Confiar en contratistas puede ser una solución rentable para externalizar tareas a corto plazo en tu empresa. Cuando llega la temporada de impuestos, probablemente tendrás que completar un conjunto específico de formularios para tus contractors independientes. Para empleadores que están acostumbrados a llenar [formulario W-2s](/blog/differences-explained-1099-contractors-vs-w-2-employees), cambiar a 1099 puede ser complicado.

Como entidad que emplea contractors independientes, deberías familiarizarte con los formularios fiscales W-9 y 1099-NEC. El formulario fiscal 1099 se menciona a menudo como el formulario relevante para los Contractors independientes. Sin embargo, hay un subconjunto de formularios 1099 que no se aplican a ellos.

Aquí tienes todo lo que debes saber sobre los formularios fiscales 1099. También cubriremos las diferencias entre 1099-MISC y 1099-NEC, y cómo gestionar los formularios 1099 como empleador.

¿Para qué sirve un formulario fiscal 1099?

Los formularios fiscales 1099 son una colección de diferentes formularios. Algunos de ellos tienen como objetivo reportar los ingresos del individuo provenientes de fuentes distintas a un salario al IRS. El pagador es quien se encarga de completar todos los formularios 1099 y enviarlos tanto al IRS como al individuo.

Por lo general, un formulario 1099 incluirá información como el Número de Identificación del Contribuyente (TIN) o Número de Seguro Social. Recibir un formulario 1099 significa que el dinero fue reportado al IRS por el empleador.

Tipos de formularios 1099

Existen varios tipos de formularios 1099. Dado que la mayoría de estos suelen llamarse simplemente formularios 1099, esto puede generar cierta confusión sobre qué formularios se pueden usar para un propósito específico.

Los tipos de formularios 1099 son los siguientes:

1. 1099-MISC

Utilizarías este tipo de formulario para reportar ingresos diversos. Incluye premios y alquiler, por ejemplo.

2. 1099-NEC

El 1099-NEC es el formulario utilizado para reportar ingresos pagados a contractors independientes. El IRS lo estableció en 2020 para dar cuenta del creciente mercado de trabajos temporales en EE.UU.

3. 1099-R

El formulario 1099-R se usa para reportar ingresos de jubilación o pensión.

4. 1099-INT

Si tienes intereses por ingresos, usarías 1099-INT para reportarlo al IRS.

5. 1099-DIV

De manera similar a 1099-INT, usarás 1099-DIV para presentar información sobre dividendos al IRS.

Como puedes ver, solo uno de estos registros corresponde a pagos que realiza un negocio o un individuo a otra persona que no es empleado. También contiene información sobre los ingresos y el tipo de ingresos que han obtenido.

Uso del formulario IRS 1099-NEC para contractors independientes

Ahora que conoces tus formularios 1099, sabes que si pagas a contractors independientes, puedes usar el formulario 1099-NEC para reportarlo.

Existe cierta confusión respecto al uso correcto del 1099-MISC frente al 1099-NEC. Esto se debe a que hasta hace unos años, el 1099-MISC se utilizaba para reportar ingresos de personas no empleadas. Sin embargo, a medida que los traders independientes ganaron protagonismo, el IRS creó el 1099-NEC. Se usa para distinguir los pagos a contractors de otros gastos misceláneos que tiene una empresa.

Para completar el formulario 1099-NEC como empleador, debes solicitar un formulario W-9 a tus contractors independientes. El formulario W-9 contendrá la información necesaria para presentar el 1099-NEC.

El formulario W-9 incluye el Número de Seguro Social del contractor, o Número de Identificación del Empleador (EIN). También incluye su dirección registrada. Como empleador, no tienes que enviar el W-9 a ningún lado. Más bien, debes conservarlo en tus archivos para asegurarte de que los datos proporcionados en el 1099-NEC sean precisos.

Debes presentar el formulario 1099-NEC ante el IRS, y enviar una copia al contractor independiente antes del 31 de enero.

Deberás completar y tener cinco copias del mismo 1099-NEC por cada contractor. Las primeras dos copias deben enviarse al IRS, y las otras dos al contractor independiente. La quinta copia debe guardarse en tus archivos en la empresa.

