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Planifier votre stratégie de recrutement vous a probablement conduit à considérer à un moment donné des contractors indépendants. Peut-être que les idées se sont exprimées ainsi : Je n’aurai pas à payer d’avantages sociaux coûteux (comme les primes d’assurance santé et les dépenses de voiture). Ils s’occuperont de leurs propres déductions fiscales. Je peux mettre fin au contrat lorsque je n’en ai plus besoin. Je peux accéder à un excellent vivier de talents avec l’expertise dont j’ai besoin. Les bénéfices semblaient évidents.

La vérité est que ce n’est que la moitié de l’histoire. Vous n’avez peut-être pas besoin de vous soucier de leur revenu imposable et des dépenses professionnelles, mais elles affectent votre recrutement. Si vous souhaitez comprendre comment les déductions 1099 influencent votre stratégie de recrutement et le coût total de l’engagement, ce guide vous aidera à prendre de meilleures décisions en offrant une vision d’ensemble.

Points clés à retenir

• Les déductions 1099 sont des déductions légitimes de dépenses professionnelles que les travailleurs indépendants revendiquent pour réduire leur revenu d'entreprise.
• Ces déductions influencent votre manière de recruter car elles impactent les classifications des travailleurs, la tarification des contractors et les risques de conformité.

Quelles sont les déductions 1099 ?

Une déduction 1099 désigne les dépenses professionnelles que les travailleurs indépendants (contractors, freelancers, et entrepreneurs individuels) déduisent de leurs revenus professionnels qualifiés. Ces individus fournissent des services à votre entreprise, mais ils ne sont pas un employé W-2 (une personne sur votre paie). À la place, ils reçoivent le Formulaire 1099-NEC de votre part, qui reporte le revenu supérieur à 600 $ qu’ils ont reçu de votre société.

Les catégories courantes déductibles sont :

• Déduction pour bureau à domicile.
• Dépenses de voiture.
• Assurances professionnelles.
• Contributions au plan de retraite.
• Logiciels professionnels et outils.
• Dépenses de formation.
• Équipement et amortissement

Pourquoi cela est important pour les employeurs

Les employeurs n’ont pas besoin de suivre ces déductions fiscales courantes pour les contractors (ils font généralement appel à un professionnel de la fiscalité pour cela), mais en présumant qu’ils compenseront certains frais lors des projets, les contractors adapteront leurs structures tarifaires. Cela signifie que les taux bruts refléteront probablement les déductions fiscales des travailleurs indépendants, les dépenses non remboursées, et les contractors tentant d’équilibrer leur revenu d’auto-emploi.

Comprendre ces dynamiques dès le départ vous aidera à éviter des attentes irréalistes en matière de budget et à expliquer pourquoi les contractors ne coûtent pas toujours moins cher que des employés à temps plein.

Bien que les contractors 1099 soient parfois désignés comme des employés, ce terme est techniquement incorrect. Les distinctions sont plutôt importantes en matière de taxe d’auto-emploi et d’autres questions de conformité. Nous expliquons cela dans, «Qu’est-ce qu’un employé 1099? Le guide essentiel pour les employeurs»

Si vous envisagez d’employer des contractors à l’échelle mondiale, Rivermate propose des services de Contractor of Record qui aident les entreprises à gérer les exigences relatives aux contractors sans risque de mauvaise classification.

Comment les déductions 1099 influencent la tarification des contractors

Les hypothèses initiales sur les contractors peuvent être qu’ils coûtent moins cher qu’un employé à temps plein parce que vous n’avez pas besoin de payer des avantages sociaux. En réalité, c’est parfois la principale justification pour utiliser des contractors. Lorsqu’on part de ce point de départ, les entreprises sont souvent surprises par le coût réel des contractors. Ce n’est pas toujours parce qu’ils gagnent beaucoup d’argent, mais plutôt parce que cela reflète la réalité d’être auto-entrepreneur.

Le contractor doit couvrir toutes ses propres dépenses réelles et assurer ses propres avantages. Il ne reçoit pas de contribution de l’employeur pour sa sécurité sociale ni de régime de santé financé par l’employeur. Il n’a pas non plus de taxes Medicare retenues ou d’impôt sur le revenu personnel retenu. De plus, il effectue des paiements d’impôts estimés trimestriels établis par l’IRS. Il doit tout prendre en compte dans sa tarification.

Voici un exemple simple.

