Stellen Sie in Spanien über unseren Employer of Record (EOR) ein

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittorganisation, die die rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten der Beschäftigung von Arbeitnehmern im Auftrag eines anderen Unternehmens übernimmt. Diese Vereinbarung ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter in Ländern einzustellen, in denen sie keine juristische Einheit haben, und so ihre globale Reichweite effektiv zu erweitern, ohne eine lokale Tochtergesellschaft oder Zweigstelle gründen zu müssen. Im Kontext von Spanien kann ein EOR besonders nützlich für internationale Unternehmen sein, die in den spanischen Markt eintreten oder spanische Talente einstellen möchten, ohne sich mit den Komplexitäten der lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und administrativen Verfahren auseinandersetzen zu müssen. Der EOR fungiert als offizieller Arbeitgeber für rechtliche Zwecke, übernimmt die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen und die Einhaltung der spanischen Arbeitsgesetze, während das Kundenunternehmen die tägliche Verwaltung der Arbeit des Mitarbeiters behält.

Wie funktioniert ein EOR?

Der EOR-Prozess folgt typischerweise diesen Schritten:

1. Das Kundenunternehmen identifiziert einen Kandidaten, den es in Spanien einstellen möchte.
2. Der EOR schließt eine Vereinbarung mit dem Kundenunternehmen, um den Arbeitnehmer in dessen Auftrag zu beschäftigen.
3. Der EOR stellt den Mitarbeiter legal ein und wird zum offiziellen Arbeitgeber in Spanien.
4. Der EOR verwaltet alle beschäftigungsbezogenen Aufgaben, einschließlich:
   • Erstellen und Unterzeichnen von Arbeitsverträgen
   • Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen und Steuern
   • Bereitstellung von Leistungen in Übereinstimmung mit spanischem Recht
   • Sicherstellung der Einhaltung lokaler Arbeitsvorschriften
   • Bearbeitung von HR-bezogenen Fragen und Mitarbeiterbeziehungen
5. Das Kundenunternehmen leitet die täglichen Arbeitsaktivitäten und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters.
6. Der EOR stellt dem Kundenunternehmen das Gehalt des Mitarbeiters plus zusätzliche Gebühren für seine Dienstleistungen in Rechnung.

Vorteile der Nutzung eines EOR

Die Nutzung eines EOR in Spanien bietet mehrere Vorteile:

1. Schneller Markteintritt: Unternehmen können schnell eine Präsenz in Spanien aufbauen, ohne den zeitaufwändigen Prozess der Gründung einer juristischen Einheit.
2. Einhaltung der Vorschriften: EORs sind mit den spanischen Arbeitsgesetzen bestens vertraut und gewährleisten die vollständige Einhaltung lokaler Vorschriften, wodurch rechtliche Risiken reduziert werden.
3. Kosteneffizienz: Die Vermeidung der Notwendigkeit, eine lokale Einheit zu gründen und zu unterhalten, kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
4. Flexibilität: EORs ermöglichen es Unternehmen, ihre Belegschaft je nach Geschäftsbedarf problemlos auf- oder abzubauen, ohne langfristige Verpflichtungen.
5. Lokale Expertise: EORs bieten wertvolle Einblicke in die spanische Geschäftskultur, Arbeitspraktiken und Marktbedingungen.
6. Risikominderung: Der EOR übernimmt einen Großteil des rechtlichen und finanziellen Risikos im Zusammenhang mit der Beschäftigung und schützt das Kundenunternehmen.
7. Fokus auf das Kerngeschäft: Durch die Auslagerung administrativer und rechtlicher Aufgaben können sich Unternehmen auf ihre primären Geschäftsaktivitäten und Wachstumsstrategien konzentrieren.
8. Zugang zu Talenten: EORs ermöglichen es Unternehmen, Top-Talente in Spanien einzustellen, unabhängig von ihrer physischen Präsenz im Land.
9. Vereinfachte Expansion in mehrere Länder: Für Unternehmen, die in mehrere Länder expandieren, können EORs den Prozess rationalisieren und einen konsistenten Ansatz über verschiedene Märkte hinweg bieten.

Durch die Nutzung der Dienstleistungen eines EOR können Unternehmen die einzigartige sozioökonomische Landschaft Spaniens und die vielfältigen regionalen Unterschiede effektiver navigieren, auf die qualifizierte Arbeitskräfte und die lebendige Wirtschaft des Landes zugreifen und gleichzeitig administrative Belastungen und Compliance-Risiken minimieren.

