Guide essentiel des vérifications des antécédents des employés en Norvège

Les vérifications des antécédents ne sont pas qu'une simple formalité ; elles constituent une partie clé de l'embauche responsable en Norvège. Que vous recrutiez pour un rôle de haute confiance ou que vous constituiez une équipe à distance, vérifier les antécédents d'un candidat aide à protéger votre entreprise, à garantir la conformité et à prendre des décisions d'embauche en toute confiance.

Mais en Norvège, le processus a des règles claires. Les vérifications des antécédents doivent respecter les lois sur la vie privée, nécessiter le consentement du candidat et inclure uniquement les informations pertinentes pour le poste. Du dépistage du casier judiciaire à la vérification de l'éducation et de l'emploi, chaque étape doit être traitée avec soin.

Ce guide vous expliquera comment fonctionnent les vérifications des antécédents des employés en Norvège, les exigences légales, ce que vous pouvez (et ne pouvez pas) vérifier, et comment garder votre processus d'embauche à la fois conforme et efficace.

Qu'est-ce que les vérifications des antécédents en Norvège ?

Effectuer des vérifications des antécédents est devenu une partie essentielle de l'embauche responsable en Norvège. Avec un fort accent sur la vie privée, l'équité et la transparence, les employeurs doivent suivre des règles spécifiques lors de la vérification des qualifications ou du statut légal d'un candidat. Que vous embauchiez pour un rôle de haute confiance ou que vous travailliez dans une industrie réglementée, les vérifications des antécédents aident à réduire les risques et à garantir que vos décisions d'embauche sont bien informées.

Définition des vérifications des antécédents

Une vérification des antécédents est un processus formel utilisé par les employeurs pour vérifier l'identité, les qualifications, l'historique professionnel et, si nécessaire, le casier judiciaire d'un candidat. En Norvège, ce processus est régi par des lois strictes sur la protection des données et le travail.

Il est important que les vérifications des antécédents soient proportionnées au rôle, aient un objectif clair et nécessitent le consentement éclairé du candidat. Les employeurs ne peuvent pas effectuer de vérifications sans les divulguer, et les candidats ont le droit de savoir quelles informations sont collectées et comment elles seront utilisées.

Ces vérifications sont le plus souvent effectuées après une offre d'emploi conditionnelle et doivent être conformes au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE et à la Loi sur l'environnement de travail de Norvège. Pour plus d'informations sur la protection des données des employés, visitez l'Autorité norvégienne de protection des données.

Importance des vérifications des antécédents pour les employeurs

Dans un marché qui valorise la transparence et la conformité, les vérifications des antécédents sont un outil de gestion des risques essentiel pour les employeurs norvégiens. Elles aident à s'assurer que les informations fournies par un candidat sont véridiques et complètes, ce qui est particulièrement important lors de l'embauche pour des postes impliquant :

• La gestion de données sensibles
• L'accès à des systèmes financiers
• Le travail avec des groupes vulnérables, tels que les enfants ou les patients
• La prise de décisions de haut niveau ou la représentation publique

Les vérifications des antécédents peuvent également réduire le risque de fraude interne, de violations réglementaires ou de menaces à la sécurité, ce qui est vital pour maintenir la confiance des clients, des régulateurs et des parties prenantes.

En vérifiant l'historique et les références d'un candidat, les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions d'embauche et éviter des erreurs coûteuses.

Types de vérifications des antécédents effectuées

La portée des vérifications des antécédents en Norvège varie en fonction du rôle. Cependant, toutes les vérifications doivent être pertinentes, limitées à ce qui est nécessaire et effectuées avec le consentement écrit du candidat.

Les types de vérifications courants incluent :

1. Identité et autorisation de travail
Les employeurs doivent confirmer que le candidat est bien celui qu'il prétend être et qu'il a le droit légal de travailler en Norvège. Cela implique généralement de vérifier un passeport, une carte d'identité nationale ou un permis de séjour.

2. Vérification de l'éducation et des diplômes
Les employeurs peuvent contacter les universités ou utiliser des services d'évaluation des diplômes comme NOKUT pour vérifier les diplômes académiques.

3. Historique d'emploi et références
Les anciens employeurs peuvent être contactés pour confirmer les titres de poste, les responsabilités et les dates d'emploi. En Norvège, il est courant de recevoir uniquement une confirmation de base en raison des normes de confidentialité.

