Wichtige Erkenntnisse

• 1. Steuerkonformität für grenzüberschreitende Mitarbeitende erfordert das Verständnis der lokalen Gesetze. Es umfasst auch Risiken durch feste Niederlassungen und Steuerabkommen.
• 2. Der Einsatz globaler Gehaltsabrechnungssysteme und Steuersoftware trägt dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften zu vereinfachen und Strafen zu vermeiden.
• 3. Proaktive Planung und fachkundige Beratung sind entscheidend, um internationale Steuerpflichten effektiv zu verwalten.

Die Steuerkonformität für remote Mitarbeitende über Grenzen hinweg zu managen, kann eine Herausforderung darstellen. Viele Unternehmen expandieren jedoch global und setzen auf remote-first-Modelle. Wenn Sie wettbewerbsfähig bleiben möchten, ist es ein Muss, wie man global rekrutiert zu lernen und es für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen.

Beim Start in die globale Personalbeschaffung wird das Verständnis komplexer internationaler Steuervorschriften immer wichtiger. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Steuerpraktiken mit den Gesetzen der Länder, in denen Sie einstellen, übereinstimmen. Das hilft, Strafen zu vermeiden und eine produktive Belegschaft aufrechtzuerhalten.

Hier ist eine detaillierte Anleitung, um Ihnen bei der Verständnissicherung und Verwaltung der Steuerkonformität für Ihre grenzüberschreitenden remote Mitarbeitenden zu helfen.

Verständnis der Risiken durch feste Niederlassung

Die Einstellung remote Mitarbeitender in ausländischen Ländern kann Risiken durch "feste Niederlassung" (PE) schaffen. Es bedeutet, dass Ihr Unternehmen aufgrund verschiedener Faktoren im Land als operierend eingestuft werden könnte. Dies löst Steuerpflichten wie Körperschaftsteuer und Mehrwertsteuer (MwSt.) aus. Zum Beispiel: Überlegen Sie, ob eine Ihrer Tätigkeiten Ihrer remote Mitarbeitenden darin besteht, regelmäßig Verträge in Ihrem Auftrag zu verhandeln. Dies könnte eine steuerpflichtige Präsenz in diesem Land begründen.

Wie man PE-Risiken mindert:

• Nutzen Sie Employer of Record (EOR)-Dienstleistungen, um Ihr Unternehmen vor direkten Verpflichtungen zu schützen. Wenn Sie beispielsweise in Kanada einstellen, können Sie von einem dedizierten Employer of Record Kanada-Service profitieren, um Ihr Unternehmen vor direkten Verpflichtungen zu bewahren.

• Sicherstellen, dass Mitarbeitende keine Tätigkeiten ausüben, die eine PE schaffen, wie z.B. Verträge unterschreiben oder lokale Operationen verwalten.

• Regelmäßig mit Steuerexperten Rücksprache halten, um länderspezifische PE-Regeln zu prüfen.

Verpflichtungen bei Quellensteuer und Meldungen

Wenn Sie remote Mitarbeitende bezahlen, müssen Sie in der Regel Steuern einbehalten. In den meisten Ländern sind zudem Berichte an die lokalen Behörden einzureichen. Art und Höhe der Steuern variieren erheblich je nach Land und können von Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträgen bis zu Gehaltssteuern reichen.

Beispielsweise müssen Arbeitgeber in Kanada die bundesstaatliche Einkommenssteuer monatlich abziehen und an den Staat abführen. In Brasilien sind zusätzliche Beiträge für Gesundheitswesen und Renten zu leisten.

So bleiben Sie konform:

• Arbeiten Sie mit globalen Gehaltsabrechnungsanbietern zusammen, die diese Berechnungen und Einreichungen übernehmen.

• Halten Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Zahlungen, Abzüge und Meldungen.

• Verstehen Sie landesspezifische Anforderungen, z.B. ob Steuern quartalsweise oder jährlich abgerechnet werden.

Umgang mit Steuereabkommen

Steuervereinbarungen zwischen Ländern sollen Doppelbesteuerung für Einzelpersonen und Unternehmen verhindern. Diese Abkommen erlauben es Mitarbeitenden, Gutschriften oder Befreiungen in ihrem Heimatland geltend zu machen, falls sie im Ausland Steuern gezahlt haben.

