Leitfaden 2026: Vorteile bei der Einstellung von Mitarbeitern vs. unabhängigen Auftragnehmern

Zentrale Erkenntnisse:

• 1. Mitarbeiter sind feste Mitglieder eines Teams, die bestimmte Aufgaben gegen Gehalt ausführen. Das Unternehmen ist verantwortlich für die Bezahlung von Löhnen, Steuern und Sozialleistungen. Sie bieten mehr Kontrolle über ihre Arbeitsbelastung und sind auf lange Sicht oft günstiger.
• 2. Um Ihre Mitarbeiter langfristig zu binden, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schulungen, Onboarding sowie Vorteile anbieten.
• 3. Selbstständige Auftragnehmer sind eigenständig tätig und arbeiten auf Vertragsbasis, oft mit Nischen-Expertise. Sie verlangen einen vereinbarten Preis und verwalten ihre Zeit, Ausrüstung und Arbeitsbelastung selbst.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie sich zwischen der Einstellung von Contractors oder Employees entscheiden.

Beide erledigen die Arbeit. Dennoch spielt die Art der Beschäftigung, die Sie bei der Einstellung wählen, eine bedeutende Rolle für die Zukunft.

Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen diskutieren, damit Sie alle Informationen haben. Wir erläutern auch, wann ein Employee besser ist als ein Contractor, und warnen vor möglichen Fallstricken einer falschen Entscheidung.

Was ist ein Employee?

Ein Employee ist eine Person, die ein festes Mitglied Ihres Teams ist, eingestellt wurde, um eine bestimmte Aufgabe für Ihr Unternehmen gegen ein Gehalt auszuführen. Sie sind verantwortlich für die Zahlung ihrer Löhne/Gehälter, das Einbehalten entsprechender Steuern und die Bereitstellung gesetzlicher Sozialleistungen.

Was sind die Vorteile der Einstellung eines Employees?

Die richtigen Personen in Ihrem Team zu haben, kann den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend beeinflussen. In einem guten Arbeitsumfeld verwenden Ihre Mitarbeiter die besten Interessen Ihres Unternehmens im Blick und sind motiviert, ihren Beitrag zum Wachstum zu leisten.

Mit Employees können Sie mehr Kontrolle über ihre täglichen Aufgaben ausüben. Sie können sie anleiten, schulen und bei der Fähigkeitserweiterung unterstützen, damit sie verschiedene Aufgaben übernehmen können.

Employees sind auch auf lange Sicht deutlich günstiger. Relevante Steuern und Sozialleistungen erscheinen zunächst teuer. Allerdings kann das Outsourcing von Aufgaben, die ein Employee erledigen kann, auf lange Sicht kostspielig werden.

Gibt es einen Nachteil bei der Einstellung von Employees?

Einer der Hauptnachteile bei Employees – und oft auch der Hauptgrund, warum Unternehmen stattdessen Independent Contractors beschäftigen – ist das Fehlen von Nischen-Expertise (/blog/benefits-of-hiring-contractors). Während Sie diese Fachkenntnisse leicht verbessern können, wenn die Person Vollzeit beschäftigt ist, benötigen Sie die Expertise möglicherweise schneller, um eine Aufgabe zu erledigen.

Als Arbeitgeber können Sie einem Employee Unternehmenschulungen anbieten, um deren Fachkenntnisse schnell zu verbessern.

Ein weiterer Nachteil ist die Begrenztheit auf lokale Talente. Die Einstellung im Ausland kann schwierig sein, weshalb die Beschäftigung eines Independent Contractor oft einfacher ist. Dies ist jedoch risikoreicher hinsichtlich der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Ein guter Employer of Record kann Ihnen dabei helfen, globale Employees zu rekrutieren und den Prozess einfach sowie rechtlich konform zu gestalten.

Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer (Contractor)?

Ein unabhängiger Auftragnehmer ist selbstständig tätig und arbeitet für andere Unternehmen auf Vertragsbasis. Sie verfügen meist über Nischen-Expertise und werden für die Unterstützung oder Durchführung bestimmter Projekte eingestellt.

Wie der Name schon sagt, sind unabhängige Auftragnehmer nicht von Ihrem Unternehmen abhängig wie Employees. Sie verwalten ihre eigene Zeit, Ausrüstung und Arbeitsbelastung. Sie verlangen einen vereinbarten Preis für ihre Arbeit und regeln ihre Steuern sowie Sozialleistungen selbst.

Die Autonomie eines Contractors kann für Ihr Unternehmen ein Segen oder ein Fluch sein. Sie müssen sie nicht auf die Gehaltsliste setzen, können aber auch nicht auf dasselbe Maß an Engagement wie bei angestellten Mitarbeitern vertrauen. Lassen Sie uns tiefer in dieses Thema eintauchen.

