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Planung Ihrer Einstellungsstrategie hat Sie wahrscheinlich irgendwann auf den Weg geführt, unabhängige Contractors in Betracht zu ziehen. Vielleicht liefen die Ideen so: Ich muss keine teuren Sozialleistungen (wie Krankenkassenbeiträge und Autokosten) bezahlen. Sie kümmern sich selbst um ihre Steuerabzüge. Ich kann den Vertrag kündigen, wenn ich sie nicht mehr brauche. Ich kann auf einen großartigen Talentpool mit den benötigten Fachkenntnissen zugreifen. Die Vorteile schienen offensichtlich.

Die Wahrheit ist, dass das nur die halbe Geschichte ist. Sie müssen sich möglicherweise keine Sorgen um ihr zu versteuerndes Einkommen und Geschäftsausgaben machen, aber diese beeinflussen Ihre Einstellung. Wenn Sie verstehen möchten, wie 1099-Abzüge Ihre Einstellungsstrategie und die Gesamtkosten der Beschäftigung beeinflussen, hilft Ihnen dieser Leitfaden, bessere Entscheidungen zu treffen, indem er das große Ganze zeigt.

Wichtige Erkenntnisse

• 1099-Abzüge sind legitime Geschäftsausgabenabzüge, die Selbstständige geltend machen, um ihr Geschäftseinkommen zu reduzieren.
• Die Abzüge beeinflussen Ihre Einstellung, weil sie die Klassifizierung von Arbeitnehmern, die Preisgestaltung der Contractors und das Compliance-Risiko beeinflussen.

Was sind 1099-Abzüge?

Ein 1099-Abzug bezieht sich auf Geschäftsausgaben, die Selbständige (Contractors, Freelancer und Einzelunternehmer) von qualifiziertem Geschäftseinkommen abziehen. Diese Personen bieten Dienstleistungen für Ihr Unternehmen an, sind aber kein W-2-Arbeitnehmer (eine Person auf Ihrer Gehaltsliste). Stattdessen erhalten sie von Ihnen das Formular 1099-NEC, das das Einkommen über $600 meldet, das sie von Ihnen erhalten haben.

Häufige steuerabzugsfähige Kategorien sind:

• Home-Office-Abzug.
• Autokosten.
• Betriebsversicherung.
• Rentenplanbeiträge.
• Professionelle Software und Werkzeuge.
• Bildungsausgaben.
• Ausrüstung und Abschreibungen

Warum ist das für Arbeitgeber wichtig?

Arbeitgeber müssen diese gängigen Steuerrückstellungen normalerweise nicht im Auftrag der Contractors verfolgen (sie beauftragen dafür in der Regel einen Steuerberater), aber wenn sie annehmen, dass sie bestimmte Ausgaben während der Projekte ausgleichen, passen Contractors ihre Preisstrukturen an. Das bedeutet, dass Bruttoraten wahrscheinlich die Selbstständigen-Steuerrückstellungen, nicht erstattete Ausgaben und den Versuch der Contractors widerspiegeln, das Einkommen aus Selbstständigkeit auszugleichen.

Das frühzeitige Verständnis dieser Dynamik hilft Ihnen, unrealistische Budgeterwartungen zu vermeiden und zu erklären, warum Contractors nicht immer weniger kosten als Vollzeitmitarbeiter.

Obwohl 1099-Contractors manchmal als Arbeitnehmer bezeichnet werden, ist dieser Begriff technisch gesehen falsch. Die Unterscheidungen sind bei Selbstständigen-Steuer und anderen Compliance-Fragen ziemlich wichtig. Wir erklären die Gründe dafür in „Was ist ein 1099 Employee? Der essentielle Leitfaden für Arbeitgeber“.

Wenn Sie in Betracht ziehen, Contractors weltweit zu beschäftigen, bietet Rivermate Contractor of Record-Dienstleistungen an, die Unternehmen dabei helfen, Contractor-Anforderungen ohne Risiko der falschen Klassifizierung zu verwalten.

