5 Nützliche Ideen für Remote-Steuerzahlungen, die Sie kennen müssen

Wichtige Erkenntnisse

• 1. Der Standort beeinflusst Ihre Steuerpflichten. Als Remote-Arbeiter müssen Sie verstehen, wie Ihr Arbeitsort und der Bundesstaat Ihres Employers of Record, EOR, zu Doppelbesteuerung führen können.
• 2. Internationale Remote-Arbeiter müssen US-Steuern einreichen. Auch wenn Sie im Ausland arbeiten, müssen US-Bürger Steuererklärungen abgeben und Ausnahmen oder Gutschriften für ausländisches Einkommen berücksichtigen.
• 3. Buchführung und das Verständnis von Steuerrecht sind entscheidend. Die Einhaltung der Vorschriften umfasst die Verfolgung von Arbeitsorten, die Meldung ausländischer Konten und die Nutzung von Doppelbesteuerungsabkommen.

Remote-Arbeit wird zweifelsohne zur „neuen Normalität.“ Arbeitgeber erkunden Remote-Arbeitslösungen, die globale Beschäftigungsmöglichkeiten eröffnen. Eine Gartner-Umfrage zeigte, dass 74 % der CFOs und Finanzleiter planen, 5 % ihrer Belegschaft dauerhaft auf Remote-Arbeit umzustellen. Dies galt bisher für Mitarbeiter, die vor Ort tätig waren, sodass der Wechsel zum dauerhaften Remote-Status viel aussagt.

Doch mit diesen Möglichkeiten für Remote-Arbeit kommen auch einige komplexe steuerliche Fragen auf. Remote-Arbeit ermöglicht es Ihnen, von jedem Ort weltweit zu arbeiten. Doch Steuern sind kompliziert, vor allem wenn Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern tätig sind.

Hier ist, was Sie wissen müssen, um unerwartete Steuerprobleme zu vermeiden.

Der Standort ist entscheidend

Ihr neuer Remote-Arbeitsort kann und wird Ihre Steuerpflichten beeinflussen. Zum Beispiel verlangen einige Bundesstaaten in den USA, dass Sie eine Nichtansässigensteuererklärung einreichen, die die Quellensteuer des Bundesstaates beinhaltet, sobald Sie dort Fuß fassen. New York ist beispielsweise dafür bekannt, Remote-Arbeiter anhand ihres Arbeitsorts zu besteuern. Wenn Sie also in verschiedenen Bundesstaaten wohnen und arbeiten, könnten Sie mit Doppelbesteuerung konfrontiert werden.

Ihre Bundesstaatssteuer hängt sowohl vom Standort Ihres Recruitment, Contractors bzw. Freelancer, des Contractor of Record, COR, als auch von Ihrem tatsächlichen Remote-Arbeitsort ab. Dies kann unerwünschte Steuerbelastungen verursachen, vor allem in Bundesstaaten, die aggressiv Steuererlöse anstreben. Es ist unerlässlich, einen Steuerberater zu konsultieren, um diese Situationen zu planen und sicherzustellen, dass Sie nicht mehr zahlen, als Sie sollten.

Das Konzept des Nexus verstehen: Wie Staaten Remote-Arbeiter besteuern

In steuerlichen Begriffen ist "nexus" die Verbindung, die die Steuerpflicht eines Unternehmens in einem bestimmten Bundesstaat bestimmt. Für Remote-Arbeiter kann dieses Nexus zusätzliche Steuern auslösen. Dies kann passieren, wenn die Anwesenheit eines Mitarbeiters in einem anderen Bundesstaat eine Geschäftsbindung für den Employer of Record schafft.

Im Allgemeinen hängt der Nexus eines Bundesstaates von Faktoren wie Eigentum, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Verkäufen ab. Wenn Sie in einem anderen Bundesstaat als Ihrem Employer of Record arbeiten, könnten Sie mit Nichtansässigen-Einkommensteuererklärungen konfrontiert werden. Außerdem könnten Sie für die Einhaltung der Quellensteuerpflichten an Ihrem Arbeitsort verantwortlich sein.

Wenn Sie jedoch in einem Bundesstaat wohnen, der ein Mehrstaaten-Abkommen hat, könnten Sie von reduzierten Steuern profitieren. Prüfen Sie die gegenseitigen Abkommen zwischen bestimmten Bundesstaaten. Einige Bundesstaaten bieten auch Steuervergünstigungen für Einwohner, die anderswo arbeiten, wodurch Ihre Steuerlast reduziert wird.

