Employer of Record in Stati Uniti d'America

Un Employer of Record (EOR) è una società che assume legalmente i dipendenti per conto tuo. Questo ti permette di costruire un team negli Stati Uniti senza dover creare una tua entità locale. L'EOR si occupa di tutte le attività amministrative e legali relative all'impiego. Pensiamo a buste paga, tasse, benefici e conformità alle leggi sul lavoro statunitensi. Tu gestisci ancora il lavoro quotidiano del tuo team, ma l'EOR si assume le responsabilità legali di essere un datore di lavoro. Per le aziende che desiderano assumere negli Stati Uniti, un EOR come Rivermate semplifica il processo.

Come funziona un Employer of Record (EOR) negli Stati Uniti d'America

Utilizzare un EOR per assumere negli U.S.A. è un processo semplice. L'EOR diventa il datore di lavoro legale, mentre tu mantieni il controllo sul lavoro del tuo dipendente.

Ecco come funziona tipicamente:

1. Trovi il talento. Recluti e selezioni la persona che desideri assumere negli U.S.A.
2. L'EOR redige un contratto conforme. L'EOR crea un accordo di lavoro che rispetta tutte le leggi federali, statali e locali rilevanti degli U.S.A.
3. L'EOR onboarding il tuo nuovo assunto. Si occupano di tutta la documentazione necessaria, inclusi i moduli fiscali e la verifica dell'idoneità all'impiego (Form I-9), richiesta dal U.S. Citizenship and Immigration Services (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Gestiscono la busta paga e i benefici. L'EOR elabora le buste paga, trattiene le tasse corrette e amministra i benefici dei dipendenti. Questo include i contributi per Social Security e Medicare come richiesto dall'Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Tu gestisci il lavoro quotidiano del dipendente. Sei responsabile delle attività, delle performance e dell'integrazione del tuo dipendente nella cultura aziendale. L'EOR si occupa degli aspetti HR e legali dell'impiego.

Perché usare un Employer of Record negli Stati Uniti d'America

Utilizzare un EOR negli U.S.A. offre un modo semplice ed efficiente per costruire un team. Rimuove gli ostacoli principali dell'espansione in un nuovo paese, permettendoti di concentrarti sui tuoi obiettivi di business.

Ecco alcuni vantaggi chiave:

• Evitare di creare un'entità legale. Puoi assumere dipendenti negli U.S.A. senza il tempo e le spese di stabilire una tua entità nel paese.
• Rimanere conforme alle leggi sul lavoro. La legge sul lavoro statunitense è complessa, con regole a livello federale, statale e anche cittadino. Un EOR conosce queste normative e garantisce che tu rimanga conforme.
• Semplificare buste paga e tasse. L'EOR gestisce tutti gli aspetti delle buste paga, inclusa la trattenuta e la presentazione delle tasse, che può essere complicato negli U.S.A.
• Offrire benefici competitivi. Gli EOR possono spesso fornire accesso a pacchetti di benefici migliori e più accessibili rispetto a quelli che una piccola azienda potrebbe ottenere da sola.
• Ridurre i rischi. L'EOR si assume i rischi legali dell'impiego, proteggendoti da potenziali multe e sanzioni per non conformità.

Rivermate's transparent pricing model elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei fornitori PEO tradizionali, la nostra tariffazione in Stati Uniti d'America include supporto completo alle Risorse Umane, gestione dei benefici, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna tassa di configurazione—solo un prezzo chiaro e semplice che si adatta alle esigenze della vostra azienda, garantendo la piena conformità legale in Stati Uniti d'America.

Assunzioni negli Stati Uniti d'America possono sembrare complesse. Devi considerare leggi federali, statali e talvolta anche locali. Gli Stati Uniti sono un mercato enorme e diversificato con un ampio bacino di talenti. A differenza di molti altri paesi, gli USA operano principalmente secondo il principio di "at-will" employment. Ciò significa che tu o il dipendente potete terminare il rapporto di lavoro in qualsiasi momento, per qualsiasi motivo, purché non sia illegale. Questo ti dà flessibilità, ma implica anche che tu debba essere chiaro sulle tue pratiche di assunzione fin dall'inizio.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Negli Stati Uniti, non è sempre richiesto avere un contratto di lavoro scritto. Molti rapporti di lavoro si basano su una semplice lettera di offerta. Tuttavia, per ruoli chiave, è una buona idea avere un contratto formale. Questo fornisce chiarezza sia a te che al tuo dipendente.

