Como propietario de un negocio, sabes la importancia de tener el talento adecuado en tu equipo. Sin embargo, probablemente has experimentado algunas frustraciones al intentar contratar el mejor talento desde el extranjero.
Gestionar múltiples monedas, leyes laborales y otras complejidades que conlleva tener un equipo global puede ser estresante. Organizar contratistas independientes y freelancers tiene su propio conjunto de desafíos. Iniciar una presencia en cada país en el que deseas contratar es una inversión considerable. También necesitarás contratar personas que te ayuden con tareas administrativas.
Un buen servicio de Employer of Record (EOR) puede ayudarte con la mayoría de estos problemas. Con un buen EOR, puedes contratar personas a nivel global sin tener una presencia física en sus países. Además, también puedes subcontratar servicios de nómina, cumplimiento legal y recursos humanos a tu EOR.
Al contar con un EOR confiable, podrás disfrutar de tener un gran talento en tu equipo. No tendrás que dedicar tiempo y esfuerzo a las tareas administrativas que acompañan la contratación de trabajadores globales.
¿Qué es un Employer of Record?
Un Employer of Record es una organización que contrata legalmente a empleados en sus respectivos países. El empleado trabaja para tu empresa, y tú estás a cargo de sus tareas y actividades diarias.
Un EOR actúa como empleador “en papel”. Son responsables de la administración y responsabilidades del empleador hacia tu nuevo empleado. El Employer of Record típicamente tiene entidades en los países que cubre. Pueden contratar talento, gestionar su nómina y proporcionar beneficios estatutarios.
Dado que no tienes que navegar las complejidades de iniciar una presencia en un país nuevo, el proceso de contratación es rápido independientemente de la procedencia de tu nuevo empleado. Además, no tienes que preocuparte por el cumplimiento, nómina en diferentes monedas u otras diferencias.
¿Qué servicios ofrece un EOR?
Si decides confiar en un servicio de EOR para contratar a tus nuevos empleados, puedes contar con que gestionará todo lo relacionado con impuestos y cumplimiento legal.
Tu Employer of Record preparará y creará toda la documentación para que la contratación sea legal. Esto incluye redactar contratos que sigan las leyes locales y gestionar la nómina de los empleados. El EOR también se encargará de las renovaciones y terminaciones de tus empleados globales.
Dependiendo de tu proveedor de elección, también puedes contar con que el EOR:
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Procese y financie la nómina de tus empleados,
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Recoja y procese las hojas de horas,
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Retenga y presente impuestos,
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Emita el formulario W2 en la fecha límite,
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Gestione la indemnización laboral y el desempleo,
Tu Employer of Record puede ayudarte a completar y almacenar los Formularios I-9, o su equivalente en el país donde trabaja tu empleado. También puede ofrecer gestionar seguros y ayudarte a cumplir con E-Verify u otros sistemas similares.
Algunos servicios de Employer of Record también te ayudarán a gestionar el proceso de incorporación de tu nuevo empleado. Pueden ofrecer verificaciones de antecedentes y evaluaciones de nuevos empleados. También pueden asistirte en la gestión de tus empleados globales y proporcionarte un sistema centralizado para atender sus solicitudes.
Asimismo, puedes confiar en tu Employer of Record para ofrecer beneficios tanto estatutarios como adicionales. La posibilidad de ofrecer estos beneficios sin importar el país en que residan te ayudará a atraer y retener talento de alto nivel en tu empresa.
¿Cuáles son los beneficios de contratar un EOR?
Su ayuda para brindarte los medios para contratar y retener talento excepcional a nivel mundial es solo uno de los muchos beneficios de contratar un EOR.
El beneficio más importante para muchas empresas es la rapidez. Establecer una presencia en el país desde el que quieres contratar es muy laborioso. Puede tomar semanas o meses, dependiendo del país. Esto puede no ser ideal para una compañía que busca contratar y incorporar talento rápidamente.
Crear una presencia también requiere una inversión inicial significativa. En algunos países, establecer una empresa puede costar tan solo $100, en otros puede llegar a decenas de miles de dólares. Quieres asegurar el cumplimiento legal, así que probablemente tendrás que invertir en asesoría legal y profesionales de recursos humanos para gestionar la nómina en ese país.
Con un EOR, puedes contratar empleados por una tarifa mensual fija y nunca preocuparte por las leyes y regulaciones locales. No tener que preocuparte por el cumplimiento puede ser el mayor beneficio de todos.
Al contratar un EOR, externalizas todas las tareas legales y administrativas relacionadas con tu empleado. Como el EOR es el empleador legal, también estarás protegido de cualquier responsabilidad relacionada con tus nuevos empleados.
