Wichtige Erkenntnisse
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- Der Standort beeinflusst Ihre Steuerpflichten. Als Remote-Arbeiter müssen Sie verstehen, wie Ihr Arbeitsort und der Bundesstaat Ihres Employer of Record, EOR, zu Doppelbesteuerung führen können.
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- Internationale Remote-Arbeiter müssen US-Steuern einreichen. Selbst wenn Sie im Ausland arbeiten, müssen US-Bürger Steuererklärungen abgeben und Ausnahmen oder Gutschriften für ausländisches Einkommen berücksichtigen.
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- Buchführung und Verständnis der Steuergesetze sind entscheidend. Die Einhaltung der Vorschriften erfordert die Verfolgung der Arbeitsorte, die Meldung ausländischer Konten und die Nutzung von Doppelbesteuerungsabkommen.
Remote-Arbeit wird zweifellos zur "neuen Normalität". Arbeitgeber erkunden Remote-Arbeitslösungen, die globale Beschäftigungsmöglichkeiten eröffnen. Eine Gartner-Umfrage zeigte, dass 74 % der CFOs und Finanzleiter planen, 5 % ihrer Belegschaft dauerhaft ins Remote-Arbeiten zu überführen. Dies galt bisher für vor Ort tätige Mitarbeiter, sodass der Übergang zum dauerhaften Remote-Status viel aussagt.
Doch mit diesen Möglichkeiten für Remote-Arbeit kommen auch einige komplexe Steuerfragen. Remote-Arbeit erlaubt es Ihnen, von jedem Ort weltweit zu arbeiten. Aber Steuern sind knifflig, vor allem wenn Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern tätig sind.
Hier ist, was Sie wissen müssen, um unerwartete Steuerprobleme zu vermeiden.
Standort ist entscheidend
Ihr neuer Remote-Standort kann und wird Ihre Steuerpflichten beeinflussen. Zum Beispiel verlangen einige Bundesstaaten in den USA, dass Sie eine Nichtansässigensteuererklärung abgeben, die die staatliche Quellensteuer umfasst, sobald Sie dort Fuß fassen. New York ist beispielsweise bekannt dafür, Remote-Arbeiter anhand ihres Arbeitgebers zu besteuern. Wenn Sie also in verschiedenen Bundesstaaten leben und arbeiten, könnten Sie doppelt besteuert werden.
Ihre Steuerpflichten in Ihrem Bundesstaat hängen sowohl vom Standort Ihres Employer of Record, EOR, als auch von Ihrem Remote-Arbeitsort ab. Dies kann unerwünschte Steuerbelastungen verursachen, insbesondere in Bundesstaaten, die aggressiv Steuereinnahmen anstreben. Es ist wichtig, einen Steuerberater zu konsultieren, um diese Situationen zu planen und sicherzustellen, dass Sie nicht mehr zahlen, als Sie sollten.
Verständnis von nexus: Wie Bundesstaaten Remote-Arbeiter besteuern
In steuerlichen Begriffen ist "nexus" die Verbindung, die die Steuerpflichten eines Unternehmens in einem bestimmten Bundesstaat bestimmt. Für Remote-Arbeiter kann dieses nexus zusätzliche Steuern auslösen. Dies kann passieren, wenn die Anwesenheit eines Mitarbeiters in einem anderen Bundesstaat eine Geschäftspräsenz für den Arbeitgeber begründet.
Im Allgemeinen hängt das nexus eines Bundesstaates von Faktoren wie Eigentum, Gehaltsabrechnung und Umsatz ab. Wenn Sie als Remote-Arbeiter in einem Bundesstaat außerhalb Ihres Arbeitgebers ansässig sind, könnten Sie verpflichtet sein, eine Nichtansässigen-Einkommensteuererklärung abzugeben. Außerdem könnten Sie für Quellensteuerabzüge an Ihrem Arbeitsort verantwortlich sein.
Wenn Sie jedoch in einem Bundesstaat mit einem Mehrstaatenabkommen leben, könnten Sie von reduzierten Steuern profitieren. Achten Sie auf die Gegenseitigkeitsvereinbarungen zwischen bestimmten Bundesstaaten. Einige Bundesstaaten bieten auch Steueranreize für Einwohner, die anderswo arbeiten, was Ihre Steuerbelastung verringert.
