Ce que les entreprises mondiales doivent comprendre sur la paie en Pologne

La Pologne est l'un des pays dont l'économie et la main-d'œuvre exceptionnelle attirent de plus en plus d'entreprises étrangères chaque année. Son Produit Intérieur Brut (PIB) a augmenté de 4,1 % en 2019 pour atteindre 566 milliards de dollars. La même année, la Pologne s'est classée 40e dans l'enquête de la Banque mondiale sur la facilité de faire des affaires. Cela a mis la Pologne sur la carte et en a fait un marché dans lequel de nombreuses entreprises souhaitent s'étendre. Elle est également idéalement située au centre de l'Europe, reliant un nombre important de grands marchés. La Pologne dispose également d'une main-d'œuvre hautement qualifiée. Elle est renommée pour ses universités. La Pologne offre des travailleurs éduqués et motivés, qui sont parfaitement adaptés à un marché international. Ils excellent dans les secteurs de l'informatique, de l'ingénierie et des sciences. Il y a quelques choses que vous devez savoir si vous décidez d'embaucher quelqu'un en Pologne. Se familiariser avec les lois du travail et la paie en Pologne vous aidera à obtenir les meilleurs employés et à maintenir la conformité.

Essentiels de l'emploi en Pologne

Dans la plupart des pays, pour embaucher quelqu'un d'un pays étranger, vous devez établir une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher ou faire appel à un fournisseur EOR. La Pologne ne nécessite pas que vous établissiez une présence pour embaucher un citoyen polonais, mais vous devez vous enregistrer auprès de plusieurs agences gouvernementales. Vous pouvez également compter sur un fournisseur de paie local pour vous aider à mettre en place la paie. Pour vous enregistrer auprès des autorités compétentes, vous devez nommer un représentant officiel. Celui-ci vous enregistrera ensuite auprès de l'Administration fiscale polonaise et obtiendra un numéro d'identification fiscale polonais (NIP) pour vous. L'étape suivante consiste à soumettre un formulaire ZUS ZPA à l'Institution de sécurité sociale polonaise (ZUS), pour vous enregistrer en tant qu'employeur. Vous devez également enregistrer vos employés auprès de l'autorité de sécurité sociale. Vous êtes tenu de compléter les deux enregistrements dans un délai de sept jours. Après l'enregistrement, chacun de vos employés recevra son numéro PESEL. Ce numéro est utilisé pour identifier l'employé à des fins fiscales.

Documents requis pour les nouveaux employés

Vous devez avoir un contrat de travail écrit pour embaucher quelqu'un légalement en Pologne. Un contrat de travail formel doit être signé par l'employeur et l'employé au plus tard à la date de début de l'employé. Les employeurs qui n'ont pas de contrat avec leurs employés peuvent faire face à des amendes et des pénalités. En Pologne, les contrats de travail doivent être en polonais. Ils peuvent également être bilingues tant que l'une des langues est le polonais.

Contrats de travail en Pologne

Selon le Code du travail polonais, le contrat doit inclure certains éléments essentiels. Tout d'abord, il doit indiquer les noms des parties—cela signifie à la fois l'employeur et l'employé. Il doit également spécifier le type de contrat, la date à laquelle il a été établi, et les conditions d'emploi. Les conditions d'emploi du contrat incluent le type de travail que l'employé effectuera. Il couvre également le lieu de travail et les détails de leur rémunération. Le contrat doit également indiquer la durée du travail de l'employé chaque jour et chaque semaine, ainsi que la date de début de son emploi. Dans les sept jours suivant la signature du contrat de travail, l'employeur doit informer l'employé de plusieurs choses. Cela inclut les heures de travail chaque jour et chaque semaine. Il doit également inclure la fréquence des paiements, les droits aux congés et le délai de préavis pour quitter le poste. Le contrat doit également inclure les heures considérées comme travail de nuit si l'entreprise n'a pas de règlement de travail spécifique. Les contrats doivent également couvrir le lieu, la date et l'heure du paiement du salaire. Enfin, le contrat doit définir les règles pour enregistrer la présence et expliquer les absences.

Avantages et rémunération des employés

Chaque employé doit recevoir le traitement et la protection appropriés de la part de leurs employeurs conformément à la loi du travail polonaise. Cela inclut les avantages et la rémunération.

