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这并不常见，雇主会在1月31日截止日期之前忘记向国税局（IRS）提交他们的W2表格。 但这确实可能发生，如果发生了，你需要知道你面对的情况。

违规行为被国税局（IRS）相当严格地处理，因为他们希望遏制这种行为，所以不幸的是，迟交会有罚款。我们将探讨你可以预期支付的各种罚款，你有多长时间可以纠正问题，以及未来可以采取哪些措施以避免罚款。

主要要点

• 雇主应在1月31日前向国税局提交W2表格，以避免罚款。
• 迟交的罚款范围在每份60美元到340美元之间。故意忽略的罚款每份超过680美元。

为什么按截止日期提交W2表格很重要？

W2表格是《国内税务局（IRS）》和社会保障局（SSA）要求的主要工资和税收申报表。该申报显示在某一税年内从员工工资中扣缴的所得税、社会保障税和医疗保险税。 这些联邦机构会根据这些报告核对工资申报和税款扣缴数字。

如果问题扩展到雇主未能在截止日期前向员工提供W2，那么 个人报税申报也无法完成。

可以想象，当雇主没有按时提交W2表格时，会带来多大的干扰。这不仅会影响IRS和SSA迅速结算税务年度，还会导致员工必须提交替代表格，且如果不熟悉替代程序，还可能需要支付迟交罚款。

你是否因为管理多个管辖区的工资单和W2提交而错过了截止日期？ 如果是这样，你可以考虑使用 Employer of Record，比如Rivermate（尤其是如果你有远程员工的话）。我们将代表你处理法规申报工作。与我们的HR专家沟通，看看我们如何与你合作。

为什么必须为迟交W2缴纳罚款？

从我们的讨论中，迟交W2的后果变得更加清楚。因为这会干扰多个政府流程，国税局（IRS）希望阻止广泛的违规行为。罚款是对未提交或迟交的惩罚性反应。其理论基础是，当人们感觉到这种惩罚，能够起到威慑未来错误的作用。

因此，你很难避免支付迟交W-2的罚款。IRS在执行罚款规则方面相当一致。对于严重且持续的违规行为，IRS甚至可能实施刑事惩罚，但只要保持合规，这些都可以避免。

W2正式申报截止日期

W2的主要提交截止日期是 每年的1月31日。如果这天碰巧是周末或公共假日，通常截止日期会延至之后的第一个工作日。IRS会发布每个税季的具体截止日期，此截止日期适用于纸质和电子提交。雇主也必须在同一日期之前提交员工副本的W2。

任何计划为向SSA提交W2申请延期的人，都必须在截止日期之前完成。这可以通过使用表格 8809 来申请，适用于信息申报的延期（包括W2和1099-NEC用于独立承包商）。延期期限为 30天，且仅在特定理由（如自然灾害、火灾或严重疾病）情况下批准。

迟交W2的潜在罚款

一旦超过1月31日（或其他公布日期），未提交的W2表格就会自动触发罚款。这就是为什么准时提交如此重要。一旦开始产生罚款，罚款金额会逐步累积，直到你提交必要的信息。通常不会豁免罚款，进一步延误还可能导致更严厉的措施。

罚款按每份表格计算，并可根据通货膨胀进行调整。信息申报失败的罚款会根据分级结构进行处罚。 基本上，你提交表格的时间越晚，所需支付的罚款越多。

时间限制	罚款金额	最高罚款
在截止日期后30天内提交	每份 $60	每年 $664,500，小企业为 $232,500
31天至8月1日	每份 $130	每年 $1,993,500，小企业为 $664,500
8月1日之后	每份 $340	每年 $3,987,000，小企业为 $1,329,000
故意忽略	每份 $680	无上限

国税局通过多个标准判断“故意忽略”，包括：

• 你是否有迟交W2的历史。
• 一旦发现W2迟交，问题被多快处理。
• 对IRS要求纠正问题的回应情况。
• 是否存在故意做出跳过W2提交以规避其他财务责任的商业决定。这被视为非常严重，可能导致单独的罚款、罚金或指控。