Beispielsweise kann ein in Deutschland tätiger remote Mitarbeitender, der für ein US-Unternehmen arbeitet, von dem US-Deutschland-Steuerabkommen profitieren. Es hilft, eine doppelte Besteuerung des Einkommens zu vermeiden. Das Verständnis dieser Abkommen kann Ihre Compliance-Bforderung erheblich reduzieren.

Tipps zur Nutzung von Steuervereinbarungen:

• Identifizieren Sie die Steuerabkommen zwischen dem Heimat- und dem Tätigkeitsland Ihrer Mitarbeitenden.

• Stellen Sie klare Nachweise der im Ausland gezahlten Steuern bereit, damit Mitarbeitende Gutschriften geltend machen können.

• Ziehen Sie Steuerfachleute hinzu, um zu verstehen, wie spezifische Abkommen auf Ihr Geschäft zutreffen.

Mitarbeitende informieren und unterstützen

Ihre Mitarbeitenden sind möglicherweise noch verunsicherter bezüglich ihrer Steuerpflichten als Sie. Es ist eine häufige Sorge bei vielen, die remote arbeiten möchten. Fragen zu Doppelbesteuerung, Sozialversicherungsbeiträgen oder Steueransässigkeit sind üblich. Als Arbeitgeber ist es wichtig, klare Informationen und Unterstützung zu bieten, um die Einhaltung zu sichern und Vertrauen zu schaffen.

Möglichkeiten, Mitarbeitende zu unterstützen:

• Bieten Sie Schulungen zum Umgang mit grenzüberschreitenden Steuerregeln an.

• Erstatten Sie Kosten für professionelle Steuerberater.

• Stellen Sie detaillierte Gehaltsabrechnungen mit allen Abzügen und Einbehaltungen bereit.

Häufige Fehler, die man vermeiden sollte

Beim Management der Steuern für grenzüberschreitende Teams müssen einige häufige Fehler vermieden werden. Diese können Ihr Unternehmen finanziell belasten oder zu Compliance-Risiken führen. Hier sind drei der häufigsten Fehler und wie man sie effektiv vermeidet.

Fehlklassifikation von Mitarbeitenden

Die falsche Einstufung von Mitarbeitenden als unabhängige Auftragnehmer ist ein verführerischer Umweg. Einige Arbeitgeber nutzen das, um Gehaltssteuern zu umgehen und Leistungen zu vermeiden. Allerdings kann diese Vorgehensweise schwerwiegende Konsequenzen haben, wie Prüfungen, hohe Bußgelder und Reputationsschäden.

In der EU erhalten falsch klassifizierte Mitarbeitende in der Regel rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge, Abfindungen und andere Vorteile. US-Behörden wie die IRS verwenden strenge Kriterien, um zwischen Mitarbeitenden und Auftragnehmern zu unterscheiden. Dabei werden Kontrolle über Arbeitszeiten und die Nutzung von vom Arbeitgeber bereitgestellten Werkzeugen berücksichtigt.

So vermeiden Sie Fehlklassifikationen:

• Verstehen Sie die Beschäftigungsgesetze in den Ländern, in denen Sie tätig sind. Lernen Sie die konkreten Definitionen für unabhängige Auftragnehmer versus Mitarbeitende kennen.

• Erstellen Sie Verträge, die die Arbeitsbeziehung klar definieren. Diese sollten Verantwortlichkeiten, Umfang und Zahlungsbedingungen enthalten.

• Überprüfen Sie regelmäßig die Klassifizierungen, um sicherzustellen, dass sie den sich entwickelnden lokalen Gesetzen entsprechen. Das ist besonders wichtig, wenn sich die Art der Arbeit ändert.

Ignorieren von Sozialversicherungsabkommen

Viele Länder haben Totalisierungvereinbarungen, die verhindern sollen, dass Mitarbeitende in zwei soziale Sicherungssysteme gleichzeitig einzahlen. Das Ignorieren dieser Abkommen kann zu Überzahlungen und Verstößen gegen die Vorschriften führen.

Wenn Sie einen Mitarbeitenden in Deutschland einstellen, der remote für Ihr US-Unternehmen arbeitet, dann könnten beide Länder Sozialbeiträge verlangen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie die entsprechenden Befreiungen im Rahmen der Totalisierungsvereinbarung beantragen. Andernfalls droht Doppelbesteuerung für den Mitarbeitenden sowie unnötige Kosten für Ihr Unternehmen.

