グローバル給与計算プロバイダーを選ぶ際に考慮すべき8つのポイント

給与計算の管理は簡単ではなく、自社に合った給与プロセスを見つけることはストレスになることもあります。会社が他国へ拡大し始めると、さらに複雑になります。現地の法律や規制をナビゲートしなければならず、言語や通貨の違いもあり、給与計算が圧倒されることもあります。

そこで役立つのがグローバル給与サービスです。これにより、給与計算を効率化し、新しい国々でのコンプライアンスを維持できます。

経験豊富なチームがあなたの会社のグローバル給与を管理すれば、あなたはコアビジネスに集中できる時間を確保できます。

グローバル給与をどう管理する？

少人数のグローバル従業員を抱える中小企業は、国内で給与計算を管理することが多いでしょう。同じことは大規模なグローバル企業にも当てはまります。これは一般的にコスト効率の良い解決策です。少数の従業員の給与を管理するために一人を雇うか、あるいは全社的に管理するチームを雇います。

しかし、中規模企業には興味深いケースもあります。彼らにとっては、一人で対応するには多すぎるし、チームを雇うにはコストが高すぎるのです。こうした企業はしばしばグローバル給与業務をアウトソースすることを決定します。彼らはEmployer of Record（EOR）やProfessional Employer Organization（PEO）に依存してグローバル給与を管理します。

要するに、EORはグローバル人材を採用することを提案し、現地法人を設立する必要はありません。PEOとは異なり、EORと提携することで、管理が不十分な給与に伴う法的な影響からあなたを守ります。

それでも、グローバル給与提供者があなたのビジネスに適しているかどうかをどう判断すればよいのでしょうか？以下に、最適なグローバル給与サービスを選ぶためのガイドラインを示します。

適切なGlobal Payroll Providerを見つける：知っておくべきすべて

グローバル給与業務をアウトソースする際、適切なPEOやEORは多くの責任をあなたのタスクリストから取り除いてくれます。彼らはすべての従業員に対して給与を時間通りに支払い、関連するHRプロセスのコンプライアンスを確保します。

しかし、提供者を慎重に審査する必要があります。結局、あなたはビジネスの重要な部分をアウトソースしているのです。あなたの選択肢を探る際に注意すべきポイントは以下の通りです。

1. 位置情報

あなたのグローバル給与提供者は、採用を検討している国に拠点を持っている必要があります。彼らがカバーしている国を確認し、自社の成長・拡大計画と比較してください。

短期および長期の拡大計画も考慮しましょう。今日一つの国だけを検討しているかもしれませんが、将来的には変わる可能性もあります。

あなたのグローバル給与提供者は、できるだけ効率的にあなたの会社をオンボーディングしようと努力します。しかし、その過程は敏感なデータを扱うため、厳しく時間がかかることもあります。適切な提供者を選び、場所を審査することで、できるだけ迅速に進めることが可能です。

提供者と面談する際は、彼らの拡大計画についても質問してください。今日特定の国をカバーしていなくても、彼らも成長を目指しています。新しい国を計画に入れている場合や、あなたのニーズに応じて追加を検討しているかもしれません。

2. コンプライアンス

採用したい国に拠点を持つだけでは不十分です。あなたのグローバル給与提供者は、経験豊富で情報通のチームを持っている必要があります。彼らは現地の法的要件、通貨、その他の関連要素を理解している必要があります。

拡大を計画している国の規制について詳しい提供者を選ぶことが重要です。主な目的は、将来的に法的な問題やトラブルを避けることです。

これは決定要因でありながら、最も見積もるのが難しいポイントです。顧客レビューを参考にして、提供者が特定の国の規制にどれだけ詳しいかを理解しましょう。

3. 提供される機能

ほとんどのグローバル給与提供者は同じサービスを提供しています。あなたのグローバル給与サービスには以下が期待されます：

• 給与管理と税金の源泉徴収、
• 給与明細やペイスタブの配布、税務申告、
• コンプライアンスチェックの実施、
• 労働者の分類支援、

また、以下も提供されるべきです：

• 請負業者の管理、
• Employer of Recordサービス、
• 福利厚生の管理、
• 給与ソフトウェアのカスタマーサポート、
• IP権利の保護。

ただし、すべての提供者が同じサービスセットを持っているわけではありません。各提供者の具体的な機能とサービスをじっくり比較し、自社のニーズに合っているか確認してください。

4. 従業員と請負業者

信頼できるパートナーは、すべての基盤をカバーしてくれるはずです。従業員と独立請負業者の両方を抱えている場合、両者の要件に対応できるグローバル支払い提供者が必要です。

