Hoe u zich als een Independent Contractor in Canada opstelt

Stel je voor dat je wakker wordt, de woon-werkverkeer overslaat, je eigen schema bepaalt, en aan projecten werkt waar je echt om geeft. Dat is de dagelijkse realiteit voor veel independent contractors in Canada. Geen rigide kantoorstructuur. Geen vaste werktijden. Gewoon de vrijheid om een carrière op je eigen voorwaarden op te bouwen.

Maar die vrijheid brengt verantwoordelijkheden met zich mee. Belastingen, contracten, juridische documenten en nalevingsregels kunnen snel uitdagend worden als je niet goed voorbereid bent. De droom van zelfstandig werken is echt, maar het vereist de juiste stappen om het duurzaam te maken.

Deze gids geeft je alles wat je nodig hebt om met duidelijkheid verder te gaan. Of je nu je eigen solo-bedrijf begint of op zoek bent naar het inhuren van zelfstandige talenten, je vindt praktische inzichten om compliant te blijven, fouten te voorkomen en te slagen in je volgende hoofdstuk.

Wat is een Independent Contractor in Canada?

Independent contractors spelen een cruciale rol in de economie van Canada. In 2023 had Canada meer dan 140.000 independent contractors in de residentiële bouw en informatica waren dat meer dan 100.000. Ook overschreden zelfstandige schrijvers en kunstenaars de 60.000. We gaan kijken wat dit type werk bijzonder maakt. Eerst bekijken we de definities en belangrijkste elementen.

Definitie en Kernkenmerken van een Independent Contractor in Canada

Independent contractors zijn zelfstandige personen die werken of diensten verlenen aan verschillende cliënten. Het is de meest basale en eenvoudige structuur voor zelfstandigen in Canada.

In Canada is die onafhankelijkheid mogelijk dankzij de specifieke kenmerken. Het is belangrijk deze te begrijpen. Dat komt omdat er geen enkele, allesomvattende wet is die expliciet alle kenmerken opsomt. In plaats daarvan moet je bij het classificeren van iemand als independent contractor verschillende factoren analyseren.

Gemeenrecht, rechtspraak en interpretaties van wetten maken deel uit van het proces. Dus, om iemand als independent contractor te classificeren, moet je ten minste de volgende kenmerken hebben:

• Autonomie: Vrijheid om werkuren, locatie en werkwijzen te kiezen om de doelen te bereiken.

• Resourcebeheer: Verantwoordelijk voor het leveren van de benodigde tools, uitrusting en middelen om taken te voltooien.

• Financiële verantwoordelijkheid: Beheer van zakelijke uitgaven en winstgeneratie.

• Cliëntendiversificatie: Vermogen om met meerdere cliënten gelijktijdig te werken.

• Contractuele overeenkomsten: Direct onderhandelen over tarieven en servicevoorwaarden met cliënten.

• Geen arbeidsvoordelen: Werkgevers zijn niet verplicht arbeidsvoordelen te betalen zoals vakantiegeld, verlof of wettelijke werkloosheidsverzekering.

Verschil tussen Independent Contractors en Werknemers in Canada

In Canada ligt het belangrijkste verschil tussen independent contractors en werknemers in hun verschillende rollen. Het bedrijf integreert werknemers, terwijl independent contractors hun eigen structuur behouden. Werknemers krijgen regelmatig loon en voordelen zoals werkloosheidsverzekering en Canadese Pensioenplannen.

Maar contractors hebben verschillende cliënten die kunnen variëren. En zij ontvangen geen arbeidsonkostenvoordelen. Werknemers staan onder toezicht van de werkgever. Independent contractors daarentegen, hebben autonomie over hun werk.

Ze nemen ook financiële risico’s en regelen zelf hun belastingen en voordelen. Onjuiste classificatie kan leiden tot juridische en financiële consequenties voor beide partijen. Maar dit is slechts een inleiding tot veel andere verschillen die we in dit artikel bespreken.

