Der vollständige Leitfaden: Wie man Remote-Mitarbeiter bezahlt (Aktualisiert im Jahr 2026)

Zentrale Erkenntnisse:

• 1. Die Bezahlung von remote arbeitenden Mitarbeitern hängt von ihrer Beschäftigungsart ab. Sie können sie als Freelancer, unabhängige Auftragnehmer oder Arbeitnehmer einstellen. Jede Variante bringt unterschiedliche Zahlungsmethoden und Verantwortlichkeiten mit sich.
• 2. Die Einstellung von Arbeitnehmern gegenüber Freelancern bietet langfristige Stabilität. Es vereinfacht auch die rechtliche Compliance und trägt dazu bei, eine stärkere Unternehmenskultur aufzubauen.
• 3. Um remote arbeitende Mitarbeiter legal zu bezahlen, können Sie entweder eine lokale Präsenz aufbauen oder einen Employer of Record (EOR) nutzen, um Gehaltsabrechnung und Compliance zu verwalten.

Viele Arbeitgeber zögern, die globale Einstellungstrend zu nutzen. Die Einstellung von remote arbeitenden Mitarbeitenden hat viele Vorteile, einschließlich der Möglichkeit, Top-Talente unabhängig vom Standort zu rekrutieren. Aber das globale Einstellen ist nicht ohne Herausforderungen.

Bei der globalen Einstellung müssen Arbeitgeber internationale Gehaltsabrechnung navigieren. Dazu gehört, verschiedene Beschäftigungs- und Steuerrechtvorschriften sowie andere Gehaltsabrechnungsregeln zu erfüllen. All dies kann schnell eine erhebliche Belastung für Ihr HR-Team und damit auch für Sie als Arbeitgeber darstellen.

Es ist also keine Überraschung, wenn Sie zögern, jemanden einzustellen, der nicht im selben Land lebt. Das bedeutet jedoch nicht, dass es unmöglich ist oder dass Sie es vermeiden sollten. Es gibt viele Wege, Remote-Talente einzustellen, ohne sich einen Kopf zu machen.

Lassen Sie uns alle Wege durchgehen, wie Sie remote Mitarbeitende bezahlen können.

Verständnis der Beschäftigungsarten für remote arbeitende Mitarbeitende

Wie Sie remote Mitarbeitende bezahlen, hängt von der Art der Beschäftigung ab, die Sie und der Mitarbeitende vereinbart haben. Ob Sie mit Freelancern, unabhängigen Auftragnehmern oder Vollzeitbeschäftigten arbeiten, jede Vereinbarung hat ihre eigenen Regeln und Erwartungen. Es ist wichtig, die Unterschiede zu kennen, bevor Sie Zahlungsprozesse einrichten.

Einstellung von Mitarbeitenden als Freelancer

Freelancer sind selbstständige Personen, die in der Regel mehrere kurzfristige Projekte übernehmen. Sie arbeiten projektbezogen und haben oft mehrere Kunden gleichzeitig. Freelancer legen ihre eigenen Tarife fest, und Zahlungen sind in der Regel an Projektmeilensteine oder Abschluss gebunden. Sie erwarten keine Leistungen wie Krankenversicherung oder bezahlte Freizeit.

Bei Freelancern müssen Sie sich normalerweise keine Sorgen um Compliance im Hinblick auf Steuern und Gehaltsabrechnung machen. Es ist jedoch wichtig, auf Urheberrechte und Datenschutzgesetze zu achten.

Einstellung von Mitarbeitenden als unabhängige Auftragnehmer

Unabhängige Auftragnehmer sind ähnlich wie Freelancer, haben aber oft längerfristige Beziehungen zu Unternehmen. Sie bieten Dienstleistungen im Rahmen eines Vertrags an und behalten die Kontrolle darüber, wie sie ihre Arbeit erledigen.

Wie Freelancer erhalten auch Auftragnehmer keine Mitarbeitervorteile. Sie sind selbst für ihre Steuern verantwortlich. Sie stellen Rechnungen für ihre Dienstleistungen aus und vereinbaren die Zahlungsbedingungen in der Regel im Voraus. Wie bei Freelancern müssen Sie sich keine Sorgen um Gehaltsabrechnungs-Compliance machen, aber Urheberrechts- und Datenschutzgesetze sind zu beachten.

