未按时向国税局提交W-2表格的雇主处罚

并非所有雇主都能在1月31日的截止日期前忘记向IRS提交他们的W2表格。但它确实可能发生，如果发生了，你需要了解你面对的是什么。

不合规行为被IRS相当严格地处理，因为他们希望遏制这种行为，所以遗憾的是，延迟提交将会面临罚款。我们将探讨你可以预期支付的各种罚款、你有多长时间来纠正问题，以及你可以采取哪些步骤以避免未来的罚款。

主要要点

• 雇主应在1月31日前向IRS提交W2表格，以避免罚款。
• 延迟提交的罚款金额在每份60美元至340美元之间。故意忽略的罚款每份超过680美元。

为什么按截止日期提交W2表格很重要？

W2表格是由国内税务局（IRS）和社会保障局（SSA）要求的主要工资与税务报表。该报表显示在特定税年中从雇员工资中扣缴的所得税、社会保障税和医疗保险税。这些联邦机构根据这些报告核对工资申报和税款扣缴数据。

如果问题扩展到雇主未能在截止日期前向雇员提供W2表格，那么个人报税申报也无法完成。

可以想象，当雇主未能及时提交W2表格时，会造成多大的干扰。不仅IRS和SSA无法及时完成税务年度的结算，雇员还必须提交备用表格，并且如果他们不知道替代流程，也可能会因此支付延迟申报罚款。

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为什么你必须为迟交的W2支付罚款？

从我们的讨论中，可以更清楚地了解延迟提交W2的影响。由于它会干扰多个政府流程，IRS希望制止普遍的不合规行为。罚款是对未提交或迟交行为的一种惩罚性回应。其理论基础是，让人们“触碰到钱包”，可以起到阻止未来错误的作用。

因此，你很可能无法避免为迟交的W-2支付罚款。IRS在应用罚款规则方面相当一致。对于严重且持续的违法行为，IRS甚至可能实施刑事处罚，但只要保持合规，这些情况都可以避免。

W2准确信件提交的截止日期

W2的主要递交截止日为每年的1月31日。如果这一天碰巧是周末或公共假日，通常将是之后的第一个工作日。IRS公布每个税季的具体截止日期，并且该截止日期适用于纸质和电子提交。雇主必须在同一日期前提交W2雇员副本。

任何计划向SSA申请延长提交W2的企业，必须在截止日期前完成。此类延期使用8809表格，适用于信息申报（包括W2和1099-NEC用于独立承包商）。延期为30天，仅针对特定原因，如自然灾害、火灾或严重疾病。

延迟提交W2可能面临的罚款

一旦超过1月31日的截止日期（或其他公布日期），未递交的W2表格将自动触发罚款。这也是为什么及时申报如此重要。一旦开始产生罚款，你可以预料罚款会随着时间增长，直到你提交必要的信息为止。罚款很可能不会被豁免，延期越久，罚款越重。

罚款按每份计算，且可调整通货膨胀。信息申报失败的罚款采用分级结构。基本上，这意味着你提交表格的时间越长，罚款越多。

时间限制	罚款	最高罚款
在截止日后30天内提交	每份$60	每年$664,500。

IRS使用多个标准确定“故意忽忽”，包括：

• 是否有多次延迟提交W2的历史。
• 确认W2迟交后，迅速采取了哪些措施。
• 对IRS要求整改的回应。
• 是否有故意做出跳过W2提交以规避其他财务义务的业务决策。这被视为非常严重的问题，可能会引发额外的罚款、罚金或指控。

