Eight Indicators to Transition a Contractor to an Employee (2025 Update)

Puntos clave:

• 1. Deberías considerar convertir tu contractor en un empleado si necesitas más control sobre dónde, cómo y cuándo se realiza el trabajo. Los contractors independientes tienen control total sobre esos aspectos.
• 2. Convertir un contractor en un empleado es una buena idea si te preocupa la malas prácticas de clasificación, los derechos de propiedad intelectual y la exclusividad.
• 3. Los empleados generalmente son contratados por un período más largo, reciben beneficios y trabajan hacia el objetivo común con tu empresa. Si tu contractor es beneficioso para tu negocio, podría ser buena idea convertirlo en un empleado y ofrecerle salario y beneficios.

El debate entre contratar empleados o contractors independientes aún continúa. Cada opción tiene sus pros y sus contras, por lo que corresponde al empleador, a la situación actual en la empresa y al presupuesto de contratación decidir cuál opción sería la mejor opción.

En algunos casos, la decisión de convertir contractors independientes en empleados se impone. En ciertas situaciones, convertir tu contractor independiente en un empleado es un requisito.

Hagamos un repaso rápido y revisemos esas señales de que es hora de convertir tu contractor independiente en un empleado.

¿Cuál es la diferencia entre contractors independientes y empleados?

Un empleado es un miembro permanente de tu empresa. Como empleador, estás obligado a pagarles su salario, retener sus impuestos y cumplir con las leyes laborales y de salarios requeridas. A cambio, el empleado realiza sus tareas diarias, y tienes el derecho de dictar dónde, cómo y cuándo realiza estas tareas.

Los contractors independientes por otro lado, tienen su propio negocio y realizarán tareas para ti como prestadores de servicios. Generalmente, tienen especialización en nichos. También establecen sus horarios, tarifa por hora y deciden dónde les gustaría trabajar. En general, firman contratos con empresas y reciben pago según los términos de su contrato.

Las diferencias son también importantes desde el punto de vista legal. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) de Estados Unidos tiene directrices para determinar si un contractor independiente es tal o si es un empleado. Examina dónde trabaja la persona, si usa sus propias herramientas y equipo, quién controla la carga de trabajo y cómo se le compensa.

¿Cuándo deberías convertir un contractor independiente en un empleado?

Hay varias circunstancias en las que deberías convertir tu contractor en un empleado. Algunas de ellas implican requisitos legales, cambios en el alcance del trabajo que realiza el contractor para ti, o simplemente, una o ambas partes piensan que es una buena idea. Revisemos en detalle.

1. El contractor ya es un empleado de la empresa

Como se mencionó antes, existen directrices que el IRS utiliza para determinar si el trabajador es un empleado o un contractor independiente. Intenta analizar a los contractors contratados para ayudarte - ¿cumplen todos los requisitos?

Si tus contractors independientes no tienen un contrato o un conjunto especificado de tareas que deben realizar para completar su trabajo, o si trabajan a tiempo completo para tu empresa, ya pueden ser empleados en todos lados, excepto en los papeles. No son independientes si tú dictas cómo, cuándo y dónde deben hacer el trabajo.

Incluso si tú o tu contractor están de acuerdo con esto, legalmente se considera una mala clasificación de un empleado. Puedes enfrentarte a sanciones y tarifas importantes si se te encuentra culpable de clasificar a un empleado como contractor independiente.

Entonces, si tu contractor ya cumple con los requisitos para ser empleado, es una señal de que puede ser momento de convertirlo en un empleado en tu empresa. Esto puede ser complicado si tu contractor proviene de otro país, ya que contratar en el extranjero puede ser complejo. En ese caso, elegir el Employer of Record adecuado podría ser una buena idea.

2. Cuando deseas incluir al contractor en tu negocio principal

Algunos contractors son simplemente la clave del éxito de tu negocio. Su contribución puede ser lo que impulse tu empresa hacia adelante. En esos casos, es natural querer incluir más al contractor y confiar en su experiencia para más que lo que actualmente está haciendo por tu empresa.

Si quieres incluir a tus contractors en las operaciones de tu empresa, mostrarles la visión general, y pedirles que contribuyan más, deberías contratarlos como empleados. Como contractor, generalmente operan en base a la necesidad de saber y no están tan invertidos en el futuro de tu empresa como un empleado lo estaría.

3. Cuando quieres transformar tu relación laboral en una de duración indefinida

Los contractors independientes suelen ser contratados según la necesidad. Sus contratos generalmente tienen fechas límite o de expiración. Después de esas fechas, tu contractor deja de trabajar para ti. Son libres para buscar otros trabajos y proyectos.

Si esto ya no te interesa, entonces es momento de contratarlos como tu empleado. Esto eliminará la marca de tiempo en tu colaboración, y te permitirá confiar en el contractor durante el tiempo que sea necesario y deseado.

