Warum Sie die Lohnabrechnung für Ihr kleines Unternehmen auslagern sollten

Die Gehaltsabrechnung ist eine dieser Aufgaben. Obwohl sie als relativ unkompliziert und einfach gilt, kann das Payrolling für Ihr Geschäft eine enorme Belastung darstellen, insbesondere wenn keine effektive Strategie für die Handhabung vorhanden ist.

Ihre Mitarbeitenden erwarten ebenfalls, dass ihnen ihre Löhne, Benefits und andere Unterstützungsleistungen so pünktlich und reibungslos wie möglich bereitgestellt werden. Diese Gründe sind hauptsächlich dafür verantwortlich, warum es eine Vielzahl logistischer Hürden und Papierkram bei der Gehaltsabrechnung gibt.

Eine Frage, die sich ein Geschäftsinhaber in der Anfangsphase seines Unternehmens stellt, lautet, ob er die Gehaltsabrechnung outsourcen oder intern durchführen soll. Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung entlastet Sie erheblich, erhöht aber auch Ihre Ausgaben. Was sollten Sie also bedenken, bevor Sie sich für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung entscheiden?

Was ist Gehaltsabrechnung?

Bevor wir die Grenze zwischen interner Gehaltsabrechnung und ausgelagerter Gehaltsabrechnung ziehen und analysieren, welche Option am besten für Sie geeignet ist, müssen wir zunächst verstehen, was Gehaltsabrechnung im Detail ist.

Gehaltsabrechnung ist einfach eine Liste der Mitarbeitenden, denen ein Unternehmen Gehälter, Löhne oder Boni schuldet. Das Payrolling kann wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich erfolgen, abhängig davon, was das Unternehmen als am effektivsten für seine Abläufe ansieht. Die geschuldeten Gehälter werden oft von der Gehaltsabteilungs des Unternehmens berechnet.

Es ist wichtig, dass ein Kleinunternehmer die Gehaltsabrechnung versteht, weil sie gesetzlichen, bundesstaatlichen und lokalen Vorschriften unterliegt. Die Einhaltung dieser Gehaltsgesetze ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Zudem können Gehaltsabrechnung und Gehaltssteuern die Nettorechte eines Unternehmens erheblich beeinflussen. Ein Unternehmen kann große finanzielle Verluste erleiden, wenn die Gehaltsabrechnung fahrlässig durchgeführt wird. Schließlich erwarten Mitarbeitende auch, dass ihre Arbeitgeber ihnen den richtigen Betrag zur richtigen Zeit zahlen. Fehler bei Abzügen oder Einbehalten sowie Pünktlichkeitsprobleme können die Mitarbeitermotivation erheblich beeinträchtigen.

Bei der Gehaltsabrechnung ist simply so viel auf dem Spiel. Unternehmen sollten daher vorsichtig sein, wenn sie entscheiden, welches Gehaltsabrechnungssystem sie verwenden.

Was ist ausgelagerte Gehaltsabrechnung?

Outsourcing der Gehaltsabrechnung bedeutet im Wesentlichen, externe Personen mit der Durchführung Ihrer Gehaltsabrechnungsverantwortlichkeiten zu beauftragen. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung outsourcen, bezahlen Sie professionell ausgebildete Experten, um den gesamten Prozess Ihrer Gehaltsabrechnung von Anfang bis Ende zu übernehmen. Idealerweise übernimmt die beauftragte Gehaltsabteilung alle administrativen und compliancebezogenen Aufgaben im Zusammenhang mit den Mitarbeitendenzahlungen.

Allerdings sollten die umfassenden Pflichten und Verantwortlichkeiten der Abteilung im Servicevertrag aufgeführt sein. Dies kann auch die Abwicklung von Gehaltssteuern und Zahlungen in Ihrem Namen umfassen.

Was ist interne Gehaltsabrechnung?

Im Gegensatz zur ausgelagerten Gehaltsabrechnung sucht die interne Gehaltsabrechnung nicht die Hilfe externer Organisationen außerhalb des Unternehmens. Die Abteilung, die die Gehaltsabrechnung für die Organisation bearbeitet, befindet sich intern. Mit anderen Worten: Das Personal, das für die Durchführung der Gehaltsabrechnungsoperationen verantwortlich ist, gilt als Mitarbeitende. Interne Gehaltsabrechnungskräfte gehören oft entweder zum Personalwesen oder zur Finanzabteilung des Unternehmens.

Was sind die Vor- und Nachteile der ausgelagerten Gehaltsabrechnung?

