’employé est en faute, par exemple en cas de faute grave, de commission d’un crime confirmé par décision judiciaire, ou s’il perd une licence de travail requise à cause de sa faute.

Il peut aussi rompre sans préavis si l’employé est dans l’incapacité de travailler en raison d’une maladie de plus de trois mois. Cela concerne uniquement les employés avec moins de six mois dans l’entreprise.

Un employé peut également rompre sans préavis en cas de violation grave des obligations essentielles de l’employeur, ou si celui-ci refuse de le transférer à un autre poste lorsque celui-ci est nuisible à sa santé.

Protection contre le licenciement

Certaines catégories d’employés sont protégées contre un licenciement avec préavis, notamment ceux en :

1. Congé annuel, maternité, parental, ou de proche aidant sans solde ;

2. Congé maladie avec certificat médical ;

3. Employés proches de l’âge de la retraite (moins de quatre ans) ;

4. Femmes enceintes ;

5. Membres de syndicats.

Indemnités de licenciement et droits y afférents

Les règles de licenciement s’appliquent aux entreprises de plus de 20 employés. Ces employés ont droit à une indemnité de licenciement si leur départ est dû à des raisons économiques, telles que réorganisation ou liquidation.

Le montant dépend de la durée de service dans la société : ils ont droit à :

1. Un mois de salaire pour moins de deux ans d’ancienneté,

2. Deux mois pour deux à huit ans,

3. Trois mois pour plus de huit ans.

Les entreprises de moins de 20 employés ne sont pas obligées de verser une indemnité.

Autres recommandations en fin d’emploi

Le délai de préavis dépend du type de contrat et de l’ancienneté. Pour un contrat en période d’essai, il varie de trois jours ouvrés à deux semaines. Pour un contrat à durée déterminée ou indéterminée, il varie de deux semaines à trois mois.

Pendant cette période en Pologne, les employés perçoivent leur salaire habituel. Ils peuvent être invités à prendre un congé législatif ou à bénéficier d’un temps pour rechercher un nouvel emploi.

Les employés ayant