La maggior parte dei contratti di lavoro negli Stati Uniti sono a tempo indeterminato. I contratti a termine sono meno comuni e vengono generalmente usati per progetti specifici.

Ecco alcune clausole comuni da includere:

• Descrizione del lavoro: Delinea chiaramente il ruolo e le responsabilità del dipendente.
• Compenso: Dettaglia lo stipendio, bonus e qualsiasi altra forma di pagamento.
• Benefici: Menziona l'assicurazione sanitaria, i piani pensionistici e altri vantaggi.
• Confidenzialità: Includi un accordo di non divulgazione per proteggere le informazioni della tua azienda.
• Cessazione: Spiega le condizioni in cui entrambe le parti possono terminare il rapporto di lavoro.

Periodi di prova

I periodi di prova sono comuni negli Stati Uniti, ma non sono legalmente obbligatori nella maggior parte degli stati. Servono come periodo di prova sia per te che per il nuovo assunto per verificare se l'inserimento funziona. Un tipico periodo di prova è di 90 giorni, ma può essere più breve o più lungo a seconda del ruolo.

A causa del sistema di "at-will" employment, un periodo di prova non cambia drasticamente i termini di cessazione. Puoi comunque licenziare un dipendente dopo il periodo di prova. Tuttavia, stabilisce un'aspettativa chiara sulla valutazione delle prestazioni durante i primi mesi di lavoro.

Orari di lavoro & straordinari

The Fair Labor Standards Act (FLSA) è la legge federale che regola gli orari di lavoro e gli straordinari negli Stati Uniti.

• Una settimana lavorativa standard è di 40 ore.
• Qualsiasi ora lavorata oltre le 40 in una settimana deve essere pagata come straordinario.
• La tariffa di pagamento degli straordinari è almeno 1,5 volte la normale retribuzione del dipendente.

Alcuni dipendenti sono "esenti" dal pagamento degli straordinari. Questo di solito si applica a dipendenti con stipendio fisso in ruoli dirigenziali, amministrativi o professionali che soddisfano criteri specifici. Tieni presente che alcuni stati hanno leggi proprie sugli straordinari che possono essere più favorevoli rispetto alla legge federale.

Festività pubbliche e regionali

Gli Stati Uniti hanno diverse festività federali. Tuttavia, i datori di lavoro privati non sono obbligati a concedere ai dipendenti giorni di ferie retribuiti per queste festività. La maggior parte delle aziende osserva le principali festività.

Ecco un elenco delle festività federali negli Stati Uniti:

Alcuni stati e città hanno proprie festività ufficiali oltre a quelle federali.

Assunzione di contractors negli Stati Uniti d'America

Assumere contractors indipendenti può essere un modo flessibile per portare competenze specializzate per progetti specifici. I Contractors sono responsabili delle proprie tasse e non ricevono gli stessi benefici dei dipendenti.

È fondamentale classificare correttamente i lavoratori. Un'errata classificazione di un dipendente come contractor può portare a sanzioni gravi, inclusi arretrati fiscali e multe. L'Internal Revenue Service (IRS) ha linee guida rigorose per determinare lo status di un lavoratore.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a mitigare il rischio di errata classificazione. Un EOR assume legalmente i lavoratori per tuo conto, assumendosi la responsabilità di paghe, tasse, benefici e conformità alle leggi sul lavoro. Questo ti permette di collaborare con talenti negli Stati Uniti senza gli oneri legali e amministrativi di un'assunzione diretta.

