Zentrale Erkenntnisse

• 1. Die Steuerkonformität für grenzüberschreitende Mitarbeitende erfordert das Verständnis der lokalen Gesetze. Es betrifft auch Risiken durch eine ständige Betriebsstätte und Doppelbesteuerungsabkommen.
• 2. Der Einsatz von globalen Gehaltsabrechnungssystemen und Steuersoftware hilft, die Einhaltung der Vorschriften zu vereinfachen und Strafen zu vermeiden.
• 3. Proaktive Planung und fachkundige Beratung sind essentiell, um internationale Steuerpflichten effektiv zu verwalten.

Das Management der Steuerkonformität für remote Mitarbeitende über Grenzen hinweg kann eine Herausforderung sein. Allerdings expandieren viele Unternehmen weltweit und setzen auf remote-first Setups. Wenn Sie wettbewerbsfähig bleiben wollen, ist es ein Muss, wie man global einstellt und es für Ihr Geschäft funktionieren zu lassen.

Wenn Sie mit der globalen Einstellung beginnen, wird das Verständnis komplexer internationaler Steuervorschriften entscheidend. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Steuerpraktiken mit den lokalen Gesetzen in den Ländern, in denen Sie einstellen, übereinstimmen. Dies hilft Ihnen, Strafen zu vermeiden und eine produktive Belegschaft zu erhalten.

Hier also ein detaillierter Leitfaden, der Ihnen hilft, die Steuerkonformität für Ihre grenzüberschreitenden remote Mitarbeitenden zu verstehen und zu managen.

Verständnis der Risiken durch permanente Betriebsstätte

Die Einstellung von remote Mitarbeitenden in ausländischen Ländern kann "permanente Betriebsstätte" (PE) Risiken schaffen. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen aufgrund mehrerer Faktoren als lokal operierend angesehen werden könnte. Dies löst Steuerpflichten wie Körperschaftsteuer und Mehrwertsteuer (MwSt.) aus. Ein Beispiel: Überlegen Sie, ob einer Ihrer remote Mitarbeitenden regelmäßig Verträge verhandelt, um im Auftrag des Unternehmens tätig zu sein. Dies könnte eine steuerpflichtige Präsenz in diesem Land begründen.

Wie man PE-Risiken minimieren kann:

• Verwendung von Employer of Record (EOR)-Dienstleistungen, um Ihr Unternehmen vor direkten Verpflichtungen zu schützen.

• Sicherstellen, dass Mitarbeitende keine Tätigkeiten ausüben, die eine PE schaffen, wie z.B. Vertragsabschlüsse oder die Verwaltung lokaler Operationen.

• Regelmäßige Beratung mit Steuexperten, um landesspezifische PE-Regeln zu prüfen.

Abzugs- und Berichtspflichten

Wenn Sie remote Mitarbeitende bezahlen, müssen Sie in der Regel Steuern einbehalten. In den meisten Ländern sind zudem Berichte an die lokalen Behörden einzureichen. Art und Höhe der Steuern variieren erheblich je nach Land. Es kann von Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen bis hin zu Lohnsteuern reichen.

Zum Beispiel müssen in Kanada Arbeitgeber die bundesstaatliche Einkommensteuer monatlich abziehen und abführen. In Brasilien sind zusätzliche Beiträge für Gesundheitswesen und Renten erforderlich.

So bleiben Sie konform:

• Zusammenarbeit mit globalen Gehaltsabrechnungsanbietern, die diese Berechnungen und Einreichungen übernehmen.

• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen aller Zahlungen, Abzüge und Einreichungen.

• Verstehen Sie länderspezifische Anforderungen, z.B. ob Steuern vierteljährlich oder jährlich abgeführt werden müssen.

Navigation durch Doppelbesteuerungsabkommen

Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Ländern existieren, um doppelte Besteuerung für Einzelpersonen und Unternehmen zu verhindern. Diese Vereinbarungen erlauben es Mitarbeitenden, Gutschriften oder Befreiungen in ihrem Heimatland zu beanspruchen, wenn sie im Ausland Steuern gezahlt haben.

Zum Beispiel kann ein in Deutschland arbeitender remote Mitarbeiter für eine US-amerikanische Firma vom US-Deutschland-Doppelbesteuerungsabkommen profitieren. Es hilft, doppelte Besteuerung auf Einkommen zu vermeiden. Das Verständnis dieser Abkommen kann Ihre Compliance-Bflichten erheblich reduzieren.