Si un contractor indépendant souhaite réaliser un revenu net de 80 000 $, après déduction de la taxe d’auto-emploi et des dépenses, alors :

• Il estime sa charge fiscale totale pour sa déclaration (25 % - 35 %).
• Il estime ses dépenses déductibles annuelles (frais de bureau à domicile, dépenses de véhicule, intérêts hypothécaires, assurance responsabilité professionnelle, etc.).
• Il considère s’il bénéficiera d’un crédit d’impôt ou de déductions fiscales.
• Il prend en compte tous les coûts de démarrage de l'activité.
• Il calcule le nombre d’heures facturables qu’il peut travailler de manière réaliste.

Les contractors avec de nombreuses dépenses déductibles peuvent se permettre de facturer légèrement moins que ceux avec peu de déductibles.

Pourquoi vous souhaitez un contractor qui structure correctement sa tarification

Même si les négociations tarifaires peuvent vous surprendre au départ, en tant que propriétaire d'entreprise ou professionnel RH, vous souhaitez un contractor qui structure correctement ses prix. Pourquoi ? Parce que cela vous évite de gérer une mauvaise classification du travailleur, reflétant une véritable indépendance commerciale.

Examinons un scénario. Supposons que vous décidiez d’embaucher un entrepreneur individuel pour voyager à travers le pays, présenter des propositions à des dirigeants de haut niveau. Il est expert en sources d’énergie renouvelable pour des centres de données IA. Vous convenez d’un tarif horaire et que vous paierez leurs billets d’avion pour le voyage d’affaires, les frais de déplacement, les dépenses personnelles, ainsi que leur fournitures et équipements de bureau. Cela répartit le coût d’embauche du contractor et ne nécessite pas de recruter un expert en énergie renouvelable à temps plein.

Au moment de la déclaration de revenus, ils réalisent qu’ils ne peuvent pas réduire significativement leur revenu imposable car ils ont payé la majorité de leurs dépenses, et que la relation de travail manquait de véritable indépendance — ils étaient en réalité un employé de votre société sans les avantages additionnels. Ce type de structure augmente le risque de mauvaise classification du travailleur.

Éviter cela nécessite une distinction claire entre votre entreprise et les activités professionnelles du contractor (y compris ses dépenses d'entreprise). Réalisez cela, et vous réduirez considérablement les risques.

Pour les engagements internationaux, la conformité devient encore plus complexe. Nous expliquons ces considérations transfrontalières dans ce guide sur comment recruter des contractors internationaux.

Quand envisager un Employer of Record

Il existe des scénarios où l’embauche d’un contractor indépendant peut ne pas être la meilleure solution pour votre entreprise, car cela pourrait entraîner des inefficacités opérationnelles, une mauvaise classification des travailleurs ou d’autres risques de conformité. Ces scénarios pourraient ressembler à ceci :

• Charge de travail à long terme à temps plein où vous contrôlez la manière dont la personne travaille et fournissez les ressources pour le travail. Risque potentiel : Mauvaise classification du travailleur.
• Le travail est une fonction commerciale clé, et donnerait au contractor l’autorité de prendre des décisions importantes pour l’entreprise. Risque potentiel : Mauvaise classification du travailleur et risque de conformité.
• Surveillance réglementaire dans les juridictions où la classification des travailleurs est stricte. Risque potentiel : Malclassification et charge financière.

Dans ces cas, un modèle d’embauche incluant un partenariat avec un Employer of Record (EOR) pourrait être une meilleure alternative à l’embauche de contractors. Ils agissent en tant qu’entité légale ou employeur, gérant la paie, les taxes et les questions de conformité liées à l’emploi à temps plein, et vous conservez la relation quotidienne avec l’employé. L’EOR facture un montant mensuel et devient votre partenaire pour recruter les bons employés pour votre entreprise.

Rivermate offre un accès à plus de 150 pays, et plus de 100 experts à travers le monde, travaillant 24/7 pour vous fournir un service EOR personnalisé, humain en premier. Pas d’assistants digitaux, pas de bots. Juste des personnes réelles qui vous aident dans vos recrutements. Parlez à un expert Rivermate pour savoir si vous avez besoin d’un employé ou d’un contractor.

Conclusion

Les déductions 1099 sont des dépenses professionnelles déductibles que les contractors déduisent pour réduire leur revenu imposable. Ces déductions peuvent offrir un avantage significatif au contractor si elles sont bien gérées. Lors de l’embauche d’un contractor, vous n’êtes pas obligé de retenir des taxes ni de payer des dépenses professionnelles. Mais elles peuvent influencer votre modèle de recrutement de trois façons :

• Elles impactent la tarification des services des contractors.
• Elles servent de preuve d’indépendance financière, évitant ainsi la mauvaise classification du travailleur.
• Elles augmentent les risques de conformité lorsque la personne paye pour les dépenses n’est pas clairement définie.

