Die folgenden sind die häufigsten HR-Compliance-Probleme, mit denen Unternehmen weltweit konfrontiert sind:
1. Verschiebungen in der Markt-Compliance
Als Wells Fargo & Company im Jahr 2016 eine
survey durchführte, um herauszufinden, ob die
Abnahme der globalen Wirtschaft US-Unternehmen beeinflussen würde, die sich auf
internationale Märkte ausrichten, ergab es, dass 87% der US-Unternehmen und Unternehmen
immer noch der Meinung sind, dass die Expansion ihrer Geschäfte international notwendig ist, um
langfristiges Wachstum zu erreichen.
Zusätzlich stellte die Umfrage fest, dass sechs von zehn Befragten glaubten, dass
ihre Unternehmen erwarten, ihre internationalen Geschäftsaktivitäten zu steigern, und 54% blieben zuversichtlich, dass die globale
Präsenz ihres Unternehmens in den kommenden Monaten wichtiger werden wird. Ebenso gaben 63%
an, dass sie für 2016 eine langfristige globale Geschäftsausweitung planen. Es lässt sich schließen, dass die Planung
der Internationalisierung oder Globalisierung für die meisten US-Unternehmen nach wie vor höchste Priorität hat.
Allerdings ist die globale Geschäftserweiterung kein einfacher Prozess. Jedes Land hat
seine eigenen Gesetze und Vorschriften. Als Arbeitgeber müssen Sie wissen, wie
die Gehaltsabrechnung funktioniert (z.B. Erfüllung der Anforderungen in Beschäftigung, Geschäftsregistrierung, unter vielen anderen). Unternehmen sind verpflichtet, eine Vielzahl
von Dokumenten und anderen Compliance-Anforderungen innerhalb von 3 Monaten einzureichen,
insbesondere wenn man die Anforderungen der Organisation im Hinblick auf ihre globale
Expansionspläne berücksichtigt. Mit anderen Worten, Compliance erfordert nicht nur Strenge,
sondern auch erheblichen Zeitaufwand.
Dies wird noch komplizierter, wenn Verschiebungen und neue Trends in
der internationalen Markt-Compliance auftreten. Ganz zu schweigen von der längeren Zeit, die
zur Erfüllung dieser Anforderungen benötigt wird. Glücklicherweise gibt es Employer of Record (EOR), die Ihnen helfen, Ihr Geschäft auf dem globalen Markt
ohne Komplikationen zu erweitern.
Rivermate bietet erstklassige Tools, mit denen
Sie Mitarbeiter überall auf der Welt einstellen können.
Rivermate kümmert sich um Gehaltsabrechnung,
Compliance und Benefits, sodass Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres
Geschäfts konzentrieren können. Es bietet die Lösungen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen auf den
globalen Markt zu bringen, ohne Ihr Budget zu sprengen.
2. Missmanagement der Payroll-Compliance
Payroll-Compliance ist eines der wichtigsten Spiele bei der globalen Geschäftserweiterung. Die Regeln, Vorschriften und Gesetze variieren von Land zu Land
und ändern sich regelmäßig. Eine falsche Handhabung Ihrer Gehaltsabrechnung ist oft die Hauptursache für
hohe Bußgelder und Strafen. Daher muss Ihre Human Resource Abteilung
besonders auf Updates in diesem Bereich achten, zumal es auch Länder gibt, die unterschiedliche Vorschriften in verschiedenen Regionen oder Gemeinden umsetzen. Mit anderen Worten, mehrere Regionen und Gemeinden
innerhalb eines Landes können unterschiedliche Gesetze haben. Es wäre keine Überraschung, wenn HR
Fehler in diesem speziellen Bereich macht, angesichts seiner Komplexität.
In einigen Ländern wie Chile, Argentinien und Uruguay verlangen die Gesetze,
dass Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen bei Erhalt unterschreiben. Wird dies übersehen, kann eine
Klage gegen Ihr Unternehmen wegen ausstehender Löhne eingereicht werden, was die Finanzen
Ihres Unternehmens weiter schädigen könnte.