Spaniens Beschäftigungslandschaft ist ein dynamischer Mix aus traditionellen Praktiken und modernen Herausforderungen. Das Land verfügt über eine vielfältige Belegschaft, mit einem wachsenden Schwerpunkt auf den Dienstleistungs- und Technologiesektoren. Allerdings kämpft es mit Problemen wie hoher Jugendarbeitslosigkeit und einer alternden Bevölkerung. Der Arbeitsmarkt in Spanien ist durch eine Mischung aus mediterraner Arbeitskultur und einer zunehmenden Anpassung an globale Geschäftspraktiken gekennzeichnet.

Überblick über Arbeitsgesetze

Die Arbeitsgesetze in Spanien bieten den Arbeitnehmern erheblichen Schutz, während sie versuchen, die Bedürfnisse der Arbeitgeber auszubalancieren. Wichtige Aspekte umfassen:

• 40-Stunden-Woche mit strengen Überstundenregelungen
• Großzügige Urlaubsregelungen, einschließlich 30 Tagen Jahresurlaub
• Starke Arbeitsplatzsicherheitsmaßnahmen, die Entlassungen komplex und oft kostspielig machen
• Tarifverträge, die eine entscheidende Rolle bei der Festlegung von Industriestandards spielen
• Umfassendes Sozialversicherungssystem, das Gesundheitsversorgung, Arbeitslosigkeit und Renten abdeckt

Diese Gesetze spiegeln Spaniens Engagement für Arbeitnehmerrechte wider, können jedoch für Unternehmen Herausforderungen in Bezug auf Flexibilität und Kostenmanagement darstellen.

Kulturelle Überlegungen

Die spanische Arbeitskultur hat einzigartige Merkmale, die Arbeitgeber beachten sollten:

• Bedeutung persönlicher Beziehungen in Geschäftsbeziehungen
• Bevorzugung von persönlicher Kommunikation gegenüber E-Mail oder Telefon
• Längere Arbeitstage mit ausgedehnten Mittagspausen, besonders in kleineren Städten
• Starker Fokus auf Work-Life-Balance und Familienzeit
• Regionale Unterschiede in Sprache und Bräuchen, insbesondere in Gebieten wie Katalonien und dem Baskenland

Das Verständnis und die Achtung dieser kulturellen Nuancen können die Harmonie und Produktivität am Arbeitsplatz erheblich verbessern.

Herausforderungen der direkten Einstellung

Die direkte Einstellung in Spanien kann für ausländische Unternehmen mehrere Herausforderungen darstellen:

1. Komplexe Arbeitsgesetze: Die Navigation durch den komplexen spanischen Arbeitskodex kann für nicht-ansässige Unternehmen entmutigend sein.
2. Sprachbarriere: Obwohl die Englischkenntnisse zunehmen, werden viele rechtliche und administrative Prozesse auf Spanisch durchgeführt.
3. Hohe Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitgeber müssen erhebliche Beiträge leisten, was die Arbeitskosten erhöhen kann.
4. Strenge Kündigungsverfahren: Die Entlassung von Mitarbeitern kann aufgrund des starken Arbeitnehmerschutzes kostspielig und zeitaufwendig sein.
5. Regionale Unterschiede: Verschiedene autonome Gemeinschaften können zusätzliche Vorschriften oder Praktiken haben, die berücksichtigt werden müssen.
6. Administrativer Aufwand: Die Einrichtung einer juristischen Person und die Verwaltung von Gehaltsabrechnung und Steuerkonformität können ressourcenintensiv sein.

Diese Herausforderungen führen oft dazu, dass Unternehmen alternative Lösungen in Betracht ziehen, wie zum Beispiel die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) wie Rivermate, um ihren Eintritt in den spanischen Markt zu vereinfachen und die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen.

Das Lohn- und Steuersystem Spaniens ist umfassend und darauf ausgelegt, Sozialprogramme zu unterstützen und gleichzeitig faire Beiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern sicherzustellen. Das System umfasst verschiedene Elemente, darunter Sozialversicherungsbeiträge, Einkommenssteuerabzüge und andere obligatorische Abzüge. Das Verständnis dieser Komponenten ist entscheidend für Unternehmen, die in Spanien tätig sind, und für Arbeitnehmer, die im Land arbeiten.