Wie beeinflussen 1099-Abzüge die Preisgestaltung von Contractors?

Anfängliche Annahmen könnten sein, dass Contractors weniger kosten als ein Vollzeitmitarbeiter, weil Sie keine Benefits zahlen müssen. Tatsächlich ist dies manchmal die Hauptbegründung für die Nutzung von Contractors. Wenn dies der Ausgangspunkt ist, sind Unternehmen oft überrascht, wie teuer Contractors sein können. Das liegt nicht immer daran, dass sie viel verdienen, sondern spiegelt die Realitäten der Selbstständigkeit wider.

Der Contractor muss alle eigenen tatsächlichen Ausgaben decken und für die eigenen Benefits sorgen. Es gibt keine Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung oder eine arbeitgeberfinanzierte Gesundheitsversicherung. Es werden auch keine Medicare-Steuern einbehalten oder persönliche Einkommensteuern abgeführt. Außerdem leisten sie vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen, wie vom IRS festgelegt. All dies muss in ihrer Preisgestaltung berücksichtigt werden.

Hier ein einfaches Beispiel.

Wenn ein unabhängiger Contractor nach Abzug der Selbstständigensteuer und Ausgaben einen Nettogewinn von 80.000 USD erzielen möchte, dann:

• Er schätzt seine gesamte Steuerbelastung für die Steuererklärung (25 % - 35 %).
• Er schätzt jährliche abzugsfähige Ausgaben (Home-Office-Kosten, Fahrzeugkosten, Hypothekenzinsen, Betriebshaftpflichtversicherung etc.).
• Er berücksichtigt, ob er Steuergutschriften oder Steuererleichterungen erhält.
• Er berücksichtigt alle Gründungskosten des Geschäfts.
• Er berechnet, wie viele abrechenbare Stunden er realistisch arbeiten kann.

Contractors mit vielen abzugsfähigen Ausgaben können sich leisten, etwas weniger zu berechnen als Contractors mit wenigen Abzügen.

Warum Sie einen Contractor wollen, der seine Preisgestaltung richtig strukturiert

Während Preisverhandlungen Sie zunächst überraschen könnten, möchten Sie als Unternehmer oder HR-Experte einen Contractor, der seine Preisstruktur richtig aufbaut. Warum? Weil es Sie vor Probleme bei der falschen Klassifizierung von Arbeitern schützt und echte Geschäftsunabhängigkeit widerspiegelt.

Betrachten wir ein Szenario: Angenommen, Sie entscheiden sich, einen Einzelunternehmer zu beauftragen, um landesweit Vorträge bei Führungskräften zu halten. Er ist Experte für erneuerbare Energien für KI-Datenzentren. Sie einigen sich auf einen Stundensatz und darauf, dass Sie seine Geschäftsreise-Flüge, Reiseausgaben, persönliche Ausgaben sowie Büromaterial und Ausrüstung bezahlen. Das verteilt die Kosten der Beauftragung und erfordert nicht, dass Sie einen Vollzeit-Experten für erneuerbare Energien einstellen.

Zur Steuerzeit stellen sie fest, dass sie ihr zu versteuerndes Einkommen nicht wesentlich reduzieren können, weil sie die meisten Ausgaben bereits bezahlt haben, und dass die Arbeitsbeziehung keine klare Unabhängigkeit aufweist – sie waren eigentlich ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens ohne zusätzliche Benefits. Diese Struktur erhöht das Risiko der falschen Klassifizierung von Arbeitern.

Vermeiden lässt sich das durch eine klare Unterscheidung zwischen Ihrem Unternehmen und den Geschäftstätigkeiten des Contractors (einschließlich der Geschäftsausgaben). Wenn Sie das schaffen, verringert sich das Risiko erheblich.

