Employer of Record in Ecuador

Un Employer of Record (EOR) en Ecuador es una empresa que contrata legalmente a los empleados en tu nombre. Esto significa que puedes formar un equipo en Ecuador sin establecer una entidad local. El EOR se encarga de todas las responsabilidades legales y de recursos humanos, como nómina, impuestos y beneficios. Tú gestionas el trabajo diario de tu equipo, mientras el EOR se ocupa del resto. Para una solución sencilla, puedes usar un proveedor de EOR como Rivermate.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Ecuador

Usar un EOR en Ecuador simplifica el proceso de contratación. Así es como suele funcionar:

• Encuentras el Talento: Encuentras a la persona perfecta para tu equipo en Ecuador.
• El EOR los Contrata: El EOR contrata legalmente al empleado mediante un contrato laboral local y conforme a la normativa.
• Comienza la Incorporación: El EOR gestiona todo el proceso de incorporación. Esto incluye recopilar los documentos necesarios y configurar la nómina.
• Se Gestionan Nómina y Beneficios: El EOR se encarga de los pagos de salario, impuestos y contribuciones a la seguridad social. También administra los beneficios legalmente requeridos.
• Gestionas tu Equipo: Diriges las tareas y responsabilidades diarias de tu empleado. El EOR es el empleador legal, pero tú estás a cargo de su trabajo.
• Soporte Continuo de Recursos Humanos: El EOR proporciona soporte continuo para cualquier duda o problema relacionado con recursos humanos que surja.

Por qué usar un Employer of Record en Ecuador

Un EOR te ayuda a expandir tu equipo en Ecuador rápidamente y sin los dolores de cabeza habituales. Ahorras tiempo y dinero. Evitas el proceso complejo de establecer una entidad legal en un país nuevo.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrar al Mercado más Rápido: Puedes contratar empleados en días, no en meses. Esta rapidez te permite aprovechar oportunidades de negocio sin demora.
• Asegurar el Cumplimiento: Las leyes laborales en Ecuador pueden ser complicadas. Un EOR entiende las leyes laborales locales y asegura que cumplas con todos los requisitos legales.
• Reducir Costos: Crear una entidad legal es costoso. Un EOR es una forma más rentable de contratar internacionalmente.
• Simplificar Recursos Humanos: No tienes que preocuparte por nómina, retenciones de impuestos o administración de beneficios. El EOR se encarga de todo ello.
• Atraer Talento de Primera: Ofrecer beneficios competitivos y conformes a la ley es crucial. Un EOR te ayuda a ofrecer los beneficios adecuados para atraer a los mejores empleados en Ecuador.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Ecuador incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Ecuador.

Contratar en Ecuador es sencillo cuando entiendes las leyes laborales locales. El marco legal favorece a los empleados, por lo que es importante cuidar los detalles. Esta guía te acompañará a través de los aspectos clave de la contratación en Ecuador, desde los contratos laborales hasta trabajar con Contractors.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

Es buena práctica contar con un contrato laboral escrito en español. Aunque los acuerdos verbales son reconocidos, un contrato escrito proporciona claridad y protección tanto para ti como para tu empleado. Todos los contratos laborales deben registrarse en el Ministerio de Trabajo.

Aquí están las cláusulas esenciales que debes incluir en un contrato laboral:

• Información de las Partes: Nombres completos y detalles de identificación tanto del Employer of Record como del empleado.
• Título y Descripción del Puesto: Un resumen claro del rol y las responsabilidades del empleado.
• Ubicación del Lugar de Trabajo: La dirección donde el empleado realizará sus funciones.
• Fecha de Inicio: La fecha oficial de inicio del empleo.
• Duración del Contrato: Especificar si el contrato es por tiempo indefinido o por un plazo fijo.
• Horario de Trabajo: El horario laboral diario y semanal.
• Salario y Pago: El salario acordado, la frecuencia de pago y el método.
• Período de Prueba: Si aplica, la duración del período de prueba.
• Cláusulas de Terminación: Condiciones para finalizar la relación laboral.