Internationale Steuerüberlegungen für Remote-Arbeiter
Für US-Bürger, die ins Ausland ziehen, wird Ihre Steuersituation komplizierter. Selbst wenn Sie im Ausland leben und arbeiten, müssen Sie eine US-Steuererklärung einreichen, unabhängig davon, wie lange Sie im Ausland bleiben. Sie stehen vor der Wahl, entweder eine Gutschrift für im Ausland gezahlte Steuern zu beantragen oder alle ausländischen Einkünfte von der US-Steuer auszunehmen.
Die Geltendmachung einer Gutschrift kann helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden. Der Foreign Earned Income Exclusion ermöglicht es Ihnen, bis zu $107.600 (Steuerjahr 2020) an ausländischem Einkommen auszunehmen. Die Wahl der richtigen Methode hängt von vielen Faktoren ab. Sie sollten Dinge wie Ihre Gesamteinkünfte, Ihren Standort und die Steuergesetze des Landes berücksichtigen, weshalb die Konsultation eines Steuerexperten unerlässlich ist.
Ausländische Konten und zusätzliche Meldepflichten
Wenn Sie sich entscheiden, im Ausland zu leben, sollten Sie sich der zusätzlichen Meldepflichten bewusst sein. Jegliche Zinsen auf ein ausländisches Finanzkonto mit einem Guthaben von mehr als $10.000 zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr müssen gemeldet werden. Dies erfolgt über den Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR) beim US-Finanzministerium.
Abhängig von Ihren Vermögenswerten müssen Sie möglicherweise auch Formular 8398 beim IRS einreichen. Es ist entscheidend, detaillierte Aufzeichnungen zu führen und diese Berichte fristgerecht einzureichen, um hohe Strafen zu vermeiden.
Bundesstaatliche Meldepflichten für Remote-Arbeiter
Steuererklärungen auf Bundesstaatsebene können für Remote-Arbeiter kompliziert sein. Bundesstaaten mit hohen Steuersätzen wie New York können Sie trotzdem zur Einkommenssteuer verpflichten, selbst wenn die Bundesregierung Sie als ausländischen Einwohner anerkannt hat.
Bundesstaaten können Sie steuerlich als Einwohner behandeln, wenn Sie Eigentum besitzen, ein Bankkonto führen oder sogar nur eine Bibliothekskarte dort haben. Wenn Sie einen Umzug ins Ausland erwägen, ist es ratsam, den Wohnsitz in einem Bundesstaat mit niedrigen oder keinen Steuern zu etablieren, um Ihre Steuerpflichten zu minimieren.
Doppelbesteuerungsabkommen und Contractor of Record, COR, sowie Recruitment
Internationale Remote-Arbeiter sollten auch die Doppelbesteuerungsabkommen beachten. Diese helfen, Doppelbesteuerung zwischen Ländern zu vermeiden. Wenn Ihr Zielland ein Steuerabkommen mit den USA hat, könnten Ausnahmen, Gutschriften oder reduzierte Steuersätze gelten, was Ihre steuerliche Situation günstiger macht.
Auf der anderen Seite sollten sowohl Unternehmen als auch Contractors vorsichtig sein, um Fehlklassifikationen zu vermeiden. Wenn Sie als Contractor statt als Arbeitnehmer eingestuft werden, könnten Sie auf Vorteile verzichten und unerwartete Steuerforderungen erhalten. Unternehmen sollten eine korrekte Klassifikation sicherstellen, um Strafen zu vermeiden.
Beste Praktiken für Buchführung und Abzüge
Eine detaillierte Dokumentation darüber, wo Sie arbeiten und wie lange, ist entscheidend, um Ihren steuerlichen Wohnsitz nachzuweisen und Prüfungen zu vermeiden. Remote-Arbeiter sollten ihre Arbeitstage in jedem Bundesstaat verfolgen, um die Einhaltung nachzuweisen. Außerdem ist es wichtig, zu wissen, für welche Abzüge Sie berechtigt sind, um Geld zu sparen.
Hier einige bewährte Praktiken für das Steuer-Management:
1. Festlegung Ihres steuerlichen Wohnsitzes
Detaillierte Aufzeichnungen Ihrer Arbeitsorte und der dort verbrachten Zeit sind entscheidend, um Ihren steuerlichen Wohnsitz festzustellen. Durch die Dokumentation, wo Sie leben und arbeiten und wie lange, können Sie den Steuerbehörden nachweisen, dass Sie die Steuerpflichten der Bundesstaaten und Gemeinden erfüllen. Besonders wichtig ist dies für Remote-Arbeiter, die häufig Bundesstaatsgrenzen überschreiten oder in mehreren Jurisdiktionen tätig sind. Der steuerliche Wohnsitz und die Verpflichtungen können sich sogar bei temporären Umzügen verschieben.