4. Vérifications du casier judiciaire
Applicable uniquement pour certains postes (par exemple, éducation, finance, santé). Les candidats doivent demander un certificat de casier judiciaire à la police norvégienne, et les employeurs ne sont pas autorisés à le demander directement.

5. Vérifications de crédit

Utilisées principalement dans les rôles impliquant une responsabilité financière. Les employeurs doivent justifier le besoin et obtenir un consentement explicite.

6. Vérification des réseaux sociaux
Les employeurs peuvent examiner les profils publics disponibles (par exemple, LinkedIn) pour évaluer le comportement professionnel, mais cela doit être pertinent pour le rôle et non discriminatoire.

Pourquoi les vérifications des antécédents des employés sont-elles essentielles en Norvège ?

Les vérifications des antécédents aident les employeurs à s'assurer que la personne qu'ils embauchent est digne de confiance, qualifiée et légalement éligible pour travailler en Norvège. Avec des réglementations strictes sur la confidentialité des données, l'intégrité financière et la sécurité au travail, vérifier les antécédents d'un candidat n'est pas seulement une bonne pratique, c'est souvent une nécessité.

Dans les secteurs à haut risque comme la finance, la santé, l'éducation et l'informatique, ne pas vérifier les employés peut entraîner de graves conséquences. Des vérifications appropriées réduisent le risque de fraude, améliorent la précision de l'embauche et protègent votre marque contre la responsabilité ou les dommages à la réputation.

Exigences légales pour les vérifications des antécédents

En Norvège, les vérifications des antécédents sont légales, mais fortement réglementées. Les employeurs doivent :

• Obtenir le consentement éclairé et écrit du candidat
• S'assurer que les vérifications sont proportionnées au rôle
• Collecter uniquement des informations pertinentes
• Suivre le RGPD et la Loi sur l'environnement de travail

Certaines vérifications, comme les casiers judiciaires, sont limitées aux rôles où elles sont clairement nécessaires (par exemple, travailler avec des enfants ou gérer des données financières sensibles). Les employeurs ne doivent pas stocker ou utiliser ces informations au-delà de ce qui est légalement autorisé.

Avantages de réaliser des vérifications des antécédents

Lorsqu'elles sont bien faites, les vérifications des antécédents offrent plusieurs avantages :

• Des décisions d'embauche plus solides : Vérifier les diplômes et l'historique aide à confirmer que le candidat est un bon choix.
• Réduction des risques : Le dépistage aide à prévenir la fraude, les inconduites internes ou les embauches négligentes.
• Assurance de conformité : Surtout dans les industries réglementées, des vérifications appropriées aident à respecter les obligations légales.
• Protection de la réputation : Embaucher du personnel de confiance protège vos clients, votre équipe et votre marque.

Elles favorisent également la confiance, en interne et en externe, en montrant que vous prenez la sécurité au travail et la diligence raisonnable au sérieux.

Risques de ne pas effectuer de vérifications des antécédents

Choisir de ne pas effectuer de vérifications des antécédents, ou de les effectuer négligemment, peut créer de sérieux risques pour les employeurs. Si vous embauchez quelqu'un sur la base d'informations inexactes, les conséquences peuvent aller de la perturbation opérationnelle à l'exposition légale.

Sans dépistage approprié, les entreprises risquent d'intégrer des individus avec de faux diplômes, des casiers judiciaires non divulgués ou un historique de mauvaise conduite. Cela menace non seulement la sécurité et la productivité de votre lieu de travail, mais peut également violer les exigences de conformité dans les secteurs réglementés comme la finance ou la santé.

Quel est le processus pour effectuer une vérification des antécédents en Norvège ?

En Norvège, les vérifications des antécédents doivent être effectuées avec soin, transparence et respect des lois sur la vie privée. Le processus commence généralement après une offre d'emploi conditionnelle et doit toujours être lié aux exigences du rôle. Le consentement du candidat n'est pas optionnel, il est obligatoire.

Le type et la profondeur de la vérification des antécédents doivent être clairement communiqués, et les employeurs doivent éviter de collecter plus d'informations que nécessaire. La plupart des entreprises utilisent des prestataires de dépistage externes ou des partenaires mondiaux comme Rivermate pour garantir la conformité légale tout au long du processus.

