Comment embaucher et payer des Contractors en Espagne

Engager des contractors en Espagne est une démarche intelligente pour les startups et les équipes RH. Cela leur donne un accès flexible aux talents. Cependant, les lois du travail espagnoles pour les autónomos (contractants indépendants) sont uniques. Il est important de suivre ces règles de près. Des erreurs peuvent entraîner des problèmes juridiques tels que la faux autónomo, des amendes ou des problèmes fiscaux.

Dans ce guide, nous couvrirons tout ce dont vous avez besoin pour embaucher des contractors en Espagne et les payer correctement. Nous expliquerons qui qualifie comme contractor, comment les engager légalement, ainsi que les obligations fiscales et de sécurité sociale. Nous discuterons également des modalités de paiement typiques, des risques de mauvaise classification, et des conseils pour rester conforme, notamment pour les équipes internationales. Notre objectif est de rester informel et clair, avec des références aux réglementations espagnoles pour appui.

Qui Qualifie comme Contractor (Autónomo) en Espagne ?

En Espagne, un autónomo est une personne indépendante ou un contractant indépendant. Cela signifie qu’ils travaillent à leur propre profit, en offrant des services ou des produits de façon autonome. Ils opèrent en dehors du contrôle d’un seul employeur. Une définition du droit du travail espagnol indique :

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​ https://elderecho.com/trabajo-cuenta-ajena-trabajo-cuenta-propia-similitudes-diferencias

En termes plus simples, les contractors gèrent leur propre travail : ils fixent généralement leurs horaires, utilisent leurs outils, et travaillent pour plusieurs clients. Contrairement aux employés (trabajadores por cuenta ajena), qui suivent un contrat d’entreprise, les contractors travaillent sous un contrat civil ou commercial pour des services.

Principales différences entre un contractor et un employé en Espagne incluent :

• Indépendance : Les contractors travaillent avec un haut degré d’autonomie. Ils ne sont pas contrôlés ou gérés comme des employés. Par exemple, un freelancer peut concevoir un site web quand il le souhaite, alors qu’un designer salarié doit respecter le planning et les directives de l’entreprise.

• Pas d’avantages de paie : Les contractors ne bénéficient pas des avantages typiques des employés comme les congés payés, les congés maladie ou l’indemnité de licenciement. Ils ne sont pas sur la paie de l’entreprise ; ils facturent ce qu’ils font.

• Risques financiers et outils : Un autónomo fournit généralement ses propres outils ou équipements et assume les risques financiers liés à son travail. Il doit souvent acheter lui-même matériaux ou formations.

• Multiples clients : Beaucoup de contractors ont divers clients en même temps, ce qui soutient leur statut d’indépendant. Cependant, la loi espagnole reconnaît le “autónomo dependiente” (TRADE), un contractant économiquement dépendant qui tire plus de 75 % de ses revenus d’un seul client. Un TRADE reste un contractor mais doit avoir un contrat écrit spécifique avec ce client principal (plus d’explications ci-après).

Si quelqu’un en Espagne travaille comme un employé — par exemple en suivant le planning d’une entreprise, en recevant des directives, et sans réelle autonomie — le qualifier de “contractor” est trompeur. La loi peut le considérer comme un employé, même s’il facture en tant que freelancer. C’est la situation bien connue du “falso autónomo” (faux auto-entrepreneur) que surveillent les inspecteurs du travail espagnols. Nous discuterons des risques de mauvaise classification et des inspections du travail en Espagne plus tard, mais rappelez-vous : seuls les véritables travailleurs indépendants qualifient comme contractors.

