Hoe te starten als een Independent Contractor in Canada

Stel je voor dat je wakker wordt, de woon-werkverkeer overslaat, je eigen schema bepaalt en werkt aan projecten waar je echt om geeft. Dat is de dagelijkse realiteit voor veel independent contractors in Canada. Geen rigide kantoorstructuur. Geen vaste uren. Alleen de vrijheid om een carrière op jouw voorwaarden op te bouwen.

Maar die vrijheid brengt ook verantwoordelijkheid met zich mee. Belastingen, contracten, juridische documenten en nalevingsregels kunnen snel uitdagingen worden als je niet voorbereid bent. De droom van onafhankelijk werken is echt, maar het vereist de juiste stappen om het duurzaam te maken.

Deze gids geeft je alles wat je nodig hebt om met duidelijkheid verder te gaan. Of je nu je eigen solo-onderneming start of op zoek bent naar het inhuren van independent talent, je vindt praktische inzichten om compliant te blijven, fouten te vermijden en te slagen in je volgende hoofdstuk.

Wat is een Independent Contractor in Canada?

Independent contractors spelen een cruciale rol in de economie van Canada. In 2023 had Canada meer dan 140.000 independent contractors in de residentiële bouw en computerwetenschappen, die de 100.000 overschreden. Ook overtroffen onafhankelijke schrijvers en kunstenaars de 60.000. We kijken naar wat dit type werk bijzonder maakt. Eerst bekijken we de definities en kernaspecten.

Definitie en Belangrijkste Kenmerken van een Independent Contractor in Canada

Independent contractors zijn zelfstandige personen die werken of diensten leveren aan verschillende klanten. Het is de meest basale en eenvoudige structuur voor zelfstandigen in Canada.

In Canada is die onafhankelijkheid mogelijk door de specifieke kenmerken. Het is belangrijk om deze te begrijpen. Dat komt omdat er geen enkele, definitieve wet is die alle kenmerken expliciet opsomt. In plaats daarvan is het nodig om verschillende factoren te analyseren om iemand als een independent contractor te classificeren.

Gemeenrecht, rechterlijke uitspraken en interpretaties van wetten maken deel uit van het proces. Dus, om te classificeren als een independent contractor in Canada, zou je ten minste de volgende kenmerken moeten hebben:

• Autonomie: Vrijheid om werkuren, locatie en methoden te kiezen om de doelen te bereiken.

• Resourcebeheer: Verantwoordelijk voor het leveren van de benodigde tools, apparatuur en middelen om taken uit te voeren.

• Financiële verantwoordelijkheid: Beheer van zakelijke uitgaven en het genereren van winst.

• Klantdiversificatie: Vermogen om gelijktijdig met meerdere klanten te werken.

• Contractuele overeenkomsten: Direct onderhandelen over tarieven en servicevoorwaarden met klanten.

• Geen arbeidsvoordelen: Werkgevers zijn niet verplicht om arbeidsvoordelen zoals vakantiegeld, verlof of wettelijke arbeidsverzekering te betalen.

Verschil tussen Independent Contractors en Werknemers in Canada

In Canada ligt het belangrijkste verschil tussen independent contractors en werknemers in hun verschillende rollen. Het bedrijf integreert werknemers, terwijl independent contractors hun eigen structuur behouden. Werknemers ontvangen regelmatig loon en voordelen zoals arbeidsverzekering en Canada Pension Plans.

Maar contractors hebben verschillende klanten die kunnen variëren. En zij ontvangen geen arbeidsvoordelen. Werknemers staan onder controle van de werkgever. Independent contractors hebben echter autonomie over hun werk.

Ze nemen ook financiële risico’s en regelen zelf hun belastingen en voordelen. Foutieve classificatie kan leiden tot juridische en financiële consequenties voor beide partijen. Maar dit is slechts een introductie tot vele andere verschillen die we in dit artikel zullen bespreken.