Salaire minimum

Le salaire minimum en Pologne est de 4 242,00 PLN par mois. ou 27,70 PLN par heure. Cette exigence de salaire minimum est en vigueur depuis le 1er janvier 2024. Cependant, elle ne s'applique qu'aux travailleurs à temps plein. Les heures de travail en Pologne sont généralement de 40 heures par semaine, soit 8 heures par jour. La journée de travail commence généralement à 8h et se termine à 16h.

Heures supplémentaires

La Pologne n'autorise pas les heures supplémentaires à moins que l'employé ne renonce à la semaine de travail de 40 heures. L'employé peut demander des heures supplémentaires, mais cela doit être discuté au cas par cas. Les employés travaillant des heures supplémentaires ne peuvent pas dépasser 150 heures supplémentaires par an. L'employé travaillant des heures supplémentaires a droit à une rémunération pour heures supplémentaires. Si un employé travaille la nuit, le dimanche ou les jours fériés, il gagne 100 % de rémunération supplémentaire. Pour les heures supplémentaires travaillées un autre jour, ils obtiennent 50 % de rémunération supplémentaire. Si les heures supplémentaires dépassent la moyenne des heures de travail hebdomadaires sur une période donnée, ils gagnent également 100 % de rémunération supplémentaire pour chaque heure. Au lieu de recevoir une rémunération supplémentaire pour les heures supplémentaires, l'employeur peut accorder à l'employé des congés. Si l'employeur décide cela sans que l'employé ne le demande, chaque heure supplémentaire équivaut à 1,5 heure de congé payé. Si l'employé demande des congés, chaque heure supplémentaire équivaut à une heure de congé payé.

Quelles sont les contributions de sécurité sociale de l'employeur en Pologne ?

En Pologne, les employeurs paient plusieurs contributions de sécurité sociale. Celles-ci sont basées sur les salaires bruts de leurs employés. Ils contribuent à hauteur de 19,52 % aux pensions et à l'assurance invalidité. Pour l'assurance accident, les employeurs ayant jusqu'à neuf employés paient 1,67 %, tandis que ceux ayant plus de neuf employés paient entre 0,67 % et 3,33 %. Le coût réel dépend de leur secteur d'activité, mais les employeurs étrangers paient un taux fixe de 1,67 %. De plus, les employeurs paient 2,45 % au Fonds de Travail et 0,10 % au Fonds de Garantie des Prestations des Employés. Les employeurs contribuent également au Fonds de Solidarité pour le Soutien des Personnes Handicapées s'ils n'emploient pas au moins 6 % de personnes handicapées. La contribution est calculée selon une formule spécifique impliquant 40,65 % du salaire moyen.

Le Plan de Capitalisation des Employés (PPK)

Le Plan de Capitalisation des Employés (PPK) est un programme d'épargne en Pologne conçu pour aider les employés à épargner pour leur retraite. Il est financé par les contributions de l'employé, de l'employeur et du gouvernement. Les employeurs contribuent à hauteur de 1,5 % du salaire brut de l'employé au PPK, et ils peuvent choisir d'ajouter jusqu'à 2,5 % supplémentaires. Les employeurs sont responsables du calcul, de la déduction et de la soumission de leurs propres contributions et de celles de l'employé au PPK à l'institution financière qui gère le PPK. En Pologne, les employés sont responsables de leurs contributions à l'assurance maladie. Contrairement au PPK, les employés effectuent ces paiements. Cependant, l'employeur calcule, déduit et soumet les contributions pour eux pendant la paie. Ce système garantit que les paiements nécessaires à l'assurance maladie sont effectués à temps et correctement.

Impôt des employés en Pologne

Les contributions des employés en Pologne incluent l'impôt sur le revenu et les paiements de sécurité sociale. Les résidents de Pologne paient des impôts sur leurs revenus mondiaux, tandis que les non-résidents ne paient des impôts que sur les revenus gagnés en Pologne :

• Les revenus jusqu'à 120 000 PLN sont imposés à 12 %, et les revenus au-delà de ce montant sont imposés à 32 %.
• Les employés de moins de 26 ans n'ont pas à payer d'impôt sur les revenus jusqu'à 85 528 PLN par an.
• De plus, il y a une taxe de solidarité de 4 % sur les revenus supérieurs à 1 million PLN.

