La situation du travail à domicile causée par COVID-19 a mis à rude épreuve chaque entreprise. Quelle que soit leur taille, leur localisation ou le secteur d’activité auquel elles appartiennent, chaque société se trouve à devoir se démener pour augmenter ses revenus et maintenir sa activité commerciale.

Les équipes administratives de ces entreprises ont rapidement élaboré des stratégies et des politiques nécessaires pour protéger leurs employés, clients et parties prenantes en cette période incertaine. Ces stratégies devraient en outre atténuer l’impact de la pandémie, y compris et surtout le marché instable et volatil.

Cet article évalue comment les plus grandes entreprises répondent à la détérioration de la crise économique qui accompagne la situation pandémique. Continuez à lire pour découvrir ces méthodes :

Formation d’Équipes de Gestion de Crise

Une étude menée par Larry Edmond, directeur général de la société d’analyses et de conseil Gallup, a recensé les réponses liées au Coronavirus adoptées par 100 grandes organisations. En conséquence, ces organisations font toutes partie du groupe de réflexion des Directeurs des Ressources Humaines (DRH) de la société. En moyenne, les 100 entreprises de l’étude emploient 80 000 travailleurs et génèrent 27 milliards de dollars de revenus annuels.

L’étude cita : « La plupart des organisations ont créé des équipes de gestion de crise, des groupes de travail ou des comités avec une réponse adaptée à des régions géographiques spécifiques. » Ces groupes de gestion de crise se réunissent régulièrement pour discuter de la façon dont l’entreprise pourrait mieux atténuer l’impact de crises et de contingences futures.

De plus, une équipe de gestion de crise est chargée de formuler des politiques et de fournir des informations aux cadres dirigeants et aux travailleurs de première ligne sur des sujets tels que la sensibilisation, la prévention et la bonne hygiène.

Par ailleurs, cette équipe se concentre également sur la mise en place de protocoles de gestion pour divers scénarios futurs. L’objectif de l’élaboration de protocoles pour une utilisation future est centré sur la continuité de l’activité. En d’autres termes, l’équipe de gestion de crise doit analyser les actions actuelles pour mieux prévoir des réponses possibles face à de futures crises. Plus précisément, les protocoles et plans doivent inclure :

• des plans de contingence pour la succession de tous les cadres importants
• la conduite des affaires à distance via des capacités virtuelles, vidéo ou audio
• des plans pour limiter les déplacements et réduire ces opérations critiques uniquement
• le transfert d’opérations critiques vers des régions non affectées
• la formation croisée des membres de l’équipe pour effectuer des fonctions critiques en cas d’absence ou de quarantaine inattendue d’un autre membre
• la documentation des fonctions, processus ou procédures critiques de l’entreprise en cas d’absence ou de quarantaine inattendue d’un membre
• la distribution de scripts pour centres d’appels et communications des agents

Développement d’une Infrastructure pour le Travail à Distance

Dès le début de COVID-19, qui remonte au 31 décembre 2019, les réseaux sociaux chinois
étaient inondés de recherches sur l’expression « travail à distance »](https://www.sloanreview.mit.edu/article/how-companies-can-respond-to-the-coronavirus/). Plus d’un an plus tard, le travail à distance, aussi appelé télétravail, travail depuis la maison ou homeworking, est devenu la “nouvelle norme” pour la majorité, voire pour tous, du monde.

De nombreuses entreprises chinoises ont été encouragées par leurs autorités à faire évoluer leur dynamique de travail vers un mode de travail à distance, par rapport à l’atmosphère traditionnelle de bureau. Ce changement peut ne pas être aussi simple pour les emplois nécessitant la fabrication d’articles (par ex., une entreprise d’impression de chemises) que pour ceux qui sont déjà habitués au télétravail.

De toute évidence, de nombreux emplois, notamment ceux dans la fabrication, ne peuvent pas être transférés au travail à distance. Les informations de XinhuaNET rapportent que seulement 33 % des PME chinoises ont pu poursuivre leurs opérations normales durant la dernière semaine de février 2020.

