Lavoro da remoto in Cina

Le modalità di lavoro remoto e flessibile stanno diventando sempre più rilevanti nel mercato del lavoro in evoluzione in Cina. Sebbene l'impiego tradizionale in ufficio rimanga prevalente, un numero crescente di aziende sta esplorando o implementando modelli che consentono ai dipendenti una maggiore flessibilità in termini di località e orari di lavoro. Questo cambiamento è guidato da vari fattori, tra cui i progressi tecnologici, le aspettative in evoluzione dei dipendenti e la necessità di continuità e agilità aziendale.

Navigare nel panorama del lavoro remoto e flessibile in Cina richiede una chiara comprensione del quadro legale attuale, delle pratiche comuni e delle considerazioni pratiche. I datori di lavoro devono garantire la conformità alle leggi sul lavoro, alle normative sulla protezione dei dati e ad altri statuti rilevanti, oltre a stabilire politiche chiare e fornire il supporto necessario alla loro forza lavoro remota.

Regolamenti sul lavoro remoto e quadro legale

Le leggi sul lavoro in Cina, principalmente la Labor Contract Law, sono state stabilite prima che il lavoro remoto diffuso diventasse comune. Di conseguenza, non esiste una legge nazionale specifica e completa dedicata esclusivamente al lavoro remoto. Tuttavia, le normative esistenti forniscono un quadro applicabile ai dipendenti indipendentemente dalla loro località di lavoro. Le modalità di lavoro da casa sono generalmente considerate una forma di lavoro flessibile e devono rispettare le leggi sul lavoro standard riguardanti contratti, orari di lavoro, salari, assicurazioni sociali e cessazione del rapporto.

Le considerazioni chiave includono:

• Contratti di lavoro: Il rapporto di lavoro deve essere stabilito tramite un Employer of Record, che dovrebbe idealmente specificare la località di lavoro, anche se si tratta della casa del dipendente o di un accordo flessibile. Le modifiche alla località di lavoro o ai termini richiedono generalmente un accordo reciproco e l'aggiornamento del contratto.
• Orari di lavoro: Sebbene possano essere concordati orari flessibili, le normative sugli orari di lavoro standard (ad esempio, massimo di ore giornaliere/settimanalmente, regole sugli straordinari) si applicano ancora, a meno che non venga approvato un sistema di orario di lavoro flessibile o un sistema di orario di lavoro comprimibile dalle autorità del lavoro per ruoli specifici.
• Sicurezza sul luogo di lavoro: I datori di lavoro hanno un dovere generale di garantire la sicurezza dei dipendenti. Sebbene applicare gli standard tradizionali di sicurezza sul lavoro a un ambiente domestico sia complesso, i datori di lavoro dovrebbero considerare di fornire linee guida per l’allestimento di uno spazio di lavoro sicuro e affrontare i potenziali rischi.
• Assicurazioni sociali e Fondo abitativo: I contributi per le assicurazioni sociali (pensione, assistenza medica, disoccupazione, infortunio sul lavoro, maternità) e il fondo abitativo rimangono obbligatori in base alla località di registrazione del dipendente o del datore di lavoro, indipendentemente da dove il dipendente lavori in remoto.
• Infortunio sul lavoro: La determinazione di un infortunio sul lavoro per i dipendenti remoti può essere complessa. In generale, un infortunio subito durante l’esecuzione delle mansioni lavorative durante l’orario di lavoro, anche a casa, potrebbe essere considerato un infortunio sul lavoro, ma i dettagli dipendono dalle circostanze e dall’interpretazione locale.

Stabilire politiche interne chiare sul lavoro remoto è fondamentale per integrare il quadro legale e gestire le aspettative.

Opzioni e pratiche di modalità di lavoro flessibile

Il lavoro flessibile in Cina può assumere varie forme oltre al lavoro remoto a tempo pieno. Le modalità comuni includono:

• Lavoro completamente remoto: i dipendenti lavorano interamente da una località al di fuori dell’ufficio tradizionale, spesso da casa.
• Lavoro ibrido: i dipendenti dividono il loro tempo tra lavoro remoto e lavoro in ufficio. Questo può essere strutturato (ad esempio, giorni specifici in ufficio) o flessibile (ad esempio, scelta del dipendente in base ai compiti).
• Orari flessibili: i dipendenti hanno libertà di scegliere l’orario di inizio e fine, purché completino le ore e i compiti richiesti. Spesso questa modalità si combina con il lavoro remoto o ibrido.
• Settimane di lavoro compresse: i dipendenti lavorano a tempo pieno in meno di cinque giorni. Meno comune per ruoli generali in ufficio, ma può essere utilizzato in settori specifici.

L’implementazione pratica spesso comporta:

• Sviluppare criteri chiari di eleggibilità per le modalità di lavoro flessibile.
• Stabilire protocolli di comunicazione e aspettative.
• Fornire strumenti e tecnologie necessari.
• Formare i manager sulla gestione di team remoti o ibridi.
• Garantire un trattamento equo e opportunità per i dipendenti, indipendentemente dalla località di lavoro.

