Confiar en trabajadores contratados puede ser una solución rentable para externalizar tareas a corto plazo en tu empresa. Cuando llega la temporada de impuestos, probablemente tendrás que completar un conjunto específico de formularios para tus contractors independientes. Para empleadores que están acostumbrados a completar [formulario W-2s](/blog/differences-explained-1099-contractors-vs-w-2-employees), cambiar al 1099 puede ser complicado.

Como entidad que emplea a contractors independientes, deberías familiarizarte con los formularios fiscales W-9 y 1099-NEC. El formulario fiscal 1099 se menciona a menudo como el formulario fiscal relevante para los contractors independientes. Sin embargo, existe un subconjunto de formularios 1099 que no se aplican a ellos.

Aquí tienes todo lo que debes saber sobre los formularios fiscales 1099. También cubriremos las diferencias entre 1099-MISC y 1099-NEC, y cómo gestionar los formularios 1099 como empleador.

¿Para qué se usa un formulario fiscal 1099?

Los formularios fiscales 1099 son una colección de diferentes formularios. Algunos de ellos tienen como objetivo reportar los ingresos del individuo que provienen de fuentes distintas a un salario al IRS. El pagador es quien se encarga de completar todos los formularios 1099 y enviarlos tanto al IRS como al individuo.

Normalmente, un formulario fiscal 1099 incluirá información como el Número de Identificación del Contribuyente (TIN) o Número de Seguro Social. Recibir un formulario 1099 significa que el dinero fue reportado al IRS por el empleador.

Tipos de formularios 1099

Existen varios tipos de formularios 1099. Como la mayoría de estos se llaman simplemente 1099, puede generar cierta confusión sobre cuáles formularios puedes usar para un propósito específico.

Los tipos de formularios 1099 son los siguientes:

1. 1099-MISC

Utilizarías este tipo de formulario para reportar ingresos misceláneos. Incluye premios y alquileres, por ejemplo.

2. 1099-NEC

El 1099-NEC es el formulario usado para reportar ingresos pagados a contractors independientes. El IRS lo estableció en 2020 para dar cuenta del crecimiento de la economía de trabajos ocasionales en Estados Unidos.

3. 1099-R

El formulario 1099-R se usa para reportar ingresos de jubilación o pensiones.

4. 1099-INT

Si tienes ingresos por intereses, usarías 1099-INT para reportarlo al IRS.

5. 1099-DIV

De manera similar a 1099-INT, usarás 1099-DIV para presentar información de dividendos al IRS.

Como puedes ver, solo uno de estos registros reporta pagos que una empresa o un individuo realiza a un individuo que no es empleado. También contiene información sobre los ingresos y el tipo de ingreso que han obtenido.

Uso del formulario IRS 1099-NEC para contractors independientes

Ahora que conoces tus formularios 1099, sabes que si pagas a contractors independientes, puedes usar el formulario 1099-NEC para reportarlo.

Hay cierta confusión sobre el uso correcto de los formularios 1099-MISC y 1099-NEC. Esto se debe a que hasta hace algunos años, el 1099-MISC se usaba para reportar ingresos de no empleados. Sin embargo, a medida que los trabajadores independientes se volvieron más prominentes, el IRS creó el 1099-NEC. Este se usa para distinguir los pagos a contractors de otros gastos misceláneos que tenga una empresa.

Para completar el formulario 1099-NEC como empleador, debes solicitar un formulario W-9 a tus contractors independientes. El formulario W-9 contendrá la información necesaria para presentar el 1099-NEC.

El formulario W-9 incluye el Número de Seguro Social del contractor, o Número de Identificación del Empleador (EIN). También incluye su dirección registrada. Como empleador, no tienes que enviar el formulario W-9 a ningún lugar. Más bien, debes mantenerlo en archivo para asegurarte de que los datos proporcionados en el 1099-NEC sean precisos.

Debes presentar el formulario 1099-NEC al IRS y enviar una copia al contractor individual antes del 31 de enero.

Debes completar y tener cinco copias del mismo 1099-NEC por cada contractor. Debes enviar las dos primeras copias al IRS y las otras dos al contractor independiente. La quinta copia debe mantenerse en los archivos de tu empresa.

