Acht Indikatoren für die Umstellung eines Contractors auf einen Mitarbeiter

Die Debatte darüber, ob man Mitarbeiter oder unabhängige Contractors einstellt, ist noch immer im Gange. Jede Option bringt ihre Vor- und Nachteile mit sich, daher liegt es beim Arbeitgeber, der aktuellen Situation im Unternehmen und dem Einstellungsbudget zu entscheiden, welche Option am besten passt.

In manchen Fällen fällt die Entscheidung, unabhängige Contractors in Mitarbeiter umzuwandeln, leicht. In bestimmten Situationen ist es sogar ein Muss, den eigenen Contractor in einen Mitarbeiter zu verwandeln.

Lassen Sie uns eine kurze Zusammenfassung machen und die Anzeichen durchgehen, die darauf hindeuten, dass es Zeit ist, Ihren unabhängigen Contractor in einen Mitarbeiter umzuwandeln.

Was ist der Unterschied zwischen unabhängigen Contractors und Mitarbeitern?

Ein Mitarbeiter ist ein permanentes Mitglied Ihres Unternehmens. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, ihm sein Gehalt zu zahlen, Steuern einzubehalten und die geltenden Arbeits- und Lohngesetze einzuhalten. Im Gegenzug erledigt der Mitarbeiter seine täglichen Aufgaben, und Sie haben das Recht, zu bestimmen, wo, wie und wann er diese Aufgaben ausführt.

Unabhängige Contractors hingegen haben ihr eigenes Geschäft und führen Aufgaben für Sie als Dienstleister aus. Sie verfügen meist über Nischenexpertise. Sie legen auch ihre Arbeitszeiten, den Stundenlohn fest und entscheiden, wo sie arbeiten möchten. Im Allgemeinen schließen sie Verträge mit Unternehmen ab und werden nach den Bedingungen ihres Vertrags bezahlt.

Die Unterschiede sind auch aus rechtlicher Sicht wichtig. Der Internal Revenue Service (IRS) in den USA hat Richtlinien, um zu bestimmen, ob jemand ein unabhängiger Contractor oder ein Arbeitnehmer ist. Dabei wird geprüft, wo die Person arbeitet, ob sie ihre eigenen Werkzeuge und Ausrüstung nutzt, wer die Arbeitsbelastung kontrolliert und wie die Person vergütet wird.

Wann sollten Sie einen unabhängigen Contractor in einen Mitarbeiter umwandeln?

Es gibt mehrere Umstände, unter denen Sie Ihren unabhängigen Contractor in einen Mitarbeiter umwandeln sollten. Einige davon sind rechtlich geregelt, es gibt Änderungen im Umfang der Arbeit, die der Contractor für Sie erledigt, oder einfach, eine oder beide Parteien halten es für eine gute Idee. Gehen wir ins Detail.

1. Der Contractor ist bereits Mitarbeiter des Unternehmens

Wie bereits erwähnt, gibt es bestimmte Richtlinien, die der IRS nutzt, um zu bestimmen, ob die Arbeitskraft ein Mitarbeiter oder ein unabhängiger Contractor ist. Werfen Sie einen Blick auf die von Ihnen eingestellten unabhängigen Contractors – erfüllen sie alle Anforderungen?

Wenn Ihre unabhängigen Contractors keinen Vertrag oder keine festgelegten Aufgaben haben, die sie erledigen müssen, oder wenn sie Vollzeit für Ihr Unternehmen arbeiten, sind sie möglicherweise überall als Mitarbeiter eingetragen, nur nicht auf Papier. Sie sind nicht unabhängig, wenn Sie bestimmen, wie, wann und wo sie die Arbeit erledigen sollen.

Selbst wenn Sie oder Ihr Contractor damit einverstanden sind, gilt dies rechtlich als Fehlklassifizierung eines Mitarbeiters. Sie könnten erhebliche Strafen und Gebühren riskieren, wenn Sie für schuldig befunden werden, einen Mitarbeiter fälschlicherweise als Contractor zu klassifizieren.