Es responsabilidad del EOR mantener el cumplimiento con las regulaciones locales en todo momento y adaptarse a los cambios en la ley. En resumen, el principal beneficio de contar con un socio EOR confiable es que puedes contratar talento excelente globalmente y beneficiarte de su contribución a tu empresa, sin todas las responsabilidades abrumadoras.
¿Cuándo contratar un EOR?
Un EOR puede ser una buena opción para tu empresa si estás buscando talento de gran calidad que no puedas obtener localmente. Puede ayudar con la externalización de tareas complejas de recursos humanos y proporcionarte la rapidez necesaria para ingresar en nuevos mercados.
Cuando contratas talento global
El talento global te dará la ventaja competitiva que tu empresa necesita para prosperar.
Sin embargo, no muchos empleados están dispuestos a reubicarse por trabajo, especialmente cuando el trabajo remoto es una alternativa popular. Solo el 1,6% de todos los estadounidenses se reubicaron por trabajo en los primeros meses de 2023. Los freelancers y contratistas independientes también tienen sus propios riesgos. Entonces, si quieres contratar al mejor candidato de otro país como empleado, usar un EOR es la solución.
Cuando la nómina global se vuelve ingobernable
También puedes confiar en un EOR para externalizar la nómina global de tu nuevo equipo internacional. Contar con un equipo experimentado que gestione nóminas, cumplimiento y todas las tareas relacionadas asegurará que cumplas con todas las responsabilidades legales hacia tus nuevos empleados. Al mismo tiempo, liberará tu tiempo para enfocarte en hacer crecer tu negocio y mejorar tu producto o servicio.
Cuando necesitas probar o ingresar rápidamente a nuevos mercados
Confiar en un EOR también puede ser beneficioso cuando necesitas probar mercados en países nuevos. A veces, una expansión total puede no ser financieramente factible. Sin embargo, contratar un pequeño equipo a través de un Employer of Record para probar si expandirse será rentable, puede ser un buen camino a seguir.
Si el mercado muestra potencial, puedes depender de un EOR para escalarlo más o reducir tamaño si no funciona. Como no tienes que crear una presencia formal ni cerrarla, con un EOR puedes hacerlo rápidamente. Esto puede ser una gran ventaja si tu oportunidad solo es válida por un período limitado.
Alternativas al EOR
Por supuesto, confiar en un EOR puede no ser la mejor opción para todas las empresas. No todas se beneficiarán de este tipo de empleo permanente, y podrían estar mejor contratando freelancers o contratistas independientes. Externalizar trabajo a una agencia, o formar una alianza con otra empresa, a veces es una opción más conveniente.
¿Por qué contratar un EOR en lugar de contratistas independientes?
Contratar un contratista independiente tiene ventajas y desventajas. Ellos poseen conocimientos específicos que pueden beneficiar a tu empresa. A corto plazo, a menudo son una alternativa más económica que depender de un EOR para contratar a alguien de forma permanente.
Sin embargo, los contratistas independientes y los empleados no son iguales. Los contratistas independientes establecen sus propias horas y tareas diarias. Además, dictan cómo se realiza el trabajo. También, no puedes esperar que asuman tareas extras fuera de su contrato, o que tengan un mismo sentido de lealtad hacia tu empresa como lo harían los empleados tradicionales.
El aspecto más importante a considerar al contratar contratistas independientes es la mala clasificación de empleados. Cada país tiene su propio conjunto de normas sobre qué significa clasificar a alguien como contratista independiente.
Puedes llegar a un acuerdo mutuo con tu contratista independiente sobre cuándo y cómo realizará el trabajo. Sin embargo, es importante asegurarte de que tu empresa cumple con las regulaciones aplicables. Quieres evitar penalizaciones por mala clasificación laboral.
¿Debería contratar un EOR o un PEO?
Para algunas empresas, asociarse con un PEO en lugar de un EOR puede ser una opción más conveniente. Si necesitas externalizar tareas de recursos humanos a otra compañía, deberías considerar trabajar con una Professional Employer Organisation (PEO).
Aunque tanto el EOR como el PEO ofrecen un conjunto similar de servicios de RR. HH., existen dos diferencias importantes. Para colaborar con un PEO, necesitas establecer una presencia en el país donde opera el PEO. Una vez establecido, puedes contratar un PEO para externalizar tareas de RR. HH. para tu equipo en ese país.
Un PEO garantizará que tu equipo local cumpla con las leyes y que la nómina funcione sin problemas. Suele ser una mejor opción para empresas con equipos grandes en un país específico. Un EOR puede ser más coste-eficiente para grupos de hasta diez personas en un país. Para equipos mayores, establecer presencia y contratar un PEO puede ser más rentable.
