Planificar tu estrategia de contratación probablemente te ha llevado a considerar en algún momento a los Contractor of Record, también conocidos como COR. Tal vez las ideas llegaban así: No tendré que pagar beneficios costosos (como primas de seguro de salud y gastos de coche). Ellos se encargarán de sus propias deducciones fiscales. Puedo terminar el contrato cuando ya no los necesite. Puedo acceder a un gran grupo de talento con la experiencia que necesito. Los beneficios parecían evidentes.

La verdad es que esa es solo la mitad de la historia. Es posible que no tengas que preocuparte por sus ingresos imponibles y gastos comerciales, pero sí afectan tu contratación. Si estás interesado en entender cómo las deducciones en 1099 afectan tu estrategia de contratación y el costo total de la participación, esta guía te ayudará a tomar mejores decisiones proporcionando la visión global.

Aspectos clave

• Las deducciones en 1099 son deducciones legítimas de gastos comerciales que los self-employed reclaman para reducir sus ingresos comerciales.
• Las deducciones afectan cómo contratas porque influyen en las clasificaciones de los trabajadores, en los precios de los contractors y en el riesgo de cumplimiento normativo.

¿Qué son las deducciones en 1099?

Una deducción en 1099 se refiere a gastos comerciales que los self-employed (contractors, freelancers y comerciantes individuales) deducen de sus ingresos empresariales calificados. Estas personas brindan servicios a tu empresa, pero no son un empleado con W-2 (una persona en tu nómina). En su lugar, reciben el Formulario 1099-NEC de tu parte, que reporta los ingresos superiores a $600 que han recibido de ti.

Las categorías más comunes deducibles de impuestos son:

• Deducción por oficina en casa.
• Gastos de coche.
• Seguros comerciales.
• Contribuciones a planes de retiro.
• Software profesional y herramientas.
• Gastos de capacitación.
• Equipamiento y depreciación

Por qué esto importa para los empleadores

Los empleadores no necesitan hacer un seguimiento de estas deducciones fiscales comunes en nombre de los contractors (normalmente contratan a un experto en impuestos para eso), pero al asumir que compensarán ciertos gastos durante los proyectos, los contractors adaptar sus estructuras de precios. Esto significa que las tarifas brutas probablemente reflejarán las deducciones fiscales de los autónomos, gastos no reembolsados y los intentos de los contractors por equilibrar sus ingresos por autoempleo.

Comprender estas dinámicas desde el principio te ayudará a evitar expectativas de presupuesto poco realistas y a entender por qué los contractors no siempre cuestan menos que empleados a tiempo completo.

Aunque a veces se les llama empleados en 1099, este término es técnicamente incorrecto. Las distinciones son bastante importantes cuando se trata del impuesto de trabajo por cuenta propia y otros temas de cumplimiento. Cubrimos las razones en, ‘¿Qué es un empleado en 1099? La guía esencial para empleadores’.

Si estás considerando emplear contractors a nivel global, Rivermate ofrece servicios de Contractor of Record que ayudan a las empresas a gestionar los requisitos de contratistas sin riesgo de clasificación errónea.

Cómo las deducciones en 1099 afectan la fijación de precios de los contractors

Las suposiciones iniciales sobre los contractors pueden ser que cuestan menos que un empleado a tiempo completo porque no tienes que pagar beneficios. De hecho, a veces esa es la justificación principal para usar contractors. Cuando esto es el punto de partida, las empresas suelen sorprenderse de lo costosos que pueden ser los contractors. Esto no siempre se debe a que ganen mucho dinero, sino a las realidades del autoempleo.

El contractor debe cubrir todos sus gastos reales y proveer sus propios beneficios. No recibe una contribución del empleador a su Seguridad Social ni un plan de salud patrocinado por la empresa. Además, no le retienen impuestos de Medicare ni de la renta personal. Además, realizan pagos de impuestos estimados trimestralmente según lo establecido por el IRS. Deben tener en cuenta todo esto en sus precios.

Aquí tienes un ejemplo simple.

