Beschäftigungssteuern in Italien

Das Navigieren durch die Komplexitäten der Beschäftigungsbesteuerung in Italien erfordert ein umfassendes Verständnis sowohl der Arbeitgeberverpflichtungen als auch der Arbeitnehmeransprüche. Das italienische Steuersystem, das hauptsächlich von der Agenzia delle Entrate (Revenue Agency) und dem Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (INPS) für die soziale Sicherheit überwacht wird, umfasst verschiedene Beiträge und Abzüge, die von Arbeitgebern korrekt verwaltet werden müssen. Die Einhaltung der Vorschriften ist für Unternehmen, die in Italien tätig sind, ob inländische oder internationale Entitäten, die Mitarbeiter im Land beschäftigen, von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört das Verständnis der nationalen Vorschriften, potenzieller regionaler Unterschiede und spezifischer Regeln für verschiedene Arbeitertypen.

Die Gewährleistung einer genauen Berechnung, Einbehaltung und rechtzeitigen Zahlung von Steuern und Sozialabgaben ist eine grundlegende Verantwortung der Arbeitgeber. Dieser Prozess umfasst das Verständnis der verschiedenen Komponenten der employee compensation, die steuer- und beitragspflichtig sind, die Anwendung der korrekten Sätze sowie die Einhaltung der Meldepflichten gegenüber den zuständigen Behörden. Für Arbeitnehmer ist es ebenso wichtig zu verstehen, wie ihr Bruttogehalt durch obligatorische Abzüge beeinflusst wird und für welche Zulagen oder Abzüge sie möglicherweise in Frage kommen.

Arbeitgeberpflichten im Bereich Sozialversicherung und Lohnsteuer

Arbeitgeber in Italien sind verantwortlich für die Zahlung bedeutender Sozialversicherungsbeiträge im Auftrag ihrer Mitarbeiter. Diese Beiträge finanzieren verschiedene soziale Wohlfahrtsprogramme, einschließlich Renten, Arbeitslosengeld, Krankheits-, Mutterschafts- und Arbeitsunfallversicherungen. Die Hauptbehörde, die diese Beiträge verwaltet, ist die INPS (National Institute for Social Security), während INAIL (National Institute for Insurance against Accidents at Work) die Arbeitsunfallversicherung verwaltet.

Die Beitragssätze der Arbeitgeber variieren erheblich und hängen von Faktoren wie Qualifikationsniveau des Mitarbeiters, Branche des Unternehmens, Unternehmensgröße und spezifischen staatlichen Anreizen ab. Während die Sätze stark variieren können, liegt der Gesamtsatz der Arbeitgeberbeiträge typischerweise zwischen 30-35 % des Bruttogehalts des Mitarbeiters, kann aber in Einzelfällen höher oder niedriger sein.

Schlüsselkomponenten der Arbeitgeberbeiträge umfassen:

Pension Contributions: Ein bedeutender Anteil, der für die zukünftige Rente des Mitarbeiters bestimmt ist.
Arbeitslosigkeitsbeiträge: Finanzierung der Arbeitslosengelder.
Krankheits- und Mutterschaftsbeiträge: Abdeckung von Krankheits- oder Mutterschaftsurlaub.
Familienzulagenfonds (Fondo Assegni Nucleo Familiare - ANF): Beiträge zur Familienunterstützung (obwohl Anspruch und Berechnung komplex sind).
Arbeitsunfallversicherung (INAIL): Die Sätze hängen stark vom Risikoniveau des Arbeitsbereichs des Mitarbeiters und der Branche des Unternehmens ab.

Beiträge werden in der Regel auf das Bruttogehalt des Mitarbeiters berechnet, bis zu bestimmten Jahreshöchstgrenzen für einzelne Fonds. Die Zahlungen erfolgen normalerweise monatlich anhand des einheitlichen Zahlungsformulars (Modello F24).

Anforderungen an die Einkommenssteuerabzug

Arbeitgeber sind verpflichtet, als withholding agents für die Personal Income Tax (Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche - IRPEF) ihrer Arbeitnehmer aufzutreten. IRPEF ist eine progressive Steuer, die auf das Gesamteinkommen einer Person aus verschiedenen Quellen, einschließlich Beschäftigung, erhoben wird. Der Arbeitgeber berechnet die auf das monatliche Gehalt des Mitarbeiters anfallende IRPEF, führt sie ab und zahlt sie im Namen des Mitarbeiters an die Steuerbehörden.