Es importante notar que un PEO no asume toda la responsabilidad del cumplimiento legal como lo hace un EOR. Al colaborar con un PEO, compartes la responsabilidad si algo sale mal.
EOR vs Agencia de Personal
Un Employer of Record a menudo se confunde con una Agencia de Personal. Dado que ambas opciones trabajan con empleados, es un error comprensible. Especialmente porque algunos EOR ofrecen servicios de búsqueda de talento como parte de su oferta.
La principal diferencia radica en qué parte del proceso de contratación puede ser más beneficioso para tu caso.
Una Agencia de Personal es la solución perfecta cuando buscas empleados, a nivel local o global. La agencia puede gestionar todos los aspectos de sourcing del talento correcto. Esto incluye diseñar la oferta laboral adecuada, buscar y filtrar currículums, entrevistar candidatos y negociar salarios y beneficios.
Estas agencias cobran una tarifa por cada colocación. Una vez que el candidato acepta, finaliza su relación con tu empresa. Algunas también ofrecen servicios adicionales, como onboarding o capacitación.
Una vez que el empleado acepta un puesto, puedes depender de un EOR para contratarlo legalmente en su país de residencia.
El EOR redactará los contratos para que sean legalmente vinculantes y cumplan con las leyes locales. También se encargará de la nómina y los beneficios del empleado.
¿Cómo evaluar proveedores de servicios EOR?
Al contratar un EOR por primera vez, es difícil estimar si será adecuado para tu empresa. Es complicado evaluar la experiencia de alguien cuando no sabes qué esperar.
El primer paso para encontrar un proveedor de EOR adecuado es revisar el estado actual de tu empresa, así como tus metas a corto y largo plazo. Debes considerar en qué aspectos de tu negocio un EOR puede ayudarte y cuáles son tus prioridades.
Por ejemplo, externalizar la nómina a otro proveedor podría ser lo más importante para ti. O, quizás, necesitas rápidamente un equipo de soporte global para lanzar tu nuevo producto o servicio en diferentes países, zonas horarias y idiomas. Por supuesto, también debes considerar tu presupuesto.
Responder estas preguntas te ayudará a definir parámetros para evaluar a los proveedores. También asegúrate de que el proveedor tenga buena reputación, ya que tendrás que darles acceso a datos delicados para gestionar la nómina.
Aquí tienes una guía rápida para evaluar un proveedor de EOR respecto a los parámetros anteriores:
Verifica qué países cubre
Una de las ventajas principales de trabajar con un EOR es poder contratar talento de otros países mucho más rápido que creando una presencia física.
Un buen servicio de EOR debe tener presencia en el país del cual deseas contratar. Debido a esto, el proceso de contratación será mucho más ágil. Tu EOR debería ofrecer un abanico diverso de países, para que no tengas que buscar un EOR distinto por cada país.
Al comparar los países que ofrecen con tus necesidades, también considera tus metas a largo plazo. Además, al entrevistar a los EOR, pregunta si planean agregar países adicionales en el futuro.
Analiza los servicios ofrecidos
No todos los EOR ofrecen el mismo conjunto de servicios. Si tu negocio es pequeño, quizás solo necesites externalizar la nómina y ayuda con onboarding. Las empresas más grandes querrán contratar equipos más numerosos en varios países simultáneamente y necesitarán un EOR con infraestructura para soportar eso.
Debes conocer en detalle en qué puede ayudarte el servicio del EOR y compararlo con tus necesidades. Con el EOR adecuado, podrás disfrutar de tranquilidad mucho más allá de la simple conformidad con leyes locales. Algunos ofrecen plataformas para gestionar empleados; otros ayudan con visas y en reubicaciones.
La mayoría de los EOR brindan demostraciones o recorridos por sus servicios. Aprovecha estas oportunidades para familiarizarte con las funciones y beneficios que ofrecen y compara esa info con lo que necesitas en tu empresa.
Revisa los precios
El precio también merece un análisis detallado. Familiarízate con las tarifas y costos del EOR. Algunos no son totalmente transparentes y podrías terminar con una factura elevada. Pregunta por tarifas ocultas y lee bien las condiciones.
Además, compara precios entre distintos proveedores. Busca obtener muchas funciones por un costo razonable. Saber cuáles son tus prioridades en funciones te ayudará a elegir el mejor proveedor para tu inversión.
Busca opiniones en línea
Es difícil evaluar la calidad de un EOR sin experiencia previa. Quieres un equipo con experiencia, bien informado respecto a leyes locales, que ofrezca nóminas seguras y en cumplimiento.
Estas cualidades son difíciles de verificar al inicio. Es importante saber cómo funcionará la cooperación y si puedes confiar en el proveedor en momentos críticos.
