Paie mondiale centralisée vs. décentralisée : une comparaison

Rien n'est plus discuté dans le domaine des Ressources Humaines que de savoir si la paie globale centralisée ou décentralisée constitue le meilleur système de paie. Il serait judicieux de d'abord avoir une compréhension globale des différences entre ces deux systèmes avant de prendre une décision.

Si c'est votre responsabilité de gérer la paie des employés dans votre entreprise, vous avez probablement beaucoup de questions, notamment et surtout concernant la bonne démarche pour la gestion de la paie. Faites-vous encore hésiter entre savoir si la paie centralisée est meilleure que la paie décentralisée, ou inversement ? Quels sont les avantages que vous pouvez tirer de l’une ou l’autre approche ?

Chercher la démarche parfaite pour votre organisation ne sera jamais une tâche simple. Heureusement, Rivermate a fait le travail pour vous. Cet article vous aidera à mieux comprendre les deux approches de la paie afin de décider laquelle est la plus adaptée à votre organisation.

Avantages et bénéfices de la paie décentralisée

Un modèle de paie globale décentralisée intègre plusieurs équipes de paie au sein du siège d’une organisation, avec des partenaires externes de gestion de la paie dans chaque pays où l'entreprise opère.

D'après une étude de Deloitte, une société de comptabilité et de conseil, seulement 13 pour cent des grandes entreprises utilisent l’approche de la paie globale décentralisée, tandis que 60 pour cent des répondants ont indiqué qu'ils mettent en œuvre l’approche de la paie globale centralisée. Cela pourrait être dû à son coût abordable.

Nécessite seulement peu de ressources

Dans la paie centralisée, une entreprise doit disposer d’un département dédié et de personnel pour effectuer ses responsabilités en matière de paie. Il doit y avoir un investissement continu consacré aux aspects plus techniques de la paie, tels que le matériel, les employés, l’espace et le logiciel. En revanche, l’approche décentralisée évite ces problèmes. Dans cette approche, tout employé ayant une heure supplémentaire disponible peut gérer la paie et effectuer des tâches même s’il n’est pas assigné à des tâches liées aux Ressources Humaines. En conséquence, moins de ressources, d’argent et de temps sont nécessaires pour accomplir les tâches de paie dans ce système.

Coûts de transition du système moins chers

Passer d’un système à un autre peut coûter cher et affecter les finances de votre entreprise. Avec une approche de la paie décentralisée, il serait plus facile et moins coûteux de fusionner des systèmes comptables compatibles, surtout lorsque des problèmes liés à votre système d'information et à votre structure de gestion commencent à apparaître. Cet avantage, en particulier, est une des principales raisons pour lesquelles de plus en plus d’entreprises modernisent et développent des systèmes de paie décentralisés.

Réduction des risques

Un inconvénient d’un système de paie centralisé est que lorsqu’il tombe en panne, les employés ne pourront pas recevoir leur salaire ou leur paie mensuelle. En vérité, cela peut être l’un des nombreux risques que votre entreprise pourrait rencontrer si vous adoptez l’idée de centraliser votre paie. Cependant, dans une approche décentralisée, lorsque le système échoue, les seuls employés dont le salaire sera retardé sont ceux qui sont servis par ce système, mais tous les autres employés seront payés.

Lors du choix de la meilleure approche de paie, il faut garder à l'esprit que vos employés travaillent pour être payés, donc retarder la paie en raison d'une panne du système peut entraîner des effets en chaîne, et ces effets nuiraient très probablement à votre entreprise.

Amélioration des dossiers des employés

Un autre avantage des systèmes décentralisés est la gestion plus efficace de l’effectif. Dans cette approche, chaque employé peut suivre son dossier sans avoir besoin de fournir des instructions longues. Grâce à cela, vous n’avez plus à désigner une personne ou embaucher un personnel pour effectuer cette tâche. Cela ne réduit pas seulement les coûts de votre entreprise, mais vous fait aussi gagner beaucoup de temps.

Mais encore une fois, il reste de votre responsabilité de mettre en place un système de planification efficace pour vos employés. De plus, si vos employés sont envahis par de nombreuses exigences, ils peuvent ne plus avoir le temps d’effectuer les tâches liées à la paie.

