Employer of Record (EOR) en France – Votre guide complet pour l'embauche à l'étranger

Étendre votre activité en France peut représenter une opportunité passionnante. La France bénéficie d’une grande économie, d’une main-d'œuvre qualifiée et d’un accès au marché européen. Cependant, embaucher des employés en France implique aussi de naviguer dans des lois du travail complexes, de lourdes démarches administratives et des exigences strictes en matière de conformité. Si vous souhaitez recruter en France sans établir une entité locale, un Employer of Record (EOR) pourrait être la solution idéale. Ce guide complet expliquera ce qu’est un EOR, pourquoi vous pourriez en utiliser un en France, quels services un EOR en France fournit, et comment il vous aide à rester conforme aux réglementations françaises. Nous comparerons également l’utilisation d’un EOR à la création de votre propre entité, et discuterons de la manière dont le service EOR de Rivermate peut soutenir votre expansion en France.

Qu’est-ce qu’un Employer of Record (EOR) ?

Un Employer of Record (EOR) est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs pour le compte d’une autre société. En termes simples, l’EOR devient l’employeur officiel, légal, de votre salarié dans un pays donné, même si celui-ci travaille pour votre entreprise. L’EOR gère toutes les responsabilités administratives et juridiques de l’emploi – telles que la paie, les taxes et la conformité aux lois du travail – tandis que vous maintenez la gestion quotidienne des tâches et projets de l’employé.

Concrètement, utiliser un EOR permet aux entreprises d’embaucher dans des pays où elles ne possèdent pas une entité légale. Par exemple, si votre société est basée en dehors de la France mais que vous souhaitez recruter un professionnel talentueux résidant en France, un EOR peut embaucher cette personne en votre nom. L’employé rejoint officiellement l’entité locale de l’EOR en France, mais il travaille pour vous et suit vos directives. Cette solution vous permet d’accéder aux talents français ou d’opérer sur le marché français sans le temps ni les coûts liés à la création d’une filiale française. C’est une option flexible pour l’expansion internationale, les projets à court terme ou le recrutement à distance transfrontalier.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en France ?

La France est une destination attrayante pour l’expansion commerciale internationale – elle possède la 7ème plus grande économie mondiale et une main-d'œuvre hautement qualifiée. Mais la France est aussi connue pour ses lois du travail complexes et ses processus administratifs. Voici pourquoi de nombreuses entreprises choisissent d'utiliser un Employer of Record en France :

• Entrée rapide sur le marché : Mettre en place une société en France peut prendre des mois de démarches et d’obstacles administratifs. En utilisant un EOR, vous pouvez commencer à embaucher en France en quelques jours ou semaines, offrant à votre entreprise une voie plus rapide pour établir une présence sur le marché.
• Conformité avec des lois complexes : La législation du travail française est parmi les plus complexes et favorables aux employés. Elle impose des règles strictes concernant les horaires, les heures supplémentaires, les contrats, les licenciements, etc. Un EOR connaissant bien la réglementation française vous assure de rester 100 % conforme dès le premier jour.
• Économies de coûts : Créer une entité locale représente des coûts importants – honoraires juridiques, frais d’incorporation, recrutement de personnel RH et comptable locaux, location de bureaux, etc. En revanche, un EOR facture une frais de service pour gérer l’emploi. Cela peut être plus rentable pour les entreprises ne recrutant que quelques employés en France ou testant le marché.
• Souplesse administrative : De l’enregistrement auprès des autorités françaises à la gestion de la paie mensuelle et des déclarations fiscales, la charge administrative liée à l’embauche à l’étranger est lourde. Un EOR s’occupe de toutes les tâches RH – rédaction de contrats conformes à la réglementation locale, inscription des employés au régime social français, paiement des salaires nets en euros, et dépôt de toute la paperasse nécessaire – afin que votre équipe ne doive pas gérer ces tâches RH étrangères.
• Expertise locale : En utilisant un EOR en France, vous avez accès à des experts locaux en RH et en droit. Ils comprennent les nuances culturelles, la langue et les réglementations locales (telles que les accords collectifs ou les exigences régionales). Leur savoir-faire vous aide à éviter les erreurs que pourrait faire un employeur étranger peu familier avec les pratiques françaises.
• Flexibilité et réduction des risques : Embaucher via un EOR est idéal pour la flexibilité. Si votre projet en France est à court terme ou si vous n’êtes pas sûr d’une expansion à long terme, vous pouvez plus facilement intégrer ou sortir du personnel sans devoir ouvrir ou fermer une société entière. L’EOR prend également en charge la responsabilité juridique liée à l’emploi (par exemple, gérer tout problème avec les contrats ou les licenciements en conformité avec la loi), ce qui réduit votre responsabilité.

