Taxation et conformité
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Publié le :
May 5, 2025
Mis à jour le :
Dec 22, 2025
Notre solution Employer of Record (EOR) facilite le recrutement, la paie et la gestion des employés mondiaux.
Réservez une démonstrationÉtendre votre main-d'œuvre au Canada signifie plus que dénicher les meilleurs talents. Cela implique de naviguer dans les exigences de conformité locales, de protéger votre entreprise et de veiller à ce que chaque nouvelle embauche réponde à vos standards de confiance, de sécurité et de qualification. C’est là qu’un processus solide de background check devient essentiel.
Que votre équipe gère une Recruitment depuis l’étranger ou construise une présence locale au Canada, réaliser une vérification approfondie des antécédents des employés peut protéger votre entreprise contre le risque et vous aider à prendre des décisions en toute confiance. Dans le contexte actuel, embaucher sans vérifier les informations cruciales n’est plus une option, c’est un risque que votre entreprise ne peut pas se permettre.
Ce guide vous accompagne dans la façon de conduire des vérifications des antécédents au Canada tout en restant dans le cadre légal. Vous apprendrez quels types de vérifications sont autorisés, comment gérer le consentement et les informations personnelles, et quels signaux d’alarme surveiller lors de l’examen des antécédents d’un candidat.
Présenter quelqu’un dans votre équipe est une décision majeure. Sans vérifier ses antécédents, vous risquez d’engager des risques pouvant affecter la sécurité, la culture ou la réputation de votre entreprise. Les vérifications d’antécédents vous fournissent les informations nécessaires pour prendre des décisions d’embauche confiantes et réduire le risque d’erreurs coûteuses.
Un CV peut vous révéler ce que le candidat souhaite que vous voyiez, mais une vérification approfondie vous aide à voir la situation dans son ensemble. Le screening permet de confirmer l’historique d’emploi, l’éligibilité légale à travailler au Canada, et toute préoccupation pouvant impacter le poste, comme des casier judiciaire ou des qualifications manquantes. Ce procédé vous offre une tranquillité d’esprit avant de recruter.
Voici quelques éléments que vous pouvez apprendre grâce à une vérification aboutie :
Une vérification bien menée vous aide à repérer tôt les signaux d’alarme, à confirmer des détails clés et à constituer une équipe fiable. Elle améliore également la qualité des embauches et favorise un processus plus cohérent et équitable. Avec le bon processus de contrôle, vous avez plus de chances d’intégrer des personnes qui répondent à vos standards et renforcent votre entreprise dès le premier jour.
Au Canada, les vérifications sont autorisées mais uniquement dans des conditions précises. Les employeurs doivent obtenir un consentement clair et expliquer comment les informations personnelles du candidat seront utilisées. Toute vérification doit se rapporter directement au poste. Par exemple, consulter les dossiers de conduite est raisonnable si le poste implique de conduire.
Comprendre ces règles vous aide à rester conforme et respectueux des droits du candidat. Pour une analyse plus approfondie de la conformité et des réglementations locales, vous pouvez consulter ce guide sur le recrutement au Canada.
Les vérifications dans ce pays varient selon le poste, le secteur et le niveau de responsabilité. Pour les Employeurs de Record (EOR), connaître les vérifications les plus pertinentes peut faire toute la différence dans la constitution d’un processus de recrutement solide et conforme. Chaque type de contrôle sert un objectif précis et permet de vérifier des détails importants avant de faire une offre d’emploi.
Les Employeurs de Record au Canada utilisent couramment une combinaison des vérifications suivantes :
Ces vérifications ne sont pas que des formalités. Elles aident à repérer des risques potentiels, à confirmer les qualifications professionnelles, et à assurer que le candidat peut légalement travailler au Canada. Bien que toutes les vérifications ne soient pas nécessaires pour chaque poste, utiliser la bonne combinaison améliore la qualité du recrutement et réduit le risque d’intégrer la mauvaise personne.
Les vérifications du casier judiciaire sont parmi les plus importantes. Elles aident à déterminer si un candidat a des antécédents pouvant représenter une menace pour votre entreprise, votre équipe ou vos clients.
Les Employeurs de Record doivent impérativement obtenir un consentement écrit avant de procéder à une vérification du casier judiciaire. La vérification doit également être directement liée au poste. Par exemple, si le rôle implique de travailler avec des populations vulnérables, de gérer des données sensibles ou d’administrer des fonds, un casier judiciaire peut poser problème.
En savoir plus sur le processus officiel pour vérifications du casier judiciaire au Canada.
Cependant, un casier judiciaire ne disqualifie pas automatiquement. Les employeurs doivent évaluer chaque cas attentivement en tenant compte du type d’infraction, de la date de commission, et si celle-ci impacte la capacité à exercer le poste.
