Employer of Record in Kenia

Un Employer of Record (EOR) en Kenia es una empresa que contrata legalmente a los empleados en tu nombre. Esto significa que puedes construir un equipo en Kenia sin establecer una entidad local. El EOR se encarga de todas las tareas legales y administrativas del empleo, como la nómina, los impuestos y los beneficios. Tú sigues gestionando el trabajo diario de tu equipo, pero el EOR se ocupa de las complejas leyes laborales locales. Para las empresas que buscan contratar en Kenia, proveedores como Rivermate pueden simplificar el proceso.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Kenia

El uso de un EOR en Kenia sigue un proceso sencillo. Así es como funciona normalmente:

1. Encuentras el Talento. Reclutas y seleccionas al mejor candidato para tu equipo en Kenia.
2. El EOR Contrata a tu Candidato. El EOR emplea legalmente a la persona bajo su propia entidad keniana registrada.
3. Se Manejan los Contratos. El EOR redacta un contrato de trabajo que cumple con la normativa local. Este contrato cumplirá con todos los requisitos de la legislación laboral de Kenia.
4. Comienza la Incorporación. El EOR gestiona todo el proceso de incorporación, incluyendo las inscripciones necesarias ante las autoridades locales.
5. Se Gestionan la Nómina y los Beneficios. El EOR se encarga de pagar a tus empleados a tiempo. También maneja todas las deducciones legales como impuestos (PAYE), seguridad social (NSSF) y seguro de salud (NHIF).
6. Se Garantiza el Cumplimiento Continuo. El EOR se mantiene actualizado con cualquier cambio en las leyes laborales kenianas para asegurarte de que sigas cumpliendo.
7. Gestionas tu Equipo. Tienes control total sobre las tareas diarias y proyectos de tus empleados, igual que cualquier otro miembro de tu equipo.

Beneficios de Usar un EOR para Contratar en Kenia

El uso de un EOR para contratar en Kenia ofrece varias ventajas, permitiéndote centrar en hacer crecer tu negocio en lugar de en tareas administrativas. Un EOR aporta experiencia local, lo cual es crucial para navegar las regulaciones específicas de empleo en Kenia.

• Entrar al Mercado más Rápido. Puedes contratar empleados y comenzar operaciones en Kenia en cuestión de semanas, en lugar de los meses que puede tomar establecer una entidad legal.
• Reducir Costos. Crear una empresa en un país nuevo es costoso. Un EOR te ahorra los costos significativos asociados con honorarios legales, registros y apertura de una oficina local.
• Asegurar el Cumplimiento Legal. Las leyes laborales kenianas pueden ser complejas. Un EOR tiene la experiencia para asegurarse de que cumples con todas las regulaciones locales, reduciendo tus riesgos legales.
• Simplificar Recursos Humanos y Administración. El EOR se encarga de todas las tareas de RRHH que consumen tiempo. Esto incluye nómina, declaraciones de impuestos y administración de beneficios, liberando tu tiempo para enfocarte en tu negocio principal.
• Atraer Talento de Primera. Ofreciendo paquetes de beneficios competitivos y conformes a la normativa local, un EOR puede ayudarte a atraer y retener a los mejores empleados en Kenia.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una única cuota mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Kenia incluyen soporte integral de RR.HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación; simplemente precios claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Kenia.

Contratación en Kenia es una mezcla de navegar por una fuerza laboral dinámica y juvenil, y comprender las leyes laborales específicas. Encontrarás un fuerte grupo de talento, especialmente en tecnología e innovación móvil, centrado en la "Silicon Savannah". Pero, para contratar con éxito, necesitas entender bien las regulaciones laborales locales. Esto significa prestar mucha atención a los contratos, las horas de trabajo y cómo clasificar a tus trabajadores.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

Cada empleado que contrates por más de tres meses necesita un contrato por escrito. Este documento es la base de tu relación, por lo que la claridad es fundamental. Protege tanto a ti como a tu empleado estableciendo expectativas claras desde el principio.

Bajo la Ley de Empleo de Kenia, 2007, debes incluir detalles específicos en cada contrato laboral. Piensa en estos como los aspectos no negociables.