So nutzen Sie Totalisierungsabkommen effektiv:

• Identifizieren Sie, welche Länder mit Ihrem Heimatland soziale Abkommen haben.

• Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende die erforderlichen Formulare, wie das Coverage-Zertifikat in den USA, einreichen, um ihre Befreiung zu bestätigen.

• Ziehen Sie Gehaltsabrechnungs- oder Steuerexperten hinzu, um komplexe Abkommen korrekt zu handhaben und Fehler zu vermeiden.

Nichtberücksichtigung lokaler Änderungen

Steuergesetze und Vorschriften ändern sich ständig, vor allem da Regierungen auf den Anstieg des Remote-Arbeitsmarktes reagieren. Nicht auf dem neuesten Stand zu bleiben, kann zu Verstößen führen. Es besteht die Gefahr, Fristversäumnisse bei Meldungen oder ungenauen Einbehaltungen.

Beispielsweise haben viele Länder während der Pandemie ihre Steuerregelungen angepasst, um Remote-Arbeit zu berücksichtigen. Diese Änderungen sind jedoch kein Selbstläufer und entwickeln sich weiter. Das Versäumen wichtiger Änderungen, wie neuer MwSt.-Regeln oder aktualisierter Gehaltssteuersätze, kann Ihr Unternehmen Strafen kosten.

So bleiben Sie vor Ort auf dem Laufenden:

• Abonnieren Sie Updates der Steuerbehörden der Länder, in denen Sie Mitarbeitende beschäftigen.

• Investieren Sie in Steuersoftware, die automatisch mit den neuesten Vorschriften aktualisiert.

• Kooperieren Sie mit lokalen Steuerberatern, die Sie zeitnah über regulatorische Veränderungen informieren können.

Alles zusammenfügen

Das Vermeiden dieser Fehler erfordert proaktives Handeln. Sie sollten Mitarbeitende richtig klassifizieren, Sozialversicherungsabkommen nutzen und stets über lokale Steueränderungen informiert sein. Das schützt Ihr Unternehmen vor Compliance-Risiken. Ob Sie auf Steuersoftware, Steuerexperten oder beides setzen, Wachsamkeit spart langfristig Zeit, Geld und Stress.

Steuersoftware und Compliance-Tools

Moderne Steuersoftware kann die grenzüberschreitende Einhaltung vereinfachen. Einige Tools automatisieren Gehaltsabrechnungen, Steuerabzüge und Meldungen. Der Einsatz solcher Werkzeuge kann Ihnen helfen, die Compliance Ihres Unternehmens sicherzustellen.

Wichtige Funktionen:

• Unterstützung bei multi-country payroll.

• Automatische Steuerupdates für lokale Vorschriften.

• Integration mit Buchhaltungssystemen für eine präzise Berichterstattung.

In die richtige Software zu investieren, spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Sie Fristen einhalten.

Vorbereitung auf Steuerprüfungen in einer globalen Umgebung

Steuerprüfungen sind bei international tätigen Unternehmen unumgänglich. Die Vorbereitung darauf sorgt dafür, dass Ihre Abläufe reibungslos weiterlaufen.

Schritte zur Vorbereitung:

1. Führen Sie umfassende Dokumentationen: Bewahren Sie Verträge, Steuererklärungen und Gehaltsabrechnungen auf.

2. Überprüfen Sie die lokalen Vorschriften: Stellen Sie die Einhaltung der landesspezifischen Steuergesetze sicher.

3. Beauftragen Sie einen globalen Steuerberater: Experten an Ihrer Seite können Ihnen bei der effizienten Beantwortung von Prüfungsfragen helfen.

Proaktive Vorbereitung minimiert das Risiko von Strafen oder Betriebsunterbrechungen.

Mitarbeitendenklassifikation und steuerliche Folgen

Die korrekte Einordnung von Mitarbeitenden ist entscheidend für die Steuerkonformität.

Wesentliche Unterschiede:

• Vollzeitmitarbeitende haben Anspruch auf Leistungen wie bezahlten Urlaub und automatisch einbehaltene Steuern.

• Unabhängige Auftragnehmer sind für ihre Steuern selbst verantwortlich, benötigen aber eine klare, begrenzte Aufgabenbeschreibung.

Beste Praktiken:

• Beachten Sie die lokalen Arbeitsgesetze bei Vertragsgestaltung.