Pour les entreprises souhaitant embaucher des contractors, comprendre comment les déductions 1099 impactent leurs tarifs vous aide à interpréter leur tarification avec précision. Cela vous aide également à prendre des décisions concernant le paiement de certaines dépenses et à structurer correctement les accords avec les contractors.

Un Employer of Record, comme Rivermate, peut vous aider à employer des travailleurs à distance ou des contractors indépendants dans le monde entier, tout en réduisant les risques de conformité et de mauvaise classification. Le contrat de contractor est élaboré par eux, ils reçoivent les factures des contractors, et assurent un paiement rapide via leur plateforme. Votre rôle ? Gérer la relation de travail quotidienne, et si vous avez plusieurs contractors dans le monde, vous pouvez tous les gérer via la plateforme Rivermate. En savoir plus sur n’importe quel pays où vous souhaitez embaucher avec les guides pays.

FAQ : déductions 1099

1. Que peuvent déduire les employés 1099 ?

Les contractors 1099 peuvent déduire les dépenses légitimes à des fins professionnelles.

Les déductions fiscales les plus courantes sont les coûts du bureau à domicile, les dépenses de véhicule, les frais de déplacement, l’équipement, les abonnements logiciels, internet, les factures de téléphone, l’assurance santé, les paiements de location, et l’épargne retraite. Ces déductions admissibles sont autorisées par l’IRS comme moyen de réduire le revenu imposable des auto-entrepreneurs.

2. Quelles sont les erreurs fiscales courantes pour 1099 ?

Les erreurs fiscales courantes pour 1099 incluent la confusion entre dépenses personnelles et professionnelles, la surestimation des dépenses de bureau à domicile, l’omission des paiements d’impôts estimés trimestriels, et de ne pas profiter des économies d’impôts offertes aux auto-entrepreneurs.

Les contractors doivent seulement réclamer la part de leurs dépenses liées à leur activité, et déduire strictement selon les lignes directrices de l’IRS pour le bureau à domicile. Des déclarations ou une documentation incorrecte peuvent déclencher des vérifications et même des pénalités.

3. Quelle est la différence entre revenu brut et revenu imposable pour un contractor ?

Pour un contractor, le revenu brut est le montant d’argent reçu avant toute déduction de dépenses. Le revenu brut représente l’argent reçu de tous les clients (et déclaré sur le formulaire 1099-NEC), plus tout autre revenu d’entreprise comme les intérêts et dividendes.

Les prêteurs utiliseront ce montant pour calculer le potentiel de gain de votre entreprise. Le revenu imposable est la partie de votre revenu brut soumise à l’impôt. Vous pouvez réduire cette partie en déduisant les coûts de gestion de votre entreprise, tels que les dépenses de bureau à domicile, la publicité, les repas d’affaires, les déplacements, et l’assurance.

4. Comment savoir si mes dépenses professionnelles sont éligibles à une déduction 1099 ?

La plupart des déductions 1099 sont définies par l’Internal Revenue Service. La dépense doit être engagée directement face à l’activité commerciale et générer un revenu.

Exemples de déductions : frais de déplacement professionnel, coûts et entretien du véhicule d'entreprise, primes d'assurance, équipement et fournitures, services professionnels (comptables ou avocats), et coûts de démarrage. Les coûts de création d’entreprise sont aussi considérés comme des déductions. Les dépenses personnelles comme les repas, articles ménagers (meubles, cosmétiques, vêtements), vacances de loisir, technologies personnelles, et coûts de transport ne sont pas déductibles pour le 1099.

5. Dois-je payer les frais professionnels de mon contractor ?

Idéalement, il doit y avoir une ligne claire entre votre propre entreprise et celle du contractor. C’est pourquoi il n’est pas conseillé de payer leurs dépenses professionnelles.

Lorsque les entreprises paient ces frais, cela érode un élément important de la classification du contractor, à savoir l’indépendance. Cela signifie qu’ils doivent avoir leurs propres processus commerciaux, payer leurs propres dépenses, et réclamer leurs propres déductions fiscales. Les contractors devraient plutôt ajuster leurs taux horaires pour couvrir le paiement des dépenses professionnelles.