Comprendre la déclaration fiscale en 2025 : Naviguer sans un document W-2

Déclarer vos impôts chaque année peut être un processus complexe. Si quelque chose tourne mal à l’approche de la date limite, cela peut rapidement devenir stressant.

L’un des problèmes les plus courants lors de la déclaration de revenus est l’absence d’un ou deux formulaires. Un formulaire W-2 décrit vos gains et les taxes retenues. Il contient également toutes les informations nécessaires pour remplir votre déclaration de revenus de manière précise. Si le formulaire W-2 est manquant, cela peut compliquer considérablement votre déclaration.

Donc, la saison fiscale est arrivée et vous n’avez pas reçu votre W-2. Pas de souci, car vous avez encore des options. Voyons les étapes pour déclarer vos impôts sans W-2.

Qu’est-ce qui a pu arriver au formulaire W-2 ?

En tant qu’employé, vous devriez recevoir votre formulaire W-2 d’ici la fin janvier. Si vous avez changé d’emploi cette année, vous pouvez vous attendre à recevoir deux ou plusieurs formulaires W-2 dans les premiers jours de février. Votre employeur est légalement responsable de vous envoyer le W-2 par courrier au plus tard le 31 janvier.

Les contractants indépendants peuvent s’attendre à recevoir un formulaire 1099 de leur employeur à la place.

Cependant, si nous sommes à la mi-février et que vous n’avez toujours pas reçu de formulaire, voici quelques étapes recommandées pour l’obtenir.

Vérifiez votre boîte de réception

La solution la plus simple serait de vérifier à nouveau vos boîtes mail, car vous avez peut-être oublié le formulaire W-2. Votre employeur pourrait l’avoir envoyé par email, même si ce n’est pas la méthode la plus sûre. Sinon, ils vous ont peut-être envoyé un lien vers le portail employé, où vous pouvez vous connecter et télécharger votre W-2, ce qui est une alternative plus sécurisée.

Parfois, ces courriels se perdent dans la boîte de réception encombrée ou atterrissent dans le dossier spam. Vérifiez votre boîte de réception pour le retrouver. Si vous pouvez accéder au portail employé, essayez d’y localiser le W-2.

Contactez votre employeur

Si votre recherche en ligne n’a pas abouti et que vous n’avez toujours pas votre W-2, il est préférable de contacter votre employeur ou le service des ressources humaines concerné. Il se peut qu’ils aient eu une mauvaise adresse pour vous, et que votre W-2 leur soit retourné. Ou, ils ont peut-être utilisé une méthode alternative pour vous le livrer.

Suivez les instructions que vous recevez de votre employeur ou de votre responsable RH pour obtenir une copie du W-2, que vous pourrez ensuite utiliser pour déclarer vos impôts.

Votre employeur a fait faillite

Si vous avez changé d’emploi, il est probable que vous ayez plusieurs W-2 à examiner lors de la déclaration. Malheureusement, votre ancien employeur pourrait avoir fait faillite entre-temps. Ou, votre employeur actuel peut ne pas être en mesure de vous fournir le W-2 nécessaire.

Si vous n’avez aucun moyen de contacter votre employeur pour obtenir un W-2, vous avez toujours une autre option. Certains logiciels de déclaration en ligne peuvent vous aider à récupérer et importer votre W-2 directement de l’employeur. Cependant, la plupart des fournisseurs vous demanderont de connaître l’EIN de l’employeur pour le faire.

Pas de W-2 ? Voici comment déclarer vos impôts sans formulaire W-2

Même si vous ne pouvez pas obtenir votre W-2 auprès de votre employeur, vous avez encore plusieurs options pour faire votre déclaration.

L’une de ces options est de demander une extension pour déposer. Pour cela, soumettez le Formulaire 4868 et envoyez-le à l’IRS en ligne ou par courrier. L’extension vous donne un délai supplémentaire pour rassembler tous les documents. La date limite de déclaration passe ainsi du 15 avril au 15 octobre.

Cependant, l’extension ne vous donne pas de délai supplémentaire pour payer le montant dû. Vous devez toujours payer avant le 15 avril. Estimez le montant de votre facture fiscale et payez-le avant cette date.

Si vous êtes certain de ne pas pouvoir obtenir du tout le W-2 de votre employeur, la méthode la plus courante pour déclarer vos impôts est d’utiliser le Formulaire 4852.

Vous devrez contacter l’IRS pour utiliser cette solution alternative. L’IRS recommande de contacter d’abord l’employeur, puis d’attendre la fin février avant d’impliquer l’agence. Si l’agence intervient parce que votre employeur ne répond pas, elle essaiera de contacter votre employeur pour vous.

L’IRS vous demandera généralement votre nom, adresse, numéro de sécurité sociale, informations de contact et dates d’emploi. Vous devrez également fournir des informations sur votre employeur, y compris le nom, l’adresse et les coordonnées.

Tandis que l’IRS tente d’obtenir votre W-2 auprès de votre employeur, il vous fournira le Formulaire 4852 pour déposer votre déclaration en attendant. Vous pouvez également obtenir ce formulaire sur le site de l’IRS.

Comment déclarer vos impôts avec le formulaire 4852 ?

Pour déclarer vos impôts avec le formulaire 4852, vous devez disposer de :

1. Une explication détaillée de la façon dont vous avez tenté d’obtenir le formulaire W-2 de votre employeur,

2. Le nom et les coordonnées de l’employeur,

3. Les revenus estimés et taxes retenues que vous trouveriez normalement sur votre W-2,

4. Une déclaration expliquant comment vous avez estimé les montants que vous avez saisis.

Si votre poste, salaire et autres données pertinentes n’ont pas beaucoup changé par rapport à l’année dernière, vous pouvez vous baser sur le W-2 de l’année dernière pour entrer ces informations.

Une autre option consiste à utiliser votre fiche de paie comme substitut du W-2. Votre fiche de paie, surtout celle du dernier mois de l’année pour laquelle vous déposez, contiendra toutes les informations pertinentes. Vous pouvez utiliser votre dernière fiche de paie pour connaître votre revenu annuel cumulé. Cela ne sera utile que si votre salaire ne change pas beaucoup tout au long de l’année.

Gardez à l’esprit que l’IRS n’autorise pas la soumission électronique du Formulaire 4852. Vous devrez imprimer les documents nécessaires et envoyer le formulaire par courrier.

Que se passe-t-il après avoir déposé le Formulaire 4852 ?

Après avoir déposé le formulaire 4852, il faudra un certain temps à l’IRS pour examiner les informations. Les délais de traitement varient en fonction de nombreux facteurs, mais déposer via le formulaire 4852 vous donne automatiquement un délai supplémentaire de six mois pour la gestion du dossier.

En moyenne, il faut plusieurs semaines ou quelques mois à l’IRS pour examiner et traiter le formulaire 4852. Il est important de vérifier que toutes les informations sont correctes avant de le soumettre, afin d’éviter tout retard.

Après avoir déposé le formulaire 4852, vous pouvez aussi demander une transcription de vos revenus et de vos déclarations à l’IRS. Cela peut être fait via l’outil en ligne de l’IRS ou avec le formulaire 4506-T, envoyé par courrier.

Cette transcription fournit un enregistrement de vos revenus déclarés et des documents fiscaux. Elle inclut également tous les formulaires W-2 envoyés par votre employeur. Vous pouvez utiliser cette transcription pour vérifier l’exactitude des informations que vous avez fournies dans le formulaire 4852.

Que faire si vous avez soumis de mauvaises informations dans le formulaire 4852 ?

Si vous avez soumis le formulaire 4852 et que vous avez reçu votre W-2 par la suite, agissez immédiatement. Il en va de même si vous avez reçu la transcription de vos revenus et que vous vous rendez compte d’une erreur dans votre estimation fiscale.

Vous devez modifier votre déclaration le plus vite possible pour éviter d’éventuelles complications avec l’IRS. Vous pouvez déposer un amendement en utilisant le formulaire 1040-X, aussi appelé Déclaration amendée de revenu individuel des États-Unis.

Assurez-vous d’inclure toutes les informations pertinentes dans votre modification. Vous devrez ajouter tout revenu supplémentaire mentionné dans le W-2 reçu tardivement, et ajuster vos calculs d’impôts en conséquence.

Plus vous dépêcherez votre modification, mieux ce sera. Vous souhaitez éviter les pénalités et les intérêts qui pourraient s’appliquer.

FAQ :

Puis-je déclarer mes impôts sans W-2 ?

Oui, c’est possible. Si votre employeur ne vous fournit pas de W-2, et si vous avez déjà essayé de leur en parler, vous devriez contacter l’IRS. Ils tenteront de contacter l’employeur et de vous fournir le Formulaire 4852 pour faire votre déclaration à la place.

Comment déclarer mes revenus sans formulaire W-2 ?

Vous pouvez utiliser le formulaire 4852 pour déclarer vos revenus sans le W-2. C’est une solution courante lorsqu’on n’a pas le W-2. Assurez-vous de contacter l’IRS afin qu’il vous le délivre.

Les employeurs sont-ils sanctionnés pour ne pas envoyer les W-2 ?

Oui, les employeurs sont sanctionnés s’ils ne délivrent pas de W-2. Les amendes varient de 60 à 310 dollars. Le montant de la amende dépend du retard pris pour l’envoi du W-2. La sanction sera beaucoup plus élevée si le non-envoi du W-2 est jugé intentionnel.

Puis-je ajouter un W-2 après avoir déposé mes impôts ?

Si vous avez déjà déposé votre déclaration mais avez oublié d’y inclure votre W-2, il est préférable de déposer une déclaration amendée incluant votre W-2 dès que possible.