Employer of Record (EOR) en France – Votre guide complet pour l'embauche à l'étranger

Étendre votre activité en France peut représenter une opportunité passionnante. La France possède une grande économie, une main-d'œuvre qualifiée et un accès au marché européen. Cependant, embaucher des employés en France implique également de naviguer dans des lois du travail complexes, des tâches administratives lourdes et des exigences strictes en matière de conformité. Si vous souhaitez embaucher en France sans créer une entité locale, un Employer of Record (EOR) pourrait être la solution idéale. Ce guide complet expliquera ce qu’est un EOR, pourquoi vous pourriez en utiliser un en France, quels services un EOR en France fournit, et comment il vous aide à rester conforme aux réglementations françaises. Nous comparerons également l’utilisation d’un EOR à la création de votre propre entité, et discuterons de la façon dont le service EOR de Rivermate peut soutenir votre expansion en France.

Qu’est-ce qu’un Employer of Record (EOR) ?

Un Employer of Record (EOR) est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs au nom d’une autre entreprise. En termes plus simples, l’EOR devient l’employeur officiel, légal, pour votre employé dans un pays donné, même si l’employé travaille pour votre société. L’EOR gère toutes les responsabilités administratives et légales de l’emploi – telles que la paie, les taxes et la conformité avec le droit du travail – tandis que vous conservez la gestion quotidienne des tâches et projets de l’employé.

En pratique, utiliser un EOR permet aux entreprises d’embaucher dans des pays où elles ne disposent pas d’une entité commerciale légale. Par exemple, si votre société est basée en dehors de la France mais que vous souhaitez embaucher un professionnel talentueux résidant en France, un EOR peut embaucher cette personne en votre nom. L’employé rejoint officiellement l’entité locale de l’EOR en France, mais il travaille pour vous et suit vos directives. Cet arrangement vous permet de profiter du talent français ou d’opérer sur le marché français sans le temps ni le coût de la création d’une filiale en France. C’est une solution flexible pour l’expansion internationale, les projets à court terme ou l’embauche à distance transfrontalière.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en France ?

La France est un lieu attractif pour l’expansion commerciale internationale – elle possède la 7ème plus grande économie mondiale et une main-d'œuvre hautement qualifiée. Mais la France est aussi connue pour ses lois du travail complexes et ses processus administratifs. Voici pourquoi de nombreuses entreprises choisissent d’utiliser un Employer of Record en France :

• Entrée rapide sur le marché : Créer une société en France peut prendre des mois de paperasserie et de démarches administratives. En utilisant un EOR, vous pouvez commencer à embaucher en France en quelques jours ou semaines, donnant à votre entreprise un accès plus rapide pour établir une présence sur le marché.
• Conformité avec des lois complexes : Le droit du travail français est réputé pour sa complexité et sa protection forte des employés. Il existe des règles strictes concernant les horaires, les heures supplémentaires, les contrats, les licenciements, etc. Un EOR déjà familiarisé avec la réglementation française vous assure de rester 100 % conforme dès le premier jour.
• Économies de coûts : La création d’une entité locale implique des coûts importants – honoraires juridiques, frais d’incorporation, recrutement de personnel RH et comptable local, loyer de bureau, etc. En revanche, un EOR facture des frais de service pour gérer l’emploi. Cela peut être plus économique pour les entreprises qui n’ont besoin d’embaucher que quelques employés en France ou qui testent le marché.
• Soulagement administratif : De l’enregistrement auprès des autorités françaises à la gestion de la paie mensuelle et des déclarations fiscales, la charge administrative de l’embauche à l’étranger est lourde. Un EOR s’occupe de toute l’administration RH – émission de contrats conformes localement, inscription des employés au système de sécurité sociale français, paiement des salaires nets en euros, et dépôt de toute la paperasserie requise – afin que votre équipe n’ait pas à gérer ces tâches RH étrangères.
• Expertise locale : En utilisant un EOR en France, vous bénéficiez de experts locaux en RH et en droit. Ils comprennent les nuances culturelles, la langue, et les réglementations locales (comme les accords collectifs ou les exigences régionales). Cette expertise permet d’éviter des erreurs que pourrait facilement faire un employeur étranger par manque de connaissance des pratiques françaises.
• Flexibilité et réduction des risques : Embaucher via un EOR est idéal pour la flexibilité. Si votre projet en France est à court terme ou si vous n’êtes pas certain d’une expansion à long terme, vous pouvez intégrer ou désintégrer du personnel plus facilement sans devoir ouvrir ou fermer une société entière. L’EOR assume également une grande partie du risque juridique lié à l’emploi (par exemple, la gestion des contrats ou des licenciements conformes à la loi), ce qui réduit la responsabilité de votre entreprise.

