El empleo es uno de los elementos fundamentales de cualquier negocio y debe ser gestionado por expertos en la materia. Si no estás en posición de contar con dicha experiencia, sería mejor descubrir los Employers of Record (EoR).
¿Qué es un Employer of Record (EoR)?
El significado técnico de EoR a menudo se intercambia con el de la Professional Employer Organization (PEO), y aunque intercambiar estos términos es un error válido, aún debes saber qué es un EoR.
En China, el EoR también es conocido como el EoR local, el socio local, o la Foreign Enterprise Service Company (FESCO). Un Employment of Record (EoR) es una organización de terceros que asume el papel de contratar y pagar a los empleados de su empresa cliente, así como todas las demás tareas relacionadas con el empleo, en nombre de su cliente. Esto es particularmente ventajoso para las empresas que planean una estrategia de expansión global pero no cuentan con la logística para hacerla realidad.
Incluso como empleador registrado de los empleados, la libertad administrativa del EoR está limitada a lo estipulado en el acuerdo de employer of record acordado. La empresa cliente continúa tomando todas las decisiones relacionadas con descripciones de trabajo, compensaciones, registros de empleo y terminación de empleados. Hoy en día, en medio de una situación de pandemia, la industria del EoR continúa en auge. (LEER: Servicios Globales de Employer of Record: El mejor secreto del outsourcing).
¿Por qué usar un Employer of Record?
Imagina planear tu primer viaje a otro país: los documentos que necesitarás para completar, los hoteles que deberás considerar y cada otro detalle que debes revisar. Las tareas que deberás realizar en este viaje son bastante similares a las tareas relacionadas con el empleo en tu empresa, excepto que el nivel de estrés en el empleo es cien veces mayor. Bueno, eso está a punto de cambiar cuando te presenten al Employer of Record.
Tu EoR te ayudará a contratar, retener y pagar a tus empleados. El equipo administrativo del EoR se encargará de muchas de las tareas de Recursos Humanos relacionadas con la gestión de tus empleados internacionales. En otras palabras, tu EoR hará todo el trabajo sucio y asegurará una tasa de éxito más alta de lo que puedas imaginar. Aquí tienes las razones por las que deberías contratar un Employer of Record propio:
Localiza tu negocio de la manera correcta
Los Employers of Record hacen más que solo brindarte orientación empresarial. Te permiten cumplir con los requisitos regulatorios del país que hayas elegido y los costos asociados. Su trabajo es realizar la nómina, el control de tiempo, la dotación de personal, la contratación legal y otras actividades relacionadas con el empleo. Entre estas se incluyen la recopilación de los registros de empleo de tus empleados, registros de servicios y otros documentos necesarios que les ayuden a asegurarse de que tus empleados reciban la compensación que merecen.
Cada país tiene sus requisitos comerciales únicos respecto al empleo, nómina local y permisos previos. Una empresa de otro país difícilmente conocería alguna de estas cosas. Sin embargo, la ignorancia de la ley no puede usarse como excusa, y las consecuencias del incumplimiento pueden ser costosas y prohibitivas para que la empresa sobreviva en ese país extranjero. Las empresas más pequeñas y nuevas no deberían correr ese riesgo. Por ello, contratar un International Employer of Record ayudará a las empresas a mitigar estos riesgos asumiendo la responsabilidad de la contratación legal y el cumplimiento normativo de su empresa.
Asegura el cumplimiento en inmigración y empleo
Con la situación actual de pandemia, las políticas de inmigración de los gobiernos extranjeros se han vuelto cada vez más cambiantes, incentivando a los países anfitriones a ser más estrictos y precisos. El EoR es la entidad perfecta para garantizar el cumplimiento absoluto de tu empresa.
Algunas de estas políticas incluyen lo siguiente:
- gestión de permisos de trabajo y registros de empleo,
- registro de tu empresa y hacerla compatible con la nómina,
- garantizar la legalidad del negocio respecto a las leyes laborales y contratos del país anfitrión,
- protección del empleo de tus empleados, y
- reglas de terminación y los períodos de aviso y indemnización correspondientes.
Gestiona la nómina local con estándares locales
Los países tienen diferentes estándares y requisitos de nómina, y las nóminas remotas difícilmente están permitidas. Los EoRs están bien versados en el tema y buscan proporcionar un manejo preciso y conforme a la ley de las retenciones, deducciones, seguros de salud, pensiones e impuestos para cada empleado de la empresa.
Proporciona compromiso y orientación en la fuerza laboral
El compromiso y la orientación son dos aspectos importantes al señalar la diferencia entre los servicios proporcionados por el EoR y los servicios internacionales de PEO. Mientras que las PEO funcionan como Recursos Humanos para una empresa, los EoRs van un paso más allá al participar en la contratación y onboarding de empleados para sus empresas clientes.