2. Verfolgung der Arbeitstage zur Einhaltung
Remote-Arbeiter müssen ihre Arbeitstage in jedem Bundesstaat konsequent dokumentieren, um die Einhaltung sicherzustellen. Das bedeutet, Protokolle zu führen oder digitale Tools zu nutzen, um die Anzahl der Tage, die Sie an jedem Ort arbeiten, zu erfassen.
Solche Aufzeichnungen können im Falle einer Steuerprüfung oder eines Wohnsitzstreits als Beweis dienen und helfen, hohe Strafen oder Nachzahlungen zu vermeiden. Es geht nicht nur darum, die Anforderungen der Bundesstaaten zu erfüllen. Diese Dokumente belegen die Einhaltung verschiedener Steuergesetze in mehreren Regionen.
3. Ermittlung berechtigter Abzüge
Darüber hinaus kann das Verständnis, für welche Abzüge Sie berechtigt sind, zu erheblichen Einsparungen führen. Viele Steuerjurisdiktionen bieten Abzüge, die speziell für Remote-Arbeiter gelten.
Beispielsweise könnten Sie, wenn Sie ein Home-Office unterhalten, bestimmte Ausgaben absetzen. Dazu gehören Miete, Nebenkosten oder Büromaterial, sofern Sie die Kriterien erfüllen. Allerdings variieren die Home-Office-Abzüge stark zwischen Bundesstaaten und Ländern. Das Wissen um die jeweiligen Regeln in Ihrer Region kann einen großen Unterschied machen.
4. Nutzung von Bildungs- und Reisekrediten
Bestimmte Bundesstaaten und Länder bieten Gutschriften oder Abzüge für Bildungs- und Reisekosten. Dazu können Kosten für Kurse gehören, die Ihre beruflichen Fähigkeiten verbessern, oder Ausgaben für dienstliche Reisen.
Es ist wichtig, alle verfügbaren Optionen in Ihrem Bundesstaat oder Land zu prüfen, da diese Abzüge Ihr zu versteuerndes Einkommen insgesamt senken und Ihre Steuerlast verringern können. Das Verständnis dieser Regeln und die Dokumentation relevanter Ausgaben verschaffen Ihnen eine stärkere Position bei der Steuererklärung.
Steuerverwaltung für Remote-Arbeiter
Remote-Arbeit eröffnet den Zugang zu einer globalen Belegschaft, bringt aber auch komplexe steuerliche Überlegungen mit sich. Ob Sie Bundesstaatsgrenzen überschreiten oder im Ausland arbeiten, es ist entscheidend, die steuerlichen Vorschriften zu verstehen. Als Employer of Record, EOR, kann die Beauftragung eines COR (Contractor of Record) helfen, diese Komplexität zu erleichtern.
Das Bewusstsein für Ihren Standort und dessen Einfluss auf Steuern, die Einhaltung der Meldepflichten sowie die Nutzung von Steuervergünstigungen und -ausschlüssen können helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden und gesetzeskonform zu bleiben. Klare Aufzeichnungen und das Verständnis der US-amerikanischen sowie internationalen Steuervorschriften sind entscheidend, um Ihre Remote-Arbeit optimal zu nutzen, ohne unerwünschte Überraschungen von den Steuerbehörden zu riskieren.
FAQs
Wie wirkt sich mein Arbeitsort auf meine Steuern aus?
Ihre Steuern hängen davon ab, wo Sie wohnen und wo Ihr Employer of Record, EOR, ansässig ist. Einige Bundesstaaten verlangen Nichtansässigen-Erklärungen, wenn Sie remote aus einem anderen Bundesstaat arbeiten.
Müssen US-Bürger, die im Ausland arbeiten, weiterhin Steuern einreichen?
Ja, US-Bürger müssen Steuern abgeben, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. Sie können wählen, entweder eine Gutschrift für im Ausland gezahlte Steuern zu beantragen oder alle ausländischen Einkünfte von der US-Steuer auszunehmen, um Doppelbesteuerung zu vermeiden.
Was ist nexus, und wie betrifft es Remote-Arbeiter?
Nexus bezeichnet die Verbindung, die Steuerpflichten in einem Bundesstaat begründet. Für Remote-Arbeiter kann das Leben in einem anderen Bundesstaat als der Employer of Record, EOR, zusätzliche Steuererklärungen auf Bundesstaatsebene erforderlich machen.
