Employer of Record (EOR) en France – Votre guide complet pour l'embauche à l'étranger

Étendre votre activité en France peut représenter une opportunité passionnante. La France dispose d'une grande économie, d'une main-d'œuvre qualifiée et d’un accès au marché européen. Cependant, embaucher des employés en France implique également de naviguer dans des lois du travail complexes, de lourdes tâches administratives et des exigences strictes de conformité. Si vous souhaitez embaucher en France sans créer une entité locale, un Employer of Record (EOR) pourrait être la solution idéale. Ce guide complet expliquera ce qu’est un EOR, pourquoi vous pourriez en avoir besoin en France, quels services un EOR en France propose, et comment il vous aide à rester conforme aux réglementations françaises. Nous Comparerons aussi l’utilisation d’un EOR versus la création de votre propre entité, et discuterons de la façon dont le service EOR de Rivermate peut soutenir votre expansion en France.

Qu’est-ce qu’un Employer of Record (EOR) ?

Un Employer of Record (EOR) est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs au nom d’une autre entreprise. En termes simples, l’EOR devient l’employeur officiel, légal, pour votre employé dans un pays donné, même si l’employé travaille pour votre société. L’EOR gère toutes les responsabilités administratives et légales de l’emploi – telles que la paie, les impôts et la conformité aux lois du travail – pendant que vous conservez la gestion quotidienne des tâches et projets de l’employé.

Concrètement, utiliser un EOR permet aux entreprises d’embaucher dans des pays où elles ne disposent pas d’une entité juridique. Par exemple, si votre société est basée hors de France mais que vous souhaitez embaucher un professionnel talentueux vivant en France, un EOR peut recruter cette personne en votre nom. L’employé rejoint officiellement l’entité locale de l’EOR en France, mais il travaille pour vous et suit vos directives. Cette organisation vous permet d’accéder au talent français ou d’opérer sur le marché français sans le délai et le coût de création d’une filiale française. C’est une solution flexible pour expansion internationale, projets à court terme ou embauche à distance transfrontalière.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en France ?

La France est une destination attractive pour l’expansion des affaires internationales – elle possède la 7ème plus grande économie mondiale et une main-d’œuvre hautement qualifiée. Mais la France est aussi réputée pour ses lois du travail élaborées et ses processus administratifs. Voici pourquoi de nombreuses entreprises choisissent d’utiliser un Employer of Record en France :

• Entrée rapide sur le marché : Créer une société en France peut prendre des mois de paperasse et de démarches administratives. Avec un EOR, vous pouvez commencer à embaucher en France en quelques jours ou semaines, offrant à votre entreprise une voie plus rapide pour établir une présence sur le marché.
• Conformité aux lois complexes : Le droit du travail français est réputé complexe et protecteur pour les employés. Il existe des règles strictes sur les horaires, les heures supplémentaires, les contrats, les licenciements, etc. Un EOR familiarisé avec la réglementation française vous garantit d’être 100 % conforme dès le premier jour.
• Économies de coûts : Établir une entité locale implique des coûts importants – honoraires juridiques, frais d’incorporation, recrutement de personnel local RH et comptable, location de bureaux, etc. En revanche, un EOR facture une frais de service pour gérer l’emploi. Cela peut être plus rentable pour les entreprises qui n’ont besoin d’embaucher que quelques employés en France ou qui testent le marché.
• Souplesse administrative : De l’enregistrement auprès des autorités françaises à la gestion des paies mensuelles et déclarations fiscales, la charge administrative pour l’embauche à l’étranger est lourde. Un EOR s’occupe de toute l’administration RH – rédaction de contrats conformes localement, inscription des employés à la sécurité sociale française, paiement des salaires nets en euros, et dépôt de toutes les démarches nécessaires – vous permettant à votre équipe de ne pas gérer ces tâches RH étrangères.
• Expertise locale : En utilisant un EOR en France, vous accédez à des experts RH et juridiques locaux. Ils comprennent les nuances culturelles, la langue, et les réglementations terrain (comme les conventions collectives ou exigences régionales). Leur expertise vous aide à éviter des erreurs que pourrait faire un employeur étranger non familier des pratiques françaises.
• Flexibilité et réduction des risques : Embaucher via un EOR est idéal pour plus de flexibilité. Si votre projet en France est de courte durée ou si vous n’êtes pas certain d’une expansion à long terme, vous pouvez onboarding ou offboarder plus facilement le personnel sans avoir à créer ou fermer une société entière. L’EOR supporte aussi une grande part du risque légal lié à l’emploi (par exemple, la gestion des contrats ou licenciements conformes à la loi), ce qui réduit votre responsabilité.

