Vorteile der Auslagerung der Gehaltsabrechnung in kleinen Unternehmen (Aktualisiert im Jahr 2026)

Die Gehaltsabrechnung zu verarbeiten, ist eine solche Aufgabe. Obwohl sie als relativ einfache und unkomplizierte Aufgabe gilt, kann die Gehaltsabrechnung eine enorme Belastung für Ihr Unternehmen darstellen, insbesondere wenn keine effektive Strategie für die Handhabung vorhanden ist.

Ihre Mitarbeiter erwarten ebenfalls, dass sie ihre Löhne, Benefits und andere Unterstützungsleistungen so pünktlich und reibungslos wie möglich erhalten. Diese Gründe sind hauptsächlich dafür verantwortlich, warum es eine Vielzahl von logistischen Hürden und Papierkram gibt, die mit der Gehaltsabrechnung verbunden sind.

Eine Frage, die sich ein Unternehmer zu Beginn seines Geschäfts stellt, ist, ob er die Gehaltsabrechnung outsourcen oder intern durchführen soll. Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung nimmt eine große Last von Ihren Schultern, erhöht jedoch auch Ihre Kosten. Was sollten Sie also berücksichtigen, bevor Sie sich für die Outsourcing-Option entscheiden?

Was ist Gehaltsabrechnung?

Bevor wir die Grenze zwischen Inhouse-Gehaltsabrechnung und ausgelagerter Gehaltsabrechnung ziehen und analysieren, welche Option für Sie am besten geeignet ist, müssen wir zunächst verstehen, was Gehaltsabrechnung im Detail ist.

Gehaltsabrechnung ist einfach eine Liste von Mitarbeitenden, denen ein Unternehmen Gehälter, Löhne oder Boni schuldet. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich erfolgen, je nachdem, was das Unternehmen für seine Abläufe am effektivsten hält. Die geschuldeten Gehälter werden oft von der Gehaltsabrechnungsabteilung des Unternehmens kalkuliert.

Es ist wichtig, dass ein Kleinunternehmer die Gehaltsabrechnung versteht, weil diese gesetzlichen, bundesstaatlichen und lokalen Vorschriften unterliegt. Die Einhaltung der Gehaltsabrechnungsgesetze ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Zudem können Gehaltsabrechnung und Steuerabgaben erheblichen Einfluss auf den Nettogewinn eines Unternehmens haben. Ein Unternehmen kann erhebliche Geldbeträge verlieren, wenn die Gehaltsabrechnung fahrlässig durchgeführt wird. Schließlich erwarten auch die Mitarbeitenden, dass ihre Arbeitgeber sie richtig und pünktlich bezahlen. Fehler bei Abzügen oder Zurückbehaltungen sowie Pünktlichkeitsprobleme können die Mitarbeitermoral erheblich beeinflussen.

Bei der Gehaltsabrechnung ist einfach so viel auf dem Spiel. Unternehmen sollten daher vorsichtig vorgehen, wenn sie entscheiden, welches Gehaltsabrechnungssystem sie verwenden möchten.

Was ist Outsourcing der Gehaltsabrechnung?

Outsourcing der Gehaltsabrechnung bedeutet im Wesentlichen, externe Personen oder Organisationen zu beauftragen, Ihre Gehaltsverantwortlichkeiten zu übernehmen. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung outsourcen, zahlen Sie professionell geschulten Experten, die den gesamten Prozess der Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens von Anfang bis Ende abwickeln. Idealerweise übernimmt die beauftragte Gehaltsabteilung alle administrativen und compliancebezogenen Aufgaben im Zusammenhang mit der Mitarbeitendenvergütung.

Die umfassenden Pflichten und Verantwortlichkeiten der Abteilung sollten jedoch im Servicevertrag festgelegt werden. Dies kann auch die Abführung von Steuern und Zahlungen im Auftrag Ihres Unternehmens umfassen.

Was ist Inhouse-Gehaltsabrechnung?

Im Gegensatz zur ausgelagerten Gehaltsabrechnung sucht die in-house Gehaltsabrechnung keine Hilfe durch externe Organisationen außerhalb des Unternehmens. Die Abteilung, die die Gehaltsabrechnung für die Organisation erledigt, ist intern. Mit anderen Worten, die Mitarbeitenden, die für die Durchführung der Gehaltsabrechnung verantwortlich sind, werden als Mitarbeitende kategorisiert. In-house Gehaltsabrechner fallen meist entweder in die Personalabteilung oder die Finanzabteilung des Unternehmens.

Was sind die Vor- und Nachteile der ausgelagerten Gehaltsabrechnung?