Die Berechnung der monatlichen IRPEF-Abzüge erfolgt durch Anwendung der relevanten Steuersätze auf das steuerpflichtige Einkommen des Mitarbeiters, unter Berücksichtigung anwendbarer Steuerfreibeträge und Abzüge. Das steuerpflichtige Einkommen ist im Allgemeinen das Bruttogehalt abzüglich der vom Arbeitnehmer gezahlten obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge (siehe unten).

Für 2024 sind die IRPEF-Klassen und -Sätze wie folgt strukturiert (diese sind für 2025 vorläufig zu bestätigen, geben aber eine gute Orientierung):

Zu versteuerndes Einkommen (jährlich)	Steuersatz
Bis zu €28.000	23 %
Über €28.000 bis €50.000	35 %
Über €50.000	43 %

Neben der nationalen IRPEF können Arbeitnehmer auch regionalen und kommunalen Zuschlägen (addizionali regionali e comunali) unterliegen. Diese Zuschläge variieren erheblich je nach Region und Gemeinde, in der der Arbeitnehmer steuerlich ansässig ist. Arbeitgeber sind ebenfalls für die Einbehaltung und Zahlung dieser Zuschläge verantwortlich, die in der Regel jährlich anhand des Einkommens des Vorjahres berechnet und angepasst werden.

Steuerfreibeträge (detrazioni d'imposta) werden angewendet, um den Bruttosteuersatz zu reduzieren. Diese umfassen Freibeträge für Arbeitseinkommen, abhängige Familienmitglieder (Ehepartner, Kinder, weitere Angehörige) und andere spezifische Ausgaben. Arbeitgeber müssen diese Freibeträge bei der Berechnung der monatlichen Abzüge berücksichtigen, oft basierend auf von den Arbeitnehmern bereitgestellten Informationen.

Steuerliche Abzüge und Zulagen für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer in Italien unterliegen obligatorischen Sozialversicherungsbeiträgen, die direkt vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen werden. Diese Beiträge sind Teil des sozialen Sicherheitssystems und fließen in dieselben Fonds wie die Arbeitgeberbeiträge (Rentenkassen, Arbeitslosigkeit etc.). Der Beitragssatz des Arbeitnehmers liegt typischerweise bei etwa 9,19 % seines Bruttogehalts, kann jedoch leicht variieren je nach Einkommenshöhe und Branche.

Neben den obligatorischen Sozialversicherungsbeiträgen können Arbeitnehmer von verschiedenen Steuerabzügen (deduzioni) und Zulagen (detrazioni) profitieren, die ihr steuerpflichtiges Einkommen oder die zu zahlende Steuer verringern. Diese werden in der Regel jährlich bei der Abgabe ihrer persönlichen Steuererklärung geltend gemacht, einige Zulagen (wie jene für dependent family members) können aber auch in die monatlichen Steuerabzüge durch den Arbeitgeber einfließen, basierend auf Arbeitnehmeranfragen.

Gängige Abzüge und Zulagen für Arbeitnehmer umfassen:

Dependents: Steuerfreibeträge für Ehepartner, Kinder und andere Angehörige, abhängig vom Einkommen und der Anzahl/Alter der Dependents.
Gesundheitskosten: Abzug für medizinische Ausgaben, die eine bestimmte Schwelle überschreiten.
Ausgaben für Bildung: Abzug für Bildungsausgaben.
Zinsabzug: Abzug für Zinsen auf Hypotheken für die primäre Immobilie.
Lebensversicherung: Abzug für bestimmte Versicherungsprämien.
Wohltätigkeitsspenden: Abzug für Spenden an qualifizierte Organisationen.
Sozialversicherungsbeiträge: Obligatorische Arbeitnehmerbeiträge sind bei IRPEF steuerlich absetzbar.

Arbeitgeber wenden in der Regel die gängigsten Zulagen (z. B. für Dependents und Arbeitseinkommen) basierend auf den vom Arbeitnehmer bereitgestellten Informationen mittels spezifischer Formulare an. Andere Abzüge werden meist vom Arbeitnehmer in seiner jährlichen Steuererklärung geltend gemacht.

Einhaltung der Steuer- und Meldefristen

Arbeitgeber in Italien haben strenge Melde- und Zahlungspflichten bezüglich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Die Einhaltung der Fristen ist entscheidend, um Strafen und Zinsen zu vermeiden.

