Comment XbyX a conservé deux employés souhaitant s'installer à Chypre

À propos de XbyX

XbyX® – Women in Balance (chowa GmbH) est une marque femtech basée à Berlin, proposant des compléments nutritionnels à base de plantes, des programmes vidéo en ligne, et des ressources guidées par des experts pour les femmes naviguant en période de périménopause et de ménopause. Fondée en 2019, XbyX vend en direct aux consommateurs en Allemagne et en Suisse, et a servi plus de 250 000 clients. [xbyx.de]

Le défi

Lorsqu’un membre de l’équipe marketing de XbyX a dit à Josephin Hußmann, la Senior People & Culture Manager de l’entreprise, qu’elle envisageait de déménager à Chypre, Josephin n’avait qu’une seule question simple à répondre : doivent-ils la laisser partir, ou trouver un moyen de la conserver ?

Pour la plupart des entreprises basées à Berlin, un employé qui déménage hors d’Allemagne a historiquement signifié la fin de la relation d’emploi. Il n’existe pas de mécanisme de paie allemand pour une personne qui n’est plus résidente fiscale en Allemagne, et le prospect d’établir une entité locale dans un pays où l’on n’employe qu’une seule personne est rarement rentable. Le réflexe par défaut, en l’absence d’autre option, est de perdre l’employé.

XbyX a choisi autrement. La société n’avait aucune expérience préalable en recrutement international — leur équipe travaillait entièrement en Allemagne, avec environ un tiers des employés en télétravail mais toujours au sein des frontières allemandes. Ce n’était pas une entreprise ayant construit une infrastructure d’emploi internationale. Ils ne voulaient tout simplement pas perdre l’employé.

Leur première tentative, avec l’un des plus grands fournisseurs d’Employer of Record, n’a pas abouti. Le processus avançait lentement, impliquait plusieurs contacts, et a finalement été annulé parce que le fournisseur avait classé l’industrie de XbyX comme pharmaceutique — une catégorisation incorrecte pour une marque de femtech spécialisée dans les compléments. L’entreprise avait perdu du temps, n’avait pas obtenu de clarté, et recommençait à zéro.

Ce qui était en jeu

Le risque le plus immédiat était opérationnel : sans une solution d’emploi conforme à Chypre, XbyX perdrait l’employé. Il n’y avait pas de voie légale pour le garder sur la paie allemande une fois qu’elle s’était installée et était devenue résidente fiscale à Chypre.

Au-delà, Josephin a signalé l’exposition au permanent establishment. Lorsqu’une société allemande autorise un employé à travailler habituellement depuis un autre pays, elle peut involontairement créer une présence taxable — un permanent establishment — dans ce pays, sans le vouloir. Un permanent establishment peut entraîner une responsabilité fiscale locale sur le revenu attribuable à ces activités. Pour une entreprise sans expérience préalable en emploi international, c’était un territoire totalement nouveau.

Il y avait aussi un risque opérationnel moins visible. Si XbyX n’avait pas réussi à trouver une solution d’emploi conforme avant le déménagement de l’employée, l’entreprise aurait dû envisager de résilier une relation d’emploi qu’elle voulait préserver — puis peut-être tenter de réengager la même personne via une structure différente plus tard. Ce n’est pas un processus simple selon le droit du travail allemand ou chypriote, et ce n’est pas ce que voulait XbyX.

Pourquoi ils ont choisi Rivermate

XbyX est arrivé avec un cahier des charges clair, façonné par leur première expérience : basé dans l’UE, plus petit, personnel, réactif.

Trois éléments ont rapidement fait la différence avec Rivermate. Premièrement, le prix : Josephin pensait qu’un fournisseur plus petit, basé dans l’UE, coûterait plus cher que les leaders du marché. Ce n’était pas le cas. La structure tarifaire était comparable.

Deuxièmement, l’expérience du premier contact. Après l’appel introductif, l’équipe de Rivermate a envoyé une revue complète des termes et conditions sans délai. Les questions de suivi ont reçu des réponses rapides.

Troisièmement, le sentiment global de l’engagement. Pour une équipe naviguant pour la première fois dans l’emploi transfrontalier, et après un échec, cette confiance dans la relation comptait autant que le processus lui-même.

La seule réserve avant de commencer était simplement que Josephin ne connaissait pas Rivermate auparavant. Le style de communication et la clarté du processus l’ont rapidement rassurée.

Comment Rivermate a aidé

Daan de Wildt, Account Executive chez Rivermate, a géré l’intégration de l’employé pour XbyX. La relation client en cours était assurée par Karl van der Weert, Head of Account Management, et Dasola Jikiemi, Customer Success Manager chez Rivermate.

Dès le premier appel, le processus était à un rythme différent de ce que XbyX avait connu. Les termes et conditions ont été partagés immédiatement après l’appel introductif ; les questions ont reçu des réponses rapides. La relation que Josephin décrit est « conviviale, décontractée, accessible » — un style de travail en opposition directe à l’expérience formelle, lente, à plusieurs contacts du prestataire précédent. « Quand nous avons une question, nous demandons simplement et recevons une réponse immédiate », a-t-elle dit.

Le premier employé — le membre de l’équipe marketing déménageant à Chypre — a été employé via Rivermate à partir du 1er juin 2026. L’intégration s’est déroulée en douceur et aucune complication n’est survenue. La plus grande surprise, note Josephin, a été simplement la rapidité et la simplicité avec laquelle le processus a été achevé.

Trois semaines après la date de début, XbyX est revenu à Rivermate pour commencer une seconde intégration — un second employé également déménageant à Chypre. La rapidité de la première collaboration a été un signal direct et, en trois semaines, XbyX était déjà suffisamment confiant dans le processus pour le réitérer.

Ce que cela signifie pour des entreprises similaires

Si votre entreprise a des employés souhaitant déménager — que ce soit une personne cette année ou un modèle que vous commencez à voir apparaître dans votre équipe — vous faites face à une décision qui se reproduira. La réponse que votre entreprise donne la première fois tend à établir le précédent.
La réponse de XbyX a été de trouver un moyen de dire oui. Le coût d’un arrangement Employer of Record est réel et doit être pris en compte dans la décision d’embauche ; Josephin en a directement reconnu l’importance. Mais dans le cas de XbyX, le calcul était simple : le coût de perdre un membre de l’équipe expérimenté et de le remplacer dépassait les frais d’un EOR, surtout étant donné que les cotisations employeur chypriotes sont inférieures à celles de l’Allemagne.

Le résultat moins évident est ce que Josephin a décrit comme “rien ne change” pour le reste de l’équipe. L’EOR ne demande pas à l’employeur de mettre en place de nouveaux processus RH internes, d’apprendre le droit du travail d’un nouveau pays, ou d’ajouter du personnel à la gestion des ressources humaines. Rivermate gère la mécanique de l’emploi ; XbyX continue à gérer la relation de travail comme ils l’ont toujours fait.