Navigare tra compensi e payroll negli Stati Uniti può sembrare complesso. Ognuno dei 50 stati ha le proprie regole, e bisogna rispettare sia le leggi federali che quelle statali. Si tratta di comprendere tutte le parti dello stipendio di un dipendente, inclusi ciò che si aggiunge e ciò che si detrae. Fare questo nel modo giusto è fondamentale per gestire un business conforme e di successo.

Cicli di payroll & struttura retributiva

Negli Stati Uniti, puoi pagare i tuoi dipendenti secondo diversi calendari. I più comuni sono settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile.

• Settimanale: Paghi i dipendenti ogni settimana, risultando in 52 pagamenti all’anno. Questo è comune in settori come costruzioni e servizi di ristorazione.
• Bisettimanale: Paghi i dipendenti ogni due settimane, per un totale di 26 pagamenti all’anno. Molte aziende nel settore sanitario e tecnologico usano questo calendario.
• Semestrale: Paghi i dipendenti due volte al mese, di solito il 15 e l’ultimo giorno del mese. Ciò significa 24 pagamenti all’anno ed è spesso usato per dipendenti con stipendio fisso.
• Mensile: Paghi i dipendenti una volta al mese, per 12 pagamenti all’anno.

La tua struttura retributiva dipenderà dal fatto che i tuoi dipendenti siano a stipendio fisso o orari. Uno stipendio è una somma fissa pagata ad ogni periodo di paga. Una retribuzione oraria si basa su una tariffa oraria, quindi il totale del pagamento dipende dal numero di ore lavorate.

Straordinari & minimi

The Fair Labor Standards Act (FLSA) è la legge federale che stabilisce le regole per gli straordinari e il salario minimo.

Il salario minimo federale è attualmente di $7.25 all’ora. Tuttavia, molti stati e città hanno tariffe di salario minimo più alte. Quando la tariffa statale o locale è superiore, bisogna pagare il salario più alto.

Per gli straordinari, l’FLSA richiede di pagare ai dipendenti non esenti 1,5 volte la loro tariffa oraria normale per tutte le ore lavorate oltre le 40 in una settimana lavorativa. Una settimana lavorativa è un periodo fisso di sette giorni consecutivi. È importante sapere che non esiste un limite legale al numero di ore che un dipendente può lavorare in una settimana, purché venga correttamente pagato per gli straordinari.

Alcuni dipendenti, spesso quelli in ruoli esecutivi, amministrativi o professionali, sono considerati "esenti" dalle regole sugli straordinari. Questo di solito dipende dalle loro mansioni e da quanto vengono pagati.

Tasse e contributi dell'Employer of Record

Come Employer of Record, sei responsabile del pagamento di diverse tasse sul payroll. Questi sono i tuoi contributi e non vengono detratti dagli stipendi dei dipendenti. Le principali tasse federali sono per la Previdenza Sociale, Medicare e disoccupazione.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Devi anche trattenere alcune tasse dagli stipendi dei tuoi dipendenti e versarle al governo. Queste detrazioni includono tasse federali, statali e talvolta locali.

In the Stati Uniti, i benefici per i dipendenti e le ferie sono un mix di programmi richiesti dal governo e vantaggi specifici dell'azienda. Ciò significa che il tuo pacchetto di benefici può variare molto da un datore di lavoro all'altro. Mentre alcuni benefici sono obbligatori per legge, molte aziende offrono benefici aggiuntivi per attrarre e trattenere i migliori dipendenti.

Ferie di legge

Gli Stati Uniti non hanno una legge federale che richieda un congedo retribuito per i dipendenti. Tuttavia, il Family and Medical Leave Act (FMLA) garantisce ad alcuni dipendenti fino a 12 settimane di congedo non retribuito e protetto dal posto di lavoro all'anno per motivi familiari e medici specifici. Per essere idoneo, devi aver lavorato per il tuo datore di lavoro almeno 12 mesi, per almeno 1.250 ore negli ultimi 12 mesi, e in una sede dove l'azienda impiega 50 o più dipendenti entro 75 miglia.

Alcuni stati e città hanno leggi proprie che richiedono ferie retribuite per malattia o familiari.