Sécurité sociale des employés en Pologne

Pour la sécurité sociale, les employés paient 13,71 % de leur salaire brut. Les employeurs retiennent ce montant du salaire de l'employé et le soumettent avec leurs contributions. Ce paiement couvre les pensions, l'invalidité et l'assurance maladie. Les employés paient également une contribution de 9 % à l'assurance maladie, dont jusqu'à 7,75 % sont déductibles de leurs impôts, tandis que les 1,25 % restants ne sont pas déductibles. Enfin, la participation au PPK est généralement volontaire pour les employés. Les employés âgés de 19 à 54 ans sont automatiquement inscrits mais peuvent se désinscrire s'ils le souhaitent. Ceux âgés de 55 à 69 ans doivent postuler s'ils veulent rejoindre, tandis que les employés de plus de 70 ans ne peuvent pas rejoindre. Les employés contribuent à hauteur de 2 % de leur salaire brut au PPK, et ils peuvent choisir d'ajouter jusqu'à un. additional 2%.

Vacances et congés en Pologne

En Pologne, chaque employé a droit à des vacances annuelles payées, et les employeurs doivent s'assurer que les employés les prennent. Lorsqu'ils commencent un nouvel emploi, les employés acquièrent le droit à des congés payés, gagnant 1/12 de leur droit annuel de congé pour chaque mois travaillé. En général, les employés prennent l'intégralité de leur congé en une seule fois, mais ils peuvent demander à le diviser, avec une période d'au moins 14 jours consécutifs. La durée des vacances dépend de l'ancienneté. Les employés ont droit à 20 jours s'ils ont moins de dix ans de travail. 26 jours est la norme pour ceux ayant au moins dix ans. Les jours de congé des employés à temps partiel sont ajustés en fonction de leurs heures de travail, arrondis à une journée complète. Fait intéressant, l'éducation compte également pour la période de travail qui détermine le droit aux vacances. Par exemple, un diplôme d'enseignement supérieur équivaut à huit ans d'expérience professionnelle. Les jours de congé non utilisés sont reportés à l'année suivante et doivent être pris avant le 30 septembre. Le paiement au lieu de prendre des vacances n'est autorisé que si l'emploi prend fin.

Jours fériés

Les employés en Pologne ont droit à 13 jours fériés payés chaque année. Les employés qui travaillent un jour férié reçoivent un jour de congé compensatoire ou une rémunération supplémentaire de 100% pour chaque heure travaillée.

Congé maladie en Pologne

Les employés en congé maladie reçoivent 80% de leur salaire pour les 33 premiers jours de maladie au cours d'une année civile. Cela est payé par l'employeur. Cela passe à 100% si la maladie survient pendant la grossesse ou résulte d'un accident de travail. Après les 33 premiers jours, l'Institut de Sécurité Sociale prend le relais de l'employeur. Il paie 80% du salaire de base pendant jusqu'à 182 jours consécutifs par an. Cette période inclut la période initiale payée par l'employeur.

Congé de maternité, de paternité et parental

Les congés de maternité, de paternité et parentaux de la Pologne sont parmi les plus progressistes au monde. Les employées ont droit à un congé de maternité après l'accouchement ou l'adoption d'un enfant de moins de sept ans. Elles reçoivent 20 semaines pour un enfant, 31 semaines pour des jumeaux, et jusqu'à 37 semaines pour cinq enfants ou plus. Les employés peuvent prendre deux semaines de congé de paternité payé dans les 24 mois suivant la naissance ou l'adoption de leur enfant. Les parents ont droit à jusqu'à 41 semaines (43 pour des naissances multiples) de congé parental payé après l'utilisation du congé de maternité. Payé à 70% du salaire, le congé parental peut être pris par l'un ou l'autre des parents simultanément mais sans dépasser le nombre total de semaines autorisées.

Congé spécial en Pologne

Les employés ont également droit à un congé pour événements spéciaux de la vie familiale. Cela inclut les mariages ou les funérailles, avec deux jours pour les événements impliquant des membres proches de la famille et un jour pour les autres. Les employés ont également droit à un congé pour comparutions devant le tribunal, examens médicaux obligatoires ou dons de sang.

Procédures et directives de licenciement des employés en Pologne

En Pologne, l'emploi peut se terminer de quatre manières :

1. Par accord mutuel,
2. Par l'une ou l'autre des parties avec préavis,
3. Par l'une ou l'autre des parties sans préavis,
4. Ou lorsque le terme du contrat expire (pour les contrats à l'essai ou à durée déterminée).

Quel que soit l'initiateur de la résiliation, la déclaration doit être faite par écrit. Lorsque l'employeur initie la résiliation, il doit informer l'employé de son droit de faire appel devant le Tribunal du Travail. Après la fin de l'emploi, l'employeur doit fournir un Certificat de Travail. Il doit également désinscrire l'employé de l'Autorité de Sécurité Sociale (ZUS). Le paiement final doit être effectué lors du prochain cycle de paie régulier.

