HR-Compliance-Herausforderungen und wie man sie überwindet | Aktualisiert im Jahr 2026

Die folgenden sind die häufigsten HR-Compliance-Probleme, mit denen Unternehmen weltweit konfrontiert sind:

1. Änderungen in der Markt-Compliance

Als Wells Fargo & Company 2016 eine Umfrage durchführte, um herauszufinden, ob die Abnahme der globalen Wirtschaft sich auf US-Unternehmen auswirken würde, die in internationale Märkte eintreten, ergab dies, dass 87% der US-Unternehmen und -Unternehmen immer noch der Meinung sind, dass eine internationale Expansion ihrer Geschäfte notwendig ist, um langfristiges Wachstum zu erreichen.

Zusätzlich stellte die Umfrage fest, dass sechs von zehn Befragten glaubten, dass ihre Unternehmen eine Zunahme ihrer internationalen Geschäftstätigkeiten erwarten, und 54% waren weiterhin zuversichtlich, dass die globale Präsenz ihres Unternehmens in den folgenden Monaten wichtiger werden würde. Ebenso gaben 63% an, dass sie in 2016 langfristige globale Expansionspläne anstreben. Daraus lässt sich schließen, dass Planung für Internationalisierung oder Globalisierung nach wie vor die höchste Priorität für die meisten US-Unternehmen hat.

Dennoch ist die globale Geschäftsexpansion kein einfacher Prozess. Jedes Land hat seine eigenen Gesetze und Vorschriften. Als Arbeitgeber*in müssen Sie wissen, wie die Gehaltsabrechnung funktioniert (z.B. Erfüllung der Anforderungen in Beschäftigung, Unternehmensregistrierung, unter vielen anderen). Unternehmen sind verpflichtet, innerhalb von 3 Monaten eine Vielzahl von Dokumenten und anderen Compliance-Anforderungen einzureichen, insbesondere wenn man die Nachfrage der Organisation im Hinblick auf ihre globalen Expansionspläne berücksichtigt. Mit anderen Worten, Compliance erfordert nicht nur Strenge, sondern auch erheblichen Zeiteinsatz.

Das wird noch komplizierter, wenn sich die Änderungen und neuen Trends in der internationalen Markt-Compliance vollziehen. Ganz zu schweigen vom längeren Zeitaufwand, um die genannten Anforderungen zu erfüllen. Glücklicherweise gibt es Employer of Record (EOR), die Ihnen helfen, Ihr Geschäft auf dem globalen Markt ohne Komplikationen zu erweitern.

Rivermate bietet erstklassige Tools, mit denen Sie Mitarbeiter überall auf der Welt einstellen können. Rivermate kümmert sich um Gehaltsabrechnung, Compliance und Benefits, sodass Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren können. Es bietet die Lösungen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen ohne große Kosten auf den globalen Markt zu bringen.

2. Fehlmanagement der Payroll-Compliance

Payroll-Compliance ist eines der wichtigsten Spiele beim globalen Geschäftsausbau. Die Regeln, Vorschriften und Gesetze variieren von Land zu Land und ändern sich regelmäßig. Eine Fehlverwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung ist oft die Ursache für hohe Bußgelder und Strafen. Daher muss Ihre Personalabteilung die Entwicklungen in diesem Bereich genau verfolgen, insbesondere weil es auch Länder gibt, die unterschiedliche Vorschriften in verschiedenen Regionen oder Gemeinden umsetzen. Mit anderen Worten können innerhalb eines Landes mehrere Regionen und Gemeinden unterschiedliche Gesetze haben. Es wäre keine Überraschung, wenn die HR-Abteilung Fehler in diesem Bereich macht, angesichts seiner Komplexität.

In Ländern wie Chile, Argentinien und Uruguay ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Mitarbeitende ihre Lohnabrechnungen bei Empfang unterschreiben. Wird dies übersehen, kann gegen Ihr Unternehmen ein Gerichtsurteil wegen unbezahlter Löhne eingereicht werden, was die Finanzen des Unternehmens weiter schädigen kann.