Si un contractor independiente quiere obtener un ingreso neto de $80,000 después de la deducción del impuesto por autoempleo y el pago de gastos, entonces:

• Estiman su carga fiscal total para su declaración de impuestos (25% - 35%).
• Estiman sus gastos deducibles anuales (gastos de oficina en casa, gastos de vehículo, intereses hipotecarios, seguro de responsabilidad civil empresarial, etc.).
• Consideran si recibirán un crédito fiscal o ventajas fiscales.
• Toman en cuenta cualquier costo de inicio del negocio.
• Calculan cuántas horas facturables pueden trabajar de manera realista.

Los contractors con muchos gastos deducibles pueden permitirse cobrar un poco menos que los contractors con pocos deducibles.

Por qué quieres un contractor que estructure correctamente sus precios

Aunque las negociaciones de precios inicialmente puedan sorprenderte, como dueño de negocio o profesional de Recursos Humanos, quieres a un contractor que estructure correctamente sus precios. ¿Por qué? Porque te evita lidiar con una mala clasificación de trabajador, reflejando una verdadera independencia comercial.

Veamos un escenario así. Supón que decides contratar a un propietario único para viajar por el país, presentando propuestas a altos ejecutivos. Es un experto en fuentes de energía renovable para data centers de IA. Acordáis una tarifa por hora y que pagarás por sus pasajes de avión, gastos de viaje, gastos personales y suministros y equipos de oficina. Esto distribuye el costo de contratar al contractor y no requiere que contrates a un experto en energía renovable a tiempo completo.

Al hacer impuestos, se dan cuenta de que no pueden reducir significativamente sus ingresos gravables porque han pagado la mayoría de sus gastos, y que la relación laboral carecía de una independencia clara — en realidad, eran un empleado de tu empresa sin los beneficios adicionales. Este es el tipo de estructura que aumenta el riesgo de clasificación errónea de trabajador.

Evitar esto requiere una distinción clara entre tu negocio y las actividades comerciales del contractor (incluidos sus gastos). Lograrlo, y reducirás significativamente los riesgos.

Para compromisos internacionales, el cumplimiento es aún más complejo. Explicamos estas consideraciones transfronterizas en esta guía sobre cómo contratar contractors internacionales.

Cuándo considerar un Employer of Record

Hay escenarios en los que contratar a un contractor independiente podría no ser la mejor solución para tu empresa porque provocaría ineficiencias operativas, clasificación errónea de trabajadores u otros riesgos de cumplimiento. Estos escenarios podrían verse así:

• Carga de trabajo a largo plazo y a tiempo completo donde controlas cómo trabaja la persona y proporcionas los recursos para el trabajo. Riesgo posible: Clasificación errónea del trabajador.
• El trabajo es una función central del negocio y le daría al contractor autoridad para tomar decisiones importantes. Riesgo posible: Clasificación errónea del trabajador y riesgo de cumplimiento.
• Fiscalización en jurisdicciones donde las clasificaciones de trabajadores son estrictas. Riesgo posible: Clasificación errónea del trabajador y carga financiera.

En estos casos, un modelo de contratación que incluya asociarse con un Employer of Record (EOR) podría ser una mejor alternativa a contratar contractors. Ellos actúan como la entidad legal o empleador, gestionando la nómina, impuestos y temas de cumplimiento relacionados con el empleo a tiempo completo, mientras tú mantienes la relación laboral cotidiana con el empleado. El EOR cobra una tarifa mensual y se convierte en tu socio en contratar a los empleados adecuados para tu negocio.

Rivermate ofrece acceso a más de 150 países y más de 100 expertos en todo el mundo, trabajando 24/7 para brindarte servicios de EOR personalizados y humanos. Sin asistentes digitales, sin bots. Solo personas reales ayudándote con tus necesidades de contratación. Habla con un experto de Rivermate para saber si necesitas un empleado o un contractor.

Conclusión

Las deducciones en 1099 son gastos comerciales permitidos que los contractors deducen para reducir su ingreso gravable. Estos gastos pueden ser de gran beneficio para el contractor si se manejan correctamente. Cuando contratas a un contractor, no estás obligado a retener impuestos ni a pagar gastos comerciales. Pero pueden influir en tu modelo de contratación de las siguientes maneras:

• Afectan cómo los contractors fijan sus precios.
• Sirven como evidencia de independencia financiera, evitando así la clasificación errónea de trabajador.
• Aumentan los riesgos de cumplimiento cuando no está claramente definido quién paga los gastos.