Wichtige Compliance-Anforderungen umfassen:

Monatliche Beitragszahlung: Sozialversicherungsbeiträge (INPS und INAIL) sowie einbehaltene IRPEF-, regionalen und kommunalen Zuschläge müssen monatlich mittels des Modello F24-Formulars gezahlt werden. Die Frist ist in der Regel der 16. Tag des auf den Zahlungszeitraum folgenden Monats.
Certificazione Unica (CU): Bis zum 16. März eines jeden Jahres (oder dem nächsten Werktag, falls der 16. auf einen Wochenendtag fällt) müssen Arbeitgeber die Certificazione Unica an jeden Arbeitnehmer ausstellen. Dieses Dokument fasst die im Vorjahr gezahlten Einkünfte, abgeführten Steuern und einbehaltenen Beiträge zusammen. Zudem ist eine elektronische Einreichung an die Agenzia delle Entrate bis zu diesem Termin erforderlich.
Modello 770: Bis zum 31. Oktober jedes Jahres müssen Arbeitgeber das Modello 770 elektronisch bei der Agenzia delle Entrate einreichen. Es handelt sich um eine jährliche Erklärung, die alle während des Vorjahres vorgenommenen Steuerabzüge zusammenfasst, inklusive IRPEF, regionalen/kommunalen Zuschlägen und anderen möglichen Abzügen, mit Angaben zu Empfängern und Zahlungshöhen.
Jährliche INPS-Erklärung: Arbeitgeber müssen eine jährliche Erklärung bei INPS einreichen, die die insgesamt gezahlten Gehälter und Beiträge des Vorjahres zusammenfasst. Die Frist ist in der Regel Ende Februar.

Die genaue Führung der Lohn- und Gehaltsunterlagen, die korrekte Berechnung der Abzüge sowie die fristgerechte Einreichung der Erklärungen sind entscheidende Aspekte für die Compliance der Arbeitgeber in Italien.

Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Die Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer oder der Betrieb als ausländisches Unternehmen in Italien bringt spezifische steuerliche Überlegungen mit sich.

Steuerlicher Wohnsitz: Die steuerlichen Verpflichtungen einer Person in Italien hängen von ihrem steuerlichen Wohnsitzstatus ab. Im Allgemeinen gilt eine Person als steuerlich ansässig, wenn sie mehr als die Hälfte des Jahres im italienischen Einwohnerregister gemeldet ist, ihren Domizil (Lebensmittelpunkt) in Italien hat oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Italien für mehr als die Hälfte des Jahres bezieht. Ansässige Personen werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, Nicht-Ansässige in der Regel nur auf in Italien erzieltes Einkommen.
Doppelbesteuerungsabkommen: Italien hat mit vielen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen. Diese Abkommen sollen verhindern, dass Personen und Unternehmen doppelt besteuert werden, und legen oft fest, welches Land primär das Recht auf Besteuerung bestimmter Einkünfte, einschließlich Arbeitseinkommen, hat.
Impatriate-Regime: Italien bietet günstige steuerliche Regelungen, um Personen zur Verlegung ihres steuerlichen Wohnsitzes nach Italien zu bewegen. Das bekannteste ist das 'Impatriate'-Regime (oft nach Artikel 5 des Legislative Decree 34/2019 erwähnt), das qualifizierten Personen, die ihren steuerlichen Wohnsitz nach Italien verlegen, eine erhebliche Reduzierung ihres steuerpflichtigen Arbeitseinkommens (typischerweise 70 %, oder 90 % bei Umzug in bestimmte südliche Regionen) für einen Zeitraum von fünf Jahren, verlängerbar unter bestimmten Bedingungen, ermöglicht. Die Anspruchsvoraussetzungen beinhalten u. a., dass die Person in den vorangegangenen Jahren nicht steuerlich in Italien ansässig war und sich verpflichten muss, für eine bestimmte Zeit dort ansässig zu bleiben.
Betriebsstätte: Für ausländische Unternehmen kann die Beschäftigung von Mitarbeitern in Italien potenziell eine permanent establishment (Betriebsstätte) begründen, die steuerliche Unternehmenspflichten in Italien auslösen kann. Die Definition ist komplex und oft Gegenstand von Doppelbesteuerungsabkommen.

Das Verständnis dieser speziellen Überlegungen ist entscheidend für ausländische Unternehmen, die in Italien Mitarbeitende beschäftigen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und von günstigen steuerlichen Regimen zu profitieren. Die Nutzung eines Employer of Record kann dabei helfen, diese Komplexitäten zu navigieren, indem es als rechtlicher Arbeitgeber in Italien fungiert und alle lokalen Lohn-, Steuer- und Compliance-Angelegenheiten übernimmt.