Die durch COVID-19 verursachte Arbeitssituation von zu Hause aus hat jedes Unternehmen belastet. Unabhängig von Größe, Standort oder Branche, zu der das Unternehmen gehört, sind alle Unternehmen bemüht, ihre Einnahmen zu steigern und ihr Geschäft am Leben zu erhalten.

Die Verwaltungsteams dieser Unternehmen haben hastig Strategien und Richtlinien entwickelt, die erforderlich sind, um ihre Mitarbeiter, Kunden und Interessengruppen in einer unsicheren Zeit zu schützen. Diese Strategien sollten außerdem die Auswirkungen der Pandemie abmildern, insbesondere den instabilen und volatilen Markt.

Dieser Artikel bewertet, wie die größten Unternehmen auf die sich verschärfende Wirtschaftskrise reagieren, die mit der Pandemiesituation einhergeht. Lesen Sie weiter, um mehr über diese Wege zu erfahren:

Bildung von Krisenmanagement-Teams

Eine Studie, geleitet von Larry Edmond, Geschäftsführer der Analyse- und Beratungsfirma Gallup, zählte die Coronavirus-bezogenen Reaktionen auf, die von 100 großen Organisationen verfolgt wurden. Folglich sind all diese Organisationen Mitglieder des Chief Human Resources Officers (CHRO) Roundtable der Firma. Im Durchschnitt beschäftigen die 100 Unternehmen in der Studie 80.000 Mitarbeiter und erzielen einen Jahresumsatz von 27 Milliarden Dollar.

Die Studie zitierte: „Die meisten Organisationen haben Krisenmanagement-Teams, Task Forces oder Ausschüsse geschaffen, deren Reaktion auf spezifische geografische Regionen zugeschnitten ist.“ Diese Krisenmanagement-Gruppen treffen sich regelmäßig, um zu besprechen, wie das Unternehmen die Auswirkungen zukünftiger Krisen und Eventualitäten besser abmildern könnte.

Darüber hinaus ist ein Krisenmanagement-Team damit beauftragt, Richtlinien zu formulieren und Informationen an die Führungskräfte und Mitarbeiter an der Front zu Themen wie Bewusstsein, Prävention und guter Hygiene bereitzustellen.

Neben Strategien, die für den sofortigen Einsatz gedacht sind, konzentriert sich das Krisenmanagement-Team auch auf Managementprotokolle für verschiedene zukünftige Szenarien. Das Ziel der Erstellung von Protokollen für den zukünftigen Einsatz liegt im Wesentlichen in der Kontinuität des Unternehmens. Mit anderen Worten, das Krisenmanagement-Team sollte aktuelle Maßnahmen analysieren, um mögliche Reaktionen auf zukünftige Krisen besser vorherzusagen. Insbesondere sollten die Protokolle und Pläne Folgendes umfassen:

• Nachfolge-Notfallpläne für alle wichtigen Führungskräfte
• Durchführung von Geschäften mit virtuellen, Video- oder Audiofähigkeiten
• Pläne zur Einschränkung von Reisen und zur Reduzierung dieser geschäftskritischen Operationen
• Verlagerung kritischer Operationen in nicht betroffene Regionen
• Cross-Training von Teammitgliedern zur Ausführung kritischer Funktionen im Falle einer unerwarteten Abwesenheit oder Quarantäne eines anderen Teammitglieds
• Dokumentation geschäftskritischer Funktionen, Prozesse oder Verfahren im Falle einer unerwarteten Abwesenheit oder Quarantäne eines Teammitglieds
• Verteilung von Callcenter-Skripten und Agentenkommunikationen

Entwicklung einer Infrastruktur für Remote-Arbeit

Zu Beginn von COVID-19, das auf den 31. Dezember 2019 zurückgeht, war das chinesische soziale Netzwerk überflutet mit Suchanfragen nach dem Begriff „Remote-Arbeit“. Über ein Jahr später ist Remote-Arbeit, auch bekannt als Telearbeit, Arbeit von zu Hause oder Heimarbeit, die „neue Normalität“ für die meisten, wenn nicht sogar für die gesamte Welt.

Viele chinesische Unternehmen wurden von ihren Behörden ermutigt, ihre Arbeitsdynamik von der traditionellen Büroumgebung auf eine Remote-Arbeitsumgebung umzustellen. Diese Transformation mag nicht so einfach sein für Jobs, die erfordern, dass der Arbeiter Gegenstände herstellt (z. B. ein Job in einem T-Shirt-Druckgeschäft), wie es für Arbeiter ist, die bereits an Telearbeit gewöhnt sind.

Offensichtlich können viele Jobs, insbesondere solche in der Fertigung, nicht auf Remote-Arbeit umgestellt werden. Nachrichten von XinhuaNET berichten, dass nur 33 Prozent der chinesischen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in der Lage waren, während der letzten Februarwoche 2020 normale Arbeitsabläufe fortzusetzen.