Comment Embaucher Légalement un Contractor en Espagne

Une fois que vous avez trouvé un professionnel pour agir en tant que contractor indépendant (autónomo), comment l’engager légalement ? Embaucher un contractor en Espagne diffère de l’embauche d’un employé. Voici les étapes clés et exigences :

1. Utiliser un contrat approprié pour services (Contrato Mercantil) : Vous n’utiliserez pas de contrat de travail pour un contractor. À la place, signez un accord civil ou commercial – souvent appelé contrato de prestación de servicios ou contrato mercantil. Ce contrat définit le périmètre du travail, les livrables, les modalités de paiement, et la nature indépendante de la relation. Il doit préciser qu’aucune relation de travail (relación laboral) n’existe, et que le contractor est responsable de ses propres taxes et cotisations sociales. Pour un TRADE (contractant dépendant), la loi espagnole exige un contrat écrit et une inscription auprès du service public de l’emploi. Assurez-vous que l’accord soit écrit pour protéger les deux parties, et envisagez une version bilingue (espagnol/anglais) si une partie ne parle pas espagnol.

2. Vérifier l’enregistrement du contractor (statut d’autónomo) : En Espagne, le contractor doit s’enregistrer auprès des autorités fiscales (Agencia Tributaria) et de la Sécurité Sociale avant de commencer à travailler. En tant qu’employeur, confirmez que le contractor a bien effectué cette démarche :

• Inscription à l’Agence fiscale (Hacienda) : Le contractor doit s’inscrire via le Modelo 036 ou 037 (formulaires d’enregistrement fiscal) auprès de l’Agencia Tributaria​.

  Cela informe le service des impôts de leur activité commerciale (via un code IAE – Impuesto de Actividades Económicas). La plupart des freelancers utilisent le Modelo 037 simplifié. Cette étape leur donne un CIF/NIF en tant qu’autónomo et les inscrit à la TVA (IVA) si applicable. Conseil : vous pouvez demander une copie de leur enregistrement Modelo 036/037 ou leur numéro de TVA (NIF, souvent leur DNI avec une lettre).

• Inscription à la Sécurité Sociale (RETA) : Les autónomos doivent s’inscrire au Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), le système de sécurité sociale espagnol pour les travailleurs indépendants. Cela se fait en ligne via le portail de la Seguridad Social (Import@ss) et est obligatoire avant qu’ils ne commencent à travailler. Lors de l’inscription, le freelancer choisit une base de cotisation (qui influence leur cotisation mensuelle) et sélectionne un fonds d’assurance mutuelle (mutua) qui couvre les accidents du travail et maladies. L’employeur ne gère pas cela pour le contractor, mais vous devriez vérifier que votre contractor possède un numéro de sécurité sociale et est “en alta” (actif) dans la RETA. Les contractors peuvent vous montrer un document confirmant leur inscription à la sécurité sociale.

3. Définir le périmètre et les modalités en conformité avec la loi : Assurez-vous que le travail du contractor constitue réellement un projet ou un service indépendant. Définissez clairement les livrables ou services. Si la relation commence à ressembler à un emploi (par exemple, horaire fixe dans vos locaux, utilisation de votre matériel, supervision étroite), pause – vous devrez peut-être embaucher un salarié ou ajuster les termes. Dans le cadre légal espagnol, la substance de la relation prime, pas seulement l’étiquette. Concevez la collaboration comme un projet ou une mission de conseil. Le contrat de services doit aussi inclure des clauses sur la confidentialité, la propriété intellectuelle (qui possède le produit du travail), et les modalités de résiliation, si nécessaire.

4. Considérer le scénario du Autónomo TRADE : Si votre contractor passe la majorité de son temps sur votre projet et tire au moins 75 % de ses revenus de vous, il peut être classé comme un Autónomo Dependiente (TRADE) selon la loi espagnole. Les contractors TRADE ont un statut spécial avec des protections accrues (comme 18 jours de congé par an et un préavis spécifique) et le contrat doit explicitement indiquer qu’il s’agit d’un TRADE et être enregistré auprès des autorités. Cette situation est rare pour de véritables contractors indépendants, car la plupart essaient de travailler avec plusieurs clients. Si vous suspectez que cela pourrait s’appliquer, consultez un avocat du travail ou un conseiller pour rédiger le contrat correctement.

