退職時に休暇の未使用分の支払いを義務付けている州

重要なポイント

• アメリカでは、休暇手当の退職時支払いは州法や雇用主の方針に依存しています。カリフォルニア州、コロラド州、イリノイ州、マサチューセッツ州のような州は、獲得した休暇を賃金として扱い、支払いを義務付けています。ほとんどの州は方針に依存していますが、いくつかの州は法定の規定はなくとも書面による方針の施行を行っています。

どの州が退職時の休暇支払いを義務付けているか？

休暇支払いルールはアメリカの雇用者にとって混乱を招きやすいもので、連邦全体を統一するルールはなく、州ごとに獲得休暇の扱いが異なるためです。誤ると未払い賃金請求や最終給与に関する争い、金銭的罰則につながることがあります。

このガイドでは、州ごとの詳細な解説を提供し、雇用解雇前に支払休暇方針、従業員ハンドブック、給与システムを整合させるための実用的な情報を提供します。

退職時に休暇支払いを義務付けている州

これらの州では、一般的に未使用の休暇時間や獲得済みの有給休暇を権利として扱い（vested）、休暇は蓄積とともに確定し、退職時には最終賃金に含める必要があります。こうした州では、「使わなければ失効する」方針は制限されるか、獲得済みの時間に対して無効とされることが多いです。

カリフォルニア州

カリフォルニア州では、獲得した休暇は賃金とみなされるため、未使用の休暇日数は退職時の最終給与に支払われる必要があります。使わなければ失効するというルールは基本的に認められておらず、雇用主は法定の蓄積上限（キャップ）を設けて負債管理を行うことができます。

コロラド州

コロラド州では、計画の条件に基づいて休暇が獲得された後は、失効できず、退職時に支払う必要があります。雇用主の方針でPTOの蓄積方法や上限を設定できますが、獲得済みの休暇の支払いを放棄させることはできません。

イリノイ州

イリノイ州では、支払い義務があるとよく要約されますが、実質的には雇用主の約束次第です。雇用主の方針や実践により休暇を提供している場合、イリノイ州の賃金ルールに従い退職時に支払う義務が生じます。言葉の書き方や運用方法が重要です。

マサチューセッツ州

マサチューセッツ州は、未使用の休暇は賃金として扱われ、退職時に最終賃金とともに支払われる必要があります。これは休暇が賃金とみなされる最も明確な例の一つであり、争いは未払い賃金のケースに似ることが多いです。

ルイジアナ州

ルイジアナ州では、解雇や辞職後に雇用契約や方針に基づき支払い義務のある金額を支払うことが義務付けられます。未使用の蓄積休暇が「獲得済みの報酬」とみなされる場合、最終賃金の一部と考え、期限内に支給する必要があります。

メイン州

メイン州は、最終給与法を改正し、解雇時に未使用の未消化休暇の支払いを義務付けています。ただし、団体交渉協定など例外もあり、それにより休暇支払いの追跡や明確な記録が必要となっています。

モンタナ州

モンタナ州の賃金制度は、退職時に支払われるべき賃金の支払いを義務付けており、獲得済みの休暇も将来的に支払いの対象となる場合があります。実務上は、雇用主のプランが休暇の蓄積を認めている場合、最も安全な方法は蓄積分は退職時に支払われるべきものと扱い、失効を避けることです。

ネブラスカ州

ネブラスカ州の判例法や賃金ルールは、書面の雇用契約条件に基づき獲得したPTOを退職時に支払うべき賃金とみなすことがあります。したがって、定義や支払い基準を明確にし、一貫した管理を行うことが重要です。

ニューメキシコ州

ニューメキシコ州では、獲得済みの未使用休暇は賃金となり、退職時に支払い義務が生じると考えられます。ただし、公式のガイダンスは他の州よりも親切ではなく、リスクが高いため、支払い方針や蓄積上限、給与計算を適切に調整する必要があります。

ノースダコタ州

ノースダコタ州のガイドラインでは、未使用のPTOは、利用可能となった時点で退職時に支払い義務が生じるとされます。ただし、限られた条件に該当する場合は例外もあり、その場合も従業員の通知記録を確保することが重要です。

ロードアイランド州

ロードアイランド州では、一定の勤務年数（少なくとも1年以上）の後、未使用の休暇は未払い賃金とみなされ、退職時には他の支払うべき賃金とともに支払う必要があります。これは、多州にわたる雇用主が単にポリシーに依存していると思い込みやすい点です。

どの州で休暇支払いは雇用主方針に依存するか

これらの州では、未使用の蓄積休暇や有給時間を支払うかどうかは、明確に書面に記された方針があり、合法かつ一貫して適用されている場合に限り、雇用主が決定します。最大のリスクはルールそのものではなく、一貫性の欠如や曖昧な表現、法令を確認せずに州をまたいで方針をコピーしてしまうことです。