Voordelen van werken als Independent Contractor in Canada

Het worden van een independent contractor in Canada brengt voordelen met zich mee. Daarom kiezen steeds meer Canadezen voor deze werkstijl. Laten we de meest voorkomende bekijken:

1. Flexibiliteit: In tegenstelling tot werknemers kunnen independent contractors de werkstijl kiezen die het beste bij hen past. Dat omvat werkuren, locatie en zelfs de kleding die ze dragen. Daarnaast kunnen ze de strategie bepalen om met klanten om te gaan. Dit alles kan hen onderscheiden van concurrenten.

2. Potentieel voor hogere inkomsten: Sommige gespecialiseerde contractors kunnen hogere tarieven vragen. Sommige klanten zijn bereid meer te betalen om de kosten van het aannemen van een werknemer te vermijden. De contractor kan ook meer klanten vinden en meer winnen.

3. Internationaal uitbreiden: Sommige velden zijn geschikt om op afstand internationaal uit te breiden. Dat kan het geval zijn voor grafisch ontwerpers, schrijvers, kunstenaars, computerwetenschappers of marketeers, onder anderen. Momenteel bloeit de freelancewereld en zit vol kansen.

4. Toegang tot kansen voor wereldwijde uitbreiding: Bij uitbreiding kunnen independent contractors in Canada internationaal talent inhuren om hun groei te ondersteunen. In zulke gevallen springt een Employer of Record bedrijf eruit als optie. Zij bieden concurrerende oplossingen om remote teams over de hele wereld aan te nemen.

5. Werk-privébalans: Als gevolg van flexibele schema’s en andere arbeidsvoorwaarden kunnen contractors een betere balans vinden. Dat kan meer tijd betekenen om met familie door te brengen. Ook meer tijd om te investeren in relaties, hobby’s en interesses.

Hoe word je een Independent Contractor in Canada?

Leren hoe je een independent contractor wordt in Canada omvat het leren van de basisprincipes. Onderwerpen gaan over documentatie, belastingen en de werking van je bedrijf.

Daarnaast kunnen werkgevers je vragen om bewijs van je contractuele status te tonen. Ze gebruiken die informatie om de juiste classificatie te ondersteunen en boetes, sancties en andere gevolgen van verkeerde classificatie te voorkomen.

Stappen om te starten als Independent Contractor in Canada

Sommige mensen haasten zich om independent contractor te worden en slaan essentiële stappen over die belangrijk zijn voor langdurig succes. Om je op de juiste manier te helpen beginnen, biedt het Government of Canada’s Starting a Business portal stapsgewijze begeleiding over planning, registratie en naleving.

Hier is de volgorde die het hele proces toont:

• Begrijp de structuur voor jouw bedrijf

In de praktijk is het gebruikelijk dat mensen andere zelfstandige werkstructuren associëren en opnemen in een pool van independent contractors. Maar niets is verder van de werkelijkheid dan dat.

Bijvoorbeeld, eigenaren van bedrijven die als een eenmanszaak of ingeschreven bedrijf opereren, zijn ook zelfstandigen. Maar vóór hen staan independent contractors. En elke optie heeft verschillende juridische en fiscale implicaties.

Strikt genomen is een independent contractor geen rechtspersoon. Het vereist ook geen proces om een bedrijf te registreren of te incorporeren. Maar dat kan wel, en je kunt op die manier een bedrijf starten. In veel gevallen is een independent contractor in Canada de eerste stap van een nieuw bedrijf.

Maar op dit punt is het niet nodig om te investeren in het oprichten van een bedrijf of formele bedrijfsstructuur. E.g. In Ontario is het alleen nodig om een Eenmanszaak te registreren als je bedrijf je naam niet gebruikt als handelsnaam.

• Vraag werkvergunningen en visa aan als je geen Canadees bent:

Als je geen Canadese burger of permanente inwoner bent, moet je mogelijk ook een werkvergunning of visum verkrijgen.

• Verkrijg een Bedrijfsnummer

Je hebt een bedrijfsnummer (BN) nodig van de Canada Revenue Agency (CRA). Het identificeert je bedrijf voor belastingdoeleinden. Maar als je verwacht minder dan $30k per jaar te verdienen, kun je deze stap in het begin overslaan. Als je bedrijf groeit, wordt het verplicht.

