Eight Indicators to Transition a Contractor to an Employee (2025 Update)

Wichtige Erkenntnisse:

• 1. Sie sollten in Erwägung ziehen, Ihren Contractor in einen Mitarbeiter umzuwandeln, wenn Sie mehr Kontrolle darüber benötigen, wo, wie und wann die Arbeit erledigt wird. Indemfreie Auftragnehmer (independent contractors) haben in diesen Aspekten die vollständige Kontrolle.
• 2. Die Umwandlung eines Contractors in einen Mitarbeiter ist eine gute Idee, wenn Sie sich Sorgen über die misclassification von Mitarbeitern, geistige Eigentumsrechte und Exklusivität machen.
• 3. Mitarbeiter sind im Allgemeinen länger bei einem Unternehmen beschäftigt, erhalten Benefits und arbeiten gemeinsam auf das Ziel des Unternehmens hin. Wenn Ihr Contractor für Ihr Business vorteilhaft ist, könnte es eine gute Idee sein, ihn in einen Mitarbeiter umzuwandeln und ihm ein Gehalt sowie Leistungen zu gewähren.

Die Debatte zwischen der Einstellung von Mitarbeitern oder unabhängigen Auftragnehmern (Recruitment) ist noch im Gange. Jede Option hat ihre Vor- und Nachteile, sodass es in der Verantwortung des Arbeitgebers, der aktuellen Situation im Unternehmen und des Einstellungsbudgets liegt, zu entscheiden, welche Option am besten passt.

In manchen Fällen ergibt sich die Entscheidung, unabhängige Auftragnehmer in Mitarbeiter umzuwandeln, von selbst. In bestimmten Situationen ist es sogar unumgänglich, Ihren Contractor in einen Mitarbeiter zu verwandeln.

Lassen Sie uns eine kurze Zusammenfassung machen und diese Anzeichen durchgehen, die dafür sprechen, Ihren unabhängigen Auftragnehmer in einen Mitarbeiter umzuwandeln.

Was ist der Unterschied zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Mitarbeitern?

Ein Mitarbeiter ist ein festes Mitglied Ihres Unternehmens. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, ihm sein Gehalt zu zahlen, seine Steuern einzubehalten und die erforderlichen Arbeits- und Lohnvorschriften einzuhalten. Im Gegenzug erledigt der Mitarbeiter seine täglichen Aufgaben, und Sie haben das Recht, zu bestimmen, wo, wie und wann er diese Aufgaben ausführt.

Unabhängige Auftragnehmer verfügen hingegen über ein eigenes Unternehmen und führen Aufgaben für Sie als Dienstleister aus. Sie besitzen in der Regel Nischenexpertise. Sie legen ebenfalls ihre Arbeitszeiten, ihren Stundenlohn fest und entscheiden, wo sie arbeiten möchten. Im Allgemeinen schließen sie Verträge mit Unternehmen ab und werden entsprechend den vertraglichen Bedingungen bezahlt.

Die Unterschiede sind auch aus rechtlicher Sicht wichtig. Der Internal Revenue Service (IRS) in den USA hat Richtlinien, um festzustellen, ob jemand ein unabhängiger Auftragnehmer ist oder ein Mitarbeiter. Dabei wird geprüft, wo die Person arbeitet, ob sie ihre eigenen Werkzeuge und Geräte verwendet, wer die Arbeitsbelastung steuert und wie die Person vergütet wird.

Wann sollten Sie einen unabhängigen Auftragnehmer in einen Mitarbeiter umwandeln?

Es gibt mehrere Umstände, unter denen Sie Ihren Contractor in einen Mitarbeiter umwandeln sollten. Manche davon erfordern gesetzliche Vorgaben, Änderungen im Umfang der Arbeit, die der Contractor für Sie erledigt, oder einfach, weil eine oder beide Seiten es für sinnvoll halten. Lassen Sie uns die Details betrachten.

1. Der Contractor ist bereits Mitarbeiter des Unternehmens

Wie bereits erwähnt, gibt es bestimmte Richtlinien des IRS, anhand derer bestimmt wird, ob jemand ein Mitarbeiter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist. Versuchen Sie, die hired independent contractors, die Sie beauftragen, zu überprüfen – erfüllen sie alle Anforderungen?

Wenn Ihre unabhängigen Auftragnehmer keinen Vertrag oder keine festgelegte Aufgabenliste haben, die sie ausführen müssen, oder wenn sie Vollzeit für Ihr Unternehmen arbeiten, sind sie möglicherweise überall schon Mitarbeiter – nur auf dem Papier nicht. Sie gelten nicht als unabhängig, wenn Sie vorgeben, wie, wann und wo sie die Arbeit erledigen sollen.

