Die folgenden sind die häufigsten HR-Compliance-Probleme, mit denen Unternehmen weltweit konfrontiert sind:

1. Veränderungen in der Markt-Compliance

Als Wells Fargo & Company 2016 eine Umfrage durchführte, um herauszufinden, ob die Abnahme der globalen Wirtschaft U.S.-Unternehmen bei der Erschließung internationaler Märkte beeinflussen würde, ergab sie, dass 87 % der US-Unternehmen und -Unternehmen immer noch der Meinung sind, dass die Expansion ihrer Geschäfte international notwendig ist, um langfristiges Wachstum zu erreichen.

Zusätzlich stellte die Umfrage fest, dass sechs von zehn Befragten glaubten, dass ihre Unternehmen eine Zunahme ihrer internationalen Geschäftstätigkeiten erwarten, und 54 % blieben zuversichtlich, dass ihre globale Präsenz in den kommenden Monaten wichtiger werden würde. Ebenso gaben 63 % an, dass sie im Jahr 2016 eine langfristige globale Geschäftserweiterungsplanung anstreben. Es lässt sich schließen, dass die Planung für Internationalisierung oder Globalisierung für die meisten US-Unternehmen nach wie vor oberste Priorität hat.

Die globale Geschäftserweiterung ist jedoch kein einfacher Prozess. Jedes Land hat seine eigenen Gesetze und Vorschriften. Als Arbeitgeber müssen Sie darüber informiert sein, wie die Gehaltsabrechnung funktioniert (z.B. Erfüllung der Anforderungen in Beschäftigung, Geschäftsanmeldung, unter anderem). Unternehmen sind verpflichtet, innerhalb von 3 Monaten eine Vielzahl von Dokumenten und anderen Compliance-Anforderungen einzureichen, insbesondere wenn man die Nachfrage der Organisation im Hinblick auf ihre globalen Expansionpläne berücksichtigt. Mit anderen Worten, Compliance erfordert nicht nur Strenge, sondern auch viel Zeitinvestition.

Dies wird noch komplizierter, wenn Änderungen und neue Trends in der internationalen Markt-Compliance auftreten. Ganz zu schweigen davon, dass es länger dauern kann, diese Anforderungen zu erfüllen. Glücklicherweise gibt es Employer of Record (EOR), die Ihnen helfen, Ihr Geschäft auf dem globalen Markt ohne Komplikationen zu erweitern.

Rivermate bietet erstklassige Tools, die es Ihnen ermöglichen, Mitarbeitende überall auf der Welt einzustellen. Rivermate übernimmt die Lohnabrechnung, Compliance und Benefits, sodass Sie sich voll und ganz auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren können. Es bietet die Lösungen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen auf den globalen Markt zu bringen, ohne Ihr Budget zu sprengen.

2. Missmanagement bei der Gehaltsabrechnungs-Compliance

Die Einhaltung der Gehaltsabrechnung ist eines der wichtigsten Spiele beim globalen Geschäftsausbau. Die Regeln, Vorschriften und Gesetze variieren von Land zu Land und ändern sich regelmäßig. Eine falsche Handhabung Ihrer Gehaltsabrechnung ist oft die Hauptursache für hohe Geldstrafen und Strafen. Daher muss Ihre Human Resource Abteilung stets die neuesten Entwicklungen in diesem Bereich im Auge behalten, vor allem weil einige Länder unterschiedliche Vorschriften in verschiedenen Regionen oder Gemeinden haben. Mit anderen Worten: Mehrere Regionen und Gemeinden innerhalb eines Landes können unterschiedliche Gesetze haben. Es ist nicht verwunderlich, wenn HR in diesem Bereich Fehler macht, angesichts seiner Komplexität.

In Ländern wie Chile, Argentinien und Uruguay ist es beispielsweise gesetzlich vorgeschrieben, dass Mitarbeitende ihre Lohnabrechnungen bei Erhalt unterschreiben. Wird dies übersehen, kann eine Klage gegen Ihr Unternehmen wegen Lohnverlust eingereicht werden, was die Finanzen Ihres Unternehmens weiter schädigen würde.

