Die folgenden sind die häufigsten HR-Compliance-Probleme, mit denen Unternehmen weltweit konfrontiert sind:
1. Verschiebungen in der Mark-Compliance
Als Wells Fargo & Company 2016 eine
Umfrage durchführte, um herauszufinden, ob der Rückgang der globalen Wirtschaft die
US-Unternehmen bei der Expansion in internationale Märkte beeinflusst, zeigte sie,
dass 87 % der US-Unternehmen und -Unternehmen immer noch der Meinung sind,
dass eine internationale Expansion notwendig ist, um langfristiges Wachstum zu
erzielen.
Zusätzlich ergab die Umfrage, dass sechs von zehn Befragten glauben, dass
ihre Unternehmen mit einer Zunahme ihrer internationalen
Geschäftstätigkeiten rechnen, und 54 % blieben zuversichtlich, dass die
globale Präsenz ihres Unternehmens in den kommenden Monaten wichtiger werden
wird. Ebenso gaben 63 % an, dass sie mit einer langfristigen globalen
Geschäftsexpansionsplanung im Jahr 2016 rechnen. Es lässt sich schlussfolgern,
dass die Planung zur Internationalisierung oder Globalisierung für die meisten US-Unternehmen die höchste Priorität behält.
Allerdings ist die globale Geschäftserweiterung kein einfacher Prozess. Jedes Land hat
seine eigenen Gesetze und Vorschriften. Als Arbeitgeber müssen Sie sich
damit auskennen, wie die Gehaltsabrechnung funktioniert (z.B. Erfüllung
der Anforderungen in Beschäftigung, Geschäftsanmeldung und viele mehr). Unternehmen sind verpflichtet,
eine Vielzahl von Dokumenten und anderen Compliance-Anforderungen innerhalb
eines Zeitraums von 3 Monaten einzureichen, insbesondere wenn man die Anforderungen der Organisation im Hinblick auf ihre
globale Expansionspläne berücksichtigt. Mit anderen Worten, Compliance erfordert
nicht nur Strenge, sondern auch einen erheblichen Zeitaufwand.
Dies wird noch komplizierter, wenn sich die Verschiebungen und neuen Trends in
der internationalen Markt-Compliance ergeben. Ganz zu schweigen davon,
dass die Erfüllung der genannten Anforderungen mehr Zeit in Anspruch nimmt. Glücklicherweise gibt es Employer of Record (EOR),
die Ihnen beim Ausbau Ihres Geschäfts auf dem Weltmarkt helfen, ohne
Komplikationen.
Rivermate bietet erstklassige Tools, die es Ihnen ermöglichen, Mitarbeiter überall auf der Welt einzustellen.
Rivermate kümmert sich um Gehaltsabrechnung, Compliance und Benefits,
damit Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Es bietet die Lösungen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen in den
Weltmarkt einzuführen, ohne dass Ihr Budget strapaziert wird.
2. Missmanagement bei der Gehaltsabrechnungs-Compliance
Die Gehaltsabrechnungs-Compliance ist eines der wichtigsten Spiele beim
globalen Geschäftsaufbau. Die Regeln, Vorschriften und Gesetze variieren von
Land zu Land und ändern sich regelmäßig. Eine falsche Handhabung Ihrer
Gehaltsabrechnung ist oft die Hauptursache für hohe Geldstrafen
und Bußgelder. Daher muss Ihre Human Resources Abteilung genau auf
Aktualisierungen in diesem Bereich achten, insbesondere da es auch Länder gibt,
die unterschiedliche Vorschriften von einer Region oder Gemeinde zur
anderen umsetzen. Mit anderen Worten, mehrere Regionen und Gemeinden innerhalb eines Landes können unterschiedliche Gesetze haben.
Es ist keine Überraschung, wenn HR in diesem speziellen Bereich
Fehler macht, angesichts seiner Komplexität.
In Ländern wie Chile, Argentinien und Uruguay fordern die Gesetze,
dass Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnungen bei Erhalt unterschreiben. Wird dies
übersehen, könnte gegen Ihr Unternehmen Klage wegen ausstehender Löhne erhoben
werden, was die Finanzen des Unternehmens weiter schädigt.