En résumé, un EOR en France vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux – que ce soit développer un nouveau marché ou accéder à des talents de premier plan – pendant que l’EOR s’occupe des aspects complexes de l’emploi en France.

Que fait un EOR en France ?

Un Employer of Record en France offre une gamme de services pour rendre l’embauche et l’emploi fluide et conforme. Essentiellement, l’EOR agit comme l’employeur légal en France de votre employé et prend en charge toutes les tâches associées. Voici une ventilation claire de ce que fait un EOR en France pour vous et votre employé :

• Emboucher et intégrer les employés : L’EOR embauche formellement votre candidat sélectionné via sa structure française locale. Il prépare tous les documents d’emploi nécessaires (en français, conformément à la loi) et procède à l’intégration de l’employé selon la réglementation française.
• Rédaction de contrats conformes : L’EOR rédige et signe le contrat de travail avec l’employé. Ce contrat sera conforme au Code du travail français et inclura tous les termes obligatoires – poste, salaire en euros, heures de travail, période d’essai, avantages, délai de préavis, etc. Si une convention collective spécifique s’applique à la fonction ou secteur, le contrat en tiendra compte aussi.
• Gestion de la paie : L’EOR gère tout le processus de paie. Cela inclut le calcul du salaire brut/net, la retenue des impôts sur le revenu, et la déduction des cotisations sociales chaque mois. La paie en France peut être complexe en raison de diverses cotisations (santé, retraite, chômage, etc.) – l’EOR s’assure que tout est bien calculé et payé. Il émet également les bulletins de salaire mensuels conformément aux exigences françaises (détaillés et en français).
• Impôts et cotisations sociales : En France, l’employeur doit enregistrer et payer de nombreuses cotisations sociales et impôts pour ses employés (pour la santé, la retraite, l’assurance chômage, etc.). L’EOR gère toutes les retenues obligatoires sur le salaire et les contributions patronales. Il dépose les déclarations nécessaires auprès des autorités françaises (par exemple, URSSAF pour la sécurité sociale) et veille à ce que tous les paiements soient effectués dans les délais.
• Gestion des avantages sociaux : Un EOR français inscrit votre employé à tous les programmes de prestations légaux. Par exemple, il veillera à ce que l’employé soit inscrit à l’assurance maladie publique et aux régimes de retraite. Il peut aussi gérer des avantages complémentaires courants en France, comme la mutuelle obligatoire, les titres-restaurant, indemnités de transport ou autres bénéfices attendus par la loi ou la pratique du marché.
• Conformité réglementaire : Les lois et règlements évoluent, et l’EOR reste informé de toute mise à jour légale en France pouvant affecter vos employés. Il assure une conformité continue, par exemple, en suivant les ajustements du SMIC, les réglementations sur le temps de travail, la protection des données personnelles, etc. Le rôle de l’EOR est de vous protéger contre toute violation involontaire de la législation du travail.
• Gestion des congés et absences : La France dispose d’une politique de congé généreuse – cinq semaines de congés payés sont la norme, en plus des jours fériés, des congés maladie, et parentaux. L’EOR suit et gère ces absences conformément à la loi. Par exemple, il calcule l’accumulation de congés, s’assure que l’employé prenne au moins le minimum légal, et gère la documentation et le paiement pour congés maladie ou maternité/paternité s. La loi française impose aussi la gestion de la documentation nécessaire.
• Gestion des licenciements ou offboarding : Si l’emploi doit prendre fin, l’EOR vous guide et gère le processus de licenciement selon la législation française. La France impose des démarches spécifiques (entretien préalable, préavis, lettres de licenciement, indemnités) et la séverance est souvent obligatoire pour les salariés ayant une certaine ancienneté. L’EOR veillera à respecter toutes les étapes et à effectuer les paiements finaux, indemnités, et démarches administratives lors de la sortie d’un employé.
• Support RH continu : En plus de tout cela, un EOR fournit souvent un support RH pour l’employeur comme pour l’employé. Cela peut inclure répondre à des questions sur la législation locale (ex : expliquer les retenues sur la fiche de paie), donner des conseils ou servir d’intermédiaire pour toute problématique. En somme, l’EOR agit comme le service RH local pour votre membre d’équipe français.