Valerie Bolden-Barrett erwähnte in ihrem Artikel vom 7. Juni 2017, dass mindestens zwei Fehler bei der Gehaltsabrechnung zur Kündigung eines Mitarbeiters führen können. Laut The Workforce Institute bei Ultimate Kronos Group (UKG) sind 49 % der amerikanischen Arbeitnehmer bereit, ihren Job zu kündigen, sobald sie nur zwei Probleme mit ihren Lohnabrechnungen erleben. Das spricht Bände darüber, wie wichtig es ist, die Gehaltsabrechnung korrekt durchzuführen – nicht nur im Hinblick auf die Arbeitsgesetze, sondern auch für die Mitarbeiter.

Es wird dringend empfohlen, dass HR die Prozesse der Gehaltsabrechnung effizient und genau überwacht, um Fehler bei den Gehaltszahlungen zu vermeiden. Arbeitgeber sollten auch effektiv mit ihren Mitarbeitern kommunizieren, sobald unerwartete Fehler auftreten. Dies hilft nicht nur bei der Problemlösung, sondern schafft auch Transparenz und Verantwortungsbewusstsein gegenüber den aktuellen und potenziellen Mitarbeitern und macht das Unternehmen zur “Place to be” für diese.

3. Benefits-Politik

Es gibt verschiedene Ansätze, um Mitarbeitervorteile anzugehen und durchzusetzen. Sie können die offizielle Regierungswebsite des Landes besuchen, in das Sie Ihr Geschäft erweitern möchten, um mehr über gesetzliche Benefits, Anforderungen an die Mitarbeitermotivation und alle weiteren erforderlichen Details zu erfahren. Ihr HR kann auch direkt bei der Kontaktperson anfragen, um umfassendere Informationen zu den Benefits zu erhalten.

Die Planung der Benefits-Politik ist eine hervorragende Gelegenheit, um zu evaluieren und zu prüfen, ob Sie Ihr Budget für Mitarbeitervorteile überschreiten. Zum Beispiel müssen Sie Ihren Mitarbeitern keine private Krankenversicherung mehr bieten, wenn das Bundesland bereits öffentliche Gesundheitsangebote bereitstellt. Für leitende Angestellte im Vereinigten Königreich ist dies jedoch nicht der Fall. Ihre Arbeitsgesetze verlangen, dass leitende Direktoren private Krankenversicherung für ihre Familien erhalten und sogar ein Dienstfahrzeug. Es sind kleine Unterschiede wie diese, bei denen HR seine Detailgenauigkeit unter Beweis stellen muss, um Strafzahlungen zu vermeiden.

Zusätzlich haben berufstätige Eltern in Dänemark Anspruch auf 52 Wochen Elternzeit. Mütter können vor der Geburt vier Wochen Urlaub nehmen, danach weitere 14 Wochen, während Väter während der ersten 14 Wochen nach der Geburt des Kindes zwei Wochen Urlaub erhalten. Es ist keine gute Idee, ein Unternehmen unterbesetzt zu führen, und genau deshalb ist die Personalabteilung eine der wichtigsten Abteilungen, die dazu beiträgt, den Status des Unternehmens zu erhalten. Sie sollten daher wissen, wie sie den Personalbestand bei Ausfall ersetzen können.

Wenn die meisten Mitarbeitenden in Elternzeit sind, wird der Arbeitsfluss erheblich beeinträchtigt. Human Resources sollte lernen, den Unternehmenskalender effizient zu verwalten, Aufgaben auszulagern und Überschneidungen und Übergangs-Teams zu koordinieren.

4. Renten- und Pensionspläne

Eine Studie des Pew Research Center ergab, dass 58 % der Belegschaft entweder aus Baby Boomern oder Gen X besteht, was 2019 zu einem deutlichen Anstieg der Nachfrage nach Renten- und Pensionsplanung führte. Das steht im Gegensatz zu vor einigen Jahrzehnten, als Renten- und Pensionspläne kaum Beachtung fanden. Als die primäre Abteilung im Unternehmen, die für diese Bereiche zuständig ist, muss die Human Resources sowohl auf die Nachfrage der Mitarbeitenden als auch auf die arbeitsrechtlichen Vorschriften hinsichtlich der gesetzlich vorgeschriebenen Renten- und Pensionspläne achten, um die bestmöglichen Leistungen durchzusetzen.