Valerie Bolden-Barrett erwähnte in ihrem
Artikel vom 7. Juni 2017, dass mindestens zwei
Fehler bei der Gehaltsabrechnung zum Rücktritt eines Mitarbeiters führen können.
Laut The Workforce Institute bei Ultimate Kronos Group (UKG)
sind 49 % der amerikanischen Arbeiter bereit, ihre Positionen zu kündigen, sobald sie
nur zwei Probleme mit ihren Gehaltsabrechnungen erleben. Dies zeigt, wie wichtig es für HR ist,
die Gehaltsabrechnung korrekt durchzuführen, nicht nur im Sinne der
Arbeitsgesetze, sondern auch aus Sicht der Mitarbeitenden.
Es wird dringend empfohlen, dass HR Maßnahmen ergreift, um ihre
Gehaltsprozess effizient und genau zu überwachen, um sicherzustellen, dass keine Fehler in
den Gehältern der Mitarbeitenden auftreten. Arbeitgeber sollten auch
effektiv mit ihren Mitarbeitenden kommunizieren, sobald unvorhergesehene Fehler auftreten. Dies hilft
nicht nur, Probleme im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu lösen, sondern zeigt auch Transparenz und Verantwortlichkeit
gegenüber aktuellen und potenziellen Mitarbeitenden, wodurch das Unternehmen zu einem "Ort zum Arbeiten" für diese Mitarbeitenden wird.
3. Benefits-Politik
Es gibt verschiedene Ansätze, Mitarbeiterbenefits zu verwalten und durchzusetzen. Sie können
die offizielle Website der Regierung des Landes besuchen, in das Sie expandieren möchten,
um mehr über deren gesetzliche Benefits, Anforderungen an die Mitarbeitenden-Zufriedenheit und alle weiteren notwendigen Details zu erfahren. Ihre HR-Abteilung kann auch direkt die Kontaktperson anrufen, um umfassendere Informationen zu Benefits zu erhalten.
Die Planung einer Benefits-Politik ist eine großartige Gelegenheit für Sie, zu evaluieren und zu beurteilen,
ob Sie Ihr Budget für Mitarbeiterbenefits übermäßig ausgeben.
Zum Beispiel müssen Sie Ihren Mitarbeitenden keine private Krankenversicherung mehr anbieten,
wenn das Land bereits öffentliche Gesundheitsprogramme anbietet.
Bei älteren Mitarbeitenden im Vereinigten Königreich ist dies jedoch nicht der Fall.
Ihre Arbeitsgesetze verlangen, dass leitende Direktoren private Gesundheitsversorgung für ihre Familien und sogar ein Firmenwagen erhalten. Es sind kleine Unterschiede wie diese, die HR dazu anregen sollten,
ihre akribische Seite zu zeigen, damit keine Strafen gegen das Unternehmen verhängt werden.
Zusätzlich haben erwerbstätige Eltern in Dänemark Anspruch auf 52 Wochen Elternzeit.
Mütter können vier Wochen vor der Geburt in Elternzeit gehen, dann weitere 14
Wochen nach der Geburt, während Väter während der ersten 14 Wochen nach der Geburt
zwei Wochen Elternzeit bekommen. Es ist für ein Unternehmen nicht gut, unterbesetzt zu sein,
und genau deshalb ist die HR-Abteilung eine der wichtigsten
Abteilungen, die dazu beitragen, die Position des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Sie sollten daher wissen,
wie sie den Personalausfall ausgleichen können.
Wenn die meisten Mitarbeitenden in Elternzeit sind, wirkt sich dies erheblich auf den
Arbeitsfluss aus. Human Resources sollte lernen, den Firmenkalender
effizient zu verwalten, Aufgaben auszulagern und Überlappungen sowie Überschneidungen im Team zu steuern.
4. Renten- und Pensionspläne
Eine Studie des Pew Research Center ergab, dass 58 %
der Belegschaft aus either Baby Boomern oder Gen X besteht, was ein erheblicher Grund
für die erhöhte Nachfrage nach Renten- und Pensionsplanung im Jahr 2019 war. Im Vergleich zu
vor ein paar Jahrzehnten, als Renten- und Pensionspläne noch nicht die nötige Aufmerksamkeit erhielten.
