Remote-Arbeit, insbesondere Home-Office (WFH) Regelungen, sind in Malaysia zunehmend populär geworden. Dieser Leitfaden untersucht den rechtlichen Rahmen, technologische Überlegungen und Arbeitgeberpflichten im Zusammenhang mit Remote-Arbeitspraktiken im Land.

Rechtliche Landschaft

Die rechtliche Umgebung für Remote-Arbeit in Malaysia entwickelt sich weiter. Hier sind die wichtigsten Vorschriften, die zu beachten sind:

• Arbeitsgesetz 1955 (Gesetz 265): Das Gesetz wurde 2022 geändert und erlaubt es den Arbeitnehmern nun, schriftliche Anträge auf Remote-Arbeit zu stellen. Der Arbeitgeber behält jedoch das Ermessen, den Antrag aus vernünftigen geschäftlichen Gründen zu genehmigen oder abzulehnen.

• Sozialversicherungsorganisation (SOCSO) Abdeckung: Seit 2021 wurde die SOCSO-Abdeckung auf WFH-Situationen ausgeweitet, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer Sozialversicherungsleistungen erhalten.

• Arbeitsschutzgesetz 1994 (Gesetz 514): Dieses Gesetz betont die Verantwortung des Arbeitgebers für das Wohlbefinden der Arbeitnehmer. Während der Remote-Arbeit sollten Arbeitgeber angemessene Schritte unternehmen, um eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung für die Arbeitnehmer zu gewährleisten.

Technologische Infrastruktur

Für die erfolgreiche Umsetzung von Remote-Arbeit ist eine robuste technologische Infrastruktur unerlässlich:

• Zuverlässige Internetverbindung: Arbeitnehmer benötigen eine stabile und schnelle Internetverbindung, um ihre Aufgaben effektiv auszuführen.

• Sichere Kommunikationsplattformen: Arbeitgeber sollten sichere Videokonferenz-, Instant-Messaging- und Dateifreigabetools bereitstellen, um nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen.

• Cloud-basierte Anwendungen: Cloud-Speicher- und Softwarelösungen können den Remote-Zugriff auf Dokumente und Anwendungen erleichtern.

Die spezifischen technologischen Bedürfnisse variieren je nach Art der aus der Ferne ausgeführten Arbeit.

Arbeitgeberpflichten

Arbeitgeber, die auf Remote-Arbeitsmodelle umstellen, haben mehrere wichtige Pflichten:

• Entwicklung einer Remote-Arbeitsrichtlinie: Eine umfassende Richtlinie sollte die Zulassungskriterien, Arbeitszeiten, Kommunikationsprotokolle, Leistungserwartungen und die Bereitstellung von Ausrüstung festlegen.

• Bereitstellung notwendiger Ausrüstung: Einige Arbeitgeber könnten sich dafür entscheiden, den Arbeitnehmern die notwendige Ausrüstung wie Laptops, Monitore oder ergonomische Möbel zur Verfügung zu stellen, um effektiv von zu Hause aus zu arbeiten.

• Offene Kommunikation aufrechterhalten: Regelmäßige Kommunikation ist entscheidend, um Zusammenarbeit zu fördern, Bedenken anzusprechen und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer in einer Remote-Umgebung sicherzustellen.

• Leistungsmanagement: Arbeitgeber müssen klare Leistungsbewertungsmetriken festlegen und regelmäßige Leistungsüberprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass Remote-Arbeiter die Erwartungen erfüllen.

• Mitarbeiterschulung: Die Bereitstellung von Schulungen zu Remote-Arbeitswerkzeugen und Zeitmanagementtechniken kann die Arbeitnehmer befähigen, in einer Remote-Arbeitsumgebung erfolgreich zu sein.

Die malaysische Arbeitslandschaft entwickelt sich weiter, um flexible Arbeitsregelungen (FWAs) zu integrieren. Es gibt vier primäre FWAs, die in Malaysia an Bedeutung gewinnen: Teilzeitarbeit, Gleitzeit, Jobsharing und Telearbeit.

Arten von flexiblen Arbeitsregelungen

• Teilzeitarbeit: Mitarbeiter arbeiten im Vergleich zu Vollzeitstunden einen reduzierten Zeitplan.
• Gleitzeit: Ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten innerhalb eines Kernarbeitstages anzupassen und bietet so eine größere Kontrolle über den Zeitplan.
• Jobsharing: Zwei oder mehr Mitarbeiter teilen sich die Verantwortung für eine einzige Vollzeitstelle.

Diese Regelungen werden im Arbeitsgesetz von 1955 (Act 266) erwähnt.