• Registreer voor GST/HST

Als een zelfstandige meer dan $30k aan jaarlijkse omzet haalt, moet hij zich registreren voor GST/HST (Goods and Services Tax / Harmonized Sales Tax).

Let op dat elk van de vijf deelnemende provincies aan de HST haar eigen aandeel heeft. E.g. Nova Scotia heeft het op 14%, en Ontario op 13%. Er zijn uitzonderingen en regels over welke bedrijven zich hiervoor moeten registreren.

E.g. Taxichauffeurs moeten zich altijd registreren, zelfs als ze kleine leveranciers zijn onder de $30k. Daarentegen zijn tandartsen, optometristen en artsen altijd vrijgesteld.

• Vraag een licentie of vergunning aan

Sommige vaardigheden en beroepen vereisen een licentie of vergunning. Soms worden deze uitgegeven door provincies en andere op federaal niveau.

• Stel je boekhoudsysteem in

Een independent contractor hoeft geen systeem op te zetten om inkomsten en uitgaven bij te houden. Maar het kan helpen om financiën te beheren en belastingaangiften voor te bereiden.

• Vraag verzekeringen aan

Overweeg het afsluiten van aansprakelijkheidsverzekering om jezelf te beschermen tegen financieel verlies. Ook andere soorten verzekeringen relevant voor je bedrijf. Aangezien je geen werknemer bent, krijg je geen ziektekostenverzekering of sociale zekerheid. Overweeg daarom er zelf een te regelen.

• Begrijp je contractuele verplichtingen

Lees zorgvuldig elk contract dat je ondertekent met clients om zeker te zijn dat je je rechten en verantwoordelijkheden begrijpt. Let vooral op regels die kunnen leiden tot verwarring over je status als werknemer. Je kunt je vooraf vertrouwd maken met algemene regels in jouw vakgebied.

Vereiste Documentatie voor Independent Contractors

In Canada moeten independent contractors nauwkeurige en georganiseerde administratie bijhouden. Vooral voor belastingdoeleinden en om je zelfstandige status aan te tonen. De benodigde documenten kunnen variëren afhankelijk van je sector, provincie of territorium, en het type werk dat je doet. Maar enkele veelvoorkomende documenten die je waarschijnlijk moet bewaren, zijn:

• Registraties: Als je een licentie hebt verkregen, moet je die documenten bij de hand houden.

• Contracten en Overeenkomsten: Het is essentieel om kopieën van alle contracten met klanten of opdrachtgevers te bewaren. Ze geven de voorwaarden weer en kunnen helpen bij geschillen.

• Facturen en Ontvangsten: Je moet gedetailleerde administratie bijhouden van alle inkomsten en uitgaven gerelateerd aan je bedrijf. Dit omvat rekeningen en bonnetjes voor alle zakelijke uitgaven.

• Belastingdocumenten: Je moet alle aangiften inkomstenbelasting bewaren.

• GST/HST-gegevens: Als je geregistreerd bent, moet je alle verzamelde en afgedragen GST/HST bewaren.

• Bedrijfskosten: Bewaar documenten van uitgaven, zoals kantoorbenodigdheden, reiskosten en professionele vergoedingen. Je kunt ze aftrekken om je belastingplicht te verminderen.

• Verzekeringen: Als je bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering hebt, bewaar dan kopieën van je polissen.

• Werkvergunningen en Visa: Bewaar kopieën van relevante immigratiedocumenten.

Begrijpen van je verplichtingen als Contractor in Canada

Als Independent Contractor Canada is het ook belangrijk om zelfwerkzaamheidstaksen te betalen, zoals:

• Inkomstenbelasting: Je moet al je inkomsten uit je contractingbedrijf aangeven in je persoonlijke aangifte.

• GST/HST: Als je jaarlijkse inkomen meer dan $30k is, moet je je registreren voor een GST/HST-nummer en GST/HST innen en afdragen op je verkopen.