Was sind die Vorteile der Outsourcing-Arbeit an Contractors?

Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen Arbeiten an Contractors auslagern statt sie fest anzustellen, sind die Kosten. Bei einem Contractor zahlen Sie nur für deren Leistungen laut Vertrag. Sie müssen keinen Gehalt zahlen, Steuern berechnen oder verpflichtende Vorteile gewähren.

Die meisten Contractors verfügen über Nischen-Expertise – was auch für das beauftragende Unternehmen vorteilhaft sein kann. Sie können auf deren Erfahrung vertrauen, um beste Ergebnisse zu erzielen, während Sie Aufgaben an Fachkräfte außerhalb Ihres Kernteams outsourcen. Da sie sich auf bestimmte Aufgaben spezialisieren, erzielen Sie schnellere Resultate als mit einem Vollzeitmitarbeiter, und die Betreuung ist weniger aufwendig.

Mit Contractors ist keine langwierige Onboarding- und Offboarding-Prozesse notwendig, da sie nicht alle Geschäftsabläufe kennen müssen. Sie können sie projektbezogen einbinden, und nach Abschluss des Vertrags sind beide Parteien frei von Verpflichtungen.

Was sind die Nachteile?

Die Autonomie der Contractors kann sowohl Vor- als auch Nachteile haben. Diese Art der Zusammenarbeit ist möglicherweise nicht so einfach, wenn Sie einen hands-on-Ansatz im Management pflegen. Beispielsweise müssen Sie und der Contractor im Vorfeld darüber übereinstimmen, wie bestimmte Arbeiten ausgeführt werden sollen.

Sie können nicht erwarten, dass sie immer während des Arbeitstages verfügbar sind oder zusätzliche, außerhalb des Umfangs liegende Aufgaben übernehmen. Sie müssen vorsichtig sein bei Fragen des geistigen Eigentums und anderer rechtlicher Aspekte, denn Contractors behalten im Allgemeinen Eigentum an ihrer Arbeit. Um die Kontrolle über wichtiges geistiges Eigentum zu behalten, müssen Sie Eigentumsrechte durch klare Verträge sichern.

Was ist Mitarbeiter- und Auftragnehmer-Fehlklassifizierung?

Dies ist ein häufiger Fehler, besonders in der "Gig-Ära". Es kann auch passieren, wenn Sie remote oder global arbeiten. Die Grenzen zwischen der Klassifizierung eines Workers als Employee oder Contractor können verschwimmen, da Sie versuchen, Top-Talente weltweit für sich zu gewinnen.

In den USA hat die IRS etwa 20 Parameter, um zu beurteilen, ob ein Worker falsch klassifiziert wurde – viele davon gelten auch für andere Länder. Hier einige zuverlässige Parameter, anhand derer Sie einschätzen können, wie Sie einen Worker in Ihrem Unternehmen klassifizieren sollten:

1. Wie wird die Bezahlung geregelt? Wenn Sie sie erst nach Abschluss des Projekts bezahlen, anstatt monatlich, wöchentlich oder täglich, klassifizieren Sie sie als Contractors.

2. Wer kontrolliert wie, wann und wo? Wenn ein Worker den Richtlinien des Unternehmens oder Ihren Anweisungen folgt, während er die Aufgabe erledigt – haben Sie einen Employee. Ein Contractor folgt einer Reihe bewährter Praktiken für den Auftrag und akzeptiert möglicherweise Ihre Anweisungen oder nicht. Even bei der Arbeitszeit und dem Arbeitsort ist Vorsicht geboten, auch wenn Remote-Arbeit weniger relevant ist als früher. Wenn Sie erwarten, dass sie 9-5 im Büro arbeiten, sollten Sie sie als Employees klassifizieren.

3. Handelt es sich um eine laufende Tätigkeit oder um projektbezogene Arbeit? Projektbezogene Verträge beinhalten meist konkrete Ergebnisse und Deadlines, die die Zahlungen beeinflussen. Wenn Ihre Zusammenarbeit solche Verträge umfasst, sind Sie mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit bei einem Contractor.

Wie Sie sehen, lassen sich die meisten dieser Parameter unterschiedlich interpretieren. Doch eine unabsichtliche Falschklassifizierung Ihrer Employees als Contractors kann schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben. Wahrscheinlich müssen Sie Bußgelder, Strafen zahlen und die normalerweise einbehaltenen Steuern zurückzahlen.

Wenn eine falsch klassifizierte Employee Klage einreicht und die Falschklassifizierung vorsätzlich war, drohen dem Unternehmen strafrechtliche Konsequenzen und Schadenersatz.