Para tener una mejor idea, revisa opiniones de otros clientes en línea. También puedes solicitar recomendaciones en tu red profesional o preguntar por experiencias con ciertos proveedores.
Si no recibes respuestas útiles, puedes publicar una consulta en foros como Quora o Reddit. Ahí podrás obtener opiniones de clientes reales y tener una mejor visión de qué esperar de un servicio EOR.
Capacidad de respuesta y soporte
Al contratar globalmente, surgirán muchas dudas. Es vital que el EOR brinde soporte y asesoría en temas que puedan preocuparte. Debe ser receptivo y ofrecer ayuda cuando la necesites.
Es fácil detectar esto antes de cerrar con un proveedor. Fíjate en cómo se comunican, su disponibilidad y claridad. Además, durante las entrevistas, observa qué tan rápido responden tus preguntas. La calidad del soporte será más importante que las funciones específicas a largo plazo.
Si eliges cuidadosamente tu Employer of Record, es poco probable que tengas riesgos importantes. Sin embargo, debes estar atento a lo siguiente y conversar estos aspectos con tu EOR desde el principio.
Obligaciones del empleado
En una relación laboral tradicional, tú proporcionas trabajo, salario y beneficios. El empleado realiza su labor. Normalmente firman contratos que te protegen, incluyendo cláusulas de no competencia o confidencialidad.
Dado que un EOR es un empleador “como tal”, es clave comunicarte con ellos y encontrar soluciones que te beneficien. En algunos países, las cláusulas de no competencia o confidencialidad a través de un EOR podrían no ser ejecutables bajo las leyes locales.
Dependiendo del tipo de trabajo que realice tu empresa, esto puede ser un obstáculo, por lo que es recomendable consultar con el EOR y ver cómo remediarlo.
Derechos de propiedad intelectual
Como empleador, los derechos de IP generalmente te pertenecen. Con un EOR, esto no es automático. Esto debe discutirse desde el inicio, igual que con un contratista independiente.
El Employer of Record debe ofrecer un contrato separado o alguna solución que asegure que tienes los derechos de IP.
Tipo de trabajo que realiza el empleado
En algunos países, la relación en la que una parte emplea a otra y después la presta a un tercero, está muy regulada. Hay restricciones sobre qué trabajos puede hacer el empleado, por regulaciones de trabajo temporal, subcontratación, etc.
Si tienes un EOR experimentado, esto no será un problema, pero es importante verificar si en el país donde quieres contratar existen restricciones.
Contratación global a través de un proveedor de EOR
Contratar talento global usando un Employer of Record puede ser justo lo que tu empresa necesita para crecer y prosperar. Tener el mejor talento en tu equipo marca la diferencia. Además, externalizar tareas administrativas y de nómina te permitirá dedicar más tiempo a las actividades centrales del negocio.
Contar con un EOR confiable también ayuda a simplificar las complicaciones de navegar leyes y regulaciones locales. Se asegurará de que tus empleados cobren a tiempo, tengan acceso a beneficios y promuevan un equipo excelente para atraer talento de alto nivel.
No olvides que es fundamental evaluar bien a tu proveedor. Debe tener una buena cobertura en países donde planeas operar, conocer las leyes y regulaciones locales y brindarte soporte y asistencia durante toda la cooperación.
Preguntas frecuentes:
¿Debería usar un employer of record?
Depende del plan de tu negocio. Si quieres contratar talento global sin establecer una presencia física en el país o sin que los colaboradores se reubiquen, un EOR es una opción excelente. También para externalizar nóminas internacionales de manera sencilla.
Con un EOR, puedes tener empleados talentosos en tu equipo independientemente de dónde residan. Además, no tendrás que depender de freelancers o contratistas independientes y preocuparte si aceptarán un puesto a tiempo completo con un empleador local o solo trabajarán contigo.
¿Qué significa employer of record?
Un Employer of Record es una organización que actúa como empleador legal del talento en países donde tu empresa no tiene presencia. Los empleados trabajan para tu empresa, y el EOR asume todas las responsabilidades legales y regulatorias relacionadas con su empleo.
¿Cuáles son los riesgos de usar un EOR?
Los riesgos son mínimos si eliges un Employer of Record confiable, ya que generalmente asumen los riesgos relacionados con la conformidad legal y tributaria. Lo más importante es que sea un proveedor con buena reputación; investiga bien antes de contratar.
Con un proveedor de confianza, el único riesgo real puede ser una mala comunicación ocasional entre tú, el EOR y el empleado.
Recuerda que, al contratar mediante un EOR, tú no eres el empleador legal. Tal vez no puedas acceder a ciertos beneficios tradicionales, como derechos de propiedad intelectual o cláusulas de no competencia, que suelen incluir los empleos tradicionales. Comunícales estos requisitos al EOR desde el principio.
