Impuestos en Ecuador

Navegar por las complejidades de la tributación laboral es crucial para las empresas que operan en Ecuador. El sistema tributario del país, supervisado principalmente por el Servicio de Rentas Internas (SRI), involucra diversas obligaciones para los empleadores y deducciones y requisitos de retención específicos para los empleados. Comprender estas regulaciones es esencial para el cumplimiento y una operación fluida de la nómina.

Los empleadores en Ecuador son responsables de contribuir al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) en nombre de sus empleados, además de retener el impuesto a la renta de los salarios de los empleados. Estas obligaciones se basan en tasas y límites establecidos, sujetos a ajustes anuales. El cálculo adecuado, la retención y el remanente oportuno de estos impuestos y contribuciones son obligatorios.

Obligaciones del Employer of Record y el Impuesto sobre Nómina

Los empleadores en Ecuador están obligados a registrarse en el IESS y realizar contribuciones mensuales por cada empleado. Estas contribuciones cubren diversos beneficios, incluyendo seguro médico, pensiones y desempleo. La contribución se divide entre el empleador y el empleado, siendo que el empleador remite el monto total.

La principal obligación del Employer of Record (EOR) es la contribución al IESS. Las tasas se calculan en función del salario bruto del empleado.

Contribuyente	Tasa de Contribución
Empleador	12.15%
Empleado	9.45%
Total	21.60%

No existen variaciones regionales significativas en estas tasas estándar de contribución al IESS en todo Ecuador. La base de cálculo es generalmente la remuneración total del empleado sujeta a contribuciones de seguridad social.

Requisitos de Retención del Impuesto a la Renta

Los empleadores tienen la obligación de retener el impuesto a la renta (Impuesto a la Renta) de los salarios mensuales de sus empleados. Esta retención es un pago anticipado hacia la obligación anual de impuesto a la renta del empleado. La cantidad a retener depende del ingreso anual proyectado del empleado y de sus deducciones y cargas familiares elegibles.

El cálculo del impuesto a la renta se basa en una escala progresiva. Para 2026, los tramos y tasas están establecidos en función de la Fracción Básica Desgravada, que es USD 12,208. El impuesto anual se calcula aplicando la tasa marginal correspondiente al ingreso que excede la fracción básica dentro de cada tramo y sumando la cantidad básica del impuesto para ese tramo.

Los tramos del impuesto a la renta para 2026 son los siguientes:

Ingreso Imponible Anual (USD)	Impuesto Básico (USD)	Tasa Marginal de Impuesto
Hasta 12,208	0	0%
Desde 12,208.01 hasta 15,549	0	5%
Desde 15,549.01 hasta 20,188	167	10%
Desde 20,188.01 hasta 26,700	626	12%
Desde 26,700.01 hasta 35,136	1,399	15%
Desde 35,136.01 hasta 46,575	2,651	20%
Desde 46,575.01 hasta 62,005	4,915	25%
Desde 62,005.01 hasta 82,679	8,732	30%
Desde 82,679.01 hasta 109,956	14,870	35%
Desde 109,956.01 en adelante	24,317	37%

Los empleadores deben proyectar el ingreso anual y las deducciones del empleado al inicio del año o cuando inicia el empleo para determinar la cantidad mensual de retención. Esta proyección generalmente se realiza utilizando el Formulario 107.

Deducciones y Cargas Familiares del Empleado

Los empleados en Ecuador pueden reducir su ingreso gravable al solicitar deducciones por ciertos gastos personales. Estas deducciones disminuyen la base sobre la cual se calcula el impuesto a la renta, reduciendo así la obligación fiscal anual y la cantidad retenida mensualmente.

Los gastos personales elegibles típicamente incluyen categorías como:

• Vivienda: pagos de alquiler o interés hipotecario.
• Salud: gastos médicos, primas de seguro de salud.
• Educación: colegiaturas, útiles escolares para el empleado y sus dependientes.
• Alimentación: gastos básicos de alimentos.
• Vestimenta: gastos básicos en vestuario.
• Turismo: gastos en turismo nacional para el empleado y dependientes.
• Arte y Cultura: gastos en actividades artísticas y culturales.

El monto total de gastos personales deducibles está limitado a la menor cantidad entre los gastos efectivamente incurridos o un monto equivalente a 7 veces el valor de la canasta familiar básica. Los empleados deben proporcionar la documentación soporte de estos gastos a su empleador (para la proyección anual) y conservarla para posibles auditorías del SRI.

Plazos para el Cumplimiento en Materia Tributaria y Reportes

Los empleadores en Ecuador tienen plazos específicos para reportar y remitir los impuestos de nómina y el impuesto a la renta retenido.

• Contribuciones mensuales al IESS: las fechas de vencimiento generalmente dependen del último dígito del RUC del empleador y caen entre el 10 y el 28 del mes siguiente al periodo de pago.
• Retención del impuesto a la renta mensual (Formulario 103): los empleadores deben presentar una declaración de retención mensual y pagar los montos retenidos. La fecha límite también depende del RUC y cae en el mes siguiente al periodo de retención.
• Proyección anual del impuesto a la renta (Formulario 107): los empleadores deben recopilar las proyecciones del impuesto a la renta de los empleados (Formulario 107) al inicio del año o empleo. Un resumen anual de las retenciones (también Formulario 107) se entrega a los empleados antes del 31 de enero del año siguiente para su declaración personal.
• Declaraciones informativas anuales: los empleadores deben presentar varias declaraciones informativas anuales detallando la remuneración de los empleados, retenciones y contribuciones.

Cumplir con estos plazos es fundamental para evitar sanciones e intereses.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

Los trabajadores y empresas extranjeras que operan en Ecuador pueden enfrentarse a consideraciones fiscales específicas.

• Residencia fiscal: las obligaciones fiscales de los trabajadores extranjeros dependen de su condición de residente fiscal en Ecuador. Las personas que residan en Ecuador durante más de 183 días en un año calendario generalmente son consideradas residentes fiscales y tributan sobre su ingreso mundial. Los no residentes generalmente solo tributan sobre sus ingresos provenientes del Ecuador.
• Convenios para evitar la doble tributación: Ecuador ha suscrito convenios de doble imposición con varios países. Estos acuerdos pueden afectar el tratamiento fiscal de los ingresos para residentes de esos países que trabajan en Ecuador, potencialmente ofreciendo alivio contra doble tributación.
• Empresas extranjeras: las empresas extranjeras que emplean trabajadores en Ecuador, incluso sin una sucursal registrada, pueden establecer una presencia taxable (establecimiento permanente) dependiendo de la naturaleza y duración de sus actividades, lo que activa obligaciones fiscales locales. Utilizar un Employer of Record puede ayudar a las empresas extranjeras a gestionar estas complejidades y garantizar el cumplimiento sin necesidad de constituir una entidad local.
• Requisitos específicos de visa: algunos tipos de visa para trabajadores extranjeros pueden tener implicaciones fiscales o requisitos asociados.

Entender estas particularidades es vital para que entidades extranjeras y sus empleados aseguren el pleno cumplimiento de la ley fiscal ecuatoriana.