Umfassender Leitfaden 2026: Verständigung der britischen Gesetze für remote Einstellung

Remote-Beschaffung im Vereinigten Königreich ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden, bietet Arbeitgebern Zugang zu einem größeren Talentpool und erheblichen Kosteneinsparungen. Allerdings gehen mit diesen Vorteilen auch bestimmte rechtliche Verpflichtungen einher, die Arbeitgeber verstehen und erfüllen müssen. Das Versäumnis, dies zu tun, kann rechtliche Konsequenzen, finanzielle Strafen und Reputationsschäden nach sich ziehen. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten UK-Arbeitsgesetze untersuchen, die Arbeitgeber bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden beachten sollten.

Verständnis der UK-Arbeitsgesetze für Remote-Beschaffung

Wenn es um die Einstellung von remote Mitarbeitenden im Vereinigten Königreich geht, ist es für Arbeitgeber entscheidend, ein solides Verständnis der nationalen Arbeitsgesetze zu haben. Remote-Beschaffung ist in den letzten Jahren zunehmend populär geworden, ermöglicht Unternehmen den Zugriff auf einen globalen Talentpool und bietet flexible Arbeitsmöglichkeiten. Es gibt jedoch mehrere häufig missverstandene UK-Arbeitsgesetze, die speziell bei Remote-Beschaffung gelten. Das Nicht-Verstehen dieser Gesetze kann zu Komplikationen und Herausforderungen für Arbeitgeber führen.

Eines der wichtigsten Arbeitsgesetze, das Arbeitgeber kennen müssen, ist die Unterscheidung zwischen Employee of Record, EOR, und independent contractors.** Diese Differenz hat erhebliche Auswirkungen auf Arbeitsrechte, steuerliche Verpflichtungen und andere gesetzliche Anforderungen. Arbeitgeber müssen auch eine schriftliche Erklärung der Beschäftigungsdetails vorlegen, in der die Bedingungen und Konditionen der Beschäftigung für ihre remote Mitarbeitenden festgelegt sind.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Einhaltung der Vorschriften zu working time und rest break regulations. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre remote Mitarbeitenden nicht mehr als die maximal zulässigen Arbeitsstunden pro Woche arbeiten und dass ihnen angemessene Pausen gewährt werden. Gesundheits- und Sicherheitsverpflichtungen, Datenschutz, Vertraulichkeit sowie steuerliche Konsequenzen sind ebenfalls wesentliche Aspekte, die bei der Engagement von Contractors, Freelancers und Contractor of Record, COR, zu beachten sind.

Die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) hat die remote Beschaffung in Großbritannien tiefgreifend beeinflusst. Arbeitgeber müssen die personenbezogenen Daten ihrer remote Mitarbeitenden gemäß den GDPR-Anforderungen sicher verarbeiten und die Daten schutzzuchtigen. Die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/EEA erfordert ebenfalls ein angemessenes Schutzniveau, was zusätzliche Herausforderungen für Arbeitgeber darstellt.

Um einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf der remote Beschaffung zu gewährleisten, sollten Arbeitgeber bewährte Praktiken befolgen, einschließlich klarer Stellenanzeigen, fairer Interviews, umfassender Arbeitsverträge und der Bereitstellung derselben Vorteile wie auf dem Büro basierende Mitarbeitende. Transparenz, Fairness und Einhaltung der Arbeitsgesetze sollten während des gesamten Einstellungsprozesses Priorität haben.

Während die remote Beschaffung zahlreiche Vorteile bietet, können auch Herausforderungen und potenzielle Streitigkeiten entstehen. Konflikte im Rahmen von Verträgen lassen sich durch klare und umfassende Arbeitsverträge vermeiden, die den UK-Arbeitsgesetzen entsprechen. Ordnungsgemäße Kündigungsverfahren und die Einhaltung der Arbeitsgesetze sind entscheidend, um mögliche Probleme zu bewältigen. Diskriminierung ist ein weiterer bedeutender Punkt bei remote Einstellung, weshalb es Policies und Verfahren zur Verhinderung von Diskriminierung und Belästigung geben sollte.

Wenn Streitigkeiten oder Probleme auftreten, sollten Arbeitgeber zunächst informelle Gespräche und Verhandlungen führen, bevor sie Rechtshilfe oder alternative Konfliktlösungsmethoden in Anspruch nehmen. Rechtliche Unterstützung steht von Fachanwälten für Arbeitsrecht, Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften bereit, insbesondere in komplexeren Fällen.