Arbeitgeberbeiträge

Arbeitgeber in Spanien tragen erhebliche Verantwortung in Bezug auf Löhne und Steuern. Ihre Beiträge spielen eine entscheidende Rolle bei der Finanzierung von Sozialversicherungsprogrammen und der Einhaltung von Steuervorschriften.

Sozialversicherungsbeiträge

Arbeitgeber sind verpflichtet, etwa 29,9 % des Bruttogehalts eines Arbeitnehmers zur Sozialversicherung beizutragen. Dieser Prozentsatz deckt verschiedene Programme ab:

• Allgemeine Risiken: 23,6 %
• Arbeitslosigkeit: 5,5 %
• Lohnzahlungsgarantie (FOGASA): 0,2 %
• Berufsausbildung: 0,6 %

Zusätzlich müssen Arbeitgeber Beiträge zur Arbeitsunfallversicherung leisten, wobei die Sätze je nach Branchenrisiko variieren.

Einkommenssteuer (IRPF) Abzug

Arbeitgeber sind verantwortlich für den Abzug der Einkommenssteuer (IRPF) von den Gehältern der Arbeitnehmer. Die Abzugssätze sind progressiv und reichen von 19 % bis 47 %, abhängig vom Einkommensniveau des Arbeitnehmers. Es ist wichtig zu beachten, dass in autonomen Gemeinschaften wie dem Baskenland und Navarra regionale Unterschiede gelten können.

Zahlungs- und Meldepflichten

Arbeitgeber müssen sowohl die Sozialversicherungsbeiträge als auch die einbehaltene IRPF monatlich abführen, in der Regel bis zum 20. des Folgemonats. Sie sind verpflichtet, das Formular 111 für Einkommenssteuerabzüge und die Formulare TC1 und TC2 für Sozialversicherungsbeiträge einzureichen.

Arbeitnehmerbeiträge

Arbeitnehmer in Spanien tragen ebenfalls durch Abzüge von ihren Gehältern zum Steuer- und Sozialversicherungssystem bei.

Einkommenssteuer (IRPF)

Arbeitnehmer unterliegen der Einkommenssteuer, die direkt von ihren Gehältern abgezogen wird. Die Steuer wird nach einer progressiven Skala berechnet, wobei die Sätze mit steigendem Einkommen zunehmen. Sowohl Einwohner als auch Nicht-Einwohner sind einkommenssteuerpflichtig, obwohl die Behandlung je nach Aufenthaltsstatus unterschiedlich sein kann.

Sozialversicherungsbeiträge

Arbeitnehmer leisten Beiträge zu Sozialversicherungsprogrammen durch obligatorische Abzüge von ihren Gehältern. Diese Beiträge unterstützen verschiedene Leistungen, darunter:

• Renten
• Gesundheitsversorgung
• Arbeitslosengeld
• Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub
• Invaliditätsleistungen

Der genaue Beitragssatz wird durch Faktoren wie die Art des Arbeitsvertrags und das Gehaltsniveau des Arbeitnehmers bestimmt. In der Regel ist der Beitrag des Arbeitnehmers niedriger als der Anteil des Arbeitgebers.

Das Verständnis dieser Lohn- und Steuerpflichten ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer in Spanien von entscheidender Bedeutung. Für Arbeitgeber stellt es die Einhaltung lokaler Vorschriften und die ordnungsgemäße Verwaltung ihrer Belegschaft sicher. Für Arbeitnehmer bietet es Klarheit über ihr Nettogehalt und die Leistungen, auf die sie durch ihre Beiträge Anspruch haben. Als Employer of Record kann Rivermate Unternehmen dabei unterstützen, diese komplexen Lohn- und Steueranforderungen in Spanien zu bewältigen und so vollständige Compliance und reibungslose Abläufe sicherzustellen.

Spanien bietet ein umfassendes Leistungspaket für Arbeitnehmer, das gesetzlich vorgeschriebene Leistungen mit optionalen Vergünstigungen kombiniert, die Arbeitgeber bereitstellen können, um Talente zu gewinnen und zu halten. Als Employer of Record (EOR) verwaltet Rivermate diese Leistungen und stellt sicher, dass die spanischen Arbeitsgesetze eingehalten werden, während Unternehmen dabei unterstützt werden, wettbewerbsfähige Pakete für ihre Belegschaft anzubieten. Durch die Übernahme der komplexen Verwaltung von Leistungen ermöglicht ein EOR Unternehmen, sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren, während sie ihren Mitarbeitern die notwendige Unterstützung bieten.