これら二つのエンティティには国によって異なるルールがあり、給与計算をさらに複雑にします。そのため、一部の給与提供者は請負業者を避け、従業員のみを対象にしている場合もあります。頻繁に請負業者を利用している場合は、これは致命的なポイントになるかもしれません。

最良の提供者は、分類や法的コンプライアンスに関する支援も提供できます。誤分類のリスクを低減したり、請負業者を従業員に変換したりする手助けをしてくれるでしょう。

5. 信頼性

あなたは、あなたの会社の機密データをグローバル給与提供者と共有しなければなりません。信頼できるパートナーを選ぶことが重要です。データの安全性を確保するために、データセキュリティのベストプラクティスに基づいて評価しましょう。

提供者はプライバシーポリシーに必要な情報を明示し、強固なデータ暗号化とデータ保持ポリシーを持つべきです。

また、規制に準拠したソフトウェアを使用していることも重要です。例としてGDPRへの対応も含まれます。さらに、バックアップ計画やデータ漏洩時の対応策についても理解しておきましょう。

6. 顧客サポート

良い提供者は、グローバル給与ソフトウェアとそれを使ったサポートの両方を提供します。プラットフォームは使いやすく、必要な機能を過不足なく備えているべきです。必要なデータを迅速に見つけ、複雑な作業もマニュアルを読まずに行えることが理想です。

また、手動や複雑な作業を自動化するために、強力な機能セットも必要です。リアルタイムの詳細かつ正確なレポートも望ましいです。

プラットフォームが会計ソフトと連携できるかも確認してください。手動入力のリスクを最小化し、給与計算の効率化に役立ちます。

もしプラットフォームが複雑すぎたり混乱を招く場合は、サポートとガイダンスを提供してくれる提供者を選びましょう。ユーザーレビューサイトを確認し、他のユーザーの経験も参考にしてください。迅速かつ効率的にサポートを受けられるかどうかを知ることが重要です。

7. 追加サービス

基本的なサービスだけで満足しないでください。特に高額な場合はなおさらです。給与業務を円滑に進めるだけでなく、迅速に規模を拡大・縮小できる支援や、追加のHR機能も提供してくれるべきです。

例えば、給与以外の臨時支払いが必要になる場合もあります。良い提供者は、それに対応しつつ、現地の規制を遵守します。

ほとんどの提供者はデモや無料トライアル、プラットフォームの説明を提供します。これらを活用して、提供者の信頼性と価格に見合うかどうかを見極めましょう。

8. 価格

提供者を評価する際、価格も重要な要素です。グローバル給与提供者はさまざまな価格体系を持っているため、自社の予算に最適なものを選びましょう。

複数の提供者を比較し、コストに対して最も多くの機能を提供しているか確認してください。必要な機能を犠牲にすると、長期的にはコストがかさむ可能性があります。一方で、過剰な支払いは避けるべきです。

グローバル給与提供者選びは、適切な審査がカギ

多くの信頼できるグローバル給与提供者があります。契約前に詳細に評価し、最適な一社を選びましょう。

最初のステップは、あなたのビジネスの目標とニーズを明確にすることです。グローバル従業員の人数や将来的に採用予定の国々を考慮してください。給与業務のどの部分をアウトソースすることでメリットが得られるかも検討しましょう。予算も現実的に設定してください。

自社の現状と、数年後にどこにいたいかのビジョンが固まったら、そのリストを候補の提供者と比較します。これにより選択肢が絞られ、最適なグローバル給与提供者の選定が容易になります。

各提供者と面談し、デモや無料トライアルを活用してください。顧客レビューも、サービスの質を見積もるのに役立ちます。

最後に、適切なグローバル給与提供者を選ぶことで、ビジネスの成長を促進できます。選定前に、あなたの具体的なニーズと要件に基づいて審査しましょう。適切なパートナーとともに、効率的な給与処理とコンプライアンスの心配のない運営を実現できます。

FAQ:

グローバル給与とは何ですか？

グローバル給与は、異なる国の従業員の給与を管理するプロセスです。現地の規制を遵守しながら、グローバルチームに給与を提供します。

グローバル給与はどのように機能しますか？

グローバル給与は、すべての国の従業員の給与処理を一つのシステムまたは一つの提供者に集中させることで機能します。

これにより、一貫性と正確性のある給与処理が可能になり、各国の規制遵守も保証されます。

グローバルに給与を支払うにはどうすればいいですか？

グローバルに給与を支払うには、各国に法的な法人を設立するか、グローバル給与提供者と提携する必要があります。

グローバル給与提供者は、複数国で給与を管理し、正確かつタイムリーな支払いを実現し、現地規制の遵守も確保します。