Mitarbeiterumzug
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Veröffentlicht am:
Jun 22, 2025
Aktualisiert am:
Dec 22, 2025
Unser Employer of Record (EOR)-Lösung macht es einfach, globale Mitarbeiter einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
Demo buchenArbeitgeber verlassen sich zunehmend auf internationales Talent, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ob es darum geht, einen spezialisierten Softwareingenieur, einen Healthcare-Experten oder einen Fertigungsspezialisten einzustellen – der Zugang zu globalen Talenten ist zu einem Kernvorteil im Geschäftsbereich geworden.
Doch mit globaler Einstellung gehen Komplexitäten einher, insbesondere im Hinblick auf Einwanderungs- und Arbeitsrecht. Die Beantragung eines work visa für einen ausländischen Staatsbürger erfordert sorgfältige Planung, Einhaltung rechtlicher Vorgaben und laufende Compliance.
Dieser Leitfaden erläutert Schritt für Schritt den Prozess der Sponsoring eines work visa, von der Verständnis der Visatypen bis hin zur rechtlichen Eignung und den Zeitrahmen. Ob Sie ein Startup sind, das Ihren ersten internationalen Mitarbeiter einstellt, oder ein Unternehmen, das in globale Märkte expandiert – dieser Leitfaden hilft Ihnen, das Einwanderungssystem selbstbewusst und rechtssicher zu navigieren.
Die Einstellung internationaler Talente kann für Unternehmen, die auf spezielle Fähigkeiten, vielfältige Perspektiven oder schwer zu besetzende Positionen angewiesen sind, transformative Wirkungen haben. Damit ausländische Staatsbürger legal in einem anderen Land arbeiten können, benötigen sie in der Regel mehr als ein Jobangebot: ein gültiges work visa, oft unterstützt durch einen sponsornen Arbeitgeber.
Visa-Sponsoring dient als rechtlicher Mechanismus, der globale Talente mit den lokalen Arbeitsmärkten verbindet, und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie eine rechtmäßige Beschäftigung sicher. Es ermöglicht Unternehmen den Zugang zu einem größeren Talentpool, während sie Einwanderungs- und Arbeitsgesetze einhalten. Das Verständnis darüber, wie work visas funktionieren — und warum Sponsoring entscheidend ist — ist für jeden Arbeitgeber, der eine global wettbewerbsfähige und regelkonforme Belegschaft aufbauen möchte, unerlässlich.
Ein work visa ist eine offizielle Genehmigung, die von einer Regierung erteilt wird und einem ausländischen Staatsbürger erlaubt, das Gastland zu betreten, dort zu wohnen und legal für einen bestimmten Arbeitgeber zu arbeiten. Diese Visa sind meist an den sponsornen Arbeitgeber gebunden, was bedeutet, dass der Visa-Inhaber nur für diesen Arbeitgeber legal tätig sein kann, es sei denn, sein Visastatus ändert sich.
Work visas werden allgemein in temporäre (Nicht-Einwanderungs-) und dauerhafte (Einwanderungs-) Kategorien eingeteilt. Jede Kategorie hat eigene Kriterien, Antragsverfahren und Aufenthaltsdauer. Für die meisten Arbeitgeber ist die Sponsoring eines work visas sowohl mit Einhaltung der Einwanderungsregeln als auch mit aktiver Beteiligung am Antragsprozess verbunden.
Visa-Sponsoring ist nicht nur eine formale rechtliche Anforderung, sondern auch ein Business-Enablement-Tool. Es erlaubt Unternehmen den Zugriff auf einen größeren Talentpool und die Besetzung von Rollen, die inländische Kandidaten möglicherweise nicht in ausreichender Zahl oder Spezialisierung erfüllen können.
Sponsoring signalisiert zudem das Engagement, internationale Fachkräfte in ihrer beruflichen Entwicklung zu unterstützen. Für wachsende Unternehmen in Sektoren wie Technologie, Healthcare, Finanzen oder Wissenschaft kann das Angebot von Visa-Sponsoring ein entscheidender Wettbewerbsfaktor bei der Gewinnung von hochqualifizierten Talenten sein.
Allerdings bringt es auch Verantwortlichkeiten mit sich. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Rolle, Gehalt und Arbeitsbedingungen sowohl den Anforderungen des Visa-Typs als auch den relevanten Arbeitsgesetzen entsprechen.