Períodos de prueba

En Ecuador, puedes incluir un período de prueba de hasta 90 días en un contrato laboral. Durante este tiempo, tú o el employee of record pueden terminar el contrato sin causa ni indemnización. Esto da a ambas partes la oportunidad de asegurarse de que el rol es adecuado. Si el empleo continúa después de los 90 días, el contrato pasa automáticamente a ser un acuerdo estándar, de duración indefinida.

Horas de trabajo y horas extras

La semana laboral estándar en Ecuador es de 40 horas, típicamente ocho horas por día, cinco días a la semana. Cualquier hora trabajada más allá de esto se considera horas extras y debe ser compensada a una tarifa superior.

Aquí tienes un desglose de las tarifas de pago por horas extras:

Días festivos y regionales

Ecuador cuenta con varios días festivos nacionales y regionales. En 2025, los días festivos nacionales son:

• Año Nuevo: 1 de enero
• Carnaval: 3 y 4 de marzo
• Viernes Santo: 18 de abril
• Día del Trabajo: 1 de mayo
• Batalla de Pichincha: 24 de mayo (se observa el 23 de mayo)
• Primer Grito de Independencia: 10 de agosto (se observa el 11 de agosto)
• Independencia de Guayaquil: 9 de octubre (se observa el 10 de octubre)
• Día de los Difuntos: 2 de noviembre
• Independencia de Cuenca: 3 de noviembre
• Navidad: 25 de diciembre

Ten en cuenta que algunos días festivos pueden ser observados en un día diferente para crear un fin de semana largo.

Contratación de Contractors en Ecuador

Contratar Contractors independientes en Ecuador puede ser una opción flexible, pero conlleva riesgos. El principal desafío es la clasificación incorrecta del trabajador. Si un Contractor es considerado empleado en todo menos en el nombre, podrías ser responsable de contribuciones a la seguridad social atrasadas, indemnizaciones y otras sanciones.

La diferencia clave entre un empleado y un Contractor de Record (COR) radica en el nivel de control y dependencia económica. Un Contractor:

• Controla sus propias horas de trabajo.
• Usa sus propias herramientas y equipos.
• No depende económicamente de un solo cliente.
• Puede trabajar para múltiples clientes al mismo tiempo.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a mitigar los riesgos de una clasificación incorrecta. Un EOR actúa como el empleador legal de tus trabajadores en Ecuador, asegurando el cumplimiento de todas las leyes laborales locales. Esto incluye gestionar contratos, nóminas, impuestos y beneficios. Al asociarte con un EOR, puedes contratar talento en Ecuador sin necesidad de establecer una entidad legal local, ahorrándote tiempo y reduciendo tu riesgo.

En Ecuador, tus nóminas deben ser sencillas y cumplir con la normativa. El país utiliza el dólar estadounidense, lo que simplifica los asuntos de moneda. Eres responsable de retener impuestos, realizar contribuciones a la seguridad social y pagar beneficios obligatorios. Estos beneficios incluyen un decimotercer y decimocuarto salario, que son características únicas de la nómina ecuatoriana.

Ciclos de nómina y estructura salarial

Debes pagar a tus empleados mensualmente. Algunas empresas optan por pagar en dos cuotas: el 40% a mitad de mes y el 60% restante al final. Debes proporcionar recibos de sueldo a tus empleados, ya sea electrónicamente o en papel.

El salario de un empleado tiene dos partes principales: el salario base y beneficios adicionales. El salario base es la base para calcular otros pagos como asignaciones y bonificaciones.

Ecuador también tiene salarios obligatorios de 13º y 14º mes.

• Décimo Tercer Sueldo: Este es un bono de Navidad equivalente a una doceava parte de las ganancias anuales totales del empleado. Debes pagar esto antes del 24 de diciembre.
• Décimo Cuarto Sueldo: Este bono equivale a un salario básico unificado. Se paga en marzo o agosto, dependiendo de la región.

Horas extras y mínimos

La semana laboral estándar en Ecuador es de 40 horas, típicamente ocho horas al día, cinco días a la semana. Cualquier trabajo más allá de esto es horas extras. Las horas extras están limitadas a cuatro horas por día y doce horas por semana.