Durch das Verständnis und die Einhaltung der UK-Arbeitsgesetze können Arbeitgeber Konflikte im Zusammenhang mit der remote Beschaffung effektiv managen und lösen sowie die Vorteile einer produktiven und erfolgreichen Remote-Belegschaft nutzen.

Rechtliche Verpflichtungen bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden im UK

Bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden im Vereinigten Königreich müssen Arbeitgeber ihre rechtlichen Verpflichtungen kennen. Das Verstehen und die Einhaltung der lokalen Gesetze sind entscheidend für einen reibungslosen und rechtskonformen Einstellungsprozess. In diesem Abschnitt werden wir die wichtigsten rechtlichen Verpflichtungen für Arbeitgeber behandeln, die remote Mitarbeitende aus dem UK einstellen möchten.

Steuern

Eine der wichtigsten rechtlichen Verpflichtungen bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden im UK ist die Steuerpflicht. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie die entsprechenden Steuergesetze und -vorschriften einhalten. Das schließt das Abführen und Bezahlen des richtigen Einkommenssteuerbetrages sowie der National Insurance contributions im Namen ihrer Mitarbeitenden ein.

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber sich auch über steuerliche Verpflichtungen in ihrem eigenen Land im Klaren sein. Abhängig von den Steuerregelungen des UK und des Wohnsitzlandes des Arbeitgebers können zusätzliche Steueranforderungen oder Doppelbesteuerungsabkommen relevant sein.

Benefits

Arbeitgeber, die remote Mitarbeitende im UK einstellen, müssen auch die gesetzlich vorgeschriebenen Vorteile bieten. Dazu gehört der Zugang zu einer betrieblichen Altersvorsorge sowie zu weiteren relevanten Leistungen wie Krankenversicherung oder paternity leave.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber sich mit den spezifischen Benefits-Anforderungen im UK vertraut machen und sicherstellen, dass sie ihren remote Mitarbeitenden die entsprechenden Vorteile gewähren. Anderenfalls können rechtliche Konsequenzen und potenzielle finanzielle Strafen drohen.

Arbeitszeit

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Einhaltung der Vorgaben zu working hours. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre remote Mitarbeitenden keine übermäßigen Arbeitszeiten leisten und angemessene Pausen sowie Freistellungen erhalten.

Das UK hat spezifische Regelungen hinsichtlich maximaler Arbeitszeit, Pausen und Urlaubsansprüchen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre remote Mitarbeitenden über diese Vorschriften informiert sind und die erforderliche Zeit für Erholung und Pausen erhalten.

Vertragliche Verpflichtungen

Bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden im UK ist es außerdem notwendig, alle vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen. Das umfasst die Bereitstellung eines schriftlichen Arbeitsvertrages, der die Beschäftigungsbedingungen, Vergütung, Arbeitszeiten und weitere relevante Details regelt.

Zudem müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie alle zusätzlichen vertraglichen Verpflichtungen einhalten, etwa bei Kündigungsfristen oder speziellen Klauseln, die im Arbeitsvertrag festgelegt sind.

Folgen bei Nichterfüllung gesetzlicher Anforderungen

Das Nicht-Erfüllen der gesetzlichen Vorgaben bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden im UK kann schwerwiegende Konsequenzen für Arbeitgeber haben. Das umfasst finanzielle Strafen, rechtliche Konflikte und Reputationsverletzungen.

Bei Nichteinhaltung der steuerlichen Verpflichtungen können Bußgelder und Strafen durch die Steuerbehörden folgen. Ebenso können Verstöße gegen Benefits-Pflichten oder Arbeitszeitregeln rechtliche Schritte und Geldstrafen nach sich ziehen.

Neben den finanziellen und rechtlichen Folgen kann das Nicht-Einhalten der gesetzlichen Vorgaben auch den Ruf des Arbeitgebers schädigen. Dies erschwert die Gewinnung und Bindung von Top-Talenten, da potenzielle Mitarbeitende zögerlich sein könnten, bei einem Arbeitgeber zu arbeiten, der sich nicht an Gesetze hält.

Daher ist es für Arbeitgeber unerlässlich, die rechtlichen Verpflichtungen bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden im UK zu kennen und zu erfüllen. Dazu gehört, stets über Änderungen der Gesetzeslage informiert zu bleiben und bei Bedarf professionelle Beratung einzuholen.

