Choisir un fournisseur de paie mondiale ? 8 facteurs à évaluer

Gérer la paie n’est pas facile, et trouver le processus de gestion de la paie qui fonctionne pour votre entreprise peut être stressant. Lorsque votre entreprise commence à s’étendre dans d’autres pays, cela devient plus complexe. Vous devez naviguer dans les lois et réglementations locales. Il existe aussi des différences dans les langues et les devises, ce qui peut rendre la gestion de la paie accablante.

C’est là qu’un service de gestion de la paie global peut être bénéfique. Il vous permet de rationaliser la paie et de rester en conformité dans de nouveaux pays.

Une équipe expérimentée en gestion de la paie mondiale pour votre entreprise vous libérera du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur vos activités principales.

Comment gérez-vous une paie mondiale ?

Les petites entreprises avec quelques employés mondiaux géreront probablement leur paie internationale en interne. Il en va de même pour de grandes entreprises mondiales. C’est généralement la solution la plus économique pour les deux. Elles embauchent une personne pour gérer la paie de ces quelques employés ou toute une équipe pour cela à l’échelle de l’entreprise.

Cependant, il existe aussi le cas curieux des entreprises de taille moyenne. Pour elles, c’est trop pour qu’une seule personne gère, mais embaucher toute une équipe est trop coûteux. Ces entreprises décident souvent de sous-traiter leurs opérations de gestion de la paie globale. Elles comptent sur un Employer of Record (EOR) ou une Organisation Professionnelle d’Emploi (PEO) pour la paie globale.

En résumé, un EOR propose de embaucher des talents mondiaux sans que vous ayez besoin de créer une entité locale. Contrairement à une PEO, travailler avec un EOR vous protégera des potentiels implications juridiques d’une gestion de la paie mal assurée.

Cependant, comment savoir si un fournisseur de gestion de la paie globale est adapté à votre entreprise ? Voici quelques lignes directrices pour choisir le meilleur service de gestion de la paie mondiale.

Trouver le bon fournisseur de Gestion de la Paie Globale : Tout ce que vous devez savoir

Lors de la sous-traitance des opérations de paie mondiale, le bon PEO ou EOR peut prendre en charge de nombreuses responsabilités et libérer votre liste de tâches. Ils peuvent garantir que chaque employé reçoit son salaire à temps et que les processus RH pertinents soient conformes.

Cependant, vous devez examiner attentivement les fournisseurs. Après tout, vous externalisez une partie importante de votre activité. Voici ce à quoi faire attention en explorant vos options pour identifier le fournisseur qui correspond à votre entreprise.

1. Emplacement

Votre fournisseur de gestion de la paie mondiale doit avoir une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher. Vérifiez quels pays ils couvrent, et comparez ces emplacements avec vos plans de croissance et d’expansion.

Gardez à l’esprit vos plans d’expansion à court et long terme. Vous envisagez peut-être un seul pays aujourd’hui, mais cela pourrait changer à l’avenir.

Votre fournisseur de gestion de la paie mondiale fera de son mieux pour intégrer votre entreprise aussi efficacement que possible. Mais le processus peut être rigoureux et long, car il implique de traiter des données sensibles. En choisissant le bon fournisseur et en vérifiant les localisations, vous pouvez accélérer le processus autant que possible.

Lors de l’entretien avec les fournisseurs, n’oubliez pas de leur demander leurs plans d’expansion. Leur couverture pourrait ne pas inclure un pays spécifique aujourd’hui, mais, comme votre entreprise, ils cherchent aussi à se développer. Ils pourraient avoir de nouveaux pays en projet, ou envisager de les ajouter pour répondre à vos besoins.

2. Conformité

Avoir une présence dans un pays où vous souhaitez embaucher ne suffit pas. Votre fournisseur de gestion de la paie globale doit également disposer d’une équipe expérimentée et bien informée. Ils doivent connaître les exigences légales locales, les devises, et d’autres facteurs pertinents.