4. Cuando deseas tener más control sobre su trabajo

Los contractors suelen poseer especialización en nichos, y manejan las tareas que se les asignan en su propia forma, usando su propio equipo, herramientas y métodos. Los empleadores, en cambio, pueden ofrecer orientación, pero queda en el contractor aceptar o no.

Si eso no te resulta cómodo como empleador, podrías considerar contratarlos como empleados. Con un empleado, puedes establecer las reglas y directrices que deseas que sigan cuando realicen sus tareas.

5. Cuando quieres que trabajen exclusivamente para ti

El contractor independiente, como su nombre indica, es independiente. Eso significa que puede tener múltiples clientes al mismo tiempo. Probablemente no seas el único empleador beneficiándose de su experiencia y conocimientos.

Si deseas ser el único empleador de ese talento tan valioso, la única solución suele ser contratarlos como empleados a tiempo completo. La mayoría de los contratos laborales incluyen cláusulas de no competencia y otras disposiciones que impiden a tus empleados compartir información sensible y datos de tu empresa.

6. Cuando necesitas tener la propiedad de su trabajo

Con un empleado, la propiedad intelectual de su trabajo pertenece completamente a tu empresa. Como las otras cláusulas de protección en su contrato laboral, esto también es un hecho. En caso de que tu empleado se moleste y trate de volver a tu empresa, sabes qué datos, qué trabajo y qué derechos de propiedad intelectual tiene tu empresa.

Mientras puedes establecer protecciones con contractors independientes, que tú seas dueño de los derechos de propiedad intelectual no es algo garantizado. Necesitas proteger la propiedad intelectual y establecer derechos de propiedad en el contrato con tu contractor independiente.

7. Cuando deseas dictar las horas de trabajo de los contractors independientes

Las horas de trabajo pueden ser complicadas de gestionar, especialmente si tienes empleados remotos trabajando en diferentes zonas horarias. Además, con contractors independientes que establecen su horario, la comunicación dentro de tu equipo puede volverse complicada y forzosamente asíncrona.

Si quieres ser tú quien establezca las reglas sobre cuándo, o dónde, se realiza el trabajo, deberías contratar a tu contractor independiente como empleado.

8. Cuando ellos te piden convertirlos en empleados

Si tu contractor independiente inicia la opción de convertirse en empleado, deberías considerarlo. Demuestra que quiere ser una parte más importante y significativa de tu empresa y contribuir mejor a su éxito.

También podrían sentirse más cómodos estando en la nómina, o quizás necesitan los beneficios que generalmente se otorgan a los empleados a tiempo completo. Esto puede motivarlos a estar más comprometidos con su trabajo y con la empresa.

¿Es mejor tener empleados o contractors?

Esta es una cuestión sin respuesta universal. Si tu empresa o negocio se beneficiaría más de una de las opciones, depende de muchos factores.

Sin embargo, como propietario de un negocio, deberías conocer los beneficios de tener empleados en lugar de contractors. Existe un mayor sentido de lealtad hacia el empleador, y tienes más control sobre cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo.

Por otro lado, el contractor generalmente ya posee experiencia en un nicho que puede tomar años para que tus empleados desarrollen. También son opciones más rentables para proyectos a corto plazo, o proyectos que no se repiten con tanta frecuencia como para justificar tener a la persona en la nómina.

Si no estás seguro, quizás sea lo mejor consultar con un EOR o experto local en el tema. Ellos pueden ofrecerte orientación tanto en la contratación como en las legalidades de las diferencias entre contractors y empleados.

Cuál es la mejor opción para tu empresa depende de la compañía. Sin embargo, si notas alguna de estas ocho señales, podría valer la pena considerar convertir tus contractors en empleados, ya que podría ser la decisión correcta tanto para tu empresa como para el contractor.

Preguntas frecuentes:

¿Cuál es la diferencia entre un contractor y un socio?

Un contractor trabaja para una empresa temporalmente y bajo un nombre comercial separado, mientras que un socio es alguien que co-propietario de un negocio y comparte de sus ganancias y pérdidas. Los contractors proporcionan servicios específicos y no participan en la gestión de la empresa. Los socios tienen voz en las decisiones de la empresa y suelen tener compromisos a largo plazo.

¿Puedes ser empleado y contractor de la misma empresa?

No, no puedes ser ambos a la vez. Los empleados tienen un rol permanente con horarios específicos y beneficios, mientras que los contractors trabajan de manera independiente temporalmente. Mezclar ambos roles puede causar problemas legales y fiscales.

¿Qué es una conversión de contrato?

Conversión de contrato es cuando el estado de un contractor cambia a ser empleado. Esto ocurre frecuentemente cuando el trabajo del contractor se vuelve esencial para la empresa o su período laboral se extiende indefinidamente. Convertirse en empleado puede ofrecer beneficios como seguridad laboral, beneficios y un ingreso estable.