Réponse en temps réel

Un système de paie décentralisé implique que les employés ont un meilleur accès à leurs chèques de paie, et une relation plus étroite avec les personnes qui délivrent ces chèques. Cela facilite la résolution de tout problème concernant leurs chèques qui pourrait survenir. Par exemple, si le personnel chargé de compter les heures de travail de l’employé indique à tort que celui-ci a travaillé 30 heures en une semaine, alors qu'il aurait dû en faire 34 selon le comptage réel, l’employé peut facilement s’adresser à ce personnel et soulever cette préoccupation.

Cet avantage s'accompagne également d’une vision d’ensemble plus large, car plus de retours d'information et de suggestions concernant le système de paie sont portés en haut de la hiérarchie. Par exemple, un bureau de paie décentralisé pourrait constater que la main-d'œuvre qu'il emploie serait mieux servie si elle était payée deux ou trois fois par mois au lieu de chaque semaine. La direction peut alors décider d'apporter cette modification, surtout si l'organisation est encore petite et plus flexible.

Avantages et bénéfices de la paie centralisée

De nombreuses entreprises, notamment de grandes multinationales, gèrent leur paie en utilisant le système de paie centralisé. Dans cette approche, les employeurs et les dirigeants ont plus de contrôle sur les coûts et dépenses de leur organisation, ce qui est avantageux considérant qu’il s’agit de leur responsabilité principale de traiter tout problème ou question dans leur entreprise. Voici les bénéfices et avantages de l’approche de la paie centralisée.

Données sécurisées

Un inconvénient d’un système de paiement décentralisé est le manque de sécurité des données de la paie. Cette approche peut générer des erreurs dans la documentation, la maintenance, l’achat de technologies, la perte de connaissances, et de nombreuses autres conséquences. Beaucoup d’entreprises utilisant une approche de paie décentralisée ont des difficultés à apporter des solutions à ces problèmes. Mais les entreprises utilisant la paie centralisée évitent ces problèmes en imposant une sécurité et un contrôle renforcés sur les données de la paie.

En plus d’un meilleur contrôle et d’une autorité accrue sur vos employés, une approche de la paie mondiale centralisée peut également réduire les coûts de votre organisation et produire probablement des produits de haute qualité.

Données mieux organisées

Comme mentionné précédemment, les données relatives à la paie sont mieux sécurisées dans le système de paie centralisé. Cela est largement dû au fait que si votre système de paie est centralisé, vos données seront plus organisées car elles sont stockées dans un seul système ou lieu. En conséquence, des problèmes tels que la duplication de données, l’incohérence des données et le stockage inutile seront évités.

Meilleur accès aux données

Un système de paie centralisé bien organisé offre un meilleur et plus pratique accès aux données utilisées dans toute l’organisation dans un seul endroit. Cela signifie que tout le personnel, les employés, les entrepreneurs et l’ensemble de la main-d'œuvre peuvent accéder facilement à la base de données. Cela rend les activités à l’échelle de l'organisation plus rapides et plus simples. La planification et l’opération centralisées permettent également d’introduire des technologies et des compétences compatibles.

En avant

Maintenant que vous comprenez mieux les avantages et les inconvénients des approches de la paie centralisée et décentralisée, vous pouvez effectuer une analyse plus approfondie et une discussion sur l’approche qui convient le mieux à votre organisation. Bien qu'il soit vrai que chaque approche peut convenir à toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, il reste néanmoins judicieux d’effectuer une étude approfondie pour déterminer la meilleure approche de la paie pour votre organisation.

Pour les entreprises multinationales, les défis peuvent venir avec des réglementations, des langues et des monnaies diverses. C’est pourquoi il faut être stratégique dans le choix d’un modèle de paie adapté à votre société. La gestion globale de la paie joue un rôle essentiel dans la réussite de votre organisation. Par conséquent, planifier et gérer seule ces obstacles sera difficile, et une erreur dans un département peut nuire au reste de votre organisation.

Rivermate propose des services et des outils pour vous aider à planifier et gérer efficacement votre paie sans vous ruiner. Contactez-nous pour en savoir plus sur ces services.