Gesetzliche Leistungen

Das spanische Sozialversicherungssystem schreibt mehrere Leistungen für Arbeitnehmer vor, darunter:

• Sozialversicherungsbeiträge, die Folgendes abdecken:
  • Altersrente
  • Arbeitslosenunterstützung
  • Zugang zur Gesundheitsversorgung über das spanische nationale Gesundheitssystem
  • Invaliditätsleistungen
  • Familienzulagen
  • Krankheitsurlaub mit Bezahlung
  • Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub
  • Abfindung im Falle einer Kündigung
  • Einhaltung des Mindestlohns (derzeit 1.108,30 € pro Monat ab Januar 2023)

Optionale Leistungen

Um sich auf dem Arbeitsmarkt abzuheben, bieten Arbeitgeber in Spanien oft zusätzliche freiwillige Leistungen an, wie zum Beispiel:

• Finanzielle und Transportvergünstigungen:

  • Firmenwagen oder Autopauschalen
  • Essensgutscheine oder subventionierte Mahlzeiten
  • Zuschüsse für den öffentlichen Nahverkehr

• Work-Life-Balance und Wellness-Leistungen:

  • Flexible Arbeitszeiten oder Optionen für Fernarbeit
  • Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder Gutscheine
  • Rabatte für Fitnessstudios oder Wellnessprogramme

• Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten:

  • Berufliche Schulungsprogramme
  • Unterstützung bei der Teilnahme an Konferenzen
  • Studienbeihilfen für weiterführende Bildung

• Weitere attraktive Vergünstigungen:

  • Einkaufsrabatte durch Einzelhandelspartnerschaften
  • Reiserabatte bei Fluggesellschaften oder Reisebüros
  • Erweiterte Krankenversicherung über das öffentliche System hinaus

Durch das Angebot einer Mischung aus diesen gesetzlichen und optionalen Leistungen können Arbeitgeber in Spanien attraktive Vergütungspakete schaffen, die das Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter unterstützen und gleichzeitig die lokalen Arbeitsgesetze einhalten.

Das Kündigen eines Mitarbeiters und das Management des Offboarding-Prozesses in Spanien erfordert sorgfältige Beachtung der gesetzlichen Anforderungen und kulturellen Normen. Die spanischen Arbeitsgesetze sind darauf ausgelegt, die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen, was es für Arbeitgeber entscheidend macht, die richtigen Verfahren beim Beenden eines Arbeitsverhältnisses zu befolgen.

Kündigungsprozess in Spanien

Gründe für die Kündigung

In Spanien müssen Arbeitgeber gültige Gründe für die Kündigung eines Mitarbeiters haben. Diese Gründe fallen im Allgemeinen in drei Kategorien:

1. Disziplinarische Kündigung: Dies betrifft schwerwiegendes Fehlverhalten wie wiederholtes Fehlen, Ungehorsam oder schlechte Leistung.
2. Objektive Kündigung: Dies umfasst Situationen wie die Unfähigkeit eines Mitarbeiters, sich an Veränderungen am Arbeitsplatz anzupassen, oder wirtschaftliche Gründe.
3. Kollektive Kündigung: Dies gilt, wenn ein Unternehmen aufgrund wirtschaftlicher oder struktureller Gründe eine erhebliche Anzahl von Mitarbeitern entlassen muss.

Kündigungsfristen

Arbeitgeber müssen dem Mitarbeiter eine schriftliche Kündigung zukommen lassen, in der Regel mindestens 15 Tage vor dem Kündigungsdatum. Die Kündigung sollte die Gründe für die Entlassung klar darlegen. In einigen Fällen kann der Arbeitgeber wählen, dem Mitarbeiter eine Zahlung anstelle der Kündigungsfrist zu leisten.

Abfindung

Bei objektiven und kollektiven Kündigungen haben Mitarbeiter Anspruch auf eine Abfindung von 20 Tagen Gehalt pro Dienstjahr, begrenzt auf 12 Monatsgehälter. Disziplinarische Kündigungen erfordern möglicherweise keine Abfindung, wenn die Gründe als gültig angesehen werden.

Offboarding-Prozess

Austrittsgespräch

Ein Austrittsgespräch zu führen ist eine gute Praxis, um Feedback zu sammeln und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Dieses Gespräch kann helfen, etwaige Bedenken anzusprechen und eine positive Beziehung zum ausscheidenden Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Rückgabe von Firmeneigentum

Stellen Sie sicher, dass alle Firmeneigentümer, einschließlich Laptops, Zugangskarten und vertraulicher Dokumente, vor dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters zurückgegeben werden.