En résumé, pour embaucher un contractor en Espagne, assurez-vous qu’il est un véritable autónomo, utilisez un contrat solide, et vérifiez qu’il est bien enregistré. Contrairement à l’embauche d’un salarié, vous n’avez pas besoin de l’inscrire dans votre paie ou à la Sécurité Sociale. Votre relation est une relation B2B. Cependant, vous devez collecter ses factures pour les paiements (que nous verrons ensuite) et les conserver pour votre comptabilité et vos déclarations fiscales.

(Pour plus de détails sur les règles du travail en Espagne et les distinctions, vous pouvez aussi consulter notre guide d’embauche en Espagne)

Obligations Fiscales et de Sécurité Sociale pour les Contractors et les Entreprises

Engager un autónomo en Espagne signifie que tant le contractor que l’entreprise ont des devoirs fiscaux et de sécurité sociale. La bonne nouvelle, c’est que les entreprises ne paient pas de taxes d’emploi ni de cotisations sociales pour de vrais contractors. Ces responsabilités incombent au contractor. Toutefois, les entreprises peuvent devoir retenir une partie des taxes et doivent comprendre la situation fiscale globale. Voici une ventilation :

Pour le Contractor (Autónomo) : Un contractor espagnol doit gérer ses propres paiements d’impôts et de sécurité sociale :

• Impôt sur le revenu (IRPF) : L’impôt IRPF s’applique aux revenus du contractor. Les freelancers effectuent généralement des acomptes trimestriels ou ont leurs clients retenir l’impôt sur les factures. La retenue standard est 15 % sur les factures de services professionnels d’un autónomo. Cela signifie que le contractor émet une facture à l’entreprise, incluant une ligne pour une déduction IRPF de 15 % (si cela fait plus de 2 ans qu’il freelance ; les nouveaux freelancers peuvent appliquer un taux réduit de 7 %). L’entreprise retient ces 15 % et les verse à l’administration fiscale en leur nom. À la fin de l’année, le contractor déclare ses revenus totaux moins les dépenses dans sa déclaration et règle la différence. Important : Les sociétés étrangères embauchant des contractors espagnols pourraient ne pas retenir d’impôts espagnols. Dans ce cas, le contractor doit gérer seul ses acomptes trimestriels. Il est conseillé de clarifier cela dans le contrat.

• TVA (IVA) : La plupart des contractors doivent facturer la TVA (IVA) sur leurs services, car ils opèrent comme des entreprises. Le taux standard de TVA en Espagne est de 21 %. La facture d’un autónomo ajoutera généralement 21 % de TVA à leurs honoraires, sauf exonération ou taux réduit (certains métiers ont 10 % ou 0 %). Si votre société est enregistrée à la TVA en Espagne ou dans l’UE, vous pouvez généralement déduire cette TVA en tant que TVA déductible. Les sociétés non espagnoles rencontrent parfois la règle du “reverse charge”, ce qui complique la gestion. Les contractors déposent des déclarations trimestrielles de TVA pour payer la TVA collectée (moins la TVA payée sur leurs dépenses professionnelles).

• Cotisations sociales (cotisation mensuelle d’autónomo) : Les contractors espagnols paient une cotisation mensuelle à la sécurité sociale (cuota de autónomo) pour couvrir la santé, la retraite, etc. Ce montant est fixe, basé sur leur base de cotisation choisie et leur tranche de revenus. À partir de 2025, l’Espagne a introduit des tarifs basés sur le revenu pour la cotisation d’autónomo. Par exemple, un freelancer gagnant moins de 670 € par mois pourrait payer environ 200 € par mois, tandis qu’un revenu supérieur à 6 000 € pourrait atteindre 590 €. Ces taux s’ajustent chaque année selon les revenus. Le contractor doit payer cette cotisation, généralement par prélèvement automatique via la Seguridad Social. Ces paiements sont des coûts importants à prendre en compte pour fixer vos tarifs.

• Autres taxes : Certains freelancers paient l’IAE (taxe sur l’activité économique) si leur chiffre d’affaires est élevé, mais la majorité des autónomos en sont exemptés en raison de seuils de revenus. Ils peuvent aussi payer une taxe annuelle sur le travail indépendant dans leur région ou des licences locales, mais cela varie. Les principales taxes restent l’IRPF et la TVA.