Da die Personalabteilung als Hauptverantwortliche im Unternehmen für diese Themen verantwortlich ist, muss
Human Resources daher sowohl die Nachfrage der Mitarbeitenden als auch die arbeitsrechtlichen
Vorschriften hinsichtlich der gesetzlichen Anforderungen an Renten- und Pensionspläne beachten,
um die bestmöglichen Pläne durchzusetzen.
Außerdem müssen bei der globalen Geschäftserweiterung Arbeitgeber die
Pflege der gesetzlichen Rentenalter, die von Land zu Land verschieden sind, berücksichtigen.
In einigen Ländern, zum Beispiel, liegt das gesetzliche Rentenalter bei 60, während andere eine
Pflichtrentensatzung ab 62 Jahren haben.
Ein häufiger Fehler, den Arbeitgeber machen, ist die falsche Verwendung und der Austausch der Begriffe
Rente und Pensions. Diese beiden Begriffe sind unterschiedlich, und obwohl sie miteinander verbunden sind, ist es
für Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung, eine klare Definition jedes Begriffs zu haben. Laut Differencebetween, ist die Pensionssumme die kontrollierte und berechnete Ansammlung von Geld,
basierend auf dem Gehalt und den Diensten des Mitarbeiters. Es entspricht der
Zeit, die ein Mitarbeiter für das Unternehmen geleistet hat. Im Gegensatz dazu bezieht sich
Rente auf ein Alter, in dem der Mitarbeitende entscheidet, aus dem
Arbeitsmarkt auszuscheiden.
Wenn Sie mehr Mitarbeitende im Ausland einstellen, werden Sie auch mit
den Compliance-, Gehaltsabrechnungsprozessen und Arbeitsrechtens in diesen Ländern vertraut gemacht,
einschließlich insbesondere der Renten- und Pensionspläne.
Eine internationale Belegschaft kann herausfordernd sein und kostet Sie viel
Geld. Daher kann die Nutzung eines Contractor of Record (COR)
die effektivste Möglichkeit sein, die Komplexität der globalen Geschäftserweiterung zu erleichtern.
5. Datenschutz und Cyberangriffe
Von Hackern ins Visier genommen zu werden ist kein fremdes Szenario für die größten
Unternehmen weltweit. Im Oktober 2013 gab es bei Adobe
einen Datenschutzvorfall, bei dem 153 Millionen Nutzeraufzeichnungen betroffen waren. Laut dem Bericht haben Hacker über 3 Millionen verschlüsselte Kreditkartenaufzeichnungen ihrer Kunden und Klienten gestohlen. Später in diesem Jahr wurden bei Adobe
Anwaltskosten in Höhe von 1,1 Millionen US-Dollar sowie eine nicht offengelegte Summe
an betroffene Nutzer gezahlt, um ihre Ansprüche im Zusammenhang mit dem Verstoß gegen das Customer Records Act beizulegen.
Wenn Cyberangriffe bei Giganten wie Adobe passieren können, wäre es verrückt zu denken, dass kleine und mittlere
Unternehmen vor diesen Problemen sicher sind. Mit technologischen Fortschritten hier und dort sind die Bedrohungen durch Hacks und
andere Formen von Cyberangriffen mehr denn je sichtbar geworden. Alle
Unternehmen sind betroffen, insbesondere auch kleine Unternehmen. Sie, als Firmenleitung,
müssen sicherstellen, dass alle wichtigen und sensiblen
Informationen gespeichert, verschlüsselt und vor jeglichem Cyberangriff geschützt werden.
Eine Lösung, die Sie implementieren können, um diese Herausforderung zu bewältigen, ist die Bereitstellung von Datenschutzleistungen für alle Ihre Mitarbeitenden, welche in Ihre Benefits-Politik integriert werden können. Es gibt viele Softwarelösungen und Dienste, die Sie nutzen können,
um Identitätsdiebstahl und Bedrohungen zu überwachen. Damit schützen Sie nicht nur Ihre Kunden,
sondern auch Ihre gesamte Belegschaft.
Die Bewältigung von HR-Compliance-Herausforderungen ist nicht nur auf Gehaltsabrechnung,
Bundesgesetze und Vorschriften beschränkt. Obwohl die Bereitstellung von Benefits und Prämien für Ihre Mitarbeitenden ihnen helfen kann, ihre Dienste zu verbessern und die Anforderungen des heutigen Marktes zu erfüllen.