Daher ist es ratsam, die Klassifizierung umgehend zu korrigieren, sobald Sie feststellen, dass ein Contractor eigentlich ein Employee sein sollte.

Warum sollte ich einen Independent Contractor in einen Employee umwandeln?

Falschklassifikation ist ein erhebliches Risiko, aber nicht der einzige Grund, Contractors in Employees umzuwandeln.

Wenn Sie mit einem Contractor zufrieden sind und dieser sich als wertvolle Ergänzung für Ihr Unternehmen erweist, ermöglicht die Anstellung als Employee eine stärkere Einbindung in die Zukunft des Unternehmens.

Sie können sich auch stärker auf ihn verlassen. Selbst wenn beide Parteien vereinbaren, die Flexibilität zu behalten, die sie kennen, können Sie Ihren neuen Employee bitten, Aufgaben zu übernehmen, wenn es für Sie günstiger ist. Sie haben außerdem mehr Kontrolle darüber, wie er seine Aufgaben erledigt und welche Aufgaben er im täglichen Geschäft übernimmt.

Als Employee haben sie außerdem Anspruch auf gesetzliche Vorteile. Sie können ihnen zusätzliche Benefits wie Gesundheits- und Rentenpläne anbieten. Diese fördern das Gefühl der Wertschätzung und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Unternehmen verlassen, um bessere Optionen zu suchen. Letztlich kann das auch verhindern, dass Ihre Mitbewerber sie vor Ihnen für eine Festanstellung engagieren.

Wenn Ihr vertrauenswürdiger Contractor Sie um die Umwandlung in einen Employee bittet, zögern Sie nicht. Das zeigt, dass er ein wichtiger Teil Ihres Teams werden möchte oder sich wohler fühlt, wenn ihm bestimmte Benefits gewährt werden, auf die er sonst keinen Anspruch hätte. Auch wenn die Einstellung als Employee anfangs teuer erscheinen mag, ist es langfristig die kostengünstigere Entscheidung.

Employees vs. Independent Contractors – welcher Typ ist der richtige für Sie?

Wie wir gesehen haben, haben beide – Contractors und Employees – Vor- und Nachteile. Die beste Wahl hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Ein Employee ist die bessere Wahl, wenn Sie nach jemandem suchen, der dauerhaft in Ihrem Team arbeitet. Wenn Sie gelegentlich spezifische Expertise außerhalb Ihres Kernteams benötigen, sollten Sie einen Independent Contractor einstellen.

Denken Sie auch langfristig: Diese gelegentlichen Aufgaben könnten im Wachstum Ihres Unternehmens wichtiger oder vorteilhafter werden. Zudem zeigt es dem Contractor, dass Sie sich dauerhaft an die Zusammenarbeit binden möchten und ihm gleichzeitig die Sicherheit bieten, die er verdient.

Als Employee können Sie ihm Benefits anbieten, um die Motivation zu steigern, während Sie gleichzeitig die lokalen Gesetze und Vorschriften einhalten. Mit dem richtigen Employer of Service können Sie ihn fest in Ihr globales Team integrieren und die Komplexität internationaler Contractors vermeiden.

FAQs

Ist ein unabhängiger Contractor selbstständig?

Ja, ein Contractor ist selbstständig. Selbstständige Contractor sind verantwortlich für die Zahlung ihrer eigenen Steuern und Benefits.

Wer ist mein Arbeitgeber, wenn ich ein Contractor bin?

Als Contractor sind Sie Ihr eigener Arbeitgeber. Sie legen Ihre Arbeitszeiten, Ihren Arbeitsort und die Art der zu erbringenden Leistungen fest. Sie sind verantwortlich für die Generierung von Einnahmen und die Zahlung von Selbstständigensteuern und Benefits. Je nach lokaler Gesetzgebung haften Sie auch persönlich für Geschäftsfehler oder Schulden.

Werden Contractors als Arbeitnehmer angesehen?

Es gibt große Unterschiede zwischen Employees und Contractors. Employees erhalten Löhne oder Gehälter, Contractors werden projektbezogen bezahlt. Unternehmen müssen bei Employees die Einhaltung von Vorschriften, Steuerabzug und Benefits sicherstellen. Bei Contractors haben Manager kaum bis keinen Einfluss auf Arbeitszeiten, Arbeitsort und Methodik. Contractors arbeiten oft gleichzeitig für mehrere Kunden.

Sind Arbeitgeber für Contractors haftbar?

Theoretisch haften Unternehmen nicht für Contractors. Allerdings gibt es Ausnahmen, abhängig vom Umfang der Kontrolle, die der Arbeitgeber über die Contractors ausübt.