En résumé, un EOR en France vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux – que ce soit développer un nouveau marché ou accéder à des talents de premier ordre – pendant que l’EOR gère la logistique complexe de l’emploi en France.

Que fait un EOR en France ?

Un Employer of Record en France fournit une gamme de services pour rendre l’embauche et l’emploi fluides et conformes. Essentiellement, l’EOR agit en tant que l’employeur légal en France pour votre employé et prend en charge toutes les tâches associées. Voici une répartition claire de ce que fait un EOR en France pour vous et votre employé :

• Embaucher et intégrer les employés : L’EOR embauche formellement votre candidat sélectionné via son entité locale en France. Il prépare tous les documents d’emploi nécessaires (en français, comme l’exige la loi) et intègre l’employé selon la réglementation française.
• Rédaction de contrats conformes : L’EOR rédige et signe le contrat de travail avec l’employé. Ce contrat sera conforme au Code du travail français et inclura toutes les clauses obligatoires – poste, salaire en euros, horaires, période d’essai, avantages, préavis, etc. Si une convention collective spécifique s’applique au poste ou au secteur, le contrat reflétera également ces règles.
• Gestion de la paie : L’EOR gère l’ensemble du processus de paie. Cela inclut le calcul du salaire brut en net, la retenue des impôts sur le revenu, et la déduction des cotisations sociales chaque mois. La paie en France peut être compliquée avec diverses contributions pour la santé, la retraite, le chômage, etc. L’EOR veille à ce que ces éléments soient calculés et payés correctement. Il émet également les bulletins de salaire mensuels conformément aux exigences françaises (détaillés et en français).
• Taxes et cotisations sociales : En France, les employeurs doivent enregistrer et payer de nombreuses cotisations sociales et taxes pour le compte des employés (pour la santé, la retraite, l’assurance chômage, etc.). L’EOR s’occupe de toutes les retenues obligatoires sur le salaire de l’employé et des contributions de l’employeur. Il dépose les déclarations nécessaires auprès des autorités françaises (par exemple, URSSAF pour la sécurité sociale) et veille à ce que tous les paiements soient effectués à temps.
• Gestion des avantages : Un EOR français inscrira votre employé à tous les programmes d’avantages obligatoires. Par exemple, il veillera à ce que l’employé soit inscrit à l’assurance maladie publique et aux régimes de retraite. Il peut également gérer des avantages complémentaires courants en France, comme la mutuelle santé obligatoire (souvent fournie par l’employeur), les chèques déjeuner, les indemnités de transport ou tout autre avantage attendu par la loi ou la pratique du marché.
• Gestion de la conformité : Les lois et règlements évoluent, et un EOR reste informé de toute mise à jour légale en France pouvant affecter vos employés. Il veille à la conformité continue avec des éléments tels que l’ajustement du salaire minimum (le SMIC en France est mis à jour régulièrement), la réglementation sur le temps de travail, la protection des données des employés, etc. La mission de l’EOR est de vous protéger contre toute violation involontaire de la législation du travail.
• Gestion des congés et absences : La France dispose de politiques de congé généreuses – cinq semaines de congés payés standard, ainsi que les jours fériés, les congés maladie et parentaux. L’EOR suivra et gérera ces congés selon la législation. Par exemple, il calculera l’accumulation des congés, s’assurera que l’employé prenne au moins le minimum légal, et gérera toute documentation et rémunération pour les congés maladie ou maternité/paternité comme le prévoit la loi française.
• Gestion des licenciements ou départs : Si l’emploi doit prendre fin, l’EOR guidera et gérera le processus de licenciement conformément au Code du travail français. La France exige des procédures spécifiques pour les licenciements (comme une réunion préalable avec l’employé, un préavis, et des lettres formelles), et une indemnité de licenciement est souvent obligatoire pour les employés ayant une certaine ancienneté. L’EOR s’assurera que toutes les étapes soient respectées et traitera les paiements finaux, indemnités, et la paperasserie nécessaire lors du départ d’un employé.
• Support RH continu : En plus de tout ce qui précède, un EOR fournit souvent un support RH pour l’employeur et l’employé. Cela peut inclure répondre à des questions sur la législation locale (par exemple, expliquer les retenues sur la fiche de paie à l’employé), donner des conseils sur les meilleures pratiques, ou médiatiser tout problème. Essentiellement, l’EOR agit comme le service RH local pour votre membre d’équipe en France.