Festività pubbliche e regionali

Il governo degli Stati Uniti riconosce diverse festività federali, ma i datori di lavoro privati non sono obbligati a concederti giorni di ferie retribuiti per queste occasioni. Tuttavia, la maggior parte dei datori di lavoro offre ferie pagate.

Ecco le festività federali per il 2025:

Alcuni stati e città hanno anche le proprie festività ufficiali.

Benefici supplementari tipici

Per attrarre e trattenere i dipendenti, molte aziende offrono benefici oltre a quelli richiesti dalla legge.

Come un EOR può aiutare nell'organizzazione dei benefici

Organizzare un pacchetto di benefici competitivo negli Stati Uniti può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a navigare tra le diverse leggi federali, statali e locali.

Un EOR può:

• Garantire che tu rispetti tutti i requisiti legali.
• Aiutarti a progettare un pacchetto di benefici attraente per i dipendenti.
• Gestire l'amministrazione del tuo programma di benefici.
• Risparmiare tempo e risorse.

Collaborando con un EOR, puoi offrire ai tuoi dipendenti un ottimo pacchetto di benefici senza il mal di testa di gestirlo da solo.

Parliamo di come licenziare un dipendente negli Stati Uniti. Il processo, spesso chiamato terminazione o offboarding, è più di una semplice parola di addio. Comporta una serie di passaggi per garantire che la separazione venga gestita in modo professionale e legale. Un processo di offboarding fluido aiuta a proteggere la tua azienda e a trattare con rispetto il dipendente in partenza. Questo vale sia nel caso in cui la persona si dimetta sia se decidi di terminare il suo impiego. Negli Stati Uniti, la maggior parte dei rapporti di lavoro sono "at-will", il che significa che tu o il dipendente potete terminare il rapporto in qualsiasi momento, per qualsiasi motivo, purché non sia illegale. Tuttavia, avere un processo di offboarding chiaro e coerente è una mossa intelligente.

Periodi di preavviso

Negli Stati Uniti, generalmente non esiste un requisito legale che ti obblighi a dare un preavviso a un dipendente prima del licenziamento. Questo perché si applica la dottrina dell'at-will employment che vale in tutti gli stati tranne il Montana.

Tuttavia, ci sono alcune eccezioni:

• Contratti di lavoro: Se hai un contratto di lavoro con un dipendente, potrebbe specificare un periodo di preavviso richiesto.
• Politiche aziendali: Le politiche della tua azienda potrebbero stabilire che fornirai un certo periodo di preavviso.
• Accordi sindacali: Gli accordi collettivi spesso prevedono regole sui periodi di preavviso.

Sebbene non sia legalmente obbligatorio, fornire un preavviso di due settimane è una cortesia comune. Può aiutare a mantenere un rapporto positivo e dare al dipendente il tempo di prepararsi al suo passaggio.

Indennità di fine rapporto

Simile ai periodi di preavviso, generalmente non sei obbligato a offrire un'indennità di fine rapporto. La Fair Labor Standards Act (FLSA) non la richiede.

Ecco alcune situazioni in cui potrebbe essere richiesta un’indennità di fine rapporto:

• Politiche aziendali: Se il manuale del dipendente o le politiche aziendali promettono un’indennità di fine rapporto, devi fornirla.
• Contratto di lavoro: Un contratto con un dipendente può includere un pacchetto di indennità di fine rapporto.
• Licenziamenti di massa: Alcuni stati hanno leggi che richiedono un’indennità di fine rapporto in caso di licenziamenti collettivi o chiusure di stabilimenti.

Anche quando non è obbligatorio, molte aziende scelgono di offrire un’indennità di fine rapporto. Un’offerta tipica è di una o due settimane di stipendio per ogni anno di servizio del dipendente presso l’azienda. Offrire un pacchetto di indennità può essere un gesto di buona volontà. Può anche essere usato in cambio della firma di una liberatoria da parte del dipendente in uscita, che rinunci a eventuali rivendicazioni contro la tua azienda.