Bei internationalen Engagements wird die Einhaltung sogar noch komplexer. Wir erklären diese grenzüberschreitenden Überlegungen in diesem Leitfaden darüber, wie man internationale Contractors einstellt.

Wann Sie einen Employer of Record in Betracht ziehen sollten

Es gibt Szenarien, in denen die Beschäftigung eines unabhängigen Contractors für Ihr Unternehmen nicht die beste Lösung ist, weil sie zu operationellen Ineffizienzen, falscher Klassifizierung von Arbeitern oder anderen Compliance-Risiken führt. Diese Szenarien könnten so aussehen:

• Langfristiger, Vollzeit-Arbeitsaufwand, bei dem Sie kontrollieren, wie die Person arbeitet, und die Ressourcen für die Arbeit bereitstellen. Mögliches Risiko: falsche Klassifizierung von Arbeitern.
• Die Arbeit ist eine Kernfunktion Ihres Geschäfts, und der Contractor hätte die Befugnis, wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Mögliches Risiko: falsche Klassifizierung von Arbeitern und Compliance-Risiko.
• Regulatorische Überprüfung in Jurisdiktionen, in denen die Klassifizierung von Arbeitern streng ist. Mögliches Risiko: falsche Klassifizierung von Arbeitern und finanzielle Belastung.

In diesen Fällen könnte ein Beschäftigungsmodell, das eine Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) vorsieht, eine bessere Alternative sein. Der EOR agiert als juristische Person oder Arbeitgeber, kümmert sich um Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance-Fragen im Zusammenhang mit Vollzeitanstellung, während Sie die tägliche Arbeitsbeziehung mit dem Arbeitnehmer behalten. Der EOR erhebt eine monatliche Gebühr und wird Ihr Partner bei der Einstellung der richtigen Mitarbeitenden für Ihr Geschäft.

Rivermate bietet Zugang zu über 150 Ländern und mehr als 100 Experten weltweit, die 24/7 daran arbeiten, Ihnen personalisierte, menschzentrierte EOR-Dienstleistungen anzubieten. Keine digitalen Assistenten, keine Bots. Nur echte Menschen helfen Ihnen bei Ihren Einstellungsbedürfnissen. Sprechen Sie mit einem Rivermate-Experten darüber, ob Sie einen Mitarbeiter oder Contractor benötigen.

Fazit

1099-Abzüge sind zulässige Geschäftsausgaben, die Contractors geltend machen, um ihr steuerpflichtiges Einkommen zu senken. Diese Abzüge können dem Contractor erheblich helfen, wenn sie richtig gehandhabt werden. Wenn Sie einen Contractor einstellen, sind Sie nicht verpflichtet, Steuern einzubehalten oder für Geschäftsausgaben aufzukommen. Aber sie können Ihren Einstellungsprozess auf folgende drei Weisen beeinflussen:

• Sie beeinflussen die Preisgestaltung der Contractors.
• Sie dienen als Nachweis der finanziellen Unabhängigkeit und verhindern so die falsche Klassifizierung von Arbeitern.
• Sie erhöhen die Compliance-Risiken, wenn unklar ist, wer die Ausgaben trägt.

Für Unternehmen, die Contractors einstellen möchten, hilft es, zu verstehen, wie sich 1099-Abzüge auf die Contractor-Raten auswirken, um deren Preise richtig interpretieren zu können. Es unterstützt auch bei der Entscheidung, welche Ausgaben zu bezahlen sind und wie Verträge mit Contractors korrekt gestaltet werden.

Ein Employer of Record wie Rivermate kann Ihnen helfen, Remote-Arbeiter oder unabhängige Contractors weltweit zu beschäftigen, während Sie Compliance- und Falschklassifizierungsrisiken minimieren. Das Contractor Agreement wird von ihnen erstellt, sie erhalten die Rechnungen der Contractors und stellen eine schnelle Bezahlung über ihre Plattform sicher. Ihre Aufgabe? Die tägliche Arbeitsbeziehung managen, und wenn Sie mehrere Contractors weltweit haben, können Sie diese alle über die Rivermate-Plattform verwalten. Erfahren Sie mehr über jedes Land, in dem Sie einstellen möchten, mit Rivermates Länderguides.