MITSloan Management Review utilise l’expérience chinoise comme modèle à partir duquel les gestionnaires peuvent prendre des mesures pour maximiser l’efficacité de l’option de travail à distance en période de crise. Ces mesures incluent :

• Permettez à vos employés de faire du télétravail. Le passage au télétravail encouragera non seulement la continuité des activités, mais aidera également vos employés à acquérir une expérience significative des dynamiques du travail à domicile. Les entreprises qui transitionnent immédiatement leur organisation vers le travail à distance permettront à leurs employés de disposer des connaissances tacites, de la planification et de l’infrastructure nécessaires pour basculer rapidement vers plus d’opérations si cela devient nécessaire à l’avenir.
• Formez vos leaders. L’une des principales plaintes des employés concernant le travail à distance concerne le manque de respect des horaires de travail habituels par leurs leaders, managers, employeurs et même collègues. Envoyer des e-mails aussi tard que minuit n'est en aucun cas un signe de respect envers vos subalternes. Cela souligne l’importance de règles raisonnables sur les moments où les leaders doivent s’attendre à la disponibilité de leurs collaborateurs — et quand ils ne doivent pas.
• Formez vos employés. La formation de vos employés vous aidera à maintenir la continuité des affaires non seulement pour une courte période, mais à long terme. Il est crucial d’identifier et d’investir dans les employés qui sont disposés à effectuer les tâches difficiles pour votre entreprise afin d’atteindre vos objectifs. Quelques questions à se poser : Ont-ils les outils pour travailler efficacement depuis chez eux si nécessaire ? Ces employés m’aideront-ils à gérer mon entreprise à l’avenir ? Ces employés ont-ils un potentiel élevé de croissance ? ‍
• Développez un scénario de catastrophe intégrant le télétravail. Comment votre entreprise pourrait-elle fonctionner si les lieux géographiques où elle opère sont soudainement mis en confinement ? La planification de scénarios vous aidera à générer des idées sur comment votre société pourrait dépasser les frontières du travail à distance. Cet article vous aidera à élaborer un plan de scénario qui devrait déclencher votre réflexion sur des idées pouvant vous aider à reprendre vos opérations malgré une capacité limitée.

Imposer des Exigences de Déplacement

La plupart des grandes entreprises ont instauré des restrictions de voyage limitant les déplacements personnels et professionnels parmi leurs employés. Certaines entreprises ont même averti que si leurs employés voyageaient sans autorisation de leurs supérieurs, ils pourraient être sanctionnés ou subir des pénalités importantes. En général, ces réglementations sont considérées comme des « interdictions douces », qui ne sont que des restrictions partielles de voyage pouvant aider à éviter les voyages en avion, les transports en commun et les grands rassemblements. Un employé doit également être mis en quarantaine pendant 14 jours après avoir voyagé vers des zones à risque de COVID-19.

Il existe aussi des entreprises qui imposent des « interdictions strictes », notamment dans les régions les plus susceptibles d’être touchées par le virus. Le voyage en Chine, en Italie, en Corée du Sud, en Iran, au Japon, à Hong Kong et à Taïwan a également été interdit par un certain nombre de sociétés de haut rang. En effet, la plupart des voyages intercontinentaux — et, plus récemment, même les voyages en général — ont été suspendus pour le moment, sauf s’ils sont essentiels à la mission.

Analyser l’Impact Commercial

Les dirigeants principaux des grandes entreprises tiennent des réunions complémentaires visant à surveiller l’impact commercial provoqué par la situation pandémique. L’un des résultats de ces réunions est la protection et la pérennité des fonctions de l’entreprise. Les points essentiels de ces conférences incluent la fermeture des installations dans les zones à forte incidence de COVID-19, et le transfert de certaines disciplines commerciales vers des lieux moins vulnérables au Coronavirus.