Étapes du processus de vérification des antécédents

Le processus typique comprend :

1. Consentement du candidat – Vous devez informer le candidat de ce qui sera vérifié et obtenir une autorisation écrite.
2. Définir la portée – Vérifiez uniquement ce qui est pertinent pour le rôle (par exemple, éducation, emplois passés, historique criminel).
3. Effectuer les vérifications – Soit en interne, soit via un prestataire de vérification des antécédents certifié.
4. Examiner et évaluer – Utilisez les résultats pour confirmer les faits, pas pour discriminer ou aller trop loin.

Les vérifications doivent être basées sur des faits et traitées de manière confidentielle. Les résultats ne doivent être utilisés que pour la décision d'embauche et ne jamais être stockés plus longtemps que nécessaire.

Quelles informations sont vérifiées lors des vérifications des antécédents ?

Ce qui est vérifié dépend du rôle. Pour la plupart des postes, les employeurs vérifient généralement l'identité, l'éducation et l'historique d'emploi. Pour les rôles dans la finance, la santé ou le travail avec des groupes vulnérables, des vérifications du casier judiciaire et de l'historique de crédit peuvent être incluses.

Les employeurs peuvent également confirmer la maîtrise des langues, les certifications et les licences professionnelles. Tout cela doit être documenté, justifié légalement et traité conformément au RGPD.

Combien de temps dure le processus de vérification des antécédents ?

Le délai varie en fonction de ce qui est vérifié. Une vérification de base, telle que la confirmation d'un diplôme ou d'un emploi antérieur, peut prendre de 3 à 5 jours ouvrables. Des vérifications plus détaillées, notamment celles impliquant une éducation internationale ou des casiers judiciaires, peuvent prendre jusqu'à 10 jours ouvrables ou plus.

Travailler avec un professionnel de l'Employeur de Record (EOR) ou un prestataire de dépistage peut aider à rationaliser le processus tout en garantissant qu'il reste pleinement conforme aux lois norvégiennes et de l'UE.

Que doivent savoir les employeurs sur les vérifications du casier judiciaire ?

Les vérifications du casier judiciaire en Norvège sont très sensibles et légalement restreintes. Elles ne peuvent être utilisées que lorsqu'il y a un besoin clair et légitime, généralement pour des rôles impliquant des enfants, la sécurité, la finance ou l'accès à des données confidentielles. Les employeurs ne peuvent pas demander directement un casier judiciaire aux autorités publiques. Au lieu de cela, le candidat doit l'obtenir et le partager volontairement.

Comprendre les casiers judiciaires en Norvège

Un casier judiciaire en Norvège est un document formel délivré par la police norvégienne, appelé "politiattest". Il montre si une personne a été condamnée pour des crimes et, dans certains cas, les détails de ces condamnations. Cependant, seules les infractions pertinentes sont incluses en fonction du poste pour lequel on postule.

Par exemple, un certificat pour quelqu'un postulant pour travailler dans une école n'affichera que les infractions liées à la sécurité des enfants. Cela garantit que les informations divulguées sont à la fois nécessaires et proportionnées.

Plus d'informations sont disponibles ici.

Comment accéder aux casiers judiciaires pour les vérifications des antécédents

Les employeurs en Norvège ne peuvent pas demander directement le casier judiciaire d'un individu à la police. Au lieu de cela, ils doivent fournir au candidat une confirmation de l'objectif pour lequel le certificat de police est requis. Le candidat demande ensuite le certificat via le site officiel de la police et le soumet à l'employeur s'il choisit de le faire. Ce processus garantit la volontarité et protège la vie privée de l'individu.

La demande est gratuite et généralement traitée en une à deux semaines. Le certificat est généralement valable trois mois et ne peut pas être réutilisé pour plusieurs candidatures à moins d'un accord préalable.

Considérations légales pour l'utilisation des informations de casier judiciaire

La loi norvégienne est claire : les vérifications du casier judiciaire ne doivent être utilisées que lorsqu'il existe une base légale, et les données ne doivent jamais être utilisées pour disqualifier injustement un candidat. Toute information obtenue doit être stockée en toute sécurité, utilisée uniquement pour le processus d'embauche en cours et supprimée par la suite.