En résumé, un EOR en France vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux – que ce soit pour développer un nouveau marché ou accéder à des talents de premier ordre – pendant que l’EOR s’occupe de toute la logistique du recrutement et de l’emploi en France.

Que fait un EOR en France ?

Un Employer of Record en France propose une gamme de services pour rendre l’embauche et l’emploi parfaitement fluides et conformes. Essentiellement, l’EOR agit comme votre employeur légal en France et prend en charge toutes les tâches associées. Voici une ventilation claire de ce que fait un EOR en France pour vous et votre employé :

• Embaucher et intégrer les employés : L’EOR embauche formellement votre candidat sélectionné par le biais de sa structure locale en France. Il prépare tous les documents nécessaires (en français, conformément à la législation) et intègre l’employé selon les règles françaises.
• Rédaction de contrats conformes : L’EOR rédige et signe le contrat de travail avec l’employé. Ce contrat sera conforme au Code du travail français et inclura toutes les clauses obligatoires – poste, salaire en euros, horaires, période d’essai, avantages, préavis, etc. Si une convention collective spécifique s’applique au poste ou secteur, le contrat la reflètera aussi.
• Gestion de la paie : L’EOR gère tout le processus de paie. Cela inclut le calcul du salaire brut en net, la retenue des impôts appropriés, et la déduction des cotisations sociales chaque mois. La paie en France peut être compliquée avec diverses contributions pour la santé, la retraite, le chômage, etc. L’EOR s’assure que tout est correctement calculé et payé. Il délivre également chaque mois les bulletins de salaire au salarié, conformément aux exigences françaises (détaillés et en français).
• Taxes et cotisations sociales : En France, les employeurs doivent s’inscrire et payer de nombreuses cotisations sociales et impôts pour le compte des employés (pour la santé, la retraite, l’assurance chômage, etc.). L’EOR s’occupe de toutes les retenues obligatoires sur le salaire de l’employé et des contributions de l’employeur. Il dépose les déclarations requises auprès des autorités françaises (par exemple URSSAF pour la sécurité sociale) et veille à ce que toutes les contributions soient versées à temps.
• Gestion des avantages : Un EOR en France inscrit votre employé à tous programmes d’avantages obligatoires. Par exemple, il veille à ce que l’employé soit enregistré pour l’assurance santé publique et la retraite. Il peut également gérer des avantages complémentaires souvent proposés en France, comme la mutuelle obligatoire (souvent financée par l’employeur), les tickets restaurant, les allocations de transport ou autres bénéfices spécifiques.
• Gestion de la conformité : Les lois et règlements évoluant, un EOR reste informé de toute mise à jour légale en France pouvant concerner vos employés. Il s’assure de la conformité continue avec des éléments comme l’ajustement du SMIC, la réglementation sur le temps de travail, la protection des données personnelles, etc. La mission de l’EOR est de vous protéger contre toute infraction involontaire à la législation du travail.
• Congés et gestion des absences : La France dispose de politiques de congés généreuses – cinq semaines de congés payés étant la norme, en plus des jours fériés, congés maladie et parentalité. L’EOR suivra et gérera ces absences selon la législation. Par exemple, il calculera les droits à congé, s’assurera que le salarié prenne au moins le minimum légal, et prendra en charge toute absence pour raisons médicales ou maternité/paternité conformément à la loi française.
• Gestion des licenciements ou départs : Si l’emploi doit cesser, l’EOR guidera et gèrera le processus de licenciement selon la législation française. La France impose des procédures spécifiques, comme une préavis (dont la durée dépend de l’ancienneté), une entretien préalable pour les CDI, et souvent une indemnité de licenciement pour certains cas. L’EOR veillera à respecter toutes ces étapes, procédera aux paiements finaux, aux indemnités et préparera toute la documentation nécessaire.
• Support RH continu : Au-delà de ces tâches, un EOR fournit souvent un support RH pour l’employeur et l’employé. Cela peut inclure répondre à des questions juridiques, donner des conseils pratiques, ou gérer des litiges. En somme, l’EOR agit comme le service RH local pour votre équipe en France.