Valerie Bolden-Barrett erwähnte in ihrem
Artikel vom 7. Juni 2017, dass mindestens zwei
Fehler in der Gehaltsabrechnung zur Kündigung eines Mitarbeiters führen könnten. Laut dem
Workforce Institute bei Ultimate Kronos Group (UKG) sind 49% der amerikanischen Arbeitnehmer bereit,
ihren Job zu kündigen, sobald sie nur zwei Probleme mit ihren Gehaltsabrechnungen erleben. Das spricht Bände darüber, wie wichtig es für HR ist,
die Payroll-Compliance richtig umzusetzen – nicht nur im Hinblick auf die Arbeitsgesetze, sondern auch für die Mitarbeiter.
Es wird dringend empfohlen, dass HR Maßnahmen ergreift, um ihre Gehaltsabrechnungsprozesse effizient und genau zu überwachen,
um Fehler in den Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter zu vermeiden. Arbeitgeber sollten auch effektiv mit ihren
Mitarbeitern kommunizieren, sobald unvorhergesehene Fehler auftreten. Dies hilft nicht nur, Probleme im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu lösen,
sondern zeigt auch Transparenz und Verantwortlichkeit gegenüber aktuellen und potenziellen Mitarbeitern, was das Unternehmen zum „Ort der Wahl“ für diese Mitarbeiter macht.
3. Benefits-Politik
Es gibt verschiedene Ansätze, um Mitarbeiterbenefits zu gestalten und durchzusetzen. Sie können
die offizielle Regierungswebsite des Landes besuchen, in das Sie expandieren möchten, um mehr über deren gesetzliche Benefits, Anforderungen an die Mitarbeitermotivation und alle anderen notwendigen Details zu erfahren. Ihr HR kann auch
direkt den Kontaktperson anrufen, um umfassendere Informationen zu Benefits zu erhalten.
Die Planung einer Benefits-Politik ist eine großartige Gelegenheit, um zu evaluieren und
zu beurteilen, ob Sie Ihr Budget für Mitarbeiterbenefits überschreiten.
Zum Beispiel müssen Sie Ihren Mitarbeitern keine private Krankenversicherung mehr anbieten, wenn das Bundesland bereits öffentliche Gesundheitsangebote bereitstellt.
Für leitende Mitarbeiter im Vereinigten Königreich ist die Situation jedoch anders.
Ihre Arbeitsgesetze verlangen, dass leitende Direktoren private Gesundheitsversorgung für ihre Familien erhalten und sogar ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird. Es sind kleine Unterschiede wie diese, bei denen HR seine akribische Seite entfalten muss, damit keine Strafen gegen das Unternehmen verhängt werden.
Zusätzlich haben arbeitende Eltern in Dänemark Anspruch auf 52 Wochen Elternzeit. Mütter können vier Wochen vor der Geburt freinehmen, dann weitere 14 Wochen danach, während Väter während der ersten 14 Wochen nach der Geburt eines Kindes zwei Wochen Urlaub erhalten. Es ist für ein Unternehmen nicht gut, unterbesetzt zu sein,
und genau deshalb ist die HR-Abteilung eine der wichtigsten Abteilungen, die dazu beiträgt, die Position des Unternehmens zu sichern. Sie sollten daher wissen, wie man den Verlust an Arbeitskräften ausgleicht.
Wenn die meisten Mitarbeiter in Elternzeit sind, wird der Arbeitsfluss erheblich beeinträchtigt. Human Resources sollte lernen, den Firmenkalender effizient zu verwalten, Aufgaben auszulagern und Überlappungen sowie Übergangsteams zu koordinieren.
4. Renten- und Pensionspläne
Eine Studie des Pew Research Center ergab, dass 58%
der Belegschaft aus Baby Boomern oder Gen X besteht, was ein bedeutender Grund für die steigende Nachfrage nach Renten- und Pensionsplanung im Jahr 2019 war. Dies steht im Gegensatz zu einigen Jahrzehnten zuvor, als Renten- und Pensionspläne nicht ausreichend Beachtung fanden. Als die primäre Abteilung im Unternehmen, die für diese Bereiche verantwortlich ist, muss die Human Resources daher sowohl die Nachfrage der Mitarbeiter als auch die arbeitsrechtlichen Vorgaben bezüglich der gesetzlichen Anforderungen an Renten- und Pensionspläne im Blick haben, um die vorteilhaftesten Pläne durchzusetzen.
