La situation du télétravail causée par COVID-19 a mis une pression sur chaque entreprise. Quelle que soit leur taille, leur localisation ou leur secteur d’activité, toutes les sociétés se retrouvent à courir après la relance de leurs revenus et la survie de leur commerce.

Les équipes administratives de ces entreprises ont rapidement élaboré des stratégies et des politiques nécessaires pour protéger leurs employés, clients et parties prenantes en cette période d’incertitude. Ces stratégies doivent également diminuer l'impact de la pandémie, notamment et surtout, face au marché instable et volatile.

Cet article évalue comment les plus grandes entreprises réagissent à la crise économique qui s’aggrave avec la situation pandémique. Poursuivez votre lecture pour découvrir ces méthodes :

Former des équipes de gestion de crise

Une étude menée par Larry Edmond, directeur général de la société d’analyse et de conseil Gallup, a listé les réponses liées au coronavirus entreprises par 100 grandes organisations. En conséquence, ces organisations sont toutes membres du cercle de discussions des Chiefs Human Resources Officers (CHRO) de la société. En moyenne, les 100 entreprises étudiées emploient 80 000 travailleurs et génèrent 27 milliards de dollars de revenus annuels.

L’étude cite : « La majorité des organisations ont créé des équipes, groupes de travail ou comités de gestion de crise, avec une réponse adaptée à des régions géographiques spécifiques. » Ces groupes de gestion de crise se réunissent régulièrement pour discuter comment mieux atténuer l’impact de crises futures et de contingences.

De plus, une équipe de gestion de crise est chargée de formuler des politiques et de fournir des informations aux dirigeants et aux employés en première ligne sur des sujets tels que la sensibilisation, la prévention et l’hygiène.

En complément des stratégies immédiates, cette équipe doit également élaborer des protocoles de gestion pour divers scénarios futurs, afin de garantir la continuité de l’activité. En d’autres termes, l’équipe de gestion de crise doit analyser les actions en cours pour mieux prévoir les réponses possibles à des crises à venir. Plus précisément, ces protocoles et plans doivent inclure :

• des plans de succession pour tous les cadres supérieurs
• la conduite des activités professionnelles via des capacités virtuelles, vidéo ou audio
• des plans pour limiter les déplacements et ne concentrer l’activité que sur ces opérations essentielles
• transférer les opérations critiques dans des régions non affectées
• former les membres de l'équipe à effectuer des fonctions critiques en cas d’absence ou de quarantaine imprévue
• documenter les fonctions, processus ou procédures essentiels en cas d’absence ou de quarantaine inattendue d’un membre
• distribuer des scripts pour le centre d’appels et des communications aux agents

Développer une infrastructure pour le télétravail

Au début de COVID-19, qui remonte au 31 décembre 2019, les réseaux sociaux chinois étaient inondés de recherches sur l’expression “télétravail”. Plus d’un an plus tard, le télétravail, aussi appelé télécommuting, travail à distance ou homeworking, est devenu la « nouvelle normalité » pour la majorité, voire pour tous, du monde.

De nombreuses entreprises chinoises ont été encouragées par leurs autorités à transformer leur dynamique de travail vers un mode de télétravail, abandonnant l’atmosphère traditionnelle de bureau. Cette transition peut s’avérer plus complexe pour des emplois nécessitant la fabrication d’objets (par exemple dans une entreprise d’impression de chemises) que pour ceux qui sont déjà habitués au télétravail.

De toute évidence, beaucoup d’emplois, notamment dans la fabrication, ne peuvent pas être transférés en télétravail. News de XinhuaNET rapporte que seulement 33 % des PME chinoises ont pu continuer leurs opérations normales durant la dernière semaine de février 2020.

MITSloan Management Review utilise l’expérience chinoise comme modèle, afin d’aider les managers à maximiser l’efficacité du télétravail en période de crise. Ces étapes comprennent :

• Permettre à vos employés de télétravailler. La transition vers le télétravail favorise non seulement la continuité des affaires, mais permet aussi à vos employés d’acquérir une expérience significative dans cette dynamique. Les entreprises qui rapidement adoptent ce mode de fonctionnement donnent à leurs employés le savoir tacite, la planification et l’infrastructure nécessaires pour passer plus facilement à d’autres opérations si besoin.
• Former vos leaders. La principale plainte des employés concernant le télétravail concerne souvent le manque de respect des horaires de travail habituels par leurs leaders, responsables ou collègues. Envoyer des e-mails jusqu’à minuit ne témoigne en aucun cas de respect envers vos subalternes. Cela souligne l’importance de règles sensées sur le moment où les leaders peuvent attendre que leurs travailleurs soient disponibles — et quand ils ne doivent pas l’être.
• ‍Former vos employés. La formation de vos employés vous aidera à maintenir la continuité de votre activité à court et à long terme. Il est vital d’identifier et d’investir dans les employés prêts à faire le travail difficile pour atteindre vos objectifs. Posez-vous des questions telles que : Ont-ils les outils pour travailler efficacement depuis chez eux si nécessaire ? Ces employés aideront-ils à gérer mon entreprise à l’avenir ? Ces employés ont-ils un potentiel élevé de croissance ? ‍
• Développer un scénario de gestion de crise incluant le télétravail. Comment votre entreprise fonctionnerait-elle si les lieux géographiques où elle opère étaient soudainement confinés ? La planification de scénarios vous aidera à générer des idées pour dépasser les limites du télétravail. Cet article vous aidera à élaborer un plan de scénario pour favoriser votre remue-méninges afin de poursuivre vos opérations malgré des ressources limitées.