¿Cómo completar el formulario 1099-NEC?

Llenar el formulario 1099-NEC requiere tres conjuntos de información:

1. Información sobre tu empresa

2. Información sobre el contractor independiente

3. Cantidad pagada.

Para el primero, deberás incluir tu información, como nombre, dirección y TIN. Verifica esta información cuidadosamente, ya que debe ser precisa y sin errores. De lo contrario, puede que tengas que volver a enviar el 1099-NEC.

La segunda sección incluye información que has recibido de tu contractor en el formulario W-9. Esto incluye su nombre y dirección, y TIN, si corresponde. Por último, también deberás incluir la cantidad pagada al contractor.

Los campos adicionales en el formulario pueden o no aplicar a tu relación con el contractor. Si aplican, lo mejor es seguir las directrices establecidas por el IRS en su sitio web sobre cómo completar estas secciones.

¿Cuándo usar el formulario 1099-NEC?

El monto de referencia para el formulario 1099-NEC es de $600. Entonces, si tu negocio ha pagado $600 o más a un contractor independiente en el año fiscal, debes presentar el formulario 1099-NEC al IRS. Esto significa que puede que debas completar más de un formulario 1099-NEC.

Necesitarás un formulario 1099-NEC para cada contractor independiente. Cuando envíes el 1099-NEC al IRS, debes enviarlo junto con Formulario 1096, Resumen Anual y Transmisión de la Declaración de Información de EE. UU.

¿Quién recibe un formulario 1099-MISC?

El formulario 1099-MISC se usa para reportar gastos diversos de negocios. Incluye alquiler, gastos médicos, premios y compensaciones para abogados. Hay varios gastos que el IRS señala que debes reportar a través del 1099-MISC, así que asegúrate de informarte al respecto.

¿Qué pasa si usas 1099-MISC en lugar de 1099-NEC?

Estos formularios son similares, por lo que es común cometer errores al elegir entre 1099-MISC y 1099-NEC. Este último también es nuevo, y algunos empleadores pueden estar acostumbrados a usar el 1099-MISC para reportar los ingresos de los contractors independientes.

Debes presentar una corrección ante el IRS si confundiste el 1099-MISC con el 1099-NEC. No hay un plazo específico para correcciones y puedes presentar una corrección por papelería presentada en los últimos tres años.

Para corregir, necesitas otra copia del formulario correspondiente, en este caso, un 1099-NEC. Marca la casilla junto a la palabra “CORREGIDO” en la parte superior. También deberás enviar el formulario 1096 junto con él.

¿Qué formulario fiscal necesita completar un subcontratista?

Como contractor independiente, un subcontratista debe completar un formulario W-9 y enviarlo al empleador. El empleador usará la información del W-9 para completar el formulario 1099-NEC. Luego, el empleador presenta el 1099-NEC al IRS y le envía una copia al contractor independiente.

Luego, el contractor usa el 1099-NEC para reportar ingresos o pérdidas de su negocio individual. Las empresas unipersonales reportan sus ingresos y pérdidas mediante el Formulario 1040.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un 1099 y un W-2?

La diferencia entre 1099 y W-2 radica en el tipo de empleo. 1099 se emite a contractors independientes, mientras que el formulario W-2 es para empleados.

¿Cómo obtengo mi formulario fiscal 1099?

Es responsabilidad del empleador o pagador entregarte el formulario 1099 antes del 31 de enero. En algunos casos, el empleador tiene hasta el 15 de febrero para entregarlo.

Si no has recibido tu formulario 1099 a mediados de febrero, es recomendable contactar a tu empleador y preguntar por él.

¿Debo emitir un 1099 a un contractor independiente?

Si tu negocio ha pagado $600 o más a alguien que no fue tu empleado en el año fiscal anterior, debes emitir un formulario 1099.

¿Cómo reportar los ingresos de contractors independientes en mis impuestos?

Los contractors independientes deben usar el Formulario 1040 para reportar sus ingresos y gastos empresariales.