Remote werken, met name werk-vanuit-huis (WFH) regelingen, is steeds populairder geworden in Maleisië. Deze gids verkent het juridische kader, technologische overwegingen en werkgeversverplichtingen rondom remote werkpraktijken in het land.

Juridisch Landschap

Het juridische landschap voor remote werken in Maleisië is in ontwikkeling. Hier zijn de belangrijkste regelgeving om te overwegen:

• Arbeidswet 1955 (Wet 265): Gewijzigd in 2022, staat de wet nu werknemers toe om schriftelijke aanvragen voor remote werken in te dienen. De werkgever behoudt echter de discretie om het verzoek goed te keuren of af te wijzen op basis van redelijke zakelijke gronden.

• Sociale Zekerheidsorganisatie (SOCSO) Dekking: Sinds 2021 is de SOCSO-dekking uitgebreid naar WFH-situaties, zodat werknemers sociale zekerheidsuitkeringen ontvangen.

• Arbeidsveiligheids- en Gezondheidswet 1994 (Wet 514): Deze wet benadrukt de verantwoordelijkheid van de werkgever voor het welzijn van de werknemer. Terwijl ze remote werken, moeten werkgevers redelijke stappen ondernemen om een veilige en gezonde werkomgeving voor werknemers te waarborgen.

Technologische Infrastructuur

Voor een succesvolle implementatie van remote werken is een robuuste technologische infrastructuur essentieel:

• Betrouwbare Internetverbinding: Werknemers hebben een stabiele en snelle internetverbinding nodig om hun taken effectief uit te voeren.

• Veilige Communicatieplatforms: Werkgevers moeten veilige videoconferentie-, instant messaging- en bestandsdelingstools bieden voor naadloze communicatie en samenwerking.

• Cloudgebaseerde Applicaties: Cloudopslag en softwareoplossingen kunnen remote toegang tot documenten en applicaties vergemakkelijken.

De specifieke technologische behoeften variëren afhankelijk van de aard van het werk dat remote wordt uitgevoerd.

Werkgeversverantwoordelijkheden

Werkgevers die overstappen naar remote werkmodellen hebben verschillende belangrijke verantwoordelijkheden:

• Ontwikkelen van een Remote Werkbeleid: Een uitgebreid beleid moet de geschiktheidscriteria, werktijden, communicatieprotocollen, prestatieverwachtingen en apparatuurvoorziening beschrijven.

• Verschaffen van Benodigde Apparatuur: Sommige werkgevers kunnen ervoor kiezen om werknemers de benodigde apparatuur te verstrekken, zoals laptops, monitoren of ergonomisch meubilair, om effectief vanuit huis te werken.

• Open Communicatie Handhaven: Regelmatige communicatie is cruciaal voor het bevorderen van samenwerking, het aanpakken van zorgen en het waarborgen van het welzijn van werknemers in een remote omgeving.

• Prestatiemanagement: Werkgevers moeten duidelijke prestatie-evaluatiemaatstaven vaststellen en regelmatige prestatiebeoordelingen uitvoeren om ervoor te zorgen dat remote werknemers aan de verwachtingen voldoen.

• Werknemerstraining: Het bieden van training over remote werktools en timemanagementtechnieken kan werknemers in staat stellen om te gedijen in een remote werkomgeving.

De Maleisische werkplek verandert om flexibele werkregelingen (FWAs) te omarmen. Er zijn vier primaire FWAs die terrein winnen in Maleisië: deeltijdwerk, flexibele werktijden, baan delen en telewerken.

Soorten Flexibele Werkregelingen

• Deeltijdwerk: Werknemers werken een verminderd schema vergeleken met voltijdse uren.
• Flexibele Werktijden: Staat werknemers toe om hun werktijden aan te passen binnen een kernwerkdag, wat meer controle over de planning biedt.
• Baan Delen: Twee of meer werknemers delen de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse functie.

Deze regelingen worden genoemd in de Arbeidswet 1955 (Wet 266).