Cláusulas esenciales para tus contratos laborales en Kenia:

• Información del empleado: Nombre completo, edad, género y dirección permanente.
• Información del empleador: El nombre de tu empresa.
• Detalles del trabajo: Una descripción clara del puesto y la fecha de inicio del empleo.
• Duración del contrato: Indica si es un contrato a plazo fijo o indefinido.
• Lugar de trabajo: El lugar principal de trabajo.
• Horas de trabajo: Las horas de trabajo esperadas.
• Compensación: El salario, cómo se calcula y cuándo se pagará.
• Derechos a permisos: Detalles sobre las vacaciones anuales, días festivos y licencia por enfermedad.
• Aviso de terminación: El período de aviso requerido para finalizar el contrato.

Períodos de prueba

Los períodos de prueba son comunes en Kenia y te dan la oportunidad de ver si un nuevo empleado es adecuado. El período inicial de prueba puede ser de hasta seis meses. Si necesitas más tiempo, puedes extenderlo otros seis meses, pero solo con el consentimiento por escrito del empleado. Esto lleva el período máximo de prueba a un año.

Durante el período de prueba, tanto tú como el empleado pueden terminar el contrato con un aviso por escrito de al menos siete días.

Horas de trabajo y horas extras

Una semana laboral estándar en Kenia suele ser de 40 a 52 horas, distribuidas en seis días. Los empleados deben tener al menos un día de descanso cada semana.

Las horas extras son cualquier trabajo realizado más allá de las horas normales. Debes pagar por ellas a una tarifa superior.

Días festivos públicos y regionales

Kenia celebra varios días festivos nacionales cada año. Tus empleados tienen derecho a un día libre pagado por estos. Si trabajan en un día festivo público, debes pagarles el doble de su tarifa normal.

Algunos de los principales días festivos públicos incluyen:

• Año Nuevo
• Viernes Santo
• Lunes de Pascua
• Día del Trabajo
• Día de Madaraka
• Día de Mashujaa
• Día de Jamhuri
• Navidad
• Día de Boxing

También se observan días festivos musulmanes como Eid al-Fitr y Eid al-Adha, con fechas que varían cada año según el calendario lunar.

Contratación de contratistas en Kenia

También puedes contratar contratistas independientes en Kenia, lo que ofrece flexibilidad para trabajos por proyecto. Los contratistas se consideran autónomos y son responsables de sus propios impuestos. No están cubiertos por las mismas leyes laborales que tu personal permanente. Esto significa que los términos de tu relación están gobernados por el contrato que ambos firmen.

Sin embargo, es crucial clasificar correctamente a los trabajadores. Si un tribunal decide que un contratista en realidad es un empleado, podrías enfrentar sanciones significativas. Esto se conoce como riesgo de mala clasificación.

Un Employer of Record (EOR) te ayuda a evitar este riesgo. Un EOR emplea legalmente a los trabajadores en tu nombre, asegurando el cumplimiento total de las leyes laborales kenianas. De esta manera, puedes trabajar con talento en Kenia sin crear una entidad local ni preocuparte por la mala clasificación. El EOR se encarga de la nómina, impuestos, beneficios y toda la documentación legal, permitiéndote concentrarte en gestionar tu equipo y hacer crecer tu negocio.

Navegando la Compensación y la Nómina en Kenia

Pagar a tu equipo en Kenia implica más que simplemente transferir dinero. Necesitas entender las reglas locales en torno a salarios, impuestos y contribuciones. Hacerlo correctamente mantiene tu negocio en cumplimiento y a tus empleados felices. Es una parte clave para gestionar una operación exitosa en el país.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Kenia, el ciclo de nómina suele ser mensual, con la mayoría de los empleadores pagando a los empleados en el último día laborable del mes. Aunque es posible realizar pagos semanales o quincenales, los horarios mensuales son la norma.

Un salario keniano tiene dos partes principales:

• Salario Básico: Es la parte fija del pago de un empleado. Debe estar en o por encima del salario mínimo establecido por el gobierno para ese trabajo y ubicación específicos.
• Asignaciones: Son pagos adicionales por conceptos como vivienda o transporte. Algunas son requeridas por ley, mientras que otras son ofrecidas por los empleadores para atraer y retener talento.

No existe un requisito legal para un bono del 13º mes en Kenia.