Molte aziende adottano modelli ibridi come equilibrio tra flessibilità e mantenimento della coesione del team e della cultura aziendale.

Considerazioni sulla protezione dei dati e sulla privacy per i lavoratori remoti

La Cina ha leggi robuste sulla protezione dei dati, in particolare la Personal Information Protection Law (PIPL), che influisce significativamente su come le aziende gestiscono i dati personali, compresi quelli dei loro dipendenti, indipendentemente da dove il dipendente lavori. Quando i dipendenti lavorano in remoto, il panorama dei rischi per le violazioni dei dati e le violazioni della privacy cambia.

I datori di lavoro devono:

• Garantire la sicurezza dei dati: implementare misure tecniche e organizzative per proteggere i dati aziendali e dei dipendenti accessibili o trattati dai lavoratori remoti. Ciò include accesso sicuro alla rete (VPN), sicurezza degli endpoint sui dispositivi e soluzioni di archiviazione cloud sicure.
• Limitare la raccolta dei dati: raccogliere solo le informazioni personali dei dipendenti necessarie per scopi lavorativi e, ove richiesto, con il loro consenso.
• Fornire formazione sulla privacy: educare i lavoratori remoti sulle politiche di protezione dei dati, sulla gestione sicura delle informazioni sensibili e sul riconoscimento di tentativi di phishing o altre minacce alla sicurezza.
• Gestire i dispositivi: stabilire politiche chiare sull’uso di dispositivi personali o aziendali per il lavoro e implementare misure di sicurezza appropriate per ciascuna situazione.
• Trasferimenti di dati transfrontalieri: essere consapevoli dei requisiti della PIPL riguardo al trasferimento di dati personali dei dipendenti fuori dalla Cina, che spesso richiede un consenso separato, valutazioni di sicurezza o clausole contrattuali standard.

La conformità alla PIPL è obbligatoria e la non conformità può comportare sanzioni significative.

Politiche di attrezzature e rimborso spese

Fornire le attrezzature necessarie e coprire le spese di lavoro per i dipendenti remoti è un aspetto operativo chiave. Sebbene non sia esplicitamente richiesto dalla legge nazionale per tutti gli scenari di lavoro remoto, è prassi comune e spesso necessario affinché i dipendenti possano svolgere efficacemente le proprie mansioni.

Le modalità più comuni includono:

• Attrezzature fornite dall’azienda: i datori di lavoro spesso forniscono laptop, monitor, tastiere e altre attrezzature IT necessarie. Questo aiuta a garantire standard di sicurezza e un’esperienza di lavoro coerente.
• Indennità o rimborsi: alcune aziende forniscono un’indennità mensile o un rimborso per coprire costi come servizi internet, elettricità o una parte delle spese per l’ufficio domestico.
• Rimborsi: i dipendenti possono essere rimborsati per spese di lavoro specifiche e pre-approvate sostenute durante il lavoro remoto, come abbonamenti software necessari o forniture per l’ufficio.

Politiche chiare che definiscano cosa viene fornito, quali spese sono rimborsabili e la procedura di richiesta sono essenziali. Si devono anche considerare le implicazioni fiscali di indennità o rimborsi.

Infrastruttura tecnologica e connettività per il lavoro remoto

La Cina dispone di un’infrastruttura internet ben sviluppata nella maggior parte delle aree urbane, offrendo una connettività affidabile per il lavoro remoto. La diffusione di internet ad alta velocità, inclusa la fibra ottica e le reti 5G, supporta varie tecnologie di lavoro remoto.

Gli aspetti tecnologici chiave includono:

• Strumenti di collaborazione: piattaforme popolari per comunicazione e collaborazione (ad esempio, WeChat Work, DingTalk, Lark, Zoom, Microsoft Teams) sono ampiamente utilizzate. I datori di lavoro devono scegliere strumenti conformi alle normative locali e che soddisfino i requisiti di sicurezza.
• Utilizzo di VPN: l’accesso alle reti interne aziendali o a determinati servizi internazionali spesso richiede l’uso di una Virtual Private Network (VPN). I datori di lavoro devono assicurarsi di utilizzare soluzioni VPN conformi alla legge.
• Servizi cloud: l’uso di software e archiviazione basati su cloud è comune, ma le aziende devono garantire che i loro fornitori di cloud rispettino le leggi sulla localizzazione dei dati e sulla cybersecurity in Cina.
• Gestione degli endpoint: gestire e proteggere i dispositivi dei dipendenti, siano essi di proprietà dell’azienda o personali, è fondamentale. Spesso vengono implementati sistemi di gestione dei dispositivi mobili (MDM) o piattaforme di protezione degli endpoint.

Garantire che i dipendenti abbiano accesso a internet affidabile e agli strumenti tecnologici necessari è fondamentale per il successo dell’implementazione del lavoro remoto in Cina.