Einfluss der GDPR auf remote Beschaffung im UK

Die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) hat erhebliche Auswirkungen auf verschiedene Geschäftsbereiche, einschließlich der remote Beschaffung im UK. GDPR ist eine Verordnung, die im Mai 2018 in Kraft trat, um die personenbezogenen Daten von Personen innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu schützen. Sie gilt für alle Organisationen, die personenbezogene Daten von EU/EEA-Bewohnern verarbeiten, unabhängig vom Standort der Organisation.

Bei der remote Beschaffung ist die Einhaltung der GDPR besonders wichtig. Remote-Beschaffung umfasst die Sammlung, Verarbeitung und Speicherung persönlicher Daten von Personen, die sich in verschiedenen Ländern befinden können. Organisationen müssen sicherstellen, dass sie personenbezogene Daten gemäß den GDPR-Vorgaben verarbeiten.

Ein zentrales Thema betrifft die Datenverarbeitung. Diese umfasst alle Operationen mit personenbezogenen Daten, wie das Sammeln, Aufzeichnen, Ordnen, Strukturieren, Speichern, Anpassen oder Ändern. Organisationen, die remote hire, müssen eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung haben und transparent sein über die Zwecke der Datenverarbeitung.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer remote Mitarbeitenden ist ebenfalls relevant. Personenbezogene Daten umfassen sämtliche Informationen, die eine Person direkt oder indirekt identifizieren, z. B. Name, Adresse, E-Mail oder IP-Adresse. Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um diese Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen.

Unter GDPR haben remote Mitarbeitende bestimmte Rechte auf Datenschutz. Dazu zählen das Recht auf Auskunft, Zugriff, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung.

Organisationen, die remote hire, müssen sicherstellen, dass sie diese Rechte der remote Mitarbeitenden erfüllen können. Dies kann die Implementierung von Prozessen und Systemen beinhalten, die den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Datenschutzrechte auszuüben, z. B. Zugang zu ihren Daten oder die Möglichkeit, Daten zu ändern oder zu löschen.

Ein weiterer Punkt ist die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/EEA. Dabei ist sicherzustellen, dass in diesen Ländern ein angemessenes Schutzniveau besteht. Dies kann durch Standardvertragsklauseln, das EU-US Privacy Shield oder andere Mechanismen erreicht werden.

Organisationen sollten sich auch der Risiken und Herausforderungen bewusst sein, die mit remote working in Bezug auf GDPR-Compliance verbunden sind. Die Nutzung privater Geräte wie Laptops oder Smartphones erhöht das Risiko unbefugten Datenzugriffs oder Datenlecks, da diese Geräte nicht immer dieselben Sicherheitsstandards wie die IT-Infrastruktur des Unternehmens aufweisen.

Es sind geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, z. B. sichere Netzwerke und Geräte, starke Zugriffskontrollen sowie Schulungen für remote Mitarbeitende zu Datenschutzbest Practices.

Zusammenfassend hat GDPR einen wesentlichen Einfluss auf die remote Beschaffung im UK. Organisationen müssen gewährleisten, dass sie die GDPR-Anforderungen bei Datenverarbeitung, Datenschutz und dem Schutz der Rechte der remote Mitarbeitenden erfüllen. Die Nichteinhaltung kann zu erheblichen Geldstrafen und Reputationsschäden führen, weshalb die Priorisierung der GDPR-Compliance unerlässlich ist.

Best Practices für remote Beschaffung im UK

Im Rahmen der remote Beschaffung im UK gibt es mehrere bewährte Praktiken, die Arbeitgeber befolgen sollten, um einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf zu garantieren. Von Stellenanzeigen über Interviews bis hin zu Vertragsgestaltung, Benefit-Paketen, Jobangeboten und der Einhaltung der Arbeitsgesetze – hier einige Richtlinien:

Stellenanzeigen

Bei der Ausschreibung von remote Stellen im UK ist es wichtig, Anforderungen und Erwartungen klar und genau darzulegen. Dazu gehört, explizit anzugeben, dass die Stelle remote ist, sowie die spezifischen Fähigkeiten oder Qualifikationen, die erforderlich sind. Arbeitgeber sollten außerdem eine detaillierte Stellenbeschreibung sowie die Bedingungen der Beschäftigung klar kommunizieren, inklusive Arbeitszeiten und notwendiger Ausstattung oder Software.