¿Cómo completar el formulario 1099-NEC?

Completar el formulario 1099-NEC requiere tres conjuntos de información:

1. Información sobre tu empresa

2. Información sobre el contractor independiente

3. Cantidad pagada.

Para el primero, deberás incluir tu información, como nombre, dirección y TIN. Verifica esta información cuidadosamente, ya que debe ser precisa y libre de errores. De lo contrario, quizás tengas que volver a presentar el 1099-NEC.

La segunda sección incluye información que has recibido del contractor en el formulario W-9. Incluye su nombre y dirección, y TIN, si es aplicable. Finalmente, también deberás incluir la cantidad pagada al contractor.

Los campos adicionales en el formulario pueden o no ser aplicables a tu relación con el contractor. Si aplican, es mejor seguir las pautas establecidas por el IRS en su sitio web sobre cómo completar estas secciones.

¿Cuándo se debe usar el formulario 1099-NEC?

El monto de referencia para el formulario 1099-NEC es de $600. Por lo tanto, si tu negocio ha pagado $600 o más a un contractor independiente en el año fiscal, debes presentar el formulario 1099-NEC al IRS. Esto significa que puede que tengas que completar más de un formulario 1099-NEC.

Necesitarás un formulario 1099-NEC para cada contractor independiente. Cuando presentes el 1099-NEC al IRS, debes enviarlo junto con el Formulario 1096, Resumen Anual y Transmisión de la Declaración de Información de EE. UU.

¿Quién recibe un formulario 1099-MISC?

El formulario 1099-MISC se usa para reportar gastos comerciales misceláneos. Incluye alquileres, gastos médicos, premios y compensación para un abogado. Hay varios gastos que el IRS señala que debes reportar a través del 1099-MISC, así que asegúrate de informarte sobre esos.

¿Qué pasa si en lugar del 1099-NEC usas el 1099-MISC?

Estos formularios son similares, por lo que es común cometer errores al elegir entre 1099-MISC y 1099-NEC. El último también es nuevo, y algunos empleadores pueden estar acostumbrados a usar el 1099-MISC para reportar los ingresos de los contractors independientes.

Debes presentar una corrección al IRS si has confundido el 1099-MISC con el 1099-NEC. No tienes un plazo límite para las correcciones y puedes presentar una corrección por la documentación presentada en los últimos tres años.

Para presentar una corrección, necesitas una copia adicional del formulario apropiado. En este caso, un formulario 1099-NEC. Marca la casilla junto a la palabra “CORREGIDO” en la parte superior. También deberás enviar junto con ella el formulario 1096.

¿Qué formulario fiscal necesita completar un subcontratista?

Como contractor independiente, un subcontratista debe completar un formulario W-9 y enviarlo al empleador. El empleador usará la información del W-9 para completar el formulario 1099-NEC. Luego, el empleador presenta el 1099-NEC al IRS y envía una copia de regreso al contractor independiente.

El subcontratista entonces usa el 1099-NEC para reportar ingresos o pérdidas de su negocio de propiedad única. Las propiedades individuales reportan sus ingresos y pérdidas a través del Formulario 1040.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un 1099 y un W-2?

La diferencia entre 1099 y W-2 radica en el tipo de empleo. El 1099 se emite a contractors independientes, mientras que el formulario W-2 es para empleados.

¿Cómo puedo obtener mi formulario fiscal 1099?

Es responsabilidad del empleador o pagador entregarte el formulario 1099 antes del 31 de enero. En algunos casos, el empleador puede entregarlo antes, hasta el 15 de febrero.

Si no has recibido tu formulario 1099 para mediados de febrero, es recomendable contactar a tu empleador y consultarlo.

¿Necesito emitir un 1099 a un contractor independiente?

Si tu negocio ha pagado $600 o más a alguien que no fue tu empleado en el año fiscal anterior, debes emitir un formulario 1099.

¿Cómo reporto los ingresos de contractors independientes en mis impuestos?

Los contractors independientes deben usar el Formulario 1040 para reportar sus ingresos y gastos comerciales.