Verstehen der Steuererklärung im Jahr 2025: Navigieren ohne ein W-2-Dokument

Das Einreichen Ihrer Steuern jedes Jahr kann ein kniffliger Prozess sein. Wenn etwas schief läuft, während die Frist näher rückt, kann es schnell stressig werden.

Eines der häufigsten Probleme bei der Steuererklärung ist das Fehlen eines oder zweier Formulare. Ein W-2-Formular fasst Ihre Einnahmen und die einbehaltenen Steuern zusammen. Es enthält auch alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Steuern korrekt zu erklären. Wenn das W-2-Formular fehlt, kann dies die Steuererklärung erheblich erschweren.

Also, die Steuersaison ist gekommen und Sie haben Ihr W-2 noch nicht erhalten. Es besteht kein Grund zur Sorge, da Ihnen noch Optionen zur Verfügung stehen. Lassen Sie uns die Schritte prüfen, um Ihre Steuern ohne W-2 einzureichen.

Was könnte mit dem W-2-Formular passiert sein?

Als Arbeitnehmer sollten Sie Ihr W-2-Formular bis Ende Januar erhalten. Wenn Sie im Laufe des Jahres den Arbeitsplatz gewechselt haben, können Sie in den ersten Februartagen mit zwei oder mehr W-2-Formularen rechnen. Ihr Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, das W-2 bis zum 31. Januar zu versenden.

Selbstständige Auftragnehmer können stattdessen erwarten, ein Formular 1099 von ihrem Arbeitgeber zu erhalten.

Wenn Sie jedoch Mitte Februar sind und kein Formular erhalten haben, sind hier einige empfohlene Schritte, um es zu erhalten.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang

Die einfachste Lösung besteht darin, Ihren Posteingang zu überprüfen, da Sie das W-2-Formular möglicherweise übersehen haben. Ihr Arbeitgeber hat es Ihnen möglicherweise per E-Mail gesendet, obwohl dies nicht die sicherste Option ist. Besser ist es, wenn er Ihnen einen Link zum Mitarbeitersportal sendet, wo Sie sich anmelden und Ihr W-2-Formular als sicherere Alternative herunterladen können.

Manchmal landen solche E-Mails im überfüllten Posteingang oder im Spam-Ordner. Überprüfen Sie Ihren Posteingang erneut, um es zu finden. Wenn Sie Zugriff auf das Mitarbeitersportal haben, können Sie versuchen, das W-2 dort zu finden.

Kontaktieren Sie Ihren Arbeitgeber

Wenn IhreOnline-Suche erfolglos war und Sie Ihr W-2-Formular immer noch nicht haben, ist es am besten, Ihren Arbeitgeber oder die zuständigen HR-Mitarbeiter zu kontaktieren. Möglicherweise hatten sie eine falsche Adresse für Sie, sodass Ihr W-2 zu ihnen zurückgekommen ist. Oder sie haben einen alternativen Weg genutzt, um es Ihnen zuzustellen.

Folgen Sie den Anweisungen, die Sie von Ihrem Arbeitgeber oder HR-Manager erhalten, um eine Kopie des W-2 zu erhalten, die Sie dann für die Steuererklärung verwenden können.

Ihr Arbeitgeber ist insolvent

Wenn Sie den Arbeitsplatz gewechselt haben, werden Sie wahrscheinlich mehr als ein W-2-Dokument zur Steuererklärung benötigen. Leider könnte Ihr vorheriger Arbeitgeber mittlerweile insolvent sein. Oder Ihr aktueller Arbeitgeber ist sonstwie nicht in der Lage, Ihnen das benötigte W-2-Formular bereitzustellen.

Wenn Sie keinen Kontakt zu Ihrem Arbeitgeber aufnehmen können, um ein W-2 zu erhalten, bleibt Ihnen noch eine andere Alternative. Einige Online-Steuersoftware hilft Ihnen, Ihr W-2 vom Arbeitgeber abzurufen und zu importieren. Bei den meisten Anbietern benötigen Sie jedoch die EIN des Arbeitgebers, um dies zu tun.

Kein W-2? So reichen Sie Ihre Steuern ohne W-2-Formular ein

Selbst wenn Sie Ihr W-2 vom Arbeitgeber nicht erhalten können, haben Sie noch ein paar Optionen, Ihre Steuern einzureichen.

Eine Möglichkeit ist, eine Verlängerung der Einreichungsfrist zu beantragen. Dafür reicht man Formular 4868 beim IRS online oder per Post ein. Diese Verlängerung gibt Ihnen zusätzliche Zeit, um alle Dokumente zu sammeln. Die Frist verschiebt sich von 15. April auf 15. Oktober.

Allerdings gewährt die Verlängerung keine zusätzliche Zeit für die Bezahlung des geschuldeten Betrags. Sie müssen bis zum 15. April Ihre Zahlungen leisten. Schätzen Sie den Betrag Ihrer Steuerschuld ab und bezahlen Sie ihn vor dem 15. April.

Wenn Sie sicher sind, dass Sie das W-2 überhaupt nicht von Ihrem Arbeitgeber erhalten können, ist die gängigste Methode, Ihre Steuererklärung anhand von Formular 4852 abzugeben.

Sie müssen das IRS kontaktieren, um diese Alternative zu nutzen. Das IRS empfiehlt zuerst den Kontakt mit dem Arbeitgeber und bis Ende Februar zu warten, bevor Sie die Behörde einschalten. Falls die Behörde eingeschaltet wird, weil Ihr Arbeitgeber nicht reagiert, kümmert sie sich um die Kontaktaufnahme mit Ihrem Arbeitgeber.