• Aftrekposten: Als contractor kun je in aanmerking komende bedrijfskosten aftrekken van je inkomen om je belastbaar inkomen te verlagen. Dit kunnen kosten zijn zoals kantoorhuur, benodigdheden en reiskosten.

• Administratie: Het is essentieel om je inkomsten en uitgaven bij te houden. Dit maakt het makkelijker om je belastingaangifte te doen en eventuele aftrekposten te ondersteunen.

• Termijnbetalingen: Afhankelijk van je inkomensniveau, moet je mogelijk kwartaalbetalingen doen.

• Provinciale belastingen: Naast federale belastingen moet je mogelijk ook provinciale belastingen betalen, afhankelijk van je provincie of territorium van verblijf.

Voor een uitgebreid overzicht van hoe je je belastingen als contractor beheert, bezoek de QuickBooks Canada Self-Employed Tax Guide. Het legt alles uit in eenvoudige taal, inclusief tips voor aangifte, aftrekbare kosten en best practices om georganiseerd te blijven.

Wat zijn de wettelijke verplichtingen van Independent Contractors?

Hoewel zelfstandig werken flexibiliteit biedt, moeten contractors zich bewust zijn van wettelijke verplichtingen. Hier bekijken we enkele plichten en verplichtingen waaraan independent contractors in Canada moeten voldoen.

Contractuele verplichtingen en overeenkomsten

Contractuele verplichtingen zijn wettelijk bindend. Ze schetsen ook de voorwaarden voor het leveren van diensten. Deze contracten zorgen ervoor dat alle partijen hun rechten en verantwoordelijkheden begrijpen. Ook bieden ze een kader voor het oplossen van geschillen.

Belangrijke elementen van een geldig contract in Canada zijn:

• Aanbod en Aanvaarding

• Uitwisseling van geld, goederen of diensten

• Intentie om juridische relaties aan te gaan

• Capaciteit om te contracteren

• Legaliteit van het doel

Naleving van Canada Revenue Agency (CRA) regelgeving

De CRA is de belastingautoriteit die verantwoordelijk is voor het handhaven van belastingwetten. Dat omvat ervoor zorgen dat contractors hun eerlijke aandeel aan belastingen betalen.

Belangrijke nalevingsgebieden voor independent contractors zijn:

• Registratie voor een Bedrijfsnummer (BN): Een BN is een negen-cijferig nummer dat de contractor identificeert bij de CRA. Het is optioneel tenzij je meer dan $30k per jaar verdient.

• Rapporteren van inkomsten: Independent contractors zijn verantwoordelijk voor het rapporteren van alle persoonlijke en zakelijke inkomsten aan de CRA.

• Aftrekken van in aanmerking komende kosten: Contractanten kunnen redelijke actuele en in aanmerking komende kosten aftrekken die ze maken om inkomen te verdienen.

• Verzamelen en afdragen van GST/HST: Als de contractor meer dan $30k per jaar verdient, moet hij zich registreren voor een GST/HST-nummer en GST/HST innen en afdragen.

• Belastingaangifte: Independent contractors moeten jaarlijks een inkomstenbelastingaangifte indienen bij de CRA, met gebruik van formulier T1. Dit is vergelijkbaar met het 1099-formulier in de VS.

• Administratie: Independent contractors zijn ook verantwoordelijk voor het bewaren van ondersteunende documenten van inkomsten en uitgaven gedurende 6 jaar.

Boetes bij niet-naleving:

Het niet naleven van de CRA-regelgeving volgens de Income Tax Act kan leiden tot boetes vanaf $25 per dag. Ook rente en in ernstige gevallen strafrechtelijke vervolging. Andere specifieke overtredingen zijn onder meer:

• Het niet verstrekken van buitenlandse informatie

• Valse verklaringen en omissies

De wet biedt een Due Diligence uitzondering door te informeren over zorgvuldig inspanningen om de gevraagde informatie te verkrijgen. Ook als je relevante documenten binnen 90 dagen verstrekt.