Einstellung von Mitarbeitenden als Arbeitnehmer

Im Gegensatz zu Freelancern oder Auftragnehmern sind Arbeitnehmer offiziell Teil Ihres Unternehmens. Sie erhalten regelmäßiges Gehalt und Vorteile und stehen unter Ihrer direkten Aufsicht. Bei der Einstellung von remote Mitarbeitenden müssen Sie die Arbeitsgesetze einhalten. Sie sollten auch die steuerlichen Vorschriften und Gehaltsabrechnungsregelungen ihres Heimatlandes beachten. Arbeitnehmer erwarten zudem die Stabilität eines langfristigen Jobs sowie Zusatzleistungen wie bezahlten Urlaub und Altersvorsorge.

Wie Sie Ihre Mitarbeitenden bezahlen

Nachdem Sie die drei gängigsten Wege zur Einstellung von remote Mitarbeitenden verstanden haben, erscheint es vielleicht nicht mehr so komplex. Es ist wichtig zu wissen, welcher Beschäftigungsart am besten für die jeweilige Rolle und die Art der Arbeit geeignet ist. Hier sind Ihre Optionen, um sie zahlungskräftig zu machen und dabei regelkonform zu bleiben.

Bezahlung von Freelancern

In der Regel bezahlen Sie Freelancer über eine der Freelance-Plattformen. Diese Plattformen sind speziell für Freelance-Arbeit konzipiert. Einige beliebte Optionen sind Upwork, Fiverr und Freelancer.com. Diese Plattformen bearbeiten die Zahlungen an Freelancer.

Sie können auch Dienste wie PayPal, Wise oder Payoneer für direkte Zahlungen nutzen. Wenn Sie jedoch nicht über eine Plattform arbeiten, müssen Sie eventuell zusätzliche Unterlagen unterschreiben. Erwägen Sie die Erstellung von Service Agreements, NDAs und anderen relevanten Dokumenten. Von dort aus sind direkte Zahlungsdienste die beste Methode, um sie zu bezahlen. Diese Zahlungsmethoden bieten Flexibilität und sind schnell eingerichtet, was es erleichtert, Zahlungen global abzuwickeln.

Bezahlung von unabhängigen Auftragnehmern

Der häufigste Weg, Freelancer zu bezahlen, ist über eine Plattform. Wie bereits erwähnt, werden Freelancer meist projektbasiert eingestellt und bezahlt. Die Plattformgebühren können sich bei längeren Projekten ansammeln. Das ist einer der Gründe, warum Sie sich für die Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern entscheiden könnten.

Unabhängige Auftragnehmer sind ihr eigenes Unternehmen. Sie stellen in der Regel eine Rechnung, sobald die Arbeit erledigt ist. Sie können die Zahlungszeit und -methode im Voraus vereinbaren. Wie bei Freelancern kann die Bezahlung per Banküberweisung, Direktdeposito oder Online-Zahlungsdienst wie PayPal erfolgen. Auftragnehmer erwarten pünktliche Zahlungen, weil sie ihre eigenen Steuern und Vorteile zahlen. Bei der Einstellung von Auftragnehmern sollten Sie klare Absprachen zu Bedingungen und Zeitplänen treffen.

Bezahlung von Mitarbeitenden

Die legale Einstellung von remote Mitarbeitenden erfordert mehrere Schritte. Es gibt zwei Möglichkeiten, um Mitarbeitende aus dem Ausland legal einzustellen und zu bezahlen.

Der erste Weg ist die Einrichtung einer rechtlichen Präsenz in ihrem Heimatland. Die meisten Regierungen verlangen die Gründung einer lokalen Entität, um sie auf die Gehaltsliste zu setzen und Steuern sowie Vorteile zu zahlen. Ihre neue lokale Entität sollte die Gehaltsgesetze dieses Landes einhalten.

Dieser Vorgang kann teuer sein und Zeit in Anspruch nehmen. Es lohnt sich auf jeden Fall, wenn Sie vorhaben, ein ganzes Team in einem neuen Land einzustellen. Für wenige Mitarbeitende ist es jedoch möglicherweise kosteneffektiver, ihnen eine Relocation anzubieten. Leider liegt es an den Mitarbeitenden, ob sie dieses Angebot annehmen wollen.

Alternativ können Sie einen Employer of Record nutzen. Ein EOR ist eine Drittorganisation, die rechtliche und payrollbezogene Verantwortlichkeiten in Ihrem Auftrag übernimmt. Sie verfügen bereits über Entitäten in allen Ländern, die sie als Service anbieten. Diese Einheiten stellen die Mitarbeitenden in ihrem Heimatland ein und sorgen dafür, dass Sie die lokalen Gesetze einhalten.