Imposer des restrictions de déplacement

La majorité des grandes entreprises ont instauré des restrictions de déplacement limitant les voyages personnels et professionnels de leurs employés. Certaines sociétés ont même averti que tout déplacement non autorisé pourrait entraîner des sanctions disciplinaires. Généralement, ces restrictions « douces » sont des limitations partielles qui permettent d’éviter les transports aériens, transports en commun et grands rassemblements. Un employé doit aussi se mettre en quarantaine pendant 14 jours après avoir voyagé dans des zones à risque de COVID-19.

Certaines entreprises ont imposé des « interdictions strictes », surtout dans les zones les plus vulnérables au virus. Plusieurs grandes sociétés ont interdit de voyager en Chine, en Italie, en Corée du Sud, en Iran, au Japon, à Hong Kong et à Taïwan. En effet, la majorité des déplacements intercontinentaux — et, plus récemment, même les déplacements en général — ont été suspendus pour l’instant, sauf si ces voyages sont essentiels à la mission.

Analyser l’impact commercial

Les dirigeants principaux des grandes entreprises organisent des réunions supplémentaires visant à suivre l’impact économique induit par la situation pandémique. L’un des objectifs est la protection et la pérennité des fonctions opérationnelles. Lors de ces réunions, il est notamment question de la fermeture des installations dans les zones à forte incidence de COVID-19, et du transfert de certaines activités vers des régions moins affectées.

En outre, les Chief Human Resource Officers de ces sociétés réalisent :

• l’analyse/ prévision de l’impact potentiel de COVID-19 à venir ;
• la surveillance des chaînes d’approvisionnement et des fournisseurs pour détecter d’éventuels défis ;
• l’évaluation des risques liés à la chaîne d’approvisionnement et aux opérations en continu ;
• la recherche de fournisseurs alternatifs ;
• la mise à disposition de ressources supplémentaires pour le personnel ou des congés payés ;
• la réduction ou la suspension des primes au niveau supérieur.

Communiquer à distance

Les entreprises encouragent aujourd’hui les réunions vidéo et audio via des plateformes telles que Skype, Zoom, Microsoft Teams, et Google Meet. En fait, même les appels téléphoniques sont privilégiés comme moyen de communication, plutôt que les réunions face à face. Parallèlement, des projets collaboratifs sont menés en ligne via des logiciels comme Google Docs, Slack, Discord, et d’autres canaux numériques.

Une communication fréquente et pertinente est essentielle à un leadership efficace. Pour répondre aux préoccupations concernant la réponse organisationnelle à COVID-19, politiques, conseils et protocoles, les entreprises soulignent l’importance de la communication dans la transmission d’informations importantes à leurs employés. Un bon nombre d’organisations publient des guides FAQ issus du Centers for Disease Control and Prevention (CDC), de l’Organisation mondiale de la santé (OMS), de l’Université Johns Hopkins, et des gouvernements locaux pour informer leurs subalternes sur ce qu’il faut savoir concernant la pandémie.

Il est également important de faire savoir que, avec les conseils d'experts, les messages sont accompagnés de véritables réflexions telles que rappeler aux employés de s’informer auprès d’organisations crédibles, leur assurer qu’aucun de leurs collègues n’a été testé positif au virus (le cas échéant), leur demander de ne pas paniquer ou propager de rumeurs, et veiller à ce que le message ait un ton inspirant et stratégique. De plus, encourager vos employés à se procurer suffisamment de nourriture, d’eau, de médicaments et autres essentiels pour leur famille en cas de quarantaine ou de pénurie sera grandement apprécié.

Le bien-être de votre personnel

Vos collaborateurs sont votre atout le plus précieux. Ils déterminent la réussite ou l’échec de votre entreprise. Quelle que soit votre intelligence en tant que gestionnaire, ce sont finalement vos employés qui tiennent la destinée de votre société.

En période d’incertitude extrême, leur faire savoir qu’ils sont valorisés et appréciés dans votre société favorisera non seulement une performance positive, mais aussi leur fidélité à long terme. Parmi les moyens d’y parvenir en mode distant, on peut citer :

• offrir à vos employés des congés payés et non paiés ;
• instaurer un programme de récompenses pour encourager la productivité ;
• fournir un espace de travail et des fournitures technologiques à vos employés ;
• offrir des allocations santé et bien-être.

(LECTURE : Quels avantages offrir à votre équipe en télétravail ?)

Le lieu de travail doit toujours être un espace de collaboration. Vos employés remplissent leur rôle pendant que vous prenez soin d’eux. Les avantages et privilèges mentionnés ne sont que des biens matériels. Ces investissements peuvent représenter une petite dépense pour votre entreprise, mais leur impact dépasse la simple fidélisation. Ils rassurent vos employés sur le fait que leur bien-être est toujours une priorité, même en pleine pandémie.

Le mode de télétravail a déclenché une crise que personne n’aurait pu envisager. Les entreprises ont dû faire face à la baisse de leurs revenus. Les employés ont été mis en chômage partiel. Le moral et la productivité ont chuté. Les petites entreprises ont été stoppées net. Cependant, il est toujours utile de connaître quelles mesures adopter pour continuer à faire fonctionner votre entreprise en période de pandémie.

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