インディアナ州、メリーランド州、ニュージャージー州、ニューヨーク州、ノースカロライナ州、オハイオ州、ユタ州、ウェストバージニア州、ウィスコンシン州は方針に基づくとみなされがちですが、各地域の詳細についても確認が必要です。裁判所や行政機関は、労働契約や従業員ハンドブックなどの書面の約束を法令と同じように厳格に適用することがあります。

法定規定のない州

これらの州では、法律上休暇の支払いを義務付けていませんが、雇用主が自らの方針や契約に基づき支払う義務を負う場合もあります。未使用休暇の支払いを約束した場合、法令がなくても、その約束は法的に執行力を持つ可能性があります。

アラバマ州、アラスカ州、アリゾナ州、アーカンソー州、コネチカット州、デラウェア州、フロリダ州、ジョージア州、ハワイ州、アイダホ州、アイオワ州、カンザス州、ケンタッキー州、ミシガン州、ミシシッピ州、ミズーリ州、ニューハンプシャー州、オクラホマ州、オレゴン州、ペンシルベニア州、サウスカロライナ州、サウスダコタ州、テネシー州、テキサス州、バーモント州、バージニア州、ワシントン州は一般的に法定規定はないとされますが、油断せず、明確な企業方針、明快な蓄積ルール、一貫した運用が必要です。

リモート・多州勤務者の休暇支払いルール

リモート勤務者の場合、勤務場所の州法が適用されることが一般的です。つまり、給与や休暇ポリシーは勤務地ごとに異なる結果をもたらす可能性があり、特に従業員が引越しをしたり複数の州で勤務したり、迅速に採用範囲を拡大している場合には、コンプライアンスリスクが高まります。最終給与の支払いタイミングや、最終給与時に未使用の休暇が支払われるかどうかは、勤務地により変わります。

休暇 vs. PTO vs. 有給休暇：なぜ違いが重要なのか

休暇時間は、蓄積されると獲得した利益として扱われることが多いですが、病気休暇や医療休暇は異なる取り扱いをされ、ポリシー次第で支払い対象とならないこともあります。

まとめて管理されるPTOは支払いリスクを高めます。未使用の有給休暇を一つの銀行にまとめている場合、休暇を賃金とみなす州では、退職時に蓄積したPTO全体を支払う義務が生じるためです。従業員ハンドブックで有給時間を緩く表現している場合、退職時のPTO支払いは予想以上に多くなる可能性があります。

雇用主のよくある休暇支払いミス

一般的なミスは、未使用の休暇について連邦法が適用されると誤解することです。実際には適用されず、州ごとのPTO法を追跡する必要があります。

また、州をまたいでポリシーをコピーするのも誤りです。実務的には、休暇を賃金とみなす州では失効の制限を設けている場合が多く、他の州では会社の約束に焦点を当てています。

PTOの誤った分類もリスクです。有給休暇が蓄積されて賃金と機能している場合、「裁量的福利」と呼んでも支払い義務から逃れられないことがあります。給与記録に定期的な蓄積や一貫した残高が記録されている場合、その分類は特に重要です。

最後に、拡大や蓄積上限の変更後にポリシーを更新し忘れると、退職者から支払いの請求を受けた際に、未払賃金や最終給与の合法性が争点となることがあります。

Employer of Record（EOR）が休暇支払いのコンプライアンスを簡素化する方法

Employer of Recordは、州ごとのPTO支払い法、蓄積管理、最終給与計算を一元化し、コンプライアンスを容易にします。州ごとのルールを個別に適用するのではなく、適切なルールを適用し、準拠した最終給与を発行し、元従業員からの異議に備える書類も整備します。

まとめ：米国の休暇支払いコンプライアンスを自信を持って管理

休暇支払いに関する法律は複雑で、多くの州にまたがって事業を行う雇用者にとってリスクが高いです。リモート採用などにより、退職者の勤務地によって最終賃金や未払い賃金、休暇支払いに影響を及ぼし得るため、注意が必要です。

Rivermateは、EORモデルを通じて、米国内の採用を支援し、雇用、給与、有給休暇、解雇時のコンプライアンスを管理しながら、より安心してスケールアップできる環境を提供します。

よくある質問

すべての州が退職時の未使用休暇支払いを義務付けているのか？

いいえ。多くの州ではPTO支払いは雇用主の方針に依存し、いくつかの州には法定の規定はありませんが、書面による方針は執行可能です。

退職理由で解雇された場合、未使用の休暇は支払われるのか？

多くの場合支払われます。これは州が獲得した休暇を賃金とみなす場合や、雇用主の休暇ポリシーに支払い義務が明記されている場合です。一部の州では制限もありますので、方針や記録が重要です。

雇用主は「使わなければ失効」政策を合法的に採用できるか？

場合によりますが、休暇が獲得した賃金と扱われる州では一般的に制限されるか無効とされます。

PTOは休暇と同じ扱いになるのか？

多くの場合そうです。特に、PTOが一つのバンクで蓄積され、賃金とみなされている場合です。 bundledのPTOは退職時に支払い義務が高まる要因となります。