MITSloan Management Review verwendet die chinesische Erfahrung als Modell, von dem Manager Schritte ableiten können, um die Effektivität der Remote-Arbeitsoption während einer Krise zu maximieren. Diese Schritte umfassen Folgendes:

• Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, Telearbeit zu leisten. Der Übergang zur Telearbeit wird nicht nur die Geschäftskontinuität für Ihr Unternehmen fördern, sondern auch Ihren Mitarbeitern helfen, wertvolle Erfahrungen aus der Arbeit-von-zu-Hause-Dynamik zu gewinnen. Unternehmen, die sofort ihr Arbeitsumfeld auf Remote-Arbeit umstellen, ermöglichen es ihren Mitarbeitern, das notwendige implizite Wissen, die Planung und die Infrastruktur zu haben, um bei Bedarf schnell mehr Operationen umzustellen.
• Trainieren Sie Ihre Führungskräfte. Eine der größten Beschwerden von Mitarbeitern über Remote-Arbeit bezieht sich auf den Mangel an Respekt für normale Arbeitszeiten von ihren Führungskräften, Managern, Arbeitgebern und sogar Kollegen. E-Mails so spät wie um Mitternacht zu senden, ist in keiner Weise ein Zeichen des Respekts für Ihre Untergebenen. Dies unterstreicht die Bedeutung vernünftiger Regeln darüber, wann Führungskräfte erwarten sollten, dass ihre Mitarbeiter verfügbar sind – und wann nicht.
• Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter. Die Schulung Ihrer Mitarbeiter wird Ihnen helfen, die Geschäftskontinuität nicht nur für einen kurzen Zeitraum, sondern langfristig aufrechtzuerhalten. Es ist entscheidend, Mitarbeiter zu identifizieren und in sie zu investieren, die bereit sind, die harte Arbeit für Ihr Unternehmen zu leisten, damit Ihre Ziele erreicht werden. Einige Fragen, die Sie Ihren Mitarbeitern stellen sollten, sind: Haben sie die Werkzeuge, um effektiv von zu Hause aus zu arbeiten, wenn sie müssen? Werden diese Mitarbeiter mir helfen, mein Geschäft in Zukunft zu führen? Haben diese Mitarbeiter ein hohes Wachstumspotenzial?
• Entwickeln Sie ein Katastrophenszenario, das Telearbeit einbezieht. Wie wird Ihr Unternehmen arbeiten, wenn die geografischen Standorte, an denen Ihr Unternehmen tätig ist, plötzlich gesperrt werden? Szenarioplanung wird Ihnen helfen, Ideen zu generieren, wie Ihr Unternehmen die Grenzen der Remote-Arbeit überwinden könnte. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, einen Szenarioplan zusammenzustellen, der Ihr Brainstorming von Ideen anstoßen sollte, die Ihnen helfen werden, Ihre Operationen trotz einer eingeschränkten Form wieder aufzunehmen.

Reiseanforderungen auferlegen

Die meisten großen Unternehmen haben Reisebeschränkungen auferlegt, die persönliche und berufliche Reisen unter den Mitarbeitern eines Unternehmens einschränken. Einige Unternehmen warnten sogar, dass, wenn ihre Mitarbeiter ohne Genehmigung ihrer Vorgesetzten reisen, sie bestraft und mit erheblichen Sanktionen belegt werden könnten. Im Allgemeinen werden diese Vorschriften als „weiche Verbote“ betrachtet, die nur teilweise Reisebeschränkungen sind und helfen könnten, Flugreisen, öffentliche Verkehrsmittel und große Versammlungen zu vermeiden. Ein Mitarbeiter muss sich auch 14 Tage lang in Quarantäne begeben, nachdem er in COVID-19-Hotspots gereist ist.

Es gibt auch Unternehmen, die „harte Verbote“ auferlegen, insbesondere in Gebieten, die am anfälligsten für das Virus sind. Reisen nach China, Italien, Südkorea, Iran, Japan, Hongkong und Taiwan wurden auch von einer beträchtlichen Anzahl von Spitzenunternehmen verboten. Tatsächlich haben die meisten interkontinentalen Reisen – und in jüngerer Zeit sogar Reisen im Allgemeinen – vorübergehend gestoppt, es sei denn, sie sind missionskritisch.

Analyse der Geschäftsauswirkungen

Führungskräfte in großen Unternehmen halten zusätzliche Meetings ab, die darauf abzielen, die durch die Pandemiesituation verursachten Geschäftsauswirkungen zu überwachen. Ein Nebenprodukt dieser Meetings ist der Schutz und die Nachhaltigkeit der Geschäftsabläufe dieser Unternehmen. Die Schwerpunkte dieser Unternehmenskonferenzen umfassen die Schließung von Einrichtungen in Gebieten mit hohen COVID-19-Inzidenzen und die Verlagerung einiger Geschäftsfelder an Standorte, die nicht so anfällig für das Coronavirus sind.