La tarifa de pago por horas extras depende de cuándo se trabajan las horas:

• Horas extras diurnas: 150% de la tarifa regular.
• Horas extras nocturnas, de fin de semana o feriados: 200% de la tarifa regular.

A partir de 2024, el salario mínimo nacional es de $460 por mes.

Impuestos y contribuciones del Employer of Record

Como empleador, contribuyes a la seguridad social en nombre de tus empleados. Estas contribuciones son un porcentaje del salario del empleado.

Impuestos y deducciones de los empleados

Los empleados también contribuyen a la seguridad social con sus salarios. Eres responsable de retener estos montos.

En Ecuador, ofrecer beneficios sólidos para empleados y permisos es una parte clave de la gestión de tu equipo. La ley requiere ciertos beneficios. Pero muchas empresas ofrecen más para atraer y mantener el mejor talento. Entender estos beneficios te ayuda a mantenerte en cumplimiento y competitivo.

Permisos legales

La ley ecuatoriana contempla varios tipos de permisos pagados para los empleados.

• Vacaciones Anuales: Obtienes 15 días de vacaciones pagadas después de tu primer año en una empresa. Después de cinco años, recibes un día adicional de permiso pagado por cada año que permanezcas, hasta un máximo de 30 días.
• Permiso de Maternidad: Las madres reciben 12 semanas de permiso de maternidad pagado. Esto suele ser dos semanas antes del parto y diez semanas después. La seguridad social paga el 75% del salario, y el empleador paga el 25% restante.
• Permiso de Paternidad: Los padres tienen derecho a diez días de permiso pagado.
• Permiso por Enfermedad: Si estás enfermo, puedes obtener hasta dos meses de permiso por enfermedad pagado. Tu empleador paga los primeros tres días. Después de eso, lo cubre el sistema de seguridad social (IESS).
• Permiso por Fallecimiento: Puedes tomar tres días de permiso pagado si fallece un familiar cercano.

Días festivos públicos y regionales

Ecuador tiene días festivos nacionales que todos observan. Algunas ciudades y regiones también tienen sus propios días festivos locales.

Beneficios complementarios típicos

Las empresas en Ecuador deben ofrecer ciertos beneficios por ley. A menudo ofrecen beneficios adicionales para mantenerse competitivas.

Cómo un EOR puede ayudar con la configuración de beneficios

Configurar beneficios para empleados en un país nuevo puede ser complicado. Un Employer of Record (EOR) lo hace sencillo.

Un EOR ya comprende las leyes laborales y los requisitos de beneficios en Ecuador. Nosotros nos encargamos de todo por ti. Esto incluye inscribir a tus empleados en la seguridad social y gestionar todos los pagos requeridos.

También podemos ayudarte a crear un paquete de beneficios competitivo. Sabemos qué espera el talento local. Esto te ayuda a atraer y retener a las mejores personas sin conjeturas. Usar un EOR te ahorra tiempo y asegura que siempre estés en cumplimiento.

Despedir a un empleado es difícil, sin importar las circunstancias. En Ecuador, el proceso tiene requisitos legales específicos. Debes manejar la terminación y el offboarding cuidadosamente para cumplir con la ley y tratar a tu exempleado con respeto. Esto implica entender las reglas sobre períodos de aviso, indemnización y pagos finales.

Períodos de aviso

Cuando terminas un empleado con un contrato indefinido sin una razón válida, generalmente necesitas proporcionar un aviso por escrito de 30 días. Esto le da a tu empleado tiempo para comenzar a buscar un nuevo empleo.

Sin embargo, hay situaciones en las que este período de aviso no aplica:

• Justa causa: Si estás terminando a un empleado por una razón legalmente reconocida, como conducta grave, normalmente no se requiere dar aviso.
• Período de prueba: Durante los primeros 90 días de empleo, tú o el empleado pueden terminar el contrato sin aviso.
• Pago en lugar de aviso: Puedes optar por pagarle a un empleado en lugar de que cumpla con un período de aviso. Este pago, conocido como "desahucio", es igual al 25% del último salario mensual del empleado por cada año de servicio.

Indemnización

Si finalizas un contrato indefinido sin causa justificada, debes pagar indemnización. La cantidad depende de cuánto tiempo haya trabajado el empleado para ti.