Vorteile

Bevor wir die Vorteile und Nachteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung untersuchen, ist es zunächst wichtig zu verstehen, dass keines oder alle dieser genannten Gründe unbedingt auf jedes kleine Unternehmen zutreffen. Rivermate empfiehlt dennoch, eine sorgfältige Analyse des idealen Gehaltsabrechnungssystems für Ihr Unternehmen durchzuführen.

Präziserer

Wie bereits erwähnt, besteht die Aufgabe der Arbeitgeber darin, sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß und pünktlich bereitgestellt wird, also rechtzeitig. Für die Mehrheit der amerikanischen Mitarbeitenden ist dies nicht nur für die Mitarbeitermotivation, sondern auch für die Begleichung ihrer Rechnungen unerlässlich.

In einer Umfrage, die von der American Payroll Association durchgeführt wurde, sagen 69 Prozent der Mitarbeitenden in den Vereinigten Staaten, dass sie ihre Rechnungen nicht bezahlen könnten, wenn ihre Gehaltschecks nur eine Woche verzögert werden. Wenn dieses Problem anhält, kann die verspätete Auszahlung der Löhne das Arbeitsverhältnis negativ beeinflussen und zu Fluktuation führen.

Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung kann helfen, die Genauigkeit zu wahren und essenzielle Abläufe zu automatisieren, um Gehaltschecks pünktlich, immer rechtzeitig, zu produzieren.

Garantierte Einhaltung

Einer der größten Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung ist, dass es die Zeit für compliance- und risikomanagementbezogene Tätigkeiten reduziert. Ihre nationale Steuerbehörde verhängt jedes Jahr Millionengebühren bei Beschäftigungssteuerrückständen, und es ist wichtig, jede Vorschrift und jedes Gesetz bei der Gehaltsabrechnung einzuhalten. Wenn Sie sich für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung entscheiden, ist es entscheidend, einen Anbieter zu wählen, der als Ihr [Steuer-Compliance]-Partner fungiert und gleichzeitig das Risiko von Steuerstrafen minimiert.

Die Steuererklärung und Zahlungen können von einem professionellen Gehaltsabrechnungs- und HR-Unternehmen übernommen werden. Ein Unternehmen, das diese Art der Compliance abwickelt, ist sich auch über Änderungen in den Steuerregelungen im Klaren.

Zeiteinsparung

HR- und Gehaltsabrechnungsteams widmen etwa 36 Stunden pro Woche compliance-bezogenen Tätigkeiten wie dem Verfolgen von Vorschlägen und der Entwicklung sowie Vermittlung neuer Regeln. Außerdem verbringen 26 Prozent der kleinen Unternehmen drei bis fünf Stunden pro Monat mit manueller Gehaltsabrechnung.

Viele, wenn nicht alle, Drittanbieter für Gehaltsabrechnungsdienste bieten eine zentrale Datenbank für Gehalts- und Anwesenheitsinformationen an. Dies automatisiert und vereinfacht nicht nur die Gehaltsabrechnungsprozesse, sondern verringert auch Zeitaufwand und ermöglicht es Ihrem angeblichen Gehaltsabrechnungsteam, sich auf Strategien und andere interne Anliegen zu konzentrieren.

Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung hilft Ihnen, wichtige Zeit in Ihrem Arbeitstag zurückzugewinnen. Sie werden produktiver sein und mehr Zeit für bedeutendere Aktivitäten in Ihrem Unternehmen haben. Die große To-Do-Liste wirkt dann vielleicht nicht mehr so überwältigend.

Nachteile

Wie bei den oben genannten Vorteilen können die Nachteile auf Ihr kleines Unternehmen zutreffen oder auch nicht. Es ist dennoch wichtig, sich mit Ihrem Managementteam abzusprechen.

Teure Kosten

Der Standardansatz für die meisten Drittanbieter von Gehaltsabrechnungen ist, pro Gehaltszahlung oder anders gesagt, pro Mitarbeitende Gebühr zu erheben. Für größere Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitenden mag dies teuer erscheinen. Kleinere Unternehmen haben jedoch meist weniger als 100 Mitarbeitende. Das bedeutet, sie profitieren wahrscheinlich eher von Kosteneinsparungen durch das Outsourcing der Gehaltsabrechnung.

Allerdings besteht auch die Idee darin, eine externe Organisation zu bezahlen und zu beauftragen, Aufgaben zu übernehmen, die Ihr Unternehmen auch kostenlos hätte erledigen können. Trotz allem entstehen erhebliche Ausgaben beim Outsourcing der Gehaltsabrechnung.