Il est essentiel de choisir un fournisseur qui maîtrise les réglementations dans les pays où vous planifiez vous étendre. L’objectif principal est d’éviter tout problème juridique ou complication future.

C’est un critère décisif, mais aussi le plus difficile à estimer. Consultez les avis clients pour comprendre à quel point votre fournisseur connaît les réglementations locales dans un pays en particulier.

3. Fonctionnalités proposées

La plupart des fournisseurs de gestion de la paie mondiale offrent des services similaires. Vous devriez attendre de votre service de gestion de la paie de :

• Gérer la paie et retenir les impôts,
• Distribuer les fiches de paie et déclarer les taxes,
• Effectuer des vérifications de conformité,
• Aider à la classification des travailleurs,

Il doit également proposer :

• La gestion des Contractors,
• Les services d’Employer of Record,
• La gestion des avantages sociaux,
• Le support client pour le logiciel de paie,
• La protection des droits de propriété intellectuelle.

Cependant, tous n’offrent pas le même ensemble de services. Prenez le temps d’examiner les fonctionnalités et services spécifiques de chaque fournisseur de gestion de la paie mondiale pour vous assurer qu’ils répondent aux besoins de votre entreprise.

4. Employés et Contractors

Un partenaire fiable doit vous aider à couvrir tous vos besoins. Donc, si vous avez des employés et des Contractors indépendants dans votre équipe, vous avez besoin d’un fournisseur de paiement mondial capable de répondre aux exigences pertinentes pour les deux.

Il existe dans certains pays des règles différentes pour ces deux entités, compliquant davantage la gestion de la paie. C’est pourquoi certains fournisseurs évitent complètement les Contractors et se concentrent uniquement sur les employés. Si vous travaillez souvent avec des contractors, cela pourrait être un critère déterminant.

Les meilleurs fournisseurs peuvent également vous aider à la classification et à la conformité légale dans ce domaine. Ils peuvent réduire le risque de mauvaise classification ou vous aider à transformer vos Contractors en employés.

5. Fiabilité

Vous devrez partager des données sensibles concernant votre entreprise avec votre fournisseur de gestion de la paie globale. C’est pourquoi vous avez besoin d’un partenaire compétent et fiable—celui en qui vous pouvez avoir confiance pour garder les données en sécurité. Assurez-vous d’évaluer le logiciel de votre fournisseur de paie selon les meilleures pratiques en matière de sécurité des données.

Votre fournisseur de paie doit fournir toutes les informations nécessaires dans sa politique de confidentialité. Il doit aussi avoir une politique solide d’encryption des données et de conservation des données.

Le logiciel doit être conforme aux réglementations en vigueur, notamment le RGPD. De plus, pensez à vous renseigner sur le plan de sauvegarde du fournisseur et sur la façon dont il réagirait en cas de violation de données.

6. Support client

Un bon fournisseur vous équipera à la fois d’un logiciel de gestion de la paie mondiale et d’un support lors de son utilisation. La plateforme doit être facile à utiliser et disposer des fonctionnalités nécessaires sans vous submerger, vous et votre équipe. Vous devez pouvoir trouver rapidement les données dont vous avez besoin et effectuer toutes les tâches sans avoir à lire un manuel utilisateur exhaustif.

La plateforme doit également proposer un ensemble robuste de fonctionnalités puisque vous compterez dessus pour automatiser les tâches manuelles et complexes. Elle doit aussi fournir des rapports détaillés et précis, de préférence en temps réel.

N’oubliez pas de demander si la plateforme peut s’intégrer à votre logiciel comptable. Cela peut aider à réduire les risques inhérents à la saisie manuelle des données et à simplifier davantage le processus de paie.

De plus, si la plateforme devient difficile à manipuler ou confuse, vous avez besoin que le fournisseur soit là pour offrir soutien et conseils. Consultez les sites d’avis des utilisateurs pour voir ce que d’autres ont expérimenté. Vous devez savoir si vous pouvez compter sur eux pour vous aider rapidement et efficacement.