Wenn Ihr Contractor also bereits die Kriterien für einen Mitarbeiter erfüllt, ist das ein Zeichen, dass es Zeit sein könnte, ihn in einen Mitarbeiter Ihres Unternehmens umzuwandeln. Das kann kompliziert werden, wenn Ihr Contractor aus einem anderen Land stammt, da die Einstellung im Ausland komplex sein kann. In diesem Fall könnte die Wahl des richtigen Employer of Record-Dienstes eine gute Idee sein.

2. Wenn Sie den Contractor in Ihr Kerngeschäft integrieren möchten

Einige Contractors sind einfach der Schlüssel zum Erfolg Ihres Geschäfts. Ihr Beitrag kann das sein, was Ihr Unternehmen vorantreibt. In solchen Fällen ist es nur natürlich, den Contractor stärker einzubinden und auf seine Expertise mehr zu vertrauen, als er derzeit für Ihr Unternehmen leistet.

Wenn Sie Ihre Contractors in Ihre Unternehmensabläufe einbinden, ihnen die größere Perspektive zeigen und sie auffordern, mehr beizutragen, sollten Sie sie als Mitarbeiter einstellen. Als Contractor arbeiten sie meist auf Need-to-Know-Basis und sind nicht in die Zukunft Ihres Unternehmens investiert, wie es ein Mitarbeiter wäre.

3. Wenn Sie Ihre Arbeitsbeziehung auf unbestimmte Zeit verlängern möchten

Unabhängige Contractors werden meist auf Bedarf eingestellt. Ihre Verträge haben in der Regel Fristen oder Ablaufdaten. Nach diesen Terminen arbeitet Ihr Contractor nicht mehr für Sie. Er ist frei, andere Jobs und Gigs zu verfolgen.

Wenn Sie das nicht mehr möchten, ist es Zeit, ihn als Ihren Mitarbeiter einzustellen. Das entfernt den Zeitstempel Ihrer Zusammenarbeit und ermöglicht es Ihnen, auf den Contractor so lange zu vertrauen, wie es notwendig und gewünscht ist.

4. Wenn Sie mehr Kontrolle über ihre Arbeit haben möchten

Contractors verfügen in der Regel über Nischenexpertise und erledigen die ihnen im Vertrag zugewiesenen Aufgaben auf ihre eigene Weise, mit eigener Ausrüstung, Werkzeugen und Methoden. Arbeitgeber können zwar Anleitung geben, aber es liegt am Contractor, ob er sie annimmt oder nicht.

Wenn Sie als Arbeitgeber damit nicht einverstanden sind, könnten Sie in Erwägung ziehen, sie als Mitarbeiter einzustellen. Mit einem Mitarbeiter können Sie die Regeln und Vorgaben festlegen, die Ihre Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Aufgaben befolgen sollen.

5. Wenn Sie möchten, dass sie ausschließlich für Sie arbeiten

Der unabhängige Contractor ist, wie sein Name schon sagt, unabhängig. Das bedeutet, er kann mehrere Kunden gleichzeitig haben. Wahrscheinlich sind Sie nicht der einzige Arbeitgeber, der von seiner Expertise und Erfahrung profitiert.

Wenn Sie der einzige Arbeitgeber solcher Talente sein möchten, ist die einzige Lösung meist, sie als Vollzeitmitarbeiter einzustellen. Die meisten Arbeitsverträge enthalten Klauseln gegen Wettbewerbsverbote und andere Bestimmungen, die es Ihren Mitarbeitern verbieten, sensible Informationen und Daten Ihres Unternehmens weiterzugeben.

6. Wenn Sie Eigentum an ihrer Arbeit haben möchten

Bei einem Mitarbeiter gehört das geistige Eigentum an seiner Arbeit vollständig Ihrem Unternehmen. Ähnlich wie bei anderen Schutzklauseln in seinem Arbeitsvertrag ist das selbstverständlich. Falls Ihr Mitarbeiter unzufrieden ist und wieder zu Ihrem Unternehmen zurückkehren möchte, kennen Sie die Daten, die Arbeit und die Rechte am IP Ihres Unternehmens.

Während Sie mit unabhängigen Contractors Schutzmaßnahmen treffen können, ist es kein Selbstläufer, die Eigentumsrechte am geistigen Eigentum zu besitzen. Sie müssen das geistige Eigentum schützen und Eigentumsrechte im Vertrag mit Ihrem unabhängigen Contractor festlegen.