Ein EOR kümmert sich auch um Gehaltsabrechnung, Steuern und andere Compliance-Anforderungen, damit alles ordnungsgemäß abläuft. Mit einem EOR arbeitet Ihr remote Mitarbeitender für Sie, ohne dass Sie sich um Gehaltsabrechnung und Compliance kümmern müssen.

Navigation durch Compliance- und Steuerregeln

Die Beschäftigung von remote Mitarbeitenden bringt rechtliche und steuerliche Verpflichtungen mit sich, die je nach Land variieren. Das Verständnis und die Einhaltung dieser Vorschriften sind entscheidend, um Bußgelder oder rechtliche Probleme zu vermeiden.

Einhaltung der Arbeitsgesetze

Wenn Sie remote Mitarbeitende einstellen, müssen Sie die Arbeitsgesetze des Landes einhalten, in dem sie wohnen. Das gilt nicht für Freelancer und unabhängige Auftragnehmer. Für die Einstellung von Mitarbeitenden ist es jedoch erforderlich, die Anforderungen der jeweiligen Arbeitsgesetze zu erfüllen.

Diese Gesetze regeln alles von Mindestlohn bis Arbeitszeit und Arbeitnehmerleistungen. Bei Nichteinhaltung drohen Bußgelder oder Klagen, daher ist es wichtig, lokale Vorschriften zu recherchieren oder rechtlichen Rat einzuholen.

Steuerliche Überlegungen

Für remote Mitarbeitende sind Sie für die Verwaltung der Gehaltssteuern verantwortlich. Sie müssen auch Beiträge zur sozialen Sicherheit und andere obligatorische Abzüge in ihrem Land leisten. Jedes Land hat eigene Steuerregeln, und bei Nichteinhaltung drohen erhebliche Strafen.

Freelancer und Auftragnehmer erledigen ihre Steuern meistens selbst. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass sie richtig klassifiziert sind, um Steuerpflichten zu vermeiden.

Bedeutung der Compliance

Falschklassifizierung von Mitarbeitenden als Freelancer oder Auftragnehmer kann zu rechtlichen Herausforderungen führen. Regierungen kontrollieren oft die Einordnung der Arbeitnehmer, um sicherzustellen, dass Unternehmen keine Steuern hinterziehen oder Leistungen vorenthalten.

Um compliance-konform zu bleiben, sollten Sie Dienste wie einen Employer of Record (EOR) nutzen, um diese Komplexität für Sie zu regeln.

Bezahlung von remote Mitarbeitenden

Der Ablauf der Bezahlung von remote Mitarbeitenden kann zunächst kompliziert erscheinen. Das Verständnis der verfügbaren Beschäftigungsarten und Zahlungswege macht es jedoch deutlich einfacher. Ob Sie Freelancer, Auftragnehmer oder Vollzeitbeschäftigte einstellen, hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihren langfristigen Zielen ab.

Die Einstellung von Mitarbeitenden bietet die größte Stabilität und langfristige Vorteile, aber jede Option hat ihre eigenen Vorzüge. Letztlich wird die Wahl des richtigen Weges für Ihr remote Team Ihnen helfen, regelkonform zu bleiben und reibungslose Abläufe über Grenzen hinweg zu gewährleisten.

FAQ:

Wie werde ich für remote Arbeit bezahlt?

Remote Arbeitende können auf verschiedene Weise bezahlt werden, z.B. per Banküberweisung, PayPal oder Freelancer-Plattformen. Die Zahlungsbedingungen werden in der Regel im Voraus festgelegt, sei es nach Stunden, Projekt oder Festgehalt. Die Methode hängt oft von der Beschäftigungsart und den Vorlieben des Arbeitgebers ab.

Wie klassifiziere ich remote Mitarbeitende?

Remote Mitarbeitende werden basierend auf ihrer Arbeitsbeziehung zum Unternehmen klassifiziert. Freelancer und Auftragnehmer arbeiten projektbezogen mit mehr Kontrolle über ihre Zeit. Arbeitnehmer werden direkt vom Unternehmen verwaltet und erhalten Vorteile. Falsche Einordnung kann zu rechtlichen und steuerlichen Problemen führen.

Wie verfolgen Arbeitgeber remote Mitarbeitende?

Arbeitgeber nutzen häufig Zeiterfassungssoftware oder Projektmanagement-Tools. Diese helfen, Produktivität und Fristen von remote Mitarbeitenden zu überwachen. Manche Unternehmen verwenden Leistungskennzahlen oder regelmäßige Check-ins, um sicherzustellen, dass Aufgaben erledigt werden. Tracking-Methoden sollten die Privatsphäre der Mitarbeitenden respektieren und gleichzeitig Verantwortlichkeit gewährleisten.