En couvrant toutes ces responsabilités, un EOR en France vous permet d’employer des personnes en France comme si vous disposiez de votre propre équipe RH, juridique et paie locale – sans avoir à la mettre en place. Vous pouvez être assuré que tout est géré correctement en coulisses pendant que vous dirigez le travail de l’employé et l’intégrez dans vos projets et votre culture d’entreprise.

Considérations légales et de conformité pour l’embauche en France

L’embauche en France exige une conformité rigoureuse avec le droit du travail et la réglementation du pays. La France a la réputation d’avoir une forte protection des travailleurs et des règles d’emploi détaillées, c’est pourquoi la conformité est une préoccupation majeure. Voici quelques considérations clés pour l’embauche en France (et comment un EOR aide à les gérer) :

• Code du travail français : L’emploi en France est principalement régi par le Code du travail (Code du Travail). Ce corpus étendu couvre tout, des horaires et du salaire minimum aux procédures de licenciement et aux droits en milieu de travail. Il est fréquemment mis à jour et interprété par les tribunaux du travail, ce qui le rend complexe pour les non-initiés. Un EOR veillera à ce que toutes les conditions d’emploi respectent le Code du travail – par exemple, en fournissant le nombre correct de congés annuels et en assurant des horaires équitables.
• Horaires de travail et heures supplémentaires : La durée légale de travail en France est 35 heures par semaine. Bien que les employés puissent travailler davantage (jusqu’à un maximum légal, souvent 40-48 heures avec heures supplémentaires), il existe des règles strictes sur la rémunération des heures supplémentaires et les périodes de repos. Les heures supplémentaires sont généralement payées avec une majoration (par exemple, +25 % pour les 8 premières heures supplémentaires, +50 % au-delà, selon la loi si aucun accord différent n’est en place). Il existe aussi des réglementations sur les jours de repos ; beaucoup d’employés bénéficient de jours RTT (Réduction du Temps de Travail) s’ils dépassent 35 heures pour compenser par du temps libre. Un EOR veille à ce que le planning et la rémunération de votre employé respectent ces limites horaires et ces lois sur les heures supplémentaires.
• Salaire minimum et rémunération : La France dispose d’un salaire minimum national appelé le SMIC. Ce salaire est ajusté régulièrement (généralement chaque année) – en 2024, il est d’environ 1 766 € brut par mois pour un temps plein. Il est crucial de payer au moins le SMIC ou un salaire supérieur selon le secteur. Il peut aussi y avoir des primes de 13ème mois ou d’autres pratiques courantes en France. Un EOR français vous aidera à respecter toutes les lois sur la rémunération et à proposer une rémunération compétitive pour attirer des talents tout en respectant la législation.
• Avantages obligatoires et cotisations sociales : Les employeurs en France doivent contribuer à divers régimes d’avantages sociaux. Cela inclut le financement de la santé publique, de l’assurance chômage, des pensions, de l’assurance accidents du travail, et des prestations familiales. Ces contributions sont importantes – les charges sociales patronales peuvent représenter environ 30 à 50 % du salaire brut. De plus, certains avantages sont obligatoires : par exemple, fournir une mutuelle santé complémentaire est obligatoire, et l’employeur doit couvrir au moins 50 % du coût. Les employeurs doivent aussi rembourser partiellement les frais de transport (par exemple, 50 % des abonnements aux transports en commun) et respecter des politiques généreuses de congé maladie et parental. Naviguer dans toutes ces exigences est difficile, mais un EOR s’en charge en inscrivant automatiquement les employés à tous les programmes nécessaires et en effectuant les contributions correctes en votre nom.
