La situation de télétravail provoquée par COVID-19 a mis à rude épreuve chaque entreprise. Quelle que soit leur taille, leur localisation ou leur secteur d'activité, toutes les sociétés se retrouvent à courir après l'augmentation de leurs revenus et la survie de leur commerce.

Les équipes administratives de ces entreprises ont rapidement élaboré des stratégies et des politiques nécessaires pour protéger leurs employés, clients et parties prenantes en cette période incertaine. Ces stratégies doivent également atténuer l'impact de la pandémie, notamment et surtout sur un marché instable et volatile.

Cet article évalue la façon dont les plus grandes entreprises réagissent face à la crise économique qui s'aggrave avec la situation pandémique. Poursuivez votre lecture pour découvrir ces méthodes :

Formation d’équipes de gestion de crise

Une étude menée par Larry Edmond, directeur général de la société d’analyses et de conseil Gallup, a listé les réponses liées au Coronavirus adoptées par 100 grandes organisations. Par conséquent, ces organisations font toutes partie du groupe de discussion des Directeurs des Ressources Humaines (CHRO) de la société. En moyenne, les 100 entreprises de l’étude emploient 80 000 salariés et réalisent 27 milliards de dollars de revenus annuels.

L’étude cite : « La plupart des organisations ont constitué des équipes, groupes de travail ou comités de gestion de crise, avec une réponse adaptée à chaque région géographique spécifique. » Ces groupes de gestion de crise se réunissent régulièrement pour discuter de la manière dont l'entreprise pourrait mieux atténuer l’impact des crises futures et des plans de contingence.

De plus, une équipe de gestion de crise est chargée de formuler des politiques et de fournir des informations aux cadres exécutifs et aux employés de première ligne sur des sujets tels que la sensibilisation, la prévention et la bonne hygiène.

En parallèle des stratégies destinées à une application immédiate, l'équipe de gestion de crise se concentre également sur les protocoles de gestion pour divers scénarios futurs. L’objectif de l’élaboration de protocoles pour l’avenir est centré sur la continuité des activités. En d’autres termes, l’équipe de gestion de crise doit analyser les actions en cours pour mieux prévoir d’éventuelles réponses aux crises à venir. Plus précisément, les protocoles et plans doivent inclure :

• des plans de succession pour tous les cadres supérieurs
• la conduite des affaires en utilisant des capacités virtuelles, vidéo ou audio
• des plans visant à limiter les déplacements et à réduire ces opérations vitales uniquement
• le déplacement des opérations critiques vers des régions non affectées
• la formation croisée des membres de l’équipe pour assurer la continuité des fonctions critiques en cas d’absence ou de quarantaine inattendue d’un autre membre
• la documentation des fonctions, processus ou procédures critiques de l’entreprise en cas d’absence ou de quarantaine inattendue d’un membre
• la distribution de scripts pour centres d’appel et communications des agents

Développer une infrastructure pour le travail à distance

Au début de COVID-19, qui remonte au 31 décembre 2019, les réseaux sociaux chinois étaient envahis par des recherches sur la phrase “travail à distance”. Plus d’un an plus tard, le travail à distance, aussi connu sous le nom de télétravail, travail depuis la maison ou télétravail, est devenu la « nouvelle normalité » pour la plupart, voire pour tous, du moins dans le monde entier.

De nombreuses entreprises chinoises ont été encouragées par leurs autorités à faire évoluer leur dynamique de travail vers un environnement de télétravail, en remplaçant l’atmosphère de bureau traditionnel. Cette transformation peut ne pas être aussi simple pour les emplois nécessitant la fabrication d’articles (par exemple dans une entreprise d’impression de chemises), que pour ceux qui sont déjà habitués au télétravail.

De toute évidence, de nombreux emplois, notamment dans le secteur manufacturier, ne peuvent pas être transférés au télétravail. Nouvelles de XinhuaNET rapportent qu’à peine 33 % des PME chinoises ont pu poursuivre leurs opérations normales pendant la dernière semaine de février 2020.