Für viele ausländische Mitarbeitende ist Arbeitgeber-Sponsoring der wichtigste Weg, um in einem neuen Land eine Karriere aufzubauen. Es bestimmt ihre rechtliche Möglichkeit, zu bleiben und zu arbeiten, und ist in einigen Fällen der erste Schritt zur dauerhaften Aufenthaltserlaubnis oder Staatsbürgerschaft.
Da das Visastatus an die Beschäftigung gebunden ist, kann jede Änderung des Arbeitsstatus die Fähigkeit des Mitarbeiters beeinflussen, im Land zu verbleiben. Deshalb sind klare Kommunikation, faire Beschäftigungspraktiken und rechtliche Compliance essenziell – nicht nur zum Risikomanagement, sondern auch für eine ethische Arbeitgeberpraxis.
Die internationale Einstellung bedeutet oft, dass zukünftige Mitarbeitende komplexe Visasysteme navigieren müssen. work visas variieren erheblich je nach Land, Jobtyp und ob die Position vorübergehend oder dauerhaft vorgesehen ist. Für Arbeitgeber ist die Wahl des richtigen Visas mehr als eine rechtliche Formalität: Sie beeinflusst den Zeitplan, die Kosten und die Compliance-Pflichten bei der Einstellung.
Die meisten Länder kategorisieren work visas nach Dauer und Qualifikationsniveau. Im Vereinigten Staaten sind beispielsweise häufige employment-based visas das H-1B für Spezialberufe, L-1 für intra-Unternehmen Verlegungen, O-1 für Personen mit außergewöhnlicher Fähigkeit und EB-2 oder EB-3 Green-Card-Pfade für dauerhafte Rollen. Andere Länder, wie das Vereinigte Königreich, verwenden Programme für qualifizierte Fachkräfte, während Kanada unter punktbasierten Systemen und arbeitgeber-spezifischen Arbeitserlaubnissen operiert.
In den meisten Ländern fallen work visas in zwei Hauptkategorien: temporär (Nicht-Einwanderungs-) und dauerhaft (Einwanderungs-). Temporäre work visas erlauben ausländischen Staatsbürgern, für einen bestimmten Arbeitgeber für eine festgelegte Zeit zu arbeiten, meist verbunden mit der Laufzeit eines Vertrags oder Projekts. Dazu gehören Visa wie das H-1B in den USA, das Skilled Worker-Visa im UK und die Subklasse 482 (TSS) in Australien. Diese Visa beschränken die Beschäftigung häufig auf ein einzelnes sponsornes Unternehmen und können begrenzte Verlängerungsrechte haben.
Dauerhafte work visas sind für langfristige Beschäftigung gedacht und führen oft zu unbefristeter Aufenthaltserlaubnis. Beispiele sind die Kategorien EB-2 und EB-3 in den USA, das Express Entry-System in Kanada und die EU Blue Card in Deutschland, die einen Weg zu langfristigem Aufenthalt für hoch qualifizierte Fachkräfte bieten.
Es gibt auch spezielle Visa-Typen, wie das O-1-Visum für Personen mit außergewöhnlicher Fähigkeit, das L-1-Visum für intra-Unternehmen Verlegungen sowie Investoren- oder Unternehmer-Visa wie das E-2 in den USA oder das Start-up-Visum in den Niederlanden. Jeder hat eigene Anforderungen hinsichtlich Fähigkeiten, Einkommen und Tätigkeiten.
Das Verständnis, welches Visum zum Profil eines Mitarbeiters und den strategischen Einstellzielen passt, kann bei internationaler Skalierung komplex sein. Rivermate’s Visa Support-Dienst unterstützt Arbeitgeber bei der Bewertung der Visafähigkeit, der Auswahl geeigneter Visa-Kategorien, der Vorbereitung der Dokumentation und der Steuerung des gesamten Antragsprozesses in 90+ Ländern. Der Service umfasst sowohl temporäre als auch dauerhafte work visas, inklusive Familien-Sponsoring-Programme, und sorgt für Compliance mit lokalen Arbeits- und Einwanderungsgesetzen.