Así se calcula la indemnización:

Además de la indemnización, también debes pagar al empleado sus derechos finales. Estos incluyen cualquier tiempo de vacaciones ganado pero no utilizado y pagos proporcionales de sus salarios del 13º y 14º mes.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Navegar las terminaciones de empleados en un país diferente puede ser complejo. Nos aseguramos de que cada paso del proceso de offboarding se maneje correctamente y en cumplimiento con la ley ecuatoriana.

Así es como ayudamos:

• Revisión de cumplimiento: Aseguramos que la razón de la terminación sea válida y que se sigan todos los procedimientos legales.
• Cálculos: Calculamos la cantidad exacta de indemnización y todos los derechos finales, para que no tengas que preocuparte por fórmulas complejas.
• Documentación: Nos encargamos de toda la documentación necesaria para hacer oficial y conforme la salida.
• Comunicación clara: Te ayudamos a comunicar la decisión y los próximos pasos a tu empleado de manera clara y respetuosa.

Con Rivermate, puedes estar seguro de que estás manejando las salidas de empleados de manera profesional y legal.

Navegar por el proceso de visa y permisos de trabajo en Ecuador es un paso necesario para emplear a nacionales extranjeros. El sistema está en marcha para gestionar la presencia de trabajadores internacionales y garantizar que los empleados locales y extranjeros sean tratados de manera justa. Para trabajar legalmente en Ecuador, necesitas una visa de residencia que permita el empleo, y esto generalmente requiere patrocinio de una empresa en Ecuador. El proceso implica presentar una solicitud y los documentos requeridos ante las autoridades ecuatorianas, que pueden ser un consulado en tu país de origen o una oficina del ministerio en Ecuador. Después de que tu visa sea aprobada, deberás registrarla al llegar y obtener una cédula de identidad ecuatoriana.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a navegar las complejidades de la contratación en Ecuador. Un EOR actúa como el empleador legal para los miembros de tu equipo en Ecuador, manejando todo desde contratos y nóminas hasta impuestos y seguridad social. Esta es la forma más sencilla de contratar legalmente en Ecuador sin establecer tu propia entidad.

Aquí tienes algunas rutas prácticas para visas de empleo:

• Visa de Trabajo Temporal: Esta es una opción común para contratos de empleo que duran hasta dos años. Para obtener esta visa, un empleador, como un EOR, necesita tener una entidad legal registrada en el país y ofrecer una oferta de trabajo conforme a las regulaciones.
• Visa Profesional: Esta visa es para profesionales con títulos universitarios reconocidos en Ecuador.
• Visa de Nómada Digital: Ecuador también ofrece una "Visa de Rentista" para trabajadores remotos. Esta visa es para personas que trabajan para empresas extranjeras y es válida por hasta dos años.

Un EOR puede patrocinar visas de trabajo para tus empleados, pero puede haber límites debido a las cuotas de visas en el país. El EOR te guiará a través del proceso de solicitud y asegurará que todo se maneje correctamente.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para viajes de negocios de corta duración, deberás seguir las reglas de viajes de negocios de Ecuador. El país ofrece una Visa de Negocios para profesionales y emprendedores que necesitan asistir a reuniones, firmar contratos u realizar otras actividades comerciales.

Esto es lo que necesitas saber sobre las visitas de corta duración:

• Visa de Excepción de Corta Duración: Esta es una visa de corta duración para quienes realizan actividades comerciales o técnicas en Ecuador mientras permanecen en una nómina extranjera. Es válida por hasta 180 días en un año.
• Documentos Requeridos: Para solicitar una visa de negocios, generalmente necesitarás:
  • Un pasaporte válido con al menos seis meses de vigencia
  • Un formulario de solicitud de visa completado
  • Fotos tamaño pasaporte
  • Una carta de invitación de una empresa en Ecuador
  • Prueba de medios económicos
  • Boletos de regreso y reservas de hotel confirmados

Es importante señalar que no puedes trabajar en Ecuador con una visa de turista. Participar en actividades comerciales requiere la visa de negocios adecuada para mantenerse en cumplimiento con las leyes locales.