Come Rivermate gestisce uscite conformi

Da Rivermate, ci assicuriamo che ogni uscita di un dipendente venga gestita correttamente e con empatia. Comprendiamo che navigare nelle complessità dell’offboarding può essere difficile. La nostra piattaforma semplifica il processo per te.

Ecco come aiutiamo:

• Documentazione conforme: Ti forniamo le lettere di licenziamento necessarie e altri documenti per garantire il rispetto di tutti i requisiti legali.
• Calcolo dell’ultimo stipendio: Ti aiutiamo a calcolare con precisione l’ultimo pagamento, inclusi eventuali giorni di ferie maturate, per rispettare le leggi statali.
• Gestione dei benefici: Ti guidiamo nel processo di gestione dei benefici, come la continuazione dell’assicurazione sanitaria sotto COBRA.
• Guida passo passo: La nostra piattaforma ti accompagna in ogni fase del processo di offboarding, dalla decisione iniziale all’intervista di uscita finale.

Crediamo nel trattare ogni dipendente con dignità, anche durante la loro uscita. Il nostro obiettivo è rendere il processo il più fluido possibile sia per te che per il membro del team che sta lasciando.

Navigating the world of U.S. visas and work permits can feel complex. Essentially, a visa allows a foreign national to travel to a U.S. port of entry and request permission to enter the country. A work permit, on the other hand, is an authorization to work legally in the United States. There are many types of visas, each with its own set of rules and requirements.

Visti di lavoro & realtà dello sponsoraggio

Sponsorizzare un visto di lavoro negli Stati Uniti è un impegno significativo per qualsiasi datore di lavoro. Un Employer of Record (EOR) può semplificare questo processo, ma ci sono alcune realtà pratiche da considerare.

Cosa può tipicamente sponsorizzare un EOR:

• Acquisizione di Visti semplificata: Un EOR può rendere il processo di ottenimento del visto più trasparente e diretto, soprattutto per le aziende che non hanno una entità legale negli Stati Uniti.
• Green Card: Per le aziende che desiderano assumere o trasferire dipendenti negli Stati Uniti in modo permanente, un EOR può sponsorizzare le green card, che conferiscono lo status di residente permanente.

Cosa generalmente un EOR non può sponsorizzare:

• Auto-sponsorizzazione: Questo è raro e di solito riservato a individui con capacità straordinarie, imprenditori o investitori. La maggior parte dei visti di lavoro richiede uno sponsor aziendale.
• Visti senza un chiaro rapporto datore di lavoro-dipendente: L’EOR agisce come datore di lavoro legale, quindi il ruolo e le responsabilità del dipendente devono essere chiaramente definiti.

Percorsi pratici per lo sponsoraggio:

La strada più comune per l’occupazione negli Stati Uniti è tramite uno sponsor diretto da parte dell’azienda presso cui si lavorerà. Tuttavia, un EOR può essere un partner prezioso in questo processo, gestendo le complessità amministrative e legali. Questo è particolarmente utile per le aziende nuove nello sponsoraggio di lavoratori stranieri o che non dispongono di un grande team HR.

Conformità ai viaggi d’affari (visite a breve termine)

Per viaggi d’affari di breve durata negli Stati Uniti, il visto B-1 è l’opzione più comune. È importante comprendere le regole di questo visto per garantire la conformità.

Cosa puoi fare con un visto B-1:

• Consultare con partner commerciali.
• Partecipare a una convention o conferenza scientifica, educativa, professionale o di affari.
• Negoziare un contratto.
• Partecipare a formazione a breve termine.

Cosa non puoi fare con un visto B-1:

• Impegnarsi in un’attività lavorativa.
• Ricevere uno stipendio da una fonte statunitense.
• Rimanere negli Stati Uniti indefinitamente.

Punti chiave di conformità:

Per essere idoneo a un visto B-1, devi dimostrare quanto segue:

Il periodo iniziale di soggiorno è tipicamente da uno a sei mesi, con un massimo di un anno, inclusi eventuali rinnovi.