Zentrale Erkenntnisse:
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- Sie sollten in mehreren Ländern rechtliche Einheiten gründen, um remote Mitarbeiter legal zu beschäftigen. Dies kann zehntausende Dollar an Registrierungsgebühren und laufenden Compliance-Kosten kosten.
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- Gehaltsabrechnung, Leistungen und arbeitsrechtliche Compliance variieren je nach Land. Dies kann unerwartete Ausgaben für globale Arbeitgeber verursachen.
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- Ein Employer of Record (EOR) hilft Unternehmen, Kosten zu senken. Sie übernehmen die rechtliche, lohnabrechnungstechnische und personalrechtliche Compliance und reduzieren die Notwendigkeit teurer lokaler Einheiten.
Expansion Ihres Unternehmens auf internationaler Ebene kann neue Wachstumschancen eröffnen. Es bringt jedoch auch versteckte Kosten mit sich, die viele Unternehmen übersehen. Die Einstellung globaler Talente erscheint oft unkompliziert. Doch die finanziellen und operativen Herausforderungen können sich schnell summieren.
Hier ist, was Sie vor dem Aufbau eines globalen Teams berücksichtigen sollten.
Einrichtung rechtlicher Einheiten in jedem Land
Eines der größten versteckten Kosten bei globaler Einstellung ist die Gründung rechtlicher Einheiten in jedem Land, in dem Sie Mitarbeiter einstellen möchten. Viele Nationen verlangen, dass Unternehmen eine lokale Geschäftseinheit registrieren, bevor sie legal Beschäftigte einstellen können. Dies erfordert erhebliche finanzielle Investitionen und administrative Komplexität.
Kosten der Gründung einer Einheit
Die Registrierung einer rechtlichen Einheit umfasst oft Anwaltskosten und Gebühren für die behördliche Anmeldung. Manchmal bedeutet es auch, lokale Experten zu beauftragen, um komplexe Vorschriften zu navigieren. Beispielsweise kann die Errichtung einer Tochtergesellschaft in Deutschland zwischen 10.000 € und 25.000 € kosten. In China kann es aufgrund von Kapitaldeposit-Anforderungen und behördlichen Gebühren über 50.000 $ kosten.
Laufende Compliance und Wartung
Über die initiale Einrichtung hinaus erfordert die Aufrechterhaltung einer Einheit eine kontinuierliche Einhaltung der örtlichen Gesetze. Das bedeutet die Verwaltung von Steuererklärungen, Gehaltsabrechnungen, Leistungsadministration und Finanzberichterstattung. In einigen Ländern können die jährlichen Compliance-Kosten zwischen 10.000 $ und 50.000 $ pro Einheit liegen. Versäumnisse bei der Einhaltung der lokalen Vorschriften können zu hohen Geldstrafen und Betriebsausfällen führen.
Gehaltsabrechnung und steuerliche Compliance
Die Gehaltsabrechnung für eine globale Belegschaft zu verwalten, bedeutet nicht nur, Gehälter zu zahlen. Es erfordert das Verständnis der lokalen Steuergesetze, Sozialversicherungsbeiträge und Meldepflichten. Jedes Land hat einzigartige steuerliche Vorschriften, an die sich Arbeitgeber halten müssen. Das erfordert sorgfältige Planung und rechtliche Beratung.
Variationen bei den Vorschriften zur Gehaltsabrechnung
Unterschiedliche Länder haben spezifische Zyklusverfahren für die Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Beiträge zu Sozialleistungen. Sie müssen diese als Arbeitgeber einhalten, um Compliance zu gewährleisten. Beispielsweise trägt der Arbeitgeber in Frankreich etwa 45 % des Gehalts eines Mitarbeiters an Sozialversicherungsprogramme bei. In den USA liegen die Arbeitgeberlohnsteuerbeiträge typischerweise zwischen 7,65 % und 15,3 %.
Verborgene Verwaltungskosten
Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern bedeutet, spezialisierte Buchhalter einzustellen. Es könnte auch bedeuten, Abonnements für Lohn-Software abzuschließen oder mit lokalen Lohnabreicherstellen zusammenzuarbeiten. Diese Kosten können schnell steigen, wobei globale Lohnabreicher zwischen 200 $ und 500 $ pro Mitarbeiter pro Monat verlangen. Der tatsächliche Preis hängt vom jeweiligen Land und der Komplexität der Vorschriften ab.