Durchführung von Interviews

Interviews für remote Positionen sollten fair und einheitlich geführt werden. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Kandidaten gleiche Chancen haben und der Prozess transparent ist. Es ist zudem wichtig, die Fähigkeit des Kandidaten zu bewerten, remote zu arbeiten, z. B. Kommunikations- und Zeitmanagementfähigkeiten. Videointerviews sind hier ein hilfreiches Werkzeug, da sie eine persönliche Interaktion ermöglichen und Aufschluss über Professionalität und Eignung für remote Arbeit geben können.

Vertragsgestaltung

Bei der Erstellung von Verträgen für remote Mitarbeitende im UK ist es wesentlich, alle nötigen Bedingungen der Beschäftigung zu enthalten. Das umfasst die Aufgaben, Arbeitszeiten, sowie spezielle Anforderungen für Remote-Arbeit. Es sollten Klauseln zu Datenschutz, Vertraulichkeit sowie geistigem Eigentum aufgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit Fachanwälten ist zu empfehlen, um eine rechtskonforme Gestaltung zu gewährleisten.

Benefit-Pakete

remote Mitarbeitende im UK haben Anspruch auf dieselben Benefits wie ihre Büro-basierenden Kollegen. Dazu gehören Urlaubsentgelt, sick leave und Pensionsbeiträge. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass remote Mitarbeitende über ihre Ansprüche informiert sind und die gleichen Leistungen erhalten wie andere Mitarbeitende. Zusätzlich können Benefits wie Homeoffice-Zuschüsse oder Erstattung von Internet- und Telefonkosten relevant sein.

Jobangebote machen

Beim Angebot an einen remote Mitarbeitenden im UK ist es wichtig, alle notwendigen Informationen schriftlich zu übermitteln. Dazu gehört der Arbeitsvertrag mit Details zu Vergütung, Arbeitszeiten und spezifischen Anforderungen für remote Arbeit. Arbeitgeber sollten außerdem Informationen zu den Policies und Verfahren des Unternehmens sowie etwaigen Schulungen oder Onboardings bereitstellen. Dem Kandidaten sollte ausreichend Zeit zur Prüfung des Angebots eingeräumt werden, um rechtlichen Rat einzuholen.

Einhaltung der Arbeitsgesetze

Während des gesamten remote Beschaffungsprozesses im UK ist es für Arbeitgeber unerlässlich, die Arbeitsgesetze einzuhalten. Das umfasst die Gleichbehandlung aller Kandidaten, die Einhaltung der Datenschutz- und Privatsphärengesetze sowie die Gewährleistung eines sicheren und gesunden Arbeitsumfeldes. Arbeitgeber sollten außerdem die speziellen Vorgaben für Homeoffices kennen, etwa zu Gesundheit und Sicherheit. Es ist wichtig, stets über Gesetzesänderungen informiert zu bleiben und bei Bedarf rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen.

Diese bewährten Praktiken bieten eine allgemeine Orientierung für die remote Beschaffung im UK. Sie können individuell angepasst werden, um den spezifischen Bedürfnissen des Arbeitgebers zu entsprechen. Wesentlich ist die Transparenz, Fairness und rechtskonforme Durchführung während des gesamten Einstellungsprozesses. Durch die Beachtung dieser Richtlinien können Arbeitgeber erfolgreich im britischen Markt für remote Arbeit agieren und ein starkes, produktives Remote-Team aufbauen.

Umgang mit Streitigkeiten und Problemen bei remote Beschaffung

Remote-Beschaffung bietet viele Vorteile, wie Zugang zu einem größeren Talentpool und Kosteneinsparungen. Aber wie jede Beschäftigungsform kann sie auch Herausforderungen und Streitigkeiten mit sich bringen. In diesem Abschnitt erklären wir, wie Konflikte bei der remote Beschaffung unter Einhaltung der UK-Arbeitsgesetze gehandhabt und gelöst werden können.

Vertragsstreitigkeiten

Eines der häufigsten Probleme in der remote Beschaffung sind Streitigkeiten aus Verträgen. Diese entstehen, wenn zwischen Arbeitgeber und remote Mitarbeitendem Uneinigkeiten bezüglich der Bedingungen des Arbeitsvertrags bestehen.