Apparatuur en Kostenvergoedingen

Vergoedingsbeleid voor apparatuur en kosten die tijdens FWA worden gemaakt, kan variëren afhankelijk van de werkgever en de specifieke regeling. Er bestaan echter enkele algemene richtlijnen:

• Werkgevers zijn wettelijk niet verplicht om apparatuur of kosten met betrekking tot FWAs te vergoeden.
• Werkgevers kunnen ervoor kiezen om een specifieke lijst van vergoedbare kosten te verstrekken, zoals reiskosten voor flexibele werktijden met off-site werkperiodes.
• Alle apparatuur die door de werkgever wordt verstrekt (bijv. laptops) moet duidelijk worden beschreven in een overeenkomst om verwachtingen en verantwoordelijkheden te beheren.

De opkomst van werken op afstand vereist een duidelijk begrip van gegevensbescherming en privacyrechten voor zowel werkgevers als werknemers in Maleisië. Deze gids verkent relevante aspecten van de Personal Data Protection Act (PDPA) 2010, verplichtingen van werkgevers, rechten van werknemers en beste praktijken voor het beveiligen van gegevens in een werkomgeving op afstand.

Verplichtingen van Werkgevers

Werkgevers in Maleisië hebben een wettelijke verantwoordelijkheid om de persoonlijke gegevens van hun werknemers te beschermen onder de PDPA. Hier zijn enkele belangrijke verplichtingen:

• Kennisgeving en Toestemming: Werkgevers moeten werknemers informeren over het doel van het verzamelen, verwerken en openbaar maken van hun persoonlijke gegevens. Ze moeten ook toestemming verkrijgen van werknemers voordat ze hun gegevens verwerken.
• Beveiligingsmaatregelen: Werkgevers moeten passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen implementeren om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.
• Gegevensbewaring: Werkgevers mogen persoonlijke gegevens alleen bewaren zolang als nodig is om het geïdentificeerde doel of de doelen te vervullen. Ze moeten een gegevensbewaringsbeleid hebben en gegevens veilig verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn.

Rechten van Werknemers

De PDPA geeft werknemers bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonlijke gegevens:

• Toegang: Werknemers hebben het recht om toegang te vragen tot hun persoonlijke gegevens die door hun werkgever worden bewaard.
• Correctie: Werknemers hebben het recht om correctie te vragen van onjuiste, onvolledige, misleidende of verouderde persoonlijke gegevens.
• Beperking: Werknemers kunnen verzoeken om beperkingen op de verwerking van hun persoonlijke gegevens onder bepaalde omstandigheden.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Hier zijn enkele beste praktijken om gegevensbescherming en privacy te waarborgen in een werkomgeving op afstand:

• Bedrijfseigen Apparaten en Veilige Netwerken: Werkgevers moeten veilige apparaten en software voor werken op afstand verstrekken. Werknemers moeten vermijden persoonlijke apparaten voor werkdoeleinden te gebruiken, tenzij geautoriseerd en met de juiste beveiligingsprotocollen. Daarnaast moeten werkgevers het gebruik van veilige Wi-Fi-verbindingen aanmoedigen en vermijden om openbare Wi-Fi te gebruiken voor toegang tot gevoelige gegevens.
• Toegangscontrole voor Gegevens: Implementeer toegangscontroles die de toegang van werknemers tot bedrijfsgegevens beperken op basis van het principe van minste privilege. Dit minimaliseert het risico op ongeautoriseerde toegang in geval van een apparaatbreuk.
• Gegevensversleuteling: Versleutel gevoelige gegevens zowel in rust als tijdens overdracht. Versleuteling maakt gegevens onleesbaar, zelfs als ze worden onderschept door ongeautoriseerde personen.
• Training van Werknemers: Train regelmatig werknemers over beste praktijken voor gegevensbescherming, inclusief wachtwoordbeheer, bewustwording van phishing en veilige procedures voor gegevensverwerking.
• Incident Response Plan: Ontwikkel een duidelijk incident response plan dat procedures beschrijft voor het identificeren, rapporteren en beheersen van datalekken.