Mitarbeitervorteile und gesetzliche Anforderungen
Jedes Land hat unterschiedliche Regelungen bezüglich Mitarbeitervorteilen. Sie müssen Ausgaben im Zusammenhang mit Gesundheitswesen, Renten und bezahltem Urlaub berücksichtigen. Arbeitgeber müssen Leistungen anbieten, die den lokalen Gesetzen entsprechen, was teurer sein kann als erwartet.
Obligatorische Beiträge
In vielen Ländern müssen Arbeitgeber zu Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung beitragen. In Brasilien beispielsweise sind Arbeitgeber verpflichtet, am Ende des Jahres einen 13. Monatslohn zu zahlen. Dies erhöht die Arbeitskosten effektiv jährlich um über 8 %. Im Vereinigten Königreich müssen Unternehmen mindestens 3 % des Gehalts eines Mitarbeiters zu einer betrieblichen Pensionskasse beitragen.
Kulturelle Erwartungen an Leistungen
Neben den gesetzlichen Vorgaben erwarten Mitarbeitende in verschiedenen Regionen möglicherweise zusätzliche Leistungen. Diese könnten Vergünstigungen wie Essensgutscheine, Fahrtkostenzuschüsse oder jährliche Boni umfassen. In Japan bieten Unternehmen oft Fahrtkostenzuschüsse an, die etwa 100–300 $ pro Mitarbeiter und Monat kosten. In Mexiko erhalten Mitarbeitende in der Regel Lebensmittelgutscheine im Wert von etwa 10 % ihres Gehalts, was die Arbeitgeberkosten erhöht. Für Unternehmen, die in das Land expandieren, ist das Verständnis dieser obligatorischen Vorteile unerlässlich. Eine Employer of Record-Mexico-Ressource kann Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung der Leistungserwartungen zu gewährleisten und gleichzeitig die Kosten vorhersehbar zu halten.
Navigation durch Arbeitsgesetze und Arbeitsverträge
Arbeitsgesetze variieren stark von Land zu Land. Sie umfassen Bereiche wie Kündigungsfristen, Probezeiten und Arbeitszeitbeschränkungen. Das falsche Interpretieren dieser Vorschriften kann zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen.
Risiko der Nichteinhaltung
Die Nichtbeachtung der lokalen Arbeitsgesetze kann zu Klagen, Bußgeldern und Imageschäden führen. Beispielsweise kann eine unrechtmäßige Kündigung in Deutschland zu Abfindungszahlungen in Höhe eines halben Monatsgehalts pro Beschäftigungsjahr führen. In Spanien können Arbeitgeber, die gegen Arbeitsrecht verstoßen, Geldbußen von über 6.000 € pro Verstoß erhalten.
Komplexität bei Mehrlandesrichtlinien
Das Erstellen standardisierter Richtlinien für mehrere Länder ist schwierig. Jede Gerichtsbarkeit kann unterschiedliche Anforderungen haben. Die Anpassung von Arbeitsverträgen an jeden Standort erfordert rechtliche Expertise und laufende Anpassungen. In vielen Regionen liegen die Gebühren für rechtliche Beratung zwischen 300 und 600 $ pro Stunde.
Die Kosten der Einstellung und Verwaltung von Remote-Teams
Neben rechtlichen und finanziellen Überlegungen beinhaltet die Verwaltung einer verteilten Belegschaft auch zusätzliche Kosten für Technologie, Produktivitätstools und Teamzusammenhalt.
Remote-Teams sind auf digitale Werkzeuge für Kommunikation, Projektmanagement und Workflow-Automatisierung angewiesen. Abonnements für diese Tools können eine erhebliche Ausgabe darstellen. Plattformen wie Slack, Zoom und Asana kosten zwischen 10 und 30 $ pro Benutzer pro Monat. Für größere Teams können sich diese Kosten auf Tausende von Dollar jährlich belaufen.
Erhaltung der Unternehmenskultur und Mitarbeitermotivation
Der Aufbau einer starken Unternehmenskultur über Zeitzonen hinweg erfordert bewusste Anstrengungen. Unternehmen sollten in virtuelle Team-Building-Aktivitäten und Führungsschulungen investieren. Sie sollten auch andere Mitarbeitermotivationsprogramme in Betracht ziehen, um den Zusammenhalt zu erhalten. Je nach Standort und Umfang können virtuelle Retreats oder internationale Treffen zwischen 1.000 und 3.000 $ pro Mitarbeiter und Veranstaltung kosten.