Valerie Bolden-Barrett erwähnte in ihrem Artikel vom 7. Juni 2017, dass mindestens zwei Fehler bei der Gehaltsabrechnung zur Kündigung eines Mitarbeiters führen können. Laut dem Workforce Institute bei Ultimate Kronos Group (UKG) sind 49% der amerikanischen Arbeitnehmer bereit, ihre Stelle zu kündigen, sobald sie nur zwei Probleme mit ihren Gehaltsabrechnungen erleben. Das spricht Bände darüber, wie wichtig es ist, die Payroll-Compliance richtig umzusetzen – nicht nur im Sinne der Arbeitsgesetze, sondern auch für die Mitarbeitenden.

Es wird dringend empfohlen, dass HR-Mitarbeitende Maßnahmen ergreifen, um ihre Gehaltsabrechnungsprozesse effizient und genau zu überwachen, um Fehler bei den Gehaltschecks der Mitarbeitenden zu vermeiden. Arbeitgeber sollten auch effektiv mit ihren Mitarbeitenden kommunizieren, sobald unvorhergesehene Fehler auftreten. Dies hilft nicht nur den Arbeitgebern, Probleme im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu lösen, sondern zeigt auch Transparenz und Verantwortlichkeit gegenüber aktuellen und potenziellen Mitarbeitenden, wodurch das Unternehmen zum "Place to be" für diese Mitarbeitenden wird.

3. Benefits-Richtlinien

Es gibt verschiedene Ansätze bei der Gestaltung und Durchsetzung von Mitarbeitervorteilen. Sie können die offizielle Regierungswebseite des Landes besuchen, in das Sie expandieren möchten, um mehr über deren gesetzliche Benefits, Anforderungen zur Mitarbeitendenzufriedenheit und alle weiteren notwendigen Details zu erfahren. Ihre HR kann auch direkt mit der Kontaktperson sprechen, um umfassendere Informationen zu Benefits zu erhalten.

Die Planung der Benefits-Richtlinien bietet eine großartige Gelegenheit, zu evaluieren und zu beurteilen, ob Sie Ihr Budget bei Mitarbeitervorteilen überziehen. Zum Beispiel müssen Sie Ihren Mitarbeitenden keine private Krankenversicherung mehr anbieten, wenn der Staat bereits öffentliche Gesundheitsangebote bereitstellt. Für leitende Mitarbeitende im Vereinigten Königreich ist die Situation jedoch eine andere. Das Arbeitsrecht garantiert, dass leitende Direktor*innen private Krankenversicherung für ihre Familien erhalten und sogar ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird. Es sind solche kleinen Unterschiede, bei denen HR sein akribisches Auge einsetzen muss, damit keine Strafen gegen das Unternehmen verhängt werden.

Darüber hinaus haben arbeitende Eltern in Dänemark Anspruch auf 52 Wochen Elternurlaub. Mütter können vier Wochen vor der Geburt Urlaub nehmen, sowie weitere 14 Wochen danach, während Väter zwei Wochen Urlaub in den ersten 14 Wochen nach der Geburt erhalten. Es ist keine gute Situation für ein Unternehmen, personell unterbesetzt zu sein, und genau deshalb ist die HR-Abteilung eine der wichtigsten Abteilungen, die die Stellung des Unternehmens sichern. Sie muss also wissen, wie der Personalverlust ausgeglichen werden kann.

Wenn die meisten Mitarbeitenden Elternzeit nehmen, wirkt sich das stark auf den Arbeitsfluss aus. Human Resources sollte lernen, den Firmenkalender effizient zu verwalten, Aufgaben auszulagern und Überlappungen sowie Übergangsteams zu managen.

4. Altersvorsorge- und Rentenpläne

Eine Studie des Pew Research Center ergab, dass 58% der Belegschaft entweder der Babyboomer-Generation oder der Generation X angehören, was ein bedeutender Grund für die gestiegene Nachfrage nach Altersvorsorge- und Rentenplänen im Jahr 2019 war. Dies steht im Gegensatz zu vor einigen Jahrzehnten, als Altersvorsorge- und Rentenpläne kaum Beachtung fanden. Als primäre Abteilung im Unternehmen, die für diese Aspekte verantwortlich ist, muss Human Resources sowohl die Mitarbeitenden-Nachfrage als auch die Arbeitsgesetze zu den gesetzlichen Anforderungen an Altersvorsorge- und Rentenpläne im Blick haben, um die bestmöglichen Pläne durchzusetzen.