Gehaltsabrechnungsanbieter erheben häufig eine Gebühr pro Scheck, die zwischen $1 und $5 pro Gehaltszahlung liegt.

Weniger Sicherheit

Sowohl interne Teams als auch ausgelagerte Gehaltsabrechnungsanbieter benötigen Zugriff auf sensible Daten wie Mitarbeitendenbankdaten, Zeitpläne usw., um die Gehaltsabrechnung durchzuführen. Das Versenden dieser Daten an einen Drittanbieter könnte das Risiko eines Sicherheitsbruchs erhöhen.

Wenn Sie sich für einen ausgelagerten Gehaltsabrechnungsservice entscheiden, sollten Sie deren Sicherheitsstandards recherchieren und nur auf zuverlässige Anbieter setzen.

Verantwortlichkeit bleibt bei Ihrer Organisation

Wenn ein Anbieter versäumt, die Steuern der Organisation rechtzeitig und ordnungsgemäß zu zahlen, bleibt die Organisation trotzdem für diese Steuern verantwortlich. Wenn Sie diese Steuern nicht zahlen, drohen Ihrer Organisation Bußgelder oder Strafen wegen Nichteinhaltung.

Zum Glück bieten viele Arbeitsmanagement-Unternehmen die Gehaltsabrechnung zusammen mit Steuer-Compliance an. Als Berichtsführer berechnet, reicht ein Provider Ihre Steuern ein und zahlt sie in Ihrem Auftrag.

Ist es klug, die Gehaltsabrechnung auszulagern?

So sehr Rivermate eine definitive Antwort geben möchte, hängt es letztlich wirklich von Ihrem Unternehmen ab.

Es ist klüger, zunächst eine umfassende Bewertung der Risiken und Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung durchzuführen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Dabei ist es entscheidend, die Gefahren und Chancen zu bewerten, sowie wie sie die Abläufe Ihrer Organisation beeinflussen könnten.

Einige HR-Fachkräfte zögern möglicherweise, Dritten Zugriff auf proprietäre Unternehmensdaten für die Gehaltsabrechnung und Steuererklärung zu gewähren. Daher ist es wichtig, sorgfältig zu prüfen, welche Sicherheitsmaßnahmen ein Gehaltsabrechnungsdienst nutzt.

Viele Anbieter für Gehalts- und HR-Outsourcing verstehen jedoch, wie wichtig Datensicherheit für Unternehmen ist. Sie verwenden brancheneigene Sicherheitsprotokolle und durchlaufen strenge Tests und Zertifizierungen wie SOC 1 Type 2 Audits, um zu gewährleisten, dass Kundendaten stets geschützt sind.

Viele Firmen im Bereich Gehalts- und HR-Outsourcing erkennen ebenfalls die Bedeutung der Datensicherheit für Organisationen. Sie setzen branchenübliche Sicherheitsstandards ein und unterziehen sich regelmäßig strengen Prüfungen und Zertifizierungen, beispielsweise SOC 1 Type 2 Audits, um sicherzustellen, dass Kundendaten stets geschützt sind.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Fachwissen und die Erfahrung, die ein Gehalts- und HR-Anbieter in die Zusammenarbeit einbringt. Viele Outsourcing-Firmen für Gehaltsmanagement verlangen, dass ihre Support-Mitarbeitenden American Payroll Association-zertifiziert (APA) sind.

Diese Zertifizierung bewertet und bestätigt das Wissen im Bereich Gehaltsabrechnung. Einige Gehaltsdienstleister verfügen außerdem über eine spezielle Abteilung für Steuer-Compliance. Diese Fachleute verwalten alle Steuerzahlungen und -anmeldungen Ihrer Firma. Sie kümmern sich um Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.

Rivermate empfiehlt, dass Sie vor einer Entscheidung über das verwendete Gehaltsabrechnungssystem zunächst diese fünf Fragen beantworten:

1. Wenn wir die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, kostet das wertvolle Zeit, die wir in strategische Initiativen investieren könnten?
2. Ist unser Gehaltsabrechnungssystem effektiv?
3. Zahlen wir unsere Mitarbeitenden pünktlich ihre Gehälter aus?
4. Haben wir Probleme mit der Gehaltsabrechnung-Compliance?
5. Überwiegen die Risiken bei der Beauftragung eines Drittanbieters für Gehaltsabrechnungen die Vorteile?