Begrijpen van de arbeidsrelatie in Canada

In Canada worden contracten en wetten gereguleerd door arbeidsrelaties. Elke provincie heeft haar eigen arbeidsnormen. Ze bepalen de voorwaarden op de werkplek voor voltijdse werknemers en andere werknemers. Een werkgever-werknemer relatie houdt meestal controle en toezicht in door Canadese werkgevers. Independent contractors zijn autonoom.

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het naleven van wetten omtrent gezondheid en veiligheid, mensenrechten, gelijkheid en werknemerscompensatie. Werknemers hebben recht op eerlijke behandeling en veilige arbeidsomstandigheden. Ten slotte hebben Canadese rechtbanken het laatste woord over arbeidsrelaties.

Belangrijkste verschillen in belasting en voordelen tussen independent contractors in Canada en werknemers

Om de belangrijkste verschillen in Canadese belasting en voordelen tussen independent contractors en werknemers te vinden, beantwoorden we enkele vragen:

Belastingverschillen

Wie is verantwoordelijk voor het betalen van belastingen?

• Werknemers: Belastingen, Canada Pension Plan (CPP) en Employment Insurance (EI) worden ingehouden door de werkgever.

• Independent Contractors: Verantwoordelijk voor het beheren van hun eigen belastingen, inclusief inkomstenbelasting en CPP-bijdragen. Ze rapporteren inkomsten op formulier T2125 en moeten mogelijk registreren voor GST/HST.

Hoe wordt de betaling van belastingen gerapporteerd?

• Werknemers: Ontvangen een T4-brief voor belastingaangifte.

• Independent Contractors: Rapporteren inkomsten op formulier T2125 en kunnen zich registreren voor GST/HST.

Voordelen verschillen

Welke voordelen hebben independent contractors en werknemers?

• Werknemers: Hebben recht op voordelen van de werkgever zoals arbeidsverzekering, CPP, vakantiegeld en vaak ziektekostenverzekering.

• Independent Contractors: Moeten zelf voor hun voordelen en verzekeringen zorgen. Ze kunnen onder bepaalde voorwaarden deelnemen aan arbeidsvoordelen en CPP.

Benieuwd hoe contractor-tarieven zich verhouden tot salarissen van werknemers? De Canada salary guide biedt een nuttige vergelijking tussen rollen en industrieën.

Flexibiliteit en autonomie als contractor

Volgens officiële statistieken van de Canadese overheid, is “Autonomie en controle de meest voorkomende reden voor zelfwerkzaamheid”. En dat is wat je als eerste vindt wanneer je een contracting carrière in Canada begint.

Het is zeker het belangrijkste aspect dat traditionele arbeid vaak mist. Independent contractors hebben geen wettelijke voordelen en genieten meer flexibiliteit qua schema’s, werkuren, regulier loon of locatie. Als contractor kun je:

• Je projecten kiezen op basis van je interesses en criteria.

• Je werkuren en schema bepalen.

• Je werkplek kiezen: thuis, kantoor, coworking space of het strand, afhankelijk van je vaardigheden.

Over het algemeen worden de flexibiliteit en autonomie die contracting in Canada biedt, geassocieerd met een meer bevredigende werkervaring.

Risico’s en verantwoordelijkheden van een contractor

Independent contractors in Canada hebben een uniek pakket aan risico’s en verantwoordelijkheden. Het beheren van je bedrijf verschilt van de verantwoordelijkheden van een werknemer. Laten we ze bekijken.

Financiële verantwoordelijkheden:

• Belastingen: Independent contractors moeten inkomstenbelasting en GST/HST berekenen, indienen en beheren.

• Voordelen: De contractor moet zich aansluiten bij het Canada Pension Plan (CPP) en alle benodigde bijdragen betalen.

• Facturering en betaling: Independent contractors regelen zelf hun facturering en incasso.

• Uitgaven: Independent contractors zijn verantwoordelijk voor het dekken van hun eigen bedrijfskosten.

• Verzekeringen: Contractors moeten hun eigen privéziektekostenverzekering afsluiten; er is geen aftrek van klantenbetalingen.

**J