Como propietario de un negocio, sabes la importancia de contar con el talento adecuado en tu equipo. Sin embargo, probablemente hayas experimentado algunas frustraciones al intentar contratar el mejor talento desde el extranjero.
Gestionar múltiples monedas, leyes laborales y otras complejidades que conlleva tener un equipo global puede ser estresante. Organizar Contractors y Freelancers presenta su propio conjunto de desafíos. Iniciar una presencia en cada país en el que deseas contratar requiere una inversión considerable. También necesitarás contratar personas que te ayuden con tareas administrativas.
Un buen servicio de Employer of Record, o EOR, puede ayudarte con la mayoría de estos problemas. Con un buen EOR, puedes contratar personas a nivel global sin tener presencia física en sus países. Además, también puedes subcontratar servicios de nómina, cumplimiento legal y recursos humanos a tu EOR.
Tener un EOR confiable te permite disfrutar de contar con un gran talento en tu equipo. No tendrás que dedicar tiempo y esfuerzo a las tareas administrativas que acompañan la contratación de trabajadores globales.
¿Qué es un Employer of Record?
Un Employer of Record es una organización que contrata legalmente a empleados en sus respectivos países. El empleado trabaja para tu empresa, y tú eres responsable de sus tareas y actividades diarias.
Un EOR actúa como un empleador “en papel.” Son responsables de la administración y las responsabilidades del empleador hacia tu nuevo empleado. El Employer of the Record generalmente tiene entidades en los países que cubre. Pueden contratar talento, gestionar su nómina y proporcionar beneficios estatutarios.
Dado que tú no tienes que navegar las complejidades de establecer una presencia en un nuevo país, el proceso de contratación es rápido independientemente de dónde provenga tu nuevo empleado. Tampoco tienes que preocuparte por el cumplimiento, la nómina en diferentes monedas u otras diferencias.
¿Qué servicios ofrece un EOR?
Si decides confiar en un servicio de EOR para contratar a tus nuevos empleados, puedes contar con él para gestionar todo lo relacionado con cumplimiento fiscal y legal.
Tu Employer of Record preparará y creará toda la documentación para que la contratación sea legal. Esto incluye redactar contratos que sigan las leyes locales y gestionar la nómina del empleado. El EOR también se encargará de renovaciones y terminaciones de tus empleados globales.
Dependiendo de tu proveedor, también puedes contar con el EOR para:
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Procesar y financiar la nómina de tus empleados,
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Recoger y procesar las hojas de tiempo,
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Retener y presentar impuestos,
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Emitir el formulario W2 en la fecha límite,
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Gestionar la compensación laboral y el desempleo,
Tu Employer of Record puede ayudarte a completar y guardar los Formularios I-9, o su equivalente en el país desde donde trabaja tu empleado. También pueden ofrecer gestionar seguros y ayudarte a cumplir con E-Verify u otro sistema equivalente.
Algunos servicios de Employer of Record también te ayudarán a gestionar el proceso de onboarding para tu nuevo empleado. Pueden ofrecer verificaciones de antecedentes y evaluaciones de nuevos empleados. También pueden asistir en la gestión de tus empleados globales y proporcionarte un sistema centralizado para atender sus solicitudes.
Además, puedes confiar en tu Employer of Record para suministrar beneficios estatutarios y adicionales. La capacidad de ofrecer estos beneficios sin importar en qué país vivan ayudará a atraer y retener el mejor talento en tu empresa.
¿Cuáles son los beneficios de contratar un EOR?
Su ayuda para ofrecerte los medios para contratar y retener talento excepcional a nivel mundial es solo uno de los muchos beneficios de contratar un EOR.
El beneficio más importante para muchas empresas es la rapidez. Establecer una presencia en el país del que deseas contratar lleva mucho tiempo. Puede tomar semanas o meses, dependiendo del país. Esto tal vez no sea ideal para una compañía que busca contratar y hacer onboarding rápidamente.
Configurar una presencia también requiere una inversión inicial significativa. En algunos países, establecer una empresa puede costar tan solo 100 dólares, en otros puede ascender a decenas de miles de dólares. Quieres asegurarte de cumplir con la legalidad, por lo que probablemente tendrás que invertir en asesoría legal y profesionales de recursos humanos para gestionar la nómina en ese país.
Con un EOR, puedes contratar empleados por una tarifa mensual fija y nunca preocuparte por las leyes y regulaciones locales. No tener que preocuparte por el cumplimiento legal puede ser quizás el mayor beneficio de todos.
Al contratar un EOR, externalizas todas las tareas legales y administrativas relacionadas con tu empleado. Dado que el EOR es el empleador legal, también estás protegido frente a cualquier responsabilidad relacionada con tus nuevos empleados.