En couvrant toutes ces responsabilités, un EOR en France vous permet d’employer des personnes comme si vous aviez votre propre département RH, juridique et paie – sans avoir à le mettre en place vous-même. Vous pouvez ainsi être certain que tout est géré correctement, tout en dirigeant le travail de l’employé et en l’intégrant dans vos projets et votre culture d’entreprise.

Considérations juridiques et de conformité pour l’embauche en France

Emboucher en France exige une rigoureuse conformité avec la législation du pays. La France a la réputation d’une forte protection des salariés et de règles d’emploi détaillées, ce qui rend la conformité cruciale. Voici les principales considérations juridiques et réglementaires et comment un EOR vous aide à les gérer :

• Code du travail français : L’emploi en France repose principalement sur le Code du Travail. Ce corpus de lois couvre tout, depuis les horaires et le SMIC jusqu’aux procédures de licenciement et aux droits au travail. Il est fréquemment mis à jour et interprété par les tribunaux. Un EOR veillera à ce que toutes les conditions d’emploi soient conformes au Code du Travail – par exemple, en respectant le montant des congés annuels ou en garantissant des heures de travail justes.
• Horaires et heures supplémentaires : La durée légale du travail en France est 35 heures par semaine. Les employés peuvent travailler davantage (jusqu’à un maximum légal, souvent 40-48 heures avec heures supplémentaires), mais il existe des règles strictes sur la rémunération des heures supplémentaires et les périodes de repos. Les heures supplémentaires sont habituellement majorées (+25 % pour les premières 8 heures, +50 % après, selon la loi). Des réglementations encadrent aussi les jours de repos, et certains salariés bénéficient de RTT (Réduction du Temps de Travail) en compensation. L’EOR garantit que le planning et la rémunération respectent ces limites.
• SMIC et rémunération : La France dispose d’un salaire minimum national, le SMIC. Celui-ci est révisé régulièrement (en 2024, environ 1 766 € brut mensuel à temps plein). Il est essentiel de payer au moins ce minimum ou un salaire supérieur comme prévu par secteur. Certaines primes ou la 13ème mois peuvent aussi s’appliquer. Un EOR français vous maintiendra à jour sur toutes ces exigences et vous conseillera pour une rémunération compétitive.
• Avantages obligatoires et cotisations sociales : Les employeurs doivent cotiser à divers régimes sociaux – santé, chômage, retraites, accidents du travail, allocations familiales, etc. Ces contributions sociales sont substantielles – les charges sociales patronales peuvent augmenter le coût total d’environ 30 à 50 % du salaire brut. De plus, certains avantages sont obligatoires, comme l’assurance santé complémentaire (mutuelle), pour laquelle l’employeur doit prendre en charge au moins 50 %. L’employeur doit aussi rembourser partiellement le transport (50 % des abonnements), respecter les politiques de congé maladie et parentalité. Un EOR gère cela en inscrivant automatiquement chaque employé à tous les programmes nécessaires et en effectuant les contributions correctes en votre nom.
• Protection de l’emploi et licenciements : Les salariés en France bénéficient d’une forte sécurité d’emploi. Pour licencier, des processus légaux précis doivent être suivis. Par exemple, un préavis doit être respecté (dépendant de l’ancienneté), et une entretien préalable doit avoir lieu pour un CDI. Les licenciements sans cause réelle et sérieuse peuvent entraîner des sanctions, et une indemnité de licenciement est obligatoire pour les employés avec un certain ancienneté. L’EOR en France s’assure que toute procédure de départ respecte la loi – en justifiant le motif, en respectant le préavis, en calculant la décharge et en déposant toute la documentation (attestation d’emploi, certificat de travail, solde de tout compte).
• Accords collectifs : Beaucoup de secteurs en France sont soumis à des Conventions Collectives, appelées “Conventions Collectives”. Ces accords négociés par syndicats et organisations patronales définissent des conditions supplémentaires (salaire minimum dans le secteur, jours de congé supplémentaires, primes, clauses particulières). Ils ont force obligatoire pour les entreprises concernées. Un EOR vérifiera si votre poste relève d’un CBA spécifique et appliquera ces règles dans le contrat, garantissant la conformité totale.
• Langue et documentation : La loi française (la “Loi Toubon”) exige que tous les documents officiels (contrats, bulletins de salaire) soient en français. Si vous n’êtes pas fluent en français juridique, cela peut poser problème. Un EOR gère cela sans difficulté, en rédigeant tous les documents en français (souvent avec une version en anglais à titre informatif), et en conservant tous les dossiers requis.
• Protection des données : La France applique strictement le RGPD de l’UE, donc la gestion des données des employés (copies de passeports, contrats, etc.) doit être sécurisée. Un EOR réputé dispose de systèmes pour protéger les données personnelles et respecter la vie privée lors de la gestion de la paie et des données RH.