De plus, les Directeurs des Ressources Humaines de ces sociétés effectuent les actions suivantes :

• analyser/prévoir l’impact potentiel de COVID-19 à l’avenir ;
• surveiller la supply chain et les fournisseurs pour d’éventuels défis ;
• évaluer en continu les risques liés à la chaîne d’approvisionnement et aux opérations ;
• rechercher des fournisseurs alternatifs ;
• fournir des ressources supplémentaires pour le personnel ou le congé payé ;
• réduire ou suspendre les primes aux niveaux supérieurs.

Communiquer à Distance

Les entreprises d’aujourd’hui encouragent les réunions en visioconférence et conférences audio via des plateformes telles que Skype, Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. En fait, même les appels téléphoniques sont préférés comme moyen de communication plutôt que les réunions en face à face. Parallèlement, les projets collaboratifs se réalisent en ligne via des logiciels tels que Google Docs, Slack, Discord et autres canaux numériques.

Une communication fréquente et significative est indispensable à un leadership d’entreprise efficace. Pour répondre aux préoccupations de la réponse COVID-19 dans une organisation, les politiques, conseils et protocoles soulignent l’importance de la communication pour transmettre les informations nécessaires entre ses employés. Nombre d’organisations distribuent des guides de Questions Fréquemment Posées (FAQ) issus du Centre pour le Contrôle et la Prévention des Maladies (CDC), de l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS), de l’Université Johns Hopkins, et des gouvernements locaux pour aider à informer leurs subordonnés sur ce qu’ils doivent connaître concernant la pandémie de COVID-19.

Il est également important que, aux côtés des conseils d’experts, les messages soient accompagnés de pensées sincères telles que le rappel aux travailleurs de s’informer auprès d’organisations crédibles, de leur assurer qu’aucun de leurs collègues n’a été testé positif au virus (si applicable), de leur demander de ne pas paniquer ou propager des rumeurs, et que le message doit contenir une narration inspirante et stratégique. En outre, encourager vos employés à se munir de suffisamment de nourriture, eau, médicaments et autres essentiels pour leur famille en cas de quarantaine ou de pénurie sera grandement apprécié.

Le Bien-être de Vos Collaborateurs

Vos collaborateurs sont votre atout le plus précieux. Ils déterminent le succès ou l’échec de votre entreprise. Quel que soit votre niveau d’intelligence en tant que manager, c’est votre personnel qui détient finalement le destin de votre société.

En période d’incertitude extrême, faire savoir à vos subalternes qu’ils sont valorisés et appréciés dans votre société ne secontentera pas de favoriser une performance positive, mais les inspirera également à rester fidèles à votre organisation sur le long terme. Parmi les moyens d’y parvenir à distance, on peut citer :

• Offrir à vos employés des congés payés et non payés ;
• Imposer un programme de récompenses pour encourager la productivité ;
• Fournir à vos employés un espace de travail et des équipements technologiques ; et
• Allouer à vos employés des primes pour la santé et le bien-être.

(LISEZ : Quels avantages offrir à votre équipe en télétravail ?)

Le lieu de travail doit toujours être une opération d’équipe. Vos employés remplissent leurs rôles et vous prenez soin d’eux. Les avantages et privilèges mentionnés ne sont que des possessions matérielles. Ils peuvent représenter un coût modéré pour votre entreprise, mais l’impact qu’ils ont sur vos employés dépasse la simple fidélisation. Ils contribuent à leur assurer que leur entreprise veille toujours à leur bien-être, même en pleine pandémie.

Continuer à Aller de l’Avant

Le mode de travail à distance a entraîné une crise que personne n’aurait jamais cru possible. Les entreprises se sont précipitées pour augmenter leurs revenus. Les employés ont été licenciés. La productivité et le moral ont chuté. Les petites entreprises ont été mises en pause. Néanmoins, il est toujours utile de connaître les mesures à prendre pour que votre activité continue malgré la pandémie.

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