Es responsabilidad del EOR mantener el cumplimiento con las regulaciones locales en todo momento y adaptarse a los cambios en la ley. En resumen, el principal beneficio de tener un socio confiable de EOR es que puedes contratar talento excelente a nivel global y disfrutar de su contribución a tu empresa, sin todas esas responsabilidades abrumadoras.
¿Cuándo contratar un EOR?
Un EOR puede ser una buena opción para tu empresa si buscas talento de calidad que no puedas obtener localmente. Puede facilitar la subcontratación de tareas complejas de recursos humanos y ofrecerte la rapidez que necesitas para ingresar a nuevos mercados.
Cuando contratas talento global
El talento global te dará la ventaja competitiva que tu empresa necesita para prosperar.
Sin embargo, no muchos empleados están dispuestos a reubicarse por trabajo, especialmente cuando el trabajo remoto es una alternativa popular. Solo el 1.6% de todos los estadounidenses se reubicaron por trabajo en los primeros meses de 2023. Los freelancers y Contractors independientes también presentan sus propios riesgos. Por eso, si quieres contratar al mejor candidato de otro país como empleado, optar por un EOR es la solución.
Cuando la nómina global se vuelve inmanejable
También puedes confiar en un EOR para externalizar la nómina global de tu nuevo equipo internacional. Contar con un equipo experimentado gestionando nóminas, cumplimiento y todas las tareas relevantes asegurará que cumplas con todas las responsabilidades legales hacia tus nuevos empleados. Al mismo tiempo, liberarás tiempo para centrarte en hacer crecer tu negocio y mejorar tu producto o servicio.
Cuando necesitas probar o entrar en nuevos mercados rápidamente
Rely on un EOR también puede ser útil cuando necesitas probar mercados en países nuevos. A veces, una expansión completa no tiene sentido desde el punto de vista financiero. Sin embargo, contratar un equipo pequeño a través de un Employer of Record para probar si la expansión será productiva puede ser una buena estrategia. Por ejemplo, si estás explorando oportunidades en la región del Golfo, un Employer of Record Qatar puede ayudarte a contratar un equipo piloto conforme a la normativa en Qatar y gestionar la nómina local antes de invertir en una entidad local.
Si el mercado muestra potencial, puedes confiar en un EOR para escalarlo aún más o reducirlo si no tiene éxito. Dado que no tienes que establecer una presencia o cerrarla, con un EOR puedes hacerlo rápidamente. Esto puede ser una gran ventaja si la oportunidad tiene una duración limitada.
Alternativas al EOR
Por supuesto, confiar en un EOR quizás no sea la mejor opción para todas las empresas. No todas las compañías se beneficiarán de este tipo de empleo permanente, y quizás sean mejor con freelancers o Contractors independientes. Externalizar trabajo a una agencia o formar una asociación con otra empresa a veces puede ser una mejor opción.
¿Por qué contratar un EOR en lugar de Contractors independientes?
Contratar a un Contractor independiente tiene sus ventajas y desventajas. Ellos tienen conocimientos especializados que pueden beneficiar a tu empresa. A corto plazo, suelen ser una opción más económica que confiar en un EOR para contratar a alguien de forma permanente.
Sin embargo, los Contractors independientes y los empleados no son iguales. Los Contractors independientes establecen sus propios horarios y tareas diarias. Además, dictan cómo se realiza el trabajo. Tampoco puedes esperar que acepten trabajos extras fuera de su contrato, o que tengan un mismo nivel de lealtad a tu empresa que un empleado.
El aspecto más importante a considerar al contratar Contractors independientes es la posible mala clasificación de empleados. Cada país tiene su propio conjunto de reglas sobre qué significa clasificar a alguien como Contractor independiente.
Puedes llegar a un acuerdo mutuo con tu Contractor independiente sobre cuándo y cómo realizará el trabajo. Sin embargo, es importante asegurarte de que tu empresa cumple con las regulaciones relevantes. Quieres evitar penalizaciones por mala clasificación laboral.
¿Debería contratar un EOR o un PEO?
Para algunas empresas, asociarse con un PEO en lugar de un EOR puede ser una opción mejor. Si necesitas externalizar tareas de recursos humanos a otra compañía, deberías considerar una Profesional Employer Organization.
Aunque tanto EOR como PEO ofrecen un conjunto similar de servicios de recursos humanos, existen dos diferencias principales. Para asociarte con un PEO, necesitas establecer presencia en el país donde opera. Una vez hecho esto, puedes colaborar con un PEO para externalizar tareas de recursos humanos para tu equipo en ese país.
Un PEO asegurará que tu equipo local cumpla con las normativas y que la nómina funcione sin problemas. Por lo general, es una mejor opción para empresas con equipos más grandes en un país específico. Un EOR puede ser costo-eficiente para hasta diez personas en un país. Para equipos mayores, establecer una presencia y contratar un PEO quizás sea más económico.