Résiliation par accord mutuel

Lorsque l'employeur et l'employé conviennent de mettre fin à l'emploi, l'une ou l'autre des parties peut l'initier. Une indemnité est obligatoire si l'employeur met fin au contrat avec préavis ou par accord mutuel.

Résiliation avec préavis

Les employés peuvent démissionner à tout moment avec préavis, sans avoir besoin de fournir une raison. Cependant, les employeurs doivent fournir des raisons valables pour résilier un contrat à durée indéterminée. Les employeurs ne peuvent pas payer au lieu de préavis.

Résiliation sans préavis Les employeurs peuvent mettre fin à l'emploi sans préavis si l'employé est en faute, comme en cas de faute grave, de crime confirmé par une condamnation judiciaire, ou de perte d'une licence de travail requise par sa faute. Les employeurs peuvent également mettre fin à l'emploi sans préavis si l'employé ne peut pas travailler en raison d'une maladie durant plus de trois mois. Cela ne s'applique qu'aux employés qui sont dans l'entreprise depuis moins de six mois. Les employés peuvent mettre fin à l'emploi sans préavis en cas de manquement grave aux obligations essentielles de l'employeur. De même, si l'employeur refuse de les transférer à un autre poste lorsque leur poste actuel est jugé nuisible à leur santé.

Protection contre le licenciement des employés

Certaines catégories d'employés sont protégées contre le licenciement avec préavis. Cela inclut ceux qui sont en :

1. Vacances, congé de maternité, parental ou congé de soignant non rémunéré ;
2. Congé de maladie avec certificat médical ;
3. Employés à moins de quatre ans de la retraite ;
4. Employées enceintes ;
5. Membres de syndicats.

Indemnité de licenciement et droits

Les règles de licenciement s'appliquent aux entreprises de plus de 20 employés. Les employés ont droit à une indemnité de licenciement si leur licenciement est dû à des raisons d'entreprise comme une réorganisation ou une fermeture de poste. L'indemnité de licenciement dépend de la durée de leur présence dans l'entreprise. Les employés ont droit à :

1. Un mois de salaire pour moins de deux ans de service,
2. Deux mois de salaire pour deux à huit ans,
3. Trois mois de salaire pour plus de huit ans.

Les entreprises de moins de 20 employés ne sont pas tenues de payer une indemnité de licenciement.

Autres directives de fin d'emploi

La période de préavis dépend du type de contrat et de la durée de service de l'employé. Pour les contrats de période d'essai, les périodes de préavis vont de trois jours ouvrables à deux semaines. Pour les contrats à durée déterminée et indéterminée, les périodes de préavis vont de deux semaines à trois mois. Pendant la période de préavis en Pologne, les employés reçoivent leur salaire régulier. Ils peuvent être invités à prendre des congés statutaires ou à bénéficier de temps libre pour chercher un nouvel emploi. Les employés qui ont travaillé au moins 365 jours au cours des 18 derniers mois ont droit à des allocations de chômage pendant six à douze mois. Cependant, cela peut dépendre des taux de chômage locaux et d'autres critères.

FAQ

Quelle est la fréquence de la paie en Pologne ?

En Pologne, les employés sont généralement payés une fois par mois. La date exacte de paiement est généralement indiquée dans le contrat de travail ou les politiques de l'entreprise. Les salaires sont généralement versés avant le 10 de chaque mois pour le mois précédent.

Combien faut-il pour vivre confortablement en Pologne ?

Pour vivre confortablement en Pologne, une personne seule a généralement besoin d'environ 6 000 à 8 000 PLN par mois. Cela dépend de la ville. Dans les grandes villes comme Varsovie ou Cracovie, les coûts sont plus élevés par rapport aux petites villes. Ce montant couvre le loyer, la nourriture, le transport et quelques activités de loisirs.

Quel est l'impôt sur les salaires en Pologne ?

En Pologne, les impôts sur les salaires incluent l'impôt sur le revenu et les cotisations de sécurité sociale. Le taux d'imposition sur le revenu est de 12 % pour un revenu annuel jusqu'à 120 000 PLN, et de 32 % pour un revenu supérieur à ce montant. Les employés et les employeurs contribuent également à la sécurité sociale, qui couvre la santé, la retraite et d'autres prestations.