Employer of Record in Cuba

Navegar por el panorama laboral cubano requiere una comprensión integral de las leyes laborales locales, las cuales están influenciadas por los principios socialistas del país y la economía estatal. Las empresas extranjeras generalmente no pueden contratar directamente a ciudadanos cubanos. En su lugar, deben contratar a los trabajadores a través de "entidades empleadoras" autorizadas (entidades empleadoras) sancionadas por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, o estableciendo una presencia legal en el país. Este marco único garantiza el cumplimiento de las regulaciones cubanas y gestiona la relación laboral formal.

Existen varias vías para las empresas extranjeras que buscan ampliar su fuerza laboral en Cuba:

• Establecer una entidad local: Aunque esta opción permite contrataciones directas y una menor exposición a riesgos, suele ser un proceso costoso y que requiere mucho tiempo, siendo generalmente menos práctico para negocios que buscan soluciones flexibles y rápidas.
• A través de un Employer of Record (EOR): Servicios como Rivermate actúan como el employer legal, gestionando todos los aspectos del empleo en nombre de la empresa extranjera, asegurando el cumplimiento y simplificando el proceso de contratación. Esto permite a las empresas operar en Cuba sin establecer su propia entidad legal.
• Contratarlos como Contractors independientes: Esto ofrece flexibilidad y puede ser una alternativa más económica. Sin embargo, requiere una clasificación cuidadosa de los trabajadores para evitar riesgos de clasificación errónea y sanciones bajo la ley cubana, ya que los Contractors independientes (cuentapropistas) operan bajo acuerdos civiles o comerciales en lugar del código laboral.

Cómo funciona un EOR en Cuba

Un Employer of Record en Cuba actúa como el Contractor of Record para tu fuerza laboral, asumiendo responsabilidades clave para garantizar el cumplimiento total de las leyes y regulaciones laborales locales. Esto permite que tu empresa gestione las tareas diarias y el rendimiento de tu equipo, mientras que el EOR se encarga de los aspectos administrativos y legales del empleo.

Un EOR típicamente se ocupa de:

• Procesamiento de nómina y deducciones fiscales: Calcular, procesar y distribuir los salarios de los empleados, incluyendo deducciones por impuestos y contribuciones a la seguridad social.
• Cumplimiento con las leyes laborales cubanas: Asegurar que todos los contratos y prácticas laborales cumplan con el estricto código laboral cubano y las regulaciones sobre derechos de los trabajadores.
• Administración de beneficios: Proveer beneficios obligatorios para los empleados, como contribuciones a la seguridad social, atención médica y licencias estatutarias.
• Soporte de recursos humanos y gestión de contratos laborales: Redactar acuerdos laborales conformes, gestionar las relaciones con los empleados y brindar soporte continuo en recursos humanos.
• Patrocinio de visas y permisos de trabajo: Asistir a los nacionales extranjeros en la obtención de los permisos y visas necesarios.

Beneficios para las empresas

Utilizar un servicio de Employer of Record ofrece ventajas significativas para las empresas que desean contratar en Cuba sin establecer una entidad local:

• Cumplimiento legal sin necesidad de establecer una entidad local: Permite a las empresas expandirse en Cuba de manera rápida y conforme a la ley, evitando el proceso complejo y largo de formar una subsidiaria.
• Reducción de la carga administrativa y costos operativos: El EOR gestiona todas las tareas administrativas de nómina, impuestos y recursos humanos, liberando recursos internos.
• Entrada más rápida al mercado: Facilita la incorporación rápida de empleados, reduciendo significativamente el tiempo de llegada al mercado.
• Mitigación de riesgos legales y financieros: El EOR asume la responsabilidad legal por el cumplimiento laboral, protegiendo a tu negocio de posibles sanciones.
• Capacidad para probar el mercado: Ofrece una forma flexible de contratar talento y explorar oportunidades de mercado sin una inversión a largo plazo significativa.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Cuba incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Cuba.

El sistema fiscal en evolución en Cuba requiere que los empleadores cumplan con obligaciones específicas, incluyendo el remanente de contribuciones a la seguridad social, impuestos sobre la nómina y retenciones del impuesto sobre la renta. Los empleadores deben calcular las contribuciones en función de los salarios brutos de los empleados y remitir estos montos mensualmente a las autoridades. También son responsables de retener el impuesto sobre la renta de los salarios utilizando las tablas proporcionadas por el gobierno y remitir estos montos de manera regular.