Es importante notar que un PEO no asume la responsabilidad total del cumplimiento legal como lo hace un EOR. Como estás colaborando con un PEO, compartes la responsabilidad si algo sale mal.
EOR vs Agencia de Trabajo Temporal
Un Employer of Record a menudo se confunde con una Agencia de Trabajo Temporal. Dado que ambas opciones tratan con empleados, es una confusión comprensible, especialmente porque algunos EORs ofrecen la búsqueda del talento adecuado como servicio.
La diferencia principal radica en cuál parte del proceso de contratación puede ser más beneficiosa que la otra.
Una Agencia de Trabajo Temporal es la solución perfecta cuando necesitas empleados, ya sea a nivel local o global. La agencia puede gestionar todos los aspectos para encontrar el talento adecuado, incluyendo redactar la oferta laboral, buscar y evaluar currículums, entrevistar y negociar salarios y beneficios.
Estas agencias suelen cobrar una tarifa por cada colocación. Una vez que el candidato acepta, finaliza su relación con tu empresa. Algunas también ofrecen servicios adicionales, como onboarding o capacitación.
Cuando el empleado acepta un puesto, puedes confiar en un EOR para contratarlo legalmente en el país donde reside.
Un EOR redactará contratos que sean legalmente vinculantes y cumplan con leyes locales. También gestionará la nómina y beneficios del nuevo empleado.
Cómo evaluar proveedores de servicios de EOR?
Al contratar un EOR por primera vez, es difícil estimar si será adecuado para tu empresa. Es complicado evaluar la experiencia de alguien si no sabes qué esperar.
El primer paso para encontrar el EOR correcto es hacer un diagnóstico del estado actual de tu empresa, así como de tus metas a corto y largo plazo. Debes considerar en qué aspectos puede ayudarte un EOR y cuáles son tus prioridades.
Por ejemplo, externalizar la nómina a otro proveedor podría ser lo más importante para ti. O, necesitas rápidamente un equipo de soporte global para soportar el lanzamiento de un producto o servicio en diferentes países, zonas horarias y idiomas. Por supuesto, también debes tener en cuenta tu presupuesto.
Responder estas preguntas te ayudará a definir criterios para evaluar a los proveedores. También, asegúrate de que la compañía sea de buena reputación, ya que tendrás que darles acceso a datos sensibles para gestionar la nómina.
Aquí tienes una guía rápida para evaluar un proveedor de servicios de EOR según estos criterios:
Verifica qué países cubre
Una de las mayores ventajas de optar por un EOR es la oportunidad de contratar talento en otros países de forma mucho más rápida que si decidieras establecer presencia en esa región.
Un buen servicio de EOR debe tener presencia en los países donde planeas contratar. Por eso, el proceso de contratación será mucho más ágil. Tu EOR debería ofrecer un listado diverso de países, para evitar tener que escoger un EOR diferente por cada ubicación.
Al comparar los países ofrecidos con tus necesidades, asegúrate de tener en cuenta también tus objetivos a largo plazo. Además, cuando entrevistes EORs, pregunta si planean incluir en el futuro otros países a los que ya brindan servicio.
Revisa los servicios ofrecidos
No todos los EORs ofrecen el mismo conjunto de servicios. Si eres una pequeña empresa, quizás necesites externalizar más que solo nómina y puedes requerir ayuda en onboarding. Las empresas más grandes pueden querer contratar equipos mayores en múltiples países simultáneamente y necesitan un EOR que tenga la infraestructura para soportarlo.
Debe conocer en detalle en qué puede ayudarte el EOR y compararlo con tus necesidades. Con el servicio adecuado, podrás disfrutar de tranquilidad mucho más allá del simple cumplimiento legal. Algunos ofrecen plataformas para gestionar a tus empleados. Otros ayudan con visas y reubicación de empleados.
La mayoría de los EORs ofrecen una demostración o recorrido de sus servicios. Aprovecha estas demos para familiarizarte con las funciones y servicios que ofrece un EOR particular. Compara características y evalúalas frente a las necesidades de tu empresa para encontrar el más adecuado.
Revisa los precios
El precio también es un aspecto importante. Familiarízate con las tarifas y costes del EOR. Algunos proveedores no son completamente transparentes respecto a sus precios, y podrías terminar con una factura elevada. Pregunta por posibles cargos ocultos, y lee cuidadosamente las condiciones para detectar si hay costes adicionales.
Además, compara precios en varias opciones. Busca obtener la mayor cantidad de funciones por un precio accesible. Saber cuáles son tus prioridades en cuanto a funciones te ayudará a elegir la mejor opción para la inversión.
Busca reseñas en línea
En cuanto a calidad, puede ser complicado determinar en un primer momento si un EOR es confiable. Quieres contratar un equipo experimentado, que conozca bien las leyes y regulaciones locales. También debe tener experiencia en ofrecer nóminas seguras y en cumplimiento legal.