Voordelen van werken als Independent Contractor in Canada

Werken als independent contractor in Canada brengt voordelen met zich mee. Daarom kiezen steeds meer Canadezen voor deze manier van werken. Laten we de meest voorkomende bekijken:

1. Flexibiliteit: In tegenstelling tot werknemers kunnen zelfstandigen de werkstijl kiezen die hen het beste uitkomt. Dat omvat de werkuren, locatie en zelfs de kleding die ze dragen. Daarnaast kunnen ze strategieën bepalen voor het omgaan met cliënten. Dit alles kan hen onderscheiden van concurrenten.

2. Potentieel voor hogere inkomsten: Sommige gespecialiseerde contractors kunnen hogere bedragen vragen. Sommige cliënten zijn bereid meer te betalen om de kosten van het in dienst nemen van een werknemer te vermijden. De contractor kan ook meer cliënten vinden en meer contracten winnen.

3. Internationaal uitbreiden: Sommige velden lenen zich voor remote uitbreiding op internationaal niveau. Dat kan het geval zijn voor grafisch ontwerpers, schrijvers, kunstenaars, informaticaspecialisten of marketeers, onder anderen. Momenteel is de freelancerswereld booming en vol kansen.

4. Toegang tot kansen voor wereldwijde uitbreiding: Bij uitbreiding kunnen zelfstandige contractors in Canada internationaal talent inhuren ter ondersteuning van hun uitbreiding. In zulke gevallen is een Employer of Record bedrijf een optie. Zij bieden concurrerende oplossingen om remote teams over de hele wereld aan te nemen.

5. Werk-privébalans: Door flexibele schema’s en andere arbeidsvoorwaarden kunnen contractors een betere balans vinden. Dat kan meer tijd betekenen om met familie door te brengen. Ook meer tijd voor relaties, hobby’s en interesses.

Hoe word je een Independent Contractor in Canada?

Leren hoe je een independent contractor in Canada wordt, omvat de basisprincipes leren. De onderwerpen gaan over documentatie, belastingen en de bedrijfsvoering.

Bovendien kunnen werkgevers je vragen om bewijs van je contractuele status te tonen. Ze gebruiken die informatie om de juiste classificatie te ondersteunen en boetes, sancties en andere gevolgen van verkeerde classificaties te voorkomen.

Stappenplan om je als Independent Contractor in Canada in te richten

Sommige mensen willen snel zelfstandige worden en slaan belangrijke stappen over die essentieel zijn voor langdurig succes. Om je op de juiste wijze op weg te helpen, biedt het portal "Starting a Business" van de Canadese overheid stapsgewijze begeleiding over planning, registratie en naleving.

Hier is de volledige procedure in volgorde:

• Begrijp de structuur voor jouw bedrijf

In de praktijk worden andere zelfstandigen of werkstructuren vaak samengevoegd in één pool van independent contractors. Maar dat is een misvatting.

Bijvoorbeeld, eigenaren van een eenmanszaak of een geregistreerd bedrijf zijn ook zelfstandig. Maar vóór hen zijn er independent contractors. En elke optie heeft verschillende juridische en fiscale implicaties.

Strict genomen is een independent contractor geen rechtspersoon. Het vereist geen registratie- of oprichtingsproces. Maar dat kan wel, en je kunt op die manier een bedrijf starten. Vaak is een independent contractor in Canada de eerste stap naar een nieuw bedrijf.

Het is op dit moment niet nodig om te investeren in het oprichten van een bedrijf of formele bedrijfsstructuur. E.g., in Ontario is het alleen verplicht om een Eenmanszaak te registreren als je bedrijfsnaam niet je eigen naam is.

• Verkrijg Werkvergunningen en Visa als je geen Canadees bent:

Als je geen Canadese burger of permanente inwoner bent, heb je mogelijk ook een werkvergunning of visum nodig.

• Vraag een Bedrijfsnummer aan

Je hebt een bedrijfsnummer (BN) nodig van de Canada Revenue Agency (CRA). Het identificeert je bedrijf voor fiscale doeleinden. Maar als je verwacht minder dan $30.000 per jaar te verdienen, kun je deze stap aanvankelijk overslaan. Als je bedrijf groeit, wordt dit verplicht.