Um Vertragsstreitigkeiten zu vermeiden, ist es essenziell, einen klaren und umfassenden Arbeitsvertrag zu haben. Dieser sollte die Rechte und Pflichten beider Parteien regeln, inklusive der Arbeitszeit, Vergütung und sonstiger relevanter Details. Es ist außerdem wichtig, dass der Vertrag den UK-Arbeitsgesetzen entspricht, z. B. den Mindestlohnvorgaben und gesetzlichen Beschäftigungsrechten.

Falls Streit entstehen, solltest du versuchen, diese durch informelle Gespräche und Verhandlungen zu klären. Falls dies nicht gelingt, ist es ratsam, rechtliche Beratung einzuholen und alternative Streitbeilegungsmethoden wie Mediation oder Schlichtung zu prüfen. Diese Verfahren können Konflikte schneller und kostengünstiger beilegen als Gerichtsverfahren.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Ein weiteres häufig auftretendes Problem ist die termination. Arbeitgeber könnten das Arbeitsverhältnis eines remote Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Gründen beenden, z. B. bei schlechtem Leistungsverhalten oder Fehlverhalten.

Beim Kündigen eines remote Mitarbeitenden ist es wichtig, die korrekten Verfahren einzuhalten und die UK-Gesetze zu befolgen. Das umfasst die ordnungsgemäße Kündigung, Bezahlung aller ausstehenden Löhne und Urlaubsansprüche sowie eine schriftliche Kündigungsbegründung.

Zudem darf die Beendigung nicht diskriminierend oder unfair sein. Dabei ist das Equality Act 2010 zu beachten, das u. a. Alters-, Behinderungs-, Geschlechtsumwandlungs-, Familienstand-, Schwangerschafts-, Rassen-, Religions-, Geschlechts- und sexuellen Orientierungsmerkmale schützt. Arbeitgeber dürfen kein Arbeitsverhältnis aufgrund dieser Merkmale beenden.

Bei Unsicherheit über das Vorgehen empfiehlt es sich, eine rechtliche Beratung einzuholen, um die Einhaltung der UK-Gesetze sicherzustellen.

Diskriminierungsgesetz

Diskriminierung ist ein ernstzunehmendes Thema in jedem Beschäftigungsverhältnis, inklusive der remote Beschaffung. Arbeitgeber müssen gewährleisten, dass sie keine remote Mitarbeitenden aufgrund geschützter Merkmale nach dem Equality Act 2010 diskriminieren.

Es sollten Policies und Verfahren zur Verhinderung von Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz, auch bei Remote-Arbeit, existieren. Diese sollten allen Mitarbeitenden, inklusive remote Mitarbeitenden, kommuniziert werden und klare Hinweise geben, was Diskriminierung ausmacht und wie Vorfälle gemeldet werden können.

Bei Kenntnis von Diskriminierungs- oder Belästigungsfällen ist es wichtig, sofortige Untersuchungen einzuleiten und gegebenenfalls disziplinarisch vorzugehen. Unterstützung der Betroffenen und Maßnahmen zur Verhinderung weiterer Diskriminierung sind ebenfalls essentiell.

Rechtliche Unterstützung

Sollte ein Konflikt oder Problem im Zusammenhang mit remote Beschaffung auftreten, das intern nicht gelöst werden kann, stehen rechtliche Unterstützungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Rechtsberatung bei Fachanwälten für Arbeitsrecht kann Orientierung bieten und bei der Konfliktlösung helfen. Sie können auch vor Gericht, etwa in Arbeitsgerichtsverfahren, vertreten. Des Weiteren lohnt es sich, einer Arbeitgebervereinigung oder Gewerkschaft beizutreten, die rechtliche Hilfen und Beratung anbietet. Solche Organisationen verfügen oftmals über Hotlines und Ressourcen, um Arbeitgeber bei der Bewältigung der Komplexität der remote Beschaffung zu unterstützen.

Insgesamt gilt: Während remote Arbeit viele Vorteile bietet, ist es wichtig, sich der möglichen Herausforderungen bewusst zu sein. Mit klaren Arbeitsverträgen, korrekten Kündigungsverfahren und Policies zur Vermeidung von Diskriminierung können Arbeitgeber Konflikte effektiv managen. Die Inanspruchnahme rechtlicher Unterstützung bei Bedarf erleichtert die Bewältigung etwaiger rechtlicher oder komplexer Probleme bei