Todo esto puede ser difícil de evaluar antes de contratar. Es importante entender cómo sería trabajar con ellos y si puedes confiar en que te apoyarán en momentos críticos.
Para tener una idea si un proveedor es adecuado para tu situación actual, revisa opiniones y comentarios de otros usuarios en línea. También puedes solicitar recomendaciones a tu red empresarial o preguntar por experiencias con un servicio en particular.
Si no encuentras respuestas útiles, puedes publicar una consulta en foros como Quora o Reddit. Allí, podrás obtener opiniones reales de clientes que te darán una mejor idea de qué esperar de un EOR en particular.
Rapidez y soporte de atención
Al comenzar a contratar de manera global, experimentarás muchas variables desconocidas. Quieres asegurarte de que las necesidades de tus empleados se cubren y tienen todos los beneficios.
Tu EOR debe ofrecer soporte y orientación ante cualquier duda o problema relacionado con los procesos de contratación remota. Es decir, tu EOR debe responder rápidamente y brindar apoyo cuando se requiera.
Esto será fácil de evaluar incluso antes de formalizar la contratación. Fíjate en su estilo de comunicación y en qué tan abiertos son durante la entrevista.
También, observa cuán rápidos son al responder tus preguntas durante el proceso. La calidad del soporte será mucho más relevante a largo plazo que solo las funciones del servicio.
¿Existen riesgos al contratar a través de un EOR?
Si has evaluado cuidadosamente a tu Employer of Record, es poco probable que experimentes riesgos importantes al contratar usando su servicio. Sin embargo, debes tener en cuenta lo siguiente y discutirlo desde el principio con tu EOR.
Obligaciones del empleado
En una relación tradicional empleador-empleado, tú proporcionas trabajo, salario y beneficios. El empleado realiza su trabajo. Normalmente firman contratos que incluyen cláusulas de protección, como no competencia o confidencialidad.
Dado que un EOR es un empleador técnico, es importante comunicarse con él y encontrar una solución que también te beneficie a ti. En algunos países, las cláusulas de no competencia y confidencialidad mediante un EOR no son aplicables por leyes locales.
Dependiendo del tipo de trabajo que realiza tu empresa, esto puede representar un impedimento, por lo que debes consultar con tu EOR cómo se puede solucionar.
Derechos de propiedad intelectual (IP)
Como empleador, generalmente los derechos de IP corresponden a tu empresa. Con un EOR, esto no sucede necesariamente por defecto. Esto debe aclararse desde el inicio, igual que cuando contratas a un Contractor independiente.
Tu Employer of Record debe ofrecerte un contrato separado u otra solución para asegurar que tú posees los derechos de IP.
Tipo de trabajo que realiza el empleado
En algunos países, la relación en la que una parte emplea a una persona y luego se la presta a otro empleador que dicta las tareas, está muy regulada. Algunos países tienen restricciones bajo las leyes de suministro y uso de trabajadores temporales. Esto puede limitar qué tipo de trabajo puede realizar el empleado para ti.
Si cuentas con un EOR experimentado, esto generalmente no será un problema, pero es importante que verifiques si en el país donde deseas contratar hay restricciones al respecto.
Contratación de talento global a través de un proveedor de EOR
Contratar talento global usando servicios de Employer of Record puede ser justo lo que tu empresa necesita para crecer y prosperar. Tener el mejor talento en tu equipo puede ser un cambio radical. Además, la posibilidad de externalizar tareas administrativas y nóminas liberará tu tiempo para concentrarte en las actividades centrales del negocio.
Optar por un Employer of Record confiable también puede facilitarte las complejidades de navegar leyes y regulaciones locales. Ellos asegurarán que tus empleados sean pagos a tiempo y tengan acceso a todos los beneficios que reciben los empleados en las condiciones normales. Esto te ayudará a construir equipos excelentes y atraer talento de primer nivel.
No obstante, es fundamental elegir bien tu proveedor. Debe tener buen alcance y conocimiento de las leyes locales. Pero también debes confiar en que brindará soporte y ayuda durante toda la colaboración.
FAQ:
¿Debería usar un Employer of Record?
Si un Employer of Record es o no recomendable depende de lo que planeas hacer con tu negocio. Si deseas contratar talento global sin establecer presencia en el país o hacer que el talento se reubique, un EOR es una opción excelente. También es una gran solución para externalizar nóminas internacionales.
Con un EOR, puedes tener talento en tu equipo sin importar en qué lugar viva. Además, no tendrás que depender de freelancers o Contractors y preocuparte si aceptarán un empleo a tiempo completo con un empleador local en lugar de trabajar contigo.
¿Qué significa Employer of Record?
Un Employer of Record es una organización que actúa como empleador legal del talento en países donde tu empresa no tiene presencia. Los