Los empleados pueden beneficiarse de deducciones como asignaciones estándar, contribuciones a planes de pensiones o pagos de atención médica, lo cual puede reducir la base imponible. Es necesaria una documentación precisa para poder reclamar estas deducciones. Tanto empleadores como empleados deben seguir los cronogramas de remesas mensuales y presentar declaraciones de impuestos anuales, con plazos estrictos para evitar sanciones.

Las entidades y trabajadores extranjeros enfrentan consideraciones adicionales, incluyendo posibles beneficios derivados de tratados fiscales, reglas de residencia y las implicaciones fiscales de establecimientos permanentes. Una planificación fiscal adecuada es esencial para el cumplimiento internacional y la minimización de responsabilidades.

El sistema de compensación salarial de Cuba está moldeado por su economía socialista, con el estado controlando el empleo y los salarios. Aunque los salarios base son generalmente bajos, se complementan con diversos beneficios como bonificaciones, asignaciones y bienes subsidiados. Los salarios varían entre sectores, siendo el turismo y las TI los que ofrecen salarios relativamente más altos. Por ejemplo, los gerentes de hotel ganan aproximadamente $300–$700 USD/mes, guías turísticos $200–$400 USD/mes, y desarrolladores de software $250–$600 USD/mes. Los salarios mínimos son establecidos por el gobierno, pero las cifras específicas para 2025 están pendientes.

La nómina generalmente se procesa mensualmente en Pesos Cubanos (CUP), siendo los empleadores responsables de las deducciones como la seguridad social y los impuestos. Las bonificaciones y asignaciones son comunes, vinculadas al rendimiento, días festivos, transporte y comidas. Se espera que los niveles salariales aumenten gradualmente, especialmente en sectores que atraen inversión extranjera, pero el crecimiento general sigue siendo limitado por las condiciones económicas y las políticas gubernamentales.

Las leyes laborales de Cuba garantizan a los empleados varios derechos de licencia, incluyendo vacaciones anuales pagadas, feriados públicos, licencia por enfermedad y licencia parental. Los empleados tienen derecho a un mínimo de 30 días naturales de vacaciones anuales pagadas, cuyo momento generalmente se acuerda entre el empleador y el empleado. Se observan feriados públicos como el Día del Trabajo (1 de mayo), el Día de la Revolución (1 de enero) y la Navidad (25 de diciembre), y trabajar en estos días suele conllevar una compensación adicional o tiempo libre.

La licencia parental incluye una licencia de maternidad pagada de aproximadamente 18 semanas, con alrededor del 60% del salario durante este período, y aproximadamente 2 semanas de licencia de paternidad pagada. La licencia por enfermedad se concede con certificación médica, con una compensación salarial que varía según el servicio y los acuerdos. Otros tipos de licencia como de duelo, estudio y sabático están disponibles dependiendo de las políticas del empleador.

Las leyes laborales de Cuba exigen beneficios clave para los empleados, enfatizando la seguridad social, tiempo libre pagado, licencia de maternidad, días festivos nacionales y garantías salariales. Los empleadores y empleados deben contribuir al sistema de seguridad social, que cubre beneficios de jubilación, discapacidad y sobrevivientes. Los beneficios obligatorios incluyen vacaciones pagadas, licencia por enfermedad y licencia de maternidad, con regulaciones específicas que guían su duración y compensación.

Más allá de estos, muchos empleadores ofrecen beneficios opcionales como bonos por desempeño, comidas subsidiadas, apoyo en transporte, asistencia educativa, ayuda para vivienda, seguro de vida y atención médica complementaria, especialmente en empresas más grandes o extranjeras. La atención médica en Cuba es universal y gratuita, aunque algunos empleadores proporcionan opciones de atención médica privada complementaria. Los beneficios de jubilación se brindan principalmente a través del sistema de seguridad social, con edades de jubilación estándar de 60 para mujeres y 65 para hombres; la jubilación anticipada puede estar disponible bajo ciertas condiciones.

Los acuerdos laborales en Cuba están regidos por el Código Laboral, que requiere un cumplimiento legal específico para ser válidos. Los empleadores deben incluir cláusulas esenciales como descripción del puesto, salario, horario de trabajo, período de prueba y procedimientos de terminación para garantizar claridad y aplicabilidad legal.

La legislación laboral cubana reconoce varios tipos de contratos adecuados para diferentes escenarios de empleo, incluyendo contratos indefinidos, a plazo fijo y acuerdos especiales. Los datos clave para los empleadores incluyen:

Las cláusulas obligatorias en los contratos laborales incluyen el rol, salario, período de prueba y procedimientos de terminación, asegurando el cumplimiento con la ley cubana. Se recomienda a los empleadores buscar asesoría legal para navegar las regulaciones complejas y crear acuerdos ejecutables.