Ces éléments montrent pourquoi respecter la législation en France peut s’avérer difficile. Avec un Employer of Record, vous externalisez ce risque de conformité à des experts qui maîtrisent le paysage juridique français, vous offrant ainsi la tranquillité d’esprit lors de l’embauche.

EOR vs. création d’une entité locale en France

Faut-il utiliser un EOR ou créer votre propre société en France ? C’est une question clé pour toute expansion. La meilleure solution dépend de votre situation, mais voici une comparaison entre l’utilisation d’un Employer of Record et la mise en place d’une entité locale :

Facteur	Utiliser un EOR en France	Créer votre propre entité
Vitesse d’embauche	Très rapide – vous pouvez intégrer des employés en jours ou semaines puisque l’EOR a déjà sa structure en place.	Lent – l’incorporation peut prendre plusieurs mois, sans compter l’enregistrement fiscal, social, et l’ouverture de comptes bancaires.
Investissement initial	Faible – pas besoin d’investir dans la création de société. Vous payez uniquement des frais de service par employé à l’EOR.	Élevé – coûts pour la création légale, frais d’enregistrement, recrutement de comptables, conseils juridiques, et éventuellement location de locaux.
Conformité & administratif	L’EOR gère toute la conformité, la paie, et l’administration. Peu de paperasse de votre côté ; l’EOR est responsable de la veille légale.	Vous assumez toute la responsabilité de la conformité. Nécessite des spécialistes internes ou des consultants pour la gestion de la paie, des contrats, des déclarations fiscales, et des RH, selon la législation française.
Flexibilité	Très haute – il est facile d’augmenter ou de réduire l’effectif. Vous pouvez embaucher un ou plusieurs employés sans engagement long terme. En cas de retrait du marché, il suffit de cesser le contrat EOR pour ces employés.	Moins flexible – mieux adapté à des opérations à long terme ou de grande ampleur. La fermeture d’une entité peut être tout aussi complexe que sa création, ce qui est peu pratique pour quelques embauches ou petits projets.
Contrôle	Modéré – l’EOR est l’employeur légal, donc vous dépendez d’un partenaire pour la conformité. Cependant, vous dirigez les tâches quotidiennes.	Elevé – vous contrôlez tous les aspects de l’entreprise et de l’emploi, puisque c’est votre propre société. Mais cela implique aussi la gestion de la conformité.
Risque	Risque d’emploi réduit – l’EOR assume une partie des responsabilités légales (litiges, audits). Cela protège votre société contre toute