5 Nützliche Ideen für Remote-Steuerzahlungen, die Sie kennen müssen

Wichtige Erkenntnisse

• 1. Der Standort beeinflusst Ihre Steuerschulden. Als Remote-Arbeiter müssen Sie verstehen, wie Ihr Arbeitsort und der Bundesstaat Ihres Employer of Record, EOR, zu Doppelbesteuerung führen können.
• 2. Internationale Remote-Arbeiter müssen US-Steuern einreichen. Selbst wenn Sie im Ausland arbeiten, müssen US-Bürger Steuern zahlen und ausländische Einkommensbefreiungen oder -gutschriften in Betracht ziehen.
• 3. Dokumentation und das Verständnis der Steuergesetze sind entscheidend. Die Einhaltung der Vorschriften umfasst die Verfolgung von Arbeitsorten, die Meldung ausländischer Konten und das Nutzen von Steuerabkommen.

Remote-Arbeit wird zweifellos zur "neuen Normalität". Arbeitgeber erkunden Remote-Arbeitslösungen, die globale Beschäftigungsmöglichkeiten eröffnen. Eine Gartner-Umfrage zeigte, dass 74 % der CFOs und Finanzleiter planen, 5 % ihrer Belegschaft dauerhaft ins Remote work zu schicken. Dies galt für zuvor vor Ort Tätige, sodass die Umstellung auf dauerhaften Remote-Status viel aussagt.

Aber mit diesen Chancen für Remote-Arbeit kommen auch einige komplexe Steuerfragen. Remote-Arbeit erlaubt es Ihnen, von jedem Ort weltweit zu arbeiten. Aber Steuern sind tricky, besonders wenn Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern arbeiten.

Hier ist, was Sie wissen müssen, um unerwartete Steuerprobleme zu vermeiden.

Standort ist entscheidend

Ihr neuer Remote-Standort kann und wird Ihre Steuerschulden beeinflussen. Zum Beispiel verlangen einige Bundesstaaten in den USA, dass Sie eine Nicht-Residenten-Erklärung abgeben, inklusive der Quellensteuer, sobald Sie dort Fuß fassen. New York ist bekannt dafür, Remote-Arbeiter nach dem Standort ihres Employer of Record, EOR, zu besteuern. Wenn Sie in unterschiedlichen Bundesstaaten wohnen und arbeiten, kann dies zu Doppelbesteuerung führen.

Ihre Bundesstaatsteuer hängt sowohl vom Standort Ihres Employer of Record als auch von Ihrem Remote-Arbeitsort ab. Das kann unerwünschte Steuerlasten schaffen, insbesondere in Staaten, die aggressiv Steuermittel eintreiben wollen. Es ist essenziell, einen Steuerberater zu konsultieren, um diese Situationen zu planen und sicherzustellen, dass Sie nicht mehr zahlen, als Sie sollten.

Verständnis von Nexus: Wie Staaten Remote-Arbeiter besteuern

Im Steuerrecht ist "Nexus" die Verbindung, die die Steuerpflicht eines Unternehmens in einem bestimmten Bundesstaat bestimmt. Für Remote-Arbeiter kann dieses Nexus zusätzliche Steuern auslösen. Das kann passieren, wenn die Anwesenheit eines Mitarbeiters in einem anderen Bundesstaat eine Geschäftsadresse für den Employer of Record schafft.

In der Regel hängt der Nexus eines Bundesstaates von Faktoren wie Eigentum, Lohnkosten und Umsatz ab. Wenn Sie als Remote-Arbeiter in einem anderen Bundesstaat als Ihrem Employer of Record ansässig sind, könnte dies bedeuten, dass Sie eine Nicht-Residenten-Einkommensteuererklärung abgeben müssen. Außerdem könnten Sie für Quellensteuerpflichten in Ihrem Arbeitsort verantwortlich sein.

Wenn Sie aber in einem Bundesstaat mit einer Mehrstaatenvereinbarung leben, könnten Sie von reduzierten Steuern profitieren. Suchen Sie nach den Gegenseitigkeitsvereinbarungen zwischen bestimmten Staaten. Einige Staaten bieten auch Einkommensteuerkredite für Bewohner, die anderswo arbeiten, was Ihre Steuerbelastung senkt.