Darüber hinaus führen die Chief Human Resource Officers dieser Unternehmen Folgendes durch:

• Analyse/Vorhersage der voraussichtlichen Auswirkungen von COVID-19 in der Zukunft;
• Überwachung von Lieferketten und Anbietern auf potenzielle Herausforderungen;
• laufende Bewertung von Lieferketten- und Betriebsrisiken;
• Suche nach alternativen Lieferanten;
• Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen für Mitarbeiter oder bezahlten Urlaub;
• Kürzung oder Aussetzung von Boni auf höheren Ebenen.

Remote-Kommunikation

Unternehmen fördern heute Video- und Audiokonferenz-Meetings über Plattformen wie Skype, Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. Tatsächlich werden sogar Telefonanrufe als Kommunikationsmedium gegenüber persönlichen Treffen bevorzugt. Gleichzeitig werden kollaborative Projekte online über Software wie Google Docs, Slack, Discord und andere Online-Kanäle durchgeführt.

Häufige und sinnvolle Kommunikation ist notwendig für effektive Unternehmensführung. Um Bedenken bezüglich der COVID-19-Reaktion, Richtlinien, Ratschläge und Protokolle einer Organisation zu adressieren, betrachten Unternehmen die Bedeutung der Kommunikation bei der Weitergabe notwendiger Informationen unter ihren Mitarbeitern. Eine beträchtliche Anzahl von Organisationen gibt häufig gestellte Fragen (FAQ) von der Centers for Disease Control and Prevention (CDC), der Weltgesundheitsorganisation (WHO), der Johns Hopkins University und lokalen Regierungen heraus, um ihre Untergebenen darüber zu informieren, was sie in Bezug auf die COVID-19-Pandemie wissen sollten.

Es kann auch von Bedeutung sein, dass zusammen mit Expertenrat Nachrichten mit echten Gedanken gekoppelt werden, wie z.B. die Erinnerung an die Mitarbeiter, Informationen von glaubwürdigen Organisationen zu erhalten, sie zu versichern, dass keiner ihrer Kollegen positiv auf das Virus getestet wurde (wo zutreffend), die Mitarbeiter zu ermutigen, nicht in Panik zu geraten oder Gerüchte zu verbreiten, und sicherzustellen, dass die Nachricht eine inspirierende und strategische Erzählung hat. Darüber hinaus wird es sehr geschätzt, Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, genügend Lebensmittel, Wasser, Medikamente und andere wichtige Dinge für ihre Familien im Falle einer Quarantäne oder Knappheit zu beschaffen.

Das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter sind Ihr wichtigstes Kapital. Sie bestimmen den Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens. Unabhängig von Ihrer Intelligenz als Manager sind es letztendlich Ihre Mitarbeiter, die das Schicksal Ihres Unternehmens in der Hand halten.

In einer äußerst unsicheren Zeit Ihren Untergebenen mitzuteilen, dass sie in Ihrem Unternehmen geschätzt und anerkannt werden, wird nicht nur positive Leistung fördern, sondern sie auch dazu inspirieren, Ihrem Unternehmen langfristig treu zu bleiben. Zu den Möglichkeiten, dies in einem Remote-Setup zu tun, gehören:

• Ihren Mitarbeitern bezahlten und unbezahlten Urlaub gewähren;
• Ein Belohnungsprogramm für Ihre Mitarbeiter einführen, um die Produktivität zu fördern;
• Ihren Mitarbeitern Arbeitsräume und technische Ausrüstung anbieten; und
• Ihren Mitarbeitern Gesundheits- und Wellness-Zuschüsse gewähren.

(LESEN: Welche Vorteile sollten Sie Ihrem Remote-Team bieten?)

Der Arbeitsplatz sollte immer ein Teamgeschäft sein. Ihre Mitarbeiter erfüllen ihre Rollen und Sie kümmern sich gut um sie. Die genannten Vorteile und Privilegien sind nur materielle Besitztümer. Diese mögen Ihr Unternehmen eine kleine Menge Geld kosten, aber die Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter gehen über die bloße Förderung von Loyalität hinaus. Sie helfen, ihnen zu versichern, dass ihr Unternehmen immer auf ihr Wohlbefinden achtet, selbst mitten in einer Pandemie.

Vorwärts bewegen

Das Remote-Arbeitsumfeld hat eine Krise ausgelöst, von der niemand jemals gedacht hätte, dass sie überhaupt möglich ist. Unternehmen haben sich bemüht, ihre Einnahmen zu steigern. Mitarbeiter wurden entlassen. Arbeiter haben an Moral und Produktivität verloren. Kleine Unternehmen wurden gestoppt. Dennoch lohnt es sich immer, darüber zu lernen, welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten, um Ihr Geschäft trotz der Pandemie fortzusetzen.

Kontaktieren Sie uns bei Rivermate und lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Ihnen helfen können!