MITSloan Management Review utilise l’expérience chinoise comme modèle à partir duquel les gestionnaires peuvent prendre des mesures pour maximiser l’efficacité de l’option de télétravail en période de crise. Ces étapes incluent :

• Permettez à vos employés de faire du télétravail. La transition vers le télétravail encouragera non seulement la continuité des activités de votre entreprise, mais aidera aussi vos travailleurs à acquérir une expérience significative dans la dynamique du travail à domicile. Les entreprises qui passent immédiatement leur organisation de travail au télétravail permettront à leurs employés de disposer des connaissances tacites, de la planification et de l’infrastructure nécessaires pour basculer rapidement davantage d’opérations si cela devient nécessaire à l’avenir.
• Formez vos leaders. L’une des plus grandes plaintes des employés concernant le télétravail concerne le manque de respect pour les horaires de travail habituels de la part de leurs leaders, managers, employeurs, voire collègues. Envoyer des courriels aussi tard que minuit n’est en aucun cas un signe de respect envers vos subordonnés. Cela souligne l’importance de règles rationnelles sur les moments où les leaders doivent s’attendre à la disponibilité de leurs employés – et quand ce ne devrait pas être le cas.
• ‍Formez vos employés. La formation de vos employés vous aidera à maintenir la continuité des activités non seulement pour une courte période, mais à long terme. Il est crucial d’identifier et d’investir dans les employés prêts à faire le travail difficile pour atteindre vos objectifs. Quelques questions à se poser sur vos employés sont : Ont-ils les outils pour travailler efficacement depuis chez eux si nécessaire ? Ces employés m’aideront-ils à gérer mon entreprise à l’avenir ? Ces employés ont-ils un potentiel élevé de croissance ? ‍
• Développez un scénario de crise intégrant le télétravail. Comment votre entreprise fonctionnerait-elle si les localisations géographiques où elle opère étaient soudainement mises en quarantaine ? La planification de scénarios vous aidera à générer des idées sur comment votre société pourrait dépasser les limites du télétravail. Cet article vous aidera à élaborer un plan de scénario qui lancera votre réflexion sur des idées pour poursuivre vos opérations malgré une capacité limitée.

Imposer des restrictions de déplacement

La plupart des grandes entreprises ont imposé des restrictions de voyage limitant les déplacements personnels et professionnels de leurs employés. Certaines ont même averti que si leurs travailleurs voyageaient sans autorisation de leurs supérieurs, ils pourraient être sanctionnés et faire face à de lourdes pénalités. En général, ces réglementations sont considérées comme des “embargos souples”, ce qui ne constitue que des restrictions partielles de voyage pouvant aider à éviter les déplacements en avion, les transports en commun et les grands rassemblements. Un travailleur doit également être mis en quarantaine pendant 14 jours suivant un voyage dans des zones à haut risque de COVID-19.

Il existe aussi des entreprises qui imposent des “embargos stricts”, en particulier celles se trouvant dans des zones très vulnérables au virus. Le voyage vers la Chine, l’Italie, la Corée du Sud, l’Iran, le Japon, Hong Kong et Taïwan a également été interdit par plusieurs grandes entreprises. En effet, la majorité des déplacements intercontinentaux — et, plus récemment, tout déplacement en général — ont été suspendus pour le moment, sauf s’ils revêtent un caractère critique.

Analyser l’impact sur les affaires

Les dirigeants de haut niveau des grandes entreprises tiennent des réunions complémentaires visant à surveiller l’impact économique causé par la pandémie. Un résultat de ces réunions est la protection et la pérennité des fonctions commerciales de ces sociétés. Les points de focus de ces conférences d’entreprise incluent la fermeture d’installations dans les zones à forte incidence de COVID-19, ainsi que le transfert de certaines disciplines commerciales vers des régions moins vulnérables au Coronavirus.