Selbst wenn Sie oder Ihr Contractor damit einverstanden sind, gilt dies rechtlich als Misclassification eines Mitarbeiters. Sie könnten erhebliche Strafen und Gebühren riskieren, wenn Sie für schuldig befunden werden, einen Mitarbeiter fälschlicherweise als unabhängigen Auftragnehmer klassifiziert zu haben.

Wenn Ihr Contractor bereits die Kriterien für einen Mitarbeiter erfüllt, ist das ein Zeichen, dass es Zeit sein könnte, ihn in einen Mitarbeiter Ihres Unternehmens umzuwandeln. Das kann besonders kompliziert sein, wenn Ihr Contractor aus einem anderen Land stammt, da die Einstellung im Ausland komplex sein kann. In solchen Fällen könnte die Wahl des richtigen Employer of Record (EOR) eine gute Lösung sein.

2. Wenn Sie den Contractor in Ihr Kerngeschäft einbinden möchten

Einige Auftragnehmer sind schlichtweg der Schlüssel zum Erfolg Ihres Geschäfts. Ihr Beitrag kann das sein, was Ihr Unternehmen vorantreibt. In solchen Fällen ist es nur logisch, den Contractor mehr einzubinden und sich auf seine Expertise für mehr Aufgaben zu verlassen, als er derzeit für Ihr Unternehmen erledigt.

Wenn Sie Ihre Contractors in Ihre Unternehmensprozesse integrieren, ihnen die größere Vision aufzeigen und sie auffordern, mehr beizutragen, sollten Sie sie als Mitarbeiter einstellen. Als Contractor operieren sie in der Regel nach Bedarf und sind nicht so in die Zukunft Ihres Unternehmens investiert, wie es ein Mitarbeiter wäre.

3. Wenn Sie Ihre Arbeitsbeziehung in eine unbefristete verwandeln möchten

Independente Contractor werden üblicherweise bei Bedarf engagiert. Ihre Verträge haben in der Regel Fristen oder Ablaufdaten. Nach diesen festgelegten Terminen arbeitet Ihr Contractor nicht mehr für Sie. Sie sind frei, andere Jobs und Gigs zu verfolgen.

Wenn Sie das nicht mehr möchten, ist es an der Zeit, sie als Ihre Mitarbeiter einzustellen. Dadurch entfällt der zeitliche Rahmen für Ihre Zusammenarbeit, und Sie können sich so lange auf den Contractor verlassen, wie es erforderlich oder gewünscht ist.

4. Wenn Sie mehr Kontrolle über ihre Arbeit haben möchten

Contractors verfügen typischerweise über Nischenexpertise und erledigen die ihnen im Vertrag übertragenen Aufgaben auf ihre eigene Weise, mit eigener Ausrüstung, Werkzeugen und Methoden. Arbeitgeber können zwar Anweisungen geben, doch es liegt am Contractor, ob er diese annimmt oder nicht.

Wenn Sie als Arbeitgeber damit nicht zufrieden sind, könnten Sie in Erwägung ziehen, sie als Mitarbeiter zu beschäftigen. Bei einem Mitarbeiter können Sie die Regeln und Leitlinien festlegen, die er bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu befolgen hat.

5. Wenn Sie möchten, dass sie ausschließlich für Sie arbeiten

Der unabhängige Contractor ist, wie sein Name schon sagt, unabhängig. Das bedeutet, dass er mehrere Kunden gleichzeitig haben kann. Sie sind wahrscheinlich nicht der einzige Arbeitgeber, der von seiner Expertise und Erfahrung profitiert.

Wenn Sie der einzige Arbeitgeber solcher Talente sein möchten, besteht die einzige Lösung darin, sie als Vollzeitmitarbeiter einzustellen. Die meisten Arbeitsverträge enthalten Wettbewerbsverbote und andere Bestimmungen, die es Mitarbeitenden untersagen, sensible Informationen und Unternehmensdaten weiterzugeben.

6. Wenn Sie Eigentumsrechte an ihrer Arbeit benötigen

Bei einem Mitarbeiter gehören die geistigen Eigentumsrechte an seiner Arbeit vollständig Ihrem Unternehmen. Ähnlich zu anderen Schutzklauseln in seinem Arbeitsvertrag ist dies eine Selbstverständlichkeit. Falls Ihr Mitarbeiter verärgert wird und zu Ihrer Firma zurückkehren möchte, kennen Sie die Daten, Arbeiten und Rechte am geistigen Eigentum (IP) Ihres Unternehmens.