Das H-1B-Visum ist eines der wichtigsten Instrumente, mit denen US-Arbeitgeber ausländische Fachkräfte in „Spezialberufen“ einstellen, die typischerweise Bereiche wie Technologie, Ingenieurwesen, Finanzen und Gesundheit umfassen. Voraussetzung ist, dass die Position theoretisches und praktisches Wissen in einem speziellen Fachgebiet erfordert und mindestens ein Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Qualifikation in einem direkt verwandten Bereich vorliegt.
H-1B-Visas sind arbeitgeberspezifisch, das heißt, Begünstigte dürfen nur für den beantragenden Arbeitgeber arbeiten, es sei denn, sie ändern oder ergänzen ihren Status durch einen weiteren Antrag. Jährlich legt die US-Regierung eine gesetzliche Obergrenze von 65.000 neuen H-1B-Visa fest, mit weiteren 20.000 für Personen mit US-Master- oder höheren Abschlüssen (siehe Immigration and Nationality Act (INA)). Das Auswahlverfahren erfolgt per computergenerierter Lotterie und unterliegt strengen Fristen sowie Dokumentationsanforderungen.
Vor Einreichung des H-1B-Anspruchs bei der USCIS müssen Arbeitgeber zunächst eine zertifizierte Labor Condition Application (LCA) beim U.S. Department of Labor einreichen. Die LCA bestätigt, dass das Unternehmen den geforderten Lohn zahlt und die Beschäftigung des ausländischen Mitarbeiters negative Auswirkungen auf die Arbeitsbedingungen US-amerikanischer Arbeitnehmer vermeiden soll. Während die LCA-Zertifizierung in etwa sieben Werktagen erfolgt, kann die gesamte Bearbeitung durch die USCIS mehrere Monate in Anspruch nehmen. Eine Beschleunigung durch Premium-Prozessierung (Formular I-907) kann die Entscheidung auf 15 Kalendertage reduzieren.
Für Arbeitgeber, die den H-1B-Prozess zum ersten Mal durchlaufen, oder die Compliance-Risiken reduzieren möchten, bieten externe Partner wie Rivermate individuelle Unterstützung an, von LCA-Compliance bis hin zur strategischen Planung für cap-gebundene Anträge. Obwohl das H-1B-Rahmenwerk komplex ist, kann eine passende rechtliche und administrative Unterstützung diese zu einem effizienten und nachhaltigen Bestandteil einer globalen Talentakquisitionsstrategie machen.
Work visas lassen sich meistens in zwei Kategorien einteilen: temporäre (Nicht-Einwanderungs-) und dauerhafte (Einwanderungs- oder Langzeit-) Visa. Temporäre work visas erlauben es ausländischen Staatsbürgern, für eine begrenzte Zeit im Gastland zu leben und zu arbeiten. Sie eignen sich für projektbasierte Rollen, Praktika oder Positionen, die keinen langfristigen Umzug erfordern. Beispiele sind H-1B, L-1 und O-1 in den USA sowie Tier 2 Visa im UK.
Im Gegensatz dazu sind dauerhafte work visas auf langfristige Beschäftigungsverhältnisse ausgelegt und bieten meist den Weg zur unbefristeten Aufenthaltserlaubnis oder Staatsbürgerschaft. US-Green-Card-Kategorien wie EB-2 und EB-3 fallen unter dieses Segment und erfordern, dass der Arbeitgeber einen Arbeitszertifizierungsprozess durchläuft und nachweist, dass keine qualifizierten inländischen Arbeitnehmer für die Stelle zur Verfügung standen.
Die Wahl zwischen einem temporären und einem dauerhaften Visum sollte mit der Personalplanung des Unternehmens übereinstimmen. Wenn kurzfristig Bedarf gedeckt werden soll, genügt möglicherweise ein Nicht-Einwanderungsvisa. Für strategische Rollen oder Positionen, bei denen langfristige Bindung wichtig ist, kann eine dauerhafte Visa-Option oder zumindest eine spätere Anpassung sinnvoll sein.
Bevor der Sponsoring-Prozess für einen ausländischen Staatsbürger eingeleitet wird, müssen Arbeitgeber verstehen, dass das Sponsoring eines work visa mehr ist als nur eine einmalige Antragstellung: Es ist eine fortlaufende rechtliche und operative Verantwortung. Von der Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen bis hin zur ordnungsgemäßen Dokumentation wird der Arbeitgeber zum rechtlichen Stakeholder für die Fähigkeit des Mitarbeiters, im Land zu leben und zu arbeiten.