如果企业能提供非合规的严重原因（例如自然灾害、企业主去世、严重疾病等），或者税务专业人士提供了错误信息，IRS不会将此类违规行为归类为“故意忽略”。

与W2相关的其他罚款原因

还有一些其他原因可能导致对W2提交处以罚款。这些通常是提交信息的错误，影响联邦当局的申报报告。

• 缺失税务识别号码（TIN）
• 缺少必要信息
• 需要电子申报但提交纸质表格
• 未向员工提供副本
• 提交虚假表格

雇主可能会因此面临更多昂贵的罚款。例如，若信息错误，可以使用W2c和W3表格进行更正，应在截止日期后尽快完成。如果IRS发现潜在的欺诈行为，这将导致民事罚款甚至刑事起诉。

对于管理远程员工（本地或全球）的企业来说，W2合规可能相当复杂。通过与Employer of Record合作，可以将法规合规责任转移出去。联系我们的Rivermate专家，了解具体操作。

立即采取措施纠正迟交W2的情况

如果你错过了W2截止日期，必须迅速采取行动。不要等到下一个税季。如果能在截止日期后30天内纠正问题，所支付的罚款将较少，每份仅60美元，而不是340美元或更多。

1. 在截止日期后30天内提交

尽快向社会保障局（SSA）提交未完成的W2表格（在提交前核查信息的准确性）。建议使用 SSA Business Service Online 门户，方便快速提交及确认收讫。除非你已申请并获得延期，否则每份仍需支付60美元的迟交罚款。

2. 在8月1日前提交

如果由于某种原因无法在30天内完成，下一步的紧急目标是确保在8月1日前准确提交。如果在1月31日至税季结束期间未向员工发放W2，必须优先处理。此时罚款为每份130美元，最高金额为每年$1,993,500，小企业为$664,500。延误时间越长，罚款金额越高。

接下来，可能会面临更重的罚款和审计，以查明违规原因。应尽可能避免此阶段，因为这会让雇主陷入麻烦。

3. 更正W2提交中的错误

如果问题涉及信息错误或遗漏，最简单的办法是在截止日期后30天内提交更正表格（越早越好）。

4. 防止重复违规

在解决当前问题的同时，采取以下简单措施，完全避免罚款：

• 进行年终前的工资核对，确保所有信息准确无误。提交前务必再次核查W2。
• 在年终前核实所有员工和 独立承包商的TIN。
• 将W2和其他信息申报的填写责任指定给一个人，由其在设定的截止日期前完成。
• 使用能生成符合SSA要求格式的工资软件。

结论

未按时或未提交W2表格会面临大量惩罚。你花得越久，支付的罚款越多。

最重要的是尽快解决问题，并快速回应任何由违规引发的IRS通知。

对于具有特殊雇佣状况的雇主（例如全球远程工作人员（包括美国公民）和独立承包商）), 有一个解决方案，即由 Employer of Record 或 Contractor of Record，确保完全遵守所有法规。 这将完全免除你企业的W2或1099-NEC提交责任。

FAQs：雇主未送W2的罚款

1. 雇主未按时送W2，会惹麻烦吗？

会的，雇主如果未在规定截止日前提交，将会产生罚款。罚款会随着时间推移逐渐增加，迟交越久，罚款越多。在故意或疏忽（定义为有意识且故意拒绝配合请求）的违规情况下，可能会受到更严重的惩罚。

2. 如果雇主不发送W2，会发生什么？

雇主依法必须在1月31日前向员工提供W2副本。员工在此日期后应联系雇主索取，如果没有收到，可以在2月15日后致电IRS（800-829-1040）追问。如果到税务截止日仍未收到表格，应使用 表格4852提交信息。

3. 独立承包商应向IRS提交哪些表格？

IRS要求雇主为报酬提交两种不同的表格，一种是用于员工工资的W2表格，另一种是针对独立承包商的Form 1099-NEC（非雇员补偿）。1099-NEC必须在1月31日前提交，报告在税年内支付的$600及以上金额。如果未向承包商提交W9表格，需进行“备份预扣”并提交Form 945以报告这部分预扣。