FAQs: 1099-Abzüge

1. Was können 1099-Arbeitnehmer abziehen?

1099-Contractors können legitime Ausgaben für Geschäftszwecke abziehen.

Die häufigsten Steuerabzüge sind Home-Office-Kosten, Fahrzeugkosten, Reisekosten, Ausrüstung, Software-Abonnements, Internet-, Telefonrechnungen, Krankenversicherungen, Leasingzahlungen und Altersvorsorge. Diese zulässigen Abzüge erlaubt der IRS, um das zu versteuernde Einkommen Selbständiger zu senken.

2. Was sind häufige Steuerfehler bei 1099?

Häufige Steuerfehler bei 1099 sind die Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben, die Überschätzung der Home-Office-Kosten, das Versäumnis, vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen zu leisten, und das Nichtnutzen der steuerlichen Einsparungen für Selbstständige.

Contractors sollten nur den geschäftlichen Anteil ihrer Ausgaben geltend machen und Home-Office-Kosten strikt nach IRS-Richtlinien absetzen. Falsche Angaben oder Dokumentation können zu Prüfungen und sogar Strafen führen.

3. Was ist der Unterschied zwischen Bruttoeinkommen und versteuerbarem Einkommen für einen Contractor?

Das Bruttoeinkommen eines Contractors ist der Betrag, der vor Abzug jeglicher Ausgaben eingenommen wurde. Es umfasst das Einkommen von allen Kunden (auf Formular 1099-NEC gemeldet) sowie sonstige Einkünfte wie Zinsen und Dividenden.

Kreditgeber verwenden diesen Betrag, um das Einkommenspotenzial Ihres Geschäfts zu ermitteln. Das versteuerbare Einkommen ist der Teil Ihres Bruttoeinkommens, der der Besteuerung unterliegt. Sie können diesen Teil durch Abzüge der Betriebskosten senken, etwa Home-Office-Kosten, Werbung, Geschäftsm Essen, Reisen und Versicherungen.

4. Wie erkenne ich, ob meine Geschäftsausgaben für einen 1099-Abzug qualifizieren?

Die meisten 1099-Abzüge sind vom Internal Revenue Service definiert. Die Ausgaben müssen direkt aus geschäftlichen Aktivitäten und Einkommensgenerierung resultieren.

Beispiele für Abzüge sind Reisespesen, Fahrzeugkosten und -wartung, Versicherungsprämien, Ausrüstung und Zubehör, professionelle Dienste (wie Buchhalter oder Anwälte) sowie Arbeitskosten. Startup-Kosten werden ebenfalls als Abzüge anerkannt. Persönliche Ausgaben wie Mahlzeiten, Haushaltseinrichtungsgegenstände, Kosmetika, Kleidung, Freizeiturlaube, persönliche Technologie und Transportkosten qualifizieren sich nicht für 1099-Abzüge.

5. Sollte ich die Geschäftsausgaben meines Contractors bezahlen?

Idealerweise sollte eine klare Trennung zwischen Ihrem eigenen Unternehmen und dem des Contractors bestehen. Daher ist es nicht ratsam, ihre Geschäftsausgaben zu bezahlen.

Wenn Unternehmen diese Ausgaben bezahlen, untergräbt dies einen wichtigen Aspekt der Contractor-Klassifizierung, nämlich die Unabhängigkeit. Das bedeutet, dass sie eigene Geschäftsprozesse haben, für ihre eigenen Ausgaben aufkommen und ihre Steuerabzüge selbst geltend machen. Contractors sollten ihre Stundensätze vielmehr entsprechend anpassen, um die Bezahlung ihrer Geschäftsausgaben zu berücksichtigen.