Tipps zur Nutzung von Doppelbesteuerungsabkommen:

• Identifizieren Sie die Abkommen zwischen dem Heimat- und dem Arbeitsland Ihrer Mitarbeitenden.

• Stellen Sie klare Nachweise über im Ausland gezahlte Steuern bereit, damit Mitarbeitende Gutschriften beanspruchen können.

• Konsultieren Sie Steuerexperten, um zu verstehen, wie bestimmte Abkommen für Ihr Unternehmen gelten.

Mitarbeitende Bedenken ansprechen

Ihre Mitarbeitenden könnten bezüglich ihrer Steuerpflichten noch verwirrter sein als Sie. Es ist ein häufiges Anliegen vieler, die remote arbeiten möchten. Fragen zu Doppelbesteuerung, Sozialversicherungsbeiträgen oder Steuerwohnsitz sind üblich. Als Arbeitgeber sorgt klare Kommunikation und Unterstützung für Compliance und Vertrauen.

Möglichkeiten, Mitarbeitende zu unterstützen:

• Workshops zu grenzüberschreitenden Steuerregeln anbieten.

• Kosten für professionelle Steuerberater erstatten.

• Detaillierte Gehaltsabrechnungen mit allen Abzügen und Einbehalten bereitstellen.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Beim Umgang mit Steuern für grenzüberschreitende Teams gilt es, einige häufige Fehler zu vermeiden. Diese können Ihr Unternehmen finanziellen Strafen und Compliance-Risiken aussetzen. Hier sind drei der häufigsten Fehler und wie man sie effektiv angeht.

Mitarbeitende falsch klassifizieren

Falsche Einordnung von Mitarbeitenden als unabhängige Auftragnehmer ist ein verlockter Shortcut. Manche Arbeitgeber nehmen das, um Lohnsteuer zu umgehen und keine Benefits anzubieten. Diese Vorgehensweise kann jedoch ernste Folgen haben. Dazu gehören Prüfungen, hohe Bußgelder und Reputationsschäden.

In der EU erhalten falsch klassifizierte Mitarbeitende meist rückwirkend Sozialbeiträge, Abfindungen und andere Leistungen. US-Behörden wie die IRS verwenden strikte Kriterien, um zwischen Mitarbeitenden und Auftragnehmern zu unterscheiden. Diese Kriterien betreffen Kontrolle über Arbeitszeiten und Abhängigkeit von vom Arbeitgeber bereitgestellten Arbeitsmitteln.

Wie man Fehler bei der Klassifikation vermeidet:

• Verstehen Sie die Arbeitsgesetze in den Ländern, in denen Sie tätig sind. Lernen Sie die spezifischen Definitionen für unabhängige Auftragnehmer versus Mitarbeitende.

• Erstellen Sie Verträge, die das Arbeitsverhältnis klar definieren. Diese sollten Verantwortlichkeiten, Umfang und Bezahlungsbedingungen enthalten.

• Überprüfen Sie regelmäßig die Klassifizierungen, um sicherzustellen, dass sie mit den sich entwickelnden lokalen Gesetzen übereinstimmen. Besonders, wenn sich die Art der Arbeit ändert.

Ignorieren von Sozialversicherungsabkommen

Viele Länder haben Totalisierungsvereinbarungen. Diese sollen verhindern, dass Mitarbeitende in zwei Sozialsysteme gleichzeitig einzahlen. Wenn diese Abkommen ignoriert werden, kann das zu Überzahlungen und Verstoß gegen Vorschriften führen.

Wenn Sie einen Mitarbeitenden in Deutschland einstellen, der remote für Ihr US-basierte Unternehmen arbeitet, können beide Länder Sozialbeiträge fordern. Um das zu vermeiden, sollten Sie die richtige Befreiung im Rahmen ihres Totalisierungsabkommens beantragen. Andernfalls droht Doppelbesteuerung für den Mitarbeitenden und unnötige Kosten für Ihr Unternehmen.

Wie man Totalisierungsabkommen effektiv nutzt:

• Ermitteln Sie, welche Länder Sozialversicherungsabkommen mit Ihrem Heimatland haben.

• Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende die notwendigen Formulare, z.B. die Coverage-Zertifizierung in den USA, einreichen, um ihre Befreiung zu bestätigen.

• Konsultieren Sie Gehaltsabrechnungs- oder Steuexperten, um komplexe Abkommen zu navigieren und Fehler zu vermeiden.

Nichtanpassung an lokale Änderungen

Steuergesetze und Vorschriften ändern sich ständig, insbesondere wenn Regierungen auf den Anstieg des Fernarbeitens reagieren. Das Nicht-auf dem Laufenden Bleiben kann zu Nicht-Konformität führen. Es kann auch dazu führen, dass Fristen verpasst werden oder Abzüge ungenau sind.

Beispielsweise haben viele Länder während der Pandemie ihre Steuerregelungen angepasst, um Remote-Arbeiten zu ermöglichen. Diese Änderungen sind jedoch keine endgültige Regelung und entwickeln sich weiter. Das Versäumen wichtiger Änderungen, wie z.B. einer neuen MwSt.-Regel oder eines aktualisierten Lohnsteuersatzes, kann Ihr Unternehmen finanziell belasten.

So bleiben Sie auf dem neuesten Stand :

• Abonnieren Sie Updates der Steuerbehörden in den Ländern, in denen Sie Mitarbeitende einstellen.

• Investieren Sie in Steuersoftware, die automatisch die neuesten Vorschriften aktualisiert.

• Arbeiten Sie mit lokalen Steuerberatern zusammen, die Ihnen Echtzeit-beratung zu regulatorischen Änderungen geben können.

Alles zusammenfügen

Vermeidung dieser Fehler erfordert eine proaktive Herangehensweise. Sie sollten Mitarbeitende richtig klassifizieren, Sozialversicherungsabkommen nutzen und über lokale Steueränderungen informiert bleiben. Das hilft Ihnen, Ihr Unternehmen vor Compliance-Risiken zu schützen. Ob Sie auf Steuersoftware, Gehaltsabrechnungsexperten oder eine Kombination aus beiden setzen, Wachsamkeit wird langfristig Zeit, Geld und Stress sparen.

Steuersoftware und Compliance-Tools

Moderne Steuersoftware kann die grenzüberschreitende Compliance erheblich vereinfachen. Einige Tools automatisieren Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Einreichungen. Das Vertrauen auf diese Tools kann sicherstellen, dass Ihr Unternehmen konform bleibt.

Wichtige Funktionen, nach denen Sie suchen sollten:

• Unterstützung für Multi-Country-Gehaltsabrechnung.

• Automatische Steueraktualisierungen für lokale Vorschriften.

• Integration mit Buchhaltungssystemen für genaue Berichte.

Die Investition in die richtige Software kann Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Einhaltung von Fristen sichern.

Vorbereitung auf Steuerprüfungen in einem globalen Umfeld

Steuprüfungen sind für international tätige Unternehmen eine Realität. Eine gute Vorbereitung stellt sicher, dass Ihre Abläufe ungestört weiterlaufen.

Schritte zur Vorbereitung:

1. Sorgfältige Dokumentation: Bewahren Sie Verträge, Steueranmeldungen und Gehaltsberichte auf.

2. Überprüfung der lokalen Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass Sie die länderspezifischen Steuergesetze einhalten.

3. Beschäftigung eines globalen Steuerberaters: Experten zur Hand zu haben, hilft, effektiv auf Prüfungsanfragen zu reagieren.

Mit proaktiver Herangehensweise minimieren Sie das Risiko von Strafen oder Unterbrechungen.

Mitarbeitendenklassifikation und steuerliche Auswirkungen

Die korrekte Klassifikation der Mitarbeitenden ist entscheidend für die Steuerkonformität.

Wichtige Unterschiede:

• Vollzeitbeschäftigte haben Anspruch auf Benefits wie bezahlten Urlaub und Steuern werden vom Gehalt einbehalten.

• Auftragnehmer sind selbst für ihre Steuern verantwortlich, benötigen aber einen klaren, begrenzten Arbeitsumfang.

Best Practices:

• Folgen Sie den lokalen Arbeitsgesetzen beim Erstellen von Verträgen.

• Überprüfen Sie regelmäßig die Klassifizierung der Mitarbeitenden, um die Einhaltung sicherzustellen.