Internationale Steuerüberlegungen für Remote-Arbeiter

Wenn US-Bürger ins Ausland ziehen, wird Ihre Steuersituation komplizierter. Selbst wenn Sie im Ausland leben und arbeiten, müssen Sie eine US-Steuererklärung einreichen, unabhängig davon, wie lange Sie im Ausland bleiben. Sie stehen vor der Wahl, entweder eine Gutschrift für im Ausland gezahlte Steuern zu beantragen oder sämtliches ausländisches Einkommen von der US-Steuer auszunehmen.

Ein Gutschriftenantrag kann helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden. Die Foreign Earned Income Exclusion ermöglicht es, bis zu $107.600 (Steuerrjahr 2020) ausländisches Einkommen auszunehmen. Die Wahl der richtigen Methode hängt von vielen Faktoren ab. Sie sollten Dinge wie Ihr Gesamteinkommen, Ihren Standort und die Steuergesetze des Landes berücksichtigen – daher ist die Beratung durch einen Steuerexperten entscheidend.

Ausländische Konten und zusätzliche Meldepflichten

Wenn Sie im Ausland leben, müssen Sie sich auf zusätzliche Meldepflichten einstellen. Jedes Konto mit einem Guthaben über $10.000 zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr muss gemeldet werden. Das erfolgt beim U.S. Treasury Department durch einen Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR).

Abhängig von Ihren Vermögenswerten müssen Sie eventuell auch Formular 8398 beim IRS einreichen. Es ist essenziell, detaillierte Aufzeichnungen zu führen und diese Meldungen fristgerecht einzureichen, um empfindliche Strafen zu vermeiden.

Bundesstaatliche Meldepflichten für Remote-Arbeiter

Die Steuererklärung auf Bundesstaatsebene kann für Remote-Arbeiter kompliziert sein. Hochbesteuerte Staaten wie New York können Sie trotz Anerkennung als Auslandsansässiger dazu verpflichten, Einkommensteuer zu zahlen.

Staaten können Sie für Steuerzwecke auch als Einwohner behandeln, wenn Sie Eigentum besitzen, ein Bankkonto führen oder sogar nur eine Bibliothekskarte dort haben. Wenn Sie eine Auswanderung ins Ausland planen, ist es ratsam, in einem Bundesstaat mit niedrigen oder keinen Steuern ansässig zu werden, um Ihre Steuerlast zu minimieren.

Steuerabkommen und Fehlabklassifikation von Mitarbeitern

Internationale Remote-Arbeiter sollten auch die Steuerabkommen beachten. Diese verhindern Doppelbesteuerung zwischen Ländern. Hat Ihr Zielland ein Steuerabkommen mit den USA, kann das bedeuten, dass bestimmte Ausnahmen, Gutschriften oder niedrigere Steuersätze gelten, was die Steuerlage günstiger macht.

Auf der anderen Seite sollten sowohl Unternehmen als auch Arbeitskräfte vorsichtig sein bei Fehlabklassifikationen. Wenn Sie als Auftragnehmerin anstelle eineseiner Employees eingestuft werden, könnten Vorteile verloren gehen und unerwartete Steuerrechnungen entstehen. Unternehmen sollten die korrekte Klassifikation sicherstellen, um Strafen zu vermeiden.

Best Practices für Dokumentation und Abzüge

Das Führen detaillierter Aufzeichnungen, wo Sie arbeiten und wie lange, ist essenziell, um Ihren Steueranspruch nachzuweisen und Prüfungen zu vermeiden. Remote-Arbeiter sollten ihre Arbeitstage in jeder Region dokumentieren, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. Zudem ist es wichtig, die für Sie geltenden Abzüge zu kennen, um Geld zu sparen.

Hier einige bewährte Praktiken für das Management von Steuern:

1. Festlegung Ihres Steuerwohnsitzes

Ausführliche Aufzeichnungen über Ihre Arbeitsorte und die zeitliche Nutzung in jedem sind entscheidend, um Ihren Steuerwohnsitz festzustellen. Durch Dokumentation, wo Sie wohnen und arbeiten und wie lange, können Sie den Steuerbehörden nachweisen, dass Sie die jeweiligen Steuer- und Abgabenpflichten einhalten. Das ist besonders wichtig für Remote-Arbeiter, die häufig Bundesstaatsgrenzen überschreiten oder in mehreren Jurisdiktionen tätig sind. Steuerliche Ansässigkeit und Verpflichtungen können sich auch bei temporären Umzügen verschieben.