La discrimination basée sur des infractions non liées ou obsolètes peut violer la Loi sur l'environnement de travail, et la mauvaise gestion des données personnelles peut enfreindre les réglementations RGPD.

Comment vérifier l'éducation et l'historique d'emploi ?

Vérifier les qualifications et l'expérience professionnelle d'un candidat est une partie cruciale du processus de vérification des antécédents en Norvège. Bien que la plupart des candidats soient honnêtes, confirmer leurs diplômes académiques et leur emploi passé garantit que vous prenez une décision d'embauche éclairée, surtout pour les rôles nécessitant des compétences ou des diplômes spécialisés.

Étapes pour vérifier les diplômes

Pour confirmer l'éducation d'un candidat, les employeurs peuvent : Contacter directement l'établissement d'enseignement ; Demander des copies des diplômes ou des relevés de notes ; Utiliser NOKUT (Agence norvégienne pour l'assurance qualité dans l'éducation) pour vérifier les diplômes étrangers

Assurez-vous que la vérification correspond aux exigences du rôle. Si le poste nécessite une profession réglementée ou une licence, des vérifications supplémentaires peuvent être nécessaires.

Importance de la vérification de l'historique d'emploi

Valider l'expérience professionnelle précédente vous aide à évaluer les responsabilités réelles du candidat, ses performances et sa durée de service. Cela donne un aperçu de son éthique de travail, de sa fiabilité et de sa progression de carrière.

En Norvège, de nombreux employeurs ne fournissent que des informations de base telles que le titre du poste et les dates d'emploi, en raison des normes de confidentialité. Cela signifie qu'il est important de définir les attentes avec le candidat et de demander des références tôt dans le processus, surtout pour les rôles seniors ou sensibles.

Défis courants dans les processus de vérification

Parmi les défis les plus courants dans la vérification, on trouve :

• Réponses limitées des anciens employeurs en raison des restrictions de confidentialité
• Dossiers incomplets ou coordonnées obsolètes
• Vérification de l'éducation ou de l'emploi international, qui peut nécessiter une traduction ou un soutien local

Ces défis peuvent retarder les décisions d'embauche, surtout pour les équipes mondiales.

Quel rôle jouent les réseaux sociaux dans les vérifications des antécédents des employés ?

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, les réseaux sociaux peuvent offrir aux employeurs un aperçu supplémentaire du style de communication d'un candidat, de son professionnalisme ou de potentiels signaux d'alarme. Bien que cela ne fasse pas partie formelle du processus de vérification des antécédents, examiner les profils publics devient plus courant en Norvège, notamment sur des plateformes comme LinkedIn.

Cela dit, toute utilisation des réseaux sociaux doit être pertinente pour le rôle et traitée avec soin pour éviter de violer les lois sur la vie privée ou de discriminer les candidats.

Comment examiner les candidats à travers les réseaux sociaux

Si vous choisissez d'examiner la présence d'un candidat sur les réseaux sociaux, concentrez-vous uniquement sur le contenu public qui se rapporte à son comportement professionnel ou à son adéquation pour le rôle. LinkedIn est généralement la plateforme la plus sûre et la plus pertinente pour cela.

Évitez de fouiller dans des plateformes personnelles comme Facebook ou Instagram, sauf si le candidat travaille dans un rôle où la représentation publique ou la présence numérique fait partie du travail, comme le marketing, les relations publiques ou les médias.

Implications légales des vérifications des réseaux sociaux

En vertu de la loi norvégienne et du RGPD, les employeurs doivent éviter de collecter ou d'utiliser des informations personnelles qui ne sont pas liées à l'emploi. Vous ne pouvez pas prendre de décisions d'embauche basées sur des caractéristiques protégées comme la religion, les opinions politiques ou les choix de vie privés.

Examiner les réseaux sociaux sans une base claire et légale, ou sans la connaissance du candidat, peut entraîner de graves violations de la protection des données. L'Autorité norvégienne de protection des données (Datatilsynet) offre des conseils détaillés à ce sujet.

Meilleures pratiques pour le dépistage des réseaux sociaux

Si vous prévoyez d'inclure les réseaux sociaux dans votre processus d'embauche, faites-le de manière transparente et cohérente. Informez les candidats tôt, limitez votre examen au contenu public et pertinent pour l'emploi, et ne l'utilisez jamais comme seule base pour rejeter un candidat.