Kostenimplikationen der Steuerkonformität

Die Verwaltung der grenzüberschreitenden Steuerkonformität verursacht Kosten, aber das Ignorieren kann wesentlich teurer sein.

• Direkte Kosten: Dazu gehören Anstellung von Steuerberatern, Investitionen in Software und Gebühren für Einreichungen.

• Indirekte Kosten: Nicht-Konformität kann zu Strafen, Zinsen und sogar rechtlichen Schritten führen.

Budgetierung für Compliance sichert langfristige Einsparungen und schützt den Ruf Ihres Unternehmens.

Länderspezifische Steuerkomplexität

Steuersysteme variieren stark zwischen Ländern. Das Verständnis dieser Unterschiede erleichtert eine reibungslose Compliance.

• USA: Arbeitgeber müssen Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern für Mitarbeitende abführen.

• Europäische Union: MwSt.-Regeln und Sozialbeiträge variieren je nach Mitgliedsstaat.

• Indien: Arbeitgeber müssen Steuerquelle (TDS) abziehen und monatlich einreichen.

Die Anpassung Ihrer Lohnabrechnung an den jeweiligen Standort Ihrer Mitarbeitenden sorgt für Einhaltung aller Vorschriften.

Remote-Arbeit und lokale Steuern

Langfristiges remote Arbeiten kann lokale Steuerpflichten für Mitarbeitende und Ihr Unternehmen auslösen. Zum Beispiel kann ein Mitarbeitender, der mehr als 183 Tage in Spanien arbeitet, als steuerresident gelten und lokale Einkommensteuererklärungen verpflichtend sein.

Was zu beachten ist:

• Klare Home-Office-Richtlinien definieren.

• Mitarbeitendenarbeitsorte genau überwachen, um unvorhergesehene Steuerpflichten zu vermeiden.

• Mitarbeitende auf lokale Steuerpflichten schulen.

Übergang zu einem konformen Gehaltsabrechnungssystem

Die Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems sorgt für Steuerkonformität bei grenzüberschreitenden Mitarbeitenden. Es sollte eine Plattform sein, die Steuerberechnungen, Einreichungen und Mitarbeitendenzahlungen in einem System integriert.

Vorteile eines globalen Gehaltsabrechnungssystems:

• Geringere Fehler bei Steuerabzügen.

• Automatische Aktualisierungen bei lokalen Vorschriften.

• Umfassende Berichte für Prüfungen und interne Kontrollen.

Ein gut integriertes System spart Zeit und hält Ihr Unternehmen weltweit konform.

Navigieren in der Steuerkonformität für grenzüberschreitende remote Mitarbeitende

Die Steuerkonformität für grenzüberschreitende remote Mitarbeitende zu managen, erfordert sorgfältige Planung. Noch wichtiger ist eine proaktive Herangehensweise. Sie müssen Risiken durch Betriebsstätten kennen, Doppelbesteuerungsabkommen nutzen und in geeignete Tools investieren. Globale Gehaltsabrechnungsanbieter oder EOR-Anbieter können Ihnen helfen, Konformität sicherzustellen und Ihr Team zu unterstützen.

Bleiben Sie über globale Steuertendenzen informiert, und ziehen Sie bei Bedarf Steuerexperten hinzu. So sichern Sie den Erfolg Ihres Unternehmens in einer zunehmend remote-orientierten Welt.

FAQs

Was sind Risiken durch permanente Betriebsstätte, und wie beeinflussen sie die Steuerkonformität?

Risiken durch permanente Betriebsstätte entstehen, wenn Behörden Ihr Unternehmen als steuerpflichtig in einem anderen Land ansehen. Das löst lokale Steuerpflichten wie Körperschaftsteuer oder MwSt. aus.

Wie helfen Doppelbesteuerungsabkommen, die Belastung für grenzüberschreitende Teams zu verringern?

Sie verhindern doppelte Besteuerung, indem Mitarbeitende Gutschriften oder Befreiungen für im Ausland gezahlte Steuern erhalten. Damit werden sie nicht doppelt auf dasselbe Einkommen besteuert.

Welche Tools können die grenzüberschreitende Steuerkonformität vereinfachen?

Globale Gehaltsabrechnungsplattformen automatisieren Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Einreichungen. Damit ist die Einhaltung der lokalen Vorschriften gesichert.