• Registreer voor GST/HST

Als een zelfstandige meer dan $30.000 per jaar aan omzet behaalt, moet hij zich registreren voor GST/HST (Goods and Services Tax / Harmonized Sales Tax).

Let op dat elke van de vijf deelnemende provincies aan de HST haar eigen aandeel heeft. E.g., Nova Scotia heeft 14%, en Ontario 13%. Er zijn uitzonderingen en regels over welke bedrijven hiervoor moeten registreren.

Bijvoorbeeld: Taxibedrijven moeten altijd registreren, ook als ze kleine leveranciers onder de $30k verdienen. Aan de andere kant zijn tandartsen, optometristen en artsen altijd vrijgesteld.

• Vraag een Licentie of Vergunning aan

Sommige vaardigheden en beroepen vereisen een licentie of vergunning. Soms wordt die door provincies uitgegeven, andere op federaal niveau.

• Stel je Boekhoudsysteem op

Een independent contractor hoeft geen systeem te hebben om inkomsten en uitgaven bij te houden. Maar het kan helpen bij het beheren van financiën en het voorbereiden van belastingaangiften.

• Sluit Verzekering af

Overweeg het afsluiten van aansprakelijkheidsverzekering om jezelf te beschermen tegen financieel verlies. Ook andere verzekeringen relevant voor je bedrijf kunnen nodig zijn. Omdat je geen werknemer bent, krijg je geen ziektekostenverzekering of sociale zekerheid. Overweeg daarom er zelf een te regelen.

• Begrijp je Contractuele Verplichtingen

Lees zorgvuldig elk contract dat je ondertekent met clients om zeker te zijn dat je je rechten en verantwoordelijkheden begrijpt. Let vooral op regels die kunnen leiden tot verwarring over je status als werknemer. Verken alvast de algemene regels in je vakgebied.

Vereiste Documentatie voor Independent Contractors

In Canada moeten independent contractors nauwkeurige en georganiseerde administraties bijhouden. Vooral voor belastingdoeleinden en om je zelfstandige status aan te tonen. De benodigde documenten kunnen verschillen afhankelijk van je sector, provincie of territorium, en type werk.

Enkele veelvoorkomende documenten die je waarschijnlijk moet bewaren:

• Registraties: Als je een licentie hebt, bewaar deze documenten.

• Contracten en Overeenkomsten: Bewaar kopieën van alle contracten met cliënten of klanten. Ze geven de voorwaarden weer en helpen geschillen voorkomen.

• Facturen en Ontvangsten: Houd gedetailleerde gegevens bij van alle inkomsten en uitgaven. Inbegrepen rekeningen en bonnetjes.

• Belastingdocumenten: Bewaar alle documenten met betrekking tot belastingaangiften.

• GST/HST-gegevens: Als je geregistreerd bent, bewaar dan alle gegevens over ontvangen en afgedragen GST/HST.

• Bedrijfskosten: Bewaar bonnetjes en administratie van uitgaven zoals kantoorbenodigdheden, reiskosten en professionele vergoedingen. Deze kun je aftrekken om je belastingdruk te verlagen.

• Verzekeringen: Als je een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering hebt, bewaar kopieën van de polissen.

• Werkvergunningen en Visa: Bewaar kopieën van relevante immigratiedocumenten.

Begrijpen van je Verplichtingen als Contractor in Canada

Als Independent Contractor Canada is het ook belangrijk om zelfwerkzaamheidsbelasting te betalen, zoals:

• Inkomstenbelasting: Je moet al je inkomsten uit je contracting-activiteiten aangeven in je persoonlijke belastingaangifte.

• GST/HST: Als je jaarlijkse omzet meer dan $30.000 is, moet je je registreren voor een GST/HST-nummer en GST/HST innen en afdragen.

• Aftrekposten: Als contractor kun je in aanmerking komende bedrijfskosten aftrekken van je inkomen om je belastbaar inkomen te verlagen. Bijvoorbeeld kantoorhuur, benodigdheden en reiskosten.

• Administratie bijhouden: Het is essentieel je inkomsten en uitgaven te documenteren. Dit maakt je belastingaangifte eenvoudiger en ondersteunt mogelijke aftrekposten.