7. Services complémentaires

Ne vous contentez pas des fonctionnalités de base, surtout si elles ont un coût important. Vous comptez sur un fournisseur pour faire fonctionner la paie sans accroc. Mais il doit aussi vous aider à augmenter ou diminuer rapidement votre capacité ou réaliser des fonctions RH supplémentaires convenues.

Vous pourriez avoir besoin de faire des paiements ponctuels en plus du salaire versés à vos employés par exemple. Un bon fournisseur doit pouvoir supporter cela tout en restant conforme aux réglementations locales.

La plupart des fournisseurs proposeront une démo, un essai gratuit ou une présentation de leur plateforme et de leurs processus, profitez-en. Cela vous aidera à estimer si le fournisseur vaut votre confiance et son prix.

8. Tarification

Lorsque vous évaluez des fournisseurs, la tarification doit faire partie de votre décision. Les fournisseurs de gestion de la paie mondiale proposent une variété de modèles tarifaires, vous devriez donc choisir celui qui correspond le mieux à votre budget.

Assurez-vous de comparer et de voir lequel offre le plus de fonctionnalités pour le prix que vous êtes prêt à payer. Vous ne voulez pas faire l’impasse sur des fonctionnalités essentielles, car cela pourrait vous coûter beaucoup plus cher à long terme. Mais il n’est pas non plus judicieux de payer trop cher pour des fonctionnalités non indispensables.

Choisir votre fournisseur de Gestion de la Paie Mondiale : tout un processus de sélection

Il existe de nombreux fournisseurs de gestion de la paie mondiale réputés, alors prenez le temps de les évaluer en détail avant de vous engager.

La première étape consiste toujours à analyser vos objectifs commerciaux et vos besoins. Considérez le nombre d’employés mondiaux que vous avez et ceux que vous prévoyez d’embaucher. Notez leur pays d’origine. Examinez les aspects de vos opérations de paie dont vous bénéficierez en sous-traitant. Soyez également pragmatique concernant votre budget.

Une fois que vous avez une idée précise de la situation actuelle de votre entreprise et de ce où vous souhaitez la voir dans quelques années, comparez cette liste avec celle des fournisseurs potentiels. Cela limitera les choix et simplifiera votre recherche du bon fournisseur de gestion de la paie mondiale.

N’oubliez pas de réaliser des entretiens avec chaque fournisseur et profitez de toutes les démos, présentations ou essais gratuits qu’ils offrent. Les avis clients peuvent aussi vous aider à estimer la qualité du service attendu.

Enfin, avoir le bon fournisseur de gestion de la paie mondiale peut assurer une croissance business supplémentaire. Veillez à les examiner tous selon vos besoins et exigences spécifiques avant de prendre votre décision. Avec le bon partenaire, vous bénéficierez d’un traitement efficace de la paie et de rien à craindre concernant la conformité.

FAQ

Qu’est-ce que la gestion de la paie globale ?

La gestion de la paie globale est le processus de gestion de la paie pour des employés dans différents pays. Elle fournit des salaires à votre équipe mondiale tout en restant conforme aux réglementations locales.

Comment fonctionne la gestion de la paie globale ?

La gestion de la paie globale fonctionne en centralisant tous les processus de paie pour les employés mondiaux dans un seul système ou avec un seul fournisseur.

Cela permet une gestion cohérente et précise de la paie. Elle garantit aussi la conformité aux réglementations locales dans chaque pays.

Comment faire de la paie à l’échelle mondiale ?

Pour faire de la paie à l’échelle mondiale, les entreprises doivent établir une entité légale dans chaque pays où elles emploient des travailleurs. Ou, elles peuvent s’associer avec un fournisseur de gestion de la paie globale.

Un fournisseur de gestion de la paie mondiale est une organisation qui gère la paie dans plusieurs pays. Il facilite la gestion de la paie pour assurer des paiements précis et dans les délais à chaque employé dans le monde entier. Il peut aussi s’assurer de la conformité avec les réglementations locales.