Ausstattungs- und Kostenerstattungen

Erstattungspolitiken für Ausstattungen und Kosten, die während einer FWA anfallen, können je nach Arbeitgeber und spezifischer Regelung variieren. Es gibt jedoch einige allgemeine Richtlinien:

• Arbeitgeber sind gesetzlich nicht verpflichtet, Ausstattungen oder Kosten im Zusammenhang mit FWAs zu erstatten.
• Arbeitgeber können sich dafür entscheiden, eine spezifische Liste erstattungsfähiger Kosten bereitzustellen, wie z.B. Reisekosten für Gleitzeit mit Offsite-Arbeitsperioden.
• Jegliche vom Arbeitgeber bereitgestellte Ausstattungen (z.B. Laptops) sollten in einer Vereinbarung klar festgelegt werden, um Erwartungen und Verantwortlichkeiten zu verwalten.

Der Anstieg von Remote-Arbeitsvereinbarungen erfordert ein klares Verständnis des Datenschutzes und der Privatsphäre sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer in Malaysia. Dieser Leitfaden untersucht relevante Aspekte des Personal Data Protection Act (PDPA) 2010, die Pflichten der Arbeitgeber, die Rechte der Arbeitnehmer und bewährte Verfahren zur Sicherung von Daten in einer Remote-Arbeitsumgebung.

Pflichten der Arbeitgeber

Arbeitgeber in Malaysia haben die gesetzliche Verantwortung, die persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter gemäß dem PDPA zu schützen. Hier sind einige wichtige Verpflichtungen:

• Benachrichtigung und Einwilligung: Arbeitgeber müssen die Mitarbeiter über den Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Offenlegung ihrer persönlichen Daten informieren. Sie müssen auch die Einwilligung der Mitarbeiter einholen, bevor sie deren Daten verarbeiten.
• Sicherheitsmaßnahmen: Arbeitgeber müssen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um persönliche Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Zerstörung zu schützen.
• Datenaufbewahrung: Arbeitgeber dürfen persönliche Daten nur so lange aufbewahren, wie es notwendig ist, um den festgelegten Zweck oder die Zwecke zu erfüllen. Sie müssen eine Datenaufbewahrungsrichtlinie haben und Daten sicher entsorgen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Rechte der Arbeitnehmer

Der PDPA gewährt Arbeitnehmern bestimmte Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten:

• Zugriff: Arbeitnehmer haben das Recht, Zugang zu ihren persönlichen Daten zu verlangen, die vom Arbeitgeber gehalten werden.
• Berichtigung: Arbeitnehmer haben das Recht, die Berichtigung ungenauer, unvollständiger, irreführender oder veralteter persönlicher Daten zu verlangen.
• Einschränkung: Arbeitnehmer können unter bestimmten Umständen Einschränkungen bei der Verarbeitung ihrer persönlichen Daten verlangen.

Bewährte Verfahren zur Sicherung von Daten

Hier sind einige bewährte Verfahren, um den Datenschutz und die Privatsphäre in einer Remote-Arbeitsumgebung zu gewährleisten:

• Firmenausgestattete Geräte und sichere Netzwerke: Arbeitgeber sollten sichere Geräte und Software für die Remote-Arbeit bereitstellen. Mitarbeiter sollten die Verwendung persönlicher Geräte für Arbeitszwecke vermeiden, es sei denn, sie sind autorisiert und es sind geeignete Sicherheitsprotokolle vorhanden. Außerdem sollten Arbeitgeber die Nutzung sicherer Wi-Fi-Verbindungen fördern und die Nutzung öffentlicher Wi-Fi-Netze für den Zugriff auf sensible Daten vermeiden.
• Datenzugriffskontrollen: Implementieren Sie Zugriffskontrollen, die den Zugriff der Mitarbeiter auf Unternehmensdaten nach dem Prinzip der geringsten Privilegien einschränken. Dies minimiert das Risiko eines unbefugten Zugriffs im Falle eines Gerätebruchs.
• Datenverschlüsselung: Verschlüsseln Sie sensible Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung. Verschlüsselung macht Daten unlesbar, selbst wenn sie von unbefugten Personen abgefangen werden.
• Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig in bewährten Datenschutzpraktiken, einschließlich Passwortverwaltung, Phishing-Bewusstsein und sicheren Datenhandhabungsverfahren.
• Vorfallreaktionsplan: Entwickeln Sie einen klaren Vorfallreaktionsplan, der Verfahren zur Identifizierung, Meldung und Eindämmung von Datenverletzungen umreißt.