Vérifier l’histoire professionnelle d’un candidat est une étape clé de toute vérification. Cela permet de confirmer l’exactitude des informations données sur le CV et d’avoir une vision sur la performance passée et la fiabilité professionnelle du candidat.
Ce processus implique généralement de contacter les anciens employeurs pour confirmer :
Ce contrôle permet d’identifier d’éventuelles incohérences ou lacunes, de vérifier que la personne satisfait aux exigences du poste, et de s’assurer qu’elle possède les antécédents nécessaires à la réussite. La vérification de l’historique d’emploi aide aussi à repérer les candidats avec des divergences et à soutenir un processus de screening plus éclairé.
Au Canada, il est permis de réaliser une vérification, mais celle-ci doit respecter des directives légales strictes. Les Employeurs de Record doivent respecter la législation sur la vie privée, obtenir un consentement adéquat, et veiller à ce que chaque étape du processus soit équitable, nécessaire et directement liée à l’emploi. Lorsqu’elle est bien menée, la conformité légale devient une composante essentielle d’une stratégie d’embauche professionnelle.
Les lois canadiennes sur la vie privée, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), obligent les employeurs à recueillir et utiliser ces informations de façon transparente et respectueuse.
Pour rester conforme, les employeurs doivent :
Par exemple, si le poste requiert de conduire, il est raisonnable de vérifier les dossiers de conduite. Si le poste concerne la finance ou la gestion, vérifier l’historique d’emploi et les casiers judiciaires peut aussi être pertinent.
Avant de procéder à une vérification, l’employeur doit obtenir le consentement clair et éclairé du candidat. Cette étape est obligatoire. Le formulaire de consentement doit préciser :
Les candidats ont le droit de poser des questions ou même de refuser la vérification. En cas de refus, l’employeur peut choisir de ne pas poursuivre, mais la décision doit toujours être équitable et liée à l’emploi.
N’oubliez pas de respecter également les droits des employés au Canada lors de la collecte et de la gestion des données personnelles.
Les employeurs doivent protéger les informations personnelles recueillies durant le processus de vérification. Cela comprend la sécurisation des données, la limitation de l’accès aux seules personnes réellement concernées, et la destruction des données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
Les bonnes pratiques incluent :
Suivre ces étapes est plus qu’une exigence légale. Cela contribue aussi à instaurer une relation de confiance avec les candidats et à renforcer la conformité et l’éthique dans votre processus de recrutement.
Une fois que vous recevez les résultats, la prochaine étape consiste à savoir comment les interpréter. Le but n’est pas de rechercher des raisons de rejeter, mais de confirmer que l’antécédent est honnête, qualifié et légalement apte à travailler au Canada. Chaque vérification apporte des informations qui aident à prendre de meilleures décisions d’embauche.
Les vérifications les plus importantes confirment des détails spécifiques en lien direct avec le poste. Ceux-ci comprennent :
Historique d’emploi
Vérifier l’exactitude des titres, responsabilités, et dates. Des lacunes ou incohérences peuvent nécessiter un suivi.
Casier judiciaire
Examiner toute infraction pouvant représenter un risque pour votre entreprise, vos clients, ou votre équipe. Considérer si le casier est pertinent pour le poste.
Diplômes et qualifications
Vérifier que le candidat possède bien les diplômes ou certifications requis. C’est particulièrement important pour les postes nécessitant une licence ou une certification.
Droit de travailler au Canada
Toujours vérifier que le candidat détient une autorisation valide pour être employé au Canada. C’est une obligation légale pour tout Employeur de Record.
Certains résultats ne signifient pas forcément que le candidat n’est pas adapté. Les employeurs doivent évaluer le contexte, la nature et la récence des éléments découverts. Par exemple, une infraction mineure liée à la conduite pourrait ne pas poser problème dans un poste de bureau, mais pourrait être plus sérieuse pour un poste impliquant du transport.
Interrogez-vous :
Il est crucial d’équilibrer évaluation du risque et justice. [CPHR Canada] offre des perspectives sur des pratiques d’embauche éthiques](https://cphr.ca/ethical-hiring-practices/) qui peuvent aider à prendre des décisions responsables et sans biais lors du screening.
Certains signes d’alerte peuvent indiquer qu’une vérification supplémentaire est nécessaire avant de continuer. Ces signaux d’alarme comprennent :
Ces éléments ne signifient pas toujours que vous ne pouvez pas embaucher la personne, mais ils doivent déclencher une conversation. Comprendre toute l’histoire derrière un signal d’alarme est souvent la meilleure façon de prendre une décision éclairée.