Cuba está adoptando gradualmente el trabajo remoto, impulsada por las preferencias laborales modernas y el acceso al talento. Aunque no existe una ley específica de trabajo remoto, las leyes laborales existentes, incluido el Código Laboral Cubano, regulan estos arreglos. Los empleadores deben definir claramente los términos del trabajo remoto en los contratos, garantizar la seguridad en el lugar de trabajo y cumplir con las regulaciones fiscales. Las consideraciones legales clave incluyen contratos de empleo, estándares de seguridad y cumplimiento fiscal.

Opciones flexibles como el trabajo remoto, modelos híbridos, flextime, semanas laborales comprimidas y job sharing están siendo exploradas, dependiendo de la naturaleza del trabajo y las políticas de la empresa.

Los empleadores deben centrarse en el cumplimiento legal, infraestructura tecnológica y políticas claras para implementar programas de trabajo remoto sostenibles de manera efectiva en Cuba.

En Cuba, las leyes de terminación del empleo priorizan la protección del empleado, requiriendo que los empleadores sigan procedimientos estrictos para evitar problemas legales. Las consideraciones clave incluyen períodos de aviso, indemnización por despido, motivos para la terminación, pasos procedimentales y protecciones para el empleado. El incumplimiento puede conducir a disputas y sanciones.

Los períodos de aviso varían según la antigüedad:

La indemnización por despido generalmente se calcula como:

Los motivos para la terminación se categorizan como con causa o sin causa. Con causa incluye mala conducta, robo o violaciones, mientras que sin causa cubre redundancia, cierre de negocio o expiración del contrato. Los empleadores deben seguir pasos procedimentales como documentación, aviso por escrito, consulta, cálculo preciso de la indemnización, pagos finales, entrevista de salida y mantenimiento de registros. Los empleados están protegidos contra despidos injustificados mediante posibles reinstalaciones, compensaciones y desafíos legales, enfatizando la importancia de prácticas de terminación legales.

La evolución económica de Cuba está marcada por un aumento en el contratación independiente, ofreciendo oportunidades tanto para profesionales locales como para empresas internacionales. Las empresas que contratan talento cubano deben entender las diferencias legales entre empleados y Contractors para evitar una clasificación incorrecta, lo cual puede resultar en sanciones legales y financieras. Los factores clave en la clasificación incluyen control, integración, realidad económica, duración y provisión de herramientas. Un contrato formal es esencial, detallando el alcance del trabajo, términos de pago, duración, entregables, confidencialidad, derechos de propiedad intelectual y cláusulas de terminación.

Los derechos de propiedad intelectual son cruciales, y los contratos necesitan disposiciones explícitas para la propiedad de IP, generalmente mediante cláusulas de cesión o trabajo por encargo. Los Contractors independientes en Cuba gestionan sus propias obligaciones fiscales, incluyendo impuesto sobre la renta y contribuciones a la seguridad social, y son responsables de su seguro. Las industrias comunes que utilizan Contractors independientes incluyen turismo, tecnología, artes, consultoría, educación y servicios profesionales, aprovechando sus habilidades especializadas y flexibilidad.

Los nacionales extranjeros que busquen empleo en Cuba deben obtener visas y permisos de trabajo adecuados antes de comenzar a trabajar. Los principales tipos de visas incluyen la Visa de Negocios (A-7) para actividades a corto plazo, la Visa de Permiso de Trabajo (D-2) para empleo con una empresa cubana o extranjera, la Visa de Inversor (D-1) para inversores y la Visa de Asistencia Técnica (D-4) para expertos. Los empleadores desempeñan un papel clave en patrocinar y presentar las solicitudes a través del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), requiriendo documentos como pasaportes, credenciales educativas, contratos de trabajo y antecedentes policiales. El proceso de aprobación generalmente tarda de 2 a 4 meses.

Para calificar para un permiso de trabajo, los solicitantes deben tener una oferta de empleo, y los empleadores deben asegurar el cumplimiento de las leyes laborales cubanas. Para la residencia permanente, generalmente se requiere un mínimo de cinco años de residencia legal, empleo estable, buena conducta e integración social. Los dependientes, incluyendo cónyuges e hijos, pueden obtener visas si se proporciona prueba de relación, apoyo financiero y cobertura de salud, aunque los dependientes no pueden trabajar a menos que obtengan sus propios permisos.