Más técnicamente, las empresas globales de PEO no están incluidas como parte en los contratos de empleo entre la empresa y sus empleados. La empresa aún crea los términos y cumple con los acuerdos. Con un EoR, la configuración se invierte. El EoR es responsable de todos los contratos de empleo entre la empresa y el empleado, manteniendo el cumplimiento con las leyes laborales del país donde el empleado está basado.
(LEER: EoR vs PEO: ¿Cuál necesita tu negocio?)
Limitaciones del EoR que debes conocer
Existen casos específicos que no favorecerían el uso de EoRs.
Las empresas con menos de diez empleados deberían optar por contratar a los expertos locales del país anfitrión. Sin embargo, estas empresas aún pueden utilizar EoRs para la contratación rápida de empleados.
El concepto de EoR todavía es relativamente nuevo y puede causar cierta reticencia por parte del empleador. Además, el EoR básicamente actúa entre la dirección y sus empleados locales y solo puede aumentar la tensión. Por lo tanto, el contrato de tu EoR debe requerir que actúen en interés de la empresa.
Elegir el mejor EoR
Las empresas tienen diversas preocupaciones, y el primer paso es identificarlas antes de elegir el EoR adecuado para ti.
Si la externalización del empleo y las soluciones de Recursos Humanos son tus prioridades, tu PEO (Professional Employer Organization), ASO (Administrative Services Organization) o incluso BPO (Business Process Outsourcing) serían tu mejor opción. Si buscas contratar empleados permanentes, una solución de servicio completo sería adecuada para ti.
Avanzando
La pandemia ha inaugurado una era en la que se toman decisiones vitales, y las empresas pueden optar por quedar estancadas o continuar la buena lucha. Obviamente no será sencillo, pero ahora puedes tener el valor de avanzar con tus EoRs para minimizar riesgos y maximizar tus oportunidades en el extranjero.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la ventaja del EoR sobre una PEO?
Un employer of record proporciona lo que se conoce como la Responsabilidad General, la Compensación de Trabajadores y los requisitos para la nómina establecidos en un país. Esto implica que, en cuanto a gestión de riesgos y beneficios para empleados, un EoR es superior a una PEO. Los EoRs también tienen su propio seguro y te dejan con menos tiempo en papeleo. Un EoR atenderá todas las preocupaciones relacionadas con el empleo, lo que te da más tiempo para realizar otras tareas. Los employers of record asumen toda la responsabilidad por el acuerdo laboral para la empresa cliente. No puedes decir lo mismo de la PEO.
¿Qué es la expansión global?
La expansión global sucede cuando una empresa crece rápidamente y lleva sus operaciones a mercados internacionales lucrativos. Estas empresas buscan alcanzar el siguiente nivel de crecimiento. Esto se logra estableciendo presencia en nuevos países en todo el mundo.
¿Cuánto cuesta un employer of record?
En promedio, el Employer of Record costará a tu empresa alrededor de $15,000 a $20,000. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estos montos son altamente variables y dependen de las necesidades de tu empresa y de las tareas estipuladas en el acuerdo de employer of record.
¿Cuánto cuestan los servicios de nómina en Chicago?
El costo de los servicios de nómina variará principalmente según el tipo de servicio que necesites y el número de empleados en tu nómina. Las empresas de nómina usan una tarifa base mensual más la tarifa mensual por empleado. Los rangos para las tarifas base van desde $25 por mes hasta $200 por mes, mientras que cada empleado adicional en la nómina cuesta entre $2 y $15 por mes.
¿Un EoR realiza nómina?
Sí. Un Employer of Record puede ser una solución alternativa de nómina. Otros servicios que proporciona el EoR son control de tiempo, cumplimiento, beneficios, reclamaciones por desempleo, compensación laboral y otras tareas relacionadas con el empleo.
¿Qué registros de empleados deben mantenerse?
Como empleador, necesitarás mantener tres tipos de documentos de empleados: registros de personal, registros de nómina y archivos médicos.
Los archivos de personal cubren la historia laboral. Estos incluyen documentos de contratación, información de contacto del empleado y de emergencia, y un reconocimiento firmado del manual del empleado de tu empresa. Los documentos relacionados con salario, beneficios y premios financieros deben archivarse en nómina. El archivo médico debe incluir formularios de solicitud para seguros de salud, vida y otros beneficios para empleados si los ofreces.
(LEER: Recordkeeping 101: Consejos para organizar los registros de empleados)
¿Por cuánto tiempo los empleadores mantienen los registros de empleados pasados?
La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) requiere que los empleadores mantengan los registros de empleados durante tres años desde la fecha de terminación del empleo. Sin embargo, la FLSA requiere que los empleadores conserven los siguientes registros durante dos años en lugar de tres:
- acuerdos de negociación colectiva,
- evaluaciones de desempeño, y
- documentos que puedan satisfacer los requisitos para justificar escalas salariales, tasas de salario y niveles salariales.