Horas extras y mínimos

La semana laboral estándar en Kenia es de 45 a 52 horas. Cualquier hora adicional a estas se considera horas extras.

• Horas extras en días laborables: Pagadas a 1.5 veces la tarifa horaria normal del empleado.
• Horas extras en días festivos y días de descanso: Pagadas a doble la tarifa horaria normal.

A partir de 2025, el salario mínimo general es de KES 15,201 por mes. Sin embargo, esto puede variar según la industria y la ubicación, por lo que es importante verificar la tarifa específica para tus empleados.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Kenia, eres responsable de varias contribuciones además del salario bruto de un empleado. Estos pagos financian programas de seguridad social, salud y capacitación.

Impuestos y deducciones de los empleados

Debes deducir impuestos y contribuciones de los salarios de tus empleados y enviarlos a las agencias gubernamentales correspondientes. Las principales deducciones incluyen impuesto sobre la renta, seguridad social y seguro de salud.

En Kenia, ofrecer beneficios y permisos a los empleados es una parte clave de la gestión de tu equipo. Se trata de algo más que simplemente cumplir con la ley. Los buenos beneficios muestran a tus empleados que los valoras. Esto puede ayudarte a construir un equipo fuerte y comprometido. Entender las reglas locales sobre permisos y beneficios es tu primer paso.

Permiso legal

La ley keniana establece el permiso mínimo al que tienen derecho los empleados.

• Permiso anual: Los empleados obtienen 21 días laborables de permiso anual pagado después de completar un año de servicio. Esto equivale a 1.75 días por cada mes trabajado.
• Permiso por enfermedad: Después de dos meses de servicio, un empleado tiene derecho a siete días de permiso por enfermedad con pago completo y otros siete días con medio pago cada año. Para obtener este permiso, el empleado necesita presentar un certificado de un médico.
• Permiso de maternidad: Las empleadas femeninas reciben tres meses de permiso de maternidad totalmente pagado. Pueden tomarlo además de su permiso anual.
• Permiso de paternidad: Los empleados masculinos reciben dos semanas de permiso de paternidad pagado.

Feriados públicos y regionales

Los empleados en Kenia tienen derecho a días libres pagados en feriados públicos. Si un empleado tiene que trabajar en un feriado público, debes pagarle el doble de su tarifa normal.

Beneficios complementarios típicos

Para atraer y mantener el mejor talento, muchos empleadores ofrecen más que el mínimo legal. Aquí tienes una visión tanto de los beneficios requeridos como de los extras que puedes ofrecer.

Cómo un EOR puede ayudar a configurar beneficios

Configurar beneficios para empleados en un país nuevo puede ser complicado. Un Employer of Record (EOR) lo hace sencillo.

Un EOR ya entiende las leyes locales y lo que esperan los empleados. Pueden ayudarte a crear un paquete de beneficios que sea tanto conforme a la ley como competitivo. Esto significa que no tienes que dedicar tiempo a entender regulaciones complejas.

Un EOR se encarga de la administración de los beneficios. Esto incluye todo, desde inscribir a los empleados en seguros de salud hasta gestionar las contribuciones a pensiones. Esto te libera para enfocarte en hacer crecer tu negocio. Al usar un EOR, puedes estar seguro de que estás cuidando bien a tu equipo en Kenia.

Cuando finaliza tu relación comercial con un empleado en Kenia, debes seguir un proceso claro. La ley keniana, específicamente la Employment Act de 2007, describe los pasos tanto para la terminación como para el offboarding. Debes tener una razón válida para terminar el empleo y seguir un procedimiento justo. Esto protege tanto a ti como a tu empleado y te ayuda a evitar problemas legales.

Períodos de Aviso

Debes dar a tu empleado un aviso por escrito antes de la terminación. La duración del período de aviso depende de la frecuencia con la que pagas a tu empleado.

Fuente: Rivermate

Puedes optar por pagar a un empleado por el período de aviso en lugar de hacer que trabaje durante ese tiempo. Esto se llama pago en lugar de aviso. Si haces esto, el empleo termina inmediatamente.

Indemnización por despido

Solo necesitas pagar indemnización cuando haces que un empleado sea redundante. La redundancia ocurre cuando necesitas reducir tu fuerza laboral por razones operativas.