Letzte Gehaltsabrechnung und Leistungen

Bereiten Sie die letzte Gehaltsabrechnung vor, einschließlich aller ausstehenden Löhne, angesammelten Urlaubsgelder und gegebenenfalls Abfindungen. Stellen Sie auch Informationen über die Fortsetzung oder Beendigung von Leistungen bereit.

Dokumentation

Erledigen Sie alle notwendigen Unterlagen, einschließlich Kündigungsschreiben und Arbeitszeugnisse. Diese Dokumente können für Arbeitslosenleistungen oder zukünftige Bewerbungen erforderlich sein.

Wissenstransfer

Organisieren Sie, dass der ausscheidende Mitarbeiter sein Wissen und seine Verantwortlichkeiten an seinen Nachfolger oder Teammitglieder überträgt, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Wichtige Überlegungen

• Spanische Arbeitsgerichte stehen oft auf der Seite der Arbeitnehmer, daher ist es entscheidend, solide Dokumentationen zur Unterstützung der Kündigungsgründe zu haben.
• Besondere Vorschriften können für bestimmte Kategorien von Mitarbeitern gelten, wie leitende Angestellte oder geschützte Gruppen.
• Konsultieren Sie immer lokale Rechtsexperten, um die Einhaltung der neuesten spanischen Arbeitsgesetze und -vorschriften sicherzustellen.

Indem Arbeitgeber diese Richtlinien befolgen und während des gesamten Prozesses klare Kommunikation aufrechterhalten, können sie die Komplexitäten der Mitarbeiterkündigung und des Offboardings in Spanien meistern, während sie rechtliche Risiken minimieren und positive Beziehungen aufrechterhalten.

Spaniens lebendige Kultur und wachsende Wirtschaft machen es zu einem attraktiven Ziel für ausländische Arbeitskräfte. Allerdings kann die Navigation durch die Visa- und Arbeitserlaubnisanforderungen komplex sein. Hier ist ein kurzer Überblick über das, was Sie wissen müssen:

EU/EWR-Bürger

Bürger der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) genießen Freizügigkeit und können in Spanien ohne Visum oder Arbeitserlaubnis arbeiten. Sie müssen sich nur bei den örtlichen Behörden registrieren, wenn sie länger als drei Monate bleiben.

Nicht-EU/EWR-Bürger

Für Nicht-EU/EWR-Bürger ist der Prozess umfangreicher:

Arbeitsvisum

Die meisten ausländischen Arbeitskräfte müssen ein Arbeitsvisum erhalten, bevor sie nach Spanien einreisen. Dies erfordert in der Regel:

• Ein Jobangebot von einem spanischen Arbeitgeber
• Nachweis der Qualifikationen
• Ein sauberes polizeiliches Führungszeugnis

Arbeitserlaubnis

Zusätzlich zum Visum benötigen Nicht-EU/EWR-Bürger eine Arbeitserlaubnis. Die häufigsten Arten sind:

1. Cuenta Ajena: Für angestellte Arbeitnehmer
2. Cuenta Propia: Für Selbstständige

In der Regel leitet der Arbeitgeber den Antrag auf Arbeitserlaubnis ein.

Aufenthaltserlaubnis

Einmal in Spanien, müssen ausländische Arbeitskräfte innerhalb von 30 Tagen nach Ankunft eine Aufenthaltserlaubnis (TIE - Tarjeta de Identidad de Extranjero) beantragen.

Hochqualifizierte Arbeitskräfte

Spanien bietet ein beschleunigtes Verfahren für hochqualifizierte Fachkräfte und firmeninterne Transfers, bekannt als das "Fast Track"-Verfahren.

Wichtige Überlegungen

• Die Bearbeitungszeiten können erheblich variieren
• Anforderungen können sich ändern, daher immer bei der spanischen Botschaft oder dem Konsulat nachfragen
• Einige Positionen erfordern möglicherweise die Anerkennung ausländischer Qualifikationen

Die Navigation durch diese Anforderungen kann herausfordernd sein, aber mit sorgfältiger Planung und Unterstützung können ausländische Arbeitskräfte erfolgreich die notwendigen Genehmigungen erhalten, um in Spanien zu arbeiten.