Pour l’Entreprise : Du côté de l’entreprise, embaucher un contractor implique moins d’obligations directes qu’un salarié, mais vous avez tout de même des devoirs importants :

• Retenues et déclarations informatives : Si votre entité est en Espagne, vous devez généralement retenir 15 % IRPF sur les paiements aux professionnels indépendants espagnols. Vous payez au contractor 85 % de la facture (plus la TVA intégrale), et les 15 % restants sont versés à Hacienda en leur nom. Ensuite, vous déposez une déclaration trimestrielle de retenue (modèle 111) pour reverser ces retenues, et un résumé annuel (modèle 190). Si aucune facture n’est fournie ou si le contractor n’est pas enregistré, ne le payez pas comme un “fournisseur” sans clarification. Chaque paiement doit être documenté. Évitez de payer un contractor “sous la table” sans facture, car vous ne pourrez pas déduire ce coût.

• Vérifier les détails de TVA : Vérifiez que la facture du contractor inclut leur numéro de TVA (NIF) et la TVA correcte. Si vous êtes une société espagnole, vous enregistrerez cette facture dans vos registres de TVA et pourrez généralement récupérer la TVA. Si vous êtes une société étrangère, il se peut que la TVA ne soit pas facturée (par exemple, si hors UE). Vérifier ces détails assure que les deux parties gèrent la TVA correctement. Le contractor espagnol connaîtra ses obligations, mais il est utile de comprendre pourquoi certaines factures ont TVA et d’autres pas.

• Pas de cotisations sociales pour l’entreprise : Vous ne payez pas de cotisations sociales pour un contractor pur. Vous ne retenez pas de cotisations sociales sur leur rémunération, car cela ne s’applique pas aux deals B2B. Le contractor paie sa propre cotisation RETA. Assurez-vous que la personne est bien un contractor. Si les autorités décident plus tard qu’il s’agissait en fait d’un employé, vous pourriez être responsable des cotisations sociales patronales non versées et des amendes. (Nous aborderons ce risque dans la section de mauvaise classification.)

• Factures du contractor dans la comptabilité : Conservez toutes les factures des contractors. Les entreprises espagnoles doivent les garder au moins 5 ans (et pratiquement 6 ans pour les documents commerciaux). Même les startups étrangères doivent conserver ces documents comme preuve de dépenses professionnelles légitimes si l’administration fiscale espagnole vous interroge sur des paiements à des particuliers en Espagne.

En résumé, le contractor gère ses propres déclarations fiscales et cotisations sociales, tandis que l’entreprise se limite à la retenue sur le revenu (si applicable) et à la gestion des factures. Cette relation est plus simple que l’emploi, c’est pourquoi les entreprises préfèrent embaucher des contractors en Espagne. Mais cette simplicité ne fonctionne que si tout est clair ; sinon, la responsabilité peut revenir à l’entreprise.

(Besoin d’aide pour gérer les factures et paiements à plusieurs contractors ? Utiliser une plateforme comme la solution de gestion des contractors de Rivermate peut simplifier l’intégration, les paiements, et la paperasse de conformité.)

Modalités de Paiement et Pratiques pour les Contractors en Espagne

Pour ce qui est de payer les contractors en Espagne, connaître les modalités de paiement habituelles est essentiel. Cela vous aide à maintenir une bonne relation de travail et à rester conforme à la loi espagnole. L’Espagne, comme beaucoup de pays de l’UE, dispose de règles pour protéger les freelances et petits fournisseurs contre les retards de paiement. Voici ce que vous devez savoir :

1. Modalités de paiement standard – 30 jours (ou 60 par accord) : Par défaut, la loi espagnole stipule que si aucune modalité de paiement n’est précisée, le paiement doit être effectué dans les 30 jours suivant la réception du service ou de la facture. En transactions B2B (entre entreprise et autónomo), les parties peuvent convenir d’un délai plus long, mais le maximum est de 60 jours. Cela découle de la législation anti-morosidad en Espagne, qui suit les règles de l’UE. **La