Vorteile

Bevor wir uns mit den Vor- und Nachteilen der Outsourcing-Gehaltsabrechnung beschäftigen, ist es zunächst wichtig zu verstehen, dass nicht alle genannten Gründe zwangsläufig auf jedes Kleinunternehmen zutreffen. Rivermate empfiehlt trotzdem eine sorgfältige Analyse, um das perfekte Gehaltsabrechnungssystem für Ihr Unternehmen zu finden.

Genauigkeit verbessern

Wie bereits erwähnt, obliegt es den Arbeitgebern sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß und pünktlich erfolgt, also termingerecht. Für die Mehrheit der amerikanischen Mitarbeitenden ist dies nicht nur entscheidend für die Mitarbeitermoral, sondern auch für die Bezahlung ihrer Rechnungen.

Laut einer Umfrage, die von der American Payroll Association durchgeführt wurde, gaben 69 Prozent der Mitarbeitenden in den USA an, dass sie ihre Rechnungen nicht bezahlen können, wenn ihre Gehaltschecks nur eine Woche verspätet sind. Wenn dieses Problem anhält, kann die verspätete Auszahlung der Löhne das Verhältnis zum Arbeitgeber verschlechtern und die Fluktuation erhöhen.

Die Outsourcing-Gehaltsabrechnung kann Ihnen helfen, die Genauigkeit zu gewährleisten und essenzielle Abläufe zu automatisieren, sodass Lohn- und Gehaltszahlungen pünktlich erfolgen — jedes Mal.

Einhaltung der Vorschriften garantieren

Einer der wichtigsten Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung ist, dass dadurch die Zeit für Compliance- und Risikomanagement erheblich reduziert wird. Ihre nationale Steuerbehörde verhängt jährlich Millionen von Dollar an Strafen wegen Verfehlungen im Bereich Beschäftigungssteuer, und es ist wichtig, alle gesetzlichen Vorschriften zur Gehaltsabrechnung einzuhalten. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung outsourcen, ist es entscheidend, einen Anbieter zu beauftragen, der als Ihr Partner für Steuer-Compliance fungiert und gleichzeitig die Risiken von Steuerstrafen mindert.

Steuererklärungen und Zahlungen können von einem professionellen Gehalts- und HR-Unternehmen übernommen werden. Ein Unternehmen, das diese Art der Compliance bereitstellt, ist außerdem über Änderungen in den Steuervorschriften informiert.

Zeiteinsparungen

HR- und Gehaltsabrechnungsteams widmen rund 36 Stunden pro Woche compliancebezogenen Tätigkeiten, etwa der Einhaltung regulatorischer Vorgaben sowie der Entwicklung und Kommunikation neuer Regeln. Zudem verbringen 26 Prozent der Kleinunternehmen drei bis fünf Stunden pro Monat mit manueller Gehaltsabrechnung.

Die meisten, wenn nicht alle, Drittanbieterdienstleister für Gehaltsabrechnung bieten eine zentrale Datenbank für Gehalts- und Anwesenheitsinformationen an. Dies automatisiert und optimiert nicht nur die Gehaltsabrechnungsprozesse, sondern reduziert auch die Zeitaufwände und ermöglicht es Ihrer angeblichen Gehaltsabrechnungseinheit, sich auf Strategien und andere interne Anliegen zu konzentrieren.

Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung hilft Ihnen, wertvolle Zeit im Arbeitsalltag zurückzugewinnen. Sie werden produktiver sein und mehr Zeit für wichtige Aktivitäten in Ihrem Unternehmen haben. Die große To-do-Liste wirkt dann nicht mehr so erschreckend.

Nachteile

Wie die oben genannten Vorteile gelten auch hier, dass die Nachteile möglicherweise nicht auf Ihr Kleinunternehmen zutreffen. Es ist trotzdem wichtig, die Meinungen Ihres Management-Teams einzuholen.

Hohe Kosten

Das Standardmodell für die meisten Drittanbieter im Bereich Gehaltsabrechnung ist die Abrechnung pro Gehaltszahlung, also pro Mitarbeitenden. Für größere Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitenden mag dies teuer erscheinen. Kleinere Unternehmen haben dagegen meist weniger als 100 Mitarbeitende. Das bedeutet, dass sie eher Kosteneinsparungen durch die einfache Outsourcing-Option erzielen können.

Dennoch besteht die Idee, eine externe Organisation zu bezahlen und zu beauftragen, Aufgaben zu übernehmen, die Ihr Unternehmen auch kostenlos erledigen könnte. Dabei entstehen dennoch erhebliche Ausgaben bei der Auslagerung der Gehaltsabrechnung.