Obwohl Sie Schutzmaßnahmen mit unabhängigen Auftragnehmern vereinbaren können, ist das Eigentum an geistigem Eigentum kein Automatismus. Sie müssen die Schutzrechte für geistiges Eigentum sichern und Eigentumsrechte im Vertrag mit Ihrem unabhängigen Auftragnehmer festlegen.

7. Wenn Sie die Arbeitszeiten unabhängiger Auftragnehmer vorgeben möchten

Arbeitszeiten können schwierig zu steuern sein, besonders wenn Sie remote arbeitende Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen haben. Hinzu kommen unabhängige Auftragnehmer, die ihre eigenen Arbeitszeiten festlegen. Die Kommunikation innerhalb Ihres Teams kann dadurch schwierig und zwangsläufig asynchron werden.

Wenn Sie die Kontrolle darüber haben möchten, wann oder wo die Arbeit durchgeführt wird, sollten Sie Ihren unabhängigen Auftragnehmer als Mitarbeiter einstellen.

8. Wenn sie Sie bitten, sie in Mitarbeiter umzuwandeln

Wenn Ihr unabhängiger Auftragnehmer die Umwandlung in einen Mitarbeiter vorschlägt, sollten Sie dies ernsthaft in Betracht ziehen. Es zeigt, dass er ein größerer oder bedeutenderer Teil Ihres Unternehmens sein möchte und besser zum Erfolg beitragen kann.

Sie könnten sich auch wohler fühlen, wenn er in die Gehaltsliste aufgenommen wird, oder er benötigt die Benefits, die üblicherweise Vollzeitmitarbeitern gewährt werden. Dies könnte dazu führen, dass er engagierter bei der Arbeit und im Unternehmen wird.

Ist es besser, Mitarbeiter oder Contractors zu haben?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Ob Ihr Unternehmen oder Geschäft von einer der beiden Optionen profitiert, hängt von vielen Faktoren ab.

Dennoch sollten Sie als Geschäftsinhaber die Vorteile kennen, Mitarbeiter anstelle von Contractors zu beschäftigen. Es besteht ein stärkeres Gefühl der Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber, und Sie haben mehr Kontrolle darüber, wie, wann und wo die Arbeit erledigt wird.

Auf der anderen Seite verfügen Contractors oft bereits über Nischenexpertise, die Jahre dauern kann, bis Ihre Mitarbeiter sie entwickeln. Sie sind außerdem kosteneffektivere Optionen für kurzfristige Projekte oder Projekte, die seltener vorkommen, sodass es sich nicht lohnt, sie dauerhaft im Unternehmen zu beschäftigen.

Wenn Sie unsicher sind, ist es Ratsam, einen Employer of Record (EOR) oder einen lokalen Experten zu Rate zu ziehen. Sie können Ihnen bei der Einstellung und den rechtlichen Unterschieden zwischen Contractors und Mitarbeitern beraten.

Welche Option die beste für Ihr Unternehmen ist, hängt vom Einzelfall ab. Wenn Sie jedoch eines dieser acht Anzeichen bemerken, könnte es sich lohnen, Ihre Contractors in Mitarbeiter umzuwandeln, da dies sowohl für Ihr Unternehmen als auch für den Contractor die richtige Entscheidung sein könnte.

FAQ:

Was ist der Unterschied zwischen einem Contractor und einem Partner?

Ein Contractor arbeitet vorübergehend für ein Unternehmen und unter einem eigenständigen Firmennamen, während ein Partner jemand ist, der gemeinsam ein Unternehmen besitzt und an dessen Gewinnen und Verlusten beteiligt ist. Contractors bieten spezifische Dienstleistungen an und sind nicht an der Geschäftsführung beteiligt. Partner haben Mitspracherecht bei den Entscheidungen des Unternehmens und binden sich häufig langfristig.

Kann man gleichzeitig Mitarbeiter und Contractor bei derselben Firma sein?

Nein, Sie können nicht gleichzeitig Mitarbeiter und Contractor bei derselben Firma sein. Mitarbeiter haben eine unbefristete Position mit festen Arbeitszeiten und Benefits, während Contractors vorübergehend unabhängig arbeiten. Die Vermischung der beiden Rollen kann rechtliche und steuerliche Probleme verursachen.

Was ist eine Vertragsumwandlung?

Vertragsumwandlung ist, wenn sich der Status eines Contractors in den eines Mitarbeiters ändert. Das passiert oft, wenn die Arbeit des Contractors für das Unternehmen essenziell wird oder die Arbeit unbefristet verlängert wird. Die Umwandlung in einen Mitarbeiter kann Vorteile wie Arbeitsplatzsicherheit, Benefits und ein stabiles Einkommen bieten.