• Termijnbetalingen: Afhankelijk van je inkomen moet je mogelijk kwartaalbetalingen doen.

• Provinciale belastingen: Naast de federale belasting kunnen er provinciale belastingen gelden, afhankelijk van je woonprovincie of -territorium.

Voor een uitgebreid overzicht van hoe je je belastingen als contractor regelt, bezoek de QuickBooks Canada Self-Employed Tax Guide. Het legt alles in begrijpelijke taal uit, inclusief tips voor aangifte, aftrekbare kosten en beste praktijken om georganiseerd te blijven.

Wat zijn de wettelijke verplichtingen van independent contractors?

Hoewel zelfstandig werken flexibiliteit biedt, moeten contractors zich bewust zijn van hun wettelijke verplichtingen. We bespreken hier enkele plichten en verantwoordelijkheden die independent contractors in Canada moeten naleven.

Contractuele Verplichtingen en Overeenkomsten

Contractuele verplichtingen zijn wettelijk bindend. Ze beschrijven ook de voorwaarden voor het leveren van diensten. Deze contracten zorgen dat alle partijen hun rechten en plichten begrijpen en bieden een raamwerk voor het oplossen van geschillen.

Belangrijke elementen van een geldig contract in Canada:

• Aanbieding en Acceptering

• Ruil van geld, goederen of diensten

• Intentie om rechtsbindende relaties aan te gaan

• Competentie om te contracteren

• Legality of purpose

Naleving van regelgeving van Canada Revenue Agency (CRA)

De CRA is de belastingautoriteit die de belastingwetgeving handhaaft. Daarbij hoort dat contractors hun correcte belastingaandeel betalen.

Belangrijke punten voor compliant gedrag:

• Registreren voor een Bedrijfsnummer (BN): Een BN is een negencijferig identificatienummer voor de CRA. Het is optioneel tenzij je meer dan $30k per jaar verdient.

• Rapporteren van inkomsten: Independent contractors moeten al hun persoonlijke en zakelijke inkomsten aan de CRA rapporteren.

• Aftrekken van in aanmerking komende kosten: Contractanten kunnen redelijke en in aanmerking komende kosten aftrekken die ze maken om inkomen te genereren.

• GST/HST innen en afdragen: Als de zelfstandige meer dan $30k per jaar verdient, moet hij zich registreren voor een GST/HST-nummer en GST/HST innen en afdragen.

• Belastingaangifte indienen: Independent contractors moeten jaarlijks een T1 aangifte indienen bij de CRA, vergelijkbaar met 1099 in de VS.

• Documentatie bewaren: Ze moeten ondersteunende documenten bewaren voor 6 jaar.

Sancties bij niet-naleving:

Het niet naleven van CRA-regelgeving binnen de Wet op de Inkomstenbelasting kan leiden tot boetes vanaf $25 per dag, rente en zelfs strafrechtelijke vervolging bij ernstige overtredingen. Andere voorbeelden van niet-naleving:

• Het niet verstrekken van buitenlandse informatie

• Valse verklaringen en weglatingen

De wet biedt een 'Due Diligence'-uitzondering: door te bewijzen dat je je best hebt gedaan om de gevraagde gegevens te verkrijgen en binnen 90 dagen de juiste documenten te leveren.

Begrijpen van de arbeidsrelatie in Canada

In Canada wordt de arbeidsrelatie geregeld door contracten en wetten. Elke provincie heeft haar eigen arbeidsnormen. Zij bepalen de arbeidsvoorwaarden voor fulltijdse werknemers en andere werknemervarianten. Een werkgever-werknemerrelatie wordt gekenmerkt door controle en toezicht door de werkgever. Independent contractors zijn autonoom.

Werkgevers moeten zich houden aan gezondheid en veiligheid, mensenrechten, gelijkheid en arbeidsongeschiktheidswetten. Werknemers hebben recht op een eerlijke behandeling en veilige arbeidsomstandigheden. Uiteindelijk beslissen de Canadese rechtbanken over arbeidsrelaties.