Gehaltsabrechnungsanbieter berechnen oft eine Gebühr pro Scheck, die zwischen 1 und 5 US-Dollar pro Gehaltsabrechnung liegt.

Weniger Sicherheit

Um die Gehaltsabrechnung durchzuführen, benötigen sowohl interne Teams als auch ausgelagerte Dienstleister Zugriff auf sensible Informationen wie Bankdaten der Mitarbeitenden, Arbeitszeiten usw. Das Versenden dieser Daten an einen Drittanbieter kann das Risiko eines Sicherheitsverstoßes erhöhen.

Wenn Sie einen Dienst für ausgelagerte Gehaltsabrechnung nutzen, sollten Sie deren Sicherheitsstandards recherchieren und nur mit vertrauenswürdigen Anbietern zusammenarbeiten.

Verantwortlichkeit bleibt bei Ihrer Organisation

Wenn ein Anbieter es versäumt, die Steuern Ihrer Organisation rechtzeitig und ordnungsgemäß zu zahlen, bleibt die Organisation weiterhin für diese Steuern haftbar. Wenn Sie diese nicht bezahlen, kann Ihre Organisation mit Strafen oder Bußgeldern konfrontiert werden.

Glücklicherweise bieten viele Arbeitsrechts- und Managementfirmen die Gehaltsabrechnung zusammen mit Steuer-Compliance an. Als Meldebeauftragter wird der Anbieter Ihre Steuern berechnen, einreichen und im Namen Ihrer Organisation zahlen.

Ist es sinnvoll, die Gehaltsabrechnung auszulagern?

So sehr Rivermate auch eine eindeutige Antwort geben möchte, es hängt letztlich von Ihrem Unternehmen ab.

Es ist klüger, zunächst eine umfassende Analyse der Risiken und Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung durchzuführen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Es ist entscheidend, die Gefahren und Chancen sowie ihre möglichen Auswirkungen auf die Abläufe Ihrer Organisation zu bewerten.

Manche HR-Experten zögern zum Beispiel, Drittanbietern Zugang zu vertraulichen Firmendaten für die Gehaltsabrechnung und Steuererklärung zu gewähren. Daher ist es wichtig, Sorgfaltspflichten zu erfüllen und sich nach den Sicherheitsmaßnahmen eines Outsourcing-Dienstleisters zu erkundigen.

Viele Anbieter für Gehalts- und HR-Outsourcing wissen jedoch um die Bedeutung der Datensicherheit für Unternehmen. Sie verwenden branchenübliche Sicherheitsprotokolle und unterziehen sich strengen Tests und Zertifizierungen, wie z.B. SOC 1 Type 2 Prüfungen, um sicherzustellen, dass Kundendaten stets geschützt sind.

Viele Gehalts- und HR-Outsourcing-Unternehmen erkennen außerdem die Bedeutung der Datensicherheit an und setzen sich regelmäßig strengen Prüfungen und Zertifizierungen aus, um die Sicherheit der Kundendaten zu gewährleisten.

Ein weiterer Aspekt ist das Verständnis darüber, welche Expertise und Erfahrung ein Anbieter für Gehalts- und HR-Services in die Zusammenarbeit einbringt. Viele Firmen für Gehaltsmanagement-Outsourcing verlangen von ihren Support-Mitarbeitenden eine Zertifizierung durch die American Payroll Association (APA).

Diese Zertifizierung bewertet und bestätigt das Fachwissen im Bereich Gehaltsabrechnung. Einige Anbieter verfügen außerdem über eine spezialisierte Abteilung für Steuer-Compliance. Diese Fachkräfte für Steuer- und Beitragszahlungen verwalten alle Steuerzahlungen und -erklärungen Ihrer Organisation. Sie helfen bei der Einhaltung von Bundes-, Landes- und Kommunalsteuergesetzen.

Rivermate empfiehlt Ihnen, vor einer Entscheidung für ein Gehaltsabrechnungssystem diese fünf Fragen zu beantworten:

1. Führt die manuelle Gehaltsabrechnung dazu, dass wir Zeit verlieren, die wir in strategische Initiativen investieren könnten?
2. Ist unser Gehaltsabrechnungssystem effektiv?
3. Zahlen wir unsere Mitarbeitenden pünktlich?
4. Haben wir Schwierigkeiten bei der Einhaltung der Gehaltsabrechnungsvorschriften?
5. Überwiegen die Risiken bei der Beauftragung eines Drittanbieters im Vergleich zu den Vorteilen?