7. Wenn Sie die Arbeitszeiten der unabhängigen Contractors festlegen möchten

Arbeitszeiten können schwer zu steuern sein, vor allem wenn Sie remote Mitarbeitende in verschiedenen Zeitzonen weltweit beschäftigen. Hinzu kommen unabhängige Contractors, die ihre Stunden selbst festlegen, was die Kommunikation innerhalb Ihres Teams schwierig und asynchron macht.

Wenn Sie die Regeln dafür festlegen möchten, wann oder wo die Arbeit ausgeführt wird, sollten Sie Ihren unabhängigen Contractor als Mitarbeiter einstellen.

8. Wenn sie Sie bitten, sie in Mitarbeiter umzuwandeln

Wenn Ihr unabhängiger Contractor die Option vorschlägt, ihn in einen Mitarbeiter umzuwandeln, sollten Sie dies in Betracht ziehen. Es zeigt, dass er ein größerer oder bedeutenderer Teil Ihres Unternehmens werden möchte und besser zum Erfolg beitragen kann.

Sie könnten sich auch wohler fühlen, wenn sie auf der Gehaltsliste stehen, oder benötigen die Vorteile, die normalerweise Vollzeitmitarbeitern gewährt werden. Das kann sie motivieren, engagierter bei ihrer Arbeit und im Unternehmen zu sein.

Ist es besser, Mitarbeiter oder Contractors zu haben?

Diese Frage hat keine allgemeingültige Antwort. Ob Ihr Unternehmen oder Geschäft von der einen oder der anderen Option profitiert, hängt von vielen Faktoren ab.

Als Unternehmer sollten Sie jedoch die Vorteile kennen, die die Einstellung von Mitarbeitern gegenüber Contractors mit sich bringt. Es besteht eine stärkere Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber, und Sie haben mehr Kontrolle darüber, wie, wann und wo die Arbeit erledigt wird.

Andererseits verfügen Contractors meist bereits über Nischenexpertise, die Jahre dauern kann, um sie bei Ihren Mitarbeitern aufzubauen. Sie sind auch kosteneffizienter für kurzfristige Projekte oder Projekte, die nicht so häufig wiederkehren, dass es sich lohnt, die Person auf die Gehaltsliste zu setzen.

Wenn Sie unsicher sind, kann es sinnvoll sein, einen EOR oder einen lokalen Experten zu Rate zu ziehen. Sie können Ihnen bei der Einstellung und den rechtlichen Unterschieden zwischen Contractors und Mitarbeitern beratend zur Seite stehen.

Welche Option die beste für Ihr Unternehmen ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Wenn Sie jedoch eines dieser acht Anzeichen bemerken, könnte es sich lohnen, Ihre Contractors in Mitarbeiter umzuwandeln, da dies die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen und den Contractor sein könnte.

FAQ:

Was ist der Unterschied zwischen einem Contractor und einem Partner?

Ein Contractor arbeitet vorübergehend für ein Unternehmen und unter einem separaten Firmennamen, während ein Partner jemand ist, der gemeinsam Eigentümer eines Unternehmens ist und an dessen Gewinnen und Verlusten beteiligt ist. Contractors erbringen bestimmte Dienstleistungen und sind nicht in die Geschäftsführung eingebunden. Partner haben Mitspracherecht bei Entscheidungen des Unternehmens und oft langfristige Verpflichtungen.

Kann man gleichzeitig Mitarbeiter und Contractor bei derselben Firma sein?

Nein, man kann nicht gleichzeitig Mitarbeiter und Contractor bei derselben Firma sein. Mitarbeiter haben eine feste Rolle mit festen Arbeitszeiten und Benefits, während Contractors vorübergehend unabhängig arbeiten. Das Mischen beider Rollen kann rechtliche und steuerliche Probleme verursachen.

Was ist eine Vertragsumwandlung?

Eine Vertragsumwandlung ist, wenn der Status eines Contractors in den eines Mitarbeiters geändert wird. Das passiert häufig, wenn die Arbeit des Contractors für das Unternehmen essenziell wird oder sich der Arbeitszeitraum unbegrenzt verlängert. Die Umwandlung in einen Mitarbeiter kann Vorteile wie Jobsicherheit, Benefits und ein stabiles Einkommen bieten.