Wie ein Employer of Record (EOR) Kosten senken kann
Die Kosten für die Verwaltung einer globalen Belegschaft können erheblich sein. Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) kann jedoch eine kosteneffiziente Alternative darstellen. Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber im Auftrag Ihres Unternehmens. Sie kümmern sich um Compliance, Gehaltsabrechnung, Leistungen und andere beschäftigungsbezogene Verantwortlichkeiten in mehreren Ländern.
Beseitigung der Kosten für die Einrichtung und Wartung von Einheiten
Ein EOR besitzt bereits rechtlich registrierte Einheiten in verschiedenen Ländern. Mit einem EOR können Unternehmen die hohen Kosten für die Einrichtung und Pflege eigener Einheiten vermeiden. Das kann Zehntausende Dollar pro Land einsparen und dennoch vollständige rechtliche Compliance gewährleisten.
Vereinfachung von Gehaltsabrechnung und Compliance
Ein EOR verwaltet Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und gesetzliche Leistungen. Sie sorgen auch für die Einhaltung der örtlichen Gesetze. Anstatt mehrere Lohnabreicher oder rechtliche Berater zu engagieren, kann alles mit einem einzigen EOR-Partner abgedeckt werden. Das reduziert Verwaltungsaufwand und unerwartete Strafen.
Effiziente Verwaltung der Mitarbeitervorteile
EORs bieten Zugang zu lokal konformen Leistungspaketen zu wettbewerbsfähigen Preisen. Das hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Kosten zu senken. Beispielsweise kann ein EOR Gruppenkrankenversicherungen aushandeln, die günstiger sind, als was ein einzelnes Unternehmen allein erreichen könnte.
Risikominimierung und Haftungsreduktion
Durch die Handhabung von Arbeitsverträgen und Compliance minimiert ein EOR rechtliche Risiken. Dies schützt Ihr Unternehmen vor kostspieligen Arbeitsstreitigkeiten. Besonders in Ländern mit komplexen Arbeitsgesetzen ist dies wertvoll, ebenso in Ländern, in denen Nichteinhaltung strenge finanzielle Strafen nach sich ziehen kann.
Die versteckten Kosten bei der Einstellung und Verwaltung eines globalen Teams
Während die globale Expansion viele Vorteile bietet, können die versteckten Kosten bei der Einstellung und Verwaltung eines globalen Teams erheblich sein. Von der Gründung rechtlicher Einheiten und steuerlicher Compliance bis hin zu Mitarbeitervorteilen und kulturellen Unterschieden müssen Unternehmen diese finanziellen und operativen Herausforderungen sorgfältig abwägen, bevor sie international skalieren.
Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Unternehmen die globale Einstellung vereinfachen. Es hilft außerdem, Kosten zu reduzieren und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Die Partnerschaft mit einem EOR macht die internationale Expansion effizienter und nachhaltiger.
FAQs:
Was sind die größten versteckten Kosten bei der Einstellung eines globalen Teams?
Die größten versteckten Kosten sind die Einrichtung rechtlicher Einheiten und die Einhaltung der Gehaltsabrechnungsvorschriften. Die zweithäufigsten Kosten sind obligatorische Leistungen und rechtliche Gebühren im Zusammenhang mit Arbeitsgesetzen. Die Verwaltung dieser Faktoren erfordert erhebliche finanzielle Investitionen und Fachwissen.
Wie kann ein Employer of Record (EOR) helfen, die Kosten bei globaler Einstellung zu senken?
Ein EOR eliminiert die Notwendigkeit kostspieliger rechtlicher Einheiten. Er sorgt zudem für die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und übernimmt die Gehaltsabrechnung sowie Leistungen. Die Beauftragung eines EOR kann die administrativen und rechtlichen Ausgaben deutlich reduzieren.
Ist ein EOR kostengünstiger als die Gründung einer rechtlichen Einheit?
Ja, für viele Unternehmen ist ein EOR eine wirtschaftliche Alternative. Die Gründung einer Einheit kann über 50.000 $ pro Land kosten, während ein EOR eine konforme Einstellungslösung zu einem Bruchteil dieser Kosten bietet.