Es ist entscheidend, zu prüfen, ob die betreffende Rolle tatsächlich förderfähig für Sponsoring im Rahmen des jeweiligen Visa-Typs ist. Jeder Visatyp hat spezifische Anforderungen bezüglich Positionsebene, Gehalt und Qualifikationen. Zudem sollten Arbeitgeber ihre interne Bereitschaft zur Unterstützung der Visa-Prozesse bewerten, die oftmals behördliche Audits, Verlängerungen und strenge Berichtspflichten umfassen.
Budget ist ebenfalls ein entscheidender Faktor. Das Sponsoring eines Visums beinhaltet in der Regel Gebühren für Anträge bei staatlichen Stellen, rechtliche Kosten und gelegentlich Umzugshilfen. Diese Kosten variieren je nach Visumstyp und Land erheblich. Unternehmen sollten nicht nur die Anfangskosten planen, sondern auch die laufende Wartung des Visums und mögliche zukünftige Übergänge, wie Verlängerung oder Umwandlung in eine Daueraufenthaltsgenehmigung.
Nicht jedes Unternehmen ist automatisch berechtigt, einen ausländischen Arbeitnehmer zu sponsern. Die meisten Länder verlangen, dass der Arbeitgeber eine rechtlich registrierte Gesellschaft in gutem standing ist, über eine gültige Steuer-ID verfügt und eine nachweisbare operative Präsenz besitzt. In den USA ist beispielsweise die Vorlage einer gültigen Federal Employer Identification Number (EIN) erforderlich sowie die Fähigkeit, die geforderten Löhne zu zahlen.
Neben rechtlicher und finanzieller Stabilität kann auch verlangen, dass der Arbeitgeber ein legitimes Arbeitsangebot vorlegt, das nicht leicht durch lokale Arbeiter ersetzt werden kann. Beim US-H-1B-Prozess muss die Position eine „Spezialberuf“ sein, die in der Regel einen Bachelor-Abschluss oder höher in einem spezifischen Fach erfordert.
Startups können Visa sponsoren, müssen aber Nachweise erbringen, die ausreichende Finanzierung, Kundenverträge oder finanzielle Stabilität belegen. Einwanderungsbehörden fordern manchmal Belege wie Kontoauszüge, Pitchdecks oder Briefe von Investoren.
Einwanderungsgesetze unterscheiden sich erheblich zwischen den Ländern und ändern sich häufig aufgrund politischer, wirtschaftlicher oder arbeitsmarktbezogener Entwicklungen. Arbeitgeber müssen sich stets über die spezifischen Anforderungen informieren, die für jedes Visum im jeweiligen Land gelten.
Beispielsweise verlangen manche Länder vor der Zulassung ausländischer Einstellungen einen Arbeitsmarkt-Test, bei dem nachgewiesen werden muss, dass inländische Kandidaten priorisiert wurden. Andere setzen Quoten, nationale Beschränkungen oder verpflichtende Sprachtests voraus. Selbst innerhalb einer Visa-Kategorie können Anforderungen je nach Herkunftsland, Branche oder Qualifikation der Bewerber variieren.
Ein Versäumnis, diese Vorschriften einzuhalten, kann nicht nur zu Ablehnungen der Visa-Anträge führen, sondern auch zu Bußgeldern, Prüfungen und Reputationsschäden. Daher arbeiten viele Unternehmen mit Einwanderungsanwälten zusammen oder nutzen strukturierte Visa-Support-Plattformen, um sicherzustellen, dass alle Stufen des Prozesses die aktuellen rechtlichen Vorgaben erfüllen.
In Ländern wie den USA spielt das Department of Labor (DOL) eine zentrale Rolle beim Schutz des lokalen Arbeitsmarktes und bei der Festlegung der Bedingungen für legale ausländische Beschäftigung. Für H-1B- und PERM-Anträge (Green Card) muss der Arbeitgeber zunächst eine LCA oder eine Arbeitszertifizierung beim DOL einreichen.
Dieses Verfahren prüft, ob das Unternehmen mindestens den „prevailing wage“ (üblicher Lohn) für die Region zahlt und ob die Beschäftigung des ausländischen Mitarbeiters keine negativen Auswirkungen auf die Löhne und Arbeitsbedingungen vergleichbarer US-amerikanischer Arbeitnehmer hat.