En prenant en charge toutes ces responsabilités, un EOR en France vous permet d’employer des personnes comme si vous disposiez de votre propre équipe RH, juridique, et paie locale – mais sans avoir à la mettre en place réellement. Vous pouvez vous concentrer sur la gestion de vos employés et leur intégration dans vos projets et votre culture d’entreprise, en toute sérénité.

Considérations légales et de conformité pour l’embauche en France

Emboucher en France nécessite de respecter scrupuleusement le droit du travail et la réglementation locale. La France est réputée pour sa forte protection des salariés et ses règles strictes, ce qui rend la conformité cruciale. Voici quelques aspects clés à considérer (et comment un EOR facilite la gestion) :

• Code du travail français : Le contrat de travail en France est principalement régi par le Code du Travail. Ce corpus étendu couvre tout, des horaires et du salaire minimum aux procédures de licenciement et aux droits en entreprise. Il est mis à jour fréquemment et interprété par les tribunaux du travail, ce qui complexifie la tâche pour un non-initié. Un EOR veille à ce que tous les termes du contrat respectent le Code du travail – par exemple, en garantissant le nombre de congés annuels ou la conformité des horaires.
• Horaires et heures supplémentaires : La durée légale hebdomadaire en France est 35 heures. Même si les employés peuvent travailler davantage (jusqu’à un maximum légal souvent entre 40-48 heures avec heures supplémentaires), il existe des règles strictes pour la rémunération des heures supplémentaires et les temps de repos. Les heures supplémentaires sont généralement payées avec une majoration (par exemple, +25% pour les premières heures, +50% au-delà, selon la loi si pas d’accord spécifique). Les salariés peuvent aussi bénéficier de RTT (Réduction du Temps de Travail) pour compenser les heures au-delà. Un EOR veille à ce que votre employé respecte ces limites et que la rémunération soit conforme.
• Salaire minimum et rémunération : La France a un SMIC (Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance). Il est régulièrement révisé – en 2024, il est d’environ 1 766 € brut par mois pour un temps plein. Il faut payer au moins ce minima ou une rémunération plus avantageuse si secteur ou convention collective le prévoient. Il peut aussi y avoir des primes comme le 13ème mois ou des pratiques courantes (ex : rémunération en heures ou bonus). Un EOR français vous aidera à respecter ces normes et à proposer une rémunération compétitive.
• Prestations obligatoires et cotisations sociales : Les employeurs en France doivent cotiser pour plusieurs schemes sociaux : santé, retraite, chômage, accident du travail, allocations familiales. Ces charges patronales peuvent représenter environ 30-50 % du salaire brut. L’employeur doit aussi proposer des avantages additionnels, comme une mutuelle santé obligatoire (qu’il doit financer en partie), rembourser une partie des frais de transport (par exemple, 50% des abonnements), et respecter des règles pour les congés maladies et parentaux. Un EOR prend en charge ces démarches en automatisant l’inscription, le calcul et le paiement des contributions.
• Protection des salariés et licenciements : La protection de l’emploi est forte en France. Toute rupture doit suivre une procédure réglementaire : préavis (qui dépend de l’ancienneté), entretien préalable, lettre de licenciement, versement d’indemnités. Le licenciement abusif ou mal effectué peut coûter cher en procès. Il faut aussi prévoir des indemnités de départ pour les salariés en CDI avec une certaine ancienneté (sauf faute grave). Un EOR gère la procédure en conformité, en documentant le motif du licenciement, en respectant le préavis, et en calculant l’indemnité.
• Conventions collectives (CCAs) : Beaucoup de secteurs sont soumis à des Conventions Collectives qui précisent des conditions spécifiques (salaire minimum pour certains métiers, jours de congé additionnels, primes, etc.). Ces accords sont obligatoires pour les employeurs du secteur. L’EOR veille à ce que votre contrat respecte ces dispositions.
• Langue et documentation : La loi française impose que tous les documents officiels (contrats, bulletins de salaire) soient en français. Si vous n’êtes pas fluent, cela pose un challenge. Un EOR s’occupe de fournir tous ces documents en français fidèle, tout en pouvant vous donner une traduction en anglais pour votre compréhension.
• Protection des données : La France applique strictement le RGPD de l’UE. La gestion des données personnelles (pieces d’identité, contrats, fiches de paie) doit être sécurisée et conforme. Un EOR certifié protège ces informations tout en vous permettant de respecter la réglementation.

Ces éléments illustrent combien le respect des règles en France peut s’avérer complexe. Externaliser cette conformité à un EOR expert dans le droit français vous offre une tranquillité d’esprit.

EOR ou création d’une entité locale en France ?

Faut-il utiliser un EOR ou créer sa propre société en France ? C’est une question stratégique pour l’expansion. La meilleure option dépend de votre situation, mais voici une comparaison :

Facteur	Utiliser un EOR en France	Créer votre propre entité
Vitesse d’embauche	Très rapide – vous pouvez onboarder en jours ou semaines puisque l’EOR possède déjà une structure en place.	Lent – plusieurs mois pour immatriculer, ouvrir un compte, s’enregistrer pour les taxes et la sécurité sociale.
Investissement initial	Faible – pas besoin de créer une société. Frais par employé à l’EOR.	Élevé – coûts légaux, frais d’immatriculation, recrutement de personnel, location.
Conformité & administratif	L’EOR gère tout, vous déléguez. Très peu de démarches de votre côté.	Vous prenez en charge toute la conformité, avec en général une équipe en interne ou des consultants spécialisés.
Flexibilité	Haute – embauche / désengagement aisés. Facile d’ajuster ou de quitter sans créer de société.	Moins flexible – planifié pour longue durée. La fermeture d’une société est aussi lourde que sa création.
Contrôle	Modéré – l’employeur légal est l’EOR, mais vous contrôlez le travail au quotidien.	Total – propriété complète de votre propre entité. Plus de risque mais plus de gestion.
Risque	Moindre – L’EOR assume une grande partie des risques juridiques (litiges, contrôle social).	Plus élevé – La société assume tous les risques, la conformité et la responsabilité.

Globalement, un EOR est souvent la meilleure solution pour embaucher rapidement en France, tester le marché ou pour des projets à court terme. C’est une solution clé en main – simple et à faible risque. La création d’une entité est plus adaptée si vous envisagez une présence pérenne importante, avec une équipe large ou structure physique. Beaucoup commencent par un EOR et évoluent vers une filiale si le projet se confirme.

Comment Rivermate accompagne votre embauche en France

En tant que fournisseur global de Employer of Record, Rivermate facilite l’embauche internationale, y compris en France. Son service EOR en France vous permet de recruter rapidement et sereinement sans les tracas administratifs locaux. Voici comment Rivermate soutient votre succès en France :

• Conformité locale assurée : Rivermate garantit une conformité totale avec la législation française. Notre équipe d’experts locaux reste à jour sur toutes les évolutions législatives – de la modification des taux de cotisations aux nouvelles lois du travail. En utilisant Rivermate comme EOR, vos contrats, paies et avantages seront toujours en règle, minimisant vos risques légaux.
• Paie et avantages simplifiés : Rivermate gère entièrement la paie