Darüber hinaus müssen bei der globalen Geschäftserweiterung Arbeitgeber auch die obligatorischen Rentenalter berücksichtigen, die von Land zu Land unterschiedlich sind.
In einigen Ländern, zum Beispiel, liegt das obligatorische Rentenalter bei 60 Jahren, während andere eine Altersgrenze von 62 Jahren vorschreiben.
Ein häufiger Fehler von Arbeitgebern ist die falsche Verwendung und der Austausch der Begriffe
Rente und Pension. Diese beiden Begriffe sind unterschiedlich, und obwohl sie miteinander verbunden sind, ist es für Arbeitgeber entscheidend, eine klare Definition jedes Wortes zu haben. Laut
Differencebetween ist die Pension die kontrollierte und berechnete Summe Geld, basierend auf dem Gehalt und den Diensten des Mitarbeiters. Sie entspricht der Zeit, die ein Mitarbeiter für das Unternehmen geleistet hat. Im Gegensatz dazu bezieht sich der Begriff Rente auf ein Alter, in dem der Mitarbeiter entscheidet, die Arbeitskraft zu beenden.
Wenn Sie mehr Mitarbeiter im Ausland einstellen, werden Sie auch mit den
Compliance-, Gehaltsabrechnungsprozessen und Arbeitsgesetzen dieser Länder vertraut gemacht,
einschließlich und insbesondere der Renten- und Pensionspläne.
Eine internationale Belegschaft kann herausfordernd sein und kostet Sie viel Geld. Daher kann die Nutzung eines Employer of Record (EOR) die effektivste Methode sein, um die Komplexität der globalen Geschäftserweiterung zu erleichtern.
5. Datenschutz und Cyberangriffe
Von Hackern angegriffen zu werden, ist kein unbekanntes Geschäft für die größten Unternehmen der Welt. Im Oktober 2013 wurde bei Adobe ein Datenleck bekannt, das 153 Millionen Nutzerkonten betraf. Laut Bericht haben Hacker über 3 Millionen verschlüsselte Kreditkartenaufzeichnungen ihrer Kunden gestohlen. Später in diesem Jahr wurden Adobe 1,1 Millionen Dollar an Rechtskosten und eine nicht offengelegte Summe an betroffene Nutzer gezahlt, um ihre Ansprüche wegen Verstoßes gegen das Customer Records Act zu begleichen.
Wenn Cyberangriffe bei Giganten wie Adobe passieren können, wäre es verrückt zu denken, dass kleine und mittlere Unternehmen gegen diese Probleme immun sind.
Mit technologischen Fortschritten hier und da sind die Bedrohungen durch Hacking und andere Formen von Cyberangriffen mehr denn je sichtbar geworden. Alle Unternehmen sind gefährdet, insbesondere kleine Unternehmen. Sie, als Unternehmensleitung, müssen sicherstellen, dass alle wichtigen und sensiblen Informationen gespeichert, verschlüsselt und vor Cyberangriffen geschützt sind.
Eine Lösung, die Sie umsetzen können, um diese Herausforderung zu meistern, ist die Bereitstellung von Datenschutzbenefits für alle Ihre Mitarbeiter, die in Ihre Benefits-Politik integriert werden können. Es gibt viele Software- und Serviceangebote, mit denen Sie Identitätsdiebstahl und Bedrohungen überwachen können. Damit schützen Sie nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Ihre gesamte Belegschaft.
Die Bewältigung von HR-Compliance-Herausforderungen beschränkt sich nicht nur auf Gehaltsabrechnung, Landesgesetze und Vorschriften. Obwohl die Bereitstellung von Benefit-Plänen und Vergünstigungen Ihren Mitarbeitern helfen kann, ihre Leistungen zu verbessern und die Anforderungen des heutigen Marktes zu erfüllen.