Das IRS wird normalerweise nach Ihrem Namen, Ihrer Adresse, Ihrer Sozialversicherungsnummer, Kontaktinformationen und Beschäftigungsdaten fragen. Außerdem müssen Sie Informationen über Ihren Arbeitgeber angeben, inklusive Name, Adresse und Kontaktinformationen.

Während das IRS versucht, Ihr W-2 von Ihrem Arbeitgeber zu erhalten, stellen sie Ihnen vorübergehend Formular 4852 zur Verfügung, um Ihre Steuern zu erklären. Dieses Formular können Sie auch auf der IRS-Website herunterladen.

Wie reichen Sie Ihre Steuern mit Formular 4852 ein?

Um Ihre Steuern mit Formular 4852 einzureichen, benötigen Sie:

1. Eine detaillierte Erklärung, wie Sie versucht haben, das W-2-Formular von Ihrem Arbeitgeber zu erhalten,

2. Name und Kontaktinformationen des Arbeitgebers,

3. Die geschätzten Löhne und die einbehaltenen Steuern, die Sie normalerweise im W-2-Formular finden würden,

4. Eine Erklärung, wie Sie die Beträge geschätzt haben.

Wenn sich Ihre Position, Ihr Gehalt und andere relevante Daten seit letztem Jahr kaum verändert haben, können Sie sich auf Ihr W-2 vom letzten Jahr verlassen, um diese Angaben zu machen.

Eine weitere Option ist, Ihre Gehaltsabrechnung als Ersatz für das W-2 zu verwenden. Besonders die letzte Gehaltsabrechnung des Jahres, für das Sie die Steuererklärung abgeben, enthält alle relevanten Informationen. Damit können Sie Ihren kumulierten Jahreseinkommen herausfinden. Das ist nur dann nützlich, wenn sich Ihr Gehalt im Jahresverlauf kaum verändert hat.

Beachten Sie, dass das IRS die elektronische Einreichung von Formular 4852 nicht zulässt. Sie müssen die Papierformulare ausdrucken und per Post versenden.

Was passiert nach Einreichung des Formulars 4852?

Nachdem Sie Formular 4852 eingereicht haben, dauert es einige Zeit, bis das IRS die Angaben prüft. Die Bearbeitungszeiten variieren, aber die Einreichung mit Formular 4852 gewährt Ihnen automatisch eine sechsmonatige Verlängerung der Frist.

Im Durchschnitt kann es mehrere Wochen bis einige Monate dauern, bis das IRS das Formular geprüft und verarbeitet hat. Es ist wichtig, alle Angaben auf dem Formular vor dem Einreichen genau zu überprüfen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Nach der Einreichung von Formular 4852 können Sie auch eine Wage and Income Transcript vom IRS anfordern. Dies können Sie entweder online über das IRS-Tool oder mit Formular 4506-T per Post tun.

Dieses Transkript enthält eine Aufzeichnung Ihrer gemeldeten Einkünfte und Steindokumente. Es umfasst auch alle vom Arbeitgeber eingereichten W-2-Formulare. Sie können dieses Transkript verwenden, um die Richtigkeit Ihrer Angaben auf Formular 4852 zu überprüfen.

Was, wenn Sie falsche Angaben auf Ihrem Formular 4852 gemacht haben?

Falls Sie Formular 4852 eingereicht haben und später Ihr W-2-Formular erhalten, sollten Sie sofort handeln. Gleiches gilt, wenn Sie Ihr Wage and Income Transcript bekommen und feststellen, dass Sie bei der Schätzung Ihrer Steuern einen Fehler gemacht haben.

Sie sollten Ihre Steuererklärung so schnell wie möglich berichtigen, um mögliche Probleme mit dem IRS zu vermeiden. Dazu reicht die Einreichung einer Änderung mit Formular 1040-X, auch bekannt als »Amended U.S. Individual Income Tax Return«.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Angaben in Ihrer Korrektur berücksichtigen. Fügen Sie alle zusätzlichen Einkünfte bei, die auf dem verspäteten W-2-Formular angegeben sind. Nehmen Sie auch die erforderlichen Anpassungen bei Ihren Steuerberechnungen vor.

Je früher Sie die Berichtigung vornehmen, desto besser. Vermeiden Sie Strafgebühren und Zinsen, die eventuell anfallen könnten.

FAQ:

Kann ich Steuern ohne W-2 einreichen?

Ja, das ist möglich. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen kein W-2-Formular ausstellt und Sie bereits versucht haben, mit ihm zu sprechen, sollten Sie das IRS kontaktieren. Diese versuchen, den Arbeitgeber zu erreichen und Ihnen stattdessen Formular 4852 zur Einreichung zu schicken.

Wie melde ich Einkünfte ohne W-2-Formular?

Sie können Formular 4852 verwenden, um Einkünfte ohne das W-2-Formular anzugeben. Das ist eine gängige Lösung, wenn das W-2 fehlt. Stellen Sie sicher, dass Sie das IRS kontaktieren, damit sie Ihnen dieses Formular ausstellen.

Werden Arbeitgeber bestraft, weil sie keine W-2 ausstellen?

Ja, Arbeitgeber können mit Bußgeldern belegt werden, wenn sie keine W-2-Formulare ausstellen. Die Strafen reichen von 60 USD bis 310 USD. Wie hoch die Strafe ausfällt, hängt davon ab, wann die W-2-Formulare nachgereicht werden. Die Strafe erhöht sich exponentiell, wenn nachgewiesen wird, dass das Nichtversenden des W-2 vorsätzlich geschah.

Kann ich nach der Einreichung noch ein W-2 hinzufügen?

Wenn Sie Ihre Steuererklärung bereits eingereicht haben, aber Ihr W-2 vergessen haben, sollten Sie eine berichtigte Steuererklärung so schnell wie möglich mit Formular 1040-X, dem »Amended U.S. Individual Income Tax Return«, einreichen.