S'appuyer sur un partenaire d'embauche expérimenté comme Rivermate peut aider à garantir que le processus reste équitable, cohérent et pleinement conforme aux lois norvégiennes et européennes sur la protection des données.

Quels sont les coûts associés aux vérifications des antécédents des employés en Norvège ?

Le coût de la réalisation des vérifications des antécédents en Norvège dépend du type et de la profondeur du dépistage. Une vérification de base de l'identité, de l'éducation et de l'historique d'emploi peut être relativement peu coûteuse, tandis que des vérifications plus détaillées comme les vérifications internationales ou du casier judiciaire peuvent augmenter le coût total.

Pour la plupart des employeurs, en particulier ceux qui embauchent pour des rôles sensibles ou qui construisent des équipes mondiales, budgétiser pour un dépistage approfondi est un investissement rentable dans la réduction des risques et la qualité à long terme de l'embauche.

Facteurs influençant les coûts des vérifications des antécédents

Les coûts peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment :

• Le nombre de vérifications effectuées
• Si l'information est nationale ou internationale
• L'utilisation de prestataires de dépistage tiers ou de conseillers juridiques
• Le besoin de traductions ou de vérifications supplémentaires (par exemple, diplômes, certifications)

Les postes dans les secteurs réglementés comme la finance ou l'éducation peuvent également nécessiter des vérifications plus approfondies et plus coûteuses pour répondre aux normes légales.

Budgétisation pour des vérifications des antécédents complètes

La plupart des employeurs en Norvège peuvent s'attendre à dépenser entre NOK 500 (USD 47) et NOK 1,500 (USD 142) par candidat pour des vérifications standard. Pour les rôles impliquant une sécurité de haut niveau ou une conformité réglementaire, cela pourrait augmenter à NOK 2,000 (USD 238) ou plus.

Il est judicieux d'intégrer le dépistage des antécédents dans votre budget d'embauche, surtout pour les rôles où la confiance, la sécurité et la conformité sont essentielles. S'associer à un Employeur de Record en Norvège peut vous aider à gérer ces coûts tout en garantissant que le processus reste efficace et conforme.

Comparaison des coûts entre différents services de vérification des antécédents

Tous les prestataires de vérification des antécédents n'offrent pas la même valeur. Alors que certains peuvent annoncer des prix initiaux bas, ils peuvent facturer des frais supplémentaires pour les vérifications internationales ou les casiers judiciaires. D'autres incluent un support complet de conformité, des conseils juridiques et des délais d'exécution plus rapides.

Lors de la comparaison des services, concentrez-vous sur la fiabilité, la sécurité des données, la conformité légale et le support client, pas seulement sur le prix. Un investissement légèrement plus élevé dans le bon partenaire peut vous faire gagner un temps considérable, réduire les risques juridiques et améliorer la qualité de vos embauches.

FAQ

Les vérifications des antécédents sont-elles légales en Norvège ?

Oui, mais elles sont strictement réglementées. Les employeurs doivent avoir une raison valable, obtenir un consentement écrit et ne collecter que des informations pertinentes pour le rôle.

Quand puis-je demander une vérification des antécédents ?

Généralement après avoir fait une offre d'emploi conditionnelle. Les vérifications doivent être spécifiques à l'emploi et proportionnées.

Puis-je accéder directement au casier judiciaire d'un candidat ?

Non. Seul le candidat peut demander son certificat de casier judiciaire à la police norvégienne et choisir de le partager avec vous.

Que puis-je vérifier lors d'une vérification des antécédents ?

Vous pouvez confirmer l'identité, l'éducation, l'historique d'emploi d'un candidat et, dans certains rôles, les casiers judiciaires ou l'historique de crédit.

Est-il acceptable de vérifier les candidats sur les réseaux sociaux ?

Oui, mais uniquement le contenu public et pertinent pour l'emploi. Vous devez éviter de collecter des informations personnelles ou discriminatoires.

Combien coûte une vérification des antécédents en Norvège ?

Les vérifications standard coûtent généralement entre NOK 500 et NOK 1,500 par candidat. Les dépistages plus détaillés ou internationaux peuvent coûter plus cher.

Combien de temps durent les vérifications des antécédents en Norvège ?

De 3 à 10 jours ouvrables, selon ce qui est vérifié.