De plus, les Directeurs des Ressources Humaines de ces entreprises effectuent ce qui suit :

• analyser/prévoir l’impact prospectif de COVID-19 à l’avenir ;
• surveiller les chaînes d’approvisionnement et les fournisseurs pour d’éventuels défis ;
• évaluer en continu le risque de la chaîne d’approvisionnement et des opérations ;
• rechercher des fournisseurs alternatifs ;
• fournir des ressources supplémentaires pour le personnel ou des congés payés ;
• réduire ou suspendre les primes aux niveaux supérieurs.

Communiquer à distance

Les entreprises d’aujourd’hui encouragent les réunions vidéo et audio via des plateformes telles que Skype, Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. En réalité, même les appels téléphoniques sont privilégiés comme mode de communication plutôt que les réunions en face-à-face. Parallèlement, les projets collaboratifs se déroulent en ligne via des logiciels comme Google Docs, Slack, Discord et d’autres canaux numériques.

Une communication régulière et significative est essentielle pour un leadership d'entreprise efficace. Pour répondre aux préoccupations de la réponse COVID-19 d’une organisation, les entreprises évaluent l’importance de la communication pour rapporter les informations nécessaires à leurs employés. Un bon nombre d’organisations publient des guides FAQ (Foire aux Questions) du Centre pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC), de l’Organisation mondiale de la santé (OMS), de l’Université Johns Hopkins, et des gouvernements locaux, afin d’informer leurs subordonnés sur ce qu’ils doivent savoir concernant la pandémie de COVID-19.

Il est également important que, avec des conseils d’experts, les messages soient accompagnés de réflexions sincères telles que rappeler aux travailleurs d’obtenir des informations auprès d’organisations crédibles, leur assurer qu’aucun de leurs collègues n’a été testé positif au virus (si applicable), leur demander de ne pas paniquer ou diffuser des rumeurs, et que le message ait un récit inspirant et stratégique. Par ailleurs, encourager vos employés à s’assurer qu’ils disposent de suffisamment de nourriture, d’eau, de médicaments et d’autres essentiels pour leurs familles en cas de quarantaine ou de pénurie sera grandement apprécié.

Le bien-être de vos collaborateurs

Vos collaborateurs sont votre atout le plus précieux. Ils déterminent le succès ou l’échec de votre entreprise. Peu importe votre intelligence en tant que gestionnaire, ce sont eux qui, en fin de compte, contrôlent le destin de votre société.

En pleine période d’incertitude extrême, faire savoir à vos subordonnés qu’ils sont valorisés et appréciés dans votre entreprise ne renforcera pas seulement leur performance positive, mais les incitera également à rester fidèles à votre organisation à long terme. Parmi les moyens de le faire dans un contexte de télétravail, on peut citer :

• Fournir à vos employés des congés payés et non payés ;
• Mettre en place un programme de récompenses pour encourager la productivité ;
• Offrir à vos employés un espace de travail et du matériel technologique ;
• Fournir à vos employés des allocations pour la santé et le bien-être.

(LIRE : Quels avantages devriez-vous offrir à votre équipe en télétravail ?)

Le lieu de travail doit toujours être une affaire d’équipe. Vos employés accomplissent leurs rôles, et vous prenez soin d’eux. Les avantages et privilèges mentionnés ne sont que des possessions matérielles. Ils peuvent coûter peu d’argent à votre entreprise, mais leur impact sur vos employés dépasse la simple fidélisation. Ils contribuent à leur assurer que leur entreprise veille constamment à leur bien-être, même en période de pandémie.

Avancer

Le contexte de télétravail a effectivement provoqué une crise que personne n’aurait jamais imaginée pouvoir se produire. Les entreprises ont tout fait pour augmenter leurs revenus. Des employés ont été licenciés. La moral et la productivité ont chuté. Les petites entreprises ont été mises en pause. Néanmoins, il est toujours utile de connaître les mesures à prendre pour continuer à faire fonctionner votre entreprise en pleine pandémie.

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