• Überprüfen Sie regelmäßig die Klassifizierungen, um die Einhaltung aktueller Vorschriften sicherzustellen.

Steuerliche Folgekosten der Compliance

Die Verwaltung der grenzüberschreitenden Steuerkonformität verursacht Kosten, aber die Nichtbeachtung ist deutlich teurer.

• Direkte Kosten: Steuerberater, Softwareinvestitionen, Meldgebühren.

• Indirekte Kosten: Bußgelder, Zinsen, rechtliche Schritte bei Verstößen.

Ein Budget für Compliance schafft langfristige Einsparungen und schützt den Ruf Ihres Unternehmens.

Länderspezifische Steuerkomplexität

Steuersysteme variieren stark zwischen Ländern. Das Verständnis dieser Unterschiede erleichtert die Einhaltung der Vorschriften.

• USA: Arbeitgeber müssen Bund, Bundesstaat und Lokalsteuern für Mitarbeitende abführen.

• EU: MwSt.-Regeln und Sozialabgaben unterscheiden sich je nach Mitgliedstaat.

• Indien: Arbeitgeber müssen Quellensteuer (TDS) abziehen und monatlich abführen.

Maßgeschneiderte Gehaltsabrechnungspraktiken entsprechend dem Land, in dem die Mitarbeitenden arbeiten, sichern die Compliance.

Remote-Arbeit und lokale Steuern

Langfristige Remote-Arbeit kann lokale Steuerpflichten für Mitarbeitende und Ihr Unternehmen auslösen. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeitender, der in Spanien mehr als 183 Tage arbeitet, als Steueransässiger gelten und lokale Einkommenssteuererklärungen abgeben müssen.

Was Sie beachten sollten:

• Klare Home-Office-Richtlinien definieren.

• Mitarbeitendenstandorte genau überwachen, um unerwartete Steuerpflichten zu vermeiden.

• Mitarbeitende auf lokale Steuerverpflichtungen hinweisen.

Übergang zu einem konformen Gehalts- /Lohnsystem

Die Implementierung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems sichert die Steuerkonformität für grenzüberschreitende Mitarbeitende. Wählen Sie eine Plattform, die Steuerberechnungen, Meldungen und Mitarbeitendenzahlungen integriert.

Vorteile eines globalen Payroll-Systems:

• Weniger Fehler bei Steuerabzügen.

• Automatische Aktualisierungen bei lokalen Vorschriften.

• Umfassende Berichte für Prüfungen und interne Überprüfungen.

Ein gut integriertes System spart Zeit und hält Ihr Unternehmen weltweit konform.

Steuerkonformität für grenzüberschreitende remote Mitarbeitende navigieren

Der Weg durch die Steuerkonformität für grenzüberschreitende remote Mitarbeitende erfordert sorgfältige Planung. Noch wichtiger ist ein proaktiver Ansatz. Sie sollten Risiken durch feste Niederlassungen verstehen, Steuervereinbarungen nutzen und in geeignete Tools investieren. Global Payroll Anbieter oder EOR-Anbieter können Ihnen helfen, die Compliance sicherzustellen und Ihr Team zu unterstützen.

Bleiben Sie über globale Steuertrends informiert und ziehen Sie bei Bedarf Steuerfachleute hinzu. Das wird Ihrem Unternehmen helfen, in einer zunehmend remote-orientierten Welt erfolgreich zu sein.

FAQs

Was sind Risiken durch feste Niederlassung, und wie beeinflussen sie die Steuerkonformität?

Risiken durch feste Niederlassung entstehen, wenn Behörden Ihren Geschäftsbetrieb in einem anderen Land als steuerpflichtig ansehen. Das führt zu lokalen Steuerpflichten wie Körperschaftsteuer oder MwSt.

Wie können Steuervereinbarungen die Compliance-Belastung für grenzüberschreitende Teams verringern?

Steuervereinbarungen verhindern Doppelbesteuerung, indem sie Mitarbeitenden erlauben, Gutschriften oder Befreiungen für im Ausland gezahlte Steuern zu beantragen. So werden sie nicht zweimal auf dieselbe Einkassung besteuert.

Welche Tools können die grenzüberschreitende Steuerkonformität vereinfachen?

Globale Gehaltsabrechnungsplattformen automatisieren Gehaltszahlungen, Steuerabzüge und Meldungen. Das sorgt für die Einhaltung der lokalen Vorschriften.