Außerdem müssen Arbeitgeber*innen bei der globalen Geschäftsexpansion auch die landestypischen, verpflichtenden Rentenaltersregelungen beachten, die von Land zu Land unterschiedlich sind. In einigen Ländern beträgt das verpflichtende Rentenalter beispielsweise 60 Jahre, während in anderen ein Renteneintritt mit 62 Jahren Pflicht ist.

Ein häufiger Fehler von Arbeitgebern ist die falsche Verwendung und das Vertauschen der Begriffe Rentenversicherung und Altersvorsorge. Diese Begriffe sind unterschiedlich, und obwohl sie miteinander verbunden sind, ist es für Arbeitgeber*innen wichtig, eine klare Definition jedes Wortes zu haben. Laut Differencebetween ist die Rente die kontrollierte und aufgebaute Summe Geld, basierend auf dem Gehalt und den Diensten des Mitarbeitenden. Sie entspricht der Zeit, in der ein Mitarbeitender dem Unternehmen Dienste geleistet hat. Im Gegensatz dazu bezieht sich der Begriff Retirement auf ein Alter, in dem der Mitarbeitende entscheidet, nicht mehr Teil der Belegschaft zu sein.

Wenn Sie mehr Mitarbeitende im Ausland einstellen, werden Sie auch mit den Compliance-, Payroll-Prozessen und Arbeitsgesetzen vertraut gemacht, die diese Länder umsetzen, einschließlich und insbesondere der Altersvorsorge- und Rentenpläne.

Eine internationale Belegschaft kann herausfordernd sein und kostet Sie viel Geld. Deshalb ist die Nutzung eines Employer of Record (EOR) oft die effektivste Methode, um die Komplexität der globalen Geschäftsexpansion zu vereinfachen.

5. Datenschutz und Cyberangriffe

Von Hackern ins Visier genommen zu werden, ist kein unbekanntes Geschäft für die größten Unternehmen der Welt. Im Oktober 2013 führte eine Datenpanne bei Adobe zu 153 Millionen betroffenen Nutzerkonten. [Laut dem Bericht] haben Hacker über 3 Millionen verschlüsselte Kreditkartendaten ihrer Kunden gestohlen. Später an diesem Jahr wurde Adobe mit 1,1 Millionen Dollar an Rechtshonoraren belastet und eine nicht offengelegte Summe an betroffene Nutzer gezahlt, um ihre Ansprüche wegen Verstoßes gegen das Customer Records Act zu begleichen.

Wenn Cyberangriffe bei Giganten wie Adobe passieren können, ist es kaum vorstellbar, dass kleine und mittlere Unternehmen gegen diese Probleme immun sind. Mit technologischen Fortschritten hier und da sind die Bedrohungen durch Hacking und andere Formen von Cyberangriffen so präsent wie nie zuvor. Alle Unternehmen sind gefährdet, insbesondere die kleinen Betriebe. Als Führungskraft eines Unternehmens müssen Sie sicherstellen, dass alle wichtigen und sensiblen Informationen gespeichert, verschlüsselt und vor Cyberattacken geschützt werden.

Eine Lösung, die Sie zur Bewältigung dieser Herausforderung implementieren können, ist die Bereitstellung von Datenschutzleistungen für alle Ihre Mitarbeitenden, die in Ihre Benefits-Policy integriert werden können. Es gibt viele Software und Dienste, die Sie nutzen können, um Identitätsdiebstahl und Bedrohungen zu überwachen. Damit schützen Sie nicht nur Ihre Kundschaft, sondern auch Ihre gesamte Belegschaft.

Die Bewältigung von HR-Compliance-Herausforderungen ist nicht nur auf Gehaltsabrechnung, Landesgesetze und Vorschriften beschränkt. Dennoch kann das Anbieten von Benefits und Vergünstigungen Ihren Mitarbeitenden dabei helfen, ihre Leistungen zu verbessern und die Anforderungen des heutigen Marktes zu erfüllen.