Réaliser une vérification ne doit pas ralentir votre calendrier d’embauche. Avec la bonne approche, vous pouvez rendre le processus clair, respectueux et efficace — aussi bien pour votre équipe que pour le candidat.
Un processus bien organisé permet d’économiser du temps et d’éviter les erreurs. Voici quelques conseils pour que tout se déroule sans encombre :
Lorsque votre équipe connaît chaque étape, le processus devient une partie intégrante d’une intégration fluide.
De nombreuses entreprises choisissent de collaborer avec des services tiers spécialisés dans la vérification, surtout lorsqu’elles recrutent à plusieurs endroits ou à l’étranger. Ces services offrent des résultats rapides, des données vérifiées, et une protection légale.
Avantages :
Inconvénients :
Avant de choisir un prestataire, assurez-vous qu’il comprend bien les obligations légales au Canada et qu’il peut s’adapter à votre flux de travail. Si vous souhaitez un accompagnement complet au-delà de la vérification, travailler avec un Employeur de Record de confiance peut faciliter la conformité, l’intégration et l’emploi international dès le premier jour.
La transparence est essentielle. Si une vérification mène à des questions supplémentaires ou à une décision de ne pas poursuivre, la façon dont vous communiquez influence la réputation de votre company.
Voici quelques conseils :
Une communication claire et respectueuse favorise la confiance et montre que votre entreprise valorise l’équité et le professionnalisme — même dans les décisions difficiles.
Passer cette étape peut sembler faire gagner du temps, mais cela peut entraîner de graves problèmes par la suite. Que vous recrutiez localement ou que vous développiez à l’échelle mondiale, négliger cette étape augmente votre exposition aux risques, à la responsabilité, et à la réputation.
En embauchant sans contrôle, vous ne vérifiez pas l’identité réelle du candidat. Cela expose votre entreprise à des risques tels que :
Ces risques peuvent entraîner des pertes financières, une perte de confiance des clients, ou des conflits internes. Pire, vous ne découvrirez souvent le problème qu’une fois qu’il sera rendu public.
Les Employeurs de Record doivent respecter la législation canadienne lors du recrutement. Si vous ne vérifiez pas la légalité du droit de travailler du candidat, omettez de vérifier des antécédents importants, ou ignorez les exigences sectorielles, votre entreprise peut faire face à des amendes, des sanctions pour non-conformité, ou des poursuites.
Dans certains secteurs, la loi oblige à effectuer des vérifications. Leur omission peut aussi entraîner la disqualification de marchés ou la radiation de licences.
Ce n’est pas seulement pour suivre les bonnes pratiques. Dans de nombreux cas, la vérification des antécédents constitue une obligation légale, notamment pour les postes liés à la sécurité publique, aux donnés sensibles ou à la gestion financière.
La réputation est un capital précieux. Si votre société est perçue comme négligeant les vérifications, cela peut nuire à l’attraction de talents de qualité et à la confiance de vos clients.
Un mauvais recrutement peut affecter la productivité, dégrader vos relations, augmenter le turnover, ou faire douter de vos standards en matière d’embauche. En revanche, instaurer un processus clair et cohérent montre que votre entreprise tient à la confiance, la sécurité et la conformité.
Chaque embauche solide commence par la confiance, et cette confiance repose sur les faits. Dans un marché compétitif, sauter cette étape n’est pas qu’un oubli. C’est une occasion manquée de protéger votre équipe, votre fonctionnement, et l’avenir de votre société.
En intégrant le contrôle des antécédents dans votre processus de recrutement, vous envoyez un message clair : vous recherchez l’intégrité, vous valorisez la conformité, et vous souhaitez constituer
Rédacteur de Contenu Juridique
Anri est rédacteur de contenu juridique spécialisé dans la rédaction de résumés clairs et concis sur des sujets juridiques complexes. Il a exercé comme conseiller juridique au sein du Ministère de la Justice de Géorgie, se concentrant notamment sur le droit de l'Union européenne et les litiges internationaux. Son expertise inclut la création de contenus juridiques à vocation pédagogique et le conseil en matière de cadres juridiques de l’Union européenne et de droit international public.
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Points clés 1. Une rémunération équitable et des avantages sociaux sont importants. Les salaires doivent être conformes aux normes locales, et les avantages doivent être aussi équitables que possible selon les lieux. 2. L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est essentiel. Respecter les lois locales du travail concernant les heures de travail, les pauses et les congés aide à prévenir l'épuisement professionnel. 3. Un lieu de travail inclusif et sécurisé renforce le moral. Essayez de mettre en place des politiques claires contre la discrimination et encouragez une communication ouverte. Des opportunités de croissance équitables peuvent contribuer à créer un environnement de travail positif.
Lucas Botzen