Darüber hinaus müssen bei der globalen Geschäftserweiterung Arbeitgeber die obligatorischen Rentenalter beachten, die von Land zu Land unterschiedlich sind. In einigen Ländern, zum Beispiel, beträgt das obligatorische Rentenalter 60 Jahre, während in anderen eine Altersgrenze von 62 Jahren gilt.

Ein häufiger Fehler von Arbeitgebern ist die falsche Verwendung und der Austausch der Begriffe Renten- und Pensionsplan. Diese beiden Begriffe sind unterschiedlich, und obwohl sie miteinander verbunden sind, ist es für Arbeitgeber wichtig, eine klare Definition für jedes Wort zu haben. Laut Differencebetween ist eine Pension die kontrollierte und konstruierte Geldsumme, die auf dem Gehalt und den Diensten des Mitarbeiters basiert. Sie entspricht der Zeit, in der der Mitarbeiter dem Unternehmen Dienste geleistet hat. Im Gegensatz dazu bezieht sich die Rente auf ein Alter, bei dem der Mitarbeiter entscheidet, nicht mehr Teil der Belegschaft zu sein.

Wenn Sie mehr Mitarbeitende im Ausland einstellen, werden Sie auch mit den Compliance-, Gehaltsabrechnungsprozessen und Arbeitsgesetzen dieser Länder vertraut gemacht, insbesondere mit den Renten- und Pensionsplänen.

Eine internationale Belegschaft kann eine Herausforderung sein und kostet viel Geld. Deshalb ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) die effizienteste Möglichkeit, die Komplexität der globalen Geschäftserweiterung zu erleichtern.

5. Datenschutz und Cyberangriffe

Von Hackern ins Visier genommen zu werden, ist kein unbekanntes Geschäftsrisiko für die weltgrößten Unternehmen. Im Oktober 2013 wurde bei Adobe eine Datenpanne bekannt, bei der 153 Millionen Nutzerkonten betroffen waren. Laut dem Bericht hatten Hacker über 3 Millionen verschlüsselte Kreditkartenaufzeichnungen ihrer Kunden gestohlen. Später an jenem Jahr wurde Adobe mit 1,1 Millionen Dollar an Rechtskosten belastet und einer nicht-offengelegten Summe an betroffene Nutzer, um Schadensersatzansprüche wegen Verstoßes gegen das Customer Records Act beizulegen.

Wenn Cyberangriffe bei Giganten wie Adobe vorkommen, wäre es verrückt zu denken, dass kleine und mittlere Unternehmen gegenüber solchen Problemen unverwundbar sind. Mit technologischen Fortschritten hier und dort sind die Bedrohungen durch Hacking und andere Formen von Cyber-Angriffen mehr denn je sichtbar geworden. Alle Unternehmen sind gefährdet, insbesondere die kleinen Betriebe. Sie, als Geschäftsleitung, müssen sicherstellen, dass alle wichtigen und sensiblen Informationen gespeichert, verschlüsselt und vor Cyberangriffen geschützt sind.

Eine Lösung, die Sie zur Bewältigung dieser Herausforderung umsetzen können, ist die Bereitstellung von Datenschutzleistungen für alle Ihre Mitarbeitenden, die möglicherweise in Ihre Benefits-Politik integriert sind. Es gibt viele Softwarelösungen und Dienste, die Sie nutzen können, um Identitätsdiebstahl und Bedrohungen zu überwachen. Damit schützen Sie nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Ihre gesamte Belegschaft.

Die Bewältigung von HR-Compliance-Herausforderungen ist nicht auf Lohn- und Gehaltsabrechnung, Landesgesetze und Vorschriften beschränkt. Obwohl die Bereitstellung von Zusatzleistungen und Benefits Ihren Mitarbeitenden helfen kann, ihre Dienste zu verbessern und den Anforderungen des heutigen Marktes gerecht zu werden.