• Protections des employés et lois sur le licenciement : Les employés français bénéficient d’une forte sécurité de l’emploi. Si vous devez licencier un employé, il existe des procédures légales à suivre. Par exemple, un préavis est requis (la durée dépend de l’ancienneté et parfois des accords collectifs), et une réunion préalable doit être tenue avant tout licenciement pour un salarié en CDI. Les licenciements injustifiés ou mal gérés peuvent entraîner des contestations juridiques, et une indemnité de licenciement est obligatoire pour les employés ayant au moins 8 mois d’ancienneté (sauf en cas de faute grave). Étant donné ces règles strictes, il est essentiel de gérer les départs avec soin. Un EOR en France gérera tout licenciement conformément à la loi – en s’assurant que la cause est valable, en fournissant le préavis correct, en calculant l’indemnité, et en déposant la documentation nécessaire (comme un certificat de travail).
• Conventions collectives : De nombreux secteurs en France sont soumis à des Conventions Collectives (CBA). Ces accords négociés par des syndicats et des groupes d’employeurs fixent des conditions d’emploi supplémentaires pour le secteur ou la branche. Une CBA peut définir des salaires minimaux pour certains postes, des jours de congé supplémentaires, des indemnités spécifiques ou des règles différentes pour le préavis. Ces accords sont légalement contraignants pour les entreprises concernées. Un EOR saura si le poste de votre employé relève d’une CBA spécifique et appliquera ces règles dans le contrat et les conditions d’emploi, garantissant une conformité totale avec la législation nationale et sectorielle.
• Langue et documentation : La loi française (la “Loi Toubon”) exige que tous les documents officiels de travail, tels que les contrats et bulletins de salaire, soient fournis en français. Si vous êtes un employeur étranger et que vous ne maîtrisez pas la terminologie juridique française, cela peut poser problème. Les services d’EOR gèrent cela sans souci en émettant tous les documents en français (souvent avec une version en anglais pour référence), afin que rien ne soit perdu dans la traduction. Ils maintiennent également tous les dossiers et fichiers obligatoires conformément à la loi locale.
• Protection des données : La France applique strictement le RGPD de l’UE, donc la gestion des données des employés (copies de passeports, contrats, etc.) doit être effectuée avec soin et sécurité. Un EOR réputé dispose de systèmes pour protéger les données personnelles et respecter la législation sur la vie privée lors du traitement de la paie et des informations RH.

Dans l’ensemble, ces considérations montrent pourquoi la conformité en France peut être ardue. Avec un Employer of Record, vous externalisez essentiellement le risque de conformité à des experts qui comprennent déjà le paysage juridique français, vous permettant d’embaucher en toute tranquillité.

EOR vs. création d’une entité locale en France

Faut-il utiliser un EOR ou créer votre propre société en France ? C’est une question clé pour les entreprises en expansion. Le meilleur choix dépend de votre situation, mais voici une comparaison entre l’utilisation d’un Employer of Record et la création d’une entité locale :

Facteur	Utiliser un EOR en France	Créer votre propre entité
Vitesse d’embauche	Très rapide – vous pouvez intégrer des employés en quelques jours ou semaines puisque l’entité de l’EOR est déjà en place.	Lent – l’incorporation peut prendre plusieurs mois, plus le temps pour s’enregistrer pour les taxes, la sécurité sociale, ouvrir un compte bancaire, etc.
Investissement initial	Faible – pas besoin d’investir dans la création d’une société. Vous payez des frais de service par employé à l’EOR.	Élevé – coûts pour la mise en place légale, frais d’enregistrement, recrutement de comptables, conseils juridiques, et éventuellement location de bureaux.
Conformité & admin	L’EOR gère toute la conformité, la paie et l’administration. Peu de paperasserie de votre côté ; l’EOR est responsable de suivre la législation