Belangrijkste verschillen in belasting en voordelen tussen independent contractors en werknemers in Canada

Om de belangrijkste verschillen te begrijpen, beantwoorden we enkele vragen:

Belastingverschillen

Wie is verantwoordelijk voor het betalen van belastingen?

• Werknemers: Belastingen, Canada Pension Plan (CPP), en Werkloosheidsuitkeringen (EI) worden ingehouden door de werkgever.

• Independent Contractors: Verantwoordelijk voor het zelf beheren van hun belastingen, inclusief inkomstenbelasting en CPP-bijdragen. Ze rapporteren inkomsten via een T2125 formulier en kunnen zich moeten registreren voor GST/HST.

Hoe wordt de belastingbetaling gerapporteerd?

• Werknemers: Ontvangen een T4-brief voor belastingaangifte.

• Independent Contractors: Rapporteren inkomsten via een T2125 formulier en kunnen zich moeten registreren voor GST/HST.

Voordelenverschillen

Welke voordelen heb je als independent contractor en als werknemer?

• Werknemers: Hebben recht op voordelen van de werkgever zoals werkloosheidsverzekering, CPP, vakantiegeld en vaak gezondheidsverzekering.

• Independent Contractors: Moeten zelf zorgen voor hun voordelen en verzekeringen. Ze kunnen deelnemen aan werknemersvoordelen en CPP onder bepaalde voorwaarden.

Benieuwd hoe contractor tarieven zich verhouden tot werknemer salarissen? De Canada Salary Guide biedt een nuttige vergelijking per rol en industrie.

Flexibiliteit en autonomie als contractor

Volgens officiële statistieken van de Canadese overheid is “Autonomie en controle de meest voorkomende reden voor zelfstandigheid”. En dat is wat je eerst zult vinden wanneer je aan een contracting-carrière begint in Canada.

Dit is zeker het belangrijkste aspect dat traditionele arbeidsrelaties vaak missen. Independent contractors hebben geen recht op statutaire voordelen en genieten meer flexibiliteit qua schema’s, werktijden, salaris of locatie. Als contractor kun je:

• Je projecten kiezen op basis van je interesse en criteria.

• Je werkuren en rooster zelf bepalen.

• Je werkplek kiezen: thuis, kantoor, coworking space of het strand, afhankelijk van je vaardigheden.

Over het algemeen wordt de flexibiliteit en autonomie die contracting in Canada biedt, geassocieerd met een meer bevredigende werkervaring.

Risico’s en verantwoordelijkheden van een contractor

Independent contractors in Canada hebben een unieke set risico’s en verantwoordelijkheden. Het beheren van je bedrijf verschilt van de verantwoordelijkheden van een werknemer. Hier een overzicht:

Financiële verantwoordelijkheden:

• Belastingen: Zelf berekenen, indienen en beheren van inkomstenbelastingen en GST/HST.

• Voordelen: De contractor moet meedoen aan het Canada Pension Plan (CPP) en alle noodzakelijke bijdragen doen.

• Facturatie en betaling: Zelf factureren en betalingen innen.

• Uitgaven: Verantwoordelijk voor het dekken van eigen bedrijfskosten.

• Verzekering: Contractanten moeten zelf privé ziektekostenverzekering afsluiten; er is geen aftrek op betalingen van cliënten.

Juridische verantwoordelijkheden:

• Contracten: Begrijpen en naleven van contractvoorwaarden.

• Intellectueel eigendom: Ze moeten de rechten bezitten of toestemming hebben voor alle intellectuele eigendommen die ze gebruiken.

• Aansprakelijkheid: Mogelijk aansprakelijk voor schade of verlies veroorzaakt door hun werk.

• Naleving en licenties: Ze moeten zich houden aan alle toepasselijke wetten en voorschriften.

Andere risico’s en verantwoordelijkheden:

• Inkomstengolven: Inkomsten kunnen variëren door marktveranderingen.

• Werk-privébalans: Het kan moeilijk zijn werk en privé goed te combineren.

• Ontbreken van voordelen: Ze ontvangen meestal geen werknemer voordelen en klanten bieden geen sociale zekerheid