Para calcular la indemnización por despido, entregas 15 días de salario básico por cada año completo que el empleado haya trabajado para ti.

Aquí están las cosas clave a recordar sobre la indemnización por despido:

• Elegibilidad: Aplica a empleados que son despedidos por redundancia.
• Cálculo: La fórmula es (Salario básico / 30 días) * 15 días * Número de años completos de servicio.
• Proceso: Debes informar al empleado y al oficial laboral local sobre la redundancia. También necesitas consultar con el empleado o su representante.

Cómo Rivermate Maneja Salidas Conformes

Navegar las salidas de empleados en un país diferente puede ser complejo. Nos aseguramos de que cada terminación se maneje correctamente y de acuerdo con la ley keniana.

Así es como ayudamos:

• Cumplimiento Legal: Nos mantenemos actualizados sobre las leyes laborales kenianas para que tú no tengas que hacerlo. Aseguramos que cada terminación siga los procedimientos legales requeridos.
• Documentación: Nos encargamos de toda la documentación necesaria, desde el aviso inicial hasta los registros de pago final. Esto te mantiene organizado y en cumplimiento.
• Comunicación Clara: Te ayudamos a comunicarte claramente con tus empleados que están por salir. Esto incluye explicar su pago final y beneficios.
• Reducción de Riesgos: Al seguir los procedimientos correctos, te ayudamos a evitar reclamaciones legales por despido injustificado. En Kenia, esto puede resultar en una compensación de hasta 12 meses del salario del empleado.

Gestionamos todo el proceso de offboarding por ti. Esto te da tranquilidad y te permite concentrarte en administrar tu negocio.

Navegar por el panorama de visas y permisos de trabajo en Kenia es sencillo cuando entiendes los requisitos. Para cualquier no ciudadano que busque trabajar en el país, obtener los permisos adecuados es esencial. El gobierno de Kenia requiere que todos los extranjeros tengan la autorización correcta antes de poder trabajar legalmente. Este proceso garantiza que cumplas con las leyes de inmigración y laborales locales.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

La ruta más común para que un extranjero trabaje en Kenia es a través de un permiso de trabajo de Clase D. Este permiso es para individuos que han recibido una oferta de empleo específica. Para obtener un permiso de Clase D, debes tener habilidades y calificaciones que no estén disponibles en Kenia.

Un Employer of Record (EOR) puede patrocinar permisos de trabajo para empleados extranjeros. Esta es una opción práctica si tu empresa no tiene una entidad legal en Kenia. El EOR se convierte en el empleador legal y se encarga de todas las responsabilidades relacionadas con el empleo, incluido el patrocinio de visas y permisos de trabajo.

Aquí están las principales realidades de las visas de empleo y el patrocinio:

• Patrocinio por parte del EOR: Un EOR con una entidad legal registrada en Kenia puede patrocinar un permiso de trabajo de Clase D para empleados extranjeros a tiempo completo.
• Requisito de entidad local: Para patrocinar a un trabajador extranjero, un empleador debe ser una entidad legalmente registrada en Kenia.
• Contratistas independientes: Los freelancers y contratistas independientes no son elegibles para patrocinio por parte del empleador y deben seguir un proceso diferente.

El proceso de solicitud para un permiso de trabajo generalmente toma de dos a seis meses. Es importante comenzar el proceso con suficiente antelación a la fecha prevista de inicio.

Cumplimiento en viajes de negocios (visitas de corta duración)

Para visitas de negocios de corta duración, Kenia cuenta con un sistema de Autorización Electrónica de Viaje (eTA). Esto es para actividades no relacionadas con el trabajo, como asistir a reuniones, conferencias o negociaciones. La eTA es obligatoria para todos los visitantes y debe obtenerse antes de viajar a Kenia.

Esto es lo que necesitas saber sobre los viajes de negocios de corta duración:

• Requisito de eTA: Todos los visitantes deben tener una eTA aprobada antes de ingresar a Kenia.
• Propósito de la visita: La eTA es adecuada para compromisos comerciales de corta duración que no se consideran trabajo.
• Solicitud: Debes solicitar la eTA en línea a través del portal oficial del gobierno.

Para solicitar una eTA de negocios, generalmente necesitarás los siguientes documentos: