La situation du télétravail causée par COVID-19 a mis à rude épreuve chaque entreprise. Quelle que soit leur taille, leur localisation ou le secteur d’activité auquel elles appartiennent, toutes les sociétés se retrouvent à courir après la relance de leurs revenus et à tenter de maintenir leur commerce en vie.

Les équipes administratives de ces entreprises ont rapidement élaboré des stratégies et des politiques nécessaires pour protéger leurs employés, clients et parties prenantes en cette période incertaine. Ces stratégies devraient en outre atténuer l'impact de la pandémie, notamment et surtout sur le marché instable et volatile.

Cet article évalue comment les plus grandes entreprises réagissent à la crise économique qui s’aggrave avec la situation pandémique. Poursuivez votre lecture pour découvrir ces approches :

Formation d’équipes de gestion de crise

Une étude menée par Larry Edmond, directeur général de la société d’analytique et de conseil Gallup, a recensé les réponses liées au Coronavirus adoptées par 100 grandes organisations. Ces organisations font toutes partie du groupe de travail des Chief Human Resources Officers (CHRO) de la société. En moyenne, ces 100 entreprises emploient 80 000 salariés et génèrent 27 milliards de dollars de revenus annuels.

L’étude cite : « La plupart des organisations ont créé des équipes de gestion de crise, des groupes de travail ou des comités avec une réponse adaptée à des régions géographiques spécifiques. » Ces groupes de gestion de crise se réunissent régulièrement pour discuter de la manière dont l’entreprise pourrait mieux atténuer l’impact de futures crises et contingences.

De plus, une équipe de gestion de crise est chargée de formuler des politiques et de fournir des informations aux dirigeants et aux travailleurs de première ligne sur des sujets tels que la sensibilisation, la prévention et la bonne hygiène.

En parallèle des stratégies destinées à une utilisation immédiate, l’équipe de gestion de crise se concentre également sur les protocoles de gestion pour divers scénarios futurs. L’objectif de l’élaboration de ces protocoles est la continuité de l’activité. En d’autres termes, l’équipe doit analyser les actions actuelles pour mieux prévoir les réponses possibles face à de futures crises. Plus précisément, les protocoles et plans doivent inclure :

• plans de contingence pour la succession de tous les cadres supérieurs
• conduite des affaires via des capacités virtuelles, vidéo ou audio
• plans de restriction des déplacements et de réduction des opérations critiques
• transfert des opérations critiques vers des régions non affectées
• formation croisée des membres de l’équipe pour assurer les fonctions essentielles en cas d’absence ou de quarantaine inattendue d’un autre membre
• documentation des fonctions, processus ou procédures critiques en cas d’absence ou de quarantaine inattendue
• distribution de scripts pour centres d’appels et communications des agents

Développement d’une infrastructure pour le télétravail

Dès le début de COVID-19, qui remonte au 31 décembre 2019, les réseaux sociaux chinois étaient submergés de recherches sur la phrase “télétravail”. Plus d’un an plus tard, le télétravail, aussi connu sous le nom de télécommuting, travail à distance ou homeworking, est devenu la « nouvelle norme » pour la majorité, voire pour la totalité, du monde.

De nombreuses entreprises chinoises ont été encouragées par leurs autorités à faire évoluer leur dynamique de travail vers un mode à distance depuis l’atmosphère traditionnelle de bureau. Cette transformation peut ne pas être aussi simple pour les emplois nécessitant la fabrication d’articles (par exemple, une entreprise d’impression de chemises) que pour ceux qui sont déjà habitués au télétravail.

De toute évidence, de nombreux emplois, notamment dans la fabrication, ne peuvent pas être transférés en télétravail. Les nouvelles de XinhuaNET rapportent que seulement 33 % des PME chinoises ont pu continuer leurs opérations normales durant la dernière semaine de février 2020.

MITSloan Management Review utilise l’expérience chinoise comme modèle à partir duquel les gestionnaires peuvent prendre des mesures pour maximiser l’efficacité de l’option télétravail en temps de crise. Ces étapes incluent :

• Permettez à vos employés de télétravailler. La transition vers le télétravail encouragera non seulement la continuité des affaires, mais aidera aussi vos employés à acquérir une expérience significative des dynamiques du travail à domicile. Les entreprises qui transfèrent immédiatement leur organisation vers le télétravail leur permettront d’avoir en place les connaissances tacites, la planification et l’infrastructure nécessaires pour basculer rapidement davantage d’opérations si cela devient nécessaire à l’avenir.
• Formez vos leaders. L’une des principales plaintes des employés concernant le télétravail concerne le manque de respect des horaires de travail habituels par leurs leaders, managers, employeurs, et même collègues. Envoyer des e-mails jusqu’à minuit n’est en aucun cas un signe de respect pour vos subordonnés. Cela souligne l’importance de règles sensées sur les moments où les leaders doivent attendre que leurs employés soient disponibles — et quand ils ne doivent pas l’être.
• ‍Formez vos employés. La formation de vos employés vous aidera à maintenir la continuité des affaires non seulement pour une courte période, mais à long terme. Il est crucial d’identifier et d’investir dans les employés disposés à faire le travail difficile pour votre entreprise afin d’atteindre vos objectifs. Quelques questions à se poser : Ont-ils les outils pour travailler efficacement depuis chez eux si nécessaire ? Ces employés m’aideront-ils à gérer mon entreprise à l’avenir ? Ces employés ont-ils un potentiel élevé de croissance ? ‍
• Élaborez un scénario de crise intégrant le télétravail. Comment votre entreprise fonctionnera-t-elle si les lieux géographiques où elle opère sont soudainement mis en confinement ? La planification de scénarios vous aidera à générer des idées sur la façon dont votre société pourrait défier les limites du télétravail. Cet article vous aidera à élaborer un plan de scénario qui stimulera votre réflexion pour trouver des solutions permettant de reprendre vos opérations malgré une capacité limitée.

Imposition de restrictions de voyage

La plupart des grandes entreprises ont instauré des restrictions de voyage limitant les déplacements personnels et professionnels de leurs employés. Certaines sociétés ont même averti que si leurs travailleurs voyagent sans autorisation de leurs supérieurs, ils pourraient être sanctionnés et faire face à des sanctions importantes. En général, ces réglementations sont considérées comme des « interdictions souples », qui ne sont que des restrictions partielles de voyage et peuvent aider à éviter les voyages en avion, les transports en commun et les grands rassemblements. Un travailleur doit également être mis en quarantaine pendant 14 jours après un voyage vers des hotspots COVID-19.

Il existe aussi des entreprises qui imposent des « interdictions strictes », notamment celles situées dans des zones les plus susceptibles d’être touchées par le virus. Les voyages vers la Chine, l’Italie, la Corée du Sud, l’Iran, le Japon, Hong Kong et Taïwan ont également été interdits par plusieurs grandes entreprises. En effet, la plupart des voyages intercontinentaux — et, plus récemment, même les voyages en général — ont été suspendus pour le moment, sauf s’ils sont essentiels à la mission.

Analyse de l’impact commercial

Les hauts dirigeants des grandes entreprises tiennent des réunions supplémentaires visant à surveiller l’impact économique causé par la situation pandémique. Un des résultats de ces réunions est la protection et la pérennité des fonctions commerciales de ces sociétés. Les points d’attention de ces conférences incluent la fermeture d’installations dans des zones à forte incidence de COVID-19, et le transfert de certaines disciplines commerciales vers des régions moins vulnérables au Coronavirus.

De plus, les Chief Human Resource Officers de ces sociétés effectuent :

• l’analyse/forecasting de l’impact potentiel de COVID-19 à venir ;
• la surveillance des chaînes d’approvisionnement et des fournisseurs pour d’éventuels défis ;
• l’évaluation continue des risques liés à la chaîne d’approvisionnement et aux opérations ;
• la recherche de fournisseurs alternatifs ;
• la fourniture de ressources supplémentaires pour le personnel ou le congé payé ;
• la réduction ou la suspension des bonus aux niveaux supérieurs.

Communication à distance

Les entreprises encouragent aujourd’hui les réunions par visioconférence et conférence audio via des plateformes telles que Skype, Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. En fait, même les appels téléphoniques sont préférés comme moyen de communication plutôt que les réunions en face à face. Parallèlement, des projets collaboratifs sont réalisés en ligne à l’aide de logiciels comme Google Docs, Slack, Discord et autres canaux numériques.

Une communication fréquente et significative est essentielle à une gestion d’entreprise efficace. Pour répondre aux préoccupations liées à la réponse COVID-19 d’une organisation, les politiques, conseils et protocoles, les entreprises reconnaissent l’importance de la communication pour transmettre les informations nécessaires à leurs employés. Un grand nombre d’organisations diffusent des guides FAQ (Foire Aux Questions) du Centre pour le Contrôle et la Prévention des Maladies (CDC), de l’Organisation mondiale de la santé (OMS), de l’Université Johns Hopkins et des gouvernements locaux pour aider à informer leurs subordonnés sur ce qu’ils doivent savoir concernant la pandémie de COVID-19.

Il peut également être important que, avec des conseils d’experts, les messages soient accompagnés de pensées sincères telles que le rappel aux travailleurs de s’informer auprès d’organisations crédibles, de leur assurer qu’aucun de leurs collègues n’a été testé positif au virus (si applicable), de leur demander de ne pas paniquer ni propager de rumeurs, et de veiller à ce que le message ait une narration inspirante et stratégique. De plus, encourager vos employés à obtenir suffisamment de nourriture, d’eau, de médicaments et autres essentiels pour leur famille en cas de quarantaine ou de pénurie sera grandement apprécié.

Le bien-être de vos collaborateurs

Vos collaborateurs sont votre atout le plus précieux. Ils déterminent le succès ou l’échec de votre entreprise. Quelle que soit votre intelligence en tant que gestionnaire, ce sont vos employés qui détiennent en fin de compte le destin de votre entreprise.

En période d’incertitude extrême, faire savoir à vos subordonnés qu’ils sont valorisés et appréciés dans votre société ne favorisera pas seulement une performance positive, mais les inspirera aussi à rester fidèles à votre organisation sur le long terme. Parmi les moyens de le faire dans un contexte à distance :

• Offrir à vos employés des congés payés et non payés ;
• Mettre en place un programme de récompenses pour encourager la productivité ;
• Fournir à vos employés un espace de travail et des fournitures technologiques ;
• Offrir à vos employés des allocations pour la santé et le bien-être.

(LECTURE : Quels avantages devriez-vous offrir à votre équipe à distance ?)

Le lieu de travail doit toujours être une entreprise d’équipe. Vos employés remplissent leurs rôles et vous prenez soin d’eux. Les avantages et privilèges mentionnés ne sont que des possessions matérielles. Ceux-ci peuvent coûter peu à votre société, mais leur impact sur vos employés va bien au-delà de la simple fidélisation. Ils contribuent à leur assurer que leur entreprise veille toujours à leur bien-être, même en pleine pandémie.

Aller de l’avant

La configuration du télétravail a engendré une crise que personne n’aurait jamais imaginée pouvoir survenir. Les entreprises ont tout fait pour relancer leurs revenus. Des employés ont été licenciés. La motivation et la productivité des travailleurs ont chuté. Les petites entreprises ont été mises à l’arrêt. Néanmoins, il est toujours utile de connaître les mesures à prendre pour que votre activité continue malgré la pandémie.

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