Arbeitgeber müssen interne Hinweise zum Einstellungsprozess an das Department of Labor veröffentlichen und eine öffentliche Aktendatei mit Lohn- und Compliance-Details führen. Ein Versäumnis, diese Vorgaben einzuhalten, kann zu Strafen, Antragsablehnungen oder Einschränkungen bei zukünftigen Sponsoring-Möglichkeiten führen.
Die Rolle des DOL stellt einen wichtigen Kontrollpunkt im Visa-Prozess dar, weshalb es für Arbeitgeber essenziell ist, die Lohn- und Stellenklassifikations- sowie Compliance-Standards genau zu kennen.
Das Sponsoring eines work visa ist ein strukturierter rechtlicher Vorgang, bei dem Arbeitgeber, Mitarbeitende und Einwanderungsbehörden zusammenarbeiten. Obwohl die Verfahren je nach Land variieren, umfasst der Gesamtprozess in der Regel mehrere typische Schritte: Prüfung der Eignung, Vorbereitung des Stellenangebots, Einreichung der entsprechenden staatlichen Anträge und Unterstützung des Mitarbeiters bei der Visa-Antragstellung.
Der erste Schritt ist die Bestimmung, welches Visum am besten zum Anforderungsprofil des Mitarbeiters passt. Diese Entscheidung bestimmt den rechtlichen Weg und die erforderlichen Dokumente. Nach der Auswahl des Passenden bereitet der Arbeitgeber ein formelles Angebot vor und sammelt die Unterlagen, meist inklusive Stellenbeschreibung, Gehaltsangaben, Nachweisen über die Firmeneintragung und rechtlichen Attesten.
Der Arbeitgeber reicht die Sponsoring-Anträge bei den zuständigen Behörden ein, z.B. beim United States Citizenship and Immigration Services (USCIS) in den USA oder beim Home Office im UK. Nach Genehmigung kann der Kandidat das Visum bei seinem Konsulat beantragen oder falls bereits im Land, eine Statusänderung beantragen.
Klare Kommunikation und sorgfältige Dokumentation sind bei jedem Schritt entscheidend. Fehler oder Lücken können Verzögerungen oder eine komplette Ablehnung verursachen. Arbeitgeber sollten den Prozess präzise angehen und bei Bedarf rechtliche oder professionelle Visa-Unterstützung in Anspruch nehmen.
Nachdem ein Arbeitgeber beschlossen hat, einen Kandidaten zu sponsern, folgt der Sponsoring-Prozess einer festgelegten Abfolge von Maßnahmen:
Dieser Ablauf kann je nach Land und Visumstyp zwischen einigen Wochen und mehreren Monaten dauern. Konsularprozeduren können zusätzliche Verzögerungen verursachen, insbesondere wenn Hintergrundprüfungen oder Interviews notwendig sind.
Die erforderlichen Dokumente für das Visumsponsoring variieren je nach Visumstyp und Land, jedoch sollten Arbeitgeber eine Kombination aus Unternehmensnachweisen, Stellenangaben und
Gründer
Lucas Botzen ist der Gründer von Rivermate, einer globalen HR-Plattform, die auf internationale Gehaltsabrechnung, Compliance und Benefits-Management für Remote-Unternehmen spezialisiert ist. Zuvor war er Mitgründer von Boloo, das er erfolgreich aufbaute und später verkaufte, nachdem es einen Jahresumsatz von über 2 Millionen Euro erreicht hatte. Lucas begeistert sich für Technologie, Automatisierung und Remote-Arbeit und setzt sich für innovative digitale Lösungen ein, die die globale Beschäftigung vereinfachen.
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Mitarbeiterleistungen und Wohlbefinden
Wichtige Erkenntnisse 1. Faire Bezahlung und Vorteile sind wichtig. Gehälter sollten den lokalen Standards entsprechen, und Vorteile sollten möglichst gleichmäßig über die Standorte verteilt sein. 2. Work-Life-Balance ist essenziell. Die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze bezüglich Arbeitszeiten, Pausen und Freizeit hilft, Burnout zu vermeiden. 3. Ein inklusiver und sicherer Arbeitsplatz steigert die Moral. Versuchen Sie, klare Richtlinien gegen Diskriminierung zu etablieren und offene Kommunikation zu fördern. Gleichberechtigte Entwicklungsmöglichkeiten können dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Lucas Botzen.