2. Verfolgung der Arbeitstage zur Einhaltung

Remote-Arbeiter müssen ihre Arbeitstage in jedem Bundesstaat konsequent dokumentieren, um die Einhaltung sicherzustellen. Das bedeutet, Protokolle zu führen oder digitale Tools zu nutzen, um die Anzahl der Tage bei jedem Einsatzort zu erfassen.

Solche Aufzeichnungen können im Falle einer Steuerprüfung oder eines Wohnsitzstreits als Nachweis dienen und helfen, hohe Strafen oder Nachzahlungen zu vermeiden. Es geht nicht nur darum, den staatlichen Anforderungen zu genügen. Diese Dokumente belegen die Einhaltung verschiedener Steuergesetze in mehreren Regionen.

3. Ermittlung möglicher Abzüge

Darüber hinaus kann das Wissen um geltende Abzüge erheblich sparen helfen. Viele Steuerjurisdiktionen bieten spezielle Abzüge für Remote-Arbeiter.

Zum Beispiel können Sie, wenn Sie ein Home-Office haben, bestimmte Ausgaben absetzen. Das umfasst Miete, Nebenkosten oder Bürobedarf, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Die Regeln für Home-Office-Abzüge variieren allerdings stark zwischen Bundesstaaten und Ländern. Das Kennen der jeweiligen Regeln in Ihrer Region kann den Unterschied machen.

4. Nutzung von Bildungs- und Reisekrediten

Einige Bundesstaaten und Länder gewähren außerdem Kredite oder Abzüge im Zusammenhang mit Bildungs- und Reisekosten. Dazu zählen Kosten für Kurse zur beruflichen Weiterbildung oder Ausgaben für Dienstreisen.

Es ist wichtig, alle verfügbaren Optionen zu prüfen, da diese Abzüge zusammen das steuerpflichtige Einkommen reduzieren und die Steuerlast verringern können. Das Verständnis dieser Regeln und die Dokumentation entsprechender Ausgaben verschaffen Ihnen eine stärkere Position beim Steuereinreichen.

Steuerverwaltung für Remote-Arbeiter

Remote-Arbeit eröffnet eine globale Belegschaft, bringt aber auch komplexe Steuerfragen mit sich. Ob Sie Bundesstaatsgrenzen überschreiten oder im Ausland arbeiten – es ist essenziell, die Steuerregelungen zu verstehen, die auf Sie zutreffen. Als Arbeitgeber kann die Beauftragung eines EOR helfen, diese Komplexität zu vereinfachen.

Das Bewusstsein für die Auswirkungen Ihres Standorts auf die Steuern, die Einhaltung der Meldepflichten und die Nutzung von Steuervergünstigungen und -befreiungen können helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden und rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben. Klare Aufzeichnungen und das Verständnis der US-amerikanischen sowie internationalen Steuerregeln sind entscheidend, um Ihre Remote-Arbeit optimal zu nutzen, ohne unerwünschte Überraschungen durch die Steuerbehörden zu erleben.

FAQs

Wie beeinflusst mein Arbeitsort meine Steuern?

Ihre Steuern hängen davon ab, wo Sie wohnen und wo IhrIhre Employer of Record, EOR, ansässig ist. Einige Staaten verlangen Nicht-Residenten-Erklärungen, wenn Sie remote aus einem anderen Bundesstaat arbeiten.

Müssen US-Bürger, die im Ausland arbeiten, trotzdem Steuern zahlen?

Ja, US-Bürger müssen Steuern zahlen, unabhängig vom Aufenthaltsort. Sie können wählen, ausländisches Einkommen auszunehmen oder Gutschriften für im Ausland gezahlte Steuern zu beantragen, um Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Was bedeutet nexus und wie betrifft es Remote-Arbeiter?

Nexus ist die Verbindung, die die Steuerpflicht eines Unternehmens in einem Bundesstaat begründet. Für Remote-Arbeiter kann das in einem anderen Bundesstaat als demder Employer of Record zu zusätzlichen Steuererklärungen auf Bundesstaatsebene führen.