如果企业能证明有严重的非合规原因（如自然灾害、企业主去世、严重疾病等），或税务专业人员提供了错误信息，IRS将不会将其归类为“故意忽略”。

其他与W2表格相关的罚款原因

还存在其他一些原因可能导致对W2提交的处罚。这些通常是提交信息的错误，主要是因为它们影响到联邦当局的报告工作。

• 缺少税务信息编号（TIN）。
• 缺少必要信息。
• 在需要电子申报时提交纸质表格。
• 未能向员工提供副本。
• 提交虚假表格。

雇主可能还会面临额外的高额罚款，比如填写错误信息的修正可以通过W2c和W3表格完成，且应在截止日期后尽快操作。但如果IRS发现潜在的欺诈行为，企业还将面临民事处罚和潜在的刑事起诉。

对于管理远程员工（无论是在本地还是全球范围内）的人来说，W2合规可能很复杂。通过合作Employer of Record，你可以将法规合规责任从你的企业中转移出去。与Rivermate专家交流，了解这将如何运作。

立即采取措施纠正迟交W2

如果你错过了W2的截止日期，必须果断行动。不要等到下一次纳税季。如果能在截止日期后30天内纠正问题，你只需支付每份60美元的较少罚款，而不是340美元或更多。

1. 在截止日期后30天内提交

尽快向社会保障局（SSA）提交未提交的W2表格（在提交前务必确认信息正确）。建议使用SSA Business Service Online门户，以便快速提交和确认收悉。
除非你已申请并获准延长，否则每份延迟提交将支付60美元的罚款。

2. 在8月1日前提交

如果由于某种原因无法在最初的30天截止期内完成，你的下一个紧要目标应是在8月1日之前完成准确申报。如果自1月31日到税季结束期间未向雇员发放W2表格，必须优先处理。此时罚款金额将为每份130美元，最大额度为每年$1,993,500，小型企业为$664,500。逾期的时间越长，罚款金额就会大幅增加。

下一步将是更重的罚款甚至可能审计以查明不合规的原因。如果不尽快解决，这会让雇主陷入麻烦。

3. 更正W2提交中的错误 如果问题是关于信息错误或遗漏，最简单的办法是在截止日期后30天内（越早越好）提交正确的表格。

4. 防止再次违规 在修正当前问题的同时，采取这些简单措施，完全避免罚款。

• 进行年终前的工资核对，确保所有信息准确。提交前务必再次核查W2。这一步可以帮你避免经济损失。
• 在年终前验证所有雇员和独立承包商的TIN。
• 指定专人负责提交W2和其他信息申报表，并要求其在设定的截止日期前完成。
• 使用能帮助你准备符合SSA格式要求的工资软件。

结论

对未按时或未提交W2表格给SSA的行为会带来严重的处罚。越晚纠正，需支付的罚款越多。

主要目标是尽快解决问题，并对任何因不合规引发的IRS通知作出迅速回应。

对于拥有特殊雇佣情况的雇主，比如全球远程工作者（包括美国公民）和独立承包商，存在一种解决方案——Employer of Record或Contractor of Record，他们将确保所有法规合规得到遵守。这将完全把W2或1099-NEC提交的责任从你的企业中剥离。

常见问题：雇主未提交W2的处罚

1. 雇主未按时提交W2会惹麻烦吗？

会，未在规定截止日期前提交将会受到处罚。期限一过，罚款按层级递增。逾期提交的时间越长，罚款金额越大。在故意或疏忽不合规（定义为故意拒绝遵守要求）的情况下，后果会更加严重。

2. 雇主不提交W2会怎样？

雇主依法规定，必须在1月31日前向员工提供W2。员工在截止日期之后应与雇主联系，若没有收到可以在2月15日后拨打800-829-1040联系IRS咨询。如果到税务截止日仍未收到表格，应使用4852表格提交信息。

3. 独立承包商应向IRS提交哪些表格？

IRS要求雇主提交两份不同的表格以报酬情况。一份是工资的W2表格，另一份是关于独立承包商的1099-NEC（非雇员报酬）。1099-NEC必须在1月31日前提交，报告年份中超过600美元的付款。如果独立承包商未提交W9表格，你需要对付款进行“备份预扣税”并提交945表格以报告。