Para las empresas interesadas en contratar contractors, entender cómo las deducciones en 1099 impactan las tarifas de los contractors te ayuda a interpretarlas con precisión. También te ayuda a tomar decisiones sobre el pago de ciertos gastos y a estructurar correctamente los acuerdos con los contractors.

Un Employer of Record, como Rivermate, puede ayudarte a emplear trabajadores remotos o contractors independientes a nivel global, reduciendo riesgos de cumplimiento y clasificación errónea. Ellos redactan el contrato de contractor, reciben las facturas y aseguran pagos rápidos a través de su plataforma. ¿Tu rol? Gestionar la relación laboral diaria y, si tienes múltiples contractors en todo el mundo, puedes gestionarlos todos a través de la plataforma de Rivermate. Aprende más sobre cualquier país en el que desees contratar con las guías de país.

Preguntas frecuentes: Deducciones en 1099

1. ¿Qué pueden deducir los empleados en 1099?

Los contractors en 1099 pueden deducir gastos legítimos con fines comerciales.

Las deducciones fiscales más comunes son gastos de oficina en casa, gastos de vehículo, gastos de viaje, equipamiento, suscripciones de software, internet, facturas de teléfono, seguro de salud, pagos de alquiler y ahorros para la jubilación. Estas deducciones elegibles son permitidas por el IRS como forma de reducir el ingreso gravable de los autónomos.

2. ¿Cuáles son los errores fiscales más comunes con 1099?

Los errores comunes con impuestos en 1099 incluyen mezclar gastos personales y comerciales, exagerar los gastos de oficina en casa, no realizar pagos trimestrales estimados y no aprovechar los ahorros fiscales para autónomos.

Los contractors solo deben reclamar la parte de sus gastos relacionada con el negocio y deducir estrictamente los gastos de oficina en casa según las pautas del IRS. Reclamos o documentación inadecuados pueden disparar auditorías e incluso sanciones.

3. ¿Cuál es la diferencia entre ingreso bruto y ingreso imponible para un contractor?

Para un contractor, el ingreso bruto es la cantidad de dinero recibido antes de deducir gastos. El ingreso bruto representa el dinero recibido de todos los clientes (y reportado en el formulario 1099-NEC), más cualquier otro ingreso del negocio como intereses y dividendos.

Los prestamistas usarán esta cantidad para calcular el potencial de ganancias de tu negocio. El ingreso imponible es la porción de tu ingreso bruto que está sujeta a impuestos. Puedes reducir esta porción deduciendo los costos de operación, como gastos de oficina en casa, publicidad, comidas de negocios, viajes y seguros.

4. ¿Cómo sé si mi gasto comercial califica para una deducción en 1099?

La mayoría de las deducciones en 1099 las define el Servicio de Impuestos Internos (IRS). El gasto debe ser directamente resultado de actividades comerciales y de la generación de ingresos.

Ejemplos de deducciones son gastos de viaje de negocios, costo y mantenimiento del vehículo empresarial, primas de seguros, equipamiento y suministros, servicios profesionales (como contadores o abogados), y costos de inicio del negocio. Los gastos personales como comidas, artículos del hogar como muebles, cosméticos, ropa, vacaciones de ocio, tecnología personal y costos de transporte no califican para deducciones en 1099.

5. ¿Debo pagar los gastos comerciales de mi contractor?

Idealmente, debe existir una línea clara entre tu negocio y el del contractor. Por esta razón, no es recomendable pagar sus gastos comerciales.

Cuando las empresas pagan estos gastos, se erosiona un elemento importante de la clasificación del contractor, que es la independencia. Esto implica que deben tener sus propios procesos comerciales, pagar sus gastos y reclamar sus propias deducciones fiscales. Los contractors deberían ajustar sus tarifas por hora para cubrir esos gastos.