Internationale steuerliche Überlegungen für Remote-Arbeiter

Für US-Bürger, die ins Ausland ziehen, wird Ihre Steuersituation komplizierter. Auch wenn Sie im Ausland leben und arbeiten, müssen Sie eine US-Steuererklärung einreichen, unabhängig davon, wie lange Ihr Aufenthalt dauert. Ihnen steht die Wahl zwischen der Geltendmachung einer Gutschrift für gezahlte ausländische Steuern oder der Ausweisung aller ausländischen Einkünfte aus der US-Steuer.

Eine Gutschrift kann dabei helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden. Der Foreign Earned Income Exclusion ermöglicht es, bis zu $107.600 (Steuerjahr 2020) an ausländischem Einkommen auszuschließen. Die Wahl des richtigen Ansatzes hängt von vielen Faktoren ab. Berücksichtigen Sie Dinge wie Ihr Gesamteinkommen, Ihren Aufenthaltsort und die Steuergesetze des Landes. Es ist daher ratsam, einen Steuerexperten zu konsultieren.

Ausländische Konten und zusätzliche Meldepflichten

Wenn Sie im Ausland leben, sollten Sie sich der zusätzlichen Meldepflichten bewusst sein. Jedes Konto bei einer ausländischen Finanzinstitution mit einem Saldo von über 10.000 US-Dollar zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr muss gemeldet werden. Dies erfolgt über den Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR) beim US-Finanzministerium.

Je nach Ihren Vermögenswerten kann es auch notwendig sein, Formular 8398 beim IRS einzureichen. Es ist entscheidend, detaillierte Aufzeichnungen zu führen und diese Meldungen fristgerecht einzureichen, um hohe Strafen zu vermeiden.

Bundesstaatliche Meldepflichten für Remote-Arbeiter

Die Steuererklärung auf Bundesstaatsebene kann für Remote-Arbeiter komplex sein. Bundesstaaten wie New York verlangen von Ihnen möglicherweise, Einkommenssteuer zu zahlen, selbst wenn die Bundesregierung Sie als ausländischen Einwohner anerkannt hat.

Staaten können Sie auch für steuerliche Zwecke als Einwohner behandeln, wenn Sie Eigentum besitzen, ein Bankkonto führen oder sogar dort eine Bibliothekskarte haben. Wenn Sie einen Umzug ins Ausland planen, kann es sinnvoll sein, in einem Bundesstaat mit niedrigen oder keinen Steuern eine Residency zu gründen, um Ihre Steueraufwendungen zu minimieren.

Doppelbesteuerungsabkommen und Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern

Internationale Remote-Arbeiter sollten sich auch mit Doppelbesteuerungsabkommen vertraut machen. Diese verhindern die Doppelbesteuerung zwischen Ländern. Wenn Ihr Zielland ein Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA hat, kann dies Steuerbefreiungen, Gutschriften oder reduzierte Steuersätze bedeuten und eine günstigere steuerliche Lage schaffen.

Auf der anderen Seite sollten sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer vor einer Fehlklassifizierung vorsichtig sein. Wenn Sie als Contractor anstatt als Employee eingestuft werden, könnten Sie auf Leistungen verzichten oder unerwartete Steuerrechnungen erhalten. Unternehmen sollten eine korrekte Klassifizierung sicherstellen, um Strafzahlungen zu vermeiden.

Beste Praktiken für Buchführung und Abzüge

Eine detaillierte Dokumentation darüber, wo Sie arbeiten und wie lange, ist entscheidend, um Ihre Steuerresidenz nachzuweisen und eine Prüfung zu vermeiden. Remote-Arbeiter sollten ihre Arbeitstage in jedem Bundesstaat dokumentieren, um die Einhaltung zu belegen. Außerdem können Kenntnisse über mögliche Abzüge Geld sparen.

Hier einige bewährte Vorgehensweisen für das Steuer-Management:

1. Festlegung Ihrer Steuerresidenz

Detaillierte Aufzeichnungen über Ihre Arbeitsorte und die dort verbrachten Zeiten sind entscheidend, um Ihre Steuerresidenz nachzuweisen. Durch die Dokumentation Ihres Wohn- und Arbeitsortes sowie der Aufenthaltsdauer können Sie den Steuerbehörden nachweisen, dass Sie die Steuerpflichten von Bundesstaaten und Gemeinden einhalten. Besonders bei Remote-Arbeit mit häufigen Bundesstaatenwechseln oder Arbeit in mehreren Zuständigkeiten ist dies wichtig. Die Steuerresidenz und -pflichten können sich auch durch vorübergehende Umzüge verschieben.

2. Verfolgung der Arbeitstage zur Einhaltung

Remote-Arbeiter müssen ihre Arbeitstage in jedem Bundesstaat konsequent dokumentieren, um die Einhaltung sicherzustellen. Das bedeutet, Protokolle zu führen oder digitale Tools zu nutzen, die Anzahl der Tage im jeweiligen Bundesstaat zu erfassen.

Solche Aufzeichnungen können bei einer Steuerprüfung oder bei Streitigkeiten über die Ansässigkeit als Beweis dienen, was Ihnen heftige Strafen oder rückwirkende Steuern ersparen kann. Es geht nicht nur darum, Anforderungen des Staates zu erfüllen. Diese Dokumente zeigen die Einhaltung verschiedener Steuergesetze in mehreren Regionen.

3. Erkennen der berechtigten Abzüge

Außerdem kann das Wissen um mögliche Abzüge zu erheblichen Einsparungen führen. Viele Steuerbehörden bieten Abzüge, die speziell für Remote-Arbeiter gelten.

Beispielsweise könnten Sie einen häuslichen Arbeitsplatz absetzen, wenn Sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Das umfasst Ausgaben wie Miete, Nebenkosten oder Bürobedarf. Die Bedingungen für Home-Office-Abzüge variieren jedoch stark zwischen Bundesstaaten und Ländern. Kenntnisse der spezifischen Regeln in Ihrer Region können einen großen Unterschied machen.

4. Nutzung von Bildungs- und Reisegutschriften

Einige Bundesstaaten und Länder gewähren Gutschriften oder Abzüge für Bildungs- und Reisekosten. Dazu zählen etwa Ausgaben für Kurse zur Verbesserung Ihrer beruflichen Fähigkeiten oder Reisen im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit.

Es ist wichtig, alle verfügbaren Optionen zu prüfen, da diese Abzüge Ihr steuerpflichtiges Einkommen verringern und Ihre Gesamtsteuerlast senken können. Ein gutes Verständnis der Regeln und eine sorgfältige Dokumentation relevanter Ausgaben geben Ihnen eine stärkere Position bei der Steuererklärung.

Steuerverwaltung für Remote-Arbeiter

Remote-Arbeit eröffnet Zugang zu einer globalen Belegschaft, bringt aber auch komplexe steuerliche Überlegungen mit sich. Ob Sie Bundesstaaten wechseln oder im Ausland arbeiten – das Verständnis, wie Steuerrecht auf Sie zutrifft, ist unerlässlich. Für Arbeitgeber kann die Beauftragung eines EOR dazu beitragen, diese Komplexitäten zu erleichtern.

Bewusst zu sein, wie Ihr Standort die Steuern beeinflusst, die Einhaltung der Meldepflichten und die Nutzung von Steuervergünstigungen und -ausschlüssen können helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden und gesetzeskonform zu bleiben. Klare Buchführung und das Verständnis sowohl der US-amerikanischen als auch der internationalen Steuerregeln sind entscheidend, um Ihre Remote-Arbeitszeit optimal zu nutzen, ohne unerwartete Überraschungen von den Steuerbehörden.

FAQs

Wie beeinflusst mein Arbeitsort meine Steuern?

Ihre Steuern hängen davon ab, wo Sie wohnen und wo Ihr Employer of Record, EOR, ansässig ist. Einige Bundesstaaten verlangen eine Nichtansässigensteuererklärung, wenn Sie remote aus einem anderen Bundesstaat arbeiten.

Müssen US-Bürger, die im Ausland arbeiten, weiterhin Steuern zahlen?

Ja, US-Bürger müssen Steuern zahlen, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. Sie können entweder ausländische Einkünfte ausschließen oder Gutschriften für im Ausland gezahlte Steuern geltend machen, um Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Was ist Nexus, und wie betrifft es Remote-Arbeiter?

Nexus ist die Verbindung, die eine Steuerpflicht in einem Bundesstaat begründet. Für Remote-Arbeiter kann das Wohnen in einem anderen Bundesstaat